Zielony status Microsoft Teams to sygnał dla organizacji, który mówi: *"Cześć, jestem tutaj i jestem dostępny". "Wiedza o tym, kiedy jesteś w pobliżu dzięki temu aktywnemu statusowi ułatwia współpracę i komunikację.
Niestety, w pewnych warunkach aplikacja automatycznie zmienia status z zielonego (Dostępny) na żółty (Nieobecny). Dzieje się tak, gdy komputer jest bezczynny, gdy pojawia się ekran blokady, gdy przechodzi w tryb uśpienia lub gdy MS Teams działa w tle.
Utrzymywanie aktywnego statusu w godzinach pracy jest ogólnie uważane za dobrą etykietę Microsoft Teams w większości organizacji. Pokazuje, że współpracownicy mogą się z tobą skontaktować, zwłaszcza podczas pracy zdalnej.
Przyjrzyjmy się, jak utrzymać status Teams na zielono i sprawić, by wyglądał na aktywny, nawet jeśli jesteś nieobecny tylko przez chwilę!
60-sekundowe podsumowanie
- Dekodowanie statusów Microsoft Teams: Zielony status oznacza dostępność, ale automatycznie zmienia się na "Nieobecny", jeśli komputer jest bezczynny, pojawia się ekran blokady lub aplikacja Teams działa w tle
- Maintainer dobrej etykiety: Ustawienie statusu Teams na aktywny jest uważane za dobrą etykietę w większości organizacji, aby zapewnić płynną komunikację
- Ręczne ustawienie statusu: Możesz ustawić swój status na "Dostępny" w aplikacji, aby zapobiec jego ustawieniu na "Nieobecny". "Można to zrobić zarówno na pulpicie, jak i na urządzeniu mobilnym
- Zapobieganie uśpieniu urządzenia: Ustawienia zasilania urządzenia można dostosować, aby zapobiec jego uśpieniu, zapewniając, że status pozostanie aktywny podczas przerw
- Użyj komunikatu o statusie: Niestandardowy komunikat o statusie może informować współpracowników o Twojej dostępności i wyczyścić go po kilku godzinach
- Rozważ alternatywy : Jeśli frustrują Cię limity Teams, wypróbuj ClickUp, kompleksową platformę do komunikacji i współpracy z funkcjami opartymi na AI
Zrozumienie każdego ustawienia statusu w usłudze Microsoft Teams
Zanim omówimy, jak utrzymać zielony status Teams, najpierw zrozummy, co oznaczają poszczególne opcje statusu!
- Dostępny: Jesteś aktywny i Free. Przełącza się na "Nieobecny", gdy komputer zostanie zablokowany lub przejdzie w stan bezczynności
- Business: Skupiasz się, ale nadal chcesz otrzymywać powiadomienia
- W spotkaniu lub W rozmowie: Automatyczne ustawienie podczas wykonywania tych czynności, chyba że opcja "Nie przeszkadzać" jest włączona
- Nie przeszkadzać: Musisz się skoncentrować? Ta funkcja blokuje powiadomienia
- Zaraz wracam: Na wypadek krótkiego kroku
- Pojawiaj się: Pracujesz, ale nie odpowiadasz od razu
- Wyświetl offline: Gdy chcesz ukryć swoją obecność, ale nadal otrzymywać wiadomości
Czy wiesz? Twoi współpracownicy mogą wybrać opcję otrzymywania powiadomień o zmianie Twojego statusu w usłudze Teams. Wystarczy, że przejdą do czatu, wybiorą profil danej osoby, klikną go prawym przyciskiem myszy i wybiorą opcję Powiadom, gdy dostępne.
Jak utrzymać zielony status Teams
Dzień pracy to nie tylko odpowiadanie na wiadomości w Teams - to także przełączanie się między zakładkami, odbieranie połączeń i robienie krótkich przerw.
Niestety, Microsoft uważa każdą przerwę od urządzenia dłuższą niż 10 minut, a nawet uruchomienie Teams w tle, za podstawę do zmiany statusu na "Poza domem"
Wiele osób, w tym użytkownik Reddit, jest sfrustrowanych problemem przemijającego statusu Microsoft Teams. Użytkownik mówi,
Obiecuję, że pracuję, mam swoje coroczne wideo szkoleniowe i nie muszę klikać. Ciągle pokazuje mnie jako nieobecną. Co jest irytujące, ponieważ wkrótce spodziewam się telefonu.
Cóż, było miło, dopóki trwało.
Obiecuję, że pracuję, mam swoje coroczne wideo szkoleniowe i nie muszę klikać. Ciągle pokazuje mnie jako nieobecną. Co jest irytujące, ponieważ wkrótce spodziewam się telefonu.
Cóż, było miło, dopóki trwało.
Nie martw się jednak. Mamy dla ciebie rozwiązanie. Nadszedł czas na szybką podróż do hacków Microsoft Teams, aby upewnić się, że jesteś wyświetlany jako Dostępny w aplikacji:
1. Ręczne ustawienie statusu Teams na Dostępny w aplikacji
Jeśli zastanawiasz się, "Jak zachować zielony status mojego Teams", oto jak możesz ustawić swój status na "Dostępny" w aplikacji:
Dla komputerów Apple MacBook/ Windows PC
- Otwórz aplikację Teams
- Przejdź do prawego górnego rogu aplikacji
- Znajdź tam swoje imię i nazwisko oraz jego inicjały (ikona profilu/zdjęcie profilowe)
- Kliknij to aby zobaczyć rozwijaną listę różnych statusów
- Wybierz opcję Status "Dostępny " z zieloną kropką
Aby wybrać opcję aktywną w aplikacji Teams Android/iOS na urządzeniach mobilnych:
- Miej otwartą aplikację Microsoft Teams
- Znajdź ikonę swojego profilu w lewym górnym rogu
- Kliknij, aby otworzyć ustawienia statusu usługi Microsoft Teams
- Ustawienie statusu na "Dostępny" (zielona ikona aktywnego statusu)
Możesz również wpisać swoje preferencje statusu w pasku wyszukiwania MS Teams i szybko je zmienić.
- Otwórz aplikację Microsoft Teams
- Przejdź do paska wyszukiwania (u góry na środku)
- Wpisz "/" (ukośnik), aby wyświetlić menu różnych poleceń
- Wybierz swój status z menu
Ciekawostka: Jeśli jesteś zalogowany(a) do Teams na wielu urządzeniach, Twój status synchronizuje się na nich. Tak więc, jeśli jesteś oznaczony jako "Nieobecny" na komputerze, będzie to również widoczne w aplikacji mobilnej.
2. Zapobieganie uśpieniu urządzenia
Technika Pomodoro zaleca robienie pięciominutowych przerw co 25 minut, aby pomóc w budowaniu lepszego powiązania z zadaniami. Oczywiście, jeśli martwisz się, że Twój status w Teams zmieni się na "Nieobecny", to takie powiązanie może ulec pogorszeniu zamiast poprawie!
Szybkim sposobem na utrzymanie aktywnego statusu Teams podczas przerw jest skonfigurowanie ustawień zasilania urządzenia tak, aby pozostawało w stanie uśpienia.
Dla użytkowników systemu Windows:
- Otwórz Ustawienia z menu Start lub za pomocą klucza Windows
- Przejdź do pozycji System > Zasilanie i bateria
- W opcji Limity czasu ekranu, uśpienia i hibernacji wybierz Nigdy lub najdłuższy czas trwania aby utrzymać system w stanie uśpienia
Dla użytkowników MacBooków:
- Otwórz ustawienia systemowe poprzez ikonę Apple w prawym górnym rogu ekranu
- Kliknij opcję Zablokuj ekran
- Zmień ustawienia uśpienia urządzenia, ustawiając opcję Wyłącz wyświetlacz na maksymalny czas trwania zarówno w przypadku zasilacza, jak i podłączonego urządzenia.
Do zrobienia? W aplikacji MS Teams można ustawić czas trwania określonego statusu. Załóżmy, że masz spotkanie osobiste. Wybierz opcję Nie przeszkadzać na kilka godzin. Niestety - zgadłeś - nie działa to w przypadku aktywacji statusu Teams.
3. Ustawienie komunikatu o statusie w aplikacji Microsoft Teams
Istnieje duża szansa, że Twoi współpracownicy wiedzą już o walce o utrzymanie aktywności w Teams. Możesz zrobić co w Twojej mocy, aby poinformować ich o swojej dostępności, niezależnie od statusu w aplikacji.
- Otwórz aplikację Teams
- Kliknij ikonę swojego profilu w prawym górnym rogu
- Przejdź do opcji Ustaw wiadomość o statusie
- Wpisz wiadomość, aby potwierdzić swoją dostępność
Jest jeszcze jeden krok, aby wykonać tę metodę do perfekcji.
Najlepiej wyczyścić komunikat o statusie po określonej liczbie godzin, aby nie być stale dostępnym!
- Przejdź do komunikatu Wyczyszczone statusy po wybraniu opcji pod polem tekstowym
- Otwórz listę rozwijaną i wybierz jedną z opcji, takich jak Nigdy, Dzisiaj, 1 godzina, 4 godziny i W tym tygodniu
- Zapisz zmiany, klikając przycisk Zrobione
Przeczytaj również: 20 najlepszych aplikacji do komunikacji w Teams
Do zrobienia? W 2017 r. firma Microsoft ogłosiła, że usługa Teams ostatecznie zastąpi Skype dla firm, sygnalizując przejście od platformy do obsługi wiadomości do narzędzia komunikacyjnego klasy Enterprise.
Przeczytaj również: Microsoft Teams Plusy i minusy: Czy to odpowiednie narzędzie dla Twojego zespołu?
Limity korzystania z Teams
Microsoft Teams to niezwykle popularne narzędzie - może pochwalić się ponad 320 milionami aktywnych użytkowników miesięcznie!
Platforma Teams udostępnia jednak pewne limity, które mogą utrudniać komunikację w zespole.
- Ograniczone możliwości niestandardowe: Usługa Teams ma ograniczone opcje personalizacji interfejsu użytkownika i powiadomień, co może być frustrujące dla użytkowników, którzy wolą bardziej dopasowane środowisko
- Skomplikowane integracje: Choć integracje Microsoft Teams z pakietem Microsoft 365 są popularne, zarządzanie plikami w aplikacji może być uciążliwe, zwłaszcza w przypadku dużej liczby plików
- Limity wyszukiwania: Użytkownicy mogą mieć trudności z lokalizacją określonej zawartości w czatach
- Jakość audio/wideo: Choć ogólnie jest dobra, jakość dźwięku i wideo podczas połączeń może czasami ucierpieć, szczególnie przy słabszych połączeniach internetowych
- Niespójne ustawienia powiadomień: Jeśli preferencje powiadomień nie są prawidłowo zsynchronizowane między urządzeniami, możesz otrzymywać powiadomienia na jednym urządzeniu, ale nie na innych
- Problemy z dołączaniem do spotkań: Nowy klient Microsoft Teams czasami uniemożliwia użytkownikom dołączanie do spotkań za pośrednictwem programu Outlook, często wymagając ponownego uruchomienia urządzenia lub ponownego uruchomienia aplikacji Teams w celu rozwiązania problemu
Przeczytaj również: 10 najlepszych platform do wirtualnych spotkań
Korzystanie z ClickUp do płynnej współpracy
Microsoft Teams to potężne narzędzie do komunikacji i oprogramowanie do udostępniania ekranu. Jednak jego limity - takie jak niezgrabne integracje, problemy z synchronizacją i limit kanałów (200 publicznych i 30 prywatnych) - uniemożliwiają mu bycie bezbłędną platformą współpracy zespołowej.
W tym miejscu ClickUp jawi się jako lepsza alternatywa. Jest to aplikacja do wszystkiego do pracy, której sercem jest komunikacja i współpraca w zespole. Oto, jak może być świetnym zamiennikiem Teams:
1. Czat z zespołem
Ciągłe przełączanie się między aplikacją do zarządzania zadaniami i inną do komunikacji to przepis na katastrofę. Nie wspominając już o tym, że jest to czarna dziura, w której zadania mogą zniknąć. ClickUp Chat rozwiązuje ten problem, konsolidując czat i pracę na jednej platformie przy użyciu AI. Pomaga to zapamiętać kontekst i zachować przejrzystość.
Oczekuj, że każdy czat i wątek będzie automatycznie połączony z odpowiednimi zadaniami, dokumentami i projektami. Prawdopodobnie zapomnisz o jakimś zadaniu, ale ClickUp Chat tego nie zrobi!
Kluczowe korzyści ClickUp Chat dla współpracy zespołowej
- Zamień wiadomość w zadanie i przypisz je natychmiast - bez konieczności przełączania się między narzędziami
- Tworzenie podsumowań wątków generowanych przez AI w celu szybkiego nadrabiania zaległości
- Współpracuj za pośrednictwem bezpośrednich wiadomości, wątków, kanałów, połączeń głosowych i wideo
- Używaj wzmianek @, aby oznaczać osoby, Teams lub całe grupy w zadaniach, komentarzach i dokumentach
2. Pozwól AI wykonać pracę za Ciebie
Około 75% pracowników wiedzy korzysta już z AI w pracy - liczba ta rośnie na niespotykaną dotąd skalę. ClickUp Brain może pomóc odciążyć się od codziennych zadań, integrując się z obszarem roboczym.
Łączy on automatyzację, zarządzanie wiedzą i zaawansowane możliwości AI w celu zarządzania cyklami pracy, zmniejszania tarć i promowania spójności zespołu.
Dlaczego warto korzystać z ClickUp Brain:
- Połącz wiedzę z aplikacji zewnętrznych, takich jak Dysk Google, GitHub i Salesforce
- Uzyskaj natychmiastowe, kontekstowo dokładne odpowiedzi na pytania dotyczące zadań, dokumentów i projektów
- Generowanie wysokiej jakości zawartości dzięki wbudowanemu sprawdzaniu pisowni w zadaniach i dokumentach
- Zaoszczędź 30% więcej czasu i popraw zgodność przy jednoczesnym obniżeniu kosztów narzędzi nawet o 75%
3. Przypisywanie komentarzy do zespołu z jednej lokalizacji
Wyobraź sobie, że masz dżina, który organizuje wszystkie komentarze związane z pracą w jednym miejscu, bez martwienia się o pominięte zadania.
Nazwa tego dżina to ClickUp Assign Comments.
Dlaczego warto z niego korzystać:
- Przypisuj komentarze bezpośrednio do członków zespołu, aby nic nie umknęło uwadze
- Umożliwienie członkom rozwiązywania lub ponownego przypisywania komentarzy bezpośrednio w interfejsie
- Zapewnij swojemu zespołowi elastyczność przekształcania dowolnego komentarza w przypomnienie w celu usprawnienia cyklu pracy
📮ClickUp Insight: Ponad 60% czasu zespołu poświęcane jest na wyszukiwanie kontekstu, informacji i elementów działań.
Według badań przeprowadzonych przez ClickUp, Teams tracą cenne godziny na przeskakiwanie między różnymi narzędziami. Aby zapobiec zerwaniu komunikacji, zintegruj przesyłanie wiadomości z cyklami pracy za pomocą scentralizowanej platformy, która łączy zarządzanie projektami, współpracę i komunikację. Wypróbuj ClickUp , aplikację do wszystkiego w pracy.
4. Zmień oblicze spotkań dzięki lepszym narzędziom
Rozproszone dyskusje w pracy nie należą do ulubionych. Jednak zarządzanie spotkaniami za pomocą ClickUp ułatwia współpracę między członkami, usprawnia zarządzanie wideokonferencjami i ułatwia ich realizację.
Rozważ ClickUp dla:
- Dokumentowanie notatek ze spotkań za pomocą rozbudowanych narzędzi do edycji, korzystanie z opcji formatu tekstu w celu podkreślenia kluczowych punktów, wyróżnienia priorytetów
- Przekształcanie notatek ze spotkań lub dyskusji w zadania i łączenie ich z odpowiednimi projektami w celu kontynuacji działań
- Dodawanie listy kontrolnej wszystkich punktów dyskusji i oznaczanie elementów po ich omówieniu
- Formatowanie tekstów, tworzenie zadań lub wyzwalanie działań bezpośrednio w notatkach ze spotkań i dokumentach za pomocą prostych skrótów, takich jak "/task" lub "/checklist"
Przed ClickUp spotkania i komunikacja za pośrednictwem e-maili prowadziły do czarnej dziury, w której elementy pozostawały niewidoczne i bez nadzoru. Z tego powodu zadania nie były weryfikowane na czas i nikt nie wiedział, jak przebiega kreatywny rozwój. Teraz każdy w zespole może wyraźnie zobaczyć, kiedy elementy działań są należne, czatować i współpracować w ramach zadań.
Przed ClickUp spotkania i komunikacja za pośrednictwem e-maili prowadziły do czarnej dziury, w której elementy pozostawały niewidoczne i bez nadzoru. Z tego powodu zadania nie były weryfikowane na czas i nikt nie wiedział, jak przebiega kreatywny rozwój. Teraz każdy w zespole może wyraźnie zobaczyć, kiedy elementy działań są należne, czatować i współpracować w ramach zadań.
Przeczytaj również: Jak efektywnie uczestniczyć w spotkaniach
Lepsza komunikacja dzięki ClickUp
Teams to doskonałe narzędzie do komunikacji w ekosystemie Microsoft 365. Jednak podstawowe problemy, takie jak brak aktywności w statusach, mogą być źródłem frustracji dla zespołów, które lubią być na bieżąco.
Jeśli szukasz płynniejszej platformy komunikacyjnej bez kłopotliwego przeskakiwania zakładek, ClickUp może być odpowiedzią.
W przeciwieństwie do platform, które wymagają żonglowania wieloma narzędziami, ClickUp łączy wszystko - czaty, zadania i dokumenty - w jeden ujednolicony obszar roboczy. Intuicyjna konstrukcja, konfigurowalne obszary robocze i narzędzia AI pomagają zespołom zachować organizację, wydajność i połączenie, niezależnie od ich wielkości i lokalizacji.
Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś, aby zobaczyć, jak komunikacja może stać się lepsza!