Lisa, dyrektor ds. marketingu w średniej wielkości agencji, polegała na połączeniu arkuszy kalkulacyjnych, e-maili i aplikacji do czatu w celu zarządzania kampaniami. wynik?
Niedotrzymane terminy, powielona praca i niekończące się pytania "jaki jest status". Po przejściu na Smartsheet, jej zespół skrócił spotkania dotyczące statusu o 60% i zrealizował projekty o 40% szybciej.
Oto, jak używać Smartsheet do zarządzania projektami nie musi być nauką o rakietach. W tym przewodniku przedstawimy praktyczne sposoby korzystania z Smartsheet.
⏰ 60-sekundowe podsumowanie
Usprawnij swoje projekty dzięki Smartsheet
- Używaj gotowych szablonów do szybkiego tworzenia danych projektów
- Dostęp do elastycznego planu projektu z różnymi widokami (Gantt, Tablica itp.)
- Automatyzacja powtarzalnych zadań i cykli pracy
- Współpraca w czasie rzeczywistym dzięki komentarzom, etykietom i dyskusjom zespołowym
- Śledzenie czasu i efektywne zarządzanie zasobami
- Korzystanie z funkcji analitycznych do podejmowania decyzji opartych na danych
- Śledzenie przydziałów i powiązań między zadaniami
- Integracja z narzędziami takimi jak Zapier, Slack i innymi
Wykorzystanie Smartsheet do zarządzania projektami
Najlepsze narzędzia do zarządzania projektami służą do zrobienia czegoś więcej niż tylko śledzenia zadań. Dostosowują się one do unikalnych potrzeb projektu, automatyzują zadania, wspierają śledzenie czasu, umożliwiają komunikację w zespole i dostarczać niezwykłe raportowanie i analizy.
👀 Czy wiesz, że Smartsheet został początkowo zaprojektowany do naśladowania arkusza kalkulacyjnego, ale rozwinął się w potężne narzędzie do zarządzania projektami z możliwościami automatyzacji.
Oto jak sprawić, by Smartsheet pracował dla Ciebie.
Dostarcza gotowe szablony do ustawienia projektu
Osoby, które chcą pominąć fazę ustawień, mogą skorzystać z gotowych szablonów Smartsheet przeznaczonych do różnych projektów, w tym kampanii marketingowych, projektów budowlanych, wprowadzania produktów na rynek i nie tylko.
przez Smartsheet Szablony stanowią punkt wyjścia do zarządzania projektami ze wszystkimi istotnymi elementami projektu już ułożonymi, umożliwiając dostosowanie pól w razie potrzeby.
Ponadto można ich używać do automatyzacji cykli pracy. Funkcje te pomagają zaoszczędzić czas i rozpocząć realizację zadań bez konieczności poświęcania wielu godzin na tworzenie planu projektu od podstaw.
Umożliwia elastyczne planowanie projektów
Smartsheet zapewnia elastyczny obszar roboczy, który kierownik projektu może dostosować do każdego projektu.
Dzięki widokowi siatki, widokowi Gantta, widokowi kart podobnemu do tablicy Kanban i widokowi kalendarza, Smartsheet umożliwia widok projektu z różnych perspektyw, ułatwiając dostosowanie cyklu pracy w miarę rozwoju projektu.
Jako właściciel lub administrator arkusza możesz utworzyć wykres Gantta w Smartsheet aby zarządzać zależnościami zadań i osią czasu. Widok osi czasu można również dostosować do planów projektu - kwartalnych, miesięcznych, tygodniowych lub dziennych.
🧠 Fun Fact: Wykres Gantta, popularne narzędzie do zarządzania projektami, został wynaleziony ponad 100 lat temu i pozostaje jednym z najskuteczniejszych sposobów śledzenia osi czasu.
Automatyzacja powtarzalnych zadań i cykli pracy
Podczas zarządzania wieloma ruchomymi częściami projektu, potrzebujesz wszelkiej pomocy, aby automatycznie obsługiwać zadania, wysyłać przypomnienia i aktualizować statusy.
Smartsheet pomaga tworzyć niestandardowe cykle pracy, które wyzwalają się na podstawie określonych działań. Na przykład wysyłanie powiadomień, gdy zadania zostaną zakończone lub aktualizowanie arkusza projektu, gdy zbliżają się terminy.
Automaty te ułatwiają zarządzanie projektami przy minimalnej interwencji ręcznej, pozwalając skupić się na zadaniach wyższego poziomu.
Zapewnia współpracę i komunikację w czasie rzeczywistym
Smartsheet eliminuje potrzebę oddzielnych kanałów komunikacji, umożliwiając wielu członkom zespołu komentowanie zadań, dodawanie notatek i oznaczanie innych bezpośrednio w projektach.
za pośrednictwem Smartsheet Kolumna listy kontaktów w Smartsheet ułatwia przypisywanie i powiadamianie konkretnych członków zespołu o poszczególnych zadaniach, utrzymując wszystkie istotne dyskusje i decyzje w jednym miejscu.
Integracja Smartsheet z narzędziami takimi jak Slack zapewnia aktualizacje zespołu i komunikację w ramach projektu w tym samym miejscu.
Umożliwia śledzenie czasu i zarządzanie zasobami
Pamiętasz Sarę z marketingu? Możesz uniknąć takich nieporozumień i poprawić wydajność poprzez śledzenie czasu aby projekty przebiegały zgodnie z harmonogramem. Smartsheet oferuje wbudowaną funkcję zarządzanie zasobami sekcja, która pomaga śledzić dostępność zespołu i zapobiegać wypaleniu zawodowemu.
przez Smartsheet Dziennik aktywności rejestruje wkład każdego członka zespołu, ułatwiając monitorowanie obciążenia pracą i zapewniając równomierną dystrybucję zadań.
Sekcja zarządzania zasobami pomaga również w przydzielaniu zadań i równoważeniu obciążeń pracą, zapewniając, że potencjał zespołu nie jest ani nadmiernie, ani niedostatecznie wykorzystywany.
Umożliwia kompleksowe raportowanie i podejmowanie decyzji w oparciu o dane
Funkcje raportowania i analizy Smartsheet pomagają kierownikom projektów uzyskać wgląd w projekty i skutecznie śledzić postępy w realizacji projektów aby podejmować świadome decyzje oparte na danych.
przez Smartsheet Narzędzia do raportowania platformy pozwalają na pobieranie danych z wielu arkuszy w celu śledzenia kluczowych wskaźników, takich jak daty rozpoczęcia i zakończenia, wskaźniki realizacji zadań, wykorzystanie zasobów i koszty projektu stworzyć kompleksowe raportowanie projektu .
The pulpity do zarządzania projektami oferują widok ogólny, podczas gdy szczegółowe raportowanie pozwala zagłębić się w szczegóły, pomagając zachować kontrolę zarówno nad ogólnym obrazem, jak i wszystkimi szczegółami.
Umożliwia przypisywanie zadań i śledzenie powiązań
Jednym z kluczowych elementów Smartsheet jest jego hierarchiczna struktura. Możesz tworzyć wiersze nadrzędne i podrzędne, aby organizować poszczególne zadania w ramach większego projektu.
Funkcja relacji zadań pomaga zdefiniować zależności, więc jeśli jedno zadanie zostanie opóźnione, powiązane zadania są automatycznie aktualizowane, aby odzwierciedlić nową oś czasu.
Taka struktura pomaga podzielić złożone projekty na łatwe do zarządzania komponenty, ułatwiając kierownikom projektów nadzorowanie różnych zadań jednocześnie.
Umożliwia integrację z innymi narzędziami
Za pomocą Smartsheet można zintegrować istniejące narzędzia. Potrzebujesz pracować z Microsoft Excel? Możesz łatwo synchronizować dane za pomocą CData Connect Cloud lub Zapier. Chociaż nie ma bezpośredniej integracji z Arkuszami Google, Zapier skutecznie wypełnia tę lukę.
Jeśli korzystasz z Microsoft Teams, integracja umożliwia połączenie arkuszy projektów z kanałami Teams, dzięki czemu wszyscy są na tej samej stronie bez konieczności przełączania narzędzi. Połączenia takie jak DocuSign, Jira, Slack, Tableau i inne sprawiają, że Smartsheet jest centralnym centrum dowodzenia dla wszystkich danych projektu.
Integracje te eliminują silosy informacyjne, pomagając zespołom podejmować lepsze decyzje oparte na danych.
Wyzwania i limity Smartsheet w zarządzaniu projektami
Chociaż Smartsheet jest potężnym narzędziem i idealnie nadaje się dla wielu osób, wiąże się z pewnymi wyzwaniami, o których warto wiedzieć.
Brak podstawowych funkcji współpracy i raportowania
Mimo że Smartsheet pozwala zespołowi pracować razem, to brakuje w nim kilku kluczowych funkcji współpracy. Wykresy Gantta pomagają śledzić postępy w projekcie, ale wymagają znacznego ręcznego wprowadzania danych.
Chociaż można tworzyć standardowe raporty z postępu prac, kierownicy projektów i zespoły poszukujące specjalistycznych analiz, takich jak wykresy Velocity lub Burndown, mogą chcieć zapoznać się z dodatkowymi narzędziami.
Ograniczone funkcje śledzenia czasu
Smartsheet jest doskonały w pokazywaniu dat rozpoczęcia i zakończenia projektu, ale jeśli chodzi o śledzenie rzeczywistych godzin spędzonych na każdym zadaniu? Tutaj sprawy stają się trudne. Kierownicy projektów mogą być zmuszeni do korzystania z zewnętrznych narzędzi lub ręcznych metod dokładnego monitorowania czasu spędzonego na zadaniach.
Poleganie na aplikacjach innych firm zwiększa złożoność cyklu pracy i może prowadzić do niespójności w raportowaniu czasu. Nie jest to idealne rozwiązanie, gdy próbujesz dowiedzieć się, czy efektywnie wykorzystujesz swoje zasoby i czas.
Wysokie ceny
Oto, jak Smartsheet wpływa na portfel. Smartsheet nie jest darmowym narzędziem do zarządzania projektami.
Plany zaczynają się od $9 za użytkownika miesięcznie za Pro Plan dla maksymalnej siły zespołu 10. Z drugiej strony, Business Plan wzrasta do 32 USD za użytkownika miesięcznie. Szybkie porównanie: nawet najbardziej podstawowe ustawienia Business kosztują 96 USD miesięcznie, ponieważ potrzeba co najmniej trzech użytkowników.
Dostępny jest również plan Enterprise dla niestandardowych ofert. Wraz ze wzrostem liczby członków zespołu lub potrzebą dodatkowych funkcji do zrobienia wielu projektów, mogą pojawić się odsetki w budżecie.
Ten model cenowy może stanowić wyzwanie dla mniejszych Teams lub organizacji z limitami budżetowymi.
Ograniczona automatyzacja zadań
Chociaż Smartsheet pomaga ci automatyzację zarządzania projektami w przypadku powtarzających się zadań, opcje automatyzacji cyklu pracy mogą sprawić, że będziesz chciał więcej.
Oczywiście, możesz ustawić podstawowe niestandardowe cykle pracy za pomocą gotowych szablonów, ale jeśli zarządzasz projektami i potrzebujesz zaawansowanych sekwencji automatyzacji, będziesz musiał wykonać więcej ręcznej pracy niż byś chciał.
W przypadku Teams, które chcą naprawdę zaoszczędzić czas na cyklach pracy, limit ten może oznaczać utratę poważnego wzrostu wydajności.
Minimalne możliwości niestandardowego dostosowywania szablonów
Gotowe szablony szablony do zarządzania projektami w Smartsheet są przydatne dla różnych potrzeb projektowych, ale ich możliwości niestandardowe są ograniczone w porównaniu do innych narzędzi do zarządzania projektami.
Teams z unikalnymi cyklami pracy muszą dostosować swoje procesy do ram Smartsheet, a nie odwrotnie. Ta standaryzacja, choć skuteczna w przypadku typowych scenariuszy projektów, może stanowić wyzwanie dla zespołów wymagających wysoce wyspecjalizowanych struktur projektowych.
Wyzwania związane z integracją
Integracja Smartsheet z Microsoft Teams i podobnymi zintegrowanymi platformami jest obiecująca, ale wiąże się z pewnymi ograniczeniami.
Chociaż Smartsheet skutecznie obsługuje popularne narzędzia biznesowe, zespoły korzystające ze specjalistycznego oprogramowania często polegają na konektorach innych firm, takich jak Zapier. Tworzy to dodatkową warstwę złożoności podczas próby scentralizowania danych z różnych źródeł w celu podejmowania decyzji opartych na danych.
Biorąc pod uwagę te limity, naturalne jest pytanie: "Czy istnieje Alternatywa dla Smartsheet która dostarcza całościowe rozwiązanie? Zbadajmy, co ClickUp -platforma typu "wszystko w jednym" do zarządzania projektami, zarządzania wiedzą, czatu i funkcji opartych na AI.
Jak używać ClickUp do zarządzania projektami ClickUp do zarządzania projektami został zaprojektowany, aby zbliżyć do siebie Teams poprzez połączone cykle pracy, pulpity w czasie rzeczywistym i kompleksową dokumentację.
Dzięki ClickUp kierownicy projektów mają dostęp do ulepszonych funkcji zarządzania projektami, narzędzia do współpracy i funkcje oparte na AI, które pomagają uprościć procesy.
Szybkie ustawienia projektu
Jeśli porównamy Smartsheet i ClickUp, ClickUp odwraca scenariusz niestandardowych limitów.
Otrzymujesz plac zabaw z wieloma możliwościami od momentu rozpoczęcia projektu. Twórz niestandardowe przestrzenie, ustaw hierarchie projektów i wybieraj spośród gotowych szablonów.
Wyjątkowość tych szablonów polega na tym, że można je w pełni dostosować do własnych potrzeb, a nie odwrotnie.
Jedną z wyróżniających się funkcji ClickUp są dostosowywane widoki projektów. Możesz wybierać spośród ponad 15 widoków, w tym widoku Gantta, widoku listy, widoku tabeli, widoku Kanban i innych, aby jak najlepiej wizualizować swoją pracę w sposób, który odpowiada Twojemu zespołowi.
Instancja Widok wykresu Gantta pozwala na wizualne mapowanie osi czasu i zależności, podczas gdy widok listy zapewnia prosty sposób przeglądania zadań i ich statusów na pierwszy rzut oka.
Widok wszystkich osi czasu projektu jednocześnie dzięki ClickUp Gantt View
Plus, Widok pulpitu ClickUp integruje wszystkie kluczowe elementy, metryki i wskaźniki KPI w jednym miejscu, zapewniając ogólny przegląd kondycji projektu.
Tworzenie i współpraca nad projektami w czasie rzeczywistym dzięki ClickUp Docs
Wbudowane w platformę funkcje tworzenia notatek i Dokumenty ClickUp pozwalają przechowywać całą dokumentację projektu w jednym miejscu, podczas gdy Cele ClickUp pomagają śledzić postępy w realizacji ważniejszych celów. To jak posiadanie mapy drogowej projektu, która faktycznie pokazuje, dokąd zmierzasz.
Przeczytaj również: Jak pisać dokumentację projektu: Przykłady i szablony
Płynne zarządzanie zadaniami
W przeciwieństwie do podstawowego narzędzia do zarządzania zadaniami , ClickUp pozwala tworzyć bogate środowiska zadań z niestandardowymi statusami, priorytetami i zależnościami.
Chcesz podzadań? Wiele osób przypisanych? Śledzenie czasu w miejscu, w którym wykonywana jest praca? Gotowe, zrobione i zrobione! Dodatkowo, dane powstania zadania oparte na AI pomagają automatycznie podzielić złożone projekty, oszczędzając ci tych momentów "od czego mam w ogóle zacząć?".
Porada dla profesjonalistów: Podziel swój projekt na mniejsze, łatwe w zarządzaniu zadania, aby ułatwić śledzenie postępów i zmniejszyć stres.
Inteligentniejsza współpraca
Twój komunikacja w ramach projektu zamiast żyć w skrzynce odbiorczej e-mail, narzędzia do współpracy ClickUp przenoszą rozmowy tam, gdzie odbywa się praca.
Potrzebujesz burzy mózgów? Przejdź do Tablice ClickUp twoja wirtualna Canva w czasie rzeczywistym. Chcesz udokumentować swoje wymagania? Twórz i udostępniaj dokumenty za pomocą Click Up Docs bez opuszczania platformy.
Wizualizacja i burza mózgów pomysłów jako zespół z ClickUp Whiteboards
Możesz także użyć ClickUp's Proofing funkcja wyróżniania znaczników, dodawania adnotacji do plików PDF i nie tylko.
Z ClickUp Brain można nawet przechowywać i natychmiast pobierać ważne informacje. To tak, jakbyś miał wirtualne biuro swojego zespołu, zakończone każdym narzędziem potrzebnym do efektywnej pracy.
Podsumowywanie długich wątków komentarzy lub dokumentów za pomocą ClickUp Brain
Najlepsza część? Dostosowuje swój wgląd, ucząc się na podstawie zadań, dokumentów i specyficznych dla zespołu cykli pracy. Oznacza to, że Twój zespół otrzymuje spersonalizowane rekomendacje oparte na AI, dostosowane do Twoich celów. Wszystko, co musisz zrobić, to poprosić o to, czego potrzebujesz!
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Sprawdzaj postępy w toku pracy, regularnie oceniając współpracę swojego zespołu. Zachęcaj do otwartej komunikacji, aby wcześnie identyfikować i rozwiązywać potencjalne wyzwania.
Wydajne śledzenie projektów
Jeśli chodzi o śledzenie postępów, ClickUp nie ogranicza się tylko do podstaw. Zapewnia kompleksowe narzędzia do śledzenia i raportowania projektów.
Ulepszony cykl pracy z automatyzacją opartą na sztucznej inteligencji zapewnia ciągłość pracy dzięki automatycznej obsłudze rutynowych zadań, a raportowanie w czasie rzeczywistym pozwala wykryć wąskie gardła, zanim staną się problemami.
Bądź na bieżąco ze wszystkimi swoimi projektami dzięki pulpitom ClickUp
W przeciwieństwie do Smartsheet, Pulpity ClickUp zbierz wszystkie swoje projekty, ich statusy i wszystko, co musisz wiedzieć o trwającym projekcie w jednym miejscu. Dzięki ponad 50 widżetom dostępnym do zbudowania pulpitu, śledzenie postępu projektu staje się łatwiejsze o milę.
Oto, co mówi użytkownik ClickUp:
Dzięki ClickUp poszliśmy o krok do przodu i stworzyliśmy pulpity, w których nasi klienci mogą uzyskać dostęp i monitorować wydajność, obłożenie i projekty w czasie rzeczywistym. Dzięki temu klienci mogą poczuć połączenie ze swoimi Teamsami, zwłaszcza biorąc pod uwagę ich lokalizację w różnych krajach, a czasem nawet na różnych kontynentach
Dayana Mileva, Account Director w Pontica Solutions
Stale otrzymujesz raporty w czasie rzeczywistym na temat tego, jakie zadania zostały zakończone przez Twój zespół w danym dniu, a także Kamienie milowe ClickUp idzie o krok dalej, umożliwiając dodawanie kamieni milowych do podróży.
Wskazówka dla profesjonalistów: Celebruj małe zwycięstwa po drodze - uznanie kamieni milowych może motywować Teams i utrzymywać wysokie morale.
Potężne integracje
Podczas gdy Smartsheet może sprawić, że będziesz musiał przeskakiwać między różnymi narzędziami, ekosystem integracji ClickUp oferuje ponad 1000 integracji z narzędziami takimi jak Google Drive, Microsoft Outlook i Slack.
Dodatkowo, ręczna praca znacznie się zmniejsza dzięki integracji z CRM, narzędziami do zarządzania projektami i innymi aplikacjami biznesowymi, eliminując błędy i dając krystalicznie czysty widok wydajności Twojej firmy.
ClickUp to bez wątpienia wyczyszczone najlepszą dostępną alternatywą dla Smartsheet !
Nie chcesz jeszcze commitować narzędzia?
Wypróbuj Free Szablon do zarządzania projektami ClickUp .
Szablon do zarządzania projektami ClickUp
Kluczowe funkcje tego szablonu:
- Ustawienie projektów w ciągu kilku minut dzięki w pełni konfigurowalnym wstępnie zbudowanym cyklom pracy i widokom
- Śledzenie postępów dzięki aktualizacjom statusu na kliknięcie i pulpitom w czasie rzeczywistym
- Wbudowane dokumenty i komentarze zapewniają, że cały zespół pozostaje na tej samej stronie dzięki komunikacji w czasie rzeczywistym
- Pulpity i narzędzia do śledzenia zapewniają natychmiastowe aktualizacje postępów w celu lepszego podejmowania decyzji
- Łatwa adaptacja w miarę powiększania się zespołu i wzrostu złożoności projektu
Gotowy na ClickUp swoją drogą do powodzenia projektu?
Który szablon wybrać, jeśli chodzi o Smartsheet vs ClickUp ? Wybór zależy od wymagań zespołu.
Jeśli cenisz sobie znajomość arkusza kalkulacyjnego Smartsheet i prostą strukturę, Smartsheet może być dla Ciebie idealny. Jeśli jednak elastyczność, współpraca i wydajność oparta na AI nie podlegają negocjacjom, wszechstronność ClickUp jest trudna do pokonania. W przypadku małych Teams lub złożonych projektów, elastyczna platforma ClickUp rośnie wraz z Tobą.
Pamiętaj, że odpowiednie narzędzie pozwala Twojemu zespołowi do zrobienia wszystkiego, co najlepsze. Eksploruj, eksperymentuj i zapewnij swojemu zespołowi wydajny cykl pracy już dziś. Chcesz rozpocząć swoją przygodę z ClickUp?
Zarejestruj się na darmowe konto ClickUp teraz!