Według badań, typowy pracownik spędza 2,6 godziny dziennie na zarządzaniu e-mailami a 40% pracowników nawet nie śledzi tego czasu. To niedopatrzenie może prowadzić do oszałamiających strat dla firm, które rozliczają klientów na podstawie czasu pracy.
Dlatego warto zadać sobie pytanie - jaka część całkowitego czasu pracy jest wydajna? Jaka jest idealna równowaga godzin podlegających i niepodlegających rozliczeniu? W tym miejscu pomocne jest śledzenie czasu pracy.
Podstawowa aplikacja do śledzenia czasu pracy pomaga zrozumieć prawdziwe koszty operacji biznesowych i dostarcza kierownictwu, menedżerom i pracownikom cennych danych. Analizując te dane, liderzy mogą uzyskać ważny wgląd w to, jak przebiegają ich operacje.
Niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem projektu, czy właścicielem firmy, korzystanie z aplikacji do śledzenia czasu jest niezbędne dla:
- Pozostania zorganizowanym i na bieżąco z projektami
- Podejmowanie decyzji opartych na danych w celu optymalizacji zasobów
- Poprawy wydajności pracowników
- Identyfikacji ukrytych kosztów i maksymalizacji zysków
W tym przewodniku omówimy korzyści płynące z zastosowania time trackera, jak skutecznie go wdrożyć i jak może on odmienić Twoją organizację.
Co to jest raport śledzenia czasu pracy?
Raport śledzenia czasu lub karta czasu pracy ocenia, ile czasu poświęcono na różne elementy projektu w określonym czasie. Może on również porównywać rzeczywisty czas spędzony z wcześniejszymi prognozami i szacunkami.
W ten sposób raport śledzenia czasu umożliwia podejmowanie decyzji opartych na danych, optymalizację sposobu spędzania czasu przez zespół i zapewnienie, że projekty będą realizowane zgodnie z planem. Jego celem jest jak najlepsze wykorzystanie czasu bez ciągłego przerywania pracy w celu aktualizacji postępów.
Raportowanie czasu projektu może wypełnić lukę między idealnym szacowanym czasem projektu a wyzwaniami rzeczywistej realizacji. Jest to szczególnie cenne przy prognozie zasobów, efektywnym zarządzaniu nimi i ustawieniu realistycznych terminów.
Raporty śledzenia czasu są również niezbędne do rozliczeń z klientem. Dane śledzenia czasu zapewniają, że każda przepracowana godzina jest rozliczana, co nie tylko zapobiega wyciekom przychodów, ale także pomaga w dokładnym rozliczaniu klientów.
Przeczytaj również: 10 najlepszych programów do śledzenia czasu 2024 Jak korzystać z oprogramowania do śledzenia czasu, aby skutecznie śledzić czas?
Śledzenie czasu pracy może często wydawać się dodatkowym obowiązkiem. Pracownicy mogą nie lubić dodatkowej pracy związanej z ręcznym wypełnianiem time trackera i nadzoru wynikającego z monitorowania ich aktywności. Menedżerowie są jednak zobowiązani do zapewnienia dokładności i terminowości przesłanych danych.
Jednak dla wielu firm raporty dotyczące śledzenia czasu pracy są niezbędne. Dokładne dane dotyczące czasu pracy dostarczają cennych informacji, niezależnie od tego, czy chodzi o rozliczanie klientów za godzinę, czy analizowanie wydajności zespołu. Kluczem jest wybór skutecznych metod i narzędzi, które minimalizują wysiłek, a jednocześnie dostarczają niezbędnych informacji. ClickUp do zarządzania czasem oferuje solidny zestaw funkcji, dzięki którym śledzenie czasu jest łatwe i stanowi integralną część procesu zarządzania projektami.
Przyjrzyjmy się, w jaki sposób funkcje te mogą pomóc w optymalizacji zarządzanie projektami w czasie .
💡Pro Tip: Upewnij się, że uzyskasz uprzednią zgodę swoich pracowników na śledzenie czasu. Pomocne jest poinformowanie ich, że ma to na celu wyłącznie pomiar czasu spędzonego na wykonywaniu zadań. Pomoże to zbudować zaufanie wśród pracowników i nie będzie postrzegane jako natrętne ćwiczenie.
Enabling śledzenie czasu i logowanie zadań w ClickUp
Pierwszym krokiem jest włączenie funkcji time tracker w obszarze roboczym. Po aktywacji Twój zespół może rozpocząć rejestrowanie godzin bezpośrednio w ClickUp i śledzenie godzin bez zakłócania ich cyklu pracy.
Śledzenie czasu w ClickUp jest łatwe. Rozpoczynając zadanie, wystarczy kliknąć timer. ClickUp zarejestruje Twój czas. Po zakończeniu zatrzymaj timer, aby zarejestrować swoje godziny.
W przypadku zadań, które nie pasują do timera (takich jak spotkania lub badania), możesz ręcznie rejestrować swój czas. Zapewnia to, że każda minuta pracy jest rejestrowana w celu dokładnego raportowania.
Automatyzacja kart czasu pracy
Dodawanie czasu z mocą wsteczną lub tworzenie wpisów według zakresu dat z ręcznym śledzeniem czasu Automatyzacja kart czasu pracy może być oszczędnością czasu dla teamów, które obsługują dużą ilość zadań lub mają złożone potrzeby w zakresie raportowania.
Uzyskaj przydatne informacje, aby zoptymalizować wydajność swojego zespołu dzięki karcie czasu pracy ClickUp
Zmniejsza liczbę błędów i tworzy dokładne, łatwe w widoku raporty. Kompiluje również zarejestrowany czas w dokładne zapisy godzin pracy. Pozwala to zaoszczędzić czas członkom zespołu i menedżerom.
Teams mogą skupić się na swojej pracy, podczas gdy menedżerowie mogą zobaczyć postęp projektu i obciążenie pracą zespołu w czasie rzeczywistym.
Przeczytaj również: 10 najlepszych programów do śledzenia czasu pracy freelancerów w 2024 roku
Integracja z Kalendarzem Google
🧠 Do zrobienia: Prawie 21% pracowników nie śledzi swojego czasu pracy spędzonego na spotkaniach, co kosztuje Business średnio 32 000 USD rocznie na pracownika w postaci utraconych przychodów.
Aby to ułatwić, ClickUp płynnie integruje się z Kalendarzem Google, zapewniając, że aktualizacje dokonane w jednej aplikacji są natychmiast odzwierciedlane w drugiej. Eliminuje to konieczność przełączania się między aplikacjami.
Śledzenie czasu projektu ClickUp
Zsynchronizuj się z integracją Kalendarza Google ClickUp i śledź czas bez przełączania narzędzi
- Tworzenie zadań z wydarzeń w kalendarzu: zŚledzenie czasu w projektach ClickUpteams mogą tworzyć zadania ClickUp bezpośrednio z wydarzeń w Kalendarzu Google. Oznacza to, że każde spotkanie staje się zadaniem, które można śledzić w ClickUp
- Korzystanie z automatyzacji przypomnień: Automatyzacja przypomnień o nadchodzących wydarzeniach i nigdy nie przegapisz ważnego spotkania lub terminu. ClickUp wyśle powiadomienia bezpośrednio do Twojego obszaru roboczego, dzięki czemu będziesz zorganizowany i na bieżąco ze swoim harmonogramem
- Przekształcanie wydarzeń w wykonalne zadania: Gdy zaplanujesz spotkanie, ClickUp automatycznie utworzy zadanie ze wszystkimi istotnymi szczegółami, umożliwiając dodanie dodatkowych informacji, takich jak agendy, osoby przypisane, listy kontrolne i inne. Pozwala to scentralizować wydarzenia i zadania,ułatwiając śledzenie czasu bez przełączania się między narzędziami
Generowanie niestandardowych raportów
Jednym z najpotężniejszych aspektów funkcji śledzenia czasu w ClickUp jest możliwość generowania niestandardowych raportów.
Dzięki niestandardowym raportom można wyświetlić skumulowane dzienniki śledzenia czasu dla każdego członka zespołu, aby zrozumieć czas spędzony na wybranych zadaniach.
ClickUp umożliwia dostosowanie raportów w oparciu o różne wskaźniki, takie jak śledzenie czasu według dnia, tygodnia, miesiąca lub dowolnego niestandardowego zakresu, takiego jak całkowity czas spędzony na projekcie, czas przydzielony do określonych zadań lub wydajność poszczególnych członków zespołu
Dla osób zarządzających projektami, niestandardowe raporty pomagają w:
- Identyfikować projekty wymagające większej uwagi, oceniać obciążenie pracą zespołu i dostosowywać plan zasobów w razie potrzeby
- Dostrzec możliwości zwiększenia wydajności i lepiej przewidywać oś czasu projektu
- Unikać niepowodzeń w projektach, takich jak nadmierna alokacja zasobów, wąskie gardła, wypalenie zespołu i niedotrzymane terminy
To ciągłe doskonalenie prowadzi do dokładnego planu, lepszej alokacji zasobów i ostatecznie do powodzenia projektów.
Przeczytaj również: Najlepsze agencyjne narzędzia do śledzenia czasu dla twórców i marketerów w 2024 roku
Wykorzystanie szablonów do efektywnego śledzenia czasu
ClickUp oferuje bibliotekę szablonów zaprojektowanych w celu usprawnienia procesów śledzenia czasu. Szablony te można niestandardowo dostosować do konkretnych potrzeb projektów, zapewniając spójność w zakresie zarejestrowanego czasu i raportowania w różnych zespołach.
Szablon ClickUp Consultant Time Tracker
Szablon do śledzenia czasu pracy konsultanta ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc Ci śledzić rozliczane godziny i płatności konsultanta.
Szablon do śledzenia czasu pracy konsultanta ClickUp został specjalnie zaprojektowany, aby pomóc konsultantom efektywnie zarządzać swoim czasem w odniesieniu do różnych projektów klientów.
Time tracker płynnie integruje się z funkcjami zarządzania projektami ClickUp, oferując kompleksową platformę do śledzenia rozliczanych godzin, zwiększania wydajności i poprawy relacji z klientami.
Upraszcza również śledzenie czasu dla konsultantów, umożliwiając im łatwe rejestrowanie godzin ręcznie lub za pomocą timerów. Jest to cenne dla konsultantów zarządzających wieloma projektami, zapewniając, że cała praca klienta jest dokładnie rejestrowana.
Pozwala to na wyraźną kategoryzację ich godzin jako podlegających lub niepodlegających rozliczeniu, ułatwiając precyzyjne fakturowanie i odpowiedzialność finansową.
Szablon przydziału czasu ClickUp
Szablon alokacji czasu ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc Ci lepiej zarządzać czasem i zasobami.
Szablon przydziału czasu ClickUp jest również doskonałym narzędziem dla kierowników projektów, którzy muszą śledzić czas dla wielu zadań i członków zespołu. Szablon ten umożliwia wstępne ustawienie kategorii dla różnych rodzajów pracy, takich jak rozwój, projektowanie i spotkania.
💡 Pro Tip: Dla agencji zarządzających wieloma klientami, wdrażanie szablonów kart czasu pracy agencji może być przydatne. Szablony te standaryzują śledzenie czasu dla różnych klientów i projektów, ułatwiając zapewnienie, że wszystkie rozliczane godziny są rejestrowane i dokładnie raportowane.
Automatyzacja śledzenia czasu Automatyzacja ClickUp odciąża Twój zespół od śledzenia godzin pracy. Automatyzację można skonfigurować tak, aby śledzenie czasu pracy rozpoczynało się automatycznie, gdy status zadania zmieni się na "W trakcie" i zatrzymywało się, gdy zadanie zostanie oznaczone jako "Zakończone".
Funkcja ta automatycznie aktualizuje się, gdy zmieniają się zespoły i zakresy obowiązków, co pozwala na utrzymanie projektów w ruchu, jednocześnie odciążając zespół od udostępniania regularnych aktualizacji projektów.
Automatyzacja ClickUp upraszcza zarządzanie zadaniami poprzez automatyczne przypisywanie zadań przy zmianie statusu
Automatyzacja zapewnia spójne śledzenie czasu, redukując błędy ludzkie i zapewniając dokładne rejestrowanie danych.
Przeczytaj również: Jak wykorzystać AI do zarządzania czasem (przypadki użycia i narzędzia)
Dlaczego śledzenie czasu i raportowanie mają znaczenie
Raporty dotyczące śledzenia czasu dostarczają danych potrzebnych do optymalizacji zasobów i zapewnienia, że projekty zostaną zakończone na czas i w ramach budżetu. Pomagają również zwiększyć wydajność i odpowiedzialność Teams oraz uniknąć wycieku przychodów.
Przyjrzyjmy się im bliżej.
⏰ Zrozumienie zapotrzebowania na zasoby
Czas pracy pracowników jest istotnym wskaźnikiem alokacji zasobów. Korzystanie z bezpłatnej aplikacji do śledzenia czasu może pomóc w identyfikacji zadań, które konsekwentnie przekraczają szacowany czas, umożliwiając wczesną interwencję.
Ponadto może ujawnić luki w umiejętnościach personelu, podkreślając potrzebę większej liczby szkoleń. Pomaga również zidentyfikować zadania, na które przeznaczane są zbyt małe zasoby. Identyfikacja dysproporcji w obciążeniu pracą może sygnalizować potrzebę wprowadzenia zmian, takich jak redystrybucja obowiązków lub udostępnianie zadań w bardziej sprawiedliwy sposób.
Rozwiązując te problemy, możesz tworzyć dokładniejsze oceny, prowadzące do potencjalnie wyższych stawek rozliczeniowych w dłuższej perspektywie
⏰ Usprawnij pracę teamów
Pracownicy są wydajni tylko wtedy, gdy 2 godziny i 53 minuty dziennie.
Aplikacja do śledzenia czasu może zwiększyć koncentrację, ponieważ pracownicy stają się bardziej świadomi godzin, które spędzają na wykonywaniu zadań. Przeglądając swój czas, pracownicy mogą zidentyfikować wzorce i ograniczyć pracę niepodlegającą rozliczeniu.
W śledzeniu czasu nie chodzi o ustawienie nierealistycznych oczekiwań; chodzi o samoświadomość i decyzje oparte na danych. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do śledzenia czasu pracy, Teams często zdają sobie sprawę, że zbyt często zmieniają zadania lub nie poświęcają wystarczająco dużo czasu, aby skupić się na jednym.
Identyfikując nieefektywności, takie jak niepotrzebne spotkania lub wąskie gardła procesów, które marnują rozliczane godziny, Teams mogą wprowadzać niewielkie korekty w swoich cyklach pracy, aby z czasem znacznie poprawić ogólną wydajność.
Bonus: Zastosowanie szablonów kart czasu pracy aby upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu rejestrują swój czas w ten sam sposób. Ułatwia to identyfikację trendów i podejmowanie decyzji opartych na danych.
⏰ Uzyskaj wgląd w wydajność zespołu
Aplikacje do śledzenia czasu pracy oferują szczegółowe informacje na temat wydajności pracowników. Możesz przeanalizować te dane, aby zidentyfikować najbardziej wydajnych pracowników i docenić ich wkład. Uznanie to zwiększy morale i zachęci do dalszego osiągania wysokich wyników.
Poza identyfikacją najlepszych pracowników, śledzenie czasu może również ujawnić mocne i słabe strony. Śledzenie czasu, nawyków i wzorców może pomóc zidentyfikować obszary, w których pracownicy mogą mieć trudności.
Informacje te pozwalają zapewnić celowe wsparcie i pomóc im poprawić wydajność.
⏰ Twórz rejestr spędzonego czasu
Śledzenie czasu nie tylko dostarcza danych podsumowujących, ale także tworzy szczegółowy zapis pracy zespołu.
Na przykład, jeśli klient kwestionuje godziny pracy spędzone nad projektem, można wygenerować raportowanie, które jasno określa konkretne zakończone zadania i zainwestowany czas. Dane te mogą pomóc w uzasadnieniu kosztów i sprostaniu nieuzasadnionym oczekiwaniom. W branżach takich jak budownictwo, gdzie audyty są powszechne, śledzenie czasu ma kluczowe znaczenie dla wykazania, że zasoby są wykorzystywane efektywnie.
Dokładny zapis wykonanej pracy i poświęconego czasu jest niezbędny do udowodnienia zgodności i zapobiegania oskarżeniom o marnowanie środków.
⏰ Unikaj wycieków przychodów i dokładnie rozliczaj klientów
Śledzenie czasu ujawnia problemy zmniejszające przychody, takie jak nieefektywny cykl pracy, nadmierne zatrudnienie, rzadkie monitorowanie postępów i inne.
Problemy te są często ze sobą powiązane. Nieefektywny cykl pracy może prowadzić do przerostu zatrudnienia, co z kolei zwiększa koszty ogólne, a rzadkie monitorowanie prowadzi do opóźnień w realizacji projektów.
Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy może rozwiązać wszystkie te problemy:
- Identyfikuje wąskie gardła cyklu pracy: Wskazuje miejsca, w których marnowany jest czas
- Optymalizuje zatrudnienie: Określa, czy alokacja zasobów jest zgodna z obciążeniem pracą
- Poprawia aktualizacje postępu projektu: Teams mogą lepiej komunikować swoją zdolność do dotrzymywania terminów
Oprogramowanie do śledzenia czasu pomaga stworzyć historyczny zapis danych projektu. Możesz zobaczyć, jak długo trwały projekty, ich koszty i rentowność. Informacje te mogą pomóc w dostarczaniu klientom szczegółowych i przejrzystych faktur.
Funkcje raportowania ClickUp pozwalają porównać czas spędzony na każdym zadaniu z przydzielonym na nie budżetem. Pozwala to zidentyfikować obszary, w których mogą występować nadmierne wydatki i podjąć działania naprawcze, zanim projekt przekroczy budżet.
Więcej, integracja oprogramowania do śledzenia WOM zapewnia, że godziny podlegające i niepodlegające rozliczeniu są rozliczane, co daje dokładniejszy obraz dostępności i obciążenia pracą zespołu.
Przeczytaj również: 10 najlepszych kart czasu pracy dla lepszego zarządzania czasem w 2024 roku
⏰ Buduj zaufanie poprzez przejrzystość w działaniach Teams
Śledzenie czasu pracy może zwiększyć zaufanie i przejrzystość w organizacji, przynosząc korzyści zarówno pracownikom, jak i menedżerom. Dostarczenie widoczności godzin pracy może również złagodzić obawy związane z mikrozarządzaniem
Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do śledzenia czasu pracy, menedżerowie są na bieżąco informowani o działaniach związanych z projektami, zapewniając, że właściwe zadania są traktowane priorytetowo.
Pracownicy z kolei czują się zaufani i umocnieni w swoich rolach, co zmniejsza potrzebę częstych odpraw. Ostatecznie, gdy zarówno menedżerowie, jak i członkowie zespołu śledzą czas, tworzy to równe pole gry i wzmacnia relacje.
Śledź godziny z łatwością za pomocą ClickUp
Wykorzystanie oprogramowania do śledzenia czasu pracy może prowadzić do powodzenia w zarządzaniu projektami. Dostarcza ono informacji potrzebnych do optymalizacji cyklu pracy, poprawy wydajności i zapewnienia, że projekty zostaną zakończone na czas i w ramach budżetu.
Funkcje śledzenia czasu w ClickUp zostały zaprojektowane tak, aby płynnie zintegrować się z istniejącym cyklem pracy, zapewniając elastyczność potrzebną do bardziej efektywnego zarządzania czasem.
Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem firmy, czy nadzorujesz złożone projekty, ClickUp oferuje narzędzia potrzebne do śledzenia wszystkiego. Dokładnie rejestruj godziny pracy, generuj niestandardowe raporty i korzystaj z szablonów, aby zapewnić, że godziny pracy są rejestrowane, a Twój zespół działa z najwyższą wydajnością.
Dzięki ClickUp możesz przekształcić śledzenie czasu z przyziemnego zadania w potężne narzędzie napędzające powodzenie projektu. Rozpocznij pracę z ClickUp za Free już dziś!