Gdzie ucieka czas podczas dnia pracy? Wielu z nas zadaje sobie to pytanie podczas wykonywania swoich zadań. Istnieje jednak sposób na śledzenie czasu i wykorzystanie go do osiągnięcia maksymalnej wydajności.
Nazywa się to zarządzaniem kartą czasu pracy.
Pomaga śledzić czas spędzony przez Ciebie i Twój zespół na pracy nad projektami i zadaniami. Umożliwia śledzenie wydatków, śledzenie obecności, pozwala zdefiniować godziny podlegające i niepodlegające rozliczeniu oraz zwiększa wydajność.
W tym przewodniku omówimy podstawy zarządzania kartą czasu pracy, jego zalety, typowe wyzwania, najlepsze przypadki użycia w zarządzaniu projektami oraz strategie wdrażania go w organizacji.
Co to jest zarządzanie kartami czasu pracy
Zarządzanie kartą czasu pracy to proces śledzenia i zarządzania czasem spędzonym na różnych zadaniach, projektach lub działaniach. Wiąże się to z używaniem kart czasu pracy, które są dokumentami lub narzędziami cyfrowymi używanymi do rejestrowania godzin przepracowanych przez pracowników.
W zależności od kart czasu pracy lub oprogramowanie do śledzenia czasu pracy oprócz wpisów dotyczących czasu pracy, karta czasu pracy rejestruje również szczegóły, takie jak kody projektów, budżety projektów, opisy zadań, listy płac pracowników i inne istotne informacje.
Wcześniej do śledzenia czasu pracy używano ręcznych kart czasu pracy. Jednak wraz z postępem technologicznym, gotowe do użycia szablony kart czasu pracy arkusze kalkulacyjne i oprogramowanie do rozliczania czasu pracy są bardziej powszechne. Często oprogramowanie do zarządzania projektami zawiera również aplikację do rozliczania czasu pracy.
Oprogramowanie do rozliczania czasu pracy ma wiele zalet. Umożliwiają śledzenie i zatwierdzanie kart czasu pracy członków zespołu, pomagają zarządzać procesem płacowym, a nawet zapewniają wgląd w celu poprawy wydajności.
Korzyści z używania kart czasu pracy do zarządzania pracownikami
Jak wspomniano wcześniej, korzystanie z kart czasu pracy do zarządzania pracownikami niesie ze sobą wiele korzyści. Przyjrzyjmy się im bliżej.
Dokładne śledzenie czasu
W przeciwieństwie do ręcznych metod śledzenia czasu pracy, które są bardzo podatne na błędy, cyfrowe karty czasu pracy umożliwiają dokładne śledzenie czasu. Zapewniają one systematyczny sposób rejestrowania czasu spędzonego na różnych zadaniach lub projektach.
Jeśli jesteś małą organizacją lub freelancerem, oprogramowanie do śledzenia czasu dla małych Business zapewnia dokładne śledzenie czasu pracy zespołu. Pomaga to również nagradzać ciężko pracujących pracowników, wspierać tych, którzy nie są w stanie zakończyć swoich godzin pracy i zapewniać, że firmy są na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów.
Zarządzanie projektami
Dzienne karty czasu pracy przynoszą również znaczące korzyści dla zarządzania projektami . Pomagają one śledzić godziny spędzone nad projektem i w pełni określić związane z nimi koszty. Informacje te można wykorzystać do podejmowania decyzji dotyczących osi czasu projektu, alokacji zasobów i ustalania priorytetów zadań.
Co więcej, pomagają one określić umiejętności pracowników, zidentyfikować obszary, w których potrzebują oni wskazówek i szkoleń, mierzyć ogólną wydajność projektu i odpowiednio rozdzielić obciążenie pracą między Teams.
Mając pod ręką niezbędne informacje dotyczące czasu spędzonego nad projektami, można również monitorować postępy, prognozować opóźnienia, usprawniać procesy i szacować oczekiwane koszty.
Obniżone koszty
Jedną z najważniejszych zalet narzędzia do zarządzania czasem pracy jest możliwość prognozy wymagań projektu, w tym kosztów i budżetu. Możesz zidentyfikować sposoby na poprawę wydajności i zmniejszenie kosztów nadgodzin.
Pozwala również kontrolować koszty pracy, zarządzać nadgodzinami i optymalizować poziom zatrudnienia w oparciu o rzeczywiste obciążenie pracą.
Dokładne i zautomatyzowane rozliczanie klientów
Jeśli jesteś konsultantem lub prowadzisz biznes rozliczający klientów na podstawie czasu pracy, oprogramowanie do rozliczania czasu może pomóc w śledzeniu rozliczalnych godzin i dokładnym obciążaniu klientów.
Pomagają również w efektywnym zarządzaniu projektami. Co więcej, oprogramowanie do śledzenia czasu również automatyzuje rozliczanie i fakturowanie klientów, więc nie musisz martwić się o ręczne śledzenie wydatków. Oprogramowanie się tym zajmie.
Alokacja zasobów
Śledzenie godzin pracy twojej i twojego zespołu przydaje się również podczas przydzielania zasobów do nowych projektów lub zadań. Możesz sprawdzić, jak pracownicy spędzają czas na różnych projektach i zidentyfikować pracowników, którzy są niewykorzystani lub przepracowani.
Następnie można zoptymalizować wykorzystanie siły roboczej poprzez redystrybucję zadań, dostosowanie przydziałów projektów i zrównoważenie obciążenia pracą. Co więcej, można również prognozować zapotrzebowanie na zasoby przy użyciu danych historycznych i trendów. Dane te pomogą ci planować okresy największego obciążenia pracą i przewidywać przyszłe zapotrzebowanie na zasoby.
Zwiększona wydajność
Największą zaletą kart czasu pracy jest ich zdolność do poprawy wydajności. Ale jak dokładnie można to zrobić? Większość oprogramowania do śledzenia czasu pracy zapewnia monitorowanie i śledzenie pracowników w czasie rzeczywistym. Dzięki temu można zrozumieć, w jaki sposób pracownicy spędzają czas.
Dane z karty czasu pracy mogą ujawnić wzorce marnowania czasu, takie jak nadmierne spotkania, nieistotne zadania lub rozpraszanie uwagi. Można ograniczyć marnotrawstwo czasu, usprawnić powolne i nieefektywne procesy i nie tylko.
Co więcej, śledzenie czasu sprawia również, że pracownicy są bardziej świadomi tego, gdzie mogą poprawić zarządzanie czasem i skutecznie ustalać priorytety zadań.
Wspólne wyzwania związane z kartą czasu pracy
Biorąc pod uwagę wiele korzyści płynących z kart czasu pracy, może się wydawać, że proces ten nie ma żadnych wad. Jednak karty czasu pracy wiążą się również z pewnymi wyzwaniami, którym należy stawić czoła. Przyjrzyjmy się tym wyzwaniom i zobaczmy, jak można sobie z nimi poradzić.
Niedokładne wprowadzanie danych
Pierwszym i być może najbardziej oczywistym wyzwaniem związanym z kartami czasu pracy jest niedokładne wprowadzanie danych. Wyobraź sobie, że idziesz do zrobienia z długą listą rzeczy do zrobienia, tylko po to, aby zdać sobie sprawę, że masz teraz dodatkowe zadanie skrupulatnego rejestrowania każdego zadania, projektu i powiązanych godzin w systemie karty czasu pracy.
Może to szybko stać się źródłem frustracji dla pracowników. Od zwykłego zapominalstwa po niezamierzone błędy w rejestracji czasu, istnieje wiele sposobów, w jakie nieścisłości mogą wkraść się do danych z karty czasu pracy. Może to prowadzić do niedokładnych list płac, spadku wydajności, braku odpowiedzialności, a w niektórych przypadkach nawet problemów z przestrzeganiem przepisów.
**Jak poradzić sobie z tym wyzwaniem?
Używaj intuicyjnych szablony zarejestrowanego czasu lub oprogramowanie, które umożliwia ustawienie reguł, oferuje łatwo dostępne karty czasu pracy lub zapewnia automatyzację śledzenia godzin. Wiele narzędzi wysyła również automatyczne powiadomienia w celu przypomnienia pracownikom o wypełnieniu karty czasu pracy.
Łatwe śledzenie czasu, ustawienie szacowanego czasu i dodawanie notatek dzięki ClickUp Project Time Tracking
Odporność na zmiany
Zmiany są naturalnie przerażające, ponieważ wypychają nas z naszych stref komfortu.
Dlatego też wprowadzenie systemu kart czasu pracy może napotkać opór ze strony pracowników, którzy są przyzwyczajeni do istniejących metod. Powodem tego oporu może być strach przed nieznanym, obawy o prywatność i strach przed mikrozarządzaniem.
Na przykład, jeśli przechodzisz z ręcznych kart czasu pracy na Śledzenie czasu w Excelu lub oprogramowanie do śledzenia czasu pracy, może pojawić się pewien sprzeciw ze strony zespołu.
**Jak poradzić sobie z tym wyzwaniem?
Wyraźnie poinformuj swój zespół o korzyściach płynących z tej zmiany i daj mu dużo czasu na jej zaakceptowanie. Zapewnij szkolenie i odpowiedz na wszelkie pytania, które mogą pojawić się w trakcie procesu.
Złożone potrzeby w zakresie śledzenia czasu
Projekty z wieloma zadaniami, fazami lub kodami rozliczeniowymi klienta również komplikują zarządzanie kartami czasu pracy. Co więcej, gdy pracownicy pracują nad wieloma zadaniami, śledzenie ich godzin pracy staje się jeszcze większym wyzwaniem. Każde zadanie może mieć inną ocenę wynagrodzenia lub odrębne zasady
Stanowi to wyzwanie dla pracowników, a menedżerowie mają również trudności z przeglądaniem każdego wpisu. Innym istotnym problemem jest to, że możesz nawet nie mieć przeglądu kart czasu pracy wszystkich pracowników.
**Jak poradzić sobie z tym wyzwaniem?
Najlepszym sposobem na poradzenie sobie z tym wyzwaniem jest korzystanie z oprogramowania, które zapewnia widoczność w czasie rzeczywistym i umożliwia przypisanie wielu zadań do każdego pracownika. Pulpity ClickUp to idealne rozwiązanie - zapewnia widoczność postępów w projekcie w czasie rzeczywistym, pozwalając zobaczyć, jakie zadania są przypisane do kogo i jaki jest ich aktualny status. Niestandardowe pulpity pozwalają wyświetlać informacje najbardziej odpowiadające Twoim potrzebom, zapewniając, że wszyscy są na bieżąco.
Uzyskaj widoczność w czasie rzeczywistym i aktualny status wszystkich przypisanych zadań
Co więcej, możesz wykorzystać funkcje automatycznego przydzielania czasu, obliczania i raportowania, aby zmniejszyć obciążenie pracą i generować dokładne raporty.
Elastyczna i zdalna praca
Jeśli masz pracowników na całym świecie z różnymi godzinami i zasadami pracy, pracowników zdalnych i elastyczne harmonogramy, śledzenie czasu staje się trudne. Zarządzanie wieloma zmianami, lokalizacjami i zasadami może skomplikować śledzenie czasu pracy.
**Jak poradzić sobie z tym wyzwaniem?
Korzystanie z chmury oprogramowanie do śledzenia czasu pracy które oferuje wysoki poziom niestandardowy i elastyczność. Poszukaj oprogramowania, które oferuje konfigurowalne harmonogramy pracy, automatyczne przypomnienia, geofencing i śledzenie GPS.
Kiedy korzystać z zarządzania kartami czasu pracy
Zarządzanie kartą czasu pracy jest najbardziej przydatne, gdy jest używane w odpowiednich okolicznościach i sytuacjach. Oto kilka scenariuszy, w których karty czasu pracy są przydatne.
Zarządzanie projektami
Karty czasu pracy są szczególnie przydatne dla firm, które rozliczają się na podstawie czasu pracy. Ponieważ rozliczasz swoich klientów na podstawie czasu poświęconego przez pracowników, możesz użyć kart czasu pracy do dokładnego śledzenia czasu.
Jeśli zastanawiasz się, dlaczego nie uprościć sprawy i użyć arkusz kalkulacyjny do zarządzania projektami zamiast tego? To słuszna myśl. Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych ma jednak wiele wad.
Największą wadą jest to, że jesteś skazany na ręczne śledzenie czasu. Jasne, możesz wdrożyć pewne formuły, ale nadal nie będą one pasować do tego, co może zaoferować narzędzie do śledzenia czasu, takie jak ClickUp.
śledź swój czas w oparciu o projekty i zadania dzięki ClickUp_
ClickUp to oprogramowanie do zarządzania projektami, które oferuje zakres funkcji, które można wykorzystać do efektywnego śledzenia czasu. Śledzenie czasu w projekcie ClickUp funkcje zapewniają możliwość zrobienia następujących rzeczy:
- Śledzenie czasu z dowolnego urządzenia, w tym z pulpitu, telefonu komórkowego i przeglądarki internetowej
- Śledzenie czasu połączone z zadaniami, nad którymi pracujesz
- Przeskakiwanie między zadaniami za pomocą globalnego timera ClickUp
- Dodawać notatki do wpisów czasu, aby dodać kontekst o tym, nad czym pracujesz
- Oznaczanie czasu jako godzin podlegających rozliczeniu w celu określenia, które wpisy czasu powinny zostać uwzględnione na fakturze
- Filtrowanie śledzonego czasu według daty, priorytetu, statusu itp.
- Ręczne dostosowywanie śledzonego czasu w przypadku jakichkolwiek błędów
- Dodawanie etykiet w celu lepszej kategoryzacji spędzonego czasu
- Identyfikowanie wąskich gardeł poprzez sortowanie zadań według spędzonego czasu
- Wyświetlanie całkowitego czasu spędzonego nad zadaniami
Dystrybuuj pracę pomiędzy swoimi teamami poprzez ustawienie osi czasu i rozbicie szacowanego czasu za pomocą ClickUp Time Estimates
- Dodaj szacowany czas dla każdego zadania
- Uzyskaj przegląd śledzenia czasu swojego zespołu, aby sprawdzić, czy osiągnąłeś szacowane cele czasowe
- Twórz i niestandardowe karty czasu pracy w oparciu o swoje potrzeby
- Wykorzystaj Free pre-builtszablony harmonogramów projektów do planowania wszystkich aspektów projektów
Prognoza i alokacja zasobów
Jeśli chcesz prognozować zapotrzebowanie na zasoby, co może być do tego lepsze niż dane historyczne? Możesz analizować dane z kart czasu pracy, aby identyfikować wzorce, trendy i wahania wykorzystania czasu zasobów w czasie.
Przeanalizuj dane z podobnych projektów z przeszłości, aby zidentyfikować okresy największego obciążenia pracą, wahania sezonowe i umiejętności lub wiedzę, na które jest duże zapotrzebowanie. Na tej podstawie można dokonać prognozy zapotrzebowania na zasoby w nadchodzących projektach i określić poziomy zatrudnienia oraz wymagania dotyczące umiejętności.
Dane z karty czasu pracy pomagają również zidentyfikować zadania wymagające specyficznej wiedzy specjalistycznej i sprawdzić, czy dostępne są talenty niezbędne do zaspokojenia tych potrzeb. W ten sposób można pracować nad wypełnieniem luki w umiejętnościach, zatrudniając lub szkoląc pracowników.
Wskazówka dla profesjonalistów: Uzyskaj przewagę w zakresie alokacji zasobów dzięki w pełni konfigurowalnym funkcjom Szablon alokacji zasobów ClickUp .
Skorzystaj z szablonu alokacji zasobów ClickUp, aby śledzić materiały organizacji, siłę roboczą itp. dla każdego projektu.
Za pomocą tego szablonu można:
- Wizualizować dostępność zasobów w czasie rzeczywistym
- Optymalizować wykorzystanie ludzi i materiałów
- Efektywnie przydzielać zasoby do projektów i zadań
Szablon pomaga usprawnić podejmowanie decyzji dotyczących alokacji zasobów i zwiększa szybkość podejmowania decyzji. Można korzystać z różnych widoków, aby podzielić informacje według projektu, klienta itp.
Poprawa wydajności i oszczędności
Masz problemy z wydajnością w swojej organizacji? Karty czasu pracy mogą być rozwiązaniem.
Karty czasu pracy to nie tylko śledzenie czasu pracy; to optymalizacja każdej minuty czasu pracy Twojego zespołu, aby w pełni wykorzystać jego potencjał. Oto jak to zrobić:
- Karty czasu pracy zapewniają widoczność czasu pracowników i pomagają zidentyfikować obszary, w których można zrobić coś lepszego
- Wpisy czasu pracy z etykietami pomagają analizować, ile czasu zespołu przeznaczane jest na pracę i działania niepodlegające rozliczeniu
- Możesz zidentyfikować, które działania trwają dłużej niż oczekiwano lub gdzie zasoby są wykorzystywane w niewystarczającym stopniu
Na podstawie tych informacji można podjąć kroki w celu zaoszczędzenia czasu. Na przykład, jeśli zauważysz, że Twój Teams spędza dużo czasu na spotkaniach, może to oznaczać, że musisz przemyśleć swoje strategie spotkań. Sprawdź, które spotkania są naprawdę potrzebne, a które mogą z łatwością przekształcić się w e-mail.
Pro Tip: Użyj ClickUp Brain do streszczania długich dokumentów, notatek ze spotkań lub czatów w ciągu kilku minut - oszczędzaj czas i zwiększ wydajność!
Użyj ClickUp Brain, aby podsumować swoje notatki w ciągu kilku sekund
**Jak wdrożyć system zarządzania kartą czasu pracy?
Jesteś przekonany, że Twoja organizacja potrzebuje własnego systemu zarządzania kartą czasu pracy? Jesteś na dobrej drodze!
Oto jak wdrożyć solidne narzędzie do zarządzania kartą czasu pracy i przenieść wydajność na wyższy poziom:
Oceń wymagania
Co jest pierwszą rzeczą, którą sprawdzasz podczas wdrażania nowego procesu lub systemu? Wymagania! Tak samo jest z systemem zarządzania kartą czasu pracy. Pierwszym krokiem jest ocena wymagań.
Weź pod uwagę takie czynniki jak:
- Liczba pracowników, rodzaje projektów, metody rozliczeń, wymagania dotyczące zgodności i integracja z innym systemem.
- Zakres, w jakim chcesz śledzić swój czas. Nie chcesz sprawiać wrażenia, że mikrozarządzasz swoimi pracownikami, ale nie chcesz też, aby wyniki były zbyt niejasne.
Jeśli więc potrzebujesz tylko informacji o tym, ile czasu spędzasz na konkretnych projektach, rozważ śledzenie czasu na poziomie projektu. Jeśli jednak chcesz poznać czas spędzony na każdym produkcie lub zadaniu, rozważ śledzenie czasu na poziomie zadania.
Wybierz system
Teraz, gdy znasz już swoje wymagania, nadszedł czas na wybór systemu. Zbadaj i oceń opcje oprogramowania do kart czasu pracy, które są zgodne z twoim budżetem i potrzebami. Istnieją jednak pewne funkcje, które oprogramowanie musi posiadać. Obejmują one konfigurowalne karty czasu pracy, możliwości raportowania, dostępność mobilną i integrację z innymi niezbędnymi systemami. ClickUp Karty czasu pracy mają wszystkie te funkcje i wiele więcej. Pozwalają na widok, śledzenie i przeglądanie zadań śledzonych w czasie.
wyświetlanie, śledzenie i przeglądanie czasu pracy za pomocą ClickUp Timesheets_
ClickUp oferuje również kilka fajnych funkcji dla poszczególnych członków zespołu. Pozwala przypiąć karty czasu pracy do paska bocznego w celu szybkiego dostępu. Możesz dodać swoje dzienne i tygodniowe obciążenie pracą.
Ponadto można filtrować karty czasu pracy na podstawie etykiet, rozliczeń i śledzonego czasu. Możesz nawet zobaczyć śledzenie czasu przekraczające Twoje obciążenie w danym dniu.
Menedżerowie mogą skorzystać z karty Wszystkie karty czasu pracy, aby wyświetlić czas pracy wszystkich członków zespołu i filtrować go na podstawie rozliczeń i etykiet. Można również wyświetlić karty czasu pracy konkretnych członków zespołu.
Pro Tip: Jeśli dopiero zaczynasz pracę z kartami czasu pracy, zalecamy skorzystanie z zakładki Szablon karty czasu pracy w usługach .
Skorzystaj z szablonu karty czasu pracy w usługach, aby śledzić godziny pracy
Ten szablon umożliwia cotygodniowe śledzenie godzin pracy. Możesz mierzyć wykorzystanie zasobów w różnych projektach i używać wykresów do wizualizacji postępów. Można go nawet użyć do śledzenia kosztów i pobierania płatności!
Szablon zawiera niestandardowe pola i statusy, dzięki czemu można go dostosować do własnych potrzeb. Chcesz więcej? Użyj szablonu do automatycznego generowania faktur dla klientów za pomocą automatyzacji ClickUp.
Komunikuj się z pracownikami
Utrzymywanie członków zespołu w pętli jest niezbędne dla powodzenia nowego systemu zarządzania kartami czasu pracy. Śledzenie czasu może szybko sprawić wrażenie, że próbujesz kontrolować swoich pracowników. Dlatego też należy jasno poinformować o celu wdrożenia kart czasu pracy. Ważne jest, aby rozwiać wszelkie wątpliwości i obawy, zanim staną się one nieporozumieniami.
Przedstaw im liczne korzyści płynące z kart czasu pracy. Wyjaśnij, w jaki sposób może to pomóc w śledzeniu kosztów, szacowaniu potrzeb, równoważeniu obciążenia pracą i lepszym przetwarzaniu listy płac.
Ponadto należy przeszkolić pracowników w zakresie efektywnego korzystania z systemu. Zdefiniuj jasne zasady dotyczące przesłanych dokumentów, przepływów pracy związanych z zatwierdzaniem, wytycznych dotyczących śledzenia czasu i zgodności z przepisami prawa pracy.
Monitorowanie i ocena
Gdy system jest już wdrożony i działa, należy stale monitorować jego wykorzystanie i skuteczność. Możesz śledzić wskaźniki, takie jak wskaźniki przesłanych kart czasu pracy, dokładność śledzenia czasu, zgodność z zasadami i ogólne zadowolenie użytkowników.
Dane te pomogą ci identyfikować obszary wymagające optymalizacji i poprawy. Możesz także uzyskać informacje zwrotne od pracowników i przeanalizować zmieniające się wymagania i potrzeby, aby usprawnić system.
Harnessing the Power of Timesheets for Powodzenie
Od śledzenia godzin po optymalizację cyklu pracy, karty czasu pracy odgrywają kluczową rolę w zwiększaniu wydajności i oszczędzaniu czasu. Właściwe szablony kart czasu pracy i narzędzia do śledzenia czasu są czymś więcej niż tylko sposobem na śledzenie czasu; pomagają oszacować koszty i zapotrzebowanie na zasoby, automatyzują procesy rozliczeniowe i umożliwiają sprawniejsze zarządzanie projektami.
Dzięki widoczności alokacji czasu, odpowiedzialności za wydajność i wglądowi w ciągłe doskonalenie, karty czasu pracy pozwalają pracować mądrzej, a nie ciężej.
ClickUp to narzędzie do zarządzania projektami z doskonałymi możliwościami śledzenia czasu, które zapewniają pełną kontrolę nad czasem i umożliwiają Tobie i Twojemu zespołowi zwiększenie wydajności i efektywności. Zarejestruj się za Free już dziś!