Kiedy jesteś zajęty zarządzaniem wieloma projektami, ostatnią rzeczą, jakiej potrzebujesz, jest dodatkowy stres związany z zaległościami w harmonogramie.
Niepowodzenia, takie jak niewłaściwa alokacja zasobów, rozszerzenie zakresu i inne nieoczekiwane zakłócenia mogą opóźnić projekt, czasem na czas nieokreślony.
Właśnie dlatego musisz nauczyć się śledzić postęp prac nad projektem.
Śledzenie postępów projektu w całym jego cyklu życia pomaga podejmować świadome decyzje na każdej scenie i dostosowywać działania projektowe, aby utrzymać się na właściwym kursie.
Na tym blogu omawiamy najlepsze praktyki i strategie, które można wykorzystać do śledzenia postępów w projekcie.
Wyzwania w trakcie śledzenia postępów projektu
Jako kierownik projektu lub lider zespołu mogłeś napotkać kilka wyzwań podczas śledzenia projektów i rejestrowania statusu zadań od ich powstania do pomyślnego zakończenia. Niektóre z najczęstszych, które zaobserwowaliśmy, obejmują:
- Brak jasno określonych celów: Projekty mogą nie mieć jasno określonych celów i wyników, co prowadzi do*pełzanie zakresu*co z kolei utrudnia dotrzymanie harmonogramu projektu
- Niewłaściwa komunikacja: Słaba komunikacja między interesariuszami i członkami Teams może powodować zamieszanie wokółrezultatów projektu, celów, osi czasu i obowiązków
- Niespójne gromadzenie danych: Brak ustrukturyzowanego procesu gromadzenia danych wynika w niekompletnych raportowaniach postępów, co utrudnia ocenę statusu projektu
- Brak aktualizacji w czasie rzeczywistym: Bez regularnych aktualizacji w czasie rzeczywistym, możesz mieć trudności z identyfikacją i proaktywnym rozwiązywaniem problemów
10 sposobów na śledzenie postępów projektu
Jeśli chcesz śledzić i mierzyć postęp projektu, oto 10 kroków, które należy wykonać.
1. Ustawienie jasnych celów i kamieni milowych
Usiądź z członkami zespołu i interesariuszami, aby szczegółowo omówić cele projektu. Podziel te cele na kluczowe kamienie milowe, aby twój zespół dokładnie wiedział, co należy osiągnąć na każdej scenie projektu.
Na przykład, jeśli celem jest uruchomienie strony e-commerce w ciągu sześciu miesięcy, kluczem jest kamienie milowe projektu będzie wyglądać następująco:
- Miesiąc 1: Sfinalizowanie zakresu projektu i zebranie zespołu projektowego
- Miesiąc 2: Zakończone badania rynku i udokumentowanie wymagań dla strony internetowej
- Miesiąc 3: Sfinalizowanie projektu strony internetowej i opracowanie strategii UX
W tym procesie kamienie milowe pełnią rolę punktów kontrolnych w całym projekcie, umożliwiając pomiar rzeczywistego postępu projektu w stosunku do harmonogramu.
Użycie Cele ClickUp aby zdefiniować jasne, możliwe do śledzenia cele dla swojego projektu. Dodaj oś czasu i cele dla każdego celu, aby dokładnie wiedzieć, jak postępuje twój projekt.
śledź swoje cele aż do najważniejszych wskaźników KPI i automatycznie uzyskaj szczegółowy widok swoich postępów
Czytaj więcej: 10 najlepszych aplikacji do śledzenia celów w 2024 roku
2. Wyczyszczone obowiązki
Jeśli nie chcesz, aby członkowie zespołu używali zwrotu "nie wiedziałem o tym", musisz ustalić jasną odpowiedzialność za każde zadanie na liście rzeczy do zrobienia w projekcie.
Zacznij od podzielenia projektu na sceny. Dodaj zadania w ramach każdej sceny i przejrzyj je z interesariuszami przed sfinalizowaniem listy zadań.
- UżyjTablica Kanban w ClickUp aby utworzyć różne kolumny reprezentujące każdą scenę projektu
- Pogrupuj odpowiednie zadania pod każdą kolumną wraz z terminami i poziomami priorytetów. Każde zadanie można przesuwać po Tablicy za pomocą funkcji "przeciągnij i upuść"
- Przypisz te zadania do odpowiednich członków Teams. Otrzymają oni powiadomienia, gdy zadanie zostanie przypisane, co oznacza, że nie ma możliwości pominięcia odpowiedzialności
przeglądaj zadania i projekty jednym rzutem oka i bez wysiłku przeciągaj i upuszczaj zadania, sortuj i filtruj za pomocą w pełni konfigurowalnego widoku Tablicy Kanban
💡Pro Tip: Measure the szacowany czas zakończone biorąc pod uwagę różne zadania, działania i prawdopodobieństwo opóźnień. Wykorzystaj to jako punkt odniesienia do ustawienia realistycznych osi czasu i nadania priorytetu niezbędnym zadaniom w celu usprawnienia projektu i poprawy wydajności
3. Prowadzenie szczegółowej dokumentacji
Jeśli spędziłeś czas na przygotowywaniu i aktualizowaniu dokumentacji zarządzania projektami - planów projektu, dzienników zmian, rejestrów ryzyka i raportowania statusu projektu -wiesz, jak te szczegóły są zwykle rozproszone w wątkach e-mail, notatkach, czatach i niekończących się arkuszach kalkulacyjnych.
Gdy krytyczne dokumenty nie są scentralizowane w udostępnianej przestrzeni, dostęp do nich może być trudny i czasochłonny. Musiałbyś poprosić wielu interesariuszy o dostęp i przeszukać wiele narzędzi (Word, PowerPoint, MS Teams, Dokumenty Google itp.), a i tak możesz nie być w stanie znaleźć najnowszych wersji tych dokumentów.
A co jeśli powiemy Ci, że możesz skonsolidować wszystkie dokumenty i informacje związane z projektem w scentralizowanym repozytorium za pomocą ClickUp Dokumenty ?
Skorzystaj z wbudowanych opcji formatu, które pomogą Ci uporządkować dokument, dodać sekcje, przesłać obrazy i osadzić wideo, aby każdy mógł go łatwo zrozumieć. Plus, wykrywanie współpracy pozwala interesariuszom edytować dokument w czasie rzeczywistym, zapewniając, że informacje są zawsze aktualne.
Pomyśl o Docs jako o pojedynczym źródle prawdy, które pomaga wszystkim pracować w oparciu o te same informacje, minimalizując nadzór i zmniejszając opóźnienia.
ClickUp Docs umożliwia bogate formatowanie i polecenia slash, pozwalając na bardziej wydajną pracę
💡 Pro Tip : Rozważ użycie szablonów do śledzenia postępów projektu jako wstępnie zdefiniowany plan nadzorowania postępów, centralnego organizowania ważnych informacji i oszczędzania cennego czasu bez poświęcania integralności projektu
4. Zaplanuj regularne spotkania dotyczące statusu projektu
Regularne spotkania zespołu umożliwiają wszystkim omówienie postępów i dostarczenie aktualnych informacji na temat statusu ich zadań. Jest to sposób, aby członkowie zespołu wiedzieli, co zostało osiągnięte, co jest w toku i ile czasu pozostało.
Jako menadżer, jest to moment, w którym można zidentyfikować sygnały dymne, zanim staną się one pełnowymiarowymi problemami i zapobiec opóźnieniom w harmonogramie. Regularne odprawy pomagają wszystkim członkom zespołu lepiej koordynować pracę i zachęcają do wspólnego rozwiązywania problemów.
Możesz organizować codzienne spotkania trwające 15-20 minut, podczas których wszyscy udostępniają informacje o tym, co poszło dobrze, co poszło źle i co planują osiągnąć dzisiaj.
Z kolei cotygodniowe spotkania trwające 30-60 minut obejmują omawianie długoterminowych celów, wyzwań związanych z projektem i raportowanie statusu.
💡 Pro Tip : Leverage szablony raportowania statusu projektu _do monitorowania stanu i postępów projektu. Szablony te można dostosować do rodzaju projektu i szczegółów, które chcesz śledzić, dzięki czemu możesz szybko rozpocząć zarządzanie harmonogramem projektu
5. Wdrożenie odpowiednich metod śledzenia postępu prac
Śledzenie postępów projektu bez podjęcia decyzji, jakich metod śledzenia użyć, jest jak nawigacja podczas podróży bez GPS.
Użyj kombinacji metod jakościowych i ilościowych, aby skutecznie śledzić postęp zadań i działań:
- Metody ilościowe obejmują monitorowanie danych liczbowych, takich jak wskaźniki zakończonych zadań, śledzenie czasu, odchylenia budżetowe i dane dotyczące przepustowości
- Metody ilościowe obejmują informacje zwrotne od interesariuszy, notatki ze spotkań, notatki od klientów, informacje zwrotne, orazdokumentacja projektu Jeśli potrzebujesz predefiniowanych ram do śledzenia postępów w projekcie, użyj opcji Szablon do śledzenia projektów ClickUp .
Szablon do śledzenia projektów od ClickUp
Oferuje kompleksową strukturę z wieloma niestandardowymi widokami, które pomagają śledzić różne zadania w projekcie i wizualizować oś czasu. Umożliwia także szybki przegląd postępów i widok zadań według kategorii, osoby przypisanej i terminu.
💡 Pro Tip: Użyj szablonu Śledzenie czasu w projekcie ClickUp śledzenie czasu poświęcanego przez członków zespołu na poszczególne zadania i działania. Skonsoliduj te spostrzeżenia w karcie czasu pracy, aby określić, które zadania pochłaniają przepustowość zespołu i jak można je zoptymalizować
uzyskaj przegląd wszystkich zadań, które pochłaniają przepustowość Twojego zespołu, korzystając z funkcji śledzenia czasu projektu ClickUp
6. Korzystaj z metodologii Agile
Kierownicy projektów wykorzystują metodologie Agile do dzielenia złożonych projektów na mniejsze iteracje zwane sprintami.
Zamiast dostarczać wyniki na koniec projektu, metody Agile skupiają się na dostarczaniu przyrostowej wartości na koniec każdej fazy projektu lub sprintu. Krótsze cykle dostarczania sprawiają, że śledzenie postępów i wprowadzanie zmian w odpowiednim czasie jest znacznie łatwiejsze.
Trzy najważniejsze korzyści z używania Zwinne techniki zarządzania projektami obejmują:
- Zdolność do radzenia sobie ze zmieniającymi się priorytetami
- Zwiększona widoczność dla interesariuszy
- Lepsze dostosowanie do potrzeb biznesowych
Dwa z najczęściej używanych frameworków Agile to Scrum i Kanban.
Scrum
Praca jest podzielona na czasowe iteracje, które są regularnymi punktami kontrolnymi do mierzenia postępu. Każde pudełko trwa około 1-4 tygodni, a określony zestaw działań musi zostać zakończony w tym czasie.
The Szablon zarządzania Agile Scrum w ClickUp oferuje konfigurowalny cykl pracy do zarządzania procesem rozwoju Agile Scrum. Można użyć niestandardowych statusów, aby utworzyć różne sceny projektu i zrozumieć, w jaki sposób zadanie postępuje na tych scenach.
Szablon do zarządzania Agile Scrum ClickUp
Kanban
Praca jest wizualizowana jako różne sceny w cyklu pracy. Mogą to być sceny "Do zrobienia", "W trakcie realizacji" i "W trakcie przeglądu" Ogranicz liczbę zadań na każdym etapie, aby utrzymać stały cykl pracy.
Użyj funkcji Szablon ClickUp Kanban do reprezentowania cyklu pracy w projekcie. Niestandardowe pola pozwalają kategoryzować zadania według ich sceny i dodawać szczegóły dotyczące zadania, aby poprawić widoczność tego, co zostało zakończone, a co jest w toku.
Szablon Kanban od ClickUp
Czytaj więcej: Przewodnik ClickUp po zwinnych metodologiach dla zespołów programistycznych
7. Używanie wykresów Gantta do wizualizacji osi czasu
Wykresy Gantta służą do wizualizacji początku i końca projektu na osi czasu.
Gdy oś czasu projektu zawiera wiele kamieni milowych, które oznaczają postęp projektu wraz z zadaniami, rezultatami i osiami czasu - wykresy Gantta zapewniają przejrzysty widok harmonogramu projektu, pokazując wszystkim, kiedy zadanie musi się rozpocząć i kiedy musi zostać zakończone.
- UżyjWidok wykresu Gantta w ClickUp aby zorganizować swoje zadania wzdłuż osi czasu i ustawić priorytety dla każdego zadania
- Twórz zadania na osi czasu i dodawaj zależności, aby dokładnie wiedzieć, które podzadania muszą zostać zakończone i ile czasu to zajmie
- Udostępnianie osi czasu swojemu zespołowi, aby wszyscy otrzymywali aktualizacje w czasie rzeczywistym, gdy zadanie zostanie zakończone lub gdy harmonogram projektu zostanie zmodyfikowany
śledź postępy, kamienie milowe i zależności na udostępnianej wizualnej osi czasu z zespołem za pomocą widoku Gantt Chart w ClickUp_
💡 Pro Tip: Użyj monitorowanie projektu pozwala przewidywać potencjalne zagrożenia, opóźnienia i przekroczenia budżetu oraz podejmować szybkie działania w celu ich skorygowania. Zapewnia to, że projekt pozostaje na właściwym torze, zwiększając szanse na powodzenie i wysoką jakość wyników
8. Stosowanie spójnego raportowania
Członkowie Teams mogą często tworzyć raporty zawierające niespójne lub niedokładne dane, co może prowadzić do podejmowania błędnych decyzji i utrudniać identyfikację problemów w projekcie oś czasu realizacji projektu .
Unikaj tego przez:
- Ustanowienie wyczyszczonych wytycznych dotyczących raportowania
- Podkreślenie, jakie metryki projektu i kluczowe wskaźniki wydajności muszą być śledzone, a także formatów, częstotliwości i źródeł informacji
- Upewnienie się, że te same kryteria są konsekwentnie stosowane do mierzenia postępu, tak aby nie było żadnych niejasności ani nieporozumień
Rozwiązanie? Tworzenie i używanie standardowych szablonów dla wszystkich raportowań. Poinformuj członków zespołu o znaczeniu ustandaryzowanego raportowania dla lepszego śledzenia postępów.
Instancja, Szablon raportu z postępu projektu ClickUp zawiera wszystko, czego potrzebujesz, aby na bieżąco informować interesariuszy i członków zespołu o postępach w projekcie.
Szablon raportu z postępów projektu ClickUp
Szablon oferuje wiele widoków do wizualizacji mojej pracy w różny sposób. Niestandardowe widoki umożliwiają dodawanie ważnych szczegółów w celu łatwego zarządzania i śledzenia zadań. Można nawet ustawić powiadomienia w czasie rzeczywistym, aby otrzymywać aktualne informacje za każdym razem, gdy działanie lub zadanie zostanie zakończone.
9. Tworzenie skutecznych raportów z projektów
Kompleksowy raport może dać jasny widok na status i wyniki projektu. Podkreśla sposób wykorzystania różnych zasobów i dostarcza danych na temat kluczowych wskaźników wydajności projektu (KPI). Wskaźniki te mierzą wydajność projektu i śledzą obowiązki każdego członka zespołu.
ClickUp Dashboard umożliwia tworzenie szczegółowych raportów na temat postępu projektu, widok danych dotyczących różnych zadań i działań w jednym miejscu oraz śledzenie ważnych wskaźników KPI metryki projektu .
Pulpit nawigacyjny ClickUp jest w pełni konfigurowalny i można pięknie prezentować krytyczne dane za pomocą wykresów, grafów lub innych narzędzi wizualizacyjnych. Dodaj interaktywne przyciski, takie jak przyciski i listy rozwijane, aby ułatwić filtrowanie danych i uzyskać praktyczny wgląd w postęp projektu.
uzyskaj całościowy widok statusów projektów i pozostałych zadań w zespole lub dziale dzięki ClickUp Dashboards_
10. Użyj narzędzia do zarządzania projektami
Gdy zastanawiasz się, jak skutecznie śledzić postępy w projekcie, najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami.
A narzędzie do zarządzania projektami zapewnia scentralizowane źródło do przechowywania wszystkich informacji związanych z projektem oraz wiele funkcji usprawniających współpracę, automatyzację zadań, śledzenie projektów i zarządzanie projektami.
Instancja Oprogramowanie do zarządzania projektami ClickUp oferuje wiele solidnych funkcji, które ułatwiają planowanie i ustalanie priorytetów pracy.
Chelsea Benett, Brand Engagement Manager w Lulu Press zachwyca się tym, jak ClickUp usprawnił wydajność ich zespołu:
_Platforma do zarządzania projektami jest niezbędna dla zespołu marketingowego i uwielbiamy to, że pomaga nam pozostać w połączeniu z innymi działami. Używamy ClickUp dosłownie codziennie, do wszystkiego. Było to bardzo pomocne dla naszego kreatywnego zespołu i sprawiło, że ich przepływ pracy stał się lepszy i bardziej wydajny
Chelsea Benett, Brand Engagement Manager w Lulu Press
Oto, w jaki sposób kierownicy projektów mogą wykorzystać ClickUp do usprawnienia pracy nad projektami.
- Twórz i przydzielaj zadania członkom zespołu wraz z terminami ich wykonania za pomocą funkcjiZadania ClickUp* Współpracuj z członkami swojego zespołu i dostarczaj aktualizacje w czasie rzeczywistym w mgnieniu oka dzięki funkcjiWidok czatu ClickUp* Burza mózgów z Teams wirtualnie na cyfrowym płótnie przy użyciuTablice ClickUp* Twórz wydajne cykle pracy dla swojego zespołu i automatyzuj powtarzalne zadania, wybierając spośród ponad 100 automatyzacji za pomocąAutomatyzacja ClickUp* Używaj pulpitów ClickUp do przygotowywania szczegółowych raportów z projektu na każdej jego scenie
- Generuj aktualizacje projektów, sporządzaj notatki ze spotkań i podsumowuj dokumenty w mgnieniu oka, korzystając z ClickUp AI -..ClickUp Brain
_ClickUp AI może generować różne typy dokumentów, takie jak briefy projektów, plany lekcji i inne dokumenty, aby przyspieszyć przepływ pracy
💡Pro Tip: Użyj szablony do zarządzania projektami _aby zaoszczędzić czas i przyspieszyć zakończenie projektu. Wystarczy wprowadzić odpowiednie informacje do gotowych struktur, aby zespoły mogły szybko zarządzać swoimi zadaniami
Pierwszy krok w kierunku skutecznego śledzenia postępów projektu
Skuteczne śledzenie postępów projektu jest dalekie od mikrozarządzania. Jest to systematyczne połączenie jasnej komunikacji, szczegółowej dokumentacji, usprawnionego cyklu pracy i skutecznego raportowania.
Jako kierownik projektu musisz przyjąć odpowiednie praktyki, aby zachować przejrzysty przegląd postępów projektu i szybko identyfikować problemy.
Wdrożenie najlepszych praktyk, o których wspomnieliśmy powyżej, może być jednak trudnym zadaniem. Zamiast tego, należy rozluźnić się, wykonując krok po kroku.
Na przykład, najbardziej praktycznym krokiem byłoby wdrożenie elastycznego narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp, które można niestandardowo dostosować do potrzeb zespołu. Możesz zacząć od eksperymentowania z podstawowymi funkcjami, takimi jak pulpity, widoki, gotowe szablony i zadania ClickUp, a następnie stopniowo przechodzić do bardziej zaawansowanych funkcji w miarę przyzwyczajania się do narzędzia. Zarejestruj się w ClickUp już dziś i odkryj, jak potężne funkcje platformy sprawiają, że śledzenie postępów jest dziecinnie proste.