Szybkie wyszukiwanie na dowolnym portalu pracy pokazuje tysiące otwartych list ofert pracy dla specjalistów ds. wprowadzania danych. Wykwalifikowani ludzie są bardzo poszukiwani, a mimo to często postrzegamy wprowadzanie danych jako jedną z najmniej przyjemnych części rutyny pracy.
Zgodzisz się z tym, jeśli kiedykolwiek bezmyślnie przenosiłeś liczby z jednego miejsca do drugiego przez wiele godzin! Kreatywność jest ograniczona, nie ma rozwiązywania problemów - jest tylko niekończące się, monotonne pisanie.
Jednak dzięki współczesnemu postępowi technologicznemu możesz teraz wykorzystać automatyzację wprowadzania danych, aby odzyskać czas swoich pracowników i zmniejszyć błędy związane z ręcznym wprowadzaniem danych. Zobaczmy jak to zrobić.
⏰ 60-sekundowe podsumowanie
Jak zautomatyzować wprowadzanie danych w pięciu prostych krokach:
- Szkolenie pracowników w celu płynniejszego przejścia do automatyzacji w całej organizacji
- Zidentyfikuj powtarzalne, czasochłonne i podatne na błędy zadania. Powinny one zostać zautomatyzowane jako pierwsze, zanim przejdziesz do złożonych zadań
- Wybór odpowiedniego narzędzia do automatyzacji. Warto zapoznać się z popularnymi opcjami, przeczytać recenzje i studia przypadków od prawdziwych użytkowników, a także wypróbować najlepsze z nich przed podjęciem decyzji
- Ustawienie sekwencji automatyzacji. Większość narzędzi pozwala na zrobienie tego bez kodowania, przy użyciu wyzwalaczy warunkowych (a nawet kreatorów automatyzacji w języku naturalnym!)
- Testuj i monitoruj swoje zautomatyzowane cykle pracy, aby sprawdzić, czy udało ci się osiągnąć wyznaczone cele
Czym jest automatyzacja wprowadzania danych?
Automatyzacja wprowadzania danych wykorzystuje oprogramowanie do wprowadzania danych do systemów i baz danych, zmniejszając lub eliminując pracę ręczną. Przyspiesza transfer danych, poprawia dokładność i minimalizuje typowe błędy, takie jak transpozycje, duplikacje, błędne klasyfikacje i pominięcia.
Do zrobienia?
Według badania przeprowadzonego przez IDC, 80% globalnych danych jest nieustrukturyzowanych Podkreśla to potrzebę kompleksowego, zautomatyzowanego rozwiązania do przesyłania ustrukturyzowanych danych ze źródła do miejsca docelowego.
Korzyści z automatyzacji wprowadzania danych
Automatyzacja wprowadzania danych zapewnia superwydajnego asystenta, który nigdy się nie męczy, popełnia mniej błędów i bez wysiłku radzi sobie z niekończącymi się powtarzalnymi zadaniami wprowadzania danych.
Oto dlaczego automatyzacja tego żmudnego procesu jest przełomem.
Oszczędność czasu
Możesz mieć wiele formularzy, arkuszy danych i innych elementów, z których należy wyodrębnić dane - ręczne wyodrębnianie danych będzie przypominało wspinaczkę na Mount Everest. Automatyzacja wprowadzania danych może obsłużyć te powtarzalne i pracochłonne zadania szybko i, w niektórych przypadkach, znacząco automatyzacja procesów zarządzania projektami .
Zmniejsza liczbę błędów
'John Dow' będzie mógł teraz odzyskać swoje imię 'John Doe' Automatyzacja nie pozostawi przestrzeni na błędy, które nieumyślnie nękają ręczne procesy wprowadzania danych.
Zwiększa skalowalność
Niezależnie od tego, czy wdrażasz nowych klientów, czy obsługujesz zwiększoną liczbę zamówień, zautomatyzowane systemy mogą szybciej dostosowywać się do zmieniających się wymagań bez konieczności zakończonych zmian w procesach biznesowych.
Dostarcza bardziej znaczących informacji
Dzięki wyeliminowaniu powtarzalnych zadań związanych z wprowadzaniem danych, Teams mogą skupić się na interpretacji danych, identyfikowaniu wzorców i podejmowaniu świadomych decyzji, zamiast grzęznąć w pracy administracyjnej.
Na przykład, jeśli prowadzisz biznes detaliczny, zautomatyzowany system może analizować dane dotyczące sprzedaży dla każdego produktu. Zapewni to wgląd w dane potrzebne do podejmowania świadomych decyzji dotyczących zapasów.
Teraz, gdy omówiliśmy już korzyści, przyjrzyjmy się różnym typom automatyzacji wprowadzania danych i temu, w jaki sposób każdy z nich może wesprzeć Twoje cele.
Przeczytaj również: 10 najlepszych programów do wprowadzania danych
Rodzaje automatyzacji wprowadzania danych
Automatyzacja wprowadzania danych występuje w różnych formularzach, z których każdy został zaprojektowany w celu przyspieszenia i uproszczenia rutynowych zadań, często z Zautomatyzowane przez AI cykle pracy .
Przeanalizujmy kluczowe rodzaje takiej automatyzacji.
Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR)
Jeśli otrzymasz fakturę w formacie PDF, OCR może wyodrębnić odpowiednie dane, takie jak sumy i opisy elementów, dzięki czemu nie musisz wpisywać ich ręcznie. Oszczędza to czas i minimalizuje błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych.
👀 Fun Fact
Parseur jest narzędzie do automatyzacji ekstrakcji danych z dokumentów takich jak faktury i wiadomości e-mail.
Automatyzacja procesów robotycznych (RPA)
Jeśli Twój zespół spędza godziny na kopiowaniu danych klientów z e-maili do arkuszy kalkulacyjnych, RPA może sobie z tym poradzić, automatycznie przenosząc informacje precyzyjnie i szybko.
Przykład Deutsche Bank również wdrożył RPA w celu automatyzacji procesów wprowadzania, walidacji i uzgadniania danych w swoim dziale finansowym. Pomogło to poprawić dokładność danych, zapewnić zgodność z przepisami i zarządzać ryzykiem. Osiągnięto również przetwarzanie 24/7 w celu obsługi dużych ilości danych, demonstrując rzeczywisty wpływ RPA.
Automatyzacja formularzy
Formularze są wszędzie - od ankiet po prośby o opinie - ale ręczne wprowadzanie tych danych do narzędzi w celu lepszej organizacji i analizy może być uciążliwe. Narzędzia do automatyzacji formularzy ułatwiają proces zbierania danych poprzez automatyczne przechwytywanie i organizowanie odpowiedzi.
Oprogramowanie do integracji aplikacji
Czy wiesz, że możesz nawet użyć narzędzi do automatyzacji do zrobienia transferu danych między aplikacjami?
Narzędzia takie jak Połączenie Zapier z ponad 5000 aplikacji umożliwiając użytkownikom automatyzację cykli pracy między aplikacjami bez kodowania.
Przykładowo, gdy nowy potencjalny klient wypełni formularz na stronie internetowej, Zapier może automatycznie wysłać te informacje do CRM. A narzędzie do automatyzacji sprzedaży może wykryć nowy wpis, pielęgnować lead i śledzić jego postęp.
Oprogramowanie do rozszerzania tekstu
Narzędzia te umożliwiają tworzenie skrótów dla często używanych fragmentów tekstu, dzięki czemu nie trzeba wielokrotnie ręcznie wpisywać całego fragmentu. Na przykład, zwykłe wpisanie "addr" może automatycznie rozwinąć się do pełnego adresu. TextExpander jest przykładem takiego narzędzia umożliwia przechowywanie fragmentów tekstu i przypisywanie im skrótów. Tak więc, zamiast wpisywać swoje imię i nazwisko, oznaczenie i przynależność organizacyjną za każdym razem w e-mailu wprowadzającym, możesz wpisać krótki kod, taki jak ";intro", aby wstawić go natychmiast.
Kroki do automatyzacji wprowadzania danych
Chcesz spróbować swoich sił w automatyzacji po przeczytaniu tych przykładów? Automatyzacja zadań wykonywanych ręcznie i przekształć je w wydajne cykle pracy, wykonując poniższe kroki.
Krok 1: Zidentyfikuj powtarzające się zadania
Pierwszym krokiem do wdrożenia automatyzacji wprowadzania danych w firmie jest identyfikacja powtarzalnych, czasochłonnych i podatnych na błędy zadań.
Stwórz listę wszystkich takich zadań i śledź, jak twój zespół spędza na nich czas. Da ci to wyobrażenie o tym, jak je zautomatyzować.
Pro Tip: Jeśli jesteś nowy w automatyzacji, pozostawienie krytycznych zadań na później jest mądre. Pozwól swojemu zespołowi przyzwyczaić się do zmian, a następnie stopniowo rozszerzaj automatyzację na bardziej istotne obszary w miarę wzrostu procesów i pewności siebie.
Aby jeszcze bardziej ułatwić ten proces, możesz skorzystać z narzędzi do zarządzania projektami, takich jak ClickUp które pozwalają lepiej organizować i analizować zadania.
Oto funkcje, na których możesz polegać:
Widok tabeli ClickUp
Widok Widok tabeli ClickUp umożliwia niestandardowe wyświetlanie kolumn z odpowiednimi danymi, takimi jak status zadania, terminy i osoby przypisane. Można również używać relacyjnych pól danych w tabelach, aby efektywnie zarządzać wzajemnie powiązanymi zadaniami.
Identyfikacja cykli pracy, które można zautomatyzować poprzez sortowanie i filtrowanie zadań za pomocą widoku tabeli ClickUp
Sortując i filtrując te informacje, można łatwo dostrzec wzorce, takie jak zadania, które często wymagają ręcznych aktualizacji lub zatwierdzeń.
Jeśli kilka zadań stale czeka na ten sam krok zatwierdzenia, jest to prawdopodobnie znak, że nadszedł czas na automatyzację tego procesu.
Krok 2: Wybierz odpowiednie narzędzie do automatyzacji
Teraz, gdy zidentyfikowałeś już swoje rutynowe zadania, wybierz odpowiednie narzędzie do wprowadzania danych narzędzie do automatyzacji . Oto jak to zrobić:
- Zdefiniuj swoje cele: Ustaw konkretne cele dla swojego narzędzia do automatyzacji za pomocąKryteria SMART (Konkretny, Mierzalny, Osiągalny, Istotny, Określony w czasie)
Przykład
- Konkretny: Automatyzacja procesu wprowadzania danych dla przychodzących zapytań klientów z naszych formularzy internetowych
- Mierzalne: Skrócenie czasu ręcznego wprowadzania danych o 50% w ciągu pierwszego kwartału
- Osiągalne: Wdrożenie i zintegrowanie narzędzia do automatyzacji, takiego jak Zapier, z naszym CRM w ciągu dwóch tygodni
- Istotne: Free up zespołu obsługi klienta, aby skupić się na rozwiązywaniu zapytań, a nie na wprowadzaniu danych
Określone w czasie: Osiągnięcie pełnego wdrożenia i wymiernych wyników w ciągu trzech miesięcy
- Research popularnych narzędzi: Wyszukaj w Internecie narzędzia do automatyzacji, które spełniają Twoje potrzeby. Weź pod uwagę koszty, skalowalność, możliwości integracji, łatwość obsługi i kompatybilność z istniejącym stosem technologicznym
- Zapoznaj się z opiniami użytkowników: Zapoznaj się z opiniami użytkowników, referencjami klientów orazstudia przypadków aby uzyskać realistyczne spojrzenie na każde narzędzie
- Spróbuj przed zakupem: Na tej scenie powinieneś mieć od dwóch do trzech silnych kandydatów. Skontaktuj się z dostawcami, aby uzyskać wersje demonstracyjne produktów, wersje próbne lub instrukcje, aby doświadczyć oprogramowania do automatyzacji wprowadzania danych w akcji
- Dokonaj wyboru: Wybierz narzędzie do automatyzacji, które najlepiej pasuje do twoich potrzeb organizacyjnych, budżetu i możliwości zespołu. Zdecyduj się na skalowalne rozwiązanie, które będzie wsparciem dla Twoich długoterminowych celów. Oprogramowanie do wprowadzania danych z obsługą AIautomatyzacja cyklu pracy będzie zazwyczaj oferować większą wartość niż to bez niej
Studium przypadku: ClickUp 🤝 CEMEX
Firma CEMEX usprawniła swój cykl pracy poprzez wyeliminowanie zadań wykonywanych ręcznie za pomocą aplikacji Widok formularza ClickUp . Przesłanie formularza automatycznie inicjuje projekt przy użyciu niestandardowego szablonu, umożliwiając zespołowi marketingowemu rozpoczęcie pracy.
Przed automatyzacją, za każdym razem, gdy copywriter kończył zadanie, musieliśmy ręcznie komunikować w górę łańcucha komendy, że kopia jest gotowa. Mogło to zająć 36 godzin
Oscar Aguilar, Marketing Operations Manager w CEMEX
CEMEX korzystał również z Powiązania w ramach zadania ClickUp do tworzenia wydajnych cykli pracy. Te cykle pracy płynnie przenoszą projekty od leadów do copywriterów, projektantów i twórców ruchomej grafiki. Dzięki połączeniu zadań, dokumentów i zależności w jednym scentralizowanym miejscu, pracownicy mają wszystko, czego potrzebują.
Staramy się tworzyć łańcuchy walidacji, aby włączyć do naszego procesu osoby, które muszą przejrzeć kreatywną pracę lub poprosić o zmiany. Dzięki ClickUp nie jest to już manualne_
Oscar Aguilar, Marketing Operations Manager w CEMEX
Krok 3: Ustawienie automatyzacji
Wprowadzenie automatyzacji do cykli pracy jest trudnym zadaniem; dla sprawnej realizacji należy stworzyć plan wdrożenia który określa oś czasu dla każdego etapu - od definiowania celów do szkolenia zespołu - oraz indywidualne i działowe obowiązki.
Plan Szablon planu wdrożenia projektu ClickUp to konfigurowalny, przyjazny dla użytkownika szablon umożliwiający powodzenie w planowaniu wdrożenia.
Szablon planu wdrożenia projektu ClickUp
Ten szablon jest dostarczany z wbudowanymi funkcjami Tablice ClickUp . Użyj go do burzy mózgów lub połączenia szablonu planu wdrożenia z innymi dokumentami w ekosystemie ClickUp.
Mając gotowy plan wdrożenia, nadszedł czas, aby rozpocząć ustawienie pierwszej sekwencji automatyzacji. Automatyzacja ClickUp umożliwiają tworzenie takich sekwencji przy użyciu wyzwalaczy if-then i odpowiedzi.
Jeśli ustawiony wyzwalacz wystąpi i spełni warunek, ClickUp automatycznie wykona określoną akcję. Podczas gdy można tworzyć niestandardowe automatyzacje przy użyciu tej formuły, ClickUp oprogramowanie do automatyzacji cyklu pracy oferuje już ponad 50 gotowych szablonów automatyzacji, które ułatwiają ich tworzenie i natychmiastowe wysyłanie.
Uprość cykl pracy dzięki automatyzacji ClickUp
Oto pięć sposobów (spośród wielu) na automatyzację zadań w ClickUp:
1. Powiadomienia o zmianach statusu zadania
Kiedy zadanie Pole niestandardowe w ClickUp zmieni się na "zatwierdzone", ClickUp może automatycznie dodać komentarz do zadania. W ten sposób Twój zespół jest zawsze na bieżąco z kolejnymi krokami lub ważnymi aktualizacjami bez konieczności ręcznego sprawdzania uprawnień.
2. Automatyzacja aktualizacji e-mail
Ustaw automatyzację wysyłania e-maili za każdym razem, gdy zadanie zmieni status z "do zrobienia" na "w trakcie realizacji" Dzięki temu klienci i współpracownicy będą na bieżąco, a Ty nie będziesz musiał wysyłać ręcznych aktualizacji.
3. Dane powstania zadania z przesłanych formularzy
Gdy ktoś przesyła formularz (np. raportowanie błędów), ClickUp może automatycznie utworzyć zadanie ze wszystkimi szczegółami, oszczędzając czas na ręczne wprowadzanie danych.
4. Tworzenie podzadań na podstawie statusu zadania nadrzędnego
Gdy tylko zadanie nadrzędne zmieni status (np. z "w trakcie realizacji" na "gotowe do przeglądu"), ClickUp może utworzyć i przypisać podzadania z terminami wykonania do konkretnych członków zespołu - nie trzeba już pamiętać, aby zrobić to samodzielnie.
5. Usuwanie wygasłych zadań
W przypadku poufnych informacji można ustawić automatyzację usuwania wygasłych zadań, a nawet rejestrować usunięcia w Arkuszach Google lub powiadamiać menedżerów za pośrednictwem Slacka, zapewniając porządek i bezpieczeństwo obszaru roboczego.
Niezależnie od tego, czy jesteś nowicjuszem w automatyzacji, czy profesjonalistą, różne Przykłady automatyzacji ClickUp mogą Cię poprowadzić.
💡Pro Tip: Skorzystaj z asystenta ClickUp AI, ClickUp Brain do tworzenia niestandardowych automatyzacji przy użyciu języka naturalnego. Po prostu opisz proces, który chcesz zautomatyzować, aby łatwo ustawić wyzwalacze, akcje i warunki dla cyklu pracy.
Krok 4: Testowanie i monitorowanie
Przed uruchomieniem automatyzacji należy ustalić dane bazowe, takie jak średni czas zakończenia zadania, wskaźniki błędów i inne istotne wskaźniki. Pozwoli to na porównanie wydajności po automatyzacji i śledzenie ulepszeń.
Korzystaj z funkcji zarządzania czasem w ClickUp, aby efektywnie śledzić czas spędzony na wykonywaniu zadań
Użyj Funkcje zarządzania czasem w ClickUp do śledzenia czasu trwania zadań i automatyzacja kart czasu pracy oszczędzając czas, szczególnie w przypadku Teams z dużą ilością zadań lub złożonymi potrzebami w zakresie raportowania.
Skuteczne monitorowanie jest kluczem do określenia powodzenia i niepowodzenia automatyzacji. Pulpity ClickUp pozwalają na śledzenie wskaźników KPI , analizować wskaźniki zakończonych zadań i przeglądać czas spędzony nad zadaniami - wszystko w jednym miejscu. Dzięki konfigurowalnym szablonom pulpitów dla sprzedaży, marketingu i HR możesz wizualizować wydajność automatyzacji i dystrybucję obciążenia pracą, pomagając być na bieżąco z postępami swojego zespołu.
Przeczytaj również: Jak wykorzystać AI do automatyzacji marketingu?
Krok 5: Przeszkol pracowników
Automatyzacja może być OGROMNĄ zmianą dla twoich pracowników. Powinieneś zapewnić wszystkie wymagane zasoby, aby pomóc im w przejściu.
Stwórz materiały szkoleniowe
W pierwszej kolejności stwórz szczegółowy podręcznik szkoleniowy, korzystając z narzędzia Szablon matrycy szkoleniowej ClickUp .
Szablon matrycy szkoleniowej ClickUp
Szablon ClickUp Training Matrix pomoże Ci w:
- Organizowaniu i ocenie programów szkoleniowych dla pracowników
- Śledzenie postępów pracowników w trakcie zakończonego szkolenia
- Identyfikowaniu obszarów wymagających poprawy
Dzięki takiemu ustrukturyzowanemu podejściu będziesz mieć pewność, że każdy pracownik posiada odpowiednią wiedzę, aby w pełni wykorzystać automatyzację.
Po nakreśleniu zawartości szkolenia, Dokumenty ClickUp zapewniają przestrzeń do gromadzenia istotnych informacji, takich jak wytyczne, procedury techniczne, polityka firmy lub standardy branżowe. Dokumenty ClickUp pozwalają uporządkować te informacje w dostępny, scentralizowany podręcznik.
Generowanie materiałów szkoleniowych
Aby podnieść jakość materiałów szkoleniowych, ClickUp Brain może działać jako asystent pisania, pomagając w zadaniach takich jak generowanie lub dopracowywanie zawartości.
Twórz szczegółowe przewodniki szkoleniowe dotyczące wdrażania automatyzacji w całej organizacji za pomocą ClickUp Brain
Aby wygenerować materiały szkoleniowe dotyczące wdrażania automatyzacji za pomocą ClickUp Brain, zacznij od wyjaśnienia podstaw automatyzacji i jej korzyści. Następnie stwórz przewodniki krok po kroku, zawierające interaktywne zrzuty ekranu i wideo, aby zademonstrować, jak ustawić automatyzację i nią zarządzać.
Aby szkolenie było odpowiednie, uwzględnij rzeczywiste scenariusze przypadków użycia dla różnych działów, takich jak sprzedaż lub HR. Dodaj sekcję pytań i odpowiedzi, aby rozwiązać typowe problemy i udostępnij quizy sprawdzające wiedzę.
Na koniec należy śledzić postępy użytkowników i zbierać informacje zwrotne w celu udoskonalenia materiałów i zapewnienia skutecznego przyjęcia narzędzi automatyzacji w całej organizacji.
Porada profesjonalisty: Ustawienie automatyzacji e-maili aby natychmiast wysyłać podręcznik szkoleniowy do nowych pracowników, gdy tylko dołączą do firmy, zapewniając, że każdy nowy pracownik otrzyma go bezzwłocznie.
Nie zapomnij zebrać opinii na temat dokumentów szkoleniowych, aby poprawić ich jakość.
Teraz, gdy już wiesz, jak zautomatyzować proces wprowadzania danych, musisz zdać sobie sprawę, że nawet najlepiej ułożone plany mogą napotkać przeszkody. Przyjrzyjmy się niektórym wyzwaniom, z którymi możesz się spotkać podczas tego procesu.
Wyzwania związane z automatyzacją wprowadzania danych
Zrozumienie przeszkód związanych z automatyzacją wprowadzania danych może pomóc w ich planowaniu i powodzeniu. Oto kluczowe wyzwania stojące przed organizacjami podczas wdrażania automatyzacji wprowadzania danych:
- Wysokie koszty początkowe: Ustawienie zautomatyzowanych systemów może wymagać znacznych początkowych inwestycji w oprogramowanie i infrastrukturę. Podczas gdy długoterminowe oszczędności mogą zrównoważyć te koszty, początkowe obciążenie finansowe może być barierą dla wielu Businessów
- Obawy o jakość danych: Automatyzacja systemów w dużej mierze zależy od jakości wprowadzanych danych. Jeśli wprowadzone dane są niedokładne lub niespójne, może to prowadzić do błędnych wyników, podważając korzyści płynące z automatyzacji
- Opór przed zmianą: Pracownicy przyzwyczajeni do manualnych procesów mogą mieć opory przed przejściem na automatyzację
- Ograniczona personalizacja: Niektóre narzędzia do automatyzacji mogą nie oferować elastyczności w dostosowywaniu rozwiązań do konkretnych potrzeb biznesowych, co może wpływać na unikalne wyzwania organizacyjne
- Konserwacja i aktualizacje: Zautomatyzowane systemy wymagają regularnej konserwacji i aktualizacji, aby mogły skutecznie pełnić swoją funkcję
- Zagrożenia dla zgodności i bezpieczeństwa: Obsługa wrażliwych informacji za pośrednictwem zautomatyzowanych systemów rodzi obawy dotyczące zgodności i bezpieczeństwa, aby zapewnić zgodność procesów automatyzacji z odpowiednimi przepisami
Osiągnij wydajność i dokładność dzięki automatyzacji wprowadzania danych
Automatyzacja procesów ręcznego wprowadzania danych to strategiczny krok w kierunku zwiększenia wydajności, ograniczenia błędów i oszczędności czasu. Możesz przekształcić zarządzanie danymi, identyfikując powtarzające się zadania, wybierając odpowiednie narzędzia (takie jak ClickUp!) i ustawiając jasne cykle pracy.
Regularnie testuj i monitoruj swoje systemy oraz inwestuj w szkolenia, aby zmaksymalizować ich potencjał. Celem jest usprawnienie procesów, co pozwoli zespołowi skupić się na kreatywności i innowacjach. Przyjmij automatyzację i ciesz się korzyściami płynącymi z bardziej wydajnej i produktywnej organizacji! Zarejestruj się w ClickUp już dziś!