Zbliża się koniec miesiąca, a Ty patrzysz na górę danych inwentaryzacyjnych, które trzeba uporządkować, śledzić i raportować. Arkusz Microsoft Excel jest otwarty, a komórki czekają na wypełnienie.
Do zrobienia jest kilka kliknięć, aby uprościć ten proces?
W tym przewodniku pokażemy, jak zarządzać zapasami w programie Excel. Omówimy również, jak arkusz kalkulacyjny Excel do śledzenia zapasów wypada w porównaniu z dedykowanym oprogramowanie do zarządzania zapasami abyś mógł zdecydować, które narzędzie najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
Zrozumienie arkuszy kalkulacyjnych Excel dla inwentaryzacji
Niezależnie od tego, czy prowadzisz mały Business, czy nadzorujesz rozległą operację, musisz wiedzieć, co masz w magazynie i co się kończy.
Skuteczne zarządzanie zapasami ma kluczowe znaczenie dla każdego Businessu analiza łańcucha wartości . Na całym świecie wiele Enterprise rozpoczyna śledzenie zapasów w najprostszy możliwy sposób - za pomocą arkuszy kalkulacyjnych Excel.
Dlaczego warto używać programu Excel do zarządzania zapasami
Zapasy odnoszą się do towarów i materiałów, które firma przechowuje w celu odsprzedaży lub produkcji. Są to towary posiadane przez firmę, które tylko czekają na sprzedaż lub przekształcenie w coś niesamowitego.
Podczas gdy większe organizacje mogą potrzebować specjalistycznego oprogramowanie do zarządzania zapasami eCommerce mniejsze Business mogą wykorzystać prostotę i elastyczność Excela. Arkusze kalkulacyjne Excel to wszechstronne narzędzia, które pomagają śledzić, zarządzać i analizować wartość zapasów.
Oto krótki przegląd konkretnych funkcji programu Excel, które sprawiają, że jest on idealny do systemu zarządzania zapasami:
Listy zapasów
Excel umożliwia prowadzenie przejrzystych i łatwo dostępnych rejestrów, pomagając śledzić poziomy zapasów i zmiany w zapasach
Pomyśl o tym jak o cyfrowej szafce na dokumenty. Organizuj produkty, ilości i szczegóły w uporządkowany sposób. Ręczne dostosowywanie ilości i szczegółów produktów z względną łatwością. Korzystaj z formuł, rozwijanych list i formatów warunkowych, aby przyspieszyć pracę.
Automatyzacja obliczeń
Z Formuły Excela będziesz spędzać mniej czasu na podwójnym sprawdzaniu liczb, a więcej na prowadzeniu swojego biznesu. Nie potrzebujesz kalkulatora. Zastosuj funkcję (formułę), wybierz komórki (wartości) i naciśnij enter - to takie proste.
AI do analizy
Funkcja "Analizuj dane" w Excelu wykrywa wzorce, przewiduje trendy i sugeruje działania na podstawie danych. To tak, jakby mieć na liście płac mini naukowca zajmującego się danymi!
przez Excel
Szablony inwentaryzacji
Excel oferuje gotowe szablony inwentaryzacji z strukturalnymi i konfigurowalnymi opcjami. Wystarczy wypełnić informacje i gotowe.
Oto przykład szablonu zarządzania zapasami w programie Excel.
przez Excel
Techniki zarządzania zapasami w Excelu
Chociaż Excel nie jest dedykowanym rozwiązaniem do zarządzania zapasami, oferuje on potężne funkcje, które mogą pomóc w utrzymaniu porządku i wydajności. Zobaczmy krok po kroku, jak utworzyć arkusz kalkulacyjny inwentaryzacji w programie Excel:
Krok 1: Utwórz arkusz kalkulacyjny Excel do inwentaryzacji
Otwórz program Excel i zacznij od pustego skoroszytu. Skoroszyt to plik zawierający jeden lub więcej arkuszy kalkulacyjnych. Wystarczy uruchomić program Excel, kliknąć Plik, wybrać Nowy i wybrać Pusty skoroszyt.
Masz teraz nowy obszar roboczy do zbudowania swojego narzędzia do śledzenia zapasów.
przez Excel
Krok 2: Dodaj niezbędne kategorie produktów jako kolumny
Ustaw wyczyszczone, łatwe w nawigacji kolumny dla swojego inwentarza. Nadaj pierwszej kolumnie etykietę Nazwa produktu lub Opis elementu. Następnie utwórz inne niezbędne kolumny, takie jak SKU (jednostka magazynowa), poziomy zapasów i punkty ponownego zamawiania.
Porada dla profesjonalistów: Możesz zaoszczędzić czas, korzystając z jednej z wbudowanych funkcji Excela szablonów inwentaryzacji .
Oto jak wygląda typowa inwentaryzacja w Excelu:
przez Excel Uczyń swój arkusz kalkulacyjny tak informatywnym i funkcjonalnym, jak to tylko możliwe, aby szybko sortować i filtrować dane.
Krok 3: Dostosuj ilości w miarę sprzedaży
Dokładne zarządzanie zapasami jest niezbędne do skutecznego planowanie obciążenia . Musisz dokładnie określić zasoby, takie jak zapasy i magazynowanie, wymagane do zaspokojenia obecnego i przyszłego popytu bez przeciążania swoich operacji.
W miarę dokonywania sprzedaży należy aktualizować poziom zapasów. Pozwala to uniknąć braków magazynowych oraz przeciążenia zasobów
Aby zaktualizować stan zapasów, znajdź element w arkuszu kalkulacyjnym i dostosuj ilość w odpowiedniej kolumnie. Możesz użyć prostych formuł Excela, aby automatycznie obliczyć sumy i zastosować formatowanie warunkowe, aby wyróżnić elementy, których poziom jest niski, pomagając ci pozostać na bieżąco z zapasami i uniknąć braków magazynowych.
przez Excel Porada dla profesjonalistów: Jeśli szukasz bardziej zaawansowanych funkcji zaopatrzenia, narzędzia takie jak SAP Ariba i Coupa oferują płynną integrację z programem Excel. Te oprogramowanie do zarządzania zakupami umożliwiają zarządzanie procesami zaopatrzenia, takimi jak śledzenie zamówień i aktualizacje zbiorcze.
Krok 4: Przegląd i audyt danych
Regularne przeglądy i audyty danych dotyczących zapasów są niezbędne, aby zapewnić ich dokładność
W pewnym okresie należy poświęcić trochę czasu na sprawdzenie danych z inwentaryzacji z danymi z arkusza kalkulacyjnego Excel. Poszukaj rozbieżności, nieaktualnych informacji lub brakujących danych o przychodzących i wychodzących zapasach.
Integracja oprogramowanie logistyczne takie jak Oracle Transportation Management i Zoho Inventory mogą usprawnić ten proces, dostosowując dane dotyczące zapasów do śledzenia w czasie rzeczywistym.
Audyty te pomagają utrzymać dokładność danych i zapewniają wgląd w trendy dotyczące zapasów, takie jak wahania poziomu zapasów lub sezonowe zmiany popytu. Trendy te pozwalają przewidzieć przyszłe potrzeby, ostatecznie poprawiając wydajność operacyjną i redukując koszty.
Unikanie typowych pułapek i błędów
Ręczne zarządzanie zapasami w Excelu jest podatne na błędy. Typowe pułapki obejmują niespójne wprowadzanie danych, błędne etykietowanie produktów i zaniedbywanie aktualizacji stanów magazynowych. Błędy te mają istotne znaczenie, ponieważ mogą być wynikiem nadmiernych zapasów, braków magazynowych i niedokładnego raportowania finansowego.
Pamiętaj o niesławny incydent JP Morgan London Whale ? W 2012 roku JP Morgan Chase poniósł oszałamiającą stratę w wysokości 6 miliardów $$a, ponieważ pracownik skopiował nieprawidłowe dane z jednego arkusza kalkulacyjnego do drugiego bez dostosowania formuł. Incydenty takie jak ten podkreślają znaczenie dokładności w zarządzaniu finansami i zapasami.
Aby uniknąć takich pułapek, należy stosować się do poniższych najlepszych praktyk:
- Ustawienie jasnych wytycznych dotyczących wprowadzania danych, w tym konwencji nazewnictwa i aktualizacji
- Przeszkol wszystkich użytkowników w zakresie spójnego wprowadzania danych
- Organizuj regularne sesje odświeżające, aby zająć się potencjalnymi nowymi błędami wynikającymi z aktualizacji
- Przygotowanie planu awaryjnego na wypadek nieumyślnych błędów. Może to obejmować szybkie zidentyfikowanie błędu i powiadomienie zespołu w celu usunięcia rozbieżności w określonym czasie
Następnie przeprowadzenie dokładnego przeglądu danych w celu skorygowania poziomu zapasów i analizy przyczyn źródłowych, aby zapobiec cykliczności.
Zalety i wady programu Excel do zarządzania zapasami
Jeśli chodzi o zarządzanie zapasami, Excel jest jak stary, niezawodny samochód w garażu. Może nie jest to najnowszy model, ale w większości przypadków jest zrobiony do zrobienia.
Przyjrzyjmy się niektórym zaletom korzystania z programu Excel we wszystkich procesach zarządzania zapasami.
- Efektywność kosztowa: Excel jest znacznie bardziej opłacalny niż większość dedykowanego oprogramowania do zarządzania zapasami
- Widoczność zapasów: Łatwo jest ustawić arkusz kalkulacyjny Excel, który daje widok z lotu ptaka na to, co jest w magazynie, co leci z półek, a co siedzi tam od zeszłorocznej wyprzedaży świątecznej
- Koordynacja wielokanałowa: Excel może działać jako punkt kompleksowej obsługi zapasów, umożliwiając koordynację poziomów zapasów niezależnie od tego, czy sprzedajesz online, w sklepie, czy w obu kanałach
Przeanalizujmy teraz kilka powodów, dla których to stare, sprawdzone rozwiązanie do zarządzania zapasami może nie zawsze być bohaterem, jakim chcielibyśmy, aby było.
- Brak automatyzacji: Brak wbudowanych funkcji automatyzacji w Excelu jest głównym zmartwieniem współczesnych użytkowników
- Podatność na błędy: Jedno niewłaściwe naciśnięcie klawisza i inwentaryzacja może wymknąć się spod kontroli szybciej niż można powiedzieć "cofnij"
Oprogramowanie do zarządzania zapasami a zarządzanie zapasami w Excelu
Możesz zdecydować się na wyspecjalizowane alternatywy dla programu Excel do zarządzania zapasami. Niektóre z nich, takie jak Arkusze Google, są dość dobrze znane; inne są bardziej wyspecjalizowane, takie jak Oracle NetSuite.
Oprogramowanie do zarządzania zapasami jest specjalnie ukierunkowane na pomoc Business w śledzeniu i zarządzaniu poziomami zapasów, zamówieniami, sprzedażą i dostawami. Zapewnia ono automatyzację wielu ręcznych procesów tradycyjnie związanych z zarządzaniem zapasami, poprawiając wydajność operacyjną.
Najważniejsze różnice między specjalistycznym oprogramowaniem do zarządzania zapasami a zarządzaniem zapasami w Excelu zostały zebrane w tej tabeli:
| Aspect | Oprogramowanie do zarządzania zapasami | Zarządzanie zapasami w Excelu |
|---|---|---|
| Łatwość obsługi | Zaprojektowane specjalnie do zadań inwentaryzacyjnych, często z intuicyjnym interfejsem | Znane wielu użytkownikom, ale nie zoptymalizowane pod kątem zarządzania zapasami |
| Automatyzacja | Wysoki poziom automatyzacji wprowadzania danych, aktualizacji i raportowania | Opiera się w dużej mierze na ręcznym wprowadzaniu danych |
| Dostęp do danych w czasie rzeczywistym | Śledzenie czasu rzeczywistego i aktualizacje stanów magazynowych | Brak możliwości pracy w czasie rzeczywistym, więc dane mogą się szybko dezaktualizować |
| Skalowalność | Łatwe skalowanie wraz z rozwojem Businessu i większymi zapasami | Ograniczona skalowalność; nieefektywne dla dużych zbiorów danych |
| Integralność danych | Silniejsze zabezpieczenia przed uszkodzeniem danych i błędami | Podatność na błędy ludzkie ze względu na ręczne wprowadzanie danych |
| Współpraca | Wsparcie dla wielu użytkowników z kontrolowanym dostępem i śledzeniem zmian | Ograniczone funkcje współpracy; podatne na błędy, gdy wielu użytkowników edytuje jednocześnie |
| Integracja | Integruje się bezproblemowo z innymi systemami Business (np. ERP, eCommerce) | Ograniczone możliwości integracji; często wymaga ręcznego transferu danych |
| Koszt | Zazwyczaj wiąże się z opłatami za subskrypcję lub licencję | Niski koszt lub Free |
| Raportowanie i analityka | Zaawansowane narzędzia do raportowania dla analityki predykcyjnej i wglądu | Podstawowe możliwości raportowania; brak zaawansowanych narzędzi analitycznych |
| Dostosowanie | Wysoce konfigurowalne w celu dopasowania do konkretnych potrzeb biznesowych i cykli pracy | Ograniczone opcje dostosowywania; głównie opiera się na gotowych szablonach |
Jak widać, specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania zapasami oferuje znaczną przewagę funkcji nad Excelem. Sprawia to, że jest to bardziej odpowiedni wybór dla firm o złożonych potrzebach w zakresie inwentaryzacji. Jedną z obaw jest jednak ich koszt.
A gdyby tak uzyskać to, co najlepsze z obu światów? Solidną funkcję za rozsądną cenę?
Wybór ClickUp do zarządzania zapasami ClickUp to konfigurowalna platforma do zarządzania pracą, która oferuje znakomite funkcje zarządzania arkuszami kalkulacyjnymi i wiele więcej.
Konfigurowalne pulpity, automatyzacja zadań i powiadomienia w czasie rzeczywistym pomagają utrzymać porządek w magazynie. Ponadto, oferuje wiele funkcji zarządzania zapasami, takich jak bezpieczne przechowywanie niezbędnych dokumentów, takich jak Notatka z przyjęcia towaru (GRN) w ramach zadań.
Bądź na bieżąco z danymi inwentaryzacyjnymi w czasie rzeczywistym dzięki pulpitom ClickUp
Integruje się z innymi często używanymi narzędziami, ułatwia śledzenie czasu i oferuje zaawansowane opcje raportowania. A ogromna biblioteka szablonów ułatwia ustawienie cyklu pracy.
Przyjrzyj się bliżej niektórym rozwiązaniom ClickUp do zarządzania zapasami.
Automatyzacja i wydajność
ClickUp to nowoczesne, przyjazne dla użytkownika rozwiązanie usprawniające proces zarządzania zapasami.
Jego szablony do zarządzania dostawcami upraszczają proces śledzenia informacji o dostawcach i ich wydajności. Wbudowana automatyzacja, taka jak powtarzające się zadania i wyzwalacze zadań, przyspiesza koordynację dostawców i upraszcza zarządzanie zamówieniami .
Dzięki funkcjom takim jak automatyczne śledzenie zapasów, aktualizacje w czasie rzeczywistym i powiadomienia o niskim stanie zapasów, ClickUp jest jak osobisty asystent zajmujący się utrzymywaniem zapasów w ryzach.
Koszt i elastyczność
Excel to bardzo przyjazna dla budżetu i wygodna opcja. Jednak te zalety mają swoją cenę: zarządzanie złożonymi arkuszami kalkulacyjnymi Excel wymaga więcej czasu i wysiłku w miarę rozwoju firmy.
Tymczasem ClickUp oferuje zaawansowane opcje za niewielką subskrypcję. (Oczywiście, ClickUp dostępny jest również w dożywotniej wersji Free).
Dodaj istotne szczegóły za pomocą pól niestandardowych ClickUp
Z Pola niestandardowe i wiele Widoki ClickUp pozwala na elastyczny widok informacji w dowolny sposób.
Warto zauważyć, że ClickUp może być wykorzystywany również do innych celów. Na przykład, ClickUp's oprogramowanie do zarządzania operacjami może pomóc Twojemu rozwijającemu się Businessowi.
Skalowalność
ClickUp został stworzony z myślą o skalowalności. Niezależnie od tego, czy zarządzasz zapasami w małej firmie, czy w dużym przedsiębiorstwie, ClickUp może rozwijać się razem z Tobą.
Wydajnie obsługuje duże ilości danych i jest dostawcą zaawansowanych narzędzi do raportowania i analiz, które można dostosować do własnych potrzeb Pulpity ClickUp pomagają podejmować świadome decyzje w miarę rozwoju biznesu. Szablon do zarządzania zapasami ClickUp można niestandardowo dostosować do własnych potrzeb, co ułatwia ustawienie i zarządzanie zapasami przy minimalnym wysiłku. Jest również łatwo skalowalny.
Szablon do zarządzania zapasami ClickUp
Oto niektóre z jego głównych funkcji:
- Wbudowane pola niestandardowe do śledzenia szczegółów inwentaryzacji, takich jak opisy elementów, poziomy zapasów i punkty ponownego zamówienia
- Łatwe w użyciu widoki, w tym Lista, Kalendarz i Tablica, do zarządzania zadaniami i harmonogramami inwentaryzacji
- Zależności między zadaniami i przypomnienia zapewniające terminowe uzupełnianie zapasów i kontrole stanów magazynowych
- Konfigurowalne pulpity do monitorowania wskaźników zapasów i wydajności
- Integracja z innymi narzędziami, takimi jak Slack i e-mail, w celu usprawnienia komunikacji i powiadomień
- Funkcje współpracy w czasie rzeczywistym, które umożliwiają członkom Teams jednoczesną aktualizację informacji o zapasach
- Uproszczona automatyzacja cyklu pracy w celu zmniejszenia liczby zadań wykonywanych ręcznie i poprawy wydajności
Przejście z Excela na ClickUp do zarządzania zapasami
👀Do zrobienia: Według badania przeprowadzonego przez Acuity Training około 54% firm na całym świecie korzysta z programu Microsoft Excel, co przekłada się na ponad 2 miliardy użytkowników na całym świecie. Wyczyszczone, Excel robi coś dobrze. Są szanse, że ty też musiałeś z niego korzystać.
Jednak wraz z rozwojem Twojego biznesu, być może będziesz musiał rozważyć bardziej solidne rozwiązanie do zarządzania zapasami, takie jak ClickUp.
Czy jesteś gotowy na aktualizację?
Jeśli okaże się, że Twoje zapasy przerastają Twój arkusz kalkulacyjny, być może nadszedł czas, aby rozważyć aktualizację. Oto kilka oznak:
- Jeśli spędzasz więcej czasu na poprawianiu błędów niż na zarządzaniu zapasami, brak zaawansowanej automatyzacji w Excelu może Cię hamować
- W miarę powiększania się zapasów, śledzenie wszystkiego w Excelu może stać się przytłaczające
- Jeśli potrzebujesz aktualizacji w czasie rzeczywistym i automatyzacji, ręczne procesy w Excelu mogą Cię spowolnić
- Jeśli w zarządzanie zapasami zaangażowanych jest wiele osób, koordynacja za pomocą jednego arkusza kalkulacyjnego może stać się chaotyczna
Przejście z zarządzania zapasami w Excelu na ClickUp
Przejście z Excela na ClickUp nie musi być trudne.
Zacznij od migracji istniejących danych do konfigurowalnych pulpitów ClickUp. Pulpity te umożliwiają tworzenie dynamicznych list, śledzenie stanów magazynowych i zarządzanie zamówieniami z wielu kanałów sprzedaży w jednym miejscu.
Oto podejście krok po kroku:
Wyeksportuj dane Excel
Rozpocznij od wyeksportowania danych inwentaryzacyjnych z programu Excel (w formacie XLSX, XLS lub CSV) i zaimportowania ich do ClickUp.
Importuj dane z różnych źródeł do ClickUp w kilku prostych krokach
Ustawienie niestandardowych cykli pracy
Niestandardowe Szablon spisu treści ClickUp aby dopasować go do swoich procesów magazynowych, niezależnie od tego, czy chodzi o śledzenie poziomu zapasów, zarządzanie zamówieniami czy ustawienie alertów dotyczących zmiany kolejności.
Szablon zapasów ClickUp
Dzięki szablonowi inwentaryzacji ClickUp możesz:
- Scentralizować wszystkie dane dotyczące zapasów w jednym usprawnionym obszarze roboczym w celu łatwego dostępu i zarządzania nimi
- Skutecznie śledzić poziomy zapasów, sprzedaż i zmiany zamówień w czasie rzeczywistym, zapewniając, że nigdy nie zabraknie Ci niezbędnych elementów
- Automatyzację aktualizacji i raportowania, redukcję błędów ręcznych i oszczędność czasu podczas audytów zapasów
Aby zoptymalizować zarządzanie zapasami, można ulepszyć ten szablon, dodając niestandardowe statusy, takie jak "W magazynie", "Niski stan magazynowy" i "Brak w magazynie" Możesz także dodać niestandardowe pola, takie jak "SKU", "Dostawca", "Punkt ponownego zamówienia" i "Ostatnio zamówione", aby uporządkować istotne informacje o zapasach i uzyskać kompleksowy widok stanu zapasów.
Monitoruj i dostosuj
Po uruchomieniu systemu monitoruj jego wydajność i w razie potrzeby wprowadzaj poprawki, aby zoptymalizować zarządzanie zapasami.
Automatyzacja i raportowanie w czasie rzeczywistym w zarządzaniu zapasami
Jedną z największych zalet przejścia na ClickUp jest automatyzacja i funkcje raportowania w czasie rzeczywistym. Dzięki Automatyzacja ClickUp umożliwia automatyzację wprowadzania i aktualizacji danych, zmniejszając ryzyko błędu ludzkiego i zwalniając czas na bardziej strategiczne działania.
Zwiększ swoją wydajność dzięki automatyzacji w ClickUp
Raportowanie w czasie rzeczywistym w ClickUp umożliwia generowanie aktualnych informacji za jednym kliknięciem przycisku, pomagając w szybkim podejmowaniu świadomych decyzji.
A najlepsze zostawiliśmy na koniec: ClickUp Brain .
ClickUp Brain to wbudowany, w pełni zintegrowany asystent AI ClickUp. Możesz uzyskać do niego dostęp z dowolnego miejsca na platformie ClickUp. Oto jak go wykorzystać:
- Zadawaj mu pytania ("Jaki jest obecny wskaźnik rotacji naszych zapasów i jak wypada on w porównaniu do zeszłego roku?")
- Generuj tabele i widoki ("Pokaż mi tabelę wszystkich elementów, które wyszły z magazynu w zeszłorocznym sezonie świątecznym i aktualny popyt na nie")
- Tworzenie raportów ("Write a brief summary of month-wise variations in shoe stock inventory this year")
Tworzenie raportów i podsumowań za pomocą ClickUp Brain
formularz 🎨Fun Fact: 80-letni japoński artysta Tatsuo Horiuchi tworzy piękne obrazy japońskiego życia, form sztuki i krajobrazów... przy użyciu programu Microsoft Excel!
Automatyzacja zarządzania zapasami dzięki ClickUp
Pewna mądra osoba powiedziała kiedyś: "Globalna gospodarka opiera się na dwóch rzeczach: silniku spalinowym i programie Microsoft Excel" Rzeczywiście, Excel zasłużył na swoją pozycję.
Excel może pomóc małym Businessom usprawnić zarządzanie zapasami. Jednak wraz z rozwojem firmy, będziesz wiedział, że nadszedł czas na aktualizację systemu zarządzania zapasami Excel.
ClickUp oferuje nowoczesne, skalowalne rozwiązania inwentaryzacyjne z automatyzacją, wglądem w czasie rzeczywistym i funkcjami, z którymi arkusz kalkulacyjny Excel nie może się równać. Zawiera również wiele innych rozwiązań, takich jak dokumentacja współpracy i czat w czasie rzeczywistym, które sprawiają, że jest to odpowiednia aplikacja typu "wszystko w jednym" dla wszystkich działów. Dla myślących przyszłościowo profesjonalistów z branży Business, jej skalowalność i elastyczność są nie do zignorowania. Zacznij korzystać z ClickUp już dziś!