Rozmowa o wczorajszym meczu z kolegą lub przełożonym może być niemal organiczną i swobodną konwersacją. Ale kiedy zmieniasz bieg, aby omówić terminy projektów i wskaźniki KPI, przydaje się inne ustawienie umiejętności - bycie profesjonalnym.
Jednak wiele osób ma z tym trudności, zwłaszcza w ustawieniach zdalnych lub hybrydowych, w których często gubią się tradycyjne wskazówki. Badania pokazują, że 86% pracowników przypisywanie niepowodzeń w miejscu pracy do braku silnych profesjonalnych umiejętności komunikacyjnych.
Mając to na uwadze, konieczne jest wdrożenie strategii komunikacyjnych, które zapewnią jasność, spójność i zwiększoną wydajność w miejscu pracy. Jeśli czujesz się nieco zablokowany i szukasz lepszych sposobów wyrażania swoich myśli, czytaj dalej.
W tym wpisie na blogu szczegółowo omówimy profesjonalną komunikację, w tym definicję, kluczowe umiejętności i wskazówki do naśladowania. Zaczynajmy.
Czym jest profesjonalna komunikacja?
Mówiąc najprościej, profesjonalna komunikacja odnosi się do wymiany informacji, pomysłów lub wiadomości w miejscu pracy lub w ustawieniu biznesowym przy użyciu jasnego, pełnego szacunku i formalnego języka.
Obejmuje ona różne formularze, w tym werbalne i pisemne, takie jak interakcje twarzą w twarz, asynchroniczna komunikacja wideo , komunikatory internetowe w pracy i wiadomości e-mail w celu osiągnięcia efektywnej współpracy i rozwiązywania problemów.
Dlaczego profesjonalna komunikacja ma znaczenie
Czy kiedykolwiek miałeś trudności z zaangażowaniem się w spotkanie, gdy kolega lub przełożony mówił przez dłuższy okres bez wyraźnego kierunku? A kiedy w końcu zrobione, nadal nie masz pojęcia, o co chodziło i co musisz zrobić.
W tym miejscu wkracza profesjonalna komunikacja.
Wyczyszczone, skuteczne komunikaty zapewniają, że wszystkie strony przekazują i rozumieją pomysły, sprzyjając solidnej współpracy komunikacja w Teams w miejscu pracy. Bycie zwięzłym i świadomym swoich słów sprawia, że wszyscy skupiają się na tym samym celu, co prowadzi do większej wydajności we wszystkich obszarach.
Przykłady profesjonalnej komunikacji
Chociaż istnieje wiele sposobów etykiety czatu które można stosować w pracy, skupmy się na dwóch kluczowych przykładach.
Wyobraź sobie, że dostarczasz swojemu przełożonemu aktualizację projektu przez e-mail. Twoja wiadomość może wyglądać następująco:
Cześć [Imię i nazwisko kierownika],
Oto krótka aktualizacja dotycząca projektu:
- Zadanie A zakończone
- Zadanie B jest na dobrej drodze do realizacji w piątek
- Napotykamy pewne opóźnienia w zadaniu C, ale pracuję nad nim
Daj mi znać, jeśli chcesz uzyskać szczegółowe informacje na temat któregokolwiek z nich.
Pozdrawiam,
\Twoje imię i nazwisko]
Taka struktura sprawia, że e-mail jest krótki, ale treściwy i zawiera wypunktowania dla przejrzystości.
Po drugie, komunikacja z klientem wymaga aktywnego słuchania i empatii, zarówno przez telefon, jak i osobiście. Na przykład, podczas rozwiązywania problemu klienta, możesz powiedzieć:
"_Dziękujemy za zwrócenie naszej uwagi na ten problem. W pełni rozumiem, jak frustrujące musi to być. Natychmiast zajmę się eskalacją tej sprawy i upewnię się, że w ciągu 24 godzin otrzyma Pan aktualizację"
Ta odpowiedź pokazuje profesjonalizm poprzez uznanie obaw klienta, oferując jednocześnie jasne rozwiązanie i dalsze działania
Kluczowe umiejętności skutecznej profesjonalnej komunikacji
Do zrobienia uniknąć nieporozumień w miejscu pracy? Skoncentruj się na tych profesjonalnych umiejętnościach komunikacyjnych:
1. Jasność i zwięzłość
Nikt nie chce przedzierać się przez żargon lub skomplikowany język, zwłaszcza w e-mailach i raportowaniu, tylko po to, aby dowiedzieć się, co zostało powiedziane. Dlatego należy zachować prostotę.
Po pierwsze, unikaj terminów technicznych lub zwrotów branżowych, chyba że są one niezbędne. Zawsze staraj się używać łatwych do zrozumienia słów i zmniejszaj ryzyko błędnej interpretacji.
zdecydowanie staraj się unikać stwierdzeń typu: "Aby zapewnić powodzenie tej inicjatywy, konieczne jest wykorzystanie synergii między funkcjami i optymalizacja współpracy w całym cyklu życia projektu"
zamiast tego wybierz coś w stylu: "Pracujmy wszyscy ramię w ramię nad tym projektem i upewnijmy się, że odniesie on ogromny sukces"
Pro Tip: Punktory, nagłówki i krótkie akapity są twoimi przyjaciółmi - sprawiają, że informacje są łatwe do przyswojenia. Uzupełnienie e-maila o bezpośredni temat, taki jak "Termin spotkania w sprawie projektu", pomaga od samego początku ustawić oczekiwania. Pamiętaj, mniej znaczy więcej.
2. Aktywne słuchanie
Jest to kluczowa umiejętność w każdym ustawieniu w miejscu pracy. Wykracza poza zwykłe słyszenie słów - obejmuje pełną koncentrację, zrozumienie i przemyślane reagowanie na to, co się mówi.
Kiedy ćwiczysz aktywne słuchanie, okazujesz szacunek i empatię innym pracownikom, co prowadzi do silniejszych relacji, lepszej współpracy i lepszych wyników współpracy w miejscu pracy i mniej nieporozumień.
Oto jak być lepszym słuchaczem podczas spotkań i rozmów indywidualnych:
- Wykaż się ciekawością i chęcią wysłuchania innych, zadając pytania i szukając wyjaśnień
- Odłóż na bok wszelkie rozpraszacze i skup się całkowicie na mówcy, aby pozostać w pełni obecnym - bez przewijania telefonu lub spoglądania na laptopa
- Pozwól mówcy dokończyć swoje myśli bez wtrącania się lub przerywania mu - to pokazuje szacunek i zapewnia, że słyszysz całą wiadomość przed udzieleniem odpowiedzi
3. Komunikacja niewerbalna
Czy słyszałeś kiedyś powiedzenie: "Nie chodzi o to, co mówisz, ale jak to mówisz"?
Twoja mowa ciała, kontakt wzrokowy, a nawet ton głosu mogą całkowicie zmienić sposób, w jaki Twoje słowa są odbierane i postrzegane.
Na przykład, jeśli przekazujesz współpracownikowi konstruktywną informację zwrotną, ale masz skrzyżowane ręce i jesteś zajęty bawieniem się telefonem, wiadomość, która do niego dotrze, prawdopodobnie nie będzie zgodna z twoimi intencjami.
Krzyżowanie rąk może wydawać się defensywne, podczas gdy unikanie kontaktu wzrokowego pokazuje brak odsetków i nieuczciwość.
Nawet jeśli pracujesz z domu, poświęcenie kilku minut na profesjonalne ubranie się nadaje odpowiedni ton. Ludzie zauważają. Siedzenie prosto, potakiwanie w zgodzie, a może nawet uśmiechanie się (tak, ludzie mogą to wyczuć przez ekran) pokazuje, że aktywnie słuchasz i jesteś zaangażowany.
Te drobne sygnały mają ogromny wpływ na wydajność rozmowy.
Pro Tip: Opanowanie profesjonalnej komunikacji - osobiście lub wirtualnie - zwiększa twoją obecność i inteligencję emocjonalną. Połączenie wyczyszczonego języka z pozytywną mową ciała tworzy środowisko, w którym współpraca może się rozwijać.
Jak poprawić profesjonalne umiejętności komunikacyjne
1. Dostosuj swoją wiadomość do odbiorców
Zawsze myśl o tym, do kogo mówisz i odpowiednio dostosuj swój język.
Na instancję, zamiast mówić: "Wskaźniki KPI wskazują na znaczące odchylenia w naszych wskaźnikach", spróbuj powiedzieć: "Nasze liczby pokazują, że nie jesteśmy w stanie śledzić naszych celów"
Zapewni to, że wszyscy zrozumieją, nie gubiąc się w technicznym żargonie. Jeśli zwracasz się do inżynierów, używanie terminów technicznych może być w porządku, ale uprość swój przekaz, gdy rozmawiasz z zespołem marketingowym.
Jeden z wspólnych celów komunikacyjnych jest dostarczanie informacji w sposób, który rezonuje z odbiorcami. Szablony planów komunikacji mogą pomóc w lepszym ustrukturyzowaniu wiadomości.
Z Szablon planu komunikacji ClickUp zauważysz, jak łatwo jest określić jasne cele komunikacyjne, ustawić cele, nakreślić oś czasu i przypisać interesariuszy. Zapewnia również spójny przekaz i koordynację we wszystkich działach.
Szablon planu komunikacji ClickUp
Korzystając z tego szablonu, zyskujesz kluczowe korzyści, takie jak:
- Tworzenie celowych komunikatów dla odbiorców
- Identyfikacja najbardziej efektywnych kanałów komunikacji
- Organizowaniestrategia komunikacji dla maksymalnej skuteczności
Ponadto umożliwia śledzenie i mierzenie powodzenia wysiłków komunikacyjnych.
Jeśli Twoim głównym celem jest pielęgnowanie kultury korporacyjnej, informowanie pracowników i zwiększanie zaangażowania zespołu, znajdziesz Szablon komunikacji wewnętrznej ClickUp przydatne narzędzie.
2. Uznaj i szanuj różne style komunikacji
Każda osoba komunikuje się inaczej, a zrozumienie tych stylów może znacznie poprawić współpracę w miejscu pracy:
tabela wyjaśniająca różnice między komunikacją bezpośrednią a pośrednią oraz komunikacją na wysokim poziomie a komunikacją szczegółową Bezpośredni vs. pośredni | Wysoki poziom vs. szczegółowy | | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Niektórzy ludzie są bezpośredni i mówią dokładnie to, co mają na myśli, podczas gdy inni mogą sugerować swoje punkty widzenia lub być bardziej dyplomatyczni. Należy o tym pamiętać, zwłaszcza w delikatnych sytuacjach, i odpowiednio dostosować swoje podejście. | Niektórzy wolą streszczenia na najwyższym poziomie i kluczowe wnioski za pośrednictwem wiadomości /href/https://clickup.com/pl/blog/206146/komunikatory-internetowe-w-pracy/instant w pracy/%href/, podczas gdy inni chcą zagłębić się w szczegóły podczas godzinnej rozmowy na Zoomie. Naucz się rozpoznawać, kto co preferuje, obserwując sposób, w jaki zadają pytania lub reagują na informacje. |
3. Zapewnij kontekst dla swojej wiadomości
Szczególnie w zadaniach lub dyskusjach dotyczących projektów, podaj informacje ogólne, zanim przejdziesz do konkretów.
Na przykład, zamiast prosić kogoś o "naprawienie alokacji budżetu", wyjaśnij przyczynę: "Obecnie mamy zbyt wysokie wydatki na marketing i musimy dostosować budżet, aby uniknąć niedoborów w innych obszarach"
Powiązuj swoje prośby lub aktualizacje z ogólnymi celami projektu lub firmy. Pomoże to wszystkim zobaczyć, jak ich praca wpisuje się w większą misję i pozwoli im działać bardziej efektywnie.
4. Mądrze korzystaj z technologii
Pamiętaj o technologii używanej do komunikacji. Przy tak wielu dostępnych narzędziach, wybór właściwych jest kluczem do uniknięcia nieporozumień.
Wybierz platformy, które spełniają konkretne potrzeby twojego zespołu, takie jak te do szybkich wiadomości, rozmów wideo lub zarządzania projektami, i upewnij się, że wszyscy wiedzą, czego i kiedy używać. Na przykład, podczas gdy codzienne odprawy mogą odbywać się na jednej platformie, bardziej formalna komunikacja może korzystać z e-maile lub ich alternatywy aby zachować profesjonalizm i porządek.
ClickUp, na przykład, oferuje potężny sposób na zintegrowanie zarówno zarządzania zadaniami, jak i komunikacji w jednym miejscu.
ClickUp Chat
Z ClickUp Chat , możesz pracować bezpośrednio ze swoich rozmów. Zamiast przeskakiwać między czatem a aplikacjami do zarządzania zadaniami, możesz zamienić wiadomości w wykonalne zadania za pomocą jednego kliknięcia. Dzięki tej funkcji nic nie zostanie pominięte, a Ty zawsze będziesz na bieżąco ze swoimi projektami.
Współpracuj w czasie rzeczywistym z interesariuszami, aby szybciej przydzielać, śledzić i zakończyć zadania dzięki ClickUp Chat
Każda rozmowa w ClickUp Chat może być połączona z odpowiednimi zadaniami, dokumentami i innymi czatami. Możesz również używać go do informowania wszystkich o ważnych ogłoszeniach i aktualizacjach za pomocą funkcji Posts i używać Follow Ups, aby być na bieżąco z dyskusjami. Najlepsza część? Koniec z przełączaniem podatków; praca i czat odbywają się w tym samym miejscu!
Dokumenty ClickUp Dokumenty ClickUp umożliwia stworzenie idealnego dokumentu lub wiki dla każdego projektu. Korzystaj z zagnieżdżonych stron, elastycznych opcji stylizacji i konfigurowalnych szablonów, aby formatować swoje dokumenty tak, jak tego potrzebujesz.
Dostosuj ClickUp Docs do każdego rodzaju dokumentacji
Niezależnie od tego, czy tworzysz szczegółowe mapy drogowe, klastry zawartości czy bazy wiedzy, możesz osadzać zakładki, dodawać tabele, konwertować sekcje tekstu na zadania, które można śledzić i Przypisywanie komentarzy do ClickUp aby skutecznie organizować i prezentować informacje.
Platforma zapewnia również bezpieczne udostępnianie dokumentów. Możesz tworzyć łącza do udostępniania i zarządzać uprawnieniami dla każdego, niezależnie od tego, czy jest członkiem Twojego zespołu, gościem, czy osobą publiczną. Dzięki funkcjom kontroli prywatności i edycji możesz pewnie kontrolować, kto ma dostęp do Twoich dokumentów i może je edytować.
ClickUp Clip
Masz dość długich łańcuchów e-maili lub zagmatwanych wątków komentarzy? Użyj ClickUp Clip do szybkiego nagrywania i udostępniania nagrań ekranu oraz wyraźnego przekazywania swoich pomysłów i myśli.
Wyeliminuj niekończące się wątki komentarzy i zamieszanie dzięki ClickUp Clips
Możesz zostawiać komentarze w dowolnym miejscu w obrębie klipu, dzięki czemu informacje zwrotne są bardziej ukierunkowane i pomagają rozpocząć rozmowy, które bezpośrednio odnoszą się do tego, co jest pokazywane. Ponadto każdy klip można przekształcić w zadanie, a członków zespołu można przypisać do jego realizacji.
Ponadto, ClickUp Brain , asystent ClickUp AI, może transkrybować każdy utworzony przez Ciebie Clip, dostarczając Ci znaczniki czasu i fragmenty dla łatwego odniesienia. Funkcja ta ułatwia przeglądanie zawartości nagrań i szybką lokalizację kluczowych punktów.
Centralizacja wiedzy organizacyjnej z ClickUp Brain
Umożliwia również przeszukiwanie transkrypcji Clipów, dzięki czemu można szybko znaleźć poszukiwaną zawartość. Wreszcie, każdy klip jest automatycznie organizowany w hubie Clip, dzięki czemu cała zawartość wideo znajduje się w jednym, łatwo dostępnym miejscu.
Pro Tip: ClickUp rozumie, że Ty i Twój zespół możecie już korzystać z zewnętrznych platform komunikacyjnych, takich jak Slack, Zoom lub Microsoft Teams. Możesz skorzystać z ponad 1000 Integracje ClickUp za darmo, podnosząc swój stos technologiczny bez zakłócania cyklu pracy.
5. Użyj wizualizacji, aby wesprzeć swój przekaz
Gdy pracownicy są bombardowani e-mailami, wiadomościami i spotkaniami, krytyczne informacje mogą zagubić się w szumie. Otrzymujesz 10 e-maili dotyczących tego samego projektu od różnych członków zespołu - każdy z różnymi szczegółami - przez co nie wiesz, jakie działania powinieneś podjąć w następnej kolejności.
Wizualizacje mogą uzupełnić złożone informacje i sprawić, że przekaz będzie bardziej przystępny:
zilustrować relacje i skondensować duże ilości danych do przystępnego formatu za pomocą diagramów i infografik
wykorzystanie wykresów, grafów lub infografik w celu uproszczenia trendów, porównań i kluczowych wniosków
📌 Przyciągaj uwagę i wzmacniaj główne przesłania w prezentacjach za pomocą dobrze zaprojektowanych wizualizacji i slajdów
Narzędzia takie jak Tablica ClickUp mogą zaoferować płynny sposób na wprowadzenie swoich koncepcji w życie. Możesz naszkicować nowy pomysł lub zorganizować strategię projektu - umożliwia rysowanie odręczne, dodawanie kształtów i bezpośrednie połączenie wizualizacji z zadaniami i projektami Twojego zespołu.
Nie pozwól, aby Twoje pomysły leżały odłogiem - wzmocnij komunikację wizualną dzięki tablicom ClickUp
Ponadto wszystko, co stworzysz na Tablicy, można łatwo zapisać jako PDF, JPG lub w innych formatach i przesłać jako osobny plik w e-mailach, dzięki czemu komunikację opartą na współpracy jeszcze wygodniejsza.
6. Pozytywne przekazywanie konstruktywnych informacji zwrotnych
Informacja zwrotna jest niezbędna do rozwoju, ale sposób jej przekazywania jest równie ważny jak zawartość. Zamiast wskazywać tylko to, co poszło nie tak, przedstaw swoje komentarze w pozytywnym świetle.
Na przykład, zamiast mówić: "Twoja prezentacja była chaotyczna i nie miała sensu", spróbuj powiedzieć: "Myślę, że dodanie slajdu podsumowującego na końcu mogłoby pomóc wyjaśnić twoje punkty"
Takie podejście zachęca odbiorcę do postrzegania informacji zwrotnej jako drogi do powodzenia, a nie krytyki. Wyrób w sobie nawyk podnoszenia na duchu podczas oferowania sugestii, budując w innych zarówno pewność siebie, jak i kompetencje.
7. Zmniejsz bariery psychologiczne dzięki wspierającemu środowisku
Bariery psychologiczne wynikają z indywidualnych stanów psychicznych, które wpływają na sposób wysyłania i odbierania wiadomości. Stres lub niepokój mogą wpływać na chmurę osądów i prowadzić do nieporozumień.
Na przykład, jeśli pracownicy są przytłoczeni pracą i otrzymują konstruktywne informacje zwrotne od swojego przełożonego, mogą postrzegać je jako krytykę, a nie wskazówki.
Jest to szczególnie powszechne w środowiskach o wysokiej presji, gdzie szybko zmieniająca się kultura może zwiększać poziom stresu. Regularne spotkania i polityka otwartych drzwi mogą pomóc złagodzić obciążenia psychiczne.
8. Podkreślanie aktywnego uczestnictwa
Stwórz kulturę, w której każdy czuje się komfortowo udostępniając swoje przemyślenia. Zachęcaj do uczestnictwa, niezależnie od tego, czy jest to stażysta ze świeżym pomysłem, czy członek zespołu, który waha się zabrać głos.
W dowolnej formie komunikacji możesz powiedzieć coś w stylu "Chętnie wysłucham opinii wszystkich na ten temat", aby zaprosić do zgłaszania pomysłów i sugestii ze wszystkich poziomów lub zaoferować otwartą platformę, taką jak Formularze ClickUp umożliwiając ludziom zapisywanie pomysłów bez obawy przed aktywnym zabieraniem głosu.
Zbieraj opinie lub pomysły za pomocą widoku formularza ClickUp
To tak proste, jak to tylko możliwe - umieść swoje zdolności komunikacyjne na Froncie. W ten sposób ustawisz scenę dla otwartych sugestii, umożliwiając poszczególnym osobom zabieranie głosu i dodawanie znaczących treści.
Najczęstsze bariery w profesjonalnej komunikacji
1. Niuanse kulturowe
Wyobraźmy sobie spotkanie zespołu, na którym niemiecki kolega przekazuje szczerą opinię na temat projektu, podczas gdy jego japoński odpowiednik milczy, aby uniknąć konfrontacji. Żadne z tych podejść nie jest dobre ani złe; są to po prostu różne sposoby komunikacji.
W Niemczech często ceni się bezpośredniość, promując jasność, podczas gdy kultura japońska ma tendencję do faworyzowania komunikacji pośredniej i harmonii, gdzie bycie dosadnym może wydawać się niegrzeczne. Takie różnice mogą łatwo prowadzić do frustracji i nieporozumień.
Każda kultura ma swoje normy, wartości i style komunikacji, które mogą prowadzić do nieporozumień. Zrozumienie tych niuansów i różnic kulturowych pomaga zapobiegać nieporozumieniom i usprawniać współpracę.
2. Błędna interpretacja w komunikacji pisemnej
W komunikacji pisemnej często brakuje tonu głosu lub mowy ciała, co sprawia, że wiadomości są podatne na błędną interpretację. Na przykład, e-mail o treści "_Możesz wysłać mi ten raport?" może być postrzegany jako zwykła prośba przez jedną osobę, ale jako żądanie przez inną, potencjalnie tworząc napięcie.
Ta niejasność może prowadzić do napięć wśród współpracowników. Aby to złagodzić, używaj wyczyszczonego języka i podawaj kontekst w komunikacji pisemnej. Dodanie przyjaznego powitania, emotikony lub dwóch, lub zamknięcie prostym uśmiechem może również pomóc w przekazaniu tonu i intencji.
3. Kłopoty technologiczne
Technologia usprawnia komunikację, ale może też wprowadzać przeszkody. Słabe połączenie lub nieznajomość narzędzi komunikacyjnych może zakłócać spotkania i frustrować uczestników.
Na przykład, jeśli członek zespołu ma trudności z wielokrotną pracą z arkuszem kalkulacyjnym projektu, podczas gdy inni angażują się płynnie, może to stworzyć niezręczną dynamikę.
Organizacje mogą przezwyciężyć te bariery, zapewniając pracownikom dostęp do niezawodnej technologii i oferując szkolenia w zakresie wszystkich narzędzi komunikacyjnych oprogramowania do komunikacji biznesowej stosowane rozwiązania.
Skuteczność komunikacji motorem powodzenia w miejscu pracy
Wszystko zaczyna się od silnej komunikacji. Musisz rozmawiać i nawiązywać połączenia z ludźmi, co wymaga większego wysiłku w profesjonalnym ustawieniu. Właśnie dlatego komunikacja jest najcenniejszym narzędziem, jakie posiadasz.
I zgadnij co? To nie jest fizyka jądrowa, ale wymaga trochę praktyki i odrobiny uważności.
Niezależnie od tego, czy przygotowujesz e-mail, czy zabierasz głos na spotkaniu, sposób, w jaki się komunikujesz, wiele o tobie mówi. Następnym razem zatrzymaj się i zastanów: Czy moja wiadomość jest wyczyszczona? Czy jestem pomocny? Czy mój sposób przekazywania informacji zwrotnych jest uprzejmy i rzeczowy?
Przemyślane podejście wzmacnia relacje w pracy i buduje kulturę szacunku i wydajności. Pamiętaj, że sposób komunikacji jest często tak samo ważny jak to, co komunikujesz.
Wykorzystując wbudowane narzędzia ClickUp, takie jak Chat, Docs i Clip - wraz ze wskazówkami dotyczącymi komunikacji, które udostępnialiśmy na tym blogu, możesz usprawnić cykl pracy i zapewnić jasne i zwięzłe wyrażanie opinii. Zarejestruj się w ClickUp za darmo i zacznij doświadczać korzyści już od dziś.