Wykorzystanie etykiety czatu Teams w pracy do optymalnej współpracy

Czy zdarzyło Ci się kiedyś wysłać wiadomość na czacie służbowym, tylko po to, by zdać sobie sprawę, że została ona źle odebrana i zawierała literówki... w liczbie mnogiej? 🙈

Wszyscy tam byliśmy. 42% pracowników ma trudności z nadaniem odpowiedniego tonu swoim rozmowom w pracy.

Proste komunikatory internetowe stały się zaawansowanymi ekosystemami komunikacji zespołowej, które integrują zarządzanie zadaniami, udostępnianie plików i wideokonferencje. Ponieważ nasze obszary robocze przeniosły się z kabiny do chmury, opanowanie etykiety czatu w pracy nie polega tylko na byciu uprzejmym - chodzi o stworzenie płynnie działającego, opartego na współpracy obszaru roboczego, w którym wszyscy dobrze się rozwijają.

Gotowy, aby przekształcić swoje czaty z nieciekawych w cudowne? W tym artykule omówimy takie tematy, jak wyczyszczona i zwięzła komunikacja, pełen szacunku i inkluzywny język, terminowe odpowiedzi i odpowiednie kanały, efektywne wykorzystanie emotikonów i GIF-ów oraz radzenie sobie z drażliwymi tematami i nieporozumieniami.

Omówmy podstawowe zasady, które położą kres chaosowi wywołanemu przez czat. Twój Teams (i Twój poziom stresu) będzie Ci wdzięczny! 🙌

Zrozumienie środowiska czatu Teams w mojej pracy

Czat w pracy to wyjątkowa przestrzeń do szybkich aktualizacji, pracy zespołowej lub okazjonalnego udostępniania memów (wszyscy mamy winne przyjemności 😁).

Podczas gdy czat zespołowy może być tętniącym życiem hubem komunikacyjnym, jego nieformalność może czasami prowadzić do nieporozumień, rozproszenia uwagi lub nieefektywności. Musisz to zrozumieć, aby w pełni wykorzystać jego możliwości:

• Jest nieformalny (ale nie nieprofesjonalny): Czaty są bardziej zrelaksowane niż e-maile lub inne formy komunikacjiaplikacje do komunikacji zespołowejpozwalając na bardziej konwersacyjny ton i szybszą wymianę zdań. Można to porównać do rozmowy z kolegą przy biurku. Jednak profesjonalizm jest nadal kluczem. Unikaj używania slangu, którego nie użyłbyś na spotkaniu, i zachowaj pełen szacunku i inkluzywny ton
• Szybkie tempo: Rozmowy toczą się szybko, a wiadomości pojawiają się przez cały dzień. Jest to świetne do szybkich aktualizacji i burzy mózgów, ale może też rozpraszać. Bądź zwięzły i rzeczowy w swoich wiadomościach i unikaj długich rozmów, które mogą być bardziej odpowiednie dla e-maila lub rozmowy telefonicznej
• Jest asynchroniczny (czasami): Ludzie mogą nie być przyklejeni do swoich czatów przez cały dzień, zwłaszcza jeśli są na spotkaniach lub koncentrują się na zadaniach. Jeśli potrzebujesz szybkiej odpowiedzi, wyczyszczone wiadomości powinny być pilne. Rozważ użycie funkcji takich jak "@wzmianki", aby zwrócić czyjąś uwagę, ale unikaj ich nadużywania, aby uniknąć przeciążenia powiadomieniami
• Jest publiczny (w pewnym sensie): Podczas gdy niektóre platformy oferują prywatne kanały, większość rozmów na czacie zespołowym jest widoczna dla całego zespołu (lub określonych grup). Uważaj na to, co udostępniasz. Unikaj drażliwych tematów, poufnych informacji lub negatywnych opinii, które mogłyby wpłynąć na morale zespołu
• To żywy zapis: W przeciwieństwie do ulotnej rozmowy, wiadomości na czacie są zapisywane i można je przeszukiwać. Może to pomóc w nawiązaniu do wcześniejszych dyskusji, ale oznacza to również, że wiadomości mogą pozostawić trwałe wrażenie. Pamiętaj o swoim stylu komunikacji i unikaj wysyłania wiadomości w pośpiechu, których możesz później żałować

Przeczytaj również: 10 najlepszych narzędzi do spotkań online dla Teams w 2024 roku (Free & Paid)

Najlepsze praktyki dotyczące etykiety czatu w pracy

Teraz, gdy znasz już podstawy czatu Teams, nauczmy się kilku ruchów chat-fu! Oto kilka prostych wskazówek, o których należy pamiętać podczas korzystania z nich:

1. Bądź profesjonalistą

Porzuć "sup" i "brb" na rzecz przyjaznego "Cześć, [imię kolegi]" lub "Dzień dobry!" Wyobraź sobie, że piszesz e-mail służbowy, ale nieco bardziej swobodny. Zakończone zdania i poprawna gramatyka to podstawa. Emoji? Jasne, emotikony dla przyjaznego tonu są w porządku, ale unikaj przekształcania wiadomości w paradę emoji.

(Przykład: Zamiast "Hej chłopaki, brb potrzebuję kawy! Ktoś wie, gdzie jest Sarah?" Spróbuj: "Hi everyone, Just grabbing a coffee. Czy ktoś wie, czy Sarah jest online?")

2. Pomyśl, zanim wyślesz ping

Wszyscy otrzymaliśmy te pingi o 20:00 dotyczące niepilnego zadania. Weź pod uwagę harmonogramy swoich współpracowników i uszanuj ich potrzebę zachowania równowagi między pracą a życiem prywatnym. Czy wiadomość może poczekać do rana? O ile nie jest to sytuacja awaryjna, wysyłanie wiadomości służbowych poza normalnymi godzinami pracy może nie być najlepszym pomysłem.

Przykład: Zamiast pingować wszystkich w nocy w sprawie drobnego szczegółu w raporcie, poczekaj do następnego dnia i wyślij wiadomość w stylu: "Hej wszystkim, mam nadzieję, że wszyscy mieli dobrą noc! Szybkie pytanie o raportowanie..."

3. Krótko i na temat

Nikt nie lubi przewijać powieści w oknie czatu. Przejdź od razu do rzeczy! Wypunktowania są Twoim przyjacielem w przypadku złożonych tematów. Potrzebujesz więcej przestrzeni? Rozważ szybką rozmowę telefoniczną lub czat wideo w celu bardziej szczegółowej dyskusji.

Przykład: Zamiast wysyłać długi akapit na temat aktualizacji projektu, wypróbuj raportowanie asynchroniczne: "Hej Teams, tylko szybka aktualizacja na temat projektu X:

• Zakończono [zadanie 1]
• Pracujemy nad [zadanie 2]: Jakieś pytania?
• Następne kroki: [krótkie wyjaśnienie]"

4. Proofread like a pro

Literówka tu i tam to nic wielkiego, ale wiadomość pełna błędów może być myląca. Korzystaj z funkcji sprawdzania pisowni! Przeczytaj wiadomość na głos przed jej wysłaniem. Czy brzmi ona jasno i profesjonalnie? Sprawdź jeszcze raz, a unikniesz niezręcznych pomyłek. Szybka korekta ratuje sytuację!

5. Uczyń temat wiadomości swoim mini-nagłówkiem

Jeśli platforma czatu na to pozwala, używaj opisowych tematów wiadomości. To tak, jakby nadać wiadomości mały nagłówek. Pomaga to współpracownikom w ustaleniu priorytetów i zrozumieniu zawartości na pierwszy rzut oka.

(Przykład: Zamiast ogólnego "Hej Sarah", spróbuj tematu takiego jak: "Szybkie pytanie dotyczące dzisiejszej prezentacji")

6. Ostrożnie z humorem

Humor w tekście może zostać źle zinterpretowany. Unikaj żartów, które mogą być obraźliwe lub niewrażliwe kulturowo na czacie grupowym. W razie wątpliwości należy je pominąć. Oto kilka dodatkowych wskazówek dotyczących etykiety czatu:

• Pamiętaj o swoich odbiorcach i ich poczuciu humoru
• Unikaj sarkazmu, ponieważ może on być łatwo źle zinterpretowany w tekście
• Trzymaj się bezpiecznych tematów i unikaj żartów, które opierają się na grze słów lub odniesieniach kulturowych, których wszyscy mogą nie zrozumieć

7. Etykieta mądrze

Nie nadużywaj funkcji "@ wzmianka". Używaj jej tylko do bezpośredniego zwracania się do kogoś, kto musi być zaangażowany w rozmowę. Oto kilka wskazówek, jak skutecznie z niej korzystać:

• Nie używaj "@", aby zwrócić czyjąś uwagę na niepilną sprawę. Zwykła wiadomość może wystarczyć
• Unikaj wzmianek o całym zespole na czacie, gdy tylko kilka osób musi być zaangażowanych
• Jeśli nie masz pewności, o kim należy wspomnieć, rozważ wysłanie osobnej wiadomości do odpowiednich osób

8. Szanuj statusy online

Zwracaj uwagę na wskaźniki statusu online współpracowników (np. "Nie przeszkadzać"). Unikaj wysyłania pilnych wiadomości do osób oznaczonych jako niedostępne. Oto kilka dodatkowych wskazówek:

• Jeśli współpracownik wydaje się niedostępny, ale potrzebujesz szybkiej odpowiedzi, rozważ pozostawienie krótkiej wiadomości wyjaśniającej twoje pytanie i informującej, że skontaktujesz się z nim później
• W przypadku pilnych spraw, najlepszym rozwiązaniem może być użycie innego adresuaplikacja do współpracy lub kanału, takiego jak rozmowa telefoniczna, jeśli jest to właściwe

Upewnij się, że korzystasz z własnego statusu dostępności, aby lepiej się komunikować.

9. Potwierdzenie i odpowiedź

Jeśli ktoś wyśle ci wiadomość, potwierdź ją, nawet jeśli nie możesz odpowiedzieć natychmiast. Proste "Dzięki, odezwę się wkrótce" pokazuje szacunek dla ich czasu. Oto kilka dodatkowych wskazówek dotyczących potwierdzania wiadomości:

• Jeśli potrzebujesz więcej czasu na odpowiedź, poinformuj nadawcę, kiedy może się jej spodziewać. ("Dziękuję za wiadomość. Jestem teraz zawalony robotą, ale odezwę się do końca dnia")
• Szybki przycisk "kciuk w górę" lub "lubię to" (jeśli jest dostępny) może być również sposobem na potwierdzenie wiadomości

10. Odpowiednie korzystanie z kanałów

Wiele miejsc pracy używa różnych kanałów czatu do różnych celów. Traktuj te kanały z szacunkiem! Nie bądź osobą, która wysyła aktualizacje projektów na kanał "Śmieszne memy i GIF-y". Oto jak poruszać się po kanałach:

• Znaj swoje kanały: Poświęć trochę czasu na zapoznanie się z różnymi dostępnymi kanałami czatu. Większość platform ma jasne nazwy lub opisy dla każdego kanału
• Publikuj we właściwym miejscu: Przed wysłaniem wiadomości zastanów się, który kanał najlepiej pasuje do Twojej wiadomości. Pilne aktualizacje projektu powinny być umieszczane na kanale projektu, a nie na czacie ogólnym. Potrzebujesz pomocy z konkretnym zadaniem? Udaj się na kanał komunikacji Teams dedykowany temu projektowi
• Szanuj cel: Każdy kanał ma prawdopodobnie wyznaczony cel. Nie wykorzystuj kanału do czegoś niezwiązanego z projektem. Jeśli wpadnie ci do głowy zabawny mem, oprzyj się pokusie udostępniania go na kanale "Klient"Protokoły ze spotkań". Na wszystko jest czas i miejsce, nawet na zabawne filmiki z psami

Postępując zgodnie z tymi wskazówkami, staniesz się ekspertem w komunikacji, dzięki czemu wszystko będzie jasne, zwięzłe i (ośmielamy się powiedzieć) nawet zabawne dla współpracowników.

Przeczytaj również: 10 najlepszych narzędzi i oprogramowania do komunikacji w miejscu pracy w 2024 roku

Najczęściej napotykane problemy podczas korzystania z czatu w mojej pracy

Platformy do czatowania w pracy są fantastyczne do szybkiej komunikacji i zdalnej współpracy ale nawet najlepsze narzędzia do czatowania mogą mieć wady. Oto kilka często napotykanych problemów w rozmowach cyfrowych i sposoby radzenia sobie z nimi za pomocą profesjonalnej etykiety komunikacyjnej:

Spotkanie z ClickUp: Najlepsze narzędzie Teams Chat do komunikacji w pracy

Zachowaj przepływ konwersacji dzięki ClickUp Chat

Przełączasz się między różnymi aplikacjami do współpracy? Z trudem znajdujesz poprzednie konwersacje? Przegapiłeś ważne aktualizacje? Pozwól nam przedstawić Ci

ClickUp

, kompleksowa platforma do zarządzania projektami i współpracy.

Widok czatu w ClickUp

funkcja eliminuje zamieszanie w miejscu pracy i promuje efektywną współpracę, przenosząc całą komunikację zespołu pod jeden dach.

Na przykład Pigment, wiodąca platforma planowania biznesowego dla zespołów ds. finansów i przychodów, już doświadczyła

20% wzrost wydajności komunikacji w teamach

dzięki ClickUp Chat.

Ty również możesz osiągnąć podobne wyniki i wykorzystać go do:

• Współpracować w czasie rzeczywistym: Angażować się w komunikatory internetowe ze swoim zespołem, zapewniając terminową komunikację i przepływ projektów
• Scentralizować komunikację: Wyeliminować potrzebę korzystania z wielu narzędzi. Zintegruj ClickUp Chat z istniejącymi narzędziami do komunikacji Zadania ClickUp , Dokumenty ClickUp i projektów, dzięki czemu wszystko jest uporządkowane i dostępne na jednej platformie
• Zwiększ odpowiedzialność: Przypisuj elementy działań bezpośrednio w rozmowach na czacie za pomocą Funkcja "@wzmianka" ClickUp . Zapewnia to, że wszyscy są na tej samej stronie i sprawia, że projekty posuwają się naprzód

Przypisuj elementy działań i zapewniaj odpowiedzialność przez cały czas dzięki ClickUp Chat

• Łatwe udostępnianie załączników: Bez wysiłku udostępniaj połączone projekty, dokumenty, arkusze kalkulacyjne, a nawet osadzaj wideo i strony internetowe bezpośrednio w rozmowach na czacie. ClickUp przechowuje wszystko wygodnie pogrupowane w celu łatwego odniesienia

Dodawanie i udostępnianie załączników związanych z projektem za pomocą ClickUp Chat

• Edytuj tekst sformatowany: Łatwo formatuj swoje wiadomości, aby zwrócić uwagę na to, co ważne! ClickUp Chat oferuje bogate opcje edycji tekstu, w tym bloki kodu, wypunktowane listy, a nawet banery, aby zwiększyć przejrzystość komunikacji. Dodatkowo, możesz zaoszczędzić czas dzięki poręcznym skrótom "/Slash Command", które usprawniają formatowanie
• Organizuj swoje czaty: Twórz dedykowane widoki czatu dla dowolnego aspektu swojej pracy w ClickUp, od aktualizacji w całej firmie po określone strategie komunikacji w zespole dyskusje lub współpracę nad projektami. Możesz kontrolować dostęp do każdego czatu i być na bieżąco dzięki scentralizowanemu kanałowi powiadomień

Po zapoznaniu się z mocnymi stronami ClickUp jako huba komunikacyjnego dla Twojego zespołu, pamiętaj, że skuteczna komunikacja i współpraca wymagają słuchania i bycia przystępnym. Pomoże to zbudować pozytywny ton, silne relacje robocze i środowisko współpracy w zespole.

Popraw swoje praktyki czatu z ClickUp

I gotowe! Przy odrobinie zrozumienia profesjonalnej etykiety czatu, możesz sprawić, że komunikacja w pracy będzie bardzo wygodna i przyjemna dla wszystkich członków zespołu, w tym pracowników zdalnych.

Dodaj do tego funkcje ClickUp, takie jak Chat i Dokumenty, a w mgnieniu oka opanujesz niuanse czatów grupowych! Za pomocą jednego narzędzia możesz udostępniać informacje zwrotne, tworzyć zadania, przekazywać aktualizacje, wysyłać pliki i robić o wiele więcej.

Zarejestruj się w ClickUp za darmo

i rozpocznij przepływ rozmów, bez chaosu!