Przekazanie komuś negatywnej informacji zwrotnej, która jest naprawdę konstruktywna, jest wyzwaniem dla wielu z nas. Trudno jest znaleźć właściwą równowagę między szczerością a zachętą, zwłaszcza gdy chcemy, aby nasze słowa prowadziły do pozytywnych zmian, a nie do obrony.
Na tym blogu podzielimy się 30+ przykładami negatywnych informacji zwrotnych, aby pomóc ci w przekazywaniu informacji zwrotnych, które są zarówno wydajne, jak i wzmacniające. Niezależnie od tego, czy jesteś specjalistą ds. HR, liderem Teams, czy menedżerem, dowiesz się, jak przekształcić trudne informacje zwrotne w możliwości rozwoju - bez niezręczności.
Gotowy, by uczynić z informacji zwrotnej swoją tajną broń? Zaczynajmy!
Dlaczego negatywna informacja zwrotna jest ważna?
Nikt nie lubi dawać ani otrzymywać negatywnej informacji zwrotnej. Jest on jednak jak szpinak w miejscu pracy: nie zawsze najsmaczniejszy, ale niezbędny do rozwoju. Niezależnie od tego, czy jesteś specjalistą ds. zasobów ludzkich, liderem zespołu, czy menedżerem, wiedza o tym, jak skutecznie wykorzystywać negatywną informację zwrotną, może zdziałać cuda.
Rodzaje negatywnej informacji zwrotnej
Zanim zobaczymy, dlaczego jest to ważne, porozmawiajmy o dwóch głównych typach:
Korygująca informacja zwrotna
Jest to rodzaj "Hej, musimy to naprawić". Dotyczy konkretnych zachowań lub działań, które wymagają poprawy. Pomyśl o tym jak o GPS-ie mówiącym "Przelicz" po złym skręcie.
Informacje zwrotne dotyczące rozwoju
Skupia się na długoterminowym rozwoju. To tak, jakby dać komuś narzędzia, których potrzebuje, aby z czasem stać się lepszym, a nie tylko poprawiać natychmiastowe problemy. Bardziej przypomina trenowanie kogoś podczas maratonu, a nie tylko mówienie mu, by zawiązał buty.
Czytaj więcej: Czym jest informacja zwrotna 360 stopni?
Dlaczego negatywna informacja zwrotna ma znaczenie?
Nie chodzi o wytykanie palcami lub sprawianie, że ktoś czuje się źle; chodzi o poprowadzenie go do zrobienia czegoś lepiej. Oto dlaczego jest to kluczowe:
Wyjaśnia oczekiwania
Jeśli ludzie nie wiedzą, że robią coś źle, jak mogą to naprawić? Na przykład, jeśli pracownik ciągle nie dotrzymuje terminów, korygująca informacja zwrotna pomaga mu zrozumieć, czego się od niego oczekuje i dlaczego jest to ważne. Bez tej jasności, ciągle uderzaliby w tę samą ścianę.
Zwiększa odpowiedzialność
Konstruktywna informacja zwrotna zachęca ludzi do odpowiedzialności za swoje działania. Powiedzmy, że kampanie menedżera ds. marketingu nie przynoszą dobrych wyników. Wskazując konkretne obszary wymagające poprawy, takie jak niewłaściwy cel odbiorców, jest bardziej prawdopodobne, że weźmie on odpowiedzialność i wprowadzi zmiany.
Zwiększa motywację (co zaskakujące!)
Można w to wierzyć lub nie, ale niektórzy pracownicy doceniają negatywne opinie - zwłaszcza, gdy zawierają one rozwiązanie. Wyobraź sobie, że mówisz przedstawicielowi obsługi klienta, że jego ton w kontaktach z klientami wymaga pracy, a następnie wykonujesz ćwiczenia polegające na odgrywaniu ról, aby pomóc mu się poprawić. Nagle nie jest to tylko krytyka; to klucz do rozwoju osobistego i zawodowego.
Rola lidera w negatywnej informacji zwrotnej
Sprawa wygląda następująco przekazywanie informacji zwrotnych jest jak miecz obosieczny. Jednak dla lidera jest to nadal jedno z najważniejszych narzędzi w arsenale, które napędza wydajność i rozwój. Nie chodzi tylko o wskazywanie błędów; chodzi o prowadzenie zespołu do poprawy i sukcesu.
Skuteczna krytyczna informacja zwrotna pomaga w ustawieniu jasnych oczekiwań, pociąga pracowników do odpowiedzialności i zapewnia mapę drogową do poprawy. Bez tego, pracownicy mogą nie być świadomi tego, gdzie mają braki, co może prowadzić do stagnacji i frustracji.
Przekazywane w konstruktywny sposób negatywne informacje zwrotne budują również zaufanie i przejrzystość, pokazując, że inwestujesz w ich rozwój. Krótko mówiąc, liderzy, którzy udzielają przemyślanych informacji zwrotnych w odpowiednim czasie, tworzą kulturę ciągłego doskonalenia i wspierają silniejsze, bardziej odporne Teams.
Czytaj więcej: Jak przeprowadzić przemyślaną sesję informacji zwrotnej?
Przykłady negatywnych informacji zwrotnych
Negatywna informacja zwrotna - brzmi przerażająco, prawda? Ale nie musi tak być! Prawidłowo udzielona negatywna informacja zwrotna jest bardziej wskazówką we właściwym kierunku niż ostrą krytyką.
Sprawdźmy kilka prostych i praktycznych przykładów negatywnej informacji zwrotnej.
Przykłady informacji zwrotnej od menedżera do pracownika
Jako menedżer, prawdopodobnie musiałeś przekazać pracownikowi informację zwrotną, która była nieco trudna do przełknięcia. Oto kilka realistycznych przykłady informacji zwrotnych dla pracowników które to ułatwiają:
- Niedotrzymane terminy
"Hej, zauważyłem, że nie dotrzymaliśmy terminu z zeszłego tygodnia. Zastanówmy się, jak podzielić ten projekt na mniejsze zadania, aby następnym razem dotrzymać terminu"
- Słabe umiejętności komunikacyjne
"Hej, raport wydajności kampanii na Boże Narodzenie nie był tak jasny, jak mógłby być. Może popracujemy nad poprawą struktury, aby następnym razem był bardziej przejrzysty?"
- Niska wydajność
"Zauważyłem ostatnio spadek twojej wydajności. Czy jest coś, z czym się zmagasz? Opracujmy strategie, które pozwolą ci wrócić na właściwe tory"
- Częste nieobecności
"Wszystko w porządku? Zauważyłem, że ostatnio często cię nie ma i zaczyna to wpływać na zespół. Znajdźmy rozwiązanie, aby zapewnić bardziej stałą frekwencję"
- Błędy w mojej pracy
"W twoich raportach pojawiło się kilka błędów. Skupmy się na dokładności, a może nawet zaimplementujmy listę kontrolną, aby wyłapać te błędy przed wysłaniem"
- Niekompletna praca
"Przesłany artykuł PR wygląda na niekompletny. Porozmawiajmy telefonicznie, aby upewnić się, że wszystkie ważne punkty zostały uwzględnione w artykule"
- Zaangażowanie w spotkania
"Na ostatnich spotkaniach wydawałeś się nieco niezaangażowany. Chciałbym, abyś częściej brał w nich udział, ponieważ twój wkład jest cenny dla zespołu"
- Nieprzestrzeganie procedur
"Cześć, zauważyłem, że kopia e-maila jest obecnie napisana czcionką Georgia. Czy mógłbyś zaktualizować ją do jednej z czcionek znajdujących się na liście wytycznych dotyczących kopiowania? Dziękuję!"
Przykłady informacji zwrotnych od pracowników do przełożonych
Przekazywanie informacji zwrotnej do przełożonego? Tak, to też jest możliwe! To nie tylko ulica jednokierunkowa.
- Brak wyczyszczonego kierunku
"Czasami nie wiem, którym zadaniom nadać priorytet. Czy moglibyśmy uzyskać więcej jasności co do celów projektu, abym mógł się lepiej skupić?"
- Micromanaging
"Chętnie podejmę się realizacji nowego projektu z zakresu robotyki. Rozumiem obawy związane z osią czasu i jestem zaangażowany w realizację projektu zgodnie z oczekiwaniami. Zadbam o to, byśmy byli w stałym kontakcie dzięki cotygodniowym rozmowom informującym o postępach"
- Niewystarczające wsparcie
"Mam problemy z dostępem do potrzebnych mi zasobów. Czy możemy wspólnie znaleźć rozwiązania lub lepsze narzędzia?"
- Niesprawiedliwa dystrybucja obciążenia pracą
"Zauważyłem, że wykonuję więcej zadań niż moi koledzy. Czy możemy ponownie ocenić obciążenie pracą, aby upewnić się, że wszystko jest zrównoważone? Nie chciałbym stać się wąskim gardłem dla zespołu"
- Częste informacje zwrotne
"Chciałbym otrzymywać więcej regularnych informacji zwrotnych na temat mojej pracy. Pomaga mi to pozostać na dobrej drodze i wiedzieć, co muszę poprawić"
- Brak uznania
"Ostatnio czuję się trochę zniechęcony, ponieważ moja praca rzadko spotyka się z uznaniem. Byłoby wspaniale, gdybyś mógł mi doradzić, jak mogę się bardziej wyróżnić. Chciałbym również dowiedzieć się, czy mamy tutaj jakieś programy nagród i uznania oraz jak mogę się do nich zakwalifikować. "
- Niewyraźna komunikacja
"E-mail, który wysłałeś w zeszły piątek, nie przekazuje prawidłowo briefu. Czy możesz mi pomóc z bardziej szczegółowym briefem, aby uniknąć nieporozumień w tej kampanii?".
Przykłady opinii peer-to-peer
Czasami informacje zwrotne pochodzą z wewnątrz zespołu. Oto jak rówieśnicy mogą zaoferować konstruktywną krytykę bez powodowania niezręczności:
- Brak współpracy
"Zauważyłem, że pracujesz samodzielnie nad zadaniami, nad którymi powinniśmy współpracować. Mam nadzieję, że nie dałem ci do zrozumienia, że musisz do zrobienia wszystko. Czy myślisz, że moglibyśmy częściej kontaktować się ze sobą w celu zrobienia sprawiedliwego podziału pracy?"
- Negatywne nastawienie
"Hej, zauważyłem, że twoje komentarze na spotkaniach są ostatnio nieco negatywne. Wpływa to na morale Teams. Czy możemy popracować nad bardziej pozytywnym nastawieniem?"
- Nie dotrzymane terminy
"Hej, zauważyłem, że nie dotrzymałeś kilku terminów w ostatnim zadaniu. Czy ja lub inni członkowie teamu możemy jakoś pomóc? Daj mi znać, jeśli masz jakieś problemy z bieżącym cyklem pracy"
- Awaria komunikacji
"Jak wiesz, mieliśmy dziś ważne spotkanie z interesariuszami. Próbowałem wczoraj do ciebie zadzwonić i wysłać tekst, ponieważ potrzebowałem pewnych istotnych danych do prezentacji, ale byłeś poza biurem. Czy mógłbyś poinformować o swojej niedostępności z wyprzedzeniem, abyśmy mogli lepiej zaplanować naszą pracę?"
- Przekroczenie granic
"Widziałem, że wprowadziłeś zmiany w prezentacji, nad którą pracuję. Doceniam twoje pomysły, ale byłoby lepiej, gdybyś mi je udostępniał zamiast edytować prezentację. Chciałbym w przyszłości ściślej współpracować, aby upewnić się, że jesteśmy zgodni i uniknąć nakładania się"
- Brak inicjatywy
"Zauważyłem, że rzadko zabierasz głos podczas naszych sesji burzy mózgów. Zapraszam do zadawania pytań lub sugerowania pomysłów na kampanię. Jestem przekonany, że twój wkład wniesie prawdziwą wartość dodaną!"
- Niewywiązywanie się z commitów
"Zauważyłem, że raport dotyczący mediów społecznościowych, nad którym pracujesz, czeka na realizację od zeszłego tygodnia. Spotkajmy się dzisiaj, aby zrozumieć, w jaki sposób możemy przyspieszyć proces realizacji tego i kolejnych zadań"
Przykłady informacji zwrotnych od klientów
Klienci również przekazują informacje zwrotne - czasami nie są one piękne, ale są przydatne do poprawy jakości produktu lub usługi.
- Niestandardowa obsługa klienta
"Przedstawiciel, z którym rozmawiałem, nie był pomocny. Spodziewałem się lepszego wsparcia ze strony firmy."
- Problemy z wydajnością
"Zamówiłem rozmiar 10, a otrzymałem rozmiar 8. Czy moglibyście zorganizować wymianę lub zwrot pieniędzy?"
- Powolny czas reakcji
"Odpowiedź na mój problem zajęła waszemu zespołowi zbyt dużo czasu. Mam nadzieję, że następnym razem odpowiedź będzie szybsza."
- Niewyraźna wycena
"Na waszej stronie internetowej widnieje informacja o darmowym okresie próbnym waszego produktu. Ale kiedy zdecydowałem się na wersję próbną, zostałem poproszony o zapłatę. Czy możecie lepiej udokumentować proces ustalania cen i darmowego okresu próbnego, aby ludzie nie byli zdezorientowani?"
- Brak odpowiedzi
"Po zgłoszeniu problemu nikt się mną nie zajął. Lepsza komunikacja poprawiłaby poziom zadowolenia klientów."
- Skomplikowana obsługa
"Witryna jest zbyt skomplikowana i trudno jest znaleźć to, czego potrzebuję. Uproszczenie projektu poprawiłoby użyteczność."
- Wada produktu
"Produkt, który otrzymałem, był wadliwy i dzieje się tak już po raz drugi. Będę naprawdę wdzięczny za pomoc w zwrocie pieniędzy i poprawie jakości dla przyszłych klientów."
Przykłady informacji zwrotnych od menedżera do teamu
Czasami trzeba przekazać informację zwrotną całemu zespołowi. Oto kilka przykładów, które pomogą ci podejść do takich sytuacji:
- Brak współpracy
"Zauważyłem ostatnio spadek pracy zespołowej i współpracy w tym zespole. Postarajmy się więcej komunikować i współpracować, aby osiągnąć nasze cele"
- Brak kreatywności
"Podejście zespołu do rozwiązywania problemów jest ostatnio nieco przewidywalne. Chciałbym widzieć więcej kreatywnych rozwiązań podczas sesji burzy mózgów"
- Niska wydajność
"Wydajność Teams spadła w ciągu ostatniego kwartału. Zidentyfikujmy, gdzie są wąskie gardła i jak możemy to poprawić"
- Nie dotrzymane terminy
"Nie dotrzymaliśmy kilku terminów i myślę, że wynika to z niejasnych priorytetów. Ustawmy bardziej konkretne cele, aby utrzymać się na dobrej drodze."
- Niskie morale
"Nastąpił spadek morale. Chcę usłyszeć od ciebie, jeśli coś jest nie tak, abyśmy mogli pracować nad tym jako zespół"
Przeczytaj także: Opanowanie pętli informacji zwrotnej w celu zwiększenia satysfakcji klientów lub pracowników
Korzystanie z szablonów ClickUp dla lepszej informacji zwrotnej
Bądźmy szczerzy - udzielanie informacji zwrotnych może być zniechęcające. Ale posiadanie odpowiednie narzędzia do przekazywania informacji zwrotnych sprawia, że jest to łatwiejsze. Szablon opinii pracowników ClickUp wprowadza strukturę i przejrzystość do zbierania opinii.
Szablon opinii pracowników ClickUp
Oto, w jaki sposób ten szablon pomaga podnieść jakość informacji zwrotnych dla Twojego zespołu:
- Spójne, kierowane rozmowy: Szablon oferuje podpowiedzi, które zapewniają, że informacje zwrotne obejmują kluczowe obszary, od wglądu w wyniki po przyszłe cele, dzięki czemu każda sesja informacji zwrotnej jest kompleksowa i zrównoważona
- Usprawnione zbieranie informacji zwrotnych: Łatwe przechwytywanie informacji zwrotnych w całym zespole w jednym spójnym formacie, co ogranicza nieporozumienia i zapewnia, że spostrzeżenia wszystkich są udokumentowane i można je wykorzystać w praktyce
Ten szablon pomaga uporządkować wszystkie odpowiedzi w jednym centralnym miejscu. Usprawnia działania następcze i pomaga śledzić wzorce w czasie w celu wsparcia ciągłego rozwoju zespołu.
A kiedy nadejdzie czas na bardziej formalny przegląd, sprawdź Szablon oceny wyników ClickUp . Sprawia on, że proces przekazywania informacji zwrotnych pracownikom przebiega sprawniej i zapewnia uwzględnienie każdego ważnego obszaru, od osiągnięć po obszary wymagające poprawy.
Negatywna informacja zwrotna nie jest wielkim, przerażającym potworem. To po prostu narzędzie do rozwoju. Niezależnie od tego, czy jest to relacja przełożony-pracownik, relacja rówieśnicza, czy nawet informacja zwrotna od klienta, cel jest zawsze ten sam - poprawa.
Bonus: 15 Free Szablonów Ocen Pracowniczych (Plus Wskazówki)
Jak konstruktywnie przekazywać negatywne informacje zwrotne?
Dla specjalistów ds. zasobów ludzkich, liderów Teams i menedżerów kluczem jest nie tylko co mówisz, ale jak to mówisz. Zastanówmy się, jak konstruktywnie przekazywać negatywne opinie pracownikom i jak narzędzia takie jak ClickUp mogą sprawić, że proces ten będzie płynniejszy, wydajniejszy i bardziej produktywny.
Skup się na zachowaniu, a nie na osobie
Oddziel osobę od działania. Zamiast mówić: "Zawsze jesteś niezorganizowany", powiedz: "Pliki projektu nie były prawidłowo zorganizowane, co spowodowało opóźnienia" Dzięki temu informacja zwrotna nie będzie odbierana jako osobisty atak.
Bądź zorientowany na rozwiązania
Zaproponuj możliwe do wykonania kroki poprawy. Na przykład, jeśli pracownik nie dotrzymuje terminów, zasugeruj narzędzia lub techniki zarządzania czasem, które pomogą mu pozostać na bieżąco.
Zaangażuj pracownika w znalezienie rozwiązania, pytając: "Jak myślisz, co mogłoby pomóc ci w bardziej konsekwentnym dotrzymywaniu terminów?"
Kontynuuj i zaoferuj wsparcie
Informacja zwrotna nie kończy się na rozmowie. Zaoferuj stałe wsparcie i monitoruj postępy. W ten sposób pokażesz odbiorcy informacji zwrotnej, że zależy ci na jego poprawie, a nie tylko na wskazywaniu wad.
Użyj ClickUp do śledzenia i zarządzania negatywnymi opiniami
ClickUp oferuje szereg funkcji, które sprawiają, że zarządzanie i śledzenie informacji zwrotnych jest nie tylko proste, ale i wydajne. Oto jak możesz wykorzystać narzędzia ClickUp, aby opanować sztukę konstruktywnej negatywnej informacji zwrotnej:
Formularze do zbierania opinii Formularze ClickUp pomogą Ci zbierać opinie od członków zespołu lub klientów w ustrukturyzowany sposób. Pozwala to na zebranie wszystkich opinii w jednym miejscu, zapewniając, że nie przegapisz żadnych istotnych informacji.
Użyj Szablon formularza opinii ClickUp do tworzenia niestandardowych formularzy, które mają na celu konkretne obszary informacji zwrotnej, takie jak wydajność, komunikacja lub praca zespołowa. W ten sposób można skuteczniej filtrować i adresować informacje zwrotne.
Wypróbuj szablon formularza opinii ClickUp, aby rejestrować i śledzić wszystkie opinie swojego zespołu
Dokumenty do zbierania opinii w jednym miejscu
Z Dokumenty ClickUp pozwala zebrać wszystkie informacje zwrotne w jednym dostępnym dokumencie. Użyj go do śledzenia informacji zwrotnych dla każdego pracownika lub projektu, co ułatwia odwoływanie się do wcześniejszych dyskusji podczas przeglądów wydajności lub działań następczych.
Zadania i cele do podjęcia działań na podstawie informacji zwrotnych
Z Zadania ClickUp , można przekształcić informacje zwrotne w zadania, które można wykonać. Po przekazaniu informacji zwrotnej, utwórz cel z Cele ClickUp z jasno określonymi elementami działania, nad którymi pracownik ma pracować. Śledzenie postępów i regularne sprawdzanie, aby utrzymać ich odpowiedzialność.
Wykorzystaj informacje zwrotne do ustawienia i śledzenia celów dzięki ClickUp Goals
ClickUp Brain do pisania informacji zwrotnych
Tworzenie odpowiednich słów do informacji zwrotnej może być trudne. Z ClickUp Brain możesz uzyskać pomoc w pisaniu przemyślanych i konstruktywnych opinii. Ta funkcja może pomóc w sformułowaniu opinii w sposób zorientowany na rozwiązania i niekonfrontacyjny.
Widok czatu do swobodnych rozmów na temat opinii
Czasami informacje zwrotne nie muszą być formalne. Z Widok czatu ClickUp można prowadzić szybkie, swobodne rozmowy na temat mniejszych informacji zwrotnych. Zmniejsza to presję formalnego spotkania i utrzymuje przepływ komunikacji.
Współpracuj w czasie rzeczywistym za pomocą ClickUp Chat, aby przechowywać swoje zadania i rozmowy w jednym miejscu
Niestandardowe pola, aby wyróżnić różne obszary opinii
Użyj Pola niestandardowe w ClickUp etykiety opinii w oparciu o kategorie takie jak komunikacja, zarządzanie czasem lub praca zespołowa. Ułatwia to filtrowanie i odnoszenie się do konkretnych punktów opinii podczas dalszych dyskusji.
Notatnik do szybkich notatek
Notatnik Notatnik ClickUp jest idealny do notowania szybkich punktów rozmowy lub elementów działania podczas rozmowy zwrotnej. Nie musisz już pamiętać, o czym rozmawialiście!
Bonus: 11 Szablonów Formularzy Informacji Zwrotnej (Free Feedback Forms)
Zalety korzystania z ClickUp do wspierania kultury feedbacku
Budowanie kultury konstruktywnej krytyki wymaga czasu, ale ClickUp znacznie to ułatwia. Oto kilka kluczowych korzyści płynących z używania ClickUp do zarządzania informacją zwrotną:
- Przejrzystość: Używając ClickUp do śledzenia wszystkich opinii, zarówno pozytywnych, jak i negatywnych, tworzysz kulturę otwartości. Wszyscy wiedzą, czego się od nich oczekuje i widzą swój postęp w kierunku poprawy.
- Wydajność: Zamiast przeszukiwać e-maile lub rozproszone notatki, aplikacja przechowuje wszystkie informacje zwrotne w jednej scentralizowanej przestrzeni. Dzięki temu nic nie ginie, a w razie potrzeby można szybko uzyskać dostęp do wcześniejszych informacji zwrotnych.
- Aktywne spostrzeżenia: Dzięki funkcjom takim jak Cele i Pola niestandardowe, ClickUp pomaga przekształcić informacje zwrotne w jasne, możliwe do podjęcia kroki. Pracownicy mogą łatwo śledzić swoje postępy i zobaczyć, jak ich praca poprawia się w czasie.
- Usprawniona komunikacja: Niezależnie od tego, czy jest to formalne, czy swobodne, ClickUp oferuje wiele kanałów przekazywania informacji zwrotnych, zapewniając, że komunikacja jest wyczyszczona i stała. Dzięki narzędziom takim jak widok czatu i formularze możesz dostosować metodę przekazywania informacji zwrotnej w zależności od sytuacji.
- Współpraca i odpowiedzialność: Dzięki udostępnianym przez ClickUp dokumentom i funkcjom śledzenia, łatwo jest współpracować nad informacją zwrotną i tworzyć wspólny plan poprawy. ClickUp nakłada również odpowiedzialność zarówno na menadżerów, jak i pracowników za monitorowanie przekazywanych informacji zwrotnych.
- Podnosi morale: Konstruktywna informacja zwrotna, zwłaszcza w połączeniu z narzędziem, które ułatwia śledzenie ulepszeń, może podnieść morale. Pracownicy poczują większe wsparcie w rozwoju, gdy zobaczą, że ich opinie są traktowane poważnie i podejmowane są odpowiednie działania.
Użyj ClickUp Docs do systematycznego dokumentowania i analizowania informacji zwrotnych
Wyzwania i pułapki, których należy unikać podczas udzielania negatywnych informacji zwrotnych
Udzielanie negatywnej i konstruktywnej informacji zwrotnej nie musi przypominać chodzenia po linie nad basenem pełnym rekinów! Jeśli jest zrobione dobrze, może zwiększyć wydajność, zainspirować do rozwoju i zbudować silniejsze relacje. Ale źle udzielona, jest receptą na katastrofę.
Przyjrzyjmy się zatem, jak radzić sobie z wyzwaniami związanymi z udzielaniem konstruktywnej informacji zwrotnej i uniknąć po drodze kilku typowych pułapek.
Ciemna strona źle przekazanej informacji zwrotnej
Spójrzmy prawdzie w oczy - nikt nie lubi negatywnej informacji zwrotnej, gdy czuje się ją jak cios w bebechy. Oto, co może się stać, jeśli nie przekażesz informacji zwrotnej w konstruktywny sposób:
- Demotywacja: Zbyt dużo krytyki bez pozytywnego wydźwięku? To jak wylewanie zimnej wody na czyjś ogień motywacji. Może się to skończyć poczuciem porażki, a nie zachęty
- Niszczenie relacji: Jeśli informacja zwrotna jest zbyt ostra lub oskarżycielska, może to nadwyrężyć relacje z pracownikami. Zaufanie jest kluczem do wydajnych rozmów!
- Spadek wydajności: Jeśli pracownicy nie wiedzą, jak rozwiązać dany problem, będą kręcić się w kółko, próbując dowiedzieć się, co poszło nie tak, co może obniżyć ich wydajność
Jak poprawić swoje umiejętności udzielania informacji zwrotnej?
Teraz, gdy wiemy już, czego nie robić, skupmy się na tym, co powinniśmy robić podczas przekazywania negatywnej informacji zwrotnej.
- Czas jest kluczem: Nie czekaj do corocznego przeglądu, aby zrzucić bombę. Informacja zwrotna powinna być przekazana w odpowiednim czasie i mieć połączenie z ostatnimi działaniami. Na przykład, jeśli Sarah popełniła błąd w zeszły wtorek, odnieś się do niego wkrótce potem. W ten sposób będzie go miała świeżo w pamięci i łatwiej będzie go naprawić.
- Unikaj niejasności: Bądź konkretny. Zamiast mówić: "Nie radzisz sobie najlepiej", powiedz: "Zauważyłem, że nie dotrzymałaś dwóch ostatnich terminów projektu, co wpływa na postępy zespołu"
- Bądź otwarty na dyskusję: Informacja zwrotna to nie monolog; to rozmowa. Po udostępnianiu swoich przemyśleń, zadawaj pytania takie jak: "Jak się z tym czujesz?" lub "Jak myślisz, co mogłoby pomóc w zrobieniu tego lepiej?" Otwiera to drzwi do dwukierunkowej rozmowy, która jest bardziej oparta na współpracy niż konfrontacji.
- Nie bądź negatywny lub surowy: Inną częstą pułapką, jeśli chodzi o udzielanie negatywnych informacji zwrotnych, jest wskazywanie wyłącznie wad. Może to być zniechęcające. Dlatego ważne jest, aby podkreślać również mocne strony, aby zachować zrównoważoną perspektywę.
Zastosuj geniusz
metoda kanapkowa.
Negatywna informacja zwrotna jest łatwiejsza do zniesienia, gdy po obu stronach znajduje się odrobina pozytywnej informacji zwrotnej. Zacznij od czegoś, co zrobili dobrze, następnie uderz ich problemem i zakończ pozytywną notatką.
przykład: "Zrobiłeś świetną robotę utrzymując zespół w dobrej organizacji, ale zauważyłem, że raportowanie trochę się opóźnia. Popracujmy nad kilkoma strategiami, aby przyspieszyć ten proces. Ogólnie rzecz biorąc, wiem, że masz umiejętności, by sobie z tym poradzić!"
Radzenie sobie z różnicami kulturowymi w informacjach zwrotnych
Tutaj sprawy stają się nieco skomplikowane - różne kultury mają różne sposoby radzenia sobie z informacją zwrotną. To, co działa na jedną osobę, może nie działać na inną, dlatego ważne jest, aby pamiętać o tych niuansach.
- Bezpośredni vs. pośredni feedback: W kulturach zachodnich ludzie doceniają bezpośrednią informację zwrotną. Chcą dokładnie wiedzieć, co poszło nie tak, bez zbędnego słodzenia. Jednak w innych kulturach, takich jak kraje azjatyckie lub wiele krajów Ameryki Łacińskiej, informacje zwrotne są przekazywane bardziej subtelnie, aby uniknąć zawstydzenia kogoś. Poznaj swoich odbiorców i odpowiednio dostosuj swój styl!
- Prywatny vs. publiczny feedback: Niektóre kultury (a nawet niektóre osoby) preferują otrzymywanie informacji zwrotnych prywatnie. Jeśli pracujesz z zespołem z kultury o wysokim kontekście, trzymaj krytykę za zamkniętymi drzwiami.
- Hierarchia i dystans władzy: W kulturach o wysokim dystansie władzy (np. w Azji) pracownicy mogą nie czuć się komfortowo przekazując informacje zwrotne swoim przełożonym lub nawet otwarcie reagując na krytykę. W takich przypadkach należy zachować szczególną ostrożność i zachęcać do otwartego dialogu, nie sprawiając przy tym, że ktoś poczuje się niekomfortowo.
Przeczytaj również: Jak analizować opinie klientów w celu osiągnięcia niestandardowego powodzenia?
Zamień negatywne opinie w możliwości rozwoju
Skuteczna negatywna informacja zwrotna jest niezbędna do wspierania rozwoju i poprawy wydajności. Niezależnie od tego, czy podczas spotkań Teams zajmujesz się niedotrzymanymi terminami, problemami z komunikacją, czy innymi lukami w wydajności, używaj konkretnych przykładów, zachowaj pozytywne nastawienie i oferuj możliwe do zastosowania rozwiązania.
Włączenie pozytywnego wzmocnienia wraz z informacją zwrotną zapewnia również wsparcie podczas rozmowy. Spotkania Teams są idealną pozycją do zrównoważenia zarówno pozytywnych, jak i negatywnych informacji zwrotnych w celu stworzenia kompleksowego podejścia.
Nie unikaj więc dawania negatywnej informacji zwrotnej; zamiast tego opanuj sztukę udzielania informacji zwrotnej. Właściwa ingerencja wzmocni twój Teams. Zarejestruj się w ClickUp aby osiągnąć wyższy poziom wydajności przy jednoczesnym zachowaniu pozytywnej, otwartej kultury pracy.