czy wiesz, że kiedy menedżerowie przekazują codzienne informacje zwrotne, pracownicy są_ 3,6 razy _bardziej prawdopodobne, że czują się zmotywowani do zrobienia czegoś wyjątkowego?
Informacja zwrotna to potężne narzędzie, które odgrywa znaczącą rolę w postępie i powodzeniu każdej organizacji. Pomaga stworzyć miejsce pracy, w którym każdy głos jest słyszany, każdy pomysł ma wartość, a każda osoba ma możliwość rozwoju i prosperowania.
Sesja informacji zwrotnej pozwala na otwartą i szczerą komunikację z zespołem i zwiększa zaangażowanie. Dostawca może przedstawić obszary wymagające poprawy, pochwalić mocne strony i pomóc w opracowaniu planu rozwoju osobistego i zawodowego.
Jednak powodzenie sesji informacji zwrotnej to coś więcej niż tylko zwołanie spotkania. Zarówno coroczne przeglądy wyników, jak i doraźne sesje informacji zwrotnej wymagają pewnego przeszkolenia i przygotowania. W tym artykule omówimy korzyści i wyzwania związane z sesjami informacji zwrotnej oraz kroki niezbędne do ich powodzenia.
Korzyści z sesji informacji zwrotnej dla pracowników
Przeprowadzanie regularnych sesji informacji zwrotnej może przyspieszyć rozwój firmy i zwiększyć zaangażowanie członków zespołu. Przyjrzyjmy się niektórym korzyściom płynącym z sesji informacji zwrotnej.
Motywuje pracowników
Regularna informacja zwrotna to nie tylko udostępnianie obszarów do poprawy i słabości; to także chwalenie i docenianie mocnych stron i osiągnięć pracowników. Pomaga to motywować pracowników, sprawia, że czują się wartościowi i poprawia ich samoocenę.
Promocja wszechstronnego rozwoju
Sesje informacji zwrotnej umożliwiają wszechstronny rozwój pracowników. Właściwa informacja zwrotna we właściwym czasie pomaga im analizować swoje wyniki, mocne strony i obszary wymagające rozwoju. Konstruktywna informacja zwrotna promuje również rozwój osobisty i zawodowy.
Rozwiązywanie konfliktów
Kolejną zaletą regularnej informacji zwrotnej jest możliwość rozwiązywania konfliktów, zanim staną się one poważnymi problemami.
Regularne sesje informacji zwrotnej umożliwiają członkom zespołu dzielenie się swoimi widokami i prowadzenie trudnych rozmów, w tym rozwiązywanie drobnych nieporozumień, które na pierwszy rzut oka nie wydają się zbyt istotne. Dzięki temu nie przeradzają się one w poważne konflikty.
Zwiększa zaangażowanie
Każdy chce usłyszeć, co zrobił dobrze i jak może się poprawić po zakończeniu pracy nad projektem. Tak samo jest w przypadku Twojego zespołu. według Gallupa 80% pracowników twierdzi, że znacząca informacja zwrotna pomaga im w pełni się zaangażować
Zaangażowani pracownicy są bardziej oddani i entuzjastycznie nastawieni do swojej pracy, co poprawia wskaźniki powodzenia i retencji.
Otwarta komunikacja
Częsta informacja zwrotna rozwija kulturę otwartej komunikacji w miejscu pracy. Zachęcanie do niej tworzy środowisko, w którym członkowie Teams mogą swobodnie wyrażać swoje obawy i pomysły.
Pomaga im to również otworzyć się na krytykę i docenić pozytywne opinie. A to ostatecznie poprawia współpracę i
.
Poprawia wydajność
Bez konstruktywnej informacji zwrotnej Twój zespół nie będzie wiedział, co robi dobrze, a co wymaga poprawy. Regularny proces przekazywania informacji zwrotnych pomaga im poprawić wyniki i zwiększyć motywację w pracy.
Podobnie, informacja zwrotna ma kluczowe znaczenie dla określenia
skuteczność strategii. Komunikując się z członkami Teams, możesz poprawić swoje umiejętności i wybrać najskuteczniejszą strategię.
Wyzwania we wdrażaniu skutecznych sesji informacji zwrotnej
Niezdecydowanie, uprzedzenia, słabe umiejętności komunikacyjne i niejasne cele to wyzwania związane z wdrażaniem skutecznych sesji informacji zwrotnej. Porozmawiajmy o tym, jak to zrobić.
1. Brak konkretnych informacji zwrotnych
Jednym z najważniejszych wyzwań jest brak konkretnej informacji zwrotnej. Na przykład, powiedzenie "Twoja prezentacja wymaga poprawy" nie wyjaśnia, jaki aspekt wymaga poprawy. Może to sprawić, że odbiorca informacji zwrotnej będzie zdezorientowany.
Jak pokonać to wyzwanie:
Skoncentruj się na konkretnych zachowaniach lub wynikach, aby przekazać dostawcy wyczyszczone informacje zwrotne. Zamiast niejasnych stwierdzeń, podaj konkretne przykłady i sugestie.
Lepiej
w powyższym scenariuszu brzmiałby: "Twoja prezentacja była pouczająca, ale są obszary, które możesz poprawić. Niektóre slajdy były zagracone tekstem, co utrudniało śledzenie kluczowych punktów"
Odnosi się to do tego, które części prezentacji wymagają poprawy.
2. Strach przed negatywnymi reakcjami lub konfrontacją
Kolejnym wyzwaniem, przed którym często stają menedżerowie, jest obawa przed negatywnymi reakcjami członków Teams. Możesz obawiać się, że zdemotywujesz swoich pracowników lub zniszczysz ich relacje. Podobnie, strach przed konfrontacją utrudnia szczerą i otwartą komunikację.
Stosowanie wyważonego podejścia podczas udzielania informacji zwrotnej jest bardzo ważne
niezbędną umiejętnością przywódczą
. Udzielanie wyłącznie negatywnych informacji zwrotnych może obniżyć morale pracowników i wpłynąć na ich chęć do pracy. Z drugiej strony, przekazywanie wyłącznie pozytywnych informacji zwrotnych może skutkować samozadowoleniem i utrudniać rozwój.
Jak pokonać to wyzwanie:
Zrównoważ pozytywne wzmocnienie i konstruktywną krytykę, aby wspierać kulturę ciągłego doskonalenia i rozwoju. Pełne szacunku i wyważone podejście może umożliwić przeprowadzenie wydajnej rozmowy.
3. Słabe umiejętności komunikacyjne
Zarówno osoby udzielające, jak i odbierające informacje zwrotne mogą nie posiadać odpowiednich umiejętności komunikacyjnych. Słabe umiejętności komunikacyjne utrudniają konstruktywne wyrażanie myśli lub zrozumienie informacji zwrotnej bez przyjmowania postawy obronnej.
Informacja zwrotna może być zbyt osobista. Na przykład, zamiast odnosić się do umiejętności jako problemu, może odnosić się do samych pracowników jako problemu.
Z drugiej strony, informacja zwrotna może być zbyt bezosobowa. Dostawca może przekazywać ogólne informacje zwrotne całemu zespołowi, zamiast odnosić się do każdej osoby i jej konkretnych wyzwań.
Jak pokonać to wyzwanie:
- Rozważ zainwestowanie w programy szkoleniowe w celu poprawy umiejętności komunikacyjnych dla osób udzielających i otrzymujących informacje zwrotne.
- Zaoferuj wskazówki dotyczące skutecznych technik komunikacji, aktywnego słuchania i udzielania informacji zwrotnych w konstruktywny i empatyczny sposób.
4. Stronniczość i subiektywność
Nieświadome uprzedzenia i
mikrozarządzanie członkami zespołu
często wpływają na informacje zwrotne, prowadząc do niesprawiedliwych lub niedokładnych ocen. Jednym z przykładów takiej sytuacji jest tendencyjność. Jeśli menedżer uważa, że pracownikowi brakuje inicjatywy, może wybiórczo zauważać instancje wspierające to przekonanie, ignorując jednocześnie dowody.
Co więcej, subiektywne opinie mogą również przyćmić obiektywne obserwacje. Wpływa to na jakość i ważność informacji zwrotnej.
Jak pokonać to wyzwanie:
- Stwórz kulturę bezpieczeństwa i zero oceniania podczas sesji informacji zwrotnych.
- Pomoc w budowaniu świadomości nieświadomych uprzedzeń i zachęcanie do stosowania obiektywnych kryteriów oceny w sesjach informacji zwrotnej.
- Upewnij się, że informacje zwrotne są oparte na zasługach i wynikach, a nie na osobistych preferencjach.
Ograniczenia czasowe
Czasami menedżerowie są zbyt zajęci, aby regularnie i często udzielać informacji zwrotnej członkom zespołu, pozostawiając to do czasu ostatecznej dyskusji na temat oceny wyników. Udostępnianie informacji zwrotnej długo po tym, jak sytuacja minęła, zazwyczaj nie przynosi żadnych korzyści. Członkowie teamu mogą nawet nie pamiętać danej sytuacji.
Aby informacja zwrotna była konstruktywna, musi być udostępniana w odpowiednim czasie i z odpowiednią częstotliwością. Opóźnianie informacji zwrotnej może wpłynąć na wydajność pracownika.
Na przykład, jeśli projekt został zakończony, należy podpowiedzieć pracownikowi, że jego osiągnięcie zostało docenione. Podobnie, jeśli członek teamu popełnił błąd podczas pracy, należy odnieść się do niego odpowiednio wcześnie, aby zapobiec popełnieniu przez niego tego samego błędu.
Jak pokonać to wyzwanie:
Zaplanuj sesje w określonych okresach w celu przeglądu wyników pracowników i rozwiązania problemów. Pomoże to również zachęcić pracowników do rozwoju i zaangażowania w ciągłe doskonalenie i naukę. Możesz użyć
oprogramowanie do oceny wydajności
podpowiedź, jak szybko zaplanować te sesje.
Ustawienie niejasnych celów i oczekiwań
Kluczowe jest ustawienie jasnych celów i oczekiwań dotyczących sesji informacji zwrotnych. Niejasne cele mogą dezorientować pracowników co do celu i oczekiwanych rezultatów sesji. Mogą oni udzielać i otrzymywać niejasne i niepodlegające reakcji informacje zwrotne.
Jak pokonać to wyzwanie:
Określ jasne cele dla każdej sesji informacji zwrotnej. Określ, co należy omówić, cel informacji zwrotnej i pożądane wyniki. Najlepiej jest ustawić cele wspólnie, upewniając się, że są one zgodne z celami i zadaniami organizacyjnymi.
**Jak zaplanować skuteczną sesję feedbackową?
Teraz, gdy jesteś już uzbrojony w strategie przeprowadzania sesji informacji zwrotnej, oto kolejne kroki, które powinieneś wykonać, aby ją zorganizować:
Zdefiniuj cele
Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie celów. Czy planujesz kompleksowe spotkanie z informacją zwrotną, czy krótką sesję jeden na jeden? Czy jesteś dostawcą informacji zwrotnej na temat wydajności, ciągłego wsparcia i coachingu w celu poprawy umiejętności lub rozwiązania konkretnych problemów lub wyzwań?
Określ konkretne cele, wyniki i obszary zainteresowania do omówienia. Cele mogą zależeć od kontekstu sesji informacji zwrotnej, takiego jak samoocena, ocena wyników, podsumowanie projektu lub rozwój umiejętności.
Określając cele rozmowy feedbackowej, upewnij się, że są one konkretne i mierzalne. Należy również wziąć pod uwagę potrzeby, preferencje i cele rozwojowe osób zaangażowanych w sesję informacji zwrotnej. Pomoże to w przekazaniu istotnych i znaczących informacji zwrotnych każdemu uczestnikowi.
Wybierz odpowiedni format
Określ, kto powinien uczestniczyć w sesji informacji zwrotnej w oparciu o cele i zaangażowane osoby. Mogą to być menedżerowie, przełożeni, współpracownicy lub inni interesariusze.
Gdy uczestnicy ustalą format i miejsce sesji, może to być spotkanie jeden na jeden, dyskusja grupowa, formalna prezentacja lub nieformalna rozmowa.
Na koniec należy zaplanować sesję w dogodnym dla wszystkich terminie.
Oferuj kontekst i wytyczne
Przekaż wszystkim uczestnikom jasne oczekiwania dotyczące zakresu i celów sesji informacji zwrotnej. Zaproponuj kontekst sesji, wyjaśniając jej cel, znaczenie i oczekiwane rezultaty.
Ponadto ustal wytyczne dotyczące udzielania i otrzymywania informacji zwrotnych, podkreślając szacunek, uczciwość i konstruktywną krytykę. Użyj oprogramowania takiego jak ClickUp do udostępniania informacji, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie.
Łatwe udostępnianie wytycznych i innych informacji za pomocą ClickUp Docs
💡 Wskazówka:
Dokumenty ClickUp
oferuje edycję w czasie rzeczywistym, zaawansowane funkcje formatu, zagnieżdżone strony, łatwe wyszukiwanie i bezpieczne udostępnianie. Możesz płynnie udostępniać wytyczne wszystkim uczestnikom, etykiety w określonych obszarach, dodawać komentarze i zarządzać uprawnieniami.
Przygotuj osoby przekazujące i odbierające informacje zwrotne
Jeśli planujesz sesję informacji zwrotnej w zespole, zaoferuj wskazówki dla osób udzielających informacji zwrotnej dotyczące skutecznego przekazywania informacji zwrotnej. Możesz udostępniać przykłady konstruktywnych informacji zwrotnych i zachęcać ich do skupienia się na konkretnych zachowaniach, obserwacjach i sugestiach, które można podjąć.
Ponadto, przygotuj uczestników do otrzymywania informacji zwrotnych poprzez ustawienie oczekiwań i zachęcanie ich do słuchania, zadawania pytań wyjaśniających i otwartości.
Jeśli planujesz sesje jeden na jeden, przygotuj przykłady i dowody na wsparcie udzielanej informacji zwrotnej. Użyj odpowiednich danych i celów, aby wesprzeć swoje słowa.
Prowadź sesję
Kolejnym krokiem jest poprowadzenie sesji. Upewnij się, że jest ona skupiona, wydajna i pełna szacunku. Twoim najważniejszym zadaniem jest utrzymanie rozmowy na właściwym torze, zachęcanie do udziału wszystkich uczestników i zarządzanie wszelkimi konfliktami lub nieporozumieniami, które mogą się pojawić.
Zacznij od pozytywnej notatki i stwórz przyjazne środowisko. Ustal podstawowe zasady i zachęcaj do aktywnego uczestnictwa, prosząc członków zespołu o otwarte udostępnianie swoich doświadczeń i opinii.
Stwórz każdemu możliwość wniesienia wkładu w dyskusję. Zachęcaj pracowników do dzielenia się swoją samooceną i aktywnie słuchaj ich przemyśleń. Kieruj dyskusją, zadając odpowiednie pytania, podsumowując kluczowe punkty i przekierowując rozmowę, jeśli odbiega ona od tematu.
Dokumentacja i działania następcze
Rób notatki podczas sesji informacji zwrotnej, aby udokumentować kluczowe punkty, elementy działań i dalsze zadania. Udostępnianie podsumowania spotkania wszystkim uczestnikom, w tym podsumowania sesji i planów działania. Pisemny dokument gwarantuje, że wszyscy są na tej samej stronie.
Twórz pisemne zapisy i udostępniaj je członkom zespołu za pomocą funkcji ClickUp Notepad
💡Porada: Możesz użyć udostępnianego notatnika online, takiego jak
Notatnik ClickUp
do szybkiego zapisywania protokołów ze spotkań. Korzystaj z bogatych funkcji edycji, aby formatować notatki, udostępniać je swojemu zespołowi i uzyskiwać do nich dostęp z dowolnego urządzenia.
Zachęcaj do refleksji i planu działania
Po omówieniu informacji zwrotnych zachęć uczestników do poświęcenia czasu na autorefleksję. Poproś ich o rozważenie otrzymanych informacji zwrotnych i zastanowienie się nad swoimi mocnymi stronami, obszarami wymagającymi poprawy oraz wszelkimi cennymi spostrzeżeniami zdobytymi podczas dyskusji.
Idź dalej, pomagając członkom zespołu opracować plany działania w oparciu o otrzymane informacje zwrotne. Aby uprościć ten proces, użyj narzędzia takiego jak
ClickUp Brain
. Brain pozwala podsumować dyskusje, dokumenty, wątki zadań i aktualizacje. Możesz również uzyskać punkty działania i spostrzeżenia z dyskusji, które pomogą Ci opracować plan działania.
Mając gotowy plan, pomóż członkom zespołu zidentyfikować konkretne działania, które mogą podjąć, aby zająć się obszarami wymagającymi poprawy lub wykorzystać swoje mocne strony. Wiąże się to również z ustaleniem jasnych oś czasu na wdrożenie.
Ponadto, oferuje zasoby, takie jak coaching, mentoring, możliwości rozwoju zawodowego i dostęp do odpowiednich narzędzi.
wskazówka: Użyj
Mindmapy w ClickUp
do organizowania i wizualizowania swoich myśli
Mapa myśli strategii i planu działania z interaktywnymi tablicami w ClickUp
Pamiętaj, aby zaplanować kolejne sesje lub spotkania kontrolne w celu sprawdzenia postępów w realizacji planów działania i zapewnienia dodatkowego wsparcia w razie potrzeby. Możesz również wykorzystać te okazje do świętowania powodzenia i dostosowania planów działania.
Poproś o opinię
Na koniec zachęć Teams do udostępniania informacji zwrotnych po sesji. Zapytaj o skuteczność, format i sposób prowadzenia sesji. Wykorzystaj te informacje, aby udoskonalić przyszłe spotkania i usprawnić cały proces. Możesz również użyć oprogramowanie do oceny 360 do przeprowadzania kompleksowych ankiet i zbierania opinii uczestników.
Możesz użyć pytań otwartych. Na przykład zapytaj: "Jakie aspekty sesji informacji zwrotnej były dla Ciebie dobre?", aby podpowiedzieć i zachęcić do dyskusji. Wysłuchaj uważnie ich odpowiedzi, potwierdź ich wkład i podziękuj im za ich wkład.
Twórz konfigurowalne formularze w krótkim czasie za pomocą ClickUp
💡Wskazówka: Z Widok formularza ClickUp'a można tworzyć formularze z możliwością dostosowania, dodawać pola niestandardowe w celu ustrukturyzowania odpowiedzi i dystrybuować formularze do odpowiednich osób.
Szablony sesji zwrotnych
Zbieranie opinii przed lub po sesji może być czasochłonne. Jednak korzystanie z szablonów formularzy opinii może znacznie skrócić ten czas. Odpowiednie szablony mają wszystkie niezbędne pola i pytania do zbierania opinii od członków zespołu.
Oto trzy najlepsze szablony do wykorzystania:
Szablon formularza informacji zwrotnej
The Szablon formularza opinii ClickUp to w pełni konfigurowalny formularz do zbierania opinii od użytkowników i partnerów. Możesz zbierać istotne dane, projektować ankiety dostosowane do Twoich potrzeb i szybko analizować odpowiedzi. Szablon umożliwia przechwytywanie i widok wszystkich opinii w jednym miejscu
Możesz efektywnie śledzić opinie za pomocą niestandardowych statusów, etykiet, przypomnień i nie tylko.
Zapewnia również niestandardowe pola, takie jak ogólna ocena, sugestie poprawy, data zakupu itp., dzięki czemu można poprawnie segmentować i analizować odpowiedzi zwrotne. Ponadto sześć niestandardowych widoków, takich jak widok tabeli ocen dostawców, widok tablicy ogólnych rekomendacji itp. umożliwia przeglądanie danych na wiele sposobów.
Szablon informacji zwrotnej od pracownika
The Szablon opinii dla pracowników ClickUp pozwala szybko i dokładnie zbierać i śledzić opinie pracowników. Możesz go użyć, aby zrozumieć, co członkowie Twojego zespołu sądzą o kulturze i zarządzaniu organizacją, a także o jej otoczeniu.
Zawiera 16 niestandardowych pól do przechwytywania szczegółów, takich jak możliwości rozwoju, kultura firmy, jasność roli itp., dzięki czemu można otrzymywać konkretne i szczegółowe informacje zwrotne. Dzięki 6 różnym widokom, w tym widokowi tablicy Start Here, możesz lepiej analizować i internalizować te informacje zwrotne. Łatwe śledzenie opinii dzięki etykietom, reakcjom na komentarze i automatyzacji.
Szablon jest idealny do wspierania otwartych rozmów i uzyskiwania informacji zwrotnych w uporządkowany i terminowy sposób.
Szablon oceny wyników
The Szablon oceny wydajności sprawia, że czasochłonne przeglądy wydajności są łatwe i skuteczne. Dzięki temu szablonowi można śledzić i oceniać wydajność, organizować oceny i ustawić jasne cele. Możesz również upewnić się, że Twój zespół jest na dobrej drodze do osiągnięcia celów.
Ten szablon Docs można łatwo włączyć do cyklu pracy; jest on wyposażony w niestandardowe opcje statusu i pól, dzięki czemu można go spersonalizować i śledzić według własnego uznania. Oprócz recenzji menedżera, może być również używany do oceny 360° od pracodawców i współpracowników
Rola sesji informacji zwrotnej w zwiększaniu retencji i wydajności pracowników
Regularne sesje informacji zwrotnej odgrywają znaczącą rolę w poprawie retencji pracowników i ich satysfakcji z pracy. w niedawno przeprowadzonej ankiecie,_ .. 41% pracowników stwierdziło, że gdyby mieli wybór, zwiększyliby zaangażowanie w swoich obecnych miejscach pracy, aby je poprawić
Wyższe wskaźniki zaangażowania, retencji i satysfakcji są bezpośrednio połączone z regularnymi sesjami informacji zwrotnej. Wynika to z faktu, że spotkania dotyczące informacji zwrotnych dotyczą obaw, uznają osiągnięcia i wspierają poczucie przynależności do organizacji.
Informacje zwrotne dają pracownikom cenny wgląd w ich wyniki, postępy w karierze i obszary rozwoju zawodowego, co również pomaga zwiększyć satysfakcję z pracy i zaangażowanie. Zwiększa wydajność poprzez zapewnienie dostawcom wskazówek, wsparcia i zasobów, które pozwolą im odnieść sukces.
Pracownicy, którzy czują wsparcie, wartość i uznanie są bardziej skłonni do pozostania zaangażowanymi i lojalnymi wobec organizacji.
Uczyń sesje informacji zwrotnej bardziej wydajnymi dzięki ClickUp
Sesje informacji zwrotnej to coś więcej niż tylko rutynowe dyskusje; to potężne możliwości wspierania rozwoju, zacieśniania współpracy i powodzenia. Dlatego też regularne ich przeprowadzanie ma kluczowe znaczenie i daje każdemu pracownikowi szansę poczucia się wysłuchanym i docenionym.
Jednak ręczne organizowanie i zarządzanie informacjami zwrotnymi może stanowić wyzwanie, zwłaszcza gdy masz wielu członków zespołu. ClickUp dla zespołów Human Resource pomaga wyeliminować te wyzwania i zautomatyzować zbieranie i śledzenie informacji zwrotnych. Za pomocą ClickUp można śledzić wydajność i zaangażowanie pracowników oraz stworzyć centralny hub dla wszystkich informacji o pracownikach. Zarejestruj się za Free już dziś!
Często zadawane pytania (FAQ)
**Co zrobić, aby sesja informacji zwrotnej była skuteczna?
Aby sesja informacji zwrotnej była skuteczna, należy zdefiniować jasne cele, stworzyć bezpieczne i pełne szacunku środowisko, zachęcać do aktywnego uczestnictwa, przekazywać konkretne i możliwe do wykorzystania informacje zwrotne, aktywnie słuchać, oferować wsparcie i zasoby w celu poprawy wyników oraz realizować uzgodnione plany działania.