Skupiając się na stworzeniu idealnego e-maila, często pomijamy jeden kluczowy aspekt: podpis
Sposób zakończenia wiadomości jest tak samo ważny, jak sama jej zawartość. Profesjonalne zamknięcie e-maila może nadać odpowiedni ton, zachęcić do odpowiedzi i pozostawić odbiorcę z pozytywnym wrażeniem.
Przyjrzyjmy się kilku prostym wskazówkom i przykładom, które pomogą ci zakończyć twoje e-maile jak profesjonalista!
Co to jest zakończenie e-maila?
Podpis pod e-mailem to końcowa linia lub zdanie kończące wiadomość e-mail tuż przed podpisem. Kończy rozmowę, zachęca do odpowiedzi lub dostarcza inne formularze wezwania do działania.
W zależności od kontekstu komunikacji, dobrze dobrany podpis wyraża szacunek, ciepło lub profesjonalizm.
Na przykład, w profesjonalnym e-mailu, możesz zakończyć "Serdeczne pozdrowienia", a następnie podać swoje imię i nazwisko, co równoważy formalność i przystępność.
Przyjazne "Na zdrowie" lub "Odezwę się wkrótce" mogą być bardziej odpowiednimi podpisami w bardziej nieformalnych e-mailach, ustawiając swobodny ton dla przyszłych interakcji.
Co powinno zawierać każde zamknięcie e-maila?
Zamknięcie e-maila powinno zawierać kilka elementów zapewniających skuteczną komunikację.
Musisz uwzględnić:
- Spersonalizowany zwrot podpisujący e-mail: Uprzejmy i odpowiedni zwrot, który pasuje do tonu e-maila. Na przykład: "Z wyrazami szacunku", "Z poważaniem" lub "Dziękuję"
- Twoje imię: Zawsze podawaj swoje imię, a w bardziej formalnych kontekstach używaj swojego nazwiska
- Pozycja i firma (jeśli dotyczy): Jest to szczególnie ważne w profesjonalnych e-mailach, gdzie określenie swojej roli pomaga ustalić autorytet
- Informacje kontaktowe: Mogą one zawierać numer telefonu, dodatkowy adres e-mail lub inną istotną metodę kontaktu, szczególnie w ustawieniu Business
- Spersonalizowany podpis: Opcjonalnie, niestandardowy szablon podpisu e-mail, który zawiera cyfrową kartę kontaktową, logo firmy lub wszelkie zastrzeżenia prawne, zgodnie z polityką firmy
Dlaczego zamknięte wiadomości e-mail mają znaczenie
Podpisy e-mail dostarczają wskazówek dotyczących kontekstu i komunikacji. Pokazują dbałość o szczegóły i nadają ton dalszej rozmowie.
Podczas gdy główna część e-maila jest najważniejsza, zamknięcie pomaga powiązać wszystko razem i stworzyć wrażenie. Pomaga ustalić sposób postrzegania Ciebie i Twojej wiadomości przez czytelnika.
Oto kilka innych powodów, dla których podpisy w e-mailach mają znaczenie:
1. Pomaga tworzyć trwałe wrażenia
Sposób zakończenia wiadomości e-mail nadaje ton przyszłej komunikacji. Powinno ono pasować do kontekstu całego e-maila i powiązań z odbiorcą. Właściwe podpisanie e-maila pozostawia pozytywne i trwałe wrażenie na odbiorcy.
Na przykład, zakończenie e-maila słowami "Czekam na Twoje przemyślenia!" pozostawia odbiorcę w poczuciu wartości i zachęca do podpowiedzi.
2. Wzmacnia ton i intencje
Podpisy podkreślają intencję wiadomości i wyjaśniają pożądane kolejne kroki.
Instancja kończąca wiadomość słowami "Proszę o zapoznanie się z załączonym plikiem w najbliższym dogodnym terminie" wskazuje na pilny charakter sprawy i działania wymagane od odbiorcy.
3. Wpływ na KPI marketingu e-mailowego
Podpisanie e-maila ma bezpośredni wpływ na istotne kPI marketingu e-mailowego takie jak wskaźniki otwarć, kliknięć i konwersji.
Dobrze skonstruowane zamknięcie e-maila wzmacnia przekaz i zachęca odbiorców do podjęcia pożądanych działań.
Przykłady profesjonalnych zamknięć e-maili
Wybór odpowiednich słów na zakończenie profesjonalnego e-maila ma kluczowe znaczenie, ponieważ odzwierciedla profesjonalizm i wpływa na postrzeganie przez odbiorcę.
Poniżej znajdują się przykłady odpowiednich, profesjonalnych zakończeń wiadomości e-mail, które warto rozważyć w różnych kontekstach biznesowych:
1. Formalne zamknięcie (dla kontaktów Business lub pierwszych kontaktów)
Kiedy po raz pierwszy kontaktujesz się z kimś zawodowo lub wysyłasz profesjonalnego e-maila, musisz odpowiednio się podpisać, aby nawiązać z nim relacje. Ma to zastosowanie niezależnie od tego, czy wysyłasz e-mail do klienta, czy starszego kolegi.
Narzędzia takie jak ClickUp Brain są szczególnie pomocne w tworzeniu tych kluczowych elementów e-maili. Dzięki wykorzystaniu AI, ClickUp Brain pomaga w generowaniu odpowiednich do kontekstu, dopracowanych zamknięć e-maili, które zwiększają profesjonalizm komunikacji.
Zapewnia również, że Twój e-mail odzwierciedla odpowiedni ton i formalność dla pierwszych interakcji.
Przykład #1: Pozdrawiam
"Pozdrawiam" jest powszechnie używane jako uprzejme i profesjonalne zamknięcie e-maila do nowych i znajomych kontaktów. Równoważy ciepło i profesjonalizm bez nadmiernej formalności.
Oto jak ClickUp Brain pomaga wygenerować e-mail z podobnym zakończeniem.
Dodatkowo, Dokumenty ClickUp pomaga przechowywać i zarządzać szablonami do profesjonalnego podpisywania e-maili, usprawniając cykl pracy i utrzymując spójność komunikacji. Możesz bezpośrednio używać AI do generowania e-maili wewnątrz dokumentów.
Wszystko, co musisz zrobić, to:
- Utworzyć nowy dokument z obszaru roboczego ClickUp
- Dwukrotnie kliknąć dokument
- Wybrać opcję "pisz z AI"
Pro Tip: Chcesz więcej ze swojej zautomatyzowanej kampanii e-mail? Ustaw kampanię kroplową z najwyższymi 12 szablonów kampanii drip !
- Następnie napisz swoją podpowiedź i jasno określ, jak chcesz ją zakończyć
- Gdy ClickUp Brain wygeneruje e-mail, kliknij przycisk wstawiania, a tekst zostanie wklejony do dokumentów ClickUp bez większych problemów
Przykład #2: Z poważaniem
"Z poważaniem" jest tradycyjnie używane do zakończenia formalnej komunikacji. Idealnie nadaje się do pierwszych interakcji lub ważnej korespondencji biznesowej, sygnalizując szacunek i bezpośrednie, szczere podejście.
Przykład #3: Pozdrowienia
"Uprzejme pozdrowienia" to ciepłe, ale profesjonalne zakończenie odpowiednie do początkowych i bieżących interakcji biznesowych. Przekazuje przyjazny ton przy jednoczesnym zachowaniu poziomu formalności.
Dowiedz się więcej: Dowiedz się, jak ClickUp rewolucjonizuje Twój zarządzanie kampaniami marketingowymi poprzez kompleksowe narzędzia i strategie.
2. Półformalne zamknięcia (dla współpracowników lub bieżące rozmowy)
Nie wszystkie e-maile są formalne, nawet w profesjonalnym ustawieniu. Półformalne podejście świetnie sprawdza się w trwającym wątku e-mailowym lub podczas wysyłania e-maili do współpracowników z całej firmy. Eliminuje sztywność w rozmowie, wprowadza znajomość i zachowuje powagę sytuacji.
Przykład #1: Dzięki
"Dzięki" jest najlepiej używane do zwięzłego wyrażania wdzięczności. Idealnie nadaje się do podziękowania koledze za pomoc lub odpowiedź w ramach trwającego wątku.
Przykład #2: Najlepszy
"Best" jest jednym z najbardziej uniwersalnych i swobodnych zakończeń wiadomości e-mail. Jest idealny do rutynowych e-maili, w których chcesz zachować profesjonalny, ale zrelaksowany ton ze znajomymi współpracownikami.
Przykład 3: Uważaj na siebie
"Take care" nadaje korespondencji osobisty charakter. Ten podpis jest świetny do kończenia rozmów na ciepłej notatce, zwłaszcza gdy nawiązałeś przyjazne relacje z odbiorcą.
3. Zamknięcia wiadomości (dla znajomych rówieśników lub członków Teams)
Gdy wysyłasz e-mail do kogoś, z kim masz bliskie powiązania w pracy, najlepiej jest wybrać swobodne podpisy, aby wzmocnić zaufanie i utrzymać komfortowe relacje.
Przykład 1: Pozdrowienia
"Na zdrowie" to optymistyczne i przyjazne zakończenie, idealne do e-maili do osób, z którymi łączy nas komfortowa relacja. Takie zakończenie dodaje nieformalności i ciepła do rozmowy.
Przykład 2: Odezwij się wkrótce
"Porozmawiaj wkrótce" oznacza trwającą rozmowę i oczekiwanie na przyszłe interakcje. Idealnie nadaje się do e-maili ze współpracownikami, z którymi często się kontaktujesz, przekazując obietnicę kontynuowania dialogu. Dodaj go do e-maili automatycznie przekazywane dalej gdy jesteś niedostępny.
Przykład 3: Wszystkiego najlepszego
"Wszystkiego najlepszego" jest serdecznym i pozytywnym zakończeniem, odpowiednim do zakończenia komunikacji na zachęcającej notatce. To zakończenie e-maila jest szczególnie dobre do wyrażania wsparcia lub dobrych życzeń dla przedsięwzięć kolegi z zespołu.
💡 Pro Tip: Zorganizuj swoją skrzynkę odbiorczą, obsługując dużą liczbę e-maili za pomocą 10 skutecznych strategii zarządzania e-mailami aby zwiększyć wydajność.
Najlepsze praktyki profesjonalnego kończenia wiadomości e-mail
Kończąc wiadomość e-mail, należy wybrać świetny podpis, który odzwierciedla ton wiadomości i szanuje powiązania z odbiorcą. Zapewnia to skuteczną komunikację i pozostawia pozytywne wrażenie.
1. Uczyń jasność swoim najlepszym przyjacielem
Wypowiedzi zamknięte powinny być zwięzłe. Podpis pod e-mailem powinien znajdować się w jego głównej części. Powinien on sygnalizować koniec rozmowy i zawierać tylko niezbędne informacje.
2. Wszystko zależy od kontekstu
Wybierając zamknięcie e-maila, ważne jest, aby wziąć pod uwagę kontekst wiadomości.
Na przykład, formalny e-mail biznesowy może wymagać bardziej profesjonalnego podpisu, takiego jak "Z poważaniem" lub "Z wyrazami szacunku" Podczas gdy swobodna notatka wewnętrzna może pozwolić na coś bardziej przyjaznego, jak "Dzięki" lub "Trzymaj się"
Zawsze dopasowuj zamknięcie do tonu i formalności sytuacji. Właściwe zamknięcie wzmacnia kontekst i powiązania dla odbiorcy. Narzędzia do zarządzania wiadomościami e-mail upraszczają ten proces, pomagając organizować i zarządzać komunikacją zgodnie z kontekstem i priorytetami. Zapewniają one, że każdy e-mail jest odpowiednio dostosowany i zsynchronizowany w czasie.
Cały ekosystem zarządzania e-mailami można zbudować na jednej platformie, takiej jak ClickUp .
Przyjrzyjmy się kilku konkretnym funkcjom oferowanym przez ClickUp:
I. Wykorzystanie ClickUp Brain do zamknięcia e-maili dostosowanych do potrzeb klienta
tworzenie kontekstowych podpisów, które zwiększają czytelność i profesjonalizm każdego e-maila za pomocą ClickUp Brain_
Podczas gdy wiele Narzędzia do pisania AI , zarówno płatne, jak i Free, ewoluują codziennie, kluczem do pisania AI jest kontekst. ClickUp Brain zawiera kontekst Twojej firmy, styl pisania i nie tylko.
Dzięki ClickUp Brain:
- Usprawnij proces pisania e-maili, sugerując odpowiednie do kontekstu zamknięcia
- Utrzymywać właściwy ton w różnych typach e-maili
- Upewnij się, że spójność Twojej marki pozostaje nienaruszona, a komunikacja jest spójna
💡 Pro Tip: Aby jeszcze bardziej udoskonalić swoje umiejętności tworzenia e-maili przy użyciu AI, zapoznaj się z naszym przewodnikiem na temat Jak używać AI do pisania e-maili .
II. Optymalizacja cyklu pracy z ClickUp Docs
szybkie tworzenie i niestandardowe szablony e-maili z ClickUp Docs dla spójnej komunikacji_ ClickUp Docs upraszcza proces tworzenia i niestandardowego zamykania wiadomości e-mail w celu dopasowania ich do różnych kontekstów. Intuicyjny interfejs pozwala tworzyć profesjonalne szablony dla formalnej, półformalnej i swobodnej komunikacji.
Gwarantuje to, że zamknięcia e-maili są zgodne z tonem wiadomości i zwiększają ogólną skuteczność komunikacji. ClickUp Docs pomaga zachować spójność i profesjonalizm w każdym wysyłanym e-mailu.
Dzięki ClickUp Docs:
- Twórz szablony dla różnych typów e-maili
- Współpracuj ze swoim zespołem w czasie rzeczywistym
- Prowadź uporządkowane notatki dotyczące każdego projektu
- Połącz dokumenty bezpośrednio z zadaniami
III. Zwiększ wydajność poczty e-mail dzięki automatyzacji
Automatycznie obsługuj rutynowe odpowiedzi na e-maile i zwolnij czas na bardziej strategiczne zadania dzięki ClickUp Email Automations Automatyzacja e-maili w ClickUp funkcja ta umożliwia automatyzację rutynowych odpowiedzi e-mail lub działań następczych w oparciu o określone wyzwalacze, takie jak zakończenie zadania lub kamienie milowe projektu. Zwiększa to wydajność komunikacji i pomaga utrzymać terminowe interakcje bez ręcznej interwencji, dzięki czemu idealnie nadaje się do zarządzania dużymi ilościami wiadomości e-mail w ustawieniach projektu.
IV. Upewnij się, że twoje e-maile są profesjonalne i zgodne z marką dzięki różnym szablonom
ClickUp oferuje szeroki zakres szablonów zaprojektowanych w celu usprawnienia i ulepszenia komunikacji e-mail, zapewniając spójność i dostosowanie do marki. Przyjrzyjmy się niektórym szablonom dla wiadomości e-mail:
- Szablon automatyzacji e-mail ClickUp : Szablon ten pozwala na wysyłanie zautomatyzowanych e-maili z obszaru roboczego ClickUp dozarządzać kampaniami e-mail. Ustawienie warunków, które automatycznie wysyłają e-maile, zwiększając wydajność i spójność komunikacji
- Szablon kampanii e-mail ClickUp : Zaprojektowany do zarządzania i prowadzenia kampanii e-mail marketingowych, szablon ten pomaga skutecznie organizować, śledzić i analizować strategie kampanii, zapewniając, że wszystkie elementy kampanii są dopasowane i ukierunkowane.
Zrób więcej ze swoimi e-mailami dzięki automatyzacji tworzenia zadań za pomocą ClickUp Email Project Management ClickUp Email Project Management integruje pocztę e-mail bezpośrednio z obszarem roboczym zarządzania projektami. Pozwala to konwertować e-maile na zadania, przypisywać je członkom zespołu i śledzić ich postępy w ClickUp.
Zapewnia to skuteczny sposób, aby upewnić się, że żaden e-mail nie umknie uwadze i że każda komunikacja jest uwzględniona w osi czasu projektu.
Poza tym, ClickUp jest liderem w zakresie narzędzia zasięgowe pomagają w automatyzacji i personalizacji e-maili networkingowych, zapewniając, że półformalne i nieformalne podpisy pod e-mailami zawsze trafiają we właściwą notatkę.
Czytaj więcej: Zoptymalizuj swoją strategię e-mail marketingu od pomysłu do realizacji dzięki skutecznym rozwiązaniom zarządzanie kampaniami marketingowymi wskazówki i szablony.
Najczęstsze błędy, których należy unikać podczas kończenia e-maila
Wraz z "Dos" podpisywania e-maili, istnieją również pewne "Don't". Aby zapewnić skuteczne zamknięcie e-maila, ważne jest, aby pamiętać o kontekście i unikać pomijania lub całkowitego ignorowania podpisu.
1. Znaj swój kontekst
Kontekst jest wszystkim w każdej formie komunikacji, zwłaszcza w e-mailu. Pisząc zamknięte oświadczenie, należy uważać na poziom formalności e-maila. Aby zachować profesjonalny ton, unikaj używania swobodnych zwrotów, takich jak "Na zdrowie" lub "Do usłyszenia"
2. Nie zostawiaj ich w zawieszeniu
Bez frazy zamykającej e-mail może sprawiać wrażenie nagłego. Może się tak zdarzyć, jeśli podpis nie zostanie automatycznie załączony.
Postaraj się podwójnie sprawdzić, aby tego uniknąć. Nawet w zwykłych e-mailach, coś tak prostego jak "Najlepszego" lub "Odezwij się wkrótce" ładnie kończy wiadomość.
Kiedy używać wezwania do działania w zamknięciu e-maila?
Jeśli potrzebujesz odpowiedzi od odbiorcy, wyraź to za pomocą wezwania do działania (CTA). Pomoże to poprowadzić ich przez kolejne kroki. Zakończ e-mail uprzejmą prośbą lub sugestią, aby podpowiedzieć odpowiedź.
Na przykład:
- Dla próśb o opinię: "Czekam na Twoją opinię"
- Dla planowania spotkań: "Proszę dać mi znać o swojej dostępności"
Zawarcie wyraźnego CTA w podpisie zachęca do szybszych odpowiedzi, ponieważ odbiorca zrozumie, czego się oczekuje - niezależnie od tego, czy chodzi o ustawienie spotkania, odpowiedź na pytanie, czy przekazanie opinii.
Dołącz profesjonalny podpis e-maila
Podpis e-mail jest koniecznością w profesjonalnym ustawieniu. Powinien on zawierać imię i nazwisko, tytuł, firmę i dane kontaktowe. Jeśli masz bardzo konkretne godziny pracy, powinien to zawierać.
Przykłady profesjonalnych podpisów:
Jane Do zrobienia
Marketing Manager | XYZ Company
jane.doe@xyzcompany.com
(123) 456-7890
John Do zrobienia
Starszy analityk | Firma ABC | Dostępne godziny: 7:00-15:00 (od poniedziałku do piątku)
doe.john@abccompany.com
(283) 756-8840
Ta struktura daje odbiorcy wszystkie właściwe wskazówki kontekstowe, aby ustawić właściwe oczekiwania dotyczące komunikacji.
Jeśli jesteś studentem, powinieneś również dołączyć podpis, w tym swój identyfikator uniwersytecki i wydział, aby upewnić się, że możesz poprawnie zidentyfikować się przed odbiorcą.
The Bottom Line (Excuse the Pun😊)
Dobrze dobrany, odpowiedni do kontekstu i ogólny podpis pod e-mailem dopracowuje wiadomość i podkreśla profesjonalny wizerunek.
Ten kluczowy element etykieta e-mail jest niezbędna do pielęgnowania i podtrzymywania relacji biznesowych, wzmacniania zaufania i napędzania pożądanych działań.
ClickUp, jako kompleksowa platforma wydajności, umożliwia wyniesienie komunikacji e-mail poza zwykłą wymianę informacji.
Gotowy na zmianę sposobu zarządzania zadaniami, e-mailami i projektami? Zarejestruj się w ClickUp już dziś i zdefiniuj na nowo wydajność, jeden e-mail na raz.