Wyobraź to sobie: Siedzisz przy biurku, wpatrujesz się w pusty ekran, próbując skomponować idealnego e-maila. Ale znalezienie odpowiednich słów wydaje się niemożliwe.
I tak... 🥁
Spoglądasz na AI. 👀
Sztuczna inteligencja (AI) drastycznie zmienia sposób wykonywania zadań cyfrowych. Był czas, kiedy pisanie świetnych e-maili było uważane za rzadką umiejętność. Dziś już tak nie jest, dzięki narzędziom AI!
Badanie przeprowadzone w 2023 r. wśród e-mail marketerów w USA, Wielkiej Brytanii i Europie ujawnia, że ponad połowa (51%) marketerów uważa, że AI napędzane e-mail marketing bardziej skuteczne niż tradycyjne metody. Obejmuje to również pisanie e-maili.
Oparte na AI asystenci pisania e-maili mogą tworzyć wyczyszczone, zwięzłe i profesjonalne e-maile, które przynoszą wyniki. Wisienką na torcie jest czas zaoszczędzony dzięki integracji AI z procesem pisania e-maili.
W tym przewodniku dla początkujących na temat korzystania z AI do pisania e-maili omówiono wszystko - od korzyści po kwestie etyczne oraz narzędzia, wskazówki i triki umożliwiające płynne włączenie AI do procesu pisania e-maili.
Ale zanim to nastąpi, sprawdź kilka prawdopodobieństw, które prawdopodobnie przegapisz, jeśli nie zaprzyjaźnisz się z AI.
Korzyści z używania AI do pisania e-maili
Zobacz, jak AI może przekształcić Twoje e-maile w atrakcyjną komunikację, której nie można zignorować.
Użyj asystenta pisania AI w ClickUp do generowania postów na blogu, burzy mózgów, komponowania e-maili i nie tylko
Oszczędzaj czas i wysiłek na powtarzających się e-mailach
Wyobraź sobie, że już nigdy nie będziesz musiał pisać kolejnego e-maila check-in lub follow-up.
mogą zautomatyzować te rutynowe wiadomości e-mail, ucząc się stylu pisania i generując wersje robocze na podstawie wstępnie zdefiniowanych szablonów e-mail. Niestandardowe wersje robocze można dostosować za pomocą kilku kliknięć, aby zaoszczędzić cenny czas. Z całym zaoszczędzonym czasem, dotarcie do
może być nawet możliwe!
Zwiększ wydajność dzięki spójnej, dopasowanej komunikacji
AI może pomóc przeanalizować wcześniejsze odpowiedzi na e-maile i rozmowy oraz zidentyfikować wzorce w stylu pisania, w tym ton i słownictwo. Tak więc następnym razem, gdy AI wygeneruje odpowiedź, może wygenerować tekst, który brzmi dokładnie tak jak ty. Wszystko to zrobione jest przy zachowaniu spójnego i profesjonalnego głosu w całej komunikacji.
Redukcja błędów gramatycznych
Nawet najbardziej skrupulatni korektorzy mogą przeoczyć literówkę lub błąd gramatyczny. Wykorzystaj AI, aby
w poszukiwaniu błędów ortograficznych, interpunkcyjnych lub w strukturze zdań. Upewnij się, że Twoje e-maile pozostawiają dopracowane i profesjonalne wrażenie.
Spersonalizuj zasięg, aby zwiększyć zaangażowanie
Wykorzystaj zdolność AI do segmentowania listy kontaktów. Następnie poproś AI o spersonalizowanie e-maili za pomocą konkretnych szczegółów, takich jak imię i nazwisko odbiorcy, firma lub poprzednie interakcje. Spraw, by Twoje e-maile sprawiały wrażenie zaprojektowanych dla każdego odbiorcy.
Przygotuj atrakcyjne tematy
Dobrze napisany temat ma kluczowe znaczenie dla otwierania e-maili. AI może analizować skuteczne e-maile i identyfikować elementy, które sprawiają, że wiadomości i ich tematy są tak skuteczne.
Co więcej, AI może korzystać ze swojej ogromnej bazy danych, aby sugerować silne tematy wiadomości e-mail, które przyciągają uwagę, zachęcają odbiorcę do otwarcia e-maila i ostatecznie przekazują wiadomość.
Przeczytaj również:_ Narzędzia AI dla marketerów_
Jak pisać e-maile z wykorzystaniem AI
Wprowadzenie do ClickUp Brain
ClickUp Brain to pakiet funkcji opartych na sztucznej inteligencji w ClickUp. Oferuje konwersacyjne, kontekstowe i oparte na rolach funkcje AI, do których można uzyskać dostęp z dowolnego miejsca w ClickUp. Pomaga pracować szybciej i być bardziej wydajnym.
Może nie tylko odpowiadać na wszystkie pytania dotyczące pracy w ClickUp, ale także automatyzować zadania i generować wszelkiego rodzaju teksty.
Oprócz innych Tworzenie zawartości w oparciu o AI clickUp Brain może pomóc w tworzeniu e-maili. Oto jak to zrobić:
Projektowanie nowego e-maila za pomocą ClickUp Brain
- Lokalizacja otwartego zadania i przejście do sekcji komentarzy
- Kliknij ikonę email
- Wpisz polecenie po ukośniku "/Write e-mail" i naciśnij Return lub Enter w polu komentarzy
- Pojawi się okno dialogowe ClickUp Brain. Wprowadź argument, który krótko podsumuje cel e-maila. ClickUp Brain przeanalizuje ten punkt i wygeneruje wersję roboczą e-maila na podstawie wprowadzonych danych.
Szybkie pisanie e-maili bez błędów dzięki ClickUp AI
Wygenerowany szkic można niestandardowo dostosować do własnych upodobań. ClickUp Brain oferuje również dodatkowe opcje:
- Kopiuj wygenerowany tekst e-maila.
- W razie potrzeby kliknij Try again, aby polecić ClickUp Brain wygenerowanie innej wersji e-maila w oparciu o ten sam punkt rozmowy.
Odpowiedź na istniejący e-mail za pomocą ClickUp Brain
W obszarze roboczym ClickUp zlokalizuj wątek e-mail, na który chcesz odpowiedzieć. Następnie kliknij wątek e-mail, aby go otworzyć.
W polu odpowiedzi wpisz polecenie / znak ukośnika "/", a następnie reply i naciśnij Enter. ClickUp Brain udostępni dwie metody tworzenia odpowiedzi:
- Stwórz swoją wypowiedź, podsumowując kluczowe punkty swojej odpowiedzi w wyznaczonym polu
- Skorzystaj z gotowych szablonów podpowiedzi jako punktu wyjścia do odpowiedzi, potencjalnie oszczędzając czas i wysiłek związany z formułowaniem odpowiedzi. Jeśli wybierzesz wstępnie napisaną podpowiedź, może być konieczne wypełnienie określonych szczegółów, aby spersonalizować ją pod kątem wątku e-mail.
- Gdy masz już punkt do rozmowy, ClickUp Brain wygeneruje szkic e-maila z odpowiedzią na podstawie twoich danych wejściowych. Teraz, podobnie jak w przypadku wygenerowanego e-maila dla nowych wiadomości, możesz:
- Skopiować tekst odpowiedzi
- Kliknąć Spróbuj ponownie, aby poinstruować ClickUp Brain do wygenerowania innej wersji odpowiedzi przy użyciu tego samego punktu rozmowy
Odpowiedz za pomocą ClickUp AI, gdy otrzymasz odpowiedź na swój e-mail
Uwaga: ClickUp Brain współpracuje również z
Dokumenty ClickUp
aby usprawnić proces tworzenia tekstu.
Użyj ClickUp Brain, aby:
- Burzy mózgów pomysłów na zawartość i wykorzystania najlepszych z nich w Dokumentach
- Generowania kopii i wariantów nagłówków do testów A/B
- Sprawdzać dokumenty pod kątem błędów gramatycznych i ortograficznych
- Podsumowywać złożone informacje lub dane w dokumentach i zadaniach
- Podsumowywanie notatek ze spotkań i generuj wnioski i elementy działań
- Automatyzacja powtarzalnych zadań, takich jak generowanie standardowych tekstów lub formatowanie sekcji
Poprosiliśmy również ClickUp Brain o podsumowanie procesu pisania e-maili:_
Aby naprawdę zwiększyć wydajność tworzenia danych dokumentów i generować wysokiej jakości zawartość w krótszym czasie, należy korzystać z odpowiednich podpowiedzi. Poniżej wyróżniliśmy kilka pomocnych instancji podpowiedzi.
Bonus: Najlepsze strategie zarządzania e-mailami dla zapracowanych osób 🐝
10 przykładów podpowiedzi do pisania e-maili z AI
Przeanalizujmy dziesięć przykładów podpowiedzi, aby zilustrować, w jaki sposób ClickUp Brain pomaga zaoszczędzić czas w różnych scenariuszach związanych z wiadomościami e-mail:
1. Kontynuacja spotkania
Podpowiedź: _Przygotuj e-mail dotyczący kluczowych punktów omówionych podczas naszego spotkania na temat [temat spotkania], które odbyło się w dniu [data]. Uwzględnij konkretne elementy działań dla [nazwa] i [nazwa] oraz oś czasu na ich zakończenie
Wynik ClickUp Brain (przykład):
temat: Kontynuacja tematu spotkania - elementy działań i terminy_
Drodzy Teams,
mam nadzieję, że ten e-mail ma się dobrze. Piszę, aby kontynuować nasze wydajne spotkanie dotyczące tematu spotkania, które odbyło się w dniu. Poniżej znajdują się kluczowe punkty, które omówiliśmy, wraz z konkretnymi elementami działań przypisanymi do poszczególnych osób i oczekiwanymi terminami ich zakończenia
Elementy działania:_
- Nazwa 1: _Przydzielono ci zadanie związane z konkretnym elementem działania. Jest to kluczowe ze względu na ważność. Termin wykonania tego zadania jest ustawiony na konkretną datę
- Nazwa 2: Twój element działania obejmuje określony element działania. Umożliwi nam to osiągnięcie korzyści lub wyników. Prosimy o zakończenie tego zadania w określonym terminie.
Termin zakończenia:
- Nazwa 1: konkretny element działania, który ma zostać zakończony do określonej daty.
- Nazwa 2: konkretny element działania, który ma zostać zakończony do określonej daty.
upewnij się, że nadałeś priorytet tym zadaniom i przestrzegasz terminów, ponieważ są one kluczowe dla następnej fazy naszego projektu. Jeśli napotkasz jakiekolwiek wyzwania lub będziesz potrzebować dodatkowych zasobów, nie wahaj się skontaktować z nami
utrzymajmy tempo i upewnijmy się, że osiągniemy nasze cele. Dziękujemy za nieustające zaangażowanie i ciężką pracę
z wyrazami szacunku
twoje imię_
Twoje dane kontaktowe
Przygotowanie e-maila z prośbą o spotkanie jest łatwe dzięki ClickUp Brain
2. Poszukiwanie informacji od klienta
Podpowiedź: __Craft an e-mail requesting additional information from [nazwa klienta] regarding [nazwa projektu]. W szczególności zapytaj o [potrzebne informacje 1] i [potrzebne informacje 2]. Podkreśl znaczenie tych informacji w trakcie realizacji projektu
Wynik ClickUp Brain (przykład):
temat: Informacje potrzebne do postępu w realizacji projektu
szanowny Kliencie!
mam nadzieję, że ten e-mail jest dla Ciebie dobry
piszę, aby kontynuować nasz projekt, [nazwa projektu]. Aby upewnić się, że pozostaniemy na dobrej drodze i dostarczymy najlepsze możliwe wyniki, uprzejmie proszę o opinię na temat kilku szczegółów
w szczególności bylibyśmy wdzięczni za spostrzeżenia dotyczące [potrzebne informacje 1] i [potrzebne informacje 2]. Informacje te będą kluczowe dla [wyjaśnij, w jaki sposób informacje zostaną wykorzystane]
prosimy o poinformowanie nas, jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz dalszej pomocy w dostarczeniu tych informacji. Jesteśmy do Państwa dyspozycji
dziękujemy za dalszą współpracę
z poważaniem
imię i nazwisko
3. Wysłanie uprzejmego przypomnienia
Podpowiedź: Stwórz delikatne przypomnienie i kopię e-maila _do [imię] w związku ze zbliżającym się terminem wykonania [nazwa zadania] w [data]. Wyraź wiarę w ich zdolność do pomyślnego zakończenia zadania
Wynik ClickUp Brain (przykład):
temat: Delikatne przypomnienie: Zbliża się termin wykonania zadania
cześć [Nazwa],_
_To jest uprzejme przypomnienie, że zbliża się termin zakończenia [nazwa zadania] w dniu [data]. Jesteśmy przekonani o Twoich umiejętnościach i zdolnościach do wykonania tego zadania na czas
jeśli poczyniłeś znaczne postępy i potrzebujesz dodatkowego wsparcia, aby je sfinalizować, skontaktuj się z nami. Chętnie pomożemy w każdy możliwy sposób
z niecierpliwością czekamy na twoją doskonałą pracę!
z pozdrowieniami
twoje imię i nazwisko
4. Wyrażanie wdzięczności
Podpowiedź: _Zredaguj e-mail z podziękowaniem dla [imię i nazwisko] za ich [konkretny akt dobroci lub pomocy]. Krótko wspomnij o pozytywnym wpływie, jaki miał ich wkład i wyraź swoje uznanie
Wynik ClickUp Brain (przykład):
temat: Dziękuję za Twój wkład!
drogi [Imię],_
piszę, aby wyrazić moją szczerą wdzięczność za Twój [konkretny akt życzliwości lub pomocy]. Twoja gotowość do wyjaśnienia, w jaki sposób ich działanie pomogło, została naprawdę doceniona
wzmianka o tym, jak pozytywnie wpłynęło to na ciebie lub projekt. To przyjemność pracować z kolegami takimi jak ty, którzy są tak wspierający i pomocni
jeszcze raz dziękuję
z poważaniem
imię i nazwisko
5. Planowanie spotkania
Podpowiedź: Skomponuj e-mail do zaplanuj spotkanie z [imię/imiona] w celu omówienia [temat spotkania]. Zaproponuj kilka potencjalnych terminów w ciągu najbliższego tygodnia i wyraź elastyczność, aby dostosować się do ich dostępności
Wynik ClickUp Brain (przykład):
_Subject: Prośba o spotkanie: Omówienie tematu spotkania
cześć [Imię (imiona)],_
chciałbym umówić się na spotkanie w celu bardziej szczegółowego omówienia tematu spotkania. Będzie to cenna okazja, aby wyjaśnić cel spotkania
_Jestem dostępny, aby spotkać się w przyszłym tygodniu w [zasugeruj kilka konkretnych dat i godzin]. Daj mi znać, który przedział czasowy będzie dla ciebie najlepszy lub jeśli masz na myśli alternatywne godziny
z niecierpliwością czekam na połączenie!
pozdrawiam serdecznie
twoje imię i nazwisko
6. Przedstaw się
Podpowiedź: _Stwórz e-mail wprowadzający do [imię i nazwisko] w nowej roli w [nazwa firmy]. Krótko wzmiankuj o swoim doświadczeniu i wyraź odsetki od połączenia i współpracy
Wyjście mózgu ClickUp (przykład):
temat: Wprowadzenie: [Twoje imię i nazwisko] - Nowe [Twój tytuł zawodowy] w [Nazwa firmy]_
Drogi [Imię],
piszę, aby przedstawić się jako [Twoje Imię], nowy [Twój Tytuł Stanowiska] w [Nazwa Firmy]. Cieszę się, że mogę dołączyć do zespołu marketingowego i przyczynić się do rozwoju [wzmianka o konkretnym obszarze pracy firmy]
wcześniej pracowałem w [poprzednia firma], gdzie [krótko opisz swoje odpowiednie doświadczenie]. Wnoszę silne doświadczenie w [wzmianka o odpowiednich umiejętnościach] i pasję do [wzmianka o obszarze specjalizacji]
zapoznałem się z twoją pracą nad [wzmianka o czymś konkretnym, co znalazłeś w ich pracy] i uważam, że w przyszłości mogą istnieć możliwości współpracy. Byłbym wdzięczny za możliwość połączenia się z Tobą w najbliższym czasie, aby dowiedzieć się więcej o Twojej roli i zbadać potencjalne synergie
daj mi znać, czy jesteś dostępny na krótką rozmowę telefoniczną lub wirtualną rozmowę przy kawie w dogodnym dla Ciebie terminie
dziękuję za poświęcony czas i czekam na połączenie!
z poważaniem
twoje imię i nazwisko
7. Przekazywanie złych wiadomości
Podpowiedź: _Napisz e-mail do osoby o imieniu i nazwisku, w którym poinformujesz ją o negatywnych wiadomościach. Wyraź empatię dla ich sytuacji i zaoferuj wsparcie lub zasoby, które mogą być dostępne
Wynik ClickUp Brain (przykład):
temat: W odniesieniu do [Krótki opis złych wiadomości]
Drogi [Imię],
piszę, aby poinformować Cię o [wyjaśnij złe wieści w jasny i zwięzły sposób]. Rozumiem, że może to być rozczarowująca wiadomość i szczerze przepraszam za wszelkie niedogodności, które może spowodować
jeśli ma to zastosowanie, wyjaśnij uzasadnienie decyzji]. Cenimy Twoją wartość[wzmianka o tym, co w nich cenisz] i chcemy Cię zapewnić, że jesteśmy tutaj, aby wspierać Cię w tym czasie
zaproponuj konkretne rozwiązania lub zasoby, które mogą być pomocne. Nie wahaj się skontaktować z nami, jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz dalszej pomocy
z poważaniem
imię i nazwisko
8. Prośba o opinię
Podpowiedź: _Zredaguj e-mail do [imię i nazwisko] z prośbą o opinię na temat [nazwa projektu] lub [konkretny rezultat]. Nakreśl konkretne obszary, na temat których chciałbyś uzyskać informacje zwrotne i wyraź swoją wdzięczność za ich wkład
Wynik ClickUp Brain (przykład):
Temat: Feedback Requested: [Nazwa projektu] lub [Konkretny rezultat]
szanowny Panie [Imię i nazwisko], _
piszę, aby poprosić o cenną opinię na temat [nazwa projektu] lub [konkretny produkt]. Twoje spostrzeżenia i wiedza będą bardzo cenne
w szczególności, chciałbym uzyskać Twoją opinię na temat [wzmianka o konkretnych obszarach, na temat których chciałbyś uzyskać opinię, np. przejrzystość, funkcja, projekt]. Twoja perspektywa będzie kluczowa, aby pomóc nam wyjaśnić, w jaki sposób zawartość wygenerowana przez opinie zostanie wykorzystana
prosimy o szczerość i konstruktywną krytykę. Cenimy Twoją szczerą opinię i staramy się stale ulepszać naszą pracę
z góry dziękujemy za poświęcony czas i uwagę
z wyrazami szacunku
imię i nazwisko
9. Oferowanie pomocy lub wsparcia
Podpowiedź: _Utwórz e-mail do [imię i nazwisko] z ofertą pomocy przy [konkretne zadanie lub wyzwanie]. Zwróć uwagę na swoje doświadczenie lub umiejętności i wyraź chęć współpracy
Wynik ClickUp Brain (przykład):
Temat: Oferowanie wsparcia przy [konkretnym zadaniu lub wyzwaniu]
cześć [Imię],_
natknąłem się na twój ostatni post/wiadomość dotyczącą [wzmianka o konkretnym zadaniu lub wyzwaniu]. Zauważyłem, że napotkałeś [krótka wzmianka o trudnościach] i chciałem zaoferować swoją pomoc
mam doświadczenie w \ [wzmianka o odpowiednim doświadczeniu] i wierzę, że mógłbym potencjalnie pomóc w \ [wyjaśnij, jak możesz pomóc]. Chętnie przedyskutuję to dalej i zobaczę, czy jest sposób, w jaki mogę przyczynić się do powodzenia
nie wahaj się skontaktować, jeśli jesteś zainteresowany współpracą lub potrzebujesz pomocy
pozdrawiam serdecznie
[Twoje imię i nazwisko]
Próbka e-maila stworzonego za pomocą ClickUp Brain
10. Negocjowanie terminu
Podpowiedź: Skomponuj e-mail do [nazwa_w treści] z prośbą o rozszerzenie terminu dla [nazwa_zadania]. Wyjaśnij powód opóźnienia i zaproponuj nowy realistyczny termin. Wyraź swoje zobowiązanie do zakończenia zadania z wysoką jakością
Wynik ClickUp Brain (przykład):
Subject: Prośba o rozszerzenie terminu: [Nazwa zadania]
szanowny Panie [Imię i nazwisko], _
piszę, aby poprosić o rozszerzenie terminu dla [nazwa zadania], które pierwotnie miało być wykonane w [pierwotny termin]. Ze względu na [wyjaśnij przyczynę opóźnienia w profesjonalny, zwięzły i terminowy sposób], przewiduję, że będę potrzebować dodatkowego czasu, aby zapewnić wysoką jakość wykonania
proponuję nowy termin [nowy realistyczny termin]. Te ramy czasowe pozwolą mi [wyjaśnić, w jaki sposób dodatkowy czas zostanie wykorzystany do osiągnięcia wysokiej jakości]. Rozumiem znaczenie dotrzymywania terminów i przepraszam za wszelkie niedogodności spowodowane tym opóźnieniem
zobowiązuję się do wykonania tego zadania na najwyższym poziomie. Proszę, daj mi znać, czy proponowany nowy termin jest dla ciebie odpowiedni. Chętnie omówię to dalej lub odpowiem na wszelkie pytania
dziękuję za zrozumienie i elastyczność
z poważaniem
imię i nazwisko
Powiązane:_ Wypróbowane i przetestowane narzędzia zwiększające wydajność poczty e-mail
Zacznij z ClickUp Brain za Free już dziś
Zyskaj wirtualnego asystenta dzięki ClickUp Brain
ClickUp Brain pomaga robisz notatki analizować dane, tworzyć atrakcyjne wiadomości e-mail i odzyskiwać cenny czas. Pamiętaj, aby upewnić się, że Email ClickApp jest włączony w obszarze roboczym, jeśli chcesz korzystać z funkcji związanych z pocztą e-mail w ClickUp.
Skorzystaj z ClickUp Brain, aby uwolnić się od bloku twórczego lub powtarzających się zadań związanych z pisaniem e-maili, ale spersonalizuj generowaną zawartość swoim unikalnym głosem i spostrzeżeniami. Prawdziwa moc tkwi w synergii między ludzką kreatywnością a wydajnością AI.
Oprócz ClickUp Brain, ClickUp zapewnia również potężne możliwości zarządzania zadaniami, współpracy i śledzenia czasu, które mogą pomóc zespołom w lepszej współpracy i wydajności. Zarejestruj się for Free.