W listopadzie 2021 r. Portugalia trafiła na pierwsze strony gazet, zakazując szefom kontaktowania się z pracownikami po godzinach pracy. Francja ma swoją wersję tego prawa - "prawo do rozłączenia się" - od 2016 roku.
Niestety, nie wszyscy jesteśmy chronieni przed wiadomościami z pracy po godzinach. Ale mamy dobrą wiadomość: jeśli używasz komunikatorów internetowych w pracy dzięki Slack możesz ustawić pewne granice dla lepszej równowagi między pracą a życiem prywatnym, wstrzymując powiadomienia.
Możesz także szanować czas swoich współpracowników, planując wysyłanie wiadomości w określonych godzinach. Być może Twój dzień pracy właśnie się zaczyna, ale Twoi współpracownicy na całym świecie już kończą pracę. A może jesteś najbardziej wydajny w nocy, podczas gdy inni już śpią. Być może chciałbyś zaplanować powtarzające się wiadomości.
We wszystkich tych scenariuszach planowanie wiadomości Slack tak, aby docierały we właściwym czasie, zapewnia, że nie przeszkadzasz nikomu poza godzinami pracy.
Slack jest jednym z najczęściej używanych narzędzi komunikacyjnych do współpracy w czasie rzeczywistym . Zobaczmy, jak można zaplanować wiadomości Slack i przekształcić to narzędzie ze źródła ciągłych zakłóceń w potężny atut dla komunikacji w zespole .
Jak zaplanować wiadomości w Slack
Planowanie wiadomości na Slack jest tak proste, jak wpisanie jednej z nich. Oto jak można to zrobić:
Krok 1: Otwórz konwersację
Przejdź do konwersacji lub kanału Slack, w którym chcesz zaplanować wiadomość. Przygotuj wiadomość tak, jak zwykle.
przez Slack
Krok 2: Dostęp do opcji planowania
Gdy wiadomość jest już gotowa, poszukaj rozwijanej listy obok ikony papierowego samolotu lub przycisku wysyłania. Kliknięcie jej spowoduje wyświetlenie opcji zaplanowania wiadomości na później.
przez Slack
Krok 3: Ustawienie czasu
Po wybraniu opcji planowania pojawi się menu podręczne z różnymi przedziałami czasowymi. Tutaj możesz zdecydować, kiedy dokładnie chcesz wysłać wiadomość.
via Slack
Możesz wybrać zalecany czas (jeśli Ci odpowiada) lub wybrać "Czas niestandardowy", który pozwala określić inny czas wysyłania wiadomości.
Krok 4: Niestandardowa data i godzina
Teraz wybierz dokładną datę i godzinę wysłania wiadomości. Ta elastyczność pozwala planować dostarczanie wiadomości w zależności od cyklu pracy lub stref czasowych zespołu.
via Slack
Po ustawieniu czasu kliknij przycisk "Zaplanuj wiadomość". Gratulacje, wiadomość jest teraz ustawiona w kolejce na później! I użyłeś zgrabnego rozwiązania Slack hack aby zwiększyć wydajność.
To jednak nie wszystko.
Czy wiesz, że możesz edytować, zmieniać harmonogram lub anulować zaplanowane wiadomości przed ich wysłaniem? Pozwala na to zarówno aplikacja komputerowa, jak i urządzenie mobilne.
Krok 5: Widok zaplanowanych wiadomości
Po zaplanowaniu zobaczysz podpowiedź, aby wyświetlić zaplanowane wiadomości Slack. Kliknięcie tego przycisku spowoduje przejście do sekcji Zaplanowane w aplikacji Slack.
przez Slack Alternatywnie, możesz uzyskać dostęp do tej sekcji bezpośrednio z lewego panelu szybkiego dostępu w obszarze roboczym Slack. Pojawi się ona dopiero po umieszczeniu wiadomości w kolejce.
via Slack
Krok 6: Edytowanie wiadomości
Jeśli chcesz wprowadzić zmiany, po prostu najedź kursorem na zaplanowaną wiadomość i kliknij ikonę ołówka po prawej stronie, która reprezentuje edycję. Pozwala to na modyfikację zawartości w polu wiadomości przed jej wysłaniem.
przez Slack
Krok 7: Dostosowanie zaplanowanego czasu
Jeśli chcesz zmienić godzinę wysłania wiadomości, kliknij ikonę zegara obok ikony edycji. Pozwoli to zmodyfikować datę i godzinę, zapewniając, że wiadomość dotrze dokładnie wtedy, kiedy chcesz.
przez Slack
Krok 8: Anulowanie lub usunięcie zaplanowanej wiadomości
Nie czujesz się już pewnie co do wiadomości lub terminu? Bez obaw!
Możesz anulować lub usunąć zaplanowaną wiadomość, klikając odpowiednie opcje. Daje ci to zakończoną kontrolę nad swoimi zarządzanie projektami w Slack .
przez Slack
Krok 9: Oglądaj na żywo
Wreszcie, gdy nadejdzie zaplanowany czas, wiadomość automatycznie pojawi się w wyznaczonym kanale, jak każda inna zwykła wiadomość Slack. To naprawdę takie proste. W ten sposób można również zaplanować powtarzające się wiadomości.
Pamiętaj jednak, że nie możesz wysyłać zaplanowanych wiadomości, aby odpowiedzieć na trwający wątek lub rozmowę.
Używanie botów Slack do automatyzacji komunikacji
Podczas gdy natywna funkcja zaplanowanego wysyłania Slacka jest jednym ze sposobów automatyzacji komunikacji, możesz również polegać na botach Slack do zrobienia tego samego.
Slack bot to program lub narzędzie do automatyzacji, które wchodzi w interakcję z użytkownikami w obszarze roboczym Slack.
Boty mogą być zaprogramowane do wysyłania wiadomości Slack w określonym czasie, podobnie jak natywna funkcja planowania, ale są one zwykle używane do bardziej złożonych zadań, takich jak zarządzanie cyklami pracy, reagowanie na dane wejściowe użytkowników lub integracja z innymi narzędziami i platformami - takimi jak ClickUp, GitHub, GoogleDocs i inne - w celu zapewnienia płynnych aktualizacji pracy zrobionej poza Slack.
Oto niektóre z najczęstszych sposobów korzystania z botów Slack do planowania wiadomości, przypomnień i aktualizacji:
- Automatyzacja wiadomości powitalnych dla nowych pracowników: Slack bot może wprowadzić nowych pracowników do odpowiednich kanałów i zapewnić im niezbędne zasoby onboardingowe
- Codzienne podpowiedzi stand-up: Bot może automatycznie przypomnieć członkom Teams o przesłaniu aktualizacji stand-up o określonej porze każdego dnia
- Aktualizacje i podsumowania zadań: Bot może automatycznie publikować aktualizacje statusu zadań, zapewniając, że członkowie zespołu są zgodni co do tego, kto nad czym pracuje i na jakim etapie jest każde zadanie
- Powiadomienia o terminach wykonania zadań: Zintegrowany z narzędziami do zarządzania projektami, takimi jak ClickUp, bot może powiadamiać użytkowników o zbliżających się terminach lub zakończonych zadaniach
- Przypomnienia o spotkaniach lub wydarzeniach: Boty mogą przypomnieć Teams o nadchodzących spotkaniach lub terminach, zapewniając, że nikt nie przegapi krytycznych momentów
Te zautomatyzowane wiadomości i odpowiedzi oszczędzają czas członków Teams i zapewniają, że komunikacja jest szybka, istotna i skuteczna.
Limity korzystania z botów Slack do komunikacji
Boty Slack to doskonały sposób na automatyzację zadań, wysyłanie przypomnień i odpowiadanie na zapytania w ramach kanału. To tak, jakby mieć pomocnego asystenta dostępnego 24/7.
Jednak pomimo tych korzyści, istnieją pewne limity, które warto wziąć pod uwagę.
Zrozumienie tych wyzwań może pomóc ci rozważyć, czy Slack jest odpowiednim rozwiązaniem dla twojego zespołu, czy też inne narzędzia komunikacji asynchronicznej mogą być bardziej odpowiednie.
1. Boty mogą rozpraszać uwagę
Podczas gdy boty Slack oferują szybkie, zautomatyzowane odpowiedzi, mogą one również generować dużo hałasu. Chociaż uzyskiwanie natychmiastowych odpowiedzi na pytania jest pomocne, ciągły strumień powiadomień od botów - od aktualizacji po wzmianki o zespole - może zakłócać skupienie
Może to łatwo przytłoczyć pracowników, sprawiając, że trudno jest skupić się na ważnych zadaniach, gdy w tle słychać dodatkową paplaninę.
2. Boty Slack mają wysoką cenę
Największym minusem Slack jest koszt, szczególnie w przypadku dodawania botów.
Ceny Slacka zaczynają się od 7,25 USD za użytkownika w planie Pro. Cena ta nie wydaje się zbyt wysoka, dopóki twój team nie zacznie się rozrastać i nagle nie zaczniesz płacić znacznie wyższych rachunków każdego miesiąca.
Im więcej użytkowników zostanie dodanych, tym wyższe będą koszty. Niektóre Teams mogą rozważyć, czy Alternatywy dla Slacka z podobnymi lub lepszymi funkcjami mogą być bardziej opłacalnym wyborem.
3. Boty wymagają regularnej konserwacji
Podobnie jak inne boty, boty Slack nie są idealne od razu po wyjęciu z pudełka. Polegają na danych i komendach, które im dostarczasz.
Jeśli informacje te nie są aktualne, bot może mieć trudności z dostarczaniem wartościowych odpowiedzi. **Oznacza to, że aby twój bot działał wydajnie, musisz go regularnie aktualizować. Wraz z rozwojem Teams i kanałów Slack, utrzymanie tych botów może być uciążliwe.
4. Boty mogą zapełniać przestrzeń dyskową
Mniej znanym problemem jest ilość przestrzeni dyskowej, jaką oferuje Slack - a nie jest jej zbyt wiele. Ponieważ twój bot pomaga w automatyzacji zadań i wysyłaniu plików, przyczyni się do zwiększenia limitu danych w Slack.
Po osiągnięciu tych limitów, Slack zacznie usuwać starsze pliki i wiadomości. Może to stać się problemem, jeśli twoje boty generują dużo danych lub jeśli polegasz na Slacku do przechowywania historii komunikacji lub ważnych dokumentów.
5. Kreatywność nie jest mocną stroną botów
Wreszcie, choć boty mogą pomóc w codziennych zadaniach, brakuje im jednego kluczowego elementu: kreatywności
Boty są świetne w reagowaniu na wcześniej ustawione komendy, ale nie są zbyt pomocne w rozwiązywaniu złożonych problemów lub myśleniu nieszablonowym
W scenariuszach, które wymagają innowacyjności lub krytycznego myślenia, będziesz potrzebował ludzkiego podejścia, aby poradzić sobie z problemem.
Możesz przezwyciężyć niektóre z tych limitów, łącząc Slack z kompleksową platformą do zarządzania projektami opartą na AI, taką jak ClickUp.
Usprawnienie komunikacji w zespole dzięki ClickUp i Slack
Zarówno Slack, jak i ClickUp oferują narzędzia do współpracy zespołowej, ale jeśli porównać ClickUp i Slack każdy z nich osiąga wyniki w innych obszarach. Jednak łącząc swoje mocne strony, stają się najlepszym duetem do pracy zespołowej, dzięki czemu współpraca jest płynniejsza niż kiedykolwiek.
Oto jak integracja Slack z ClickUp może uprościć cykl pracy:
1. Zsynchronizuj Slack z ClickUp, aby płynnie zarządzać projektami
By integracja ClickUp z Slack przekształcasz Slack w coś więcej niż tylko narzędzie do komunikacji.
Połącz potencjał zarządzania projektami i współpracy dzięki integracji ClickUp Slack
The Integracja ClickUp ze Slackiem pozwala szybko przekształcić wiadomości Slack w zadania w ClickUp. Możesz nawet tworzyć zadania bezpośrednio z dowolnej wiadomości, wpisując /ClickUp new, wysyłając je bezpośrednio do pulpitu zarządzania projektami.
Twórz i zarządzaj zadaniami w ClickUp poprzez Slack dzięki integracji ClickUp-Slack
Pozwala to na uporządkowanie konwersacji i otrzymywanie powiadomień w czasie rzeczywistym w Slack o aktualizacjach statusu, komentarzach lub postępach w projekcie.
2. Pozostań w połączeniu z czatami w czasie rzeczywistym Czat ClickUp redefiniuje współpracę w zespole poprzez ujednolicenie rozmów i pracy na jednej platformie, w przeciwieństwie do Slacka, gdzie czaty i zadania pozostają rozłączone. Dzięki ClickUp Chat dyskusje odbywają się bezpośrednio obok projektów, zadań i dokumentów, tworząc jedno źródło prawdy i eliminując przełączanie kontekstu.
Dzięki funkcjom Chat opartym na AI możesz:
- Tworzyć zadania bezpośrednio z wiadomości
- Ustanawiać relacje w celu połączenia z właściwym kontekstem przez cały czas
- Generować podsumowania w czasie rzeczywistym i nadrabiać zaległości w dyskusjach prowadzonych w wątkach bez konieczności czytania każdej wiadomości z osobna
Współpracuj w czasie rzeczywistym za pomocą ClickUp Chat, aby przechowywać swoje zadania i rozmowy w jednym miejscu
Co więcej, funkcja FollowUps zapewnia, że kluczowe wiadomości i elementy działań nigdy nie zostaną utracone w rozmowie poprzez segregowanie ważnych informacji w celu łatwego śledzenia.
Podobnie funkcja SyncUps umożliwia prowadzenie rozmów wideo i audio na żywo bezpośrednio w obszarze roboczym, automatycznie tworząc elementy działań i podsumowania z dyskusji.
Przed ClickUp, spotkania i komunikacja za pośrednictwem poczty e-mail prowadziły do czarnej dziury, w której elementy pozostawały niezauważone i bez nadzoru. Z tego powodu zadania nie były weryfikowane na czas i nikt nie wiedział, jak przebiega kreatywny rozwój Teraz każdy w zespole może wyraźnie zobaczyć, kiedy elementy działań są należne, czatować i współpracować w ramach zadań
Samantha Dengate, Sr. Kierownik projektu w Diggs
3. Łatwe zarządzanie zadaniami z przypisanymi komentarzami
Jedną z najpotężniejszych funkcji platformy jest ClickUp Assign Comments . Funkcja ta pozwala na przypisywanie konkretnych zadań członkom zespołu bezpośrednio w konwersacji przy użyciu ClickUp @ wzmianki .
Błyskawicznie rozwiązuj problemy, przydzielając zadania bezpośrednio w komentarzach w ClickUp Chat
Wyobraź sobie, że masz krytyczną aktualizację podczas czatu - zamiast ryzykować, że o niej zapomnisz, możesz natychmiast przekształcić ten komentarz w zadanie dla odpowiedzialnej osoby. Jest to idealne rozwiązanie, aby zapobiec przeoczeniu ważnych szczegółów.
Pro Tip: Przestrzeganie odpowiednich Slack etykieta , taka jak używanie jasnych tematów i ograniczenie wzmianek @, zapewnia płynniejszą komunikację w zespole i ogranicza niepotrzebne rozpraszanie uwagi.
4. Komunikuj się wizualnie za pomocą ClickUp Clip
Jeśli jesteś wzrokowcem, ClickUp Clip będzie Twoim ulubionym narzędziem. Umożliwia ono przechwytywanie i udostępnianie nagrań ekranu bezpośrednio z poziomu ClickUp.
Nagrywaj ważne wydarzenia i przekształcaj je w zasoby dzięki ClickUp Clips
Na przykład, jeśli zespół IT musi przejść przez proces rozwiązywania problemów, może nagrać go krok po kroku, zapewniając wszystkim członkom zespołu dostęp do tego przewodnika w razie potrzeby.
5. Automatyzacja odpowiedzi i planowanie wiadomości w celu zwiększenia wydajności Automatyzacja ClickUp'a rozszerza funkcje na wiadomości, umożliwiając ustawienie automatycznych odpowiedzi i zaplanowanie wiadomości w razie potrzeby.
Twórz cykle pracy, które usprawniają procesy pracy dzięki ClickUp Automations
Jest to szczególnie przydatne do wysyłania przypomnień, aktualizacji lub kluczowych powiadomień bez konieczności bycia na miejscu, aby nacisnąć "wyślij"
Dzięki automatyzacji komunikacji możesz mieć pewność, że ważne aktualizacje są wysyłane do właściwych osób w idealnym czasie.
6. Łatwe rozpoczęcie pracy dzięki gotowym szablonom
Slack i ClickUp to przede wszystkim narzędzia upraszczające komunikację.
Aby ułatwić rozpoczęcie pracy bez poczucia przytłoczenia, ClickUp jest dostawcą szablonów wiadomości błyskawicznych.
Szablon Szablon wiadomości błyskawicznych ClickUp umożliwia tworzenie dedykowanych projektów dla określonych tematów, zapraszanie odpowiednich członków zespołu i szybkie wyszukiwanie wiadomości. Został zaprojektowany tak, abyś mógł szybko zacząć działać i organizować rozmowy od pierwszego dnia.
Uniknij chaotycznych rozmów i usprawnij współpracę dzięki szablonowi wiadomości błyskawicznych ClickUp
Dzięki funkcjom archiwizacji starych konwersacji i ustawienia powiadomień o aktualizacjach, zarządzanie komunikacją staje się znacznie łatwiejsze.
Dzięki temu szablonowi Twój zespół może:
- Przechowywać wszystkie wiadomości w jednym miejscu
- Priorytetyzować najważniejsze konwersacje
- Upewnić się, że żadna ważna wiadomość nie zostanie pominięta
- Współpracować bardziej efektywnie bez niechlujnych czatów
Pro Tip: Korzystanie z szablony planów komunikacji mogą pomóc w nakreśleniu jasnych celów komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, ułatwiając współpracę.
Wysyłaj wiadomości jak profesjonalista dzięki ClickUp
Sposób, w jaki się łączymy, ma kluczowe znaczenie dla wspierania pozytywnego środowiska pracy i zwiększania retencji pracowników. Ostatnie badania wykazały, że tylko 9% pracowników uważa, że komunikacja w ich miejscu pracy jest dokładna, otwarta i terminowa. Ale to nie musi być Twoja rzeczywistość.
Korzystając z integracji ClickUp ze Slackiem, możesz zniwelować luki komunikacyjne i zapewnić, że Twój zespół otrzymuje na czas istotne aktualizacje. Komunikacja zmienia się z silosowej w przejrzystą, a Twój zespół może skupić się na jak najlepszym wkładzie w każdy projekt.
A co najlepsze? Dzięki ClickUp wszystko, czego potrzebujesz do pracy - wiadomości, zadania, widoki, pulpity i nie tylko - jest skonsolidowane w jednym miejscu. Rozmowy w czasie rzeczywistym, możliwość przekształcania bezpośrednich wiadomości w szczegółowe zadania i opcje wizualizacji dyskusji sprawiają, że platforma jest kompleksowym narzędziem do zarządzania projektami. Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś i osiągnij nowy poziom wydajności!