Jako kierownik projektu, prawdopodobnie spotkałeś się z zakresem złożonych narzędzi, z których każde oferuje więcej funkcji niż możesz potrzebować.
Prawda jest taka, że nie musisz wydawać fortuny na wymyślne narzędzie do zarządzania projektami z funkcjami, których nigdy nie użyjesz. Podstawowe narzędzia, w tym free narzędzia do zarządzania projektami często mogą zaspokoić Twoje potrzeby biznesowe.
Na przykład, jeśli już używasz Slack do komunikacji zespołowej , można również polegać na nim w zarządzaniu projektami. Zgadza się. Ta sama platforma, której używasz do codziennych check-inów i GIF-ów, może również pomóc ci w organizacji i śledzeniu projektów.
Ten blog pokaże ci, jak wykorzystać Slack do zarządzania projektami. Dodatkowo podpowiemy, jak zrobić to jeszcze lepiej!
Using Slack for Project Management: Krótki przewodnik
Slack jest narzędziem do aplikacja do przesyłania wiadomości biznesowych która, choć nie jest pełnoprawnym narzędziem do zarządzania projektami, może znacznie uprościć zadania związane z zarządzaniem projektami.
Oto jak można wykorzystać Slack do zarządzania projektami:
1. Zarządzanie projektami za pomocą dedykowanych kanałów
Slack to dynamiczne narzędzie do oprogramowanie do zarządzania zadaniami które umożliwia tworzenie oddzielnych kanałów komunikacji dla różnych projektów. Każdy projekt może mieć swój dedykowany kanał, w którym członkowie zespołu mogą udostępniać i przechowywać pliki, komunikować ważne zadania i aktualizować statusy.
Takie ustawienie zapewnia, że wszystkie informacje związane z projektem są przechowywane w jednym miejscu, ułatwiając członkom zespołu znajdowanie i współpracę nad określonymi zadaniami.
Oto jak uruchomić kanały Slack dla konkretnego projektu za pomocą menu skrótów:
via Slack
- Otwórz Slack: Przejdź do swojego obszaru roboczego
- Utwórz kanał: Kliknij ikonę plusa obok "Kanałów" na pasku bocznym
- Nazwij swój kanał: Nadaj mu nazwę specyficzną dla projektu, aby było jasne, do czego służy
- Zaproś członków zespołu: Dodaj wszystkich zaangażowanych w projekt, aby utrzymać całą komunikację w jednym miejscu. Takie ustawienie pomaga utrzymać porządek w każdej dyskusji, pliku i aktualizacji, podobnie jak w przypadku narzędzi w skrzynce narzędziowej
2. Ustawienie osobistych statusów projektu dla przejrzystości
Slack umożliwia użytkownikom ustawienie osobistych statusów w celu informowania członków zespołu o ich dostępności.
via Slack Chociaż Slack nie oferuje określonych statusów projektów, aktualizowanie osobistego statusu pomaga informować cały zespół o tym, kto nad czym pracuje. W ten sposób wszyscy są świadomi swoich ról i postępów.
Oto jak możesz to zrobić:
- Otwórz aplikację Slack i kliknij swoje zdjęcie profilowe w prawym górnym rogu
- Wybierz "Ustaw status" z rozwijanej listy
- Wybierz wstępnie ustawiony status lub wprowadź niestandardowy status, taki jak "Praca nad zadaniem X"
- Dodaj emoji, aby wizualnie przedstawić swój status
- Opcjonalnie ustaw czas wygaśnięcia statusu
- Kliknij "Zapisz", aby zaktualizować swój status i informować swój zespół o bieżącej dostępności
3. Współpraca w czasie rzeczywistym za pośrednictwem kanałów i połączeń
via Slack Jako aplikacja do komunikacji , Slack zapewnia płynność i organizację rozmów w zespole.
Członkowie Teams mogą z łatwością udostępniać pliki, organizować spotkania, prowadzić rozmowy wideo i współpracować za pośrednictwem natywnego systemu poczty Slack. Ta interakcja w czasie rzeczywistym utrzymuje wszystkich na tej samej stronie, wspierając skuteczną komunikację i szybkie podejmowanie decyzji.
4. Użyj funkcji wyszukiwania Slack, aby znaleźć informacje
Funkcja wyszukiwania Slack pomaga szybko zlokalizować wiadomości i pliki za pomocą modyfikatorów i poleceń / slash. Jest to szczególnie przydatne do wyszukiwania konkretnych informacji z poprzednich rozmów, zapewniając, że ważne szczegóły nigdy nie zostaną utracone.
Przeszukując wszystkie wiadomości i pliki, członkowie zespołu mogą skutecznie znaleźć potrzebne informacje, usprawniając cykl pracy i utrzymując projekty na właściwym torze.
via Slack Oto jak skutecznie wyszukiwać:
- Otwórz Slack i kliknij na pasek wyszukiwania u góry
- Użyj modyfikatora "from:", aby znaleźć wiadomości od konkretnej osoby
- Użyj modyfikatora "in:", aby wyszukiwać w obrębie określonego kanału
- Połącz modyfikatory, takie jak "przed:" i "po:", aby zawęzić wyniki według daty
- Wpisz odpowiednie słowa kluczowe lub frazy związane z poszukiwanymi informacjami
- Naciśnij Enter, aby wyświetlić wyniki wyszukiwania i szybko zlokalizować potrzebne wiadomości lub pliki
5. Automatyzacja przypomnień, aby dotrzymać terminów
Slack umożliwia ustawienie automatycznych przypomnień o spotkaniach, terminach i ważnych zadaniach, dzięki czemu nic nie umknie uwadze. Ta funkcja pomaga wszystkim być na bieżąco i mieć świadomość nadchodzących obowiązków.
Korzystając z przypomnień Slack, możesz utrzymać płynny cykl pracy i upewnić się, że twój zespół dotrzymuje terminów i obowiązków.
via Slack Oto jak zautomatyzować przypomnienia na koncie Slack:
- Otwórz Slack: Przejdź do swojego obszaru roboczego
- Ustaw przypomnienie: Wpisz /remind w polu wiadomości
- Dodaj szczegóły: Określ, komu chcesz przypomnieć, zadanie i czas
- Potwierdź: Naciśnij Enter, a Slack zaplanuje przypomnienie
6. Zintegruj swoje ulubione narzędzia ze Slackiem, aby zapewnić płynny cykl pracy
Slack umożliwia połączenie ulubionych narzędzi, takich jak ClickUp, Zoom, Google Drive lub innych, w celu otrzymywania aktualizacji, zarządzania zadaniami i zakończenia działań w hubie komunikacyjnym. Ta integracja oszczędza czas i zapewnia płynność i centralizację cykli pracy.
Oto jak zintegrować swoje narzędzia ze Slack:
- Znajdź katalog aplikacji Slack w obszarze roboczym
- Wpisz nazwę używanego narzędzia, takiego jak Asana lub Trello
- Wybierz narzędzie i kliknij "Dodaj do Slack", aby je zintegrować
- Postępuj zgodnie z podpowiedziami, aby połączyć swoje konto do zarządzania projektami z aplikacją Slack. Ta integracja umieszcza narzędzia w miejscu, w którym rozmawiasz na czacie, ułatwiając zarządzanie wszystkim bez opuszczania Slacka
7. Przypinanie ważnych wiadomości i plików w celu szybkiego dostępu
Kluczowe informacje można mieć zawsze pod ręką, przypinając ważne wiadomości i pliki w kanałach Slack.
Przypinanie zapewnia, że krytyczne dokumenty i notatki są łatwo dostępne dla wszystkich na kanale, więc nikt nie musi przeszukiwać niezliczonych wiadomości, aby znaleźć to, czego potrzebuje. Funkcja ta zwiększa wydajność i pomaga zespołowi szybko odwoływać się do ważnych materiałów.
Oto, co należy zrobić, aby przypinać wiadomości i pliki:
- Znajdź wiadomość lub plik: Lokalizacja elementu w kanale Slack
- Przypnij: Kliknij trzy kropki obok wiadomości lub pliku
- Wybierz "przypnij do kanału": Ta czynność przypnie element do kanału
- Dostęp do pinezek: Kliknij ikonę pinezki u góry kanału, aby wyświetlić wszystkie przypięte elementy
Nie jesteś pewien, czy Slack spełni twoje wymagania w zakresie zarządzania projektami? Zapoznaj się z kilkoma Alternatywy dla Slack aby znaleźć taką, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
przeczytaj także:_ *10 narzędzi do współpracy w zarządzaniu projektami dla Teams*
Limity korzystania ze Slacka do zarządzania projektami
Slack jest skutecznym narzędziem komunikacyjnym z podstawowymi funkcjami zarządzania zadaniami, ale jego ograniczenia sprawiają, że nie nadaje się do kompleksowego zarządzania projektami.
Oto kilka obszarów, w których Slack może okazać się niewystarczający:
- Brak zaawansowanych funkcji zarządzania projektami: Slack z natury nie ma wsparcia dla krytycznych funkcji zarządzania projektami, takich jak wykresy Gantta, zależności zadań i zarządzanie zasobami. Funkcje te są niezbędne do szczegółowego planowania i śledzenia projektów, zwłaszcza w przypadku złożonych projektów
- Niewyspecjalizowany projekt do zarządzania projektami: Slack jest przeznaczony głównie do komunikacji, a nie do zarządzania projektami. Nie można przypisywać zadań ani ich śledzić, zarządzać terminami i raportować postępów w projekcie. Bez tych możliwości, Teams mogą doświadczyć zamieszania i potencjalnie przegapić ważne terminy
- Limit raportowania i analiz: Slack nie oferuje rozszerzonych funkcji raportowania lub analityki do zarządzania projektami, co utrudnia generowanie szczegółowych raportów projektowych lub śledzenie wskaźników wydajności w czasie. Może to być istotna wada dla osób zarządzających projektami, które muszą zapewnić interesariuszom kompleksowy wgląd w projekt
- Brak natywnego śledzenia czasu: Slack nie ma wbudowanych funkcji śledzenia czasu, które są kluczowe do monitorowania czasu spędzonego na konkretnych zadaniach lub projektach. Teams często muszą polegać na integracjach innych firm, które mogą nie integrować się płynnie z przepływem pracy Slack
- Rozproszone zarządzanie plikami: Slack umożliwia udostępnianie plików, ale nie jest dostawcą kompleksowego systemu zarządzania nimi. Pliki mogą zostać rozproszone w różnych wiadomościach i kanałach, co utrudnia zlokalizowanie konkretnych dokumentów bez dużego wysiłku wyszukiwania, nawet z AI w Slacku
- Brak wizualizacji zadań: Pomoce wizualne są kluczowe dla Teams, aby szybko zrozumieć postęp zadań i statusy pracy. Slack nie zawiera narzędzi wizualnych, takich jak tablice Kanban czy pulpity projektów
- Minimalne ustawianie priorytetów: Platforma nie posiada zaawansowanych opcji ustawienia priorytetów zadań w kontekście projektu. Limit ten może utrudniać zarządzanie zadaniami w oparciu o ich pilność i ważność
**ClickUp to potężna alternatywa, która oferuje zakres zaawansowanych funkcji zarządzania projektami, które w szczególności rozwiązują luki znalezione w Slack. Zbudowany od podstaw jako dedykowane narzędzie do zarządzania projektami, ClickUp zapewnia precyzyjne i wydajne śledzenie projektów i zarządzanie nimi.
Jak ClickUp czyni go lepszym
W przeciwieństwie do Slacka, który koncentruje się głównie na komunikacji, ClickUp został stworzony jako aplikacja do zarządzania projektami. To sprawia, że ClickUp jest doskonałym wyborem dla Teams, którzy chcą usprawnić swoje działania związane z projektami.
Dzięki rozbudowanym opcjom niestandardowym, ClickUp dostosowuje się do różnych cykli pracy, niezależnie od tego, czy zarządzasz projektami dla małego zespołu, czy koordynujesz projekty na dużą skalę w ramach Enterprise.
ClickUp integruje zarządzanie zadaniami, dokumentację, współpracę, śledzenie czasu i raportowanie na jednej platformie, zmniejszając potrzebę żonglowania wieloma narzędziami. W przeciwieństwie do Slack, ClickUp oferuje kompleksowe funkcje zarządzania projektami.
Poniżej przyjrzymy się bliżej, w jaki sposób ClickUp rozwiązuje niektóre typowe ograniczenia Slack w zakresie zarządzania projektami:
1. Zaawansowane funkcje współpracy
ClickUp jest najbardziej skutecznym narzędziem do komunikacji i współpracy w miejscu pracy zwiększające wydajność i komunikację zespołu na jednej platformie.
Od czatu w czasie rzeczywistym po dynamiczne tablice, ClickUp ułatwia płynną współpracę między zespołami, zapewniając uwzględnienie wszystkich aspektów projektu od jego powstania do zakończenia. Zintegrowane środowisko wspiera różne potrzeby w zakresie współpracy, niezależnie od tego, czy chodzi o udostępnianie szybkich aktualizacji klientom, czy burzę mózgów nad złożonymi projektami.
Twórz elementy działań i przypisuj je konkretnym członkom zespołu za pomocą ClickUp Assign Comments
Oto niektóre z jego kluczowych funkcji:
- Współpracuj ze współpracownikami nadDokumenty ClickUp z kontrolą wersji i aktualizacjami w czasie rzeczywistym
- Zostawiaj komentarze bezpośrednio na zadaniach lub dokumentach, aby zapewnić natychmiastową informację zwrotną dziękiPrzypisane komentarze w ClickUp* UżyjTablice ClickUp do sesji burzy mózgów i wspólnego planowania
- Wizualna organizacja zadań dziękiTablice Kanban ClickUp dla przejrzystego przeglądu postępu projektu
2. Inteligentne zarządzanie projektami
ClickUp usprawnia każdą fazę projektów dzięki solidnemu zestawowi narzędzi zaprojektowanych w celu zwiększenia wydajności i przejrzystości.
Platforma pozwala Teams planować, realizować i śledzić projekty z precyzją, integrując zadania, oś czasu i współpracę w jedną ujednoliconą przestrzeń.
Dzięki funkcjom takim jak wykresy Gantta, niestandardowe statusy i śledzenie czasu, ClickUp zapewnia, że kamienie milowe projektu są spełnione, zasoby są efektywnie zarządzane, a członkowie zespołu pozostają w zgodzie z celami i terminami.
Oto kilka najważniejszych funkcji:
- Ustalanie zależności zadań w celu zapewnienia sekwencyjnego zakończenia działań w ramach projektu za pomocąZadania ClickUp* Dodajpola niestandardowe i statusy dla łatwiejszej organizacji i analizy zadań
- Wizualizuj i analizuj swoją pracę na 15 różnych sposobów dziękiWidoki ClickUp* Śledzenie oś czasu projektu i zależności zWykresy Gantta ClickUp dla kompleksowego przeglądu przepływu projektu
Rysowanie relacji między dwoma zadaniami przy użyciu widoku Gantt programu ClickUp
- Niestandardowe pulpity z widżetami do monitorowania szybkości zakończenia zadań i przydziału czasu w celu uzyskania lepszego wglądu w projekt za pomocąPulpity ClickUp Efektywne zarządzanie ośmioma godzinami i obciążeniami pracą zespołu dzięki natywnej aplikacjiŚledzenie czasu w ClickUp Ustaw automatyzację, aby obsługiwać rutynowe zadania, takie jak wysyłanie przypomnień o terminach, aktualizowanie statusów zadań, a nawet ponowne przypisywanie zadań w oparciu o zmiany w projekcie za pomocąAutomatyzacja ClickUp
Twórz szablony AI w ciągu kilku sekund za pomocą ClickUp Brain
- Korzystaj z centralnego huba dla informacji, automatyzacji cykli pracy i oferowania natychmiastowych odpowiedzi na zapytania związane z pracą za pomocąClickUp Brainasystenta AI. Może znacznie zwiększyć wydajność i zdolność podejmowania decyzji przez Twój Teams
3. Usprawniona komunikacja wewnętrzna
ClickUp zapewnia wyczyszczoną i skuteczną komunikację, dzięki czemu wszyscy członkowie zespołu są na bieżąco informowani. Zmniejsza to ryzyko błędnej komunikacji i poprawia ogólną koordynację projektu.
Czatuj ze swoim zespołem i udostępniaj cenne zasoby za pomocą ClickUp Chat View
Oto kilka konkretnych sposobów, w jakie ClickUp wspiera komunikację w zespole:
- Informowanie wszystkich interesariuszy poprzez komentarze do zadań, dodawanie ich jako osoby obserwujące, @ wzmianki i przypisywanie zadań jako komentarze
- Szybkie znajdowanie i udostępnianie ważnych plików, zadań i nie tylko z dowolnego miejsca w ClickUp i połączonych aplikacjach dzięki funkcjiPołączone wyszukiwanie doświadczenie
- Pisz bez błędów e-maile i inną komunikację wewnętrzną w preferowanym tonie i stylu dzięki ClickUp Brain
- Zaangażuj się w czat w czasie rzeczywistym, aby zwiększyć przejrzystość i ciągłość za pomocąWidok czatu ClickUp* Nagrywaj i udostępniaj klipy ekranowe za pomocąClickUp Clips do wizualnego przekazywania pomysłów i wyjaśniania złożonych kwestii
Szablon strategii komunikacji wewnętrznej i planu działania ClickUp
Szablon strategii komunikacji wewnętrznej i planu działania ClickUp pomaga poprawić przejrzystość i wyrównanie w całej organizacji. Umożliwia on połączenie różnych poziomów hierarchii i działów, zapewniając spójność działań kadry kierowniczej i pracowników.
To szablon planu komunikacji jest cenny dla ustawienia jasnych celów komunikacyjnych, usprawnienia strategii i oceny ich skuteczności, ostatecznie tworząc bardziej poinformowaną i zaangażowaną siłę roboczą.
Oto jak to pomaga:
- Zidentyfikować cele i zadania w zakresie komunikacji, aby dostosować wysiłki zespołu
- Opracować wymierne plany działania w celu śledzenia postępów i wyników
- Organizować i wizualizować zadania i postępy w jednej centralnej lokalizacji
- Zapewnienie strategicznej zgodności z wizją firmy i celami operacyjnymi
- Tworzenie otwartego środowiska dla informacji zwrotnych w celu poprawy praktyk komunikacyjnych
Przeniesienie ze Slack do ClickUp
Przejście ze Slacka na ClickUp jest łatwiejsze niż mogłoby się wydawać. Integracja ClickUp z Slack zapewnia, że zadania, dokumenty, cele i czaty pozostają ze sobą połączone, dzięki czemu przejście jest płynne dla teamów zaznajomionych ze środowiskiem komunikacyjnym Slack.
Oto jak dokonać płynnego przejścia:
- Wprowadź swój służbowy e-mail: Rozpocznij od zarejestrowania się za pomocą służbowego e-maila na platformie ClickUp, aby uzyskać dostęp do jej szerokiego zakresu narzędzi zwiększających wydajność
- Zintegruj Slack z ClickUp: Połącz swoje konto Slack z ClickUp, aby utrzymać płynne kanały komunikacji. Ta integracja pozwala zarządzać zadaniami i współpracować bezpośrednio ze Slacka
- Twórz zadania ze Slack: Użyj komendy /ClickUp new w dowolnym kanale Slack, aby szybko tworzyć nowe zadania bez opuszczania Slack
- Unfurlowanie zadań na Slack: Włącz łącza zadań opublikowanych w Slack, aby automatycznie wyświetlać bogate szczegóły, dając kontekst i bezpośredni dostęp do działań związanych z zadaniem, zwiększając przejrzystość przepływu pracy
- Efektywne zarządzanie zadaniami: Użyj rozwijanej listy w Slack, aby dostosować terminy, priorytety, statusy i nie tylko, bezpośrednio zarządzając zadaniami ClickUp w kanałach Slack
- Konwertuj wiadomości Slack na zadania ClickUp i komentarze: Usprawnij tworzenie zadań, przekształcając wiadomości Slack w zadania lub komentarze ClickUp, wybierając opcję "więcej działań" z dowolnej wiadomości
- Ustaw powiadomienia: Skonfiguruj ClickUp tak, aby wysyłał powiadomienia w czasie rzeczywistym do kanałów Slack o aktualizacjach, takich jak nowe zadania, komentarze i zmiany statusu
Przeczytaj również:_ _ClickUp vs. Slack: Które narzędzie do komunikacji w zespole jest najlepsze?
Zarządzanie projektami i procesami za pomocą ClickUp
ClickUp konsoliduje wszystkie niezbędne narzędzia w jednym, ułatwiając zarządzanie i śledzenie procesów projektowych. Rozwiązanie ClickUp do zarządzania projektami łączy wszystkie elementy projektu - zadania, dokumenty, konwersacje i pulpity - w jedną łatwą w użyciu platformę, pomagając teamom pracować szybciej i mądrzej.
Dzięki ponad 1000 szablonów i licznym funkcjom, które zwiększają wydajność, ClickUp usprawnia śledzenie zadań, raportowanie i współpracę zespołową, ułatwiając teamom efektywne planowanie, realizację i monitorowanie projektów.
Szablon do zarządzania projektami ClickUp
Szablon do zarządzania projektami ClickUp pomaga skutecznie radzić sobie z wyzwaniami związanymi z planowaniem projektów dzięki dobrze zorganizowanej strukturze. Zaprojektowany do zarządzania projektami na różnych etapach, szablon ten oferuje ustrukturyzowane podejście poprzez wyznaczone przestrzenie i foldery.
Nawet jeśli jesteś nowicjuszem w zarządzaniu projektami, ten zasób upraszcza złożone zadania, dzięki czemu możesz:
- Uzyskać przejrzysty przegląd zasobów projektu, aby efektywnie nimi zarządzać
- Korzystać z wielu widoków cyklu pracy, aby efektywnie przypisywać zadania, zarządzać nimi i nadawać im priorytety
- Płynnie współpracować z zespołem i bezproblemowo informować interesariuszy
Cut Yourself Some Slack With ClickUp for Project Management (Oszczędź sobie trochę luzu dzięki ClickUp do zarządzania projektami)
Slack to aplikacja do komunikacji zespołowej, która pomaga w współpracy w czasie rzeczywistym , dzięki czemu jest przydatny do utrzymywania połączenia i informowania wszystkich.
Jeśli jednak chcesz śledzić terminy, obsługiwać złożone cykle pracy, tworzyć bazy wiedzy i koordynować wiele projektów, potrzebujesz narzędzi do zarządzania projektami. Obecne funkcje Slack nie mogą ci w tym pomóc.
ClickUp wypełnia te luki, oferując solidną platformę do zarządzania projektami, która płynnie integruje się ze Slackiem. Zapewnia ona zaawansowane narzędzia do zarządzania projektami, śledzenia postępów w realizacji projektów i usprawniania komunikacji w zespole, a wszystko to w ramach ujednoliconego systemu.
Niezależnie od tego, czy chcesz usprawnić cykl pracy, umożliwić współpracę, czy też efektywniej zarządzać projektami, ClickUp zapewnia narzędzia i elastyczność, których wymagają nowoczesne Teams.
Zacznij korzystać z ClickUp już dziś, aby uzyskać bardziej zorganizowany, wydajny i oparty na współpracy przepływ pracy. Zarejestruj się teraz!