Czy kiedykolwiek miałeś wrażenie, że twój plan zarządzania projektami wymyka się spod kontroli, a zadania wymykają się spod kontroli, a terminy zbliżają się nieubłaganie? Cóż, nie jesteś sam!
To właśnie w tym przypadku grupy procesów zarządzania projektami mogą być przełomem dla twojego cyklu pracy.
Każda grupa procesów jest kluczowym blokiem procesu zarządzania projektami. Pomaga Teamsom podzielić duże, złożone zadania na możliwe do wykonania kroki.
Istnieje pięć grup procesów zarządzania projektami, które powinien znać każdy kierownik projektu: Inicjowanie, Planowanie, Realizacja, Monitorowanie i Kontrola oraz Zamknięcie.
Sceny te zapewniają objęcie każdego krytycznego aspektu projektu, od rozpoczęcia do zakończenia. Opanowanie każdej grupy procesów jest kluczowe dla sprawnego przebiegu każdego projektu i to właśnie odróżnia dobrych kierowników projektów od świetnych.
Na tym blogu omówimy każdą fazę z pięciu grup, jak można je wdrożyć w swoim cyklu pracy, a także narzędzia oprogramowania do zarządzania projektami, które ułatwią ten proces. Gotowy do wykonania skoku?
Przegląd pięciu tradycyjnych grup procesów
Zarządzanie projektami to nie tylko zarządzanie pojedynczymi zadaniami - to zarządzanie całym procesem
.
Pięć tradycyjnych grup procesów zarządzania projektami, zdefiniowanych przez Project Management Body of Knowledge (PMBOK), zapewnia ustrukturyzowane podejście, dzięki któremu można zastosować wszystkie kluczowe
, od rozpoczęcia do zakończenia.
Każda z grup procesów PMBOK odgrywa istotną rolę w wiedzy o projekcie. Prowadzą one użytkownika przez różne
zapewniając, że nic nie zostanie przeoczone, a każdy kamień milowy zostanie spełniony. Przeanalizujmy każdą fazę po kolei.
1. Inicjowanie
W fazie inicjowania definiujesz cel projektu, identyfikujesz kluczowych interesariuszy i nakreślasz cele wysokiego poziomu. Krótko mówiąc, jest to plan cyklu życia projektu.
Zgodnie z
Project Management Body of Knowledge
(PMBOK), ta faza ustawia scenę dla powodzenia poprzez wyczyszczone cele zespołu projektowego i dopasowanie do strategii organizacyjnych.
Ta faza jest kluczowa w rozwoju oprogramowania. To tutaj zaczynasz od
zdecydować, czy jest on wykonalny, dostosować go do celów biznesowych i ustalić kluczowe rezultaty. Bez tej podstawy projekty mogą szybko stracić kierunek, szczególnie w złożonych środowiskach, takich jak tworzenie oprogramowania.
2. Planowanie
Plan jest podstawą cyklu życia zarządzania projektami. Bez solidnego planu nawet najlepsze pomysły mogą się rozpaść.
Ta faza planu projektu obejmuje opracowanie szczegółowych
Jednym z kluczowych narzędzi w tej fazie jest Struktura Podziału Pracy (WBS), która pomaga podzielić projekt na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania części.
W zwinnym tworzeniu oprogramowania, planowanie przyjmuje bardziej iteracyjne podejście, koncentrując się na elastyczności i ciągłym doskonaleniu. Nawet jeśli mapa drogowa może ewoluować, posiadanie jasnego planu na samym początku zapewnia, że zespół projektowy może dostosować się do zmian, pozostając na obranym kursie.
3. Wykonanie
Faza realizacji to faza, w której starannie opracowane plany stają się rzeczywistością, a rola kierownika projektu staje się kluczowa w utrzymaniu wszystkiego na właściwym torze.
To tutaj zespół zabiera się do pracy, realizując cele projektu poprzez przestrzeganie strategii z fazy planowania.
Ta faza cyklu życia rozwoju systemu (SDLC) obejmuje kodowanie, testowanie i integrację podczas realizacji,
oprogramowanie do zarządzania projektami
może pomóc w śledzeniu postępów, przydzielaniu zadań i zapewnieniu, że wszyscy są zgodni z celami projektu.
4. Monitorowanie i kontrolowanie
Nawet
najlepiej wykonane plany projektów
wymagają ciągłego nadzoru i to właśnie w tym miejscu pojawia się monitorowanie i kontrolowanie grupy procesów.
Ta grupa procesów zarządzania projektami obejmuje śledzenie wydajności, zarządzanie ryzykiem i dostosowywanie w razie potrzeby, aby utrzymać wszystko na właściwym kursie.
Zarządzanie ryzykiem jest tutaj szczególnie istotne, ponieważ pomaga kierownikom projektów przewidzieć potencjalne problemy, zanim zakłócą one cały harmonogram.
W tym przypadku pomocne jest korzystanie z pulpitów do wizualizacji postępów i uzyskiwania wglądu w czasie rzeczywistym. Dzięki temu interesariusze projektu są na bieżąco informowani o postępach i potencjalnych opóźnieniach.
W tradycyjnym tworzeniu oprogramowania, faza ta obejmuje ścisłe monitorowanie w celu zapewnienia zgodności z planem zarządzania projektami. Z drugiej strony, podejścia Agile są bardziej płynne i iteracyjne, ponieważ koncentrują się na ciągłej informacji zwrotnej i adaptacji.
5. Zamknięcie
W fazie zamknięcia nie chodzi tylko o zamknięcie luźnych końców - chodzi o formalne zakończenie projektu i zapewnienie, że wszystkie rezultaty projektu zostały spełnione w sposób satysfakcjonujący interesariuszy
Dla osób zarządzających projektami faza ta często wiąże się z oceną tego, co działało dobrze, a co nie. Pomaga również ocenić, które części procesu wymagają poprawy, a te wnioski są następnie wykorzystywane w przyszłych projektach.
Na tej scenie kluczową rolę odgrywa również mentoring, zwłaszcza w zapewnianiu rozwoju młodszych członków zespołu, którzy mogli przejąć obowiązki podczas różnych faz projektu.
Dodatkowo, w miarę jak projekty dobiegają końca, prywatność i personalizacja stają się coraz bardziej istotne, szczególnie w branżach takich jak rozwój oprogramowania, gdzie dane użytkowników i bezpieczeństwo są najważniejsze.
Starannie zarządzając fazą zamknięcia karty projektu, nie tylko doprowadzasz projekt do pomyślnego zakończenia, ale także kładziesz podwaliny pod przyszłe powodzenia.
Przeczytaj również:
11 przykładów celów zarządzania projektami
Jak wdrożyć pięć grup procesów
Wdrożenie pięciu grup procesów zarządzania projektami nie musi być trudnym zadaniem - zwłaszcza, gdy masz do dyspozycji odpowiednie certyfikaty i narzędzia zarządzania projektami.
Dobre oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga organizować i realizować każdą fazę z jasnością i precyzją, zapewniając, że zespół projektowy pozostaje na właściwym torze, a każdy szczegół jest uwzględniony.
Jednym z wyróżniających się narzędzi jest
ClickUp
. ClickUp to kompleksowa platforma do zarządzania projektami zaprojektowana w celu wsparcia wszystkich aspektów cyklu życia projektu.
Zarządzanie projektami
Zarządzanie projektami ClickUp
pozwala zarządzać zadaniami, monitorować postępy i upraszczać komunikację, a wszystko to przy jednoczesnym skróceniu czasu poświęcanego na ręczne, powtarzalne zadania.
Doskonały przykład tego, jak ClickUp wspiera wydajne i konfigurowalne procesy zarządzania projektami można zobaczyć w studium przypadku firmy
, agencja marketingu cyfrowego z siedzibą w Melbourne w Australii
Przy ponad 100 projektach prowadzonych jednocześnie przez klientów, ClickUp pomógł im usprawnić wszystkie grupy procesów zarządzania projektami, poprawić współpracę i zapewnić widoczność na każdej scenie. Optimizing wykorzystał funkcje ClickUp do przydzielania zadań, śledzenia postępów i prowadzenia szczegółowej dokumentacji projektu dla wielu członków zespołu.
James Richardson, dyrektor ds. sprzedaży w Optimizing, udostępniał, w jaki sposób
ClickUp przekształcił ich operacje
:
__ClickUp pomaga nam prowadzić bardzo przejrzysty rejestr tego, co dokładnie dzieje się w kampanii, ale co najważniejsze, pomaga nam współpracować. Wspólna praca nad projektami, przydzielanie zadań odpowiednim osobom, śledzenie czasu - ClickUp to pierwszy system, z którego korzystaliśmy, który wydaje się robić to wszystko naprawdę dobrze
James Richardson, dyrektor sprzedaży w Optimising
Przyjrzyjmy się teraz, w jaki sposób ClickUp może wesprzeć każdą grupę procesów.
Inicjowanie za pomocą Celów ClickUp i Dokumentów ClickUp
Podczas fazy Inicjacji ClickUp pomaga w ustawieniu podstaw do powodzenia. Dzięki narzędziom takim jak
Cele ClickUp
i
Dokumenty ClickUp
, można jasno zdefiniować cele projektu i udokumentować informacje wysokiego poziomu w centralnej lokalizacji.
ClickUp Goals pomaga ustawić jasne cele, podzielić je na możliwe do zarządzania kamienie milowe i śledzić postępy w czasie rzeczywistym. Zapewnia to, że wszyscy członkowie zespołu są zgodni z celami projektu i mogą dokonywać niezbędnych korekt w oparciu o wskaźniki wydajności.
Planuj swoje projekty z ClickUp Docs
ClickUp Docs, z drugiej strony, zapewnia scentralizowane repozytorium dla całej dokumentacji związanej z projektem.
Od tworzenia kart projektów i szczegółowych planów po utrzymywanie bazy wiedzy, ClickUp Docs ułatwia współpracę w czasie rzeczywistym i zapewnia spójność na wszystkich scenach projektu.
ClickUp Mind Maps to świetny sposób na wspólną burzę mózgów z zespołem na etapie inicjacji projektu
Możesz również użyć
Mapy myśli ClickUp
funkcja do tworzenia map zaangażowania interesariuszy, zapewniająca, że każdy zna swoją rolę od pierwszego dnia.
Planowanie z ClickUp Gantt Charts i ClickUp Sprinty
W fazie planowania, ClickUp wyróżnia się solidnymi funkcjami planowania projektu i zarządzania projektami. Użyj
Wykresy Gantta w ClickUp
aby wizualnie zaplanować każdą fazę projektu i zapewnić dotrzymanie osi czasu.
Możesz podzielić zadania na podzadania i zorganizować je w Strukturę Podziału Pracy (WBS), aby nic nie zostało przeoczone.
Wizualizuj oś czasu projektu i planuj z dużym wyprzedzeniem dzięki wykresom Gantta ClickUp
Dla Teams stosujących metodologie Agile,
Sprinty ClickUp'a
pomagają planować w krótszych cyklach, jednocześnie utrzymując ogólny plan działania w zasięgu wzroku.
Z
Szacowany czas przez ClickUp
i
Zarządzanie zasobami ClickUp
pozwala na optymalizację zasobów i śledzenie kosztów projektu bez wysiłku.
Precyzyjne zarządzanie osią czasu i zasobami projektu dzięki Zarządzaniu Zasobami ClickUp
Wykonywanie zadań ClickUp i automatyzacja ClickUp
Faza wykonawcza w cyklu życia projektu to przede wszystkim działanie
Zadania ClickUp
i
Automatyzacja ClickUp
Wyeliminuj pracę ręczną Dzięki automatyzacji powtarzalnych zadań i cykli pracy możesz poprawić wydajność, zmniejszyć liczbę błędów i zapewnić spójne procesy we wszystkich projektach.
Możesz także przypisywać zadania członkom teamu, ustawić priorytety i korzystać z funkcji automatyzacji
Zależności między zadaniami
aby zapewnić płynny przepływ wszystkiego. Plus,
ClickUp integruje
z ulubionymi narzędziami komunikacyjnymi, dzięki czemu współpraca w zespole jest łatwa i płynna.
Przyspiesz realizację projektów dzięki automatyzacji ClickUp
**Faza realizacji wymaga silnej koordynacji, śledzenia zadań, alokacji zasobów i współpracy w zespole
ClickUp jest łatwo dostępny
szablony do zarządzania projektami
usprawnienie i automatyzacja cykli pracy. Dzięki ClickUp oszczędzasz cenny czas swojego zespołu dzięki wstępnie ustrukturyzowanym zadaniom, układom projektów i przypisaniu ról.
Dzięki ClickUp możesz również łatwo oddelegować zadania i upewnić się, że wszyscy są zgodni co do celów i obowiązków. Sprawia to, że wykonywanie zadań jest szybsze i bardziej wydajne, redukując pracę ręczną i usprawniając współpracę.
Przeczytaj również:
7 wyzwań w zarządzaniu projektami i jak je rozwiązać
Monitorowanie i kontrola za pomocą pulpitów i pól ClickUp
W fazie monitorowania i kontroli, ClickUp dostarcza bogate funkcje pozwalające na dokładne monitorowanie postępów.
Instancja,
Pulpity ClickUp
oferują konfigurowalne widoki kluczowych wskaźników wydajności (KPI) projektu. Pozwala to na śledzenie wydajności, identyfikację wszelkich wąskich gardeł i dostosowanie w razie potrzeby.
Łatwo monitoruj OKRy swoich projektów dzięki pulpitom ClickUp
Dzięki wbudowanym funkcjom zarządzania ryzykiem, takim jak dzienniki ryzyka i
Pola niestandardowe ClickUp
, możesz być na bieżąco z potencjalnymi problemami, zanim wpłyną one na projekt. Ponadto szczegółowe narzędzia do raportowania pomagają generować wnikliwe aktualizacje za jednym kliknięciem przycisku, zapewniając przejrzystość dla wszystkich interesariuszy projektu.
Zamknięcie z ClickUp
Wreszcie, gdy dojdziesz do fazy Zamknięcia, ClickUp pomoże Ci wszystko sprawnie zakończyć.
Skorzystaj z Docs, aby tworzyć raporty końcowe, dokumentować lekcje i przechowywać je w
Foldery ClickUp
dla łatwego dostępu w przyszłych projektach.
Jeśli jesteś mentorem młodszych członków zespołu, funkcja
Komentarze w ClickUp
funkcja Feedback zapewnia łatwy sposób na zaoferowanie konstruktywnej opinii.
Możesz również upewnić się, że kwestie związane z danymi, takie jak prywatność i personalizacja, są traktowane ostrożnie poprzez ustawienie uprawnień opartych na rolach i bezpieczne organizowanie wrażliwych informacji w ramach
Bezpieczeństwo ClickUp
.
Obszary wiedzy związane z zarządzaniem projektami
Oprócz grup procesów, zarządzanie projektami obraca się wokół obszarów wiedzy. Jest to kolejna kluczowa koncepcja, która pomaga profesjonalistom w bardziej efektywnym zarządzaniu projektami.
Podczas gdy grupy procesów nakreślają sceny, przez które przechodzi projekt, obszary wiedzy koncentrują się na różnych kompetencjach, które kierownik projektu musi posiadać, aby z powodzeniem poruszać się po tych scenach.
Grupy procesów a obszary wiedzy
Główna różnica pomiędzy grupami procesów a obszarami wiedzy polega na ich ukierunkowaniu.
Grupy procesów kierują "kiedy" zarządzaniem projektami, opisując kolejność, w jakiej zadania są zakończone. Z drugiej strony, obszary wiedzy koncentrują się na "co". Oznacza to konkretne umiejętności i wiedzę potrzebną kierownikowi projektu do obsługi każdego aspektu projektu.
Istnieje dziesięć obszarów wiedzy zdefiniowanych przez
Instytut Zarządzania Projektami (PMI)
, amerykańska organizacja non-profit zajmująca się zarządzaniem projektami:
- Zarządzanie integracją projektu: Upewnia się, że wszystkie elementy projektu płynnie ze sobą współpracują. Obejmuje ono koordynację zasobów, zarządzanie projektami i równoważenie konkurujących ze sobą celów
- Zarządzanie zakresem projektu: Zapewnia, że projekt obejmuje wszystkie niezbędne prace - i tylko te prace - aby projekt został zakończony z powodzeniem. Obejmuje definiowanie, zatwierdzanie i kontrolowanie zakresu projektu
- Zarządzanie harmonogramem projektu: Koncentruje się na zarządzaniu ośmioma czasami projektu - definiowaniu działań, ustalaniu ich kolejności i zapewnianiu dotrzymywania terminów
- Zarządzanie kosztami projektu: To wszystko dotyczy budżetowania. Obejmuje szacowanie, przydzielanie i kontrolowanie kosztów projektu w celu utrzymania go w ramach budżetu
- Zarządzanie jakością projektu: Sprawdza, czy projekt spełnia swoje cele poprzez przestrzeganie standardów jakości. Koncentruje się zarówno na jakości rezultatów, jak i procesach wykorzystywanych do ich tworzenia
- Zarządzanie zasobami projektu: Zarządzanie ludźmi, sprzętem i materiałami niezbędnymi do zakończenia projektu. Obejmuje planowanie, pozyskiwanie i efektywne zarządzanie zasobami
- Zarządzanie komunikacją w projekcie: Obejmuje planowanie, dystrybucję i nadzorowanie wszystkich informacji dotyczących projektu w celu zapewnienia, że interesariusze są informowani
- Zarządzanie ryzykiem projektu: Identyfikuje, analizuje i reaguje na ryzyko związane z projektem. Chodzi o minimalizowanie potencjalnych zagrożeń przy jednoczesnej maksymalizacji możliwości
- Zarządzanie projektami: Obejmuje zabezpieczanie towarów i usług potrzebnych do realizacji projektu. Obejmuje to planowanie działań związanych z zaopatrzeniem, wybór dostawców i zarządzanie umowami
- Zarządzanie interesariuszami projektu: Koncentruje się na identyfikacji osób i organizacji, na które projekt ma wpływ i angażowaniu ich w całym cyklu życia projektu
Zarządzanie projektami z ClickUp
Opanowanie pięciu grup procesów zarządzania projektami - inicjowanie, planowanie, wykonywanie, monitorowanie i kontrolowanie oraz zamknięcie - jest czymś więcej niż tylko obowiązkowym wymogiem. Chodzi o zarządzanie projektami biznesowymi, które mają płynny przepływ od początku do końca.
Wraz z dziesięcioma obszarami wiedzy z zakresu zarządzania projektami, określonymi przez Project Management Institute (PMI), grupy te dają ci zakończony zestaw narzędzi do pewnego kierowania każdym projektem, bez względu na jego wielkość i złożoność.
Jednak zrozumienie ram to tylko połowa sukcesu. Prawdziwym wyzwaniem jest przekształcenie teorii w działanie i właśnie na tym etapie ClickUp wkracza do akcji.
ClickUp upraszcza każdą fazę projektu, od wczesnego pomysłu do końcowego podsumowania. W ten sposób pomaga zachować porządek i bez wysiłku komunikować się z zespołem.
Dzięki automatyzacji powtarzalnych zadań i centralizacji cykli pracy, ClickUp pozwala skupić się na tym, co naprawdę ważne - szybszym osiąganiu powodzenia.
Wypróbuj ClickUp za darmo
już dziś i przekonaj się, jak może on pomóc w bardziej efektywnym zarządzaniu projektami.