Małe i średnie Businessy stają przed trudnym wyzwaniem zarządzania zapasami, niezależnie od branży. Jak do zrobienia spotkanie z popytem klientów przy jednoczesnym zminimalizowaniu kosztów związanych z nadmiernymi zapasami lub brakami magazynowymi?
Zarządzanie zapasami, będące siłą napędową handlu detalicznego i hurtowego, zapewnia sprawne funkcjonowanie Businessu.
W coraz bardziej konkurencyjnym środowisku, w którym oczekiwania klientów są wysokie, a warunki rynkowe szybko się zmieniają, złe planowanie zapasów może prowadzić do znaczących reperkusji finansowych, takich jak zwiększone koszty przenoszenia i utracone możliwości sprzedaży.
Jednak optymalizacja zapasów zapewnia dostępność produktów, redukuje nadwyżki zapasów i uwalnia kapitał, prowadząc do lepszego przepływu gotówki i zadowolenia klientów. Nie ulega wątpliwości, że planowanie i zarządzanie zapasami to kluczowe aspekty prowadzenia biznesu i decydujące o jego powodzeniu.
W niniejszym artykule omówiono sposoby usprawnienia i opanowania procesu planowania zapasów. Ale najpierw ustalmy podstawy.
Zrozumienie planowania zapasów
Wyobraź sobie następującą sytuację: opracowałeś produkt, który odniósł powodzenie, a gdy tylko zostanie wprowadzony na rynek, jesteś pewien, że się sprzeda. Robisz zapasy, sprzedajesz go i czekasz, aż pojawi się znak wyprzedania. Pojawia się jednak nieoczekiwany problem i czas dostawy jest dłuższy niż przewidywano.
W wyniku tego klienci zaczynają anulować zamówienia i żądać zwrotu pieniędzy. Wydłużony czas dostawy przyćmił popyt na produkt, pozostawiając niesprzedane zapasy i brak kupujących.
Strzał w dziesiątkę, dosłownie!
Magazynowanie produktów bez dokładnej oceny popytu może prowadzić do nadmiaru zapasów, zwiększonych kosztów magazynowania i potencjalnych strat. Efekt ten ma poważny wpływ na rentowność i wydajność operacyjną firmy.
Z drugiej strony, zrozumienie i wdrożenie inteligentnych strategii może pomóc w utrzymaniu przewagi konkurencyjnej. Właściwe zarządzanie zapasami polega na warstwowaniu. W dłuższej perspektywie, oprogramowanie do zarządzania zapasami może sprawić, że cały wysiłek będzie znacznie łatwiejszy i bardziej niezawodny.
Czym jest planowanie zapasów?
Planowanie zapasów obejmuje zarządzanie i organizowanie produktów, które marka zamierza sprzedawać w celu generowania zysków. Obejmuje ono różne działania logistyczne i strategie, które muszą być wdrażane codziennie, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie biznesu.
Planowanie zapasów różni się w zależności od firmy. Jedna strategia nie może być stosowana do wszystkich.
Na przykład, gromadzenie zapasów na dłuższy okres nie wchodzi w grę, jeśli prowadzisz biznes związany z modą lub łatwo psującą się żywnością. Głównym celem domu mody jest sprzedaż zapasów, zanim wyjdą one z mody. W przypadku biznesu spożywczego przechowywanie zbyt dużej ilości towaru bez wyraźnej potrzeby może prowadzić do uszkodzenia zapasów.
Zapasy są wartościowe tylko wtedy, gdy są w ciągłym ruchu i zapewniają zyskowny przepływ gotówki.
Korzyści z planowania zapasów
Efektywne planowanie zapasów pozwala Twojemu biznesowi osiągać przychody bez komplikacji. To jest punkt odniesienia.
Oto cztery kluczowe korzyści wynikające z właściwego planowania i zarządzania zapasami.
Zwiększona rentowność
Każdy dolar zapasów, który firma utrzymuje powyżej idealnego poziomu, generuje od 20% do 30% dodatkowych kosztów Dany Couillard , Dyrektor w BDC Dokładne planowanie zapasów pozwala osiągać zyski, zwiększać możliwości i rozwijać sprzedaż sezonową. Śledzenie wydajności i analiza danych historycznych dotyczących sprzedaży umożliwią negocjacje z dostawcami, firmami pakującymi i transportowymi, dzięki czemu zapasy będą zawsze na optymalnym poziomie.
Niestandardowa satysfakcja klienta
Weźmy przykład księgarni o nazwie Forgotten Chapter. Księgarnia zaczyna jako klasyczny biznes książkowy, ze stosami powieści na rabat i ludźmi, którzy chcą je kupić.
Kilka miesięcy później Forgotten Chapter decyduje się ewoluować wraz z trendem i sprzedaje najnowsze, szybko rotujące powieści. Zapełniają swoje magazyny, a Business się podwaja. W trakcie tego procesu tracą możliwość śledzenia przechowywania klasycznych książek, które są ich specjalnością. W końcu liczba klientów spada, niestandardowi klienci przestają przychodzić, a sprzedaż gwałtownie spada.
Jak myślisz, w czym tkwi problem?
Zaopatrzyli się w najnowsze wydania, poprawiając początkową sprzedaż, ale do zrobienia tego stracili swoją unikalną propozycję sprzedaży (USP). To ich klasyczna oferta naprawdę ich wyróżniała.
Czy to oznacza, że Business nie powinien ewoluować wraz z trendami? Absolutnie nie - powinny. Jednak to, co przeoczył Forgotten Chapter, to analiza KPI i zarządzanie zamówieniami. Jest to klasyczny przypadek błędnego planowania zapasów. Oprogramowanie do zarządzania zamówieniami może pomóc w śledzeniu poprzednich zamówień, umożliwiając odpowiednie planowanie i skalowanie.
Planowanie zapasów jest bezpośrednio połączone z satysfakcją niestandardowych klientów. Analizuj dane dotyczące sprzedaży w przeszłości, przewiduj przyszłe trendy sprzedaży i wdrażaj strategię, która pasuje do Twojego biznesu. Wykorzystaj swój unikalny punkt sprzedaży, aby przyciągnąć lojalnych klientów.
Zmniejszone koszty utrzymania
Wiele startupów ma tendencję do nadmiernego gromadzenia zapasów, co wiąże cenne początkowe finansowanie. Z drugiej strony, planowanie zapasów pozwala uwolnić kapitał. Kluczowe pytania, które należy tu zadać, to: Jak sprzedaje się produkt? Do zrobienia? Kto jest idealnym klientem?
Odpowiadając na te pytania, można zacząć skutecznie obniżać koszty utrzymania.
Wiele z tych działań wymaga planu przy jednoczesnej znajomości obciążeń biznesowych. Wiąże się to z analizą danych, obliczeniem obecnego stanu zapasów i prognozą przyszłych trendów, a tym samym zmniejszeniem kosztów utrzymywania niemobilnych zapasów. Możesz poprowadzić swoją firmę, pokazując jej planowanie obciążenia z pomocą prostych arkuszy Excel i łatwego szablonów do planowania zapasów .
Poprawa wydajności łańcucha dostaw
Planowanie zapasów Just-In-Time (JIT) to bardzo skuteczna praktyka pozwalająca uniknąć nadmiernych zapasów. Polega ona na otrzymywaniu towarów i surowców od dostawców tylko wtedy, gdy są one potrzebne.
Planowanie zapasów JIT jest również znane jako TPS lub Toyota Production System, od znanej firmy motoryzacyjnej, która przyjęła ten modus operandi na początku lat 70-tych. Toyota zamawia części do swoich pojazdów tylko wtedy, gdy są one potrzebne lub gdy otrzymuje zamówienia na nowe samochody.
Jest to również wynik skutecznego zarządzania łańcuchem dostaw.
Tutaj, Szablon listy kontrolnej zarządzania dostawcami ClickUp umożliwia tworzenie arkuszy kalkulacyjnych, które ułatwiają zarządzanie zapasami.
Dowiedz się, jak uprościć arkusze kalkulacyjne o dużej zawartości dzięki szablonowi listy kontrolnej do zarządzania dostawcami ClickUp
Ten szablon może pomóc w ocenie i wyborze najlepszych dostawców produktów, zbieraniu informacji zwrotnych w celu monitorowania ich wydajności oraz usprawnieniu komunikacji i współpracy.
Za pomocą tego szablonu można
- Dodawać pola niestandardowe w celu oddzielenia dostawców na podstawie ich rentowności, logistyki, osi czasu i szybkości reakcji
- Używać 16 różnych niestandardowych atrybutów, takich jak Uwagi, Numer kontaktowy, E-mail dostawcy, Terminowość i Marki, aby zapisywać informacje o dostawcach i łatwo wizualizować ich dane
- Otwórz cztery różne widoki w różnych konfiguracjach ClickUp, takie jak Ocena dostawcy, Przewodnik dla początkujących, Informacje o dostawcy i Formularz oceny dostawcy, aby łatwo uzyskać dostęp i uporządkować wszystkie informacje
Przeczytaj również: 10 szablonów Free Vendor List do zarządzania kontaktami
Wyzwania związane z procesem planowania zapasów
Najbardziej złożonym aspektem planowania zapasów jest zarządzanie dużymi ilościami danych i nadawanie im sensu.
Każde zamówienie musi być podpisane, szczegóły transportu wzmiankowane, szczegóły dotyczące magazynu lub przechowywania zapasów szczegółowo wymienione, a koszty każdego małego aspektu biznesu muszą być rozliczone i zaksięgowane.
Wszystko to wymaga bezbłędnego i łatwego w użyciu systemu inwentaryzacji, nie wspominając już o zaawansowanym oprogramowaniu planowaniu logistycznym .
Kilka innych wyzwań, które mogą się pojawić to
- Brak wiarygodności dostawców i słaba komunikacja
- Niedokładna prognoza z wyprzedzeniem prowadząca do nieplanowanych spadków popytu konsumenckiego
- Widoczność zapasów może być ograniczona nawet przy wielogodzinnym planowaniu
- Procesy planowania zapasów, które nie są oparte na danych, trendach i analizach rynkowych, mogą się nie powieść
- Słabe zarządzanie zasobami ludzkimi; zmiana personelu, czy to w firmie, czy u dealera, może mieć wpływ na planowanie zapasów
Metody planowania zapasów
Chociaż istnieje kilka modeli planowania zapasów, zdecydowaliśmy się skupić na kilku ważnych.
Ekonomiczna ilość zamówienia (EOQ)
Jest to idealna ilość zapasów, jaką firma musi posiadać, aby zmniejszyć koszty utrzymania. Jeśli marka może to osiągnąć, jest to znaczący krok naprzód.
EOQ = √(2 * D * S) / H
Jest to formuła, którą należy dostosować do swojego modułu Business, gdzie:
S to koszt zamówienia lub koszt stały
D to roczna ilość popytu
H to koszt utrzymania lub koszt zmienny
Formuła ta pozwoli ci określić zapasy potrzebne w danym momencie, aby umożliwić sprawne funkcjonowanie twojego Businessu. Jeśli uważasz, że jest to trudne do wykonania, możesz użyć wzoru narzędzie do zarządzania zaopatrzeniem aby uprościć zadanie.
Model punktu zamawiania
Punkt ponownego zamawiania to sugerowany punkt, w którym firma musi zmienić kolejność zapasów, aby uniknąć ryzyka niskiej podaży.
Weźmy na przykład piekarnię. Firma specjalizuje się w wypieku brioszek i sprzedaje je wkrótce po upieczeniu świeżej partii. Klienci i właściciel są zadowoleni. Nagle pojawiają się problemy z zaopatrzeniem w masło. Dostawca ma problemy z zasilaniem, co wpływa na proces pieczenia. Piekarnia napotyka na opóźnienia w dostawach. Ostatecznie prowadzi to do znacznego spadku liczby klientów.
Co się tutaj stało? Nie istniał odpowiedni model punktów zmiany kolejności.
Aby uniknąć takich incydentów, posiadanie system notatek o otrzymanych towarach jest rozsądne. Pozwala to śledzić dostawców i monitorować proces łańcucha dostaw, pomagając określić, kiedy należy zamówić więcej zapasów.
Bezpieczne planowanie zapasów
Ta praktyka zarządzania zapasami zapewnia utrzymywanie bezpiecznej ilości zapasów w magazynie, aby nie zabrakło ich podczas gwałtownego wzrostu popytu. Działa to podobnie jak polisa ubezpieczeniowa.
Musisz wykorzystać analiza łańcucha wartości tutaj, aby zwiększyć trwałość biznesu i zapewnić jak najbardziej efektywne zarządzanie zapasami. Proces ten daje przewagę nad konkurencją.
Bezpieczny plan zapasów wsparty analizą łańcucha wartości pomaga przewidzieć przyszłe trendy popytu.
Analiza ABC
Analiza ABC to proces kategoryzacji zapasów na trzy grupy.
- A odpowiada za 20% produktów, z czego wynika 70% sprzedaży
- B to środkowe 30% produktów, z których wynika 20% sprzedaży
- C to dolne 50% produktów, z których wynika 10% sprzedaży
Analiza ta przyspiesza właściwe planowanie i zarządzanie zapasami. Pomaga ona firmom zdecydować, co i ile przechowywać. Kiedy analizujesz swoje potrzeby magazynowe w oparciu o ABC, lepiej ustalasz priorytety.
Teraz dowiedzmy się, jak sporządzić i zrealizować plan inwentaryzacji!
Jak opracować i wdrożyć plan inwentaryzacji
Opracowanie i wdrożenie planu inwentaryzacji w firmie to ogromne wyzwanie. Ale oto krótki przewodnik krok po kroku, jak to zrobić.
Kroki do opracowania i wdrożenia planu inwentaryzacji
- Zrób listę swoich produktów i podziel je na kategorie
- Przeprowadzenie dogłębnych badań i dokładna analiza danych. Powinieneś dokładnie znać swój produkt i wiedzieć, gdzie się sprzedaje
- Zrób listę potencjalnych dostawców na podstawie preferencji, lokalizacji, jakości i dostępności. Przeanalizuj ich wydajność poprzez okres testowy
- Korzystaj ze zintegrowanego i przyjaznego dla początkujących systemu zarządzania zamówieniami i dostawami
- Stwórz system, który jest prosty i wydajny
- Przeszkol pracowników, aby postępowali zgodnie z systemem. Śledzenie wydajności regularnie
- Śledź swój wskaźnik rotacji zapasów. To będzie twoja baza, którą możesz modyfikować na bieżąco w oparciu o dane
- Stwórz model punktów ponownego zamawiania i bezpieczne praktyki magazynowe
- Poszukiwanie możliwości ciągłego doskonalenia dzięki dogłębnej analizie i monitorowaniu danych
- Gdy już to wszystko osiągniesz, dokonaj automatyzacji tam, gdzie to możliwe
Postępując zgodnie z tymi krokami i korzystając z niezawodnych oprogramowanie do planowania zapasów eCommerce , możesz śledzić planowanie zapasów i napędzać rozwój biznesu.
Korzystanie z ClickUp do planowania i zarządzania systemami zapasów ClickUp pomaga efektywnie zarządzać i sortować zapasy, oferując jednocześnie wysoce konfigurowalne funkcje, które można dostosować do każdego biznesu.
Weź Szablon do zarządzania zapasami ClickUp na przykład. Może skutecznie obsługiwać i niestandardowe wymagania. Ponadto jest to bardzo przyjazne dla użytkownika narzędzie do planowania zapasów.
Skorzystaj z szablonu zarządzania zapasami ClickUp, aby uruchomić plan zarządzania zapasami w swojej firmie
Ten szablon może pomóc na kilka sposobów:
- Upraszcza organizację. Możesz sporządzić listę zapasów, śledzić dostawy od dostawców, śledzić niestandardowe przesyłki od klientów
- Możesz precyzyjnie sprawdzać status zamówień i punkty zmiany kolejności
- Można tworzyć łatwo dostępne arkusze inwentaryzacyjne, które można udostępniać pracownikom i dostawcom w celu efektywnego zarządzania łańcuchem dostaw
- Szablon jest konfigurowalny. Oznacza to, że można modyfikować i tworzyć pola niestandardowe do zarządzania zapasami, takie jak Next Order, Ops Manager, Ordered, Current Inventory i Order Quantity
- Można również usprawnić śledzenie dzięki automatyzacji i określonym etykietom wyszukiwania
- Posiada siedem niestandardowych widoków - tabelę, oś czasu, listę, aktualizacje zamówień i wartość, aby lepiej zrozumieć i planować swoje zapasy
Śledź wszystkie swoje zapasy i ich wpływ na łańcuch dostaw dzięki szablonowi zapasów ClickUp
Łańcuch dostaw i zarządzanie zapasami idą w parze. I Szablon zapasów ClickUp sprawia, że śledzenie całego łańcucha dostaw jest szybkie, łatwe i wydajne.
Dzięki temu szablonowi możesz:
- Zarządzać poziomami zapasów i zamówieniami w czasie rzeczywistym
- Śledzenie przesyłek i dat dostaw w wielu magazynach
- Analizować trendy w celu lepszego podejmowania decyzji
Szablon ten może usprawnić proces inwentaryzacji i zmniejszyć liczbę błędów ludzkich, umożliwiając lepszą prognozę i widoczność poziomów zapasów w celu identyfikacji potencjalnych problemów.
Możesz dodać niestandardowe statusy (Otwarte i Zakończone), aby monitorować postęp każdego elementu w inwentarzu. Ponadto można użyć 15 różnych niestandardowych atrybutów, takich jak zamówienie przez, potrzebna ilość, lokalizacja dostawcy, punkt ponownego zamówienia i koszt jednostkowy, aby zapisać informacje o zapasach i łatwo wizualizować dane dotyczące zapasów.
Możesz także otworzyć sześć widoków w różnych konfiguracjach ClickUp, takich jak Inventory, By Vendor Location, Vendor Form, Order Form, Start Here i innych, aby ułatwić zarządzanie zapasami.
Pokonaj wyzwania związane z zarządzaniem zapasami dzięki ClickUp
Zarządzanie zapasami to ciągły proces, a nie jednorazowy wysiłek. Zbuduj listę wiarygodnych dostawców, jasno komunikuj swoje potrzeby, szkol swoich pracowników w zakresie systemu, monitoruj i śledź postępy oraz stale automatyzuj i ulepszaj.
Nie lekceważ jednak znaczenia wdrożenia oprogramowania do planowania zapasów, takiego jak ClickUp. Upraszcza ono wszystkie powyższe kroki, sprawiając, że planowanie zapasów jest bardziej przewidywalne, bezpieczne i stanowi atut firmy. Rozpocznij pracę z ClickUp już dziś!