Jesteś niezależnym konsultantem biznesowym współpracującym z wieloma właścicielami firm i agencjami. Siedzisz przy biurku i kończysz dzień, gdy dostajesz wiadomość e-mail: "Umowa z klientem X wygasa jutro. "
Wyobraź sobie panikę, gdy zdajesz sobie sprawę, że będziesz musiał przepracować dodatkowe godziny, spalić olej o północy i przygotować propozycję przedłużenia umowy.
Brzmi znajomo?
Dla wielu profesjonalistów proces odnawiania umowy może przypominać poruszanie się po polu minowym. Jeden niewłaściwy krok może doprowadzić do utraty znaczącej relacji biznesowej. Ale co, jeśli można zamienić ten ból głowy w bezproblemowy proces dla wszystkich zaangażowanych stron?
Wprowadź szablon odnowienia umowy.
To coś więcej niż wypełniony po brzegi dokument prawny. Jest to strategiczny szablon zaprojektowany w celu usprawnienia procesu odnowienia umowy - przy jednoczesnym zapewnieniu jasności i spójności.
Oszczędzasz czas i minimalizujesz potencjalne błędy, dostosowując oryginalną umowę do szczegółów klienta i warunków odnowienia za każdym razem, bez marnowania czasu na sporządzanie jej od podstaw.
Jednak nie wszystkie szablony umów odnowienia są sobie równe. Ponieważ każda relacja biznesowa jest wyjątkowa, szablony muszą być dostosowane do konkretnych branż i sytuacji.
Przykładowo, szablon odnowienia dla usług finansowych może obejmować stopy procentowe i regulacje finansowe. Dla porównania, szablon dla agencji kreatywnej może kłaść nacisk na prawa własności intelektualnej i kamienie milowe projektu.
Dlatego też posiadanie odpowiedniego wzór umowy biznesowej na wyciągnięcie ręki może wiele zmienić.
Dowiedz się, co składa się na dobry dokument odnowienia umowy i zapoznaj się z sześcioma darmowymi szablonami, aby usprawnić proces odnowienia.
Czym są szablony odnowienia umowy?
Szablon odnowienia umowy to wstępnie zaprojektowany dokument prawny służący do odnowienia istniejących umów biznesowych. Użytkownicy mogą szybko uzupełnić szczegóły, zachowując jednocześnie podstawową strukturę pierwotnej umowy. Można również dostosować szablony umów odnowienia dla różnych branż lub typów umów.
Zasadnicze szczegóły pozostają jednak takie same, np:
- Nazwy zaangażowanych stron
- Szczegóły pierwotnej umowy
- Warunki nowej umowy
- Warunki i harmonogramy płatności
- Wszelkie zmiany warunków umowy
- Potwierdzenie niezmienionych warunków
- Podpisy i data wygaśnięcia
Oszczędza to czas, eliminując potrzebę sporządzania umowy od podstaw, dzięki czemu można skupić się na tym, co ważne - przyszłości partnerstwa.
Ponadto pomaga utrzymać jasną komunikację między dwiema lub więcej stronami, ostatecznie wzmacniając relacje z klientami .
Najlepsza część? Możesz obsługiwać odnowienia umów jak profesjonalista.
Czytaj więcej: Zarządzanie oczekiwaniami klientów w celu budowania lepszych relacji
Co składa się na dobry szablon przedłużenia umowy?
Niezależnie od tego, czy chodzi o odnowienie umowy o świadczenie usług czy umowy partnerskiej, dobrze opracowany szablon pozwala specjalistom HR, właścicielom firm, doradcom prawnym, kierownikom ds. zamówień, freelancerom, konsultantom, administratorom biur i kierownikom projektów podejść do odnowienia umowy w sposób pewny, profesjonalny i skuteczny oraz uniknąć konsekwencji prawnych.
Jednak prawie 90% użytkowników biznesowych uważa umowy za trudne lub niemożliwe do zrozumienia. Dlatego dobry szablon przedłużenia umowy musi zawierać takie funkcje jak:
- Odpowiednie sekcje: Szablon powinien mieć dobrze zorganizowany układ z wyraźnymi nagłówkami, podtytułami i ponumerowanymi klauzulami. Powinien również zawierać:
- Właściwe rozróżnienie między starymi i odnowionymi warunkami
- Szczegółowe sekcje, które podkreślają zmiany w stosunku do pierwotnej umowy
- Linki do oryginalnej umowy
2. Możliwość dostosowania: Powinieneś być w stanie modyfikować klauzule, dodawać określone warunki lub usuwać nieistotne sekcje, aby dopasować je do swojej branży lub unikalnych potrzeb biznesowych - bez uszczerbku dla ogólnej struktury.
3. Współpraca: Dobry szablon powinien umożliwiać łatwe udostępnianie, komentowanie i edytowanie w czasie rzeczywistym przez członków zespołu, działy prawne i podmioty zewnętrzne w celu zapewnienia właściwej dokumentacji.
4. Identyfikowalność: Powinien umożliwiać użytkownikom śledzenie zmian wprowadzanych do umowy w czasie. Wyraźna ścieżka audytu tego, kto i kiedy dokonał jakich modyfikacji, zapewni przejrzystość całego procesu przedłużania umowy i ułatwi jego obsługę.
5. Wbudowana funkcja AI: Szablon powinien oferować automatyczne sugestie klauzul w oparciu o standardy branżowe, optymalizować język pod kątem jasności oraz wykrywać błędy i niespójności w wersjach roboczych, aby zaoszczędzić czas i zwiększyć produktywność zespołu.
6. Użyteczność: Szablon powinien być przyjazny dla użytkownika, z intuicyjną nawigacją. Powinien również używać prostego języka, wyjaśniać złożone terminy i oferować logiczny przepływ informacji.
6 darmowych szablonów przedłużenia umowy
Przy niezliczonych dostępnych opcjach, znalezienie odpowiedniego szablonu umowy odnowienia dla potrzeb organizacji może być wyzwaniem.
Wybraliśmy sześć darmowych szablonów odnowień umów, które obsługują wiele przypadków użycia i mają niezbędne funkcje, aby utrzymać odnowienia na właściwym torze.
1. Szablon zarządzania umowami ClickUp
Tworzenie nowej umowy po raz pierwszy może być zniechęcające, biorąc pod uwagę wszystkie krytyczne informacje, które należy uwzględnić. W tym miejscu Szablon zarządzania umowami ClickUp przychodzi z pomocą.
Ten przyjazny dla początkujących szablon został zaprojektowany, aby pomóc Ci sporządzać, przeglądać, zatwierdzać i zarządzać umowami w jednej scentralizowanej lokalizacji. Wyślij umowę do wszystkich zaangażowanych osób i upewnij się, że terminy odnowienia są dotrzymywane - oszczędzając czas i wysiłek.
W ramach usługi ClickUp oprogramowanie do zarządzania umowami ten szablon zapewnia zgodność z wymogami prawnymi, zapewnia wgląd w status umowy i terminy jej odnowienia oraz umożliwia dokładne monitorowanie kosztów. Posiada również następujące funkcje:
- Niestandardowe statusy do śledzenia postępów, od przygotowania do akceptacji
- Niestandardowe pola do łatwej wizualizacji danych umowy
- Wiele widoków do efektywnego organizowania informacji
- Narzędzia do zarządzania projektami w celu zwiększenia możliwości śledzenia terminów, zależności i ogólnego cyklu życia umowy
Rozpoczęcie pracy jest proste.
- Dodaj szablon do ClickUp Workspace i zaproś członków zespołu do współpracy. Skorzystaj z Przewodnika dla początkujących, aby zapoznać się z jego funkcjami.
- Spodoba ci się widok listy głównej, który zapewnia kompleksowy przegląd wszystkich umów w celu zarządzania umowami.
- Widok postępu jest idealny do monitorowania trwających negocjacji i przeglądów, a widok formularza wniosku pomaga płynnie zarządzać nowymi zapytaniami o umowy.
- Szablon pozwala również organizować umowy przy użyciu sześciu statusów: Zaakceptowane, Przygotowanie, Negocjacje, Nowa umowa i Przegląd. Regularne ich aktualizowanie zapewnia wysoką produktywność.
Idealny dla:_ _Zespołów prawnych w organizacjach, w których wielu interesariuszy musi być na bieżąco z warunkami zatwierdzania i odnawiania umów
Czytaj więcej: Strategie zarządzania klientami dla profesjonalistów biznesowych
2. Szablon przeglądu umowy ClickUp
Proces sporządzania umowy może być powolny i uciążliwy, z niekończącymi się poprawkami i opóźnieniami w przekazywaniu informacji zwrotnych, zwłaszcza gdy zaangażowanych jest kilka działów, zarówno po stronie Twojej, jak i klienta.
Wprowadź Szablon przeglądu umowy ClickUp . Został on zaprojektowany w celu zapewnienia zespołowi wykwalifikowanych i szybkich informacji zwrotnych na temat projektów umów. Pomyśl o tym szablonie jako o zorganizowanej, ujednoliconej przestrzeni do przechowywania i przeglądania umów online - eliminując rozproszone pliki i opinie.
- Jedną z wyróżniających się cech szablonu jest wizualny przegląd kluczowych klauzul. Pozwala to na szybkie porównanie różnych umów i wersji.
- Szablon zawiera również narzędzia do śledzenia statusu każdej umowy i zadań następczych.
- Podczas gdy widok procesu przeglądu umowy przedstawia kroki przepływu pracy, widok wszystkich umów zapewnia scentralizowaną przestrzeń do przechowywania i organizacji umów.
- Widok umowy zarządzania projektem umożliwia śledzenie postępów w różnych projektach, a widok opinii klientów oferuje dedykowany obszar do przechowywania i analizowania opinii klientów.
Dodatkowo, funkcje zarządzania projektami takie jak:
- Reakcje na komentarze ułatwiające szybkie przekazywanie opinii
- Ostrzeżenia o zależnościach, aby utrzymać zadania na właściwym torze
Wszystkie te funkcje usprawniają zarządzanie umowami, poprawiają nadzór nad projektem i ułatwiają ciągłe doskonalenie w oparciu o opinie klientów.
Idealne rozwiązanie dla:_ _Zespołów prawnych, kierowników projektów i profesjonalistów biznesowych zarządzających dużą liczbą umów dziennie i pomagających wszystkim pozostać na tej samej stronie w zakresie sporządzania umów i informacji zwrotnych
Czytaj więcej: Przewodnik marketera po marketingu cyklu życia klienta
3. Szablon umowy z wykonawcą ClickUp
Wyobraź sobie taką sytuację: Jesteś niezależnym wykonawcą gotowym do rozpoczęcia nowego, ekscytującego projektu. Klient jest chętny, a ty gotowy, ale jest pewien haczyk - bez formalnej umowy nie masz pewności co do warunków, oczekiwań i obowiązków.
W tym miejscu Szablon umowy z kontrahentem ClickUp może pomóc. Korzystając z tego ustrukturyzowanego, konfigurowalnego wzoru umowy, możesz
- Określić i delegować obowiązki wykonawcom i podwykonawcom
- Określić oczekiwania dotyczące płatności, harmonogramów i rezultatów
- Wspomnieć o klauzulach w umowie, aby zabezpieczyć zarówno swoją firmę, jak i wykonawcę przed potencjalnymi sporami prawnymi
Aby rozpocząć, zbierz istotne szczegóły dotyczące wykonawcy i projektu oraz utwórz zadania w ClickUp, aby uporządkować te dane. Użyj ClickUp Doc aby nakreślić przykładowy list i współpracować z kontrahentami w zakresie kluczowych warunków.
Stwórz szablon umowy i współpracuj z interesariuszami za pomocą ClickUp Docs do edycji na żywo w czasie rzeczywistym Przejrzyj wersję roboczą aby upewnić się, że wszystkie szczegóły są poprawne, i sfinalizuj go, podpisując go przez obie strony. Wreszcie, niestandardowe widoki, takie jak Gantt, Workload i Calendar mogą być używane do ustawiania regularnych kontroli postępów.
Idealny dla:_ _Pracodawców i niezależnych wykonawców, którzy muszą ustalić jasne warunki projektu, określić wzajemne oczekiwania i zabezpieczyć swoje interesy zawodowe. Pomaga również dostosować umowy prawne i zdefiniować warunki umowy, zapewniając wszystkim stronom synchronizację podczas całego procesu
Czytaj więcej: 10 najlepszych programów do zarządzania ofertami
4. Szablon umowy na usługi zarządzania projektami ClickUp
Skorzystaj z szablonu umowy o świadczenie usług zarządzania projektami ClickUp, aby uwzględnić szczegóły prawne, takie jak płatności, zobowiązania i inne
Zarządzanie projektem obejmuje odhaczanie zadań i tworzenie jasnych, uzgodnionych ram, które zapewniają wszystkim zgodność od pierwszego dnia i obejmują zobowiązania prawne. Szablon umowy o świadczenie usług zarządzania projektami ClickUp właśnie to robi.
Szablon ten jest mapą drogową, która pomaga zarządzać terminami, utrzymywać wszystkich w pętli i zapewnić, że wizja klienta stanie się rzeczywistością. Bez niego może dojść do nieporozumień, scope creep i nietrafione oczekiwania są nieuniknione.
Obejmuje kluczowe szczegóły, takie jak:
- Konkretne produkty i ich terminy
- Role i obowiązki każdej ze stron
- Oczekiwania dotyczące komunikacji
- Szczegóły dotyczące budżetu i warunków płatności w umowie
- Procedury obsługi zmian lub rozwiązywania konfliktów
- Tryb płatności, szczegóły rozliczeń oraz warunki prawne, takie jak własność projektu po jego przekazaniu
Wspólna edycja w czasie rzeczywistym zapewnia doskonałą synchronizację zespołu, a automatyzacja z łatwością obsługuje rutynowe zadania i proces podpisywania.
A co najlepsze? Możliwość dostosowania do indywidualnych potrzeb.
Chcesz określić stawkę godzinową zamiast opłaty za projekt lub dodać klauzulę dotyczącą zwrotu kosztów za okres próbny? Proszę bardzo.
Z Oprogramowanie do zarządzania projektami CRM firmy ClickUp można łatwo zsynchronizować dane klienta bezpośrednio z szablonem umowy, aby zapewnić dokładność i terminowość danych.
oszczędzaj czas synchronizując dane klientów z szablonami umów dzięki oprogramowaniu ClickUp do zarządzania projektami CRM_
💡 Pro tip: Gdy utkniesz w żargonie prawniczym, możesz użyć ClickUp Brain _to decode complex terms into plain language. Pomaga również we wstępnym wypełnianiu szczegółów umowy, takich jak zakres usług, rezultaty i harmonogramy, dzięki czemu nie trzeba za każdym razem zaczynać od zera
Czytaj więcej: 10 strategii pozyskiwania klientów napędzających rozwój firmy
5. Szablon pisma o przedłużenie umowy o pracę od TEMPLATE.NET
via TEMPLATE.NET Jeśli przegapisz odnowienie umowy z pracownikiem jako kierownik projektu, skutki mogą być daleko idące, zwłaszcza jeśli jest to pracownik kontraktowy. Może to prowadzić do opóźnień w realizacji projektów i utraty najlepszych talentów na rzecz konkurencji.
Sporządzanie od podstaw umów o przedłużenie umowy z pracownikiem jest jednak czasochłonne i wymaga skrupulatnej dbałości o szczegóły prawne.
To jest miejsce, w którym Szablon listu przedłużającego umowę o pracę przez TEMPLATE.NET pomaga, ponieważ ten list kontraktowy formalnie komunikuje zamiar pracodawcy przedłużenia umowy z pracownikiem. Zapewnia to:
- Obie strony mają jasność co do dalszego stosunku pracy i jego warunków
- Unika nieporozumień dotyczących zatrudnienia po zawarciu umowy
- Otwiera dyskusje na temat potencjalnych zmian warunków zatrudnienia
Przykładowy list TEMPLATE.NET ma profesjonalny i uprzejmy ton i docenia wkład pracownika w organizację. Ponadto jest opatrzony datą, co jest niezbędne do prowadzenia dokumentacji i kwestii prawnych.
Okładkę i nagłówek szablonu można łatwo zmodyfikować, aby uwzględnić logo firmy lub określone schematy kolorów. Dodawaj lub usuwaj nagłówki i akapity, aby odnieść się do konkretnych aspektów odnowienia.
Aby zwiększyć przejrzystość i organizację, można:
- Używać list dla warunków odnowienia, informacji o wynagrodzeniu lub korzyściach
- Dodawać zdjęcia, filmy i linki do map Google, aby przykładowy list był bardziej atrakcyjny wizualnie
- Wstawić cytaty od menedżerów lub podpisy cyfrowe
Pro tip💡: _Outline 2-3 cele na nadchodzący okres umowy. Daje to pracownikowi jasny kierunek dalszego rozwoju w firmie
6. Szablon przedłużenia umowy od Jotform
przez JotformSzablon przedłużenia umowy Jotform to konfigurowalny i przyjazny dla użytkownika przykładowy list zaprojektowany w celu usprawnienia procesu przedłużania umowy.
Dzięki kreatorowi szablonów umów online Jotform możesz:
- Dostosować szablon tak, aby idealnie pasował do konkretnych potrzeb i okoliczności
- Bezproblemowo dystrybuować dokument za pośrednictwem poczty elektronicznej, aby odbiorcy mogli go przejrzeć
- Płynnie zbierać podpisy z dowolnego urządzenia
Ponadto możesz łatwo dodawać, usuwać lub zmieniać układ pól formularza, aby dostosować je do swoich wymagań. Dołącz dodatkowe pola podpisów w razie potrzeby dla wielu stron. Prześlij logo swojej firmy i dostosuj czcionki i kolory, aby dopasować je do swojej tożsamości wizualnej.
Szablon zawiera również standardowe klauzule, które są zgodne z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa.
W ten sposób można zachować standardowy format dla wszystkich odnowień umów. Pozwalając na dostosowanie do konkretnych potrzeb klienta, istnieje większe prawdopodobieństwo, że utrzymać długoterminowe relacje z klientami i wspierać lojalność klientów.
Idealny dla:_ _Profesjonalistów biznesowych, którzy nie mają umiejętności kodowania i potrzebują łatwego w użyciu szablonu do efektywnego zarządzania procesami odnawiania umów
Czytaj więcej: 10 narzędzi utrzymania klienta dla długotrwałych relacji
Usprawnij proces odnawiania umów dzięki szablonom ClickUp
Sporządzanie nowych umów na dużą skalę wiąże się z wyzwaniami, takimi jak utrzymanie dokładności, zarządzanie napiętymi terminami i zapewnienie spójności w wielu dokumentach.
Jednak dzięki tym sześciu dobrze przygotowanym szablonom możesz przekształcić proces odnawiania umów w płynne i wydajne zadanie. To tak, jakby mieć wszystkie narzędzia na wyciągnięcie ręki - od śledzenia zmian po współpracę w czasie rzeczywistym. Ponadto, koniec z niedotrzymanymi terminami lub przeoczonymi szczegółami - tylko płynne, bezstresowe odnowienia, które wzmacniają relacje biznesowe.
Gotowe szablony odnawiania umów ClickUp są powszechnie używane przez firmy do współpracy w czasie rzeczywistym za pośrednictwem ClickUp Docs, asystenta pisania ClickUp Brain opartego na sztucznej inteligencji, który wykonuje za Ciebie ciężkie zadania, a CRM ClickUp przechowuje wszystkie krytyczne informacje o klientach w scentralizowanej lokalizacji.
Chcesz przyspieszyć proces odnawiania umów?
Zarejestruj się na ClickUp
, pobierz szablony odnowienia umowy i zacznij działać.