Fluktuacja pracowników nigdy nie jest dobrą wiadomością. Oprócz negatywnego wpływu na działalność firmy, ogrom czasu i wysiłku, jaki dział HR i Ty poświęcacie na rekrutację nowych pracowników, ich szkolenie i zwiększanie ich wydajności, powoduje ogromne straty.
Chociaż pewna fluktuacja kadr jest normalna, wysoki wskaźnik odejść może sygnalizować głębszy problem. Dobrym sposobem na ustalenie przyczyn rosnącej liczby rezygnacji jest przeprowadzenie skutecznych rozmów końcowych.
Wywiady z osobami odchodzącymi z pracy są cennym narzędziem pozwalającym zrozumieć prawdziwe powody, dla których pracownik zdecydował się odejść. Często wywiady te pozwalają również uzyskać bezkompromisową ocenę kultury firmy, wykryć ukryte problemy i poznać wyjątkową perspektywę doświadczeń pracownika.
Jednak często są one niedoceniane, a niektóre organizacje całkowicie pomijają rozmowy końcowe.
Aby wdrożyć skuteczny proces rozmów końcowych, zapoznaj się z 20 najlepszymi pytaniami do rozmowy końcowej oraz najlepszymi praktykami dotyczącymi ustawienia tych rozmów.
Czym jest rozmowa końcowa?
Rozmowa końcowa to formalne spotkanie, które zazwyczaj odbywa się między kierownikiem działu kadr lub przedstawicielem działu kadr organizacji a pracownikiem, który złożył wypowiedzenie. Pytania zadawane podczas rozmowy mają na celu zrozumienie powodów odejścia pracownika, jego doświadczeń związanych z organizacją oraz uzyskanie informacji zwrotnych dotyczących poprawy kultury pracy lub środowiska pracy.
Rozmowy końcowe są zazwyczaj planowane wkrótce po złożeniu przez pracownika oficjalnego wypowiedzenia, ale mogą być przeprowadzone w dowolnym momencie w okresie wypowiedzenia. Rozmowy końcowe są ważnym elementem zdrowego zarządzania zasobami ludzkimi.
Więcej informacji: 10 programów do zarządzania talentami dla zespołów HR w 2024 r.
Dlaczego rozmowy końcowe są ważne?
Rozmowy końcowe są istotną częścią procesu odejścia pracownika z kilku powodów:
- Wgląd w doświadczenia pracowników: Poznaj prawdziwe powody odejścia pracownika, zwłaszcza jeśli nie chciał ich ujawnić podczas zatrudnienia
- Zidentyfikuj wzorce: Zebranie szczegółowych opinii od wielu pracowników odchodzących z pracy może pomóc organizacji w wykryciu wzorców lub problemów, które mogą mieć negatywny wpływ na jej działalność
- Zwiększ retencję pracowników: Informacje uzyskane podczas rozmów końcowych mogą pomóc liderom zrozumieć, jak ulepszyć procesy, miejsce pracy i kulturę zespołu oraz praktyki zarządzania, a także podnieść morale pracowników i zwiększyć ich retencję
Pomijając rozmowy z osobami odchodzącymi z pracy lub przeprowadzając je w pośpiechu, tracisz okazję do uzyskania ważnych informacji zwrotnych, które mogą ujawnić ukryte problemy. Jeśli problemy te będą się utrzymywać i nie zostaną rozwiązane, możesz ryzykować utratę bardziej wykwalifikowanych pracowników.
Rozmowy z osobami odchodzącymi z pracy należy przeprowadzać z cierpliwością, otwartością i empatią. Każdy ma inne doświadczenia związane z pracą w firmie, a osoba odchodząca nie zawsze ma pozytywne opinie na temat organizacji, a nawet na temat Ciebie.
Musisz również być przygotowany na to, że odchodzący pracownicy będą milczeć i odmawiać udzielenia jasnych odpowiedzi. Niezależnie od tego, słuchaj spokojnie i pamiętaj, że celem jest tutaj zrozumienie i delikatne zachęcenie do szczerych odpowiedzi, a nie bronienie się lub drążenie tematu do momentu, w którym rozmówca poczuje się niekomfortowo.
Więcej informacji: 10 szablonów rozmów kwalifikacyjnych: pytania i przewodniki dla menedżerów ds. rekrutacji
20 pytań do rozmowy końcowej, które warto zadać pracownikom
Teraz, gdy omówiliśmy już podstawy, przedstawiamy listę pytań, które można zadać odchodzącym pracownikom podczas rozmowy końcowej, aby zrozumieć czynniki wpływające na ich decyzję o odejściu z organizacji. Poniższą listę należy traktować jako szablon, który można dostosować do roli pracownika, jego wyników i poprzednich rozmów.
Powody odejścia
- Jaka była główna przyczyna Twojej rezygnacji? Lepsza oferta, stagnacja kariery, równowaga między życiem zawodowym a prywatnym itp. ?
- Czy były jakieś konkretne wydarzenia, które wpłynęły na Twoją decyzję o odejściu? Czy możesz je opisać?
- Czy któreś z zasad lub praktyk firmy wydają Ci się problematyczne?
Satysfakcja z pracy
- Jakie aspekty Twojej pracy były dla Ciebie najbardziej satysfakcjonujące i dające największą satysfakcję?
- Jakie aspekty Twojej pracy podobały Ci się najmniej?
Relacje z przełożonymi i współpracownikami
- Opisz ogólne relacje ze współpracownikami. Czy możesz podać przykłady pozytywnych/negatywnych doświadczeń?
- Opisz swoje relacje z bezpośrednim przełożonym. Czy możesz podać przykłady pozytywnych/negatywnych doświadczeń?
- Czy potrafiłeś współpracować i bez wysiłku pracować ze swoimi współpracownikami?
Kultura firmy
- Opisz swoje zdanie na temat kultury firmy i świadczeń pracowniczych
- W jaki sposób misja i wartości firmy wpłynęły na Twoje życie zawodowe?
- Czy kultura firmy odegrała rolę w Twojej decyzji o odejściu?
- Czy udało Ci się osiągnąć równowagę między życiem osobistym a obowiązkami zawodowymi?
Wdrażanie i szkolenie pracowników
- Czy proces wdrożenia był Twoim zdaniem dokładny i dobrze zorganizowany?
- Czy uważasz, że wstępne szkolenie, które otrzymałeś, skutecznie przygotowało Cię do wykonywania obowiązków służbowych?
- Jak długo trwało wdrożenie się do firmy przy pomocy przedstawiciela działu kadr i członków zespołu? Czy proces przebiegał sprawnie?
Wynagrodzenie i świadczenia
- Jak bardzo byłeś zadowolony z pakietu wynagrodzeń?
- Czy byłeś zadowolony z częstotliwości podwyżek wynagrodzenia?
Możliwości rozwoju i awansu
- Czy w trakcie zatrudnienia otrzymałeś możliwości rozwoju kariery i umiejętności?
- Jak oceniasz programy rozwoju umiejętności w firmie?
- Czy otrzymałeś jasne wytyczne i plan działania, aby osiągnąć swoje cele związane z rozwojem kariery?
Na koniec rozmowy o odejściu warto poprosić pracownika o sugestie lub pomysły dotyczące ulepszeń. Czasami pracownicy mogą udostępnić oryginalne, przemyślane pomysły, które można wdrożyć w przyszłości.
Te pytania do rozmowy końcowej mają na celu pomóc Ci uzyskać szczegółowe informacje zwrotne na temat doświadczeń pracownika w organizacji oraz skuteczności wysiłków Twojej firmy na rzecz stworzenia szczęśliwego, zdrowego i wydajnego miejsca pracy.
Pytania dotyczące kultury firmy oraz relacji z obecnymi pracownikami, współpracownikami i kierownictwem mogą pomóc w zidentyfikowaniu problemów związanych z dynamiką miejsca pracy, praktykami zarządzania i spójnością zespołu.
Wskazówka dla profesjonalistów💡 : Wykorzystaj wbudowanego asystenta AI ClickUp, ClickUp Brain , jako partnera do burzy mózgów, aby generować pytania do rozmowy końcowej za pomocą prostych podpowiedzi. Pozwoli to zaoszczędzić czas i pomoże stworzyć kompleksowe repozytorium pytań do przeprowadzenia dokładnej rozmowy końcowej.
Jak przeprowadzić udany wywiad końcowy
Raport badawczy przeprowadzony przez Aberdeen wskazuje, że tylko około 29% firm posiada ustrukturyzowaną strategię odejść pracowników.
Pomijając rozmowę końcową, znaczna część organizacji traci cenne możliwości zrozumienia postrzegania pracowników oraz uzyskania wglądu w dynamikę zespołu i style przywództwa.
Skuteczna strategia odejścia z pracy obejmuje dobrze zorganizowany proces rozmowy końcowej. Oto kilka wskazówek:
1. Wybierz odpowiedni format rozmowy
Zdecyduj, jaki format wywiadów końcowych chcesz zastosować. Niech będzie elastyczny, wygodny i dostępny dla pracowników. Możesz wybrać jeden z wielu formatów wywiadów, w zależności od tego, jaki sposób najlepiej zachęci pracowników do udzielenia obiektywnych opinii.
- Rozmowy twarzą w twarz: Doskonały sposób na przeprowadzenie dogłębnych rozmów, które pozwalają wychwycić subtelniejsze sygnały mowy ciała i mimiki twarzy. Można również uzyskać szybkie odpowiedzi na pytania uzupełniające
- Wywiady telefoniczne: W tym elastycznym formacie odchodzący pracownicy uczestniczą w rozmowie kwalifikacyjnej w wybranym przez siebie komfortowym otoczeniu, co może zachęcić ich do bardziej szczerej wypowiedzi
- Spotkania wideo: rozmowy wideo łączą zalety komunikacji bezpośredniej i zdalnej
- Ankiety online: Jest to skuteczny sposób na uzyskanie informacji zwrotnych, który można wykorzystać w przypadku wielu pracowników. Anonimowość może zachęcić do udzielania bardziej szczerych odpowiedzi, ale wadą tego rozwiązania jest brak szczegółowych informacji oraz ryzyko, że wielu byłych pracowników zignoruje ankietę
Wskazówka dla profesjonalistów💡: Skorzystaj z funkcji ClickUp Exit Interview, aby zebrać opinie pracowników.
2. Wybierz odpowiedni moment
Chcesz zebrać konstruktywne opinie od pracowników? Najlepiej nie planować rozmów końcowych zaraz po złożeniu przez nich wypowiedzenia lub zbyt blisko ostatniego dnia pracy.
Pracownicy wciąż przetwarzają swoje decyzje i zmagają się ze złożonymi emocjami tuż po złożeniu wypowiedzenia. Zaplanowanie rozmowy końcowej w ostatnim dniu pracy może sprawić, że poczują się zbyt pospieszani, aby udzielić konstruktywnej i szczerej informacji zwrotnej.
Według Havard Business Review najlepszym momentem na rozmowę z odchodzącym pracownikiem jest okres pomiędzy złożeniem wypowiedzenia a ostatnim dniem pracy. W tym momencie pracownik już przetrawił swoją decyzję o odejściu, ale nadal pozostaje w okresie wypowiedzenia.
3. Przygotuj odpowiedni zestaw pytań
Przygotuj sensowne pytania, które zadasz podczas rozmowy. Zdecyduj, jak je sformułować, aby nie brzmiały nachalnie lub niestosownie.
Skorzystaj z powyższej listy, a następnie dodaj informacje kontekstowe oparte na roli pracownika, opisie stanowiska, wynikach i wcześniejszych opiniach, aby przeprowadzić konstruktywną rozmowę końcową.
Są jednak pytania, których należy unikać. Oto kilka przykładów pytań, których nie należy zadawać podczas rozmowy końcowej:
| Czego nie należy pytać | Dlaczego | Co zapytać zamiast tego |
|---|---|---|
| Odchodzisz z powodu problemów osobistych? | Jest to pytanie zbyt osobiste i pozostawia pracownikowi mniej miejsca na swobodną odpowiedź | Czy są jakieś konkretne powody, które wpłynęły na Twoją decyzję o odejściu? Związane z miejscem pracy lub inne? |
| Czy obciążenie pracą było dla Ciebie zbyt duże? | Sugeruje, że pracownik może odejść z powodu niekompetencji | Jak oceniasz obciążenie pracą i jak można je poprawić? |
| Jaką pensję zaoferowała Ci nowa firma? | To pytanie jest nieistotne i zbyt osobiste | Czy Twój pakiet wynagrodzeń był konkurencyjny w stosunku do standardów branżowych? |
Wskazówka dla profesjonalistów💡: Skorzystaj z szablonów rozmów końcowych , aby stworzyć dobrze skonstruowane, znaczące pytania i przeprowadzić szczerą rozmowę, która dostarczy cennych informacji osobom pozostającym w firmie.
4. Stwórz cykl pracy dla rozmów końcowych
Wdrożenie procesu rozmów końcowych pozwala menedżerom HR usprawnić proces odejścia pracowników i systematycznie gromadzić dane.
Wystarczy użyć zadań ClickUp, aby utworzyć listę dla każdego kroku procesu rozmowy końcowej. Etapy zadania mogą obejmować "Przygotowanie", "Planowanie" i "Utworzenie bazy pytań" i inne. Pod każdą listą utwórz podzadania reprezentujące zadania do wykonania na każdym etapie. Przypisz te zadania wraz z terminami do odpowiednich członków zespołu HR.
Wskazówka dla profesjonalistów 💡: Stworzenie procesu rozmowy końcowej dla każdego kandydata może być trudne. Skorzystaj z szablonu procesu rozmowy ClickUp , aby uporządkować zadania, wyznaczyć osie czasu i śledzić różne etapy procesu rozmowy końcowej.
Korzyści wynikające z użycia tego szablonu podczas rozmów o odejściu i rozmów o pozostaniu w firmie są następujące:
- Zapewnia strukturę i spójność procesu rozmowy kwalifikacyjnej
- Gwarantuje wszystkim kandydatom takie same doświadczenia
- Pomaga zaprojektować, przetestować i zoptymalizować doświadczenia dzięki odpowiednim pytaniom do rozmowy końcowej
5. Wykorzystaj oprogramowanie HR, aby usprawnić proces odejścia pracowników
Skorzystaj z ClickUp HR, kompleksowego narzędzia zwiększającego wydajność, które pozwala zarządzać różnymi aspektami procesu odejścia pracowników.
Na przykład, stwórz szczegółowy proces zbierania opinii pracowników, analizowania odpowiedzi i wdrażania planów działania za pomocą dokumentów ClickUp.
Zaproś członków swojego zespołu do zgłaszania sugestii i wspólnej pracy nad dokumentami, aby stworzyć kompleksowy przewodnik po procesie.
Sporządź listę wszystkich zadań, które musi wykonać odchodzący pracownik, aby zakończyć proces odejścia z pracy, korzystając z listy kontrolnej zadań ClickUp.
Przydziel go pracownikom, którzy złożyli wypowiedzenie, aby mogli zaznaczać każdy element po jego zakończeniu. W ten sposób możesz śledzić i zapewnić, że wszystkie formalności związane z odejściem zostały zakończone.
6. Przeanalizuj opinie
Po zakończeniu rozmowy o odejściu przeanalizuj odpowiedzi pracowników i wyciągnij z nich wnioski. Dzięki temu lepiej zrozumiesz, co sprawia, że Twoja organizacja działa. Pokazuje to również pracownikom, że ich opinie są ważne.
Jeśli zrobisz to dobrze, uzyskasz wgląd w:
- Co działa, a co nie działa w organizacji
- Ukryte wyzwania i możliwości
- Jak wygląda konkurencja? Do jakich firm najprawdopodobniej odejdą pracownicy?
Udana rozmowa końcowa pomaga zakończyć współpracę w pozytywnym tonie. Doskonała rozmowa końcowa może również sprawić, że odchodzący pracownicy staną się ambasadorami firmy.
ClickUp Brain może analizować opinie pracowników i podsumowywać je w postaci elementów, które można wykorzystać w praktyce. Liderzy organizacji mogą nadawać priorytety tym elementom, aby rozwiązać krytyczne problemy w miejscu pracy i budować lepszą kulturę organizacyjną.
Wykorzystanie wniosków z rozmowy końcowej w praktyce
W dzisiejszej gospodarce opartej na dzieleniu się wiedzą, wysoko wykwalifikowani i zmotywowani pracownicy są motorem sukcesu organizacji. Funkcja zarządzania zasobami ludzkimi i liderzy biznesowi muszą dowiedzieć się, dlaczego ci poszukiwani pracownicy pozostają w firmie, dlaczego odchodzą i jak organizacja musi się zmienić, aby stać się dla nich bardziej atrakcyjna. Dobrze przemyślana rozmowa kwalifikacyjna dostarcza informacji zwrotnych na wszystkich trzech frontach.
1. Zbierz i uporządkuj opinie
Skonsoliduj wyniki wielu rozmów końcowych w jednym miejscu. Użyj standardowego formatu, aby uporządkować i przedstawić dane interesariuszom.
Skorzystaj z szablonu ClickUp do analizy danych, aby zebrać i uporządkować dane z wielu źródeł. Zapewnia on spójny format, który ułatwia wizualną prezentację danych oraz identyfikację trendów i wzorców.
Szablon rozmowy końcowej zapewnia spójność danych dzięki jednolitemu formatowi analizy.
2. Przeanalizuj dane
Podziel odpowiedzi udzielone podczas rozmowy końcowej na kategorie tematyczne. Obejmują one równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, problemy związane z wynagrodzeniem/wynagrodzeniem, satysfakcję z pracy, wykorzystanie umiejętności, środowisko pracy i inne.
Jeszcze lepiej, jeśli możesz przeanalizować odpowiedzi i w miarę możliwości oszacować dane, aby zidentyfikować powtarzające się wzorce lub trendy — na przykład częstotliwość, z jaką podkreślano dany problem.
Wskazówka dla profesjonalistów💡: Korzystaj z oprogramowania do zarządzania pracownikami z zaawansowanymi funkcjami raportowania i analizy, aby rejestrować dane z rozmów końcowych. Poszukaj oprogramowania z interaktywnymi pulpitami, które prezentują wskaźniki powodzenia i KPI w różnych formatach, dzięki czemu zespoły HR mogą szybko uzyskać dostęp do kluczowych informacji.
3. Zidentyfikuj kluczowe obszary problemowe
Kategoryzacja problemów może pomóc w ustaleniu priorytetów obszarów wymagających poprawy w oparciu o ich wpływ na doświadczenia i satysfakcję pracowników. Kluczowe obszary problemowe mogą obejmować środowisko pracy charakteryzujące się wysokim poziomem stresu, wypalenie zawodowe, mikrozarządzanie i toksyczną atmosferę w miejscu pracy.
Wskazówka dla profesjonalistów💡: Skorzystaj z oprogramowania do oceny wyników , aby zidentyfikować powtarzające się motywy w odpowiedziach pracowników. Może to być cenne źródło informacji pozwalające zidentyfikować problematyczne obszary.
4. Współpraca z interesariuszami w celu stworzenia planu działania
Udostępnij wyniki rozmów końcowych kluczowym interesariuszom, aby poznali głęboko zakorzenione problemy organizacji. Jeśli pojawią się kwestie, które zazwyczaj pozostają niezauważone, wspólnie opracujcie kompleksowy plan działania, aby je rozwiązać, korzystając z dokumentów ClickUp.
Dzięki wspólnej edycji na żywo Twój zespół i interesariusze mogą wprowadzać zmiany w czasie rzeczywistym, dodawać kontrolę wersji oraz przypisywać i rozwiązywać komentarze na tej samej stronie.
Na podstawie wyników ankiet przeprowadzonych wśród odchodzących pracowników, stwórz próbkę pytań do rozmowy końcowej, przetestuj je na niewielkiej grupie i zoptymalizuj proces.
Zidentyfikuj problemy o wysokim i niskim priorytecie oraz stwórz uporządkowany plan ich rozwiązywania etap po etapie. Określ role, obowiązki i osie czasu dla każdego elementu działania.
Na przykład zespół ds. zasobów ludzkich i kierownicy działów mogą sformułować plan rozwiązania problemów związanych z równowagą między życiem zawodowym a prywatnym poprzez wdrożenie elastycznych zasad pracy i osiągnięcie 50% wskaźnika przyjęcia tych zasad w ciągu najbliższych trzech miesięcy.
Więcej informacji: 11 darmowych szablonów HR, które usprawnią procesy HR w 2024 r.
5. Ustal cele i śledź postępy
Skorzystaj z funkcji Cele w ClickUp, aby utworzyć cele z możliwością śledzenia dla każdego elementu działania. Możesz użyć formatu podsumowania postępów, aby wizualizować procentowy postęp realizacji wielu powiązanych celów. Na przykład cele w kategorii środowisk o wysokim poziomie stresu mogą obejmować:
- Cel 1: Zmniejszenie poziomu stresu pracowników o 25%
- Cel 2: Wdrożenie trzech celów dotyczących dobrego samopoczucia do końca następnego kwartału
- Cel 3: Zmniejszenie liczby przypadków wypalenia zawodowego o 30% do początku przyszłego roku
6. Wdrażaj elementy działania, monitoruj i oceniaj
Zrealizuj każdy element planu działania zgodnie z harmonogramem. Skontaktuj się z odpowiedzialnymi zespołami, aby upewnić się, że mają wystarczające zasoby do wykonania swoich zadań.
Na bieżąco monitoruj postępy każdej zmiany i oceniaj jej skuteczność, korzystając z ciągłych opinii pracowników. Wykorzystaj informacje uzyskane w ramach informacji zwrotnych, aby wprowadzić zmiany do planu działania i zoptymalizować pytania do rozmowy końcowej.
Wskazówka dla profesjonalistów 💡: Włączenie programów zarządzania sukcesją do kultury organizacyjnej firmy stwarza pracownikom o wysokim potencjale możliwość objęcia stanowisk kierowniczych wyższego szczebla. Takie możliwości awansu pomagają pracownikom wyobrazić sobie przyszłość w organizacji, w której odgrywają znaczącą rolę, co przekłada się na zmniejszenie rotacji pracowników.
Zmień rozmowy końcowe w potężny motor zmian organizacyjnych
Rozmowy końcowe nie są tylko ostatnią rozmową między odchodzącymi pracownikami a organizacją. Przemyślane pytania do rozmowy końcowej mogą pomóc w stworzeniu znaczącego i przyjaznego miejsca pracy dla obecnych i przyszłych pracowników.
Najlepszym sposobem na rozpoczęcie projektowania skutecznego procesu rozmów końcowych jest skorzystanie z narzędzi takich jak ClickUp, które pomagają organizować, centralizować, zarządzać i usprawniać każdy aspekt tego procesu.
Platforma oferuje kilka funkcji do zarządzania zadaniami, zbierania opinii i dokumentacji. Dzięki ClickUp możesz mieć pewność, że każdy proces jest dobrze udokumentowany, a Ty i Twój zespół reagujecie na opinie pracowników.
Zarejestruj się w ClickUp za darmo i dowiedz się, jak może usprawnić proces rozmów końcowych.