Asana a Microsoft Planner: które narzędzie do zarządzania projektami jest najlepsze?

Niezależnie od tego, czy koordynujesz projekt małego zespołu, czy kierujesz wielodziałową inicjatywą, nie możesz obejść się bez dobrego oprogramowania do zarządzania projektami.

Narzędzia do zarządzania projektami to coś więcej niż tylko organizacja zadań: pozwalają one udoskonalić i zoptymalizować cały cykl pracy, zapewniając płynny przebieg wszystkich działań, od wstępnego planowania po ostateczną realizację.

Przy tak wielu narzędziach do zarządzania projektami dostępnych na rynku, wybór między potęgami takimi jak Microsoft Planner i Asana może wydawać się trudny. Każde z nich oferuje unikalną kombinację funkcji zaprojektowanych w celu uproszczenia zarządzania projektami, ale które z nich naprawdę będzie odpowiadało potrzebom Twojego zespołu i uprości Twoją codzienną pracę jako kierownika projektu?

W tym artykule przeanalizujemy te narzędzia, przedstawiając ich funkcje, mocne strony i ograniczenia, aby pomóc Ci podjąć świadomą decyzję, która pozwoli Twojemu zespołowi pracować mądrzej, a nie ciężej.

Czym jest Asana?

Asana to narzędzie do zarządzania projektami, które ułatwia Twojemu zespołowi organizowanie, śledzenie i wykonywanie zadań. Asana wykracza poza proste listy rzeczy do zrobienia, wykorzystując szczegółowe opisy, załączniki i komentarze, aby wszyscy byli na bieżąco. To sprawia, że jest to preferowany wybór wśród darmowych programów do zarządzania projektami.

Asana jest znana z maksymalizacji efektów poprzez zwiększanie wydajności wszystkich działów i narzędzi, zapewnianie przejrzystości i odpowiedzialności poprzez połączenie pracy z celami całej firmy oraz pewną skalowalność dzięki bezpieczeństwu i kontroli na poziomie przedsiębiorstwa, dzięki czemu każdy rozumie, w jaki sposób jego praca przyczynia się do osiągnięcia większego celu.

Korzystaj z funkcji zarządzania portfolio, aby ustalać priorytety i przydzielać zasoby do wielu projektów.

To narzędzie jest wygodne dla wszystkich zespołów i użytkowników — zarówno dla marketerów planujących wiele kampanii, jak i menedżerów produktu koordynujących wdrażanie nowych funkcji. Pomaga wszystkim dotrzymywać terminów i realizować zadania.

Funkcje Asany

Przyjrzyjmy się zaletom Asany:

1. Wizualizacja projektu

Wyobraź sobie, że widzisz oś czasu swojego projektu, dokładnie wiesz, gdzie każde zadanie wpisuje się w szerszy obraz, i możesz dowolnie zmieniać kolejność zadań — Asana sprawia, że jest to możliwe.

Dla zespołów programistów widok osi czasu pozwala zobaczyć cały plan projektu, zależności między zadaniami i potencjalne wąskie gardła, ułatwiając dostosowywanie priorytetów i zasobów.

Zespoły marketingowe mogą korzystać z widoku tablicy do zarządzania kalendarzami zawartości, z kolumnami przeznaczonymi na pomysły, szkice, recenzje i publikacje.

Asana oferuje również szablony do zarządzania projektami, które zapewniają uporządkowane ramy pozwalające zaoszczędzić czas i ujednolicić praktyki w całej organizacji. Szablony do planowania strategicznego cieszą się popularnością wśród zespołów, które rutynowo muszą przeprowadzać burze mózgów i opracowywać mapy celów strategicznych, aby dostosować swoje wysiłki do długoterminowych celów.

2. Konfigurowalne cykle pracy

Każdy zespół ma swój własny rytm pracy, a Asana to rozumie. Możesz dostosować cykle pracy tak, aby idealnie pasowały do sposobu działania Twojego zespołu, od prostych list kontrolnych po złożone etapy projektów.

Usprawnij powtarzalne zadania dzięki regułom automatyzacji Asany. Możesz na przykład automatycznie wysyłać e-mail z powiadomieniem do członka zespołu, gdy zostanie mu przypisane zadanie, lub automatycznie przenieść zadanie do sceny „przegląd” po jego zakończeniu.

Asana umożliwia również dostosowanie zaawansowanych pól niestandardowych w celu przechwytywania informacji dotyczących konkretnego projektu, które są istotne dla Twojej pracy. Na przykład zespół marketingowy może utworzyć pole niestandardowe „grupa docelowa” dla zadań związanych z kampanią marketingową, a zespół programistów może utworzyć pole niestandardowe „stopień ważności błędu” dla zadań związanych z programowaniem.

W przypadku skomplikowanych cykli pracy Asana umożliwia skonfigurowanie zaawansowanych reguł i zależności między zadaniami. Wyobraź sobie, że zadanie projektowe nie może zostać rozpoczęte, dopóki nie zostanie zakończone zadanie zatwierdzenia przez klienta. Reguły Asany zapewniają, że zadania są wykonywane we właściwej kolejności, a zależności są automatycznie egzekwowane.

Wszystkie te funkcje razem stanowią nieocenioną pomoc, zwłaszcza dla zespołów wykonujących powtarzalne zadania, pozwalając zaoszczędzić czas i zmniejszyć ryzyko błędu ludzkiego.

3. Integracja z aplikacjami innych firm

Asana nie oczekuje, że będziesz pracować w izolacji. Integruje się z większością aplikacji innych firm, z których korzystasz na co dzień, takich jak Kalendarz Google, Slack, a nawet Microsoft Office.

Oznacza to koniec przełączania się między zakładkami w poszukiwaniu informacji — wszystko jest połączone dokładnie tam, gdzie tego potrzebujesz.

Ceny Asana

Czym jest Microsoft Planner?

Microsoft Planner to narzędzie do płynnego zarządzania zadaniami w ekosystemie Microsoft. Jeśli Twój zespół korzysta już z Microsoft Office lub Microsoft Teams, włączenie Planner może uprościć zarządzanie projektami.

Został zaprojektowany, aby zapewnić prosty, wizualny sposób organizacji pracy zespołowej. Użytkownicy mogą tworzyć plany, przypisywać zadania, ustalać terminy i współpracować z kolegami. Planner wykorzystuje interfejs oparty na kartach, który ułatwia zarządzanie zadaniami osobistymi i zespołowymi.

Funkcje Microsoft Planner

Oto krótkie podsumowanie zalet Microsoft Planner w zakresie współpracy zespołowej i zarządzania projektami:

1. Organizacja zadań

Jeśli masz wiele projektów do realizacji, Microsoft Planner pomoże Ci je podzielić. Intuicyjne tablice Kanban ułatwiają przypisywanie zadań, ustawianie terminów i organizowanie ich w kategorie.

Skorzystaj z możliwości automatyzacji Planner, aby uprościć przydzielanie rutynowych zadań, aktualizacje i alerty. Jest to idealne rozwiązanie do śledzenia wszystkiego, od kampanii marketingowych po wydania oprogramowania.

2. Współpraca zespołowa

Dzięki integracji z Microsoft Teams Microsoft Planner stanowi centralne miejsce dla całej komunikacji projektowej.

Przydzielaj zadania poszczególnym osobom, ustalaj terminy i monitoruj postępy, aby wszyscy byli na bieżąco. Współpracuj efektywnie, udostępniając pliki i omawiając szczegóły bezpośrednio w zadaniach.

Chcesz zaktualizować plik lub udostępnić krótką wiadomość? Wszystko jest tam, gdzie zostało zapisane, dzięki czemu wszyscy mają dostęp do tych samych informacji.

3. Wizualne zarządzanie zadaniami

Dla zespołów, które cenią sobie wizualne wskazówki, Microsoft Planner oferuje ustawienia tablicy w stylu Kanban, gdzie zadania można przenosić z sekcji „Zaplanowane” do „W trakcie” i „Zakończone”. Ułatwia to nie tylko sprawdzanie statusu każdego zadania, ale także pomaga w efektywnym zarządzaniu zależnościami między zadaniami i osiami czasu.

Wykresy Gantta w Plannerze są również przydatnymi narzędziami do wizualizacji osi czasu projektów i zależności. Na przykład zespół programistów może wizualizować zadania sprintu, śledzić poprawki błędów i zarządzać wydaniami, nie tracąc z oczu szerszej perspektywy.

Ceny Microsoft Planner

Microsoft Planner a Asana: porównanie funkcji

Jeśli chodzi o organizowanie wszystkich zadań do wykonania i upewnianie się, że Twój zespół jest na bieżąco, Microsoft Planner i Asana mają wiele do zaoferowania. Robią to jednak na swój własny, unikalny sposób.

Przyjrzyjmy się bliżej i porównajmy:

Porównajmy teraz szczegółowo funkcje obu narzędzi:

1. Wizualizacja zadań

Asana

Korzystanie z Asany do wizualizacji zadań jest jak wejście do sterowni z monitorami wyświetlającymi wszystko w czasie rzeczywistym. Możesz wybierać spośród list zawierających zadania, takich jak lista rzeczy do zrobienia, tablic, które zapewniają przegląd w stylu Kanban, osi czasu w wykresach Gantta oraz kalendarzy dla osób, które muszą widzieć, jak zadania układają się dzień po dniu.

Narzędzie to jest idealne dla osób myślących wizualnie, które chcą planować i zmieniać kolejność projektów za pomocą prostego interfejsu typu „przeciągnij i upuść”.

Microsoft Planner

Planner zapewnia prostą obsługę systemu Kanban. Każdy projekt ma własną tablicę, a zadania są sortowane w kolumnach, dzięki czemu można zobaczyć przepływ od „Do zrobienia” przez „W trakcie” do „Gotowe”. Chociaż może nie ma wszystkich dodatków widoków Asany, zawiera wszystkie niezbędne funkcje dla zespołów, które już pracują w pakiecie Microsoft i preferują prostotę.

Zwycięzca: Asana — dla tych, którzy potrzebują różnorodnych opcji wizualnych i większej elastyczności.

2. Współpraca zespołowa

Asana

Pomyśl o Asanie jako o hubie komunikacyjnym swojego zespołu. Możesz komentować zadania, wysyłać powiadomienia do członków zespołu, a nawet świętować zakończenie zadania za pomocą uroczych, latających jednorożców. Aplikacja została zaprojektowana tak, aby wszyscy byli połączeni i informowani, niezależnie od tego, czy znajdują się w biurze, czy na drugim końcu świata.

Microsoft Planner

Jeśli pracujesz w Microsoft Teams, Planner będzie dla Ciebie jak dom. Płynnie integruje się z czatami i spotkaniami, umożliwiając udostępnianie zadań i aktualizacji bez opuszczania środowiska zespołu. To jak posiadanie dedykowanego kanału dla wszystkiego, co dotyczy projektu, dzięki czemu zespół jest skoncentrowany i zsynchronizowany.

Zwycięzca: Remis. Planner jest idealny dla osób korzystających z Microsoft Teams, natomiast Asana oferuje bardziej rozbudowane funkcje współpracy dla różnych cykli pracy.

3. Integracje aplikacji

Asana

Asana nie jest wybredna, jeśli chodzi o współpracę. Integruje się z wieloma innymi aplikacjami, od śledzenia czasu i raportowania po udostępnianie plików i platformy komunikacyjne. Ta interoperacyjność sprawia, że Asana jest wszechstronnym narzędziem, które można dopasować do niemal każdego stosu technologicznego.

Microsoft Planner

Planner najlepiej sprawdza się w pracy z przyjaciółmi, a konkretnie z innymi aplikacjami Microsoft. Dla zespołów przyzwyczajonych do sposobu pracy w pakiecie Microsoft Office integracja z Plannerem oznacza łatwe udostępnianie plików i danych między aplikacjami.

Zwycięzca: Asana — dla zespołów, które korzystają z wielu narzędzi i potrzebują rozbudowanych możliwości integracji z rozwiązaniami innych firm.

4. Ceny

Microsoft Planner

Microsoft Planner jest prawdopodobnie wygodniejszym i bardziej opłacalnym wyborem dla zespołów już zintegrowanych z ekosystemem Microsoft. Oferuje prostą integrację z pakietem narzędzi Microsoft, dzięki czemu stanowi płynne uzupełnienie cyklu pracy dla osób, które w dużym stopniu polegają na innych aplikacjach Microsoft.

Asana

Z kolei Asana jest przydatna dla zespołów, które potrzebują samodzielnego narzędzia do zarządzania projektami z szerokim szykiem wizualizacji i opcji dostosowywania. Bezpłatny poziom sprawia, że jest dostępna do użytku osobistego lub dla małych zespołów, a wyższe poziomy zapewniają rozbudowane funkcje odpowiednie dla większych, bardziej złożonych projektów.

Zwycięzca: Nie ma jednego „zwycięzcy”, który pasowałby wszystkim. Właściwy wybór zależy od konkretnych okoliczności i wymagań zespołu.

Przy podejmowaniu decyzji zespoły powinny wziąć pod uwagę takie czynniki, jak istniejące subskrypcje, znaczenie wizualnych narzędzi do planowania projektów oraz potrzebę integracji z innymi aplikacjami.

Asana kontra Microsoft Planner na Reddicie

Aby lepiej zrozumieć preferencje użytkowników dotyczące Asany i Microsoft Planner, przeanalizowaliśmy opinie użytkowników na Reddicie.

W serwisie Asana użytkownik wyraża się w samych superlatywach:

Podoba mi się sposób, w jaki organizuje moje zadania do wykonania, sprawia, że czuję się spełniony, gdy je wykonuję, i pozwala mi efektywnie komunikować się z zespołem oraz delegować zadania. Czuję, że teraz myślę w kategoriach zadań.

Wielu użytkowników preferuje Asanę ze względu na możliwość tworzenia list zadań do zrobienia i łatwego delegowania zadań zespołom. Jeśli rozważasz alternatywę dla Asany, pamiętaj, że użytkownicy cenią Asanę za doskonałe narzędzia organizacyjne i przyjazny interfejs, ale inne narzędzia mogą lepiej odpowiadać preferencjom dotyczącym cyklu pracy lub potrzebom w zakresie funkcji.

W serwisie Microsoft Planner użytkownik Reddit z subredditu r/projectmanagement ujął to w prosty sposób:

Korzystałem z Plannera przy wielu projektach i bardzo dobrze sprawdził się w realizacji zadań moich i zespołów, którymi zarządzałem. Czy to najlepsze narzędzie na rynku? Nie, ale spełnia moje potrzeby.

Ten użytkownik ocenia Planner pozytywnie za prostotę i skuteczność, zwłaszcza jeśli korzystasz już z innych narzędzi Microsoft. Dla osób poszukujących alternatyw dla Microsoft Planner ta opinia podkreśla, że chociaż Planner jest skuteczny, inne opcje mogą oferować inne lub dodatkowe funkcje.

Co warto zapamiętać?

Reddit nie ma wątpliwości: Microsoft Planner to solidny i niezawodny wybór dla osób pracujących w środowisku Microsoft. Z kolei Asana wyróżnia się supermocami w zakresie organizacji zadań i ułatwiania komunikacji między zespołami.

Jeśli szukasz rozwiązania, które idealnie wpasuje się w rutynę pracy z produktami Microsoft, warto przyjrzeć się Plannerowi. Jeśli jednak potrzebujesz narzędzia, które ułatwi realizację zadań i pracę zespołową, Asana może być dla Ciebie idealnym rozwiązaniem. Wszystko zależy od tego, czego oczekujesz od narzędzia do zarządzania projektami dla siebie i swojego zespołu.

Poznaj ClickUp — najlepszą alternatywę dla Microsoft Planner i Asana

Chociaż Microsoft Planner i Asana mają swoje mocne strony, warto rozważyć jeszcze jednego konkurenta: ClickUp. To wszechstronne narzędzie łączy funkcje zarządzania projektami, zadań i współpracy w jednej platformie.

Dodatkowo oferuje potężnego asystenta AI ClickUp Brain oraz kilka szablonów, które ułatwiają zarządzanie projektami zespołom każdej wielkości.

1. Platforma do zarządzania projektami ClickUp

Pakiet ClickUp do zarządzania projektami to kompleksowa platforma, która pomaga zespołom pracować wydajniej i oszczędzać czas, zapewniając połączone cykle pracy, pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym oraz kompleksowe funkcje zarządzania wiedzą.

Oto, jak może pomóc Ci w zarządzaniu projektami:

2. ClickUp Brain

ClickUp nie tylko pomaga zarządzać zadaniami — wykorzystuje sztuczną inteligencję, aby Twoja praca była bardziej efektywna. Dzięki ClickUp Brain możesz zautomatyzować powtarzalne zadania, uzyskać wgląd w swoje nawyki pracy, generować automatyczne podsumowania postępów, a nawet przewidywać harmonogramy projektów.

To tak, jakbyś miał osobistego asystenta, który nieustannie uczy się, jak zwiększyć wydajność Twojego zespołu.

Oto, jak może Ci to pomóc:

3. Zadania ClickUp

Dzięki zadaniom ClickUp zyskujesz więcej niż tylko miejsce do tworzenia listy rzeczy do zrobienia. Możesz zostawiać szczegółowe opinie w wątkach, przypisywać elementy do wykonania za pomocą komentarzy i wzmianek @ bezpośrednio w zadaniach, ustawiać priorytety, a nawet śledzić czas poświęcony na każde zadanie.

Jest to kompleksowe oprogramowanie do zarządzania zadaniami, które obejmuje wszystkie podstawowe funkcje, od ogólnego zarysu po najdrobniejsze szczegóły.

Oto, jak może to pomóc:

4. Szablon planera projektów ClickUp

Pobierz ten szablon

Nie zaczynaj od zera. Skorzystaj z szablonu ClickUp Project Planner, aby szybko rozpocząć pracę dzięki gotowym planom projektów, które możesz dostosować do swoich potrzeb.

Ten szablon, idealny do koordynowania wprowadzania produktów na rynek lub zarządzania działaniami zespołu, wyposaża Cię w narzędzia niezbędne do udoskonalenia cyklu pracy i efektywnego osiągania celów.

Szablon umożliwia:

Zapewnij skuteczne zarządzanie projektami dzięki odpowiednim narzędziom

Nadszedł decydujący moment. Masz Microsoft Planner, który pasuje jak ulał, jeśli jesteś głęboko zakorzeniony w ekosystemie Microsoft. Jest też Asana, która jest jak dodatkowa para rąk do organizowania wszystkiego.

Jeśli szukasz narzędzia, które dobrze integruje się z produktami Microsoft i oferuje proste i wydajne narzędzia do zarządzania zadaniami, Microsoft Planner może być najlepszym rozwiązaniem. Jeśli jednak potrzebujesz narzędzia, które obsługuje szerokie możliwości dostosowywania, integrację z usługami innych firm i kompleksowe szablony planowania strategicznego, najlepszym wyborem może być Asana.

Ale zastanów się: a co, gdybyś mógł mieć wszystkie te funkcje w jednym miejscu? Właśnie tu pojawia się ClickUp. To jak fajny samochód elektryczny, który nie tylko zabiera Cię w podróż, ale robi to z prawdziwym technicznym zacięciem — pomyśl o inteligentnej sztucznej inteligencji, która przejmuje ster w przypadku żmudnych zadań, pulpicie pełnym funkcji do każdego zadania pod słońcem oraz szablonach, dzięki którym błyskawicznie przygotujesz się do projektów.

Chcesz sprawdzić, jak to działa? Zarejestruj się w ClickUp już dziś!