Metodyka agile stała się de facto standardem zarządzania projektami w większości firm zajmujących się tworzeniem oprogramowania na całym świecie i nie bez powodu.
W końcu agile to jedna z niewielu metodologii zarządzania projektami, która idealnie pasuje do potrzeb programistów i zespołów zarządzających produktami — kładzie nacisk na elastyczność, orientację na klienta, ograniczanie ryzyka i krótkie osie czasu.
Jeśli jesteś kierownikiem projektu lub kierownikiem technicznym i chcesz zbudować zwinny zespół, pierwszym krokiem jest zapoznanie się z kluczowymi pojęciami zwinności — sprintami, scrumami, Kanbanem, programowaniem ekstremalnym (XP) i innymi. Kolejnym krokiem będzie zapoznanie się z różnymi narzędziami do planowania sprintów dostępnymi na rynku, aby wybrać odpowiednie narzędzie do konfiguracji projektów zwinnych.
Jeśli dopiero zaczynasz pracę z metodologią agile lub kierujesz małym zespołem, doskonałym punktem wyjścia będą arkusze kalkulacyjne! A dokładniej — stary, dobry program Microsoft Excel.
Dowiesz się, dlaczego arkusze kalkulacyjne Excel mogą być dobrym rozwiązaniem dla zespołów agile, jakie ograniczenia mogą pojawić się podczas ich używania oraz jak zarządzać projektami od początku do końca w programie Excel.
Zacznijmy więc!
Korzyści z planowania sprintów w programie Excel
Planowanie sprintów w programie Excel ma wiele zalet. Jest to nie tylko narzędzie, z którym większość członków zespołu jest już zaznajomiona, ale także bardzo łatwe w użyciu i nie wymaga prawie żadnej nauki.
Dobry szablon planowania sprintów dla programu Excel pomoże Ci rozpocząć pracę w ciągu kilku minut. Oto kilka innych zalet korzystania z programu Excel do planowania sprintów i zarządzania nimi.
- Elastyczność: dostosuj kolumny, wiersze i formuły, aby śledzić zadania, historie użytkowników, postęp sprintu i nie tylko, dostosowując arkusz kalkulacyjny do swojego cyklu pracy w metodologii agile
- Współpraca: Arkusze kalkulacyjne obsługują współpracę w czasie rzeczywistym, umożliwiając wielu członkom zespołu jednoczesny dostęp do informacji o projekcie i ich aktualizację
- Oszczędność kosztów: jeśli już korzystasz z programu Excel, nie musisz inwestować w nowe oprogramowanie do zarządzania projektami
- Dostosowywanie: Twórz niestandardowe widoki, pulpity nawigacyjne i raporty dostosowane do potrzeb projektu. Formatowanie warunkowe i tabele obrotowe pomagają wizualizować dane projektu i śledzić kluczowe wskaźniki
- Integracja: Excel można łatwo zintegrować z innymi narzędziami w stosie technologicznym. Możesz importować dane z narzędzi do śledzenia błędów, systemów kontroli wersji i innych, aby mieć pewność, że wszystkie zadania znajdują się w centralnym hubie
- Skalowalność: Niezależnie od tego, czy zarządzasz pojedynczym sprintem, czy koordynujesz wiele sprintów w rozproszonych zespołach, arkusze kalkulacyjne można skalować w celu dostosowania do potrzeb wszystkich zespołów, zarówno dużych, jak i małych
Wykorzystaj te zalety podczas planowania sprintu. Pokażemy Ci, jak to zrobić!
Jak planować sprint w programie Excel
Podczas planowania sprintu ustal czas trwania sprintu i z góry określ jego cele oraz wyniki. Następnie wykonaj poniższe kroki, aby udokumentować szczegóły w programie Excel.
1. Skonfiguruj arkusz kalkulacyjny
Pierwszym krokiem jest utworzenie arkusza kalkulacyjnego do planowania sprintu. Możesz to zrobić od podstaw lub skopiować i dostosować jeden z bezpłatnych szablonów planowania sprintu dostępnych online.
Po utworzeniu arkusza kalkulacyjnego możesz utworzyć poszczególne zakładki dla różnych aspektów sprintu, takich jak zaległości, zadania i retrospektywy sprintu.
2. Utwórz rejestr sprintów
Następnym krokiem jest przejrzenie planu działania produktu, narzędzia do śledzenia błędów i zgłoszeń do obsługi klienta, aby wybrać wszystkie zadania, które muszą zostać zakończone podczas danego sprintu. Następnie możesz dodać te zadania do zakładki "Sprint Backlog" (Zadania sprintu).
Oto kilka kolumn, które możesz dodać:
- Nazwa historii: jest to tytuł zadania lub elementu rejestru produktów
- Opis: Opisz, na czym polega zadanie, i dodaj wszelkie istotne linki
- Priorytet: Dodaj ocenę priorytetu 1, 2 lub 3 (od najpilniejszego do najmniej pilnego) w zależności od ważności zadania lub terminu jego wykonania
- Szacowany wysiłek: zwany również punktami sprintu, oznacza czas lub wysiłek potrzebny do zakończenia zadania
- Przypisane do: Dodaj tutaj osobę bezpośrednio odpowiedzialną za zadanie (DRI)
Opcjonalnie możesz również dodać następujące kolumny:
- Osoba zatwierdzająca/weryfikująca: osoba, która ostatecznie zatwierdza zakończenie zadania
- Notatki: Aby dodać dodatkowe informacje lub odniesienia
- Elementy do wykonania: Dodaj dodatkowe wiersze poniżej każdej historii, aby utworzyć zadania podrzędne
Użyj formatowania warunkowego, aby wyróżnić wiersze na podstawie priorytetu lub statusu, co ułatwi ich identyfikację wizualną. Pomoże Ci to określić, co jest ważne, a co nie, dzięki czemu będziesz mógł wybrać odpowiednie historie użytkowników dla każdego sprintu.
Po dodaniu rejestru produktów do arkusza programu Excel możesz zaplanować sprint. Rozważ zorganizowanie spotkania z zespołem w celu zaplanowania sprintu, aby:
- Określ jasny cel sprintu, który jest zgodny z ogólnym planem działania dotyczącym produktu. Cel ten powinien być możliwy do osiągnięcia w planowanym czasie trwania sprintu
- Sprawdź dostępność członków zespołu i obciążenie pracą podczas sprintu. Nie zapomnij uwzględnić dni urlopowych i weekendów
Po ustaleniu priorytetów zaległości i uwzględnieniu obciążenia można wykorzystać szacowany wysiłek, aby określić, które historie użytkowników można realistycznie zakończyć w ramach sprintu.
3. Skonfiguruj tablicę zadań
Kolejnym krokiem podczas spotkania poświęconego planowaniu sprintu jest utworzenie tablicy zadań, która pozwoli wizualizować postępy w realizacji zadań. Zadania można klasyfikować według statusu — do zrobienia, w trakcie, wstrzymane, do przeglądu, gotowe — lub poziomu priorytetu, aby uzyskać ogólny obraz zadań.
Chociaż szablon planowania sprintów w programie Excel może nie mieć takiego "efektu wizualnego" jak tablica Kanban, możesz użyć kolorów i formatowania warunkowego, aby wyróżnić statusy zadań i zwrócić uwagę zespołu.
4. Utwórz wykres burndown
Jedną z głównych zalet planowania sprintów jest możliwość mierzenia postępów zespołu (i obciążenia pracą). Dlatego ważne jest, aby utworzyć "wykres spalania", który pozwoli monitorować poziom wydajności zespołu.
Wystarczy utworzyć oś czasu sprintu, przypisując kolumny do zakończonych zadań i szacowaną liczbę dni potrzebnych do wykonania pozostałych zadań w ramach sprintu. Oto jak to zrobić:
Stwórz tabelę danych
Pierwszym krokiem jest dodanie wszystkich wymaganych danych do osobnego arkusza. Na początek możesz utworzyć następujące kolumny:
- Zadanie
- Termin
- Punkty sprintu
- Szacowany wysiłek (w godzinach)
- Rzeczywisty wysiłek (w godzinach)
Dodaj dane do kolumn szacowanego wysiłku i rzeczywistego wysiłku
Następnym krokiem jest wypełnienie kolumny szacowanego wysiłku danymi "planowanymi" — czyli tym, ile czasu według Ciebie zajmie zakończenie zadania. Można to zrobić za jednym razem podczas tworzenia wykresu burndown.
Z kolei kolumna rzeczywistego wysiłku musi być wypełniana pod koniec każdego dnia lub tygodnia i zawiera rzeczywisty czas, jaki zespół poświęcił na wykonanie zadania.
Utwórz wykres burndown
Teraz, gdy masz już wszystkie dane, możesz rozpocząć generowanie wykresu burndown. Utworzymy prosty wykres liniowy, gdzie oś X oznacza czas, a oś Y oznacza włożony wysiłek.
Oto kolejne kroki:
- Podświetl kolumny Data, Szacowany wysiłek i Rzeczywisty wysiłek
- Kliknij zakładkę Wstaw w programie Excel
- Wybierz Wykres liniowy i opcję Podstawowy wykres liniowy
Oto rzeczy, które możesz zrobić, aby udoskonalić wykres burndown:
- Zaznacz weekend innym kolorem, aby odróżnić go od dni roboczych
- Użyj formatowania warunkowego, aby wyróżnić zadania, w przypadku których rzeczywisty wysiłek przekroczył wysiłek zaplanowany
I to wszystko. Masz swój wykres burndown. Proste, prawda?
Zobaczysz dwie linie — jedną, jeśli nie wypełniłeś kolumny Rzeczywisty wysiłek — które pokazują postępy. W idealnym przypadku linia planowanego wysiłku powinna opadać w trakcie sprintu. Jeśli rośnie, oznacza to, że zespół ma opóźnienia lub napotkał przeszkody.
5. Skonfiguruj poziomy dostępu i uprawnienia
Po utworzeniu sprintu następnym krokiem jest dodanie zespołu do arkusza kalkulacyjnego. Upewnij się, że dostęp mają tylko niezbędni członkowie zespołu. Możesz również ustalić jasne wytyczne dotyczące procesu wprowadzania danych podczas spotkania planującego sprint lub wdrożyć dodatkowe środki bezpieczeństwa, takie jak ochrona hasłem, aby zapewnić bezpieczeństwo danych.
6. Śledź postępy zadań
Regularnie aktualizuj "Backlog" i "Tablica zadań", aby odzwierciedlały najnowszy status zadań i postępy oraz zapewnić przejrzystość i widoczność w całym zespole. Wykorzystaj funkcje programu Excel, takie jak pola wyboru, listy rozwijane i inne, aby uporządkować wprowadzanie danych i zapewnić spójność.
7. Przeprowadzaj przeglądy sprintów
Kierownicy projektów powinni zorganizować spotkanie podsumowujące sprint z zespołem pod koniec sprintu, aby zaprezentować zakończone prace i zebrać opinie interesariuszy. Wyniki, sukcesy i obszary wymagające poprawy należy udokumentować w zakładce "Retrospektywa sprintu".
Wskazówka dla profesjonalistów: Rozważ skorzystanie z usług przechowywania danych w chmurze, takich jak Google Drive lub Microsoft OneDrive, aby ułatwić współpracę w czasie rzeczywistym podczas sesji planowania.
Ograniczenia korzystania z programu Excel do planowania sprintów
Chociaż program Excel upraszcza planowanie sprintów dla zespołów programistów, nie jest to zadanie wymagające niewielkiego wysiłku. Podczas korzystania z programu Excel do zarządzania projektami agile mogą pojawić się następujące wyzwania:
- Brak specjalistycznych funkcji: Niezależnie od tego, czy chodzi o tablice Kanban, planowanie obciążenia czy zarządzanie zaległościami — wszystkie te zadania wymagają zaawansowanych funkcji, które nie są dostępne w arkuszach kalkulacyjnych. Oznacza to, że będziesz musiał tworzyć niestandardowe rozwiązania lub obejścia, które mogą zwiększyć złożoność sprintów i wprowadzić zamieszanie wśród członków zespołu
- Trudności w zarządzaniu zależnościami: Kolejnym ograniczeniem jest obsługa zależności, zwłaszcza między różnymi zadaniami. Może to prowadzić do wąskich gardeł i opóźnień
- Ograniczone raportowanie i analityka: Chociaż program Excel oferuje podstawowe funkcje analizy i wizualizacji danych, brakuje w nim zaawansowanych funkcji raportowania, takich jak wykresy burndown, wykresy prędkości sprintu lub konfigurowalne pulpity nawigacyjne, które są powszechnie używane w procesach zwinnych. Może to utrudniać zespołowi uzyskiwanie wglądu w dane i podejmowanie decyzji opartych na danych
- Ręczna konfiguracja i konserwacja: Konfiguracja i konserwacja szablonów agile w programie Excel często wymaga ręcznego wysiłku. Zespoły muszą ręcznie tworzyć i aktualizować szczegóły projektu, aktualizując statusy zadań, przypisując osoby odpowiedzialne za realizację (DRI) i ustawiając terminy. Jest to nie tylko czasochłonne, ale także wiąże się z wysokim prawdopodobieństwem wystąpienia błędów, zwłaszcza podczas zarządzania wieloma sprintami lub dużymi projektami
- Nie nadaje się do długoterminowego stosowania: Chociaż program Excel umożliwia planowanie i realizację krótkich sprintów, nie posiada zaawansowanych modeli prognozowania, które dokładnie przewidują przyszłe wyniki, co utrudnia zespołom planowanie długoterminowe
- Ryzyko nieautoryzowanego dostępu: program Excel posiada tylko podstawowe poziomy uprawnień, w przeciwieństwie do dedykowanych narzędzi do zarządzania projektami. Utrudnia to kontrolę dostępu do poufnych danych, zwiększając ryzyko nieautoryzowanych zmian i potencjalnych naruszeń bezpieczeństwa
Warto pamiętać, że program Excel oferuje podstawowe rozwiązanie do planowania sprintów. Dedykowane narzędzia do zarządzania projektami mogą oferować bardziej zaawansowane funkcje, możliwości i szablony planowania sprintów odpowiednie dla złożonych projektów.
ClickUp jako narzędzie do planowania sprintów w metodyce agile
Jeśli poważnie myślisz o wykorzystaniu zwinnych struktur do organizacji projektów i maksymalizacji wydajności swojego zespołu, zalecamy skorzystanie z narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp.
Jest przeznaczony do sprawnego śledzenia i zarządzania projektami, a także jest bardzo łatwy w konfiguracji i obsłudze.
Zarządzanie projektami Agile w ClickUp ma wiele wbudowanych funkcji, w tym tablice Kanban, wykresy burndown, zarządzanie scrumem, możliwości genAI i zaawansowane opcje raportowania. Może to pomóc w łatwym planowaniu sprintów i wykorzystaniu wniosków opartych na danych do poprawy wydajności sprintów.
Teraz zobaczmy, jak skonfigurować i zarządzać projektem agile za pomocą ClickUp.
Uruchamiaj sprinty dla każdego projektu
Funkcja sprintów ClickUp pozwala zautomatyzować cały cykl sprintu od początku do końca. Możesz konfigurować sprinty, przypisywać punkty do poszczególnych zadań, a nawet zintegrować ClickUp z oprogramowaniem do kontroli wersji, takim jak GitHub, aby automatycznie synchronizować błędy i problemy.
Co więcej, możesz automatycznie tworzyć nowe sprinty i przenosić do nich nieukończone zadania za pomocą jednego kliknięcia.
Jednak największą zaletą ClickUp są szablony. Możesz skonfigurować szczegółowy sprint w ciągu kilku sekund, duplikując jeden z gotowych szablonów planowania sprintów.
Szablon planowania sprintów ClickUp Agile zapewnia większą przejrzystość i skupienie podczas planowania sprintów. Pomaga planować sprinty niezależnie od złożoności projektu. Możesz łatwo wizualizować zadania i zależności w przejrzystym widoku osi czasu oraz śledzić postępy na wszystkich scenach cyklu życia sprintu.
Aby monitorować postępy, możesz oznaczyć status zadania, np. "Gotowe", "W trakcie" i "Do zrobienia". Możesz również przypisać niestandardowe atrybuty, takie jak "Status rozwoju", "Typ", "Epics" i "Pozostałe godziny", aby zapisać cenne informacje o zadaniach.
Cztery widoki, takie jak elementy rejestru sprintu, status rozwoju, zasoby i przewodnik wprowadzający, zapewniają łatwy dostęp do wszystkich informacji i ich uporządkowanie.
Skonfiguruj tablicę Kanban
ClickUp zapewnia również domyślny widok tablicy Kanban, który ułatwia wizualizację postępów sprintu. Widok tablicy ClickUp umożliwia grupowanie zadań na podstawie statusu lub priorytetu oraz zaznaczanie wielu zadań w celu wprowadzenia zbiorczych aktualizacji.
Ułatwia to zespołom tworzenie widoków z filtrami, zarządzanie zadaniami i zrozumienie, nad czym pracują inni. Liderzy zespołów mogą natomiast korzystać z tablicy Kanban, aby monitorować postępy zadań i obciążenie pracą.
Zarządzaj zaległościami
Po utworzeniu nowego sprintu możesz dodawać lub usuwać zadania z listy zadań do wykonania, przypisywać je członkom zespołu i nie tylko. Możesz również skorzystać z generatywnego narzędzia AI ClickUp, ClickUp Brain, aby uzyskać krótkie podsumowania postępów dowolnego sprintu lub wyszukać konkretne zadania w liście zadań do wykonania w sprincie.
Nie musisz tworzyć rejestru sprintów od podstaw. Po prostu dostosuj szablon rejestru sprintów ClickUp i oszczędzaj cenny czas.
Użyj tego szablonu, aby zaplanować i śledzić sprint oraz aktualizować zadania projektu podczas codziennego przeglądu postępów. Ten szablon ułatwia zespołom osiągnięcie celów sprintu dzięki uporządkowanej liście elementów zaległości sprintu.
Zarządzaj codziennymi spotkaniami scrumowymi
Ponieważ zarządzanie projektami metodą agile opiera się na przejrzystości i stałej komunikacji, następnym krokiem jest ustawienie procesu codziennych aktualizacji scrum.
Codzienne spotkania scrumowe zapewniają widoczność zadań, nad którymi pracuje każdy członek zespołu, oraz sprzyjają współpracy w ramach zespołu programistów.
Możesz użyć szablonu planowania Scrum w ClickUp, aby zdefiniować wytyczne dotyczące celów sprintu i codziennych spotkań scrumowych oraz śledzić aktualizacje scrumu.
Ten szablon zapewnia łatwy w użyciu interfejs, który pomaga ustawić cele sprintu, zaplanować sprinty z zespołem, zidentyfikować potencjalne zagrożenia, zwiększyć współpracę w zespole i monitorować postępy.
Możesz oznaczyć status zadania, np. "Zadanie do wykonania", "Gotowe", "W trakcie" i "Do zrobienia". Możesz również użyć różnych pól niestandardowych (takich jak Punkty historii i Status rozwoju) oraz widoków niestandardowych (takich jak Formularz zgłoszenia zgłoszenia i Definicja gotowości), aby uporządkować informacje i wizualizować dane zadania w dowolny sposób.
Zespoły zdalne i hybrydowe mogą również organizować asynchroniczne spotkania scrumowe za pomocą dokumentów ClickUp. Wystarczy utworzyć dokument dla każdego sprintu i poprosić zespół o codzienne aktualizowanie zadań.
Dodatkowo zespoły mogą używać ClickUp Clips do nagrywania swoich ekranów i dostarczania zespołom wizualnych aktualizacji postępów funkcji. Może to być szczególnie przydatne dla zespołów projektowych i front-endowych, które chcą udostępniać swoje projekty i uzyskiwać informacje zwrotne bez ograniczeń związanych ze strefą czasową.
Twórz wykresy postępów sprintów i raporty
Jedną z głównych zalet korzystania z ClickUp jest szeroki wybór wykresów i raportów. Raporty te zapewniają dogłębny wgląd w postępy sprintu, pokazują wąskie gardła, a nawet prognozują powodzenie nadchodzącego sprintu.
Dzięki ClickUp możesz wyznaczać cele dla każdego sprintu, przypisywać punkty i tworzyć raporty, takie jak wykresy burnup i burndown, wykresy prędkości oraz przepływy skumulowane, praktycznie bez żadnych ręcznych ustawień.
Organizuj retrospektywy sprintów
Po zakończeniu cyklu sprintu możesz skonfigurować spotkania podsumowujące sprint, aby go przejrzeć i przeanalizować, co poszło dobrze, co można poprawić i jakie zmiany chcesz wprowadzić w następnym cyklu sprintu.
Zrób to za pomocą tablic ClickUp i spraw, aby spotkania były bardziej interaktywne i angażujące dzięki współpracy w czasie rzeczywistym i funkcjom rysowania odręcznego. ClickUp zapewnia również prosty szablon tablicy do zarządzania retrospektywami sprintów z blokami tekstowymi dotyczącymi tego, co poszło dobrze, elementów do działania i celów retrospektywnych.
Szablon ClickUp "Retrospektywa sprintu" ułatwia przeglądanie i analizowanie postępów sprintu, dzięki czemu możesz mieć pewność, że Twój zespół jest na dobrej drodze. Ten szablon pomaga w burzy mózgów nad pomysłami i rozwiązaniami, które poprawią wyniki sprintu, zidentyfikują trendy w wydajności w wielu sprintach i monitorują postępy w realizacji celów.
Po retrospektywie możesz utworzyć zadania dla nowych elementów do działania z poziomu pulpitu, co znacznie ułatwi Twojemu zespołowi śledzenie wniosków.
Zarządzaj projektami agile od początku do końca dzięki ClickUp
Program Excel to doskonały punkt wyjścia dla zespołów, które dopiero zaczynają pracę z zarządzaniem projektami metodą agile i planowaniem sprintów. Jednak zarządzanie sprintem w programie Excel może być czasochłonne i wymagać dużego wysiłku, a ponadto możesz stracić korzyści, takie jak kompleksowe raporty dotyczące wydajności sprintu i zaawansowane funkcje zarządzania zadaniami.
Dlatego proponujemy zapoznać się z ClickUp! Jest łatwy w użyciu dla małych zespołów i można go skalować, aby objąć wiele sprintów jednocześnie. Może również pomóc zespołom we wszystkich aspektach zarządzania sprintami.
Jego generatywne funkcje AI są zdecydowaną zaletą. Mogą one zautomatyzować sprinty i zmniejszyć obciążenie zespołu. Zarejestruj się w ClickUp już dziś i planuj sprinty bez żadnych problemów!