Aby zarabiać, trzeba wydawać pieniądze.
Każdy Business wydaje na ludzi, przestrzeń biurową, badania, sprzedaż, marketing i IT każdego roku w naturalnym toku swojej działalności. Ale ile wydać i na co?
IT jest jednym z największych wydatków w każdej organizacji. Gartner przewiduje, że światowe wydatki na IT wzrosną do 5 bilionów dolarów w 2024 roku . Ten stały wzrost niesie ze sobą potrzebę efektywnego zarządzania takimi inwestycjami - zadanie, które dobre budżetowanie IT jest w stanie zrealizować.
W tym wpisie na blogu omawiamy, w jaki sposób można wykorzystać najlepsze praktyki budżetowania IT do lepszego zarządzania finansami w organizacji.
Czym jest budżetowanie IT?
Budżetowanie IT to proces strategicznego przydzielania środków na projekty IT, narzędzia, systemy, infrastrukturę i koszty operacyjne. Obejmuje to analizę, interpretację, prognozę, alokację, zatwierdzanie i nadzorowanie wydatków na IT.
Kluczowe elementy budżetu IT
Budżet IT obejmuje wszystko, czego potrzebuje i używa dział IT. Obejmuje to następujące elementy.
Sprzęt: Wydatki związane z fizycznymi zasobami technologicznymi, takimi jak serwery, komputery, sprzęt sieciowy i urządzenia peryferyjne.
Oprogramowanie i usługi: Licencje na oprogramowanie, aplikacje i platformy. Może to obejmować zarówno gotowe oprogramowanie, jak i specjalistyczne rozwiązania dla przedsiębiorstw oraz subskrypcje usług opartych na chmurze.
Wydatki na personel IT: Podczas gdy koszty personelu zazwyczaj pochodzą z budżetu HR, wydatki na konsultantów, dostawców, szkolenia itp. są częścią budżetu IT.
Koszty wsparcia technicznego: Koszty bieżącej konserwacji i wsparcia, w tym aktualizacji oprogramowania, napraw sprzętu, usług wsparcia technicznego i gwarancji.
Bezpieczeństwo informacji: Zabezpieczenie systemów IT, w tym zapory sieciowe i oprogramowanie antywirusowe, systemy wykrywania włamań i audyty bezpieczeństwa.
Przetwarzanie w chmurze: Usługi w chmurze i opłaty za subskrypcję pamięci masowej w chmurze, zasobów obliczeniowych, aplikacji SaaS i ofert typu platforma jako usługa (PaaS).
Podstawy budżetowania IT
Budżetowanie IT jest ważną częścią IT Financial Management (ITFM), popularnego podejścia do finansowego zaspokajania potrzeb organizacji.
ITFM koncentruje się na minimalizowaniu marnotrawstwa, oszczędzaniu kosztów, prognozie wydatków kapitałowych i operacyjnych oraz zachęcaniu do pożądanych zachowań finansowych, z których wszystkie można osiągnąć poprzez budżetowanie.
Dlaczego budżetowanie IT jest ważne?
Na najbardziej podstawowym poziomie budżetowanie IT jest niezbędne, aby zapobiec wydawaniu pieniędzy, których nie masz, tj. nadmiernym wydatkom. Ponadto, budżetowanie IT przynosi znacznie więcej korzyści.
Zwrot z inwestycji
Dobry budżet IT zapewnia zwrot z każdej złotówki wydanej przez organizację. Pomaga również kierownikom projektów i liderom skupić się na inicjatywach, które z większym prawdopodobieństwem przyniosą rezultaty.
Na przykład, jeśli inwestujesz w oprogramowanie do sprzedaży biletów dobry budżet IT zapewni dokładnie takie zwroty, jakich oczekujesz, w formie wzrostu wyników TAT lub CSAT.
Strategiczne dostosowanie
Budżety IT pomagają liderom działów pozostać w zgodzie ze strategią organizacyjną. Na przykład, jeśli strategią biznesową jest wzrost, należy przeznaczyć więcej środków na narzędzia do pozyskiwania klientów, takie jak CRM, e-mail marketing, analityka sprzedaży itp.
Dobry widok
Kiedy budżety IT są ustawione na początku roku, uwzględnia to całościowy widok potrzeb i celów całego działu. Umożliwia to szefom IT i kierownikom projektów efektywne planowanie roku.
Eksperymenty
Dobre ustawienie budżetu zapewnia odłożenie wystarczającej ilości pieniędzy na projekty eksperymentalne, które mogą pomóc w skalowaniu innowacji. Na przykład, można odłożyć 5% budżetu IT, aby zbudować coś radykalnego bez wpływu na resztę pracy.
Aby uzyskać wszystkie te korzyści, potrzebujesz odpowiednich ludzi w tabeli.
Kto jest zaangażowany w budżetowanie IT?
Dobre budżetowanie IT musi być wspólnym planem finansów i IT. Kluczowi interesariusze to dyrektor finansowy (CFO), dyrektor ds. technologii (CTO) lub dyrektor ds. informacji (CIO).
Zazwyczaj CTO/CIO jest odpowiedzialny za planowanie i wnioskowanie o budżet IT, który analizuje i zatwierdza dyrektor finansowy. CIO jest więc odpowiedzialny za:
- Tworzenie strategii IT wraz z projektami dostosowanymi do celów Business
- Identyfikację potrzeb, prognozę kosztów i ustalanie priorytetów wydatków
- Współpracę z innymi działami w celu zrozumienia potrzeb IT organizacji
- Zarządzanie kosztami IT, projektowanie środków oszczędnościowych i negocjacje z dostawcami
- Zwinne planowanie obciążenia ipoziomowanie zasobów* Ocena i ograniczanie ryzyka związanego z inwestycjami IT, w tym ryzyka związanego z bezpieczeństwem/zgodnością i przekroczeniem projektu
W części tego procesu mogą być również zaangażowane inne działy. Na przykład dział HR może mieć wpływ na zatrudnianie wykonawców lub konsultantów. Wskaźniki KPI dotyczące zamówień mogą obejmować negocjowanie najlepszej ceny z dostawcami.
W jaki sposób budżet IT jest powiązany z przychodami?
Budżetowanie IT dotyczy wypływu środków, tj. wydatków. Przychody IT to dochód, śledzenie ile pieniędzy generują usługi lub produkty IT. Aby utrzymać rentowność, potrzebna jest odpowiednia równowaga między przychodami i budżetami IT.
Średni budżet IT jako procent przychodów jest kluczowym wskaźnikiem powodzenia w różnych organizacjach. Jego zakres może wynosić 2-8% w zależności od branży. Dla przykładu, branża budowlana wydaje około 1,68% przychodów na IT, podczas gdy bankowość wydaje prawie 8%.
Aby utrzymać ten standard i zapewnić zwrot z inwestycji, potrzebny jest proces. Przyjrzyjmy się temu.
Odkrywanie procesu budżetowania IT: Szczegółowy przewodnik krok po kroku
Budżetowanie to proces, który obejmuje zarządzanie wieloma ruchomymi częściami. Potrzebny jest dobry proces i solidne podstawy Oprogramowanie do zarządzania projektami IT, takie jak ClickUp aby skutecznie planować. W tej sekcji omówimy oba te rozwiązania.
1. Ocena bieżącego stanu
Zanim zwizualizujesz przyszły stan i zaplanujesz go, musisz zrozumieć, na czym stoisz. Przejrzyj swój obecny krajobraz IT, w tym:
- Istniejącą infrastrukturę IT, w tym sprzęt, oprogramowanie, systemy sieciowe i środki bezpieczeństwa
- Wskaźniki wydajności, takie jak czas pracy systemu, czas reakcji na incydenty i poziom zadowolenia użytkowników
Celem jest zidentyfikowanie mocnych i słabych stron oraz obszarów wymagających poprawy lub inwestycji. Na przykład, jeśli serwery często przekraczają obciążenie, oznacza to potrzebę inwestycji w dodatkowe lub bardziej wydajne serwery.
Użycie Pulpity ClickUp aby zrozumieć swój obecny stan. Niestandardowe raportowanie i ocena luk.
Raportowanie w czasie rzeczywistym za pomocą ClickUp Dashboards
2. Definiowanie strategii i celów IT
Zrozum cele Businessu na nadchodzące lata i określ, w jaki sposób IT może je wesprzeć. W oparciu o strategię biznesową, stwórz wspierającą strategię marketingową.
Na przykład, jeśli celem firmy jest zwiększenie udziału w rynku poprzez uruchomienie platformy internetowej, strategia IT będzie obejmować budowanie możliwości handlu elektronicznego. Należy więc to zaplanować. Korzystanie z Szablon IT lub szablon mapy drogowej technologii może przyspieszyć Twoją podróż.
Możesz też zacząć od zera i wspólnie z zespołem przeprowadzić burzę mózgów na temat swoich potrzeb, korzystając z szablonu Tablica ClickUp . Zapraszaj do wyrażania opinii i przekształcaj elementy w zadania bezpośrednio z tablicy.
wizualizacja połączonych inicjatyw i projektów na ClickUp Whiteboard_
3. Prognoza wymagań
W oparciu o strategię IT, przeprowadź dokładną analizę wymagań . Obejmuje aktualizacje technologii, wdrożenia nowych systemów, potrzeby kadrowe i inne wymagane zasoby IT.
Na przykład, jeśli chcesz szybko skalować rozwój oprogramowania, możesz potrzebować Oprogramowanie do dokumentacji IT aby włączyć powtarzalność do procesu.
ClickUp Forms to świetny sposób na zbieranie wymagań od liderów projektów lub funkcji. Ustaw formularz i wyślij go do szefów produktu, bezpieczeństwa, infrastruktury, danych itp. w celu uchwycenia ich potrzeb.
Zbieranie wymagań budżetowych od szefów działów IT
4. Oszacować koszty
Oszacuj bezpośrednie i pośrednie koszty związane z Twoimi wymaganiami. Oblicz całkowity koszt własności. Przykładowo, nowe oprogramowanie analityczne może kosztować X$ miesięcznie w ramach subskrypcji.
Ponadto poniesiesz wydatki na wdrożenie, niestandardowe dostosowanie, szkolenie użytkowników, konserwację itp. Upewnij się, że wszystkie koszty związane z każdym elementem zostały uwzględnione we wniosku budżetowym.
5. Priorytetyzacja inwestycji
Jest mało prawdopodobne, że otrzymasz wszystko, co zaplanowałeś. Dlatego ustal priorytety, aby upewnić się, że masz zatwierdzone budżety na najważniejsze programy.
Na przykład, jeśli firma musi wybierać między modernizacją systemu CRM a ulepszeniem środków cyberbezpieczeństwa, może nadać priorytet temu drugiemu, jeśli zidentyfikowała niedawne zagrożenia bezpieczeństwa.
Zanim poprosisz o budżet:
- Oceń wpływ każdego elementu budżetu na biznes
- Udokumentuj jej strategiczne znaczenie
- Oblicz oczekiwany zwrot z inwestycji pod względem wartości biznesowej, takiej jak oszczędności, wydajność, produktywność itp.
6. Opracowanie budżetu IT
Mając wszystkie informacje pod ręką, stwórz kompleksową prezentację budżetu. Każdy dobry oprogramowanie do budżetowania dla małych firm może do zrobienia.
Utwórz tabelę z elementami linii dla każdej kategorii wydatków. Uwzględnij informacje o powiązanym projekcie, ile chcesz zakończyć, budżet, o który prosisz, potencjalny zwrot z inwestycji i wszelkie inne zasoby, których możesz potrzebować.
Użyj Szablony budżetów projektów ClickUp aby zacząć od razu.
7. Uzyskaj zatwierdzenie
Zabierz go do kierownictwa finansowego i biznesowego, aby uzyskać zgody. Na tej scenie przygotuj się na pytania i negocjacje. Jeśli korzystasz z usługi oprogramowanie do budżetowania projektów , może się to łatwo zdarzyć również w trybie asynchronicznym.
8. Wdrażanie i monitorowanie
Nadszedł czas, aby wydać przyznane budżety i wdrożyć swoją strategię. Aby upewnić się, że jak najlepiej wykorzystujesz swój budżet, ustaw projekty na Oprogramowanie do zarządzania operacjami IT i monitorować postępy. Szablon księgowy ClickUp pomaga zarządzać tym procesem bez wysiłku. Dzięki dziewięciu różnym widokom ten zaawansowany szablon ułatwia monitorowanie zobowiązań i należności.
Monitorowanie budżetu w ClickUp
9. Przejrzyj i dostosuj
Proces budżetowania IT musi być iteracyjny. Ustawienie kalendarza budżetowego i regularne przeglądy wydatków. Porównuj rzeczywiste wydatki z planowanymi budżetami, aby dostosować je do zmieniających się potrzeb biznesowych, postępu technologicznego lub odchyleń. Upewnij się, że Zarządzanie IT inicjatywy są zgodne z wykorzystaniem budżetu.
Postępując zgodnie z powyższym procesem budżetowania, należy pamiętać o kilku najlepszych praktykach.
Najlepsze praktyki i wskazówki dotyczące budżetowania IT
Audyt obecnej infrastruktury, zbieranie wymagań, szacowanie kosztów, równoważenie sprzecznych wymagań i tworzenie atrakcyjnych propozycji budżetowych może być bardzo trudne. Aby to nieco ułatwić, oto kilka porad od liderów w tej przestrzeni.
Dostosuj budżet IT do celów biznesowych
Najlepszym sposobem na zatwierdzenie budżetu jest ścisłe powiązanie go z celami biznesowymi. Jeśli połączenie nie wydaje się oczywiste, poświęć trochę czasu, aby to uzasadnić.
Na przykład, możesz chcieć zainwestować w uczenie maszynowe, podczas gdy strategia biznesowa zakłada nadanie priorytetu doświadczeniu klienta (CX). Jako lider IT, przedstaw argumenty przemawiające za tym, w jaki sposób inicjatywy uczenia maszynowego mogą poprawić CX i jakie cele biznesowe mogą pomóc w ich osiągnięciu.
Wykorzystanie danych i analiz
Podczas przeprowadzania audytu sprawdź, czy możesz cofnąć się o kilka lat. Zbierz dane, aby zidentyfikować wzorce, potencjalne oszczędności i podejmować świadome decyzje.
Jeśli nie masz takich informacji, ustaw ClickUp's Oprogramowanie do zarządzania IT do przechwytywania punktów danych na przyszłość.
Dzięki ClickUp można gromadzić informacje o wydajności projektu, w tym szacowany czas, czas poświęcony, długość cyklu życia projektu, wydatki, płatności, zwroty itp.
Przejrzysta komunikacja
Dobre budżetowanie IT wymaga wkładu członków zespołu, kierowników projektów, partnerów biznesowych i zespołów finansowych. Regularnie komunikuj się z nimi, aby budować przejrzystość i zaufanie.
Zadania ClickUp zawierają zagnieżdżone komentarze do rozmów w kontekście. Użyj opcji Widok czatu ClickUp aby zobaczyć wszystkie wiadomości w jednym miejscu i odpowiedzieć na nie, gdy będziesz gotowy.
Komunikuj się bez wysiłku z czatem ClickUp
Zbuduj zdolność adaptacji
Podczas gdy budżetowanie jest zrobione co roku, pieniądze z budżetu nie są wydawane od razu. Dlatego też należy dostosowywać swój budżet przez cały rok.
- Przeprowadzaj regularne przeglądy, aby wiedzieć, jak radzą sobie Twoje wydatki
- Organizuj kwartalne sesje, aby zobaczyć, jak postępował budżet i wydajność projektu w ostatnim kwartale i czego potrzebujesz na nadchodzący
- Rozmawiaj z Teamami biznesowymi, aby zrozumieć, w jaki sposób programy IT im pomagają
- Ponownie przydzielaj budżety w oparciu o to, czego się dowiesz i czego potrzebujesz
- Uwzględnienie ryzyka związanego z IT. Oto jak to zrobić
Zarządzanie ryzykiem i czynniki łagodzące w budżetowaniu IT
W związku z cyberatakami, przestojami serwerów, naruszeniami danych, zaostrzeniem przepisów i błędami ludzkimi, IT jest pełne zagrożeń. Budżet IT musi uwzględniać ryzyko i brać je pod uwagę.
Oto kilka potencjalnych zagrożeń i sposobów ich ograniczania.
Wykorzystaj planowanie scenariuszy do zarządzania ryzykiem
Podczas prognozy wymagań należy rozważyć różne scenariusze. Na przykład, jeśli potrzebujesz nowego CRM, możesz go zbudować, kupić narzędzie SaaS lub dostosować istniejące arkusze kalkulacyjne do tego celu.
Przeanalizuj każdy z tych scenariuszy pod kątem kosztów, korzyści i ryzyka. Zaplanuj swoje budżety, aby złagodzić ryzyko wynikające z dokonanych wyborów.
Jeśli wybierzesz arkusz kalkulacyjny, być może będziesz musiał zatrudnić więcej osób lub poświęcić więcej czasu na ręczne zarządzanie nim. Ustaw budżety dla dodatkowych osób.
Przygotuj się na ryzyko związane z outsourcingiem
Zespoły IT korzystają z outsourcingu, aby zaoszczędzić na wynagrodzeniach i kosztach ogólnych. Jednak poleganie na zewnętrznych dostawcach usług może wiązać się z ryzykiem związanym ze stabilnością dostawców, jakością usług i potencjalnymi zakłóceniami usług, które mogą mieć wpływ na działalność Business.
- Oceń swojego dostawcę pod kątem niezawodności
- Ustaw solidny kontrakt, jasno definiujący rezultaty i kary
- Spróbuj rozłożyć ryzyko, angażując wielu dostawców
- Opracuj strategię zarządzania kosztami na wypadek wystąpienia ryzyka
- Zbuduj mechanizmy tworzenia kopii zapasowych
Wzmocnienie zarządzania ryzykiem i zgodnością z przepisami
Ryzyko IT może być kosztowne. IBM stwierdza że średni koszt naruszenia ochrony danych wynosi 4,45 miliona dolarów. Kiedy British Airways zostały uznane za naruszające ogólne rozporządzenie o ochronie danych (GDPR), UE ukarała linię lotniczą grzywną w wysokości 20 milionów funtów!
Jedynym sposobem na uniknięcie tego ryzyka jest aktywne wzmocnienie środków bezpieczeństwa. Zarządzanie budżetami projektów w celu wsparcia ciągłej optymalizacji inicjatyw związanych z bezpieczeństwem i zarządzaniem ryzykiem.
Pokrój w kostkę swoje budżety IT z ClickUp
Teams często myślą o budżecie jako o limicie wydatków. Wręcz przeciwnie, dobrze zaplanowany budżet może zapewnić swobodę realizacji projektów, które chcesz.
Użyj ClickUp, aby stworzyć jasność i przejrzystość w procesie budżetowania. Zbieraj dane i prowadź swoje projekty w ClickUp, aby uzyskać większą wydajność i szczegółowy monitoring. Regularnie sprawdzaj wydajność i dostosowuj się do zmian. Oszczędzaj pieniądze po drodze.
Niech budżety IT pozwolą Ci realizować Twoje cele. Wypróbuj ClickUp już dziś za darmo !