Dobra strategia zakupowa to coś więcej niż tylko oszczędność kosztów.
Menedżerowie ds. zaopatrzenia nieustannie poszukują narzędzi i wskaźników do optymalizacji swojej strategii i pomiaru wydajności dostawców. Czy utknąłeś w podobnej pętli? Mamy dla Ciebie ten przewodnik po śledzeniu zaopatrzenia Wskaźniki KPI. Zgodnie z raportem Market Research, rynek Procurement as a Service (PaaS) będzie się rozwijał w tempie CAGR na poziomie 6,4% w latach 2020-2027. Ponieważ działania związane z zaopatrzeniem stają się coraz bardziej złożone, dane stają się ważnym czynnikiem wpływającym na efektywność.
Z tego powodu firmy aktywnie śledzą wskaźniki dotyczące zakupów (znane również jako KPI w zakresie zakupów).
Przedstawiliśmy listę najważniejszych wskaźników KPI wykorzystywanych przez liderów ds. zakupów do pomiaru efektywności działu zakupów. Przełam pętlę i popraw swoje wyniki w zakresie zaopatrzenia dzięki temu przewodnikowi.
Zrozumienie wskaźników KPI dotyczących zakupów
Proces zakupowy obejmuje wszystko, co dział zakupów ma do zrobienia w celu pozyskania towarów i usług.
Kluczowe wskaźniki efektywności zaopatrzenia (KPI) to metryki pomiarowe, które pomagają w zrozumieniu procesu zaopatrzenia zarządzanie zakupami skuteczność. Te wskaźniki KPI analizują, w jaki sposób firma reguluje czas, koszty i jakość.
Jeśli chodzi o ustawienie tych wskaźników KPI dla zaopatrzenia, należy wziąć pod uwagę kilka rzeczy, takich jak:
- Twój model Business
- Wielkość organizacji,
- Lokalizacja organizacji
- Wymagania dotyczące zgodności
- Budżet
Wybór wskaźników KPI w obszarze zaopatrzenia może się różnić w zależności od tego, jak wygląda sytuacja w odniesieniu do tych pięciu parametrów.
Pamiętaj, że nie ma idealnego ustawienia wskaźników zakupowych. Nie jest to uniwersalne rozwiązanie; wymaga spersonalizowanego podejścia.
Dlaczego potrzebujesz wskaźników zakupowych
Trzy główne czynniki, które sprawiają, że wskaźniki zakupowe są ważne to:
- Pomiar wydajności: Aby zwiększyć wydajność, trzeba zacząć od pomiaru. Wskaźniki wydajności są kluczowymi danymi, które mogą pomóc znaleźć to, co wymaga naprawy w procesie zaopatrzenia
- Obiektywne udostępnianie danych: Metryki zakupowe pomagają obiektywnie określić i udostępniać interesariuszom spostrzeżenia dotyczące zakupów. Śledzenie tych celów przez ustalony okres i opracowywanie strategii w tandemie z wymaganiami biznesowymi
- Znajdowanie odpowiedzi na pytania: Skorzystaj ze wskaźników KPI dotyczących zaopatrzenia, aby dowiedzieć się, czego brakuje, jak wypadasz na tle konkurencji i czy Twoja wydajność rośnie, czy spada
Przeczytaj również:_ 20 marketingowych wskaźników KPI, które musisz śledzić
Znaczenie pomiaru efektywności zamówień publicznych
Pomiar efektywności zaopatrzenia przynosi wiele korzyści dla Twojego Businessu:
Identyfikacja możliwości oszczędności: Śledząc wskaźniki takie jak wydatki pod zarządzaniem, ROI z zakupów i koszt na fakturę, Teams ds. zakupów mogą znaleźć sposoby na obniżenie kosztów i poprawę ogólnej rentowności organizacji.
Zarządzanie ryzykiem związanym z dostawcami: Ryzyko związane z dostawcami jest prawdziwym zmartwieniem dla liderów zaopatrzenia na całym świecie. Ryzyko ze strony dostawców może mieć charakter finansowy, prawny, operacyjny, a nawet reputacyjny. Wskaźniki takie jak wskaźnik wadliwości dostawców, dokładność zamówień i wskaźnik dostępności dostawców mogą pomóc w uniknięciu negatywnych skutków współpracy z dostawcą o niskiej jakości.
Usprawnienie działań związanych z zaopatrzeniem: Zaopatrzenie może zostać zdecentralizowane w dużych organizacjach z wieloma jednostkami Business. W takich przypadkach śledzenie wskaźników dotyczących zaopatrzenia, takich jak konkurencyjność cenowa, cykl zamówień i wskaźniki zgodności, może pomóc w zapewnieniu, że działania związane z zaopatrzeniem w całej organizacji są zgodne z określonymi procesami i najlepszymi praktykami.
Dostosowanie do celów organizacyjnych: Liderzy powinni również śledzić wskaźniki KPI dotyczące zaopatrzenia, aby upewnić się, że wysiłki zespołu są zgodne z ogólnym kierunkiem strategicznym organizacji. Na przykład, jeśli celem organizacji jest najwyższa jakość produktów, wskaźniki KPI zespołów zakupowych powinny odzwierciedlać nacisk na jakość, nawet jeśli oznacza to niższe oszczędności.
Kluczowe wskaźniki KPI w obszarze zakupów, które powinien mierzyć każdy Teams
Chociaż idealna strategia zakupowa jest subiektywna, przedstawiliśmy kilka z nich kluczowe wskaźniki KPI z których może skorzystać każdy zespół zakupowy.
1. Liczba dostawców
Zmierz, ilu masz dostawców i od których z nich najbardziej zależysz, korzystając z tej metryki. Firmy czasami mają wielu punktów sprzedaży dla różnych produktów lub nawet wielu dostawców dla jednego produktu.
Szablon KPI sprzedaży ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc Ci śledzić i mierzyć wydajność Twojego zespołu sprzedaży.
Podczas gdy posiadanie limitu dostawców okazuje się korzystne w formie rabatów i lepszych zarządzanie ofertami mogą zwiększyć zależność. Z drugiej strony, posiadanie wielu dostawców może zmniejszyć zależność, ale zwiększyć koszty.
Zwiększenie liczby dostawców, zwłaszcza w przypadku produktów o krytycznym znaczeniu, może pomóc zmniejszyć ryzyko i sprostać nowym wymaganiom rynku.
2. Ocena jakości dostawcy
Potraktuj ten wskaźnik KPI jako skalę oceny dostawcy. Ocena jakości dostawcy pomaga zidentyfikować ryzyko lub problemy i poprawić jakość dostawcy w czasie. Uwzględnia ona szybkość dostaw, czas reakcji dostawcy, koszty i jakość usług. Oprócz miar ilościowych, organizacje mogą również stosować miary jakościowe, takie jak audyty dostawców i oceny zarządzania.
Ustawienie jasnych celów w zakresie jakości dostawców i monitorowanie danych dotyczących dostawców może pomóc zespołom ds. zaopatrzenia w poprawie jakości dostawców i wydajności zaopatrzenia w czasie.
3. Wskaźnik zgodności
Wskaźnik zgodności jest istotnym wskaźnikiem zaopatrzenia powiązanym z wydajnością dostawców. Pomaga on sprawdzić, czy dostawcy przestrzegają wymogów zgodności i czy są one zgodne z potrzebami Business.
Wskaźnik zgodności KPI jest kluczowy w zarządzaniu, ponieważ jego spadek automatycznie prowadzi do zwiększenia zamówień pośrednich. Zgodność umowna i prawna ma również kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa prawnego. Aby obliczyć ten wskaźnik, należy zidentyfikować odsetek spornych faktur wśród wszystkich faktur i śledzić luki między ceną podaną a ceną zapłaconą.
Na początek, wskaźnik KPI zgodności na poziomie 50% jest rozsądnym celem dla średniej wielkości firmy.
4. Dostępność dostawców
Nawet przy najbardziej szczegółowym planie, od czasu do czasu zdarzają się sytuacje awaryjne, w których pilnie potrzebne są dostawy. Ten wskaźnik KPI wskazuje, jak niezawodny jest dany dostawca, dzięki czemu możesz czuć się pewnie, zwracając się do niego w nagłych wypadkach. Wskaźnik KPI dostępności dostawcy jest obliczany jako stosunek liczby pilnych dostaw zrealizowanych przez dostawcę do łącznej liczby pilnych zapotrzebowań.
Dostępność dostawcy na poziomie 90% i wyższym wskazuje na niezawodnego dostawcę i sprawnie działający łańcuch dostaw.
5. Wskaźnik wadliwości dostawcy
Wskaźnik wadliwości dostawców jest miarą służącą do oceny jakości poszczególnych dostawców. Miara ta staje się kluczowym czynnikiem dla działu zakupów w ocenie ogólnej jakości produktu. Oblicz wskaźnik wadliwości dostawcy, dzieląc całkowitą liczbę produktów niespełniających norm przez całkowitą liczbę skontrolowanych jednostek, często wyrażany jako wskaźnik wadliwości na milion jednostek. Miara ta aktywnie ocenia jakość produktu i pociąga dostawców do odpowiedzialności. Aby uzyskać głębszy wgląd, należy podzielić wskaźnik wadliwości dostawcy według typu wady, co zwiększy zrozumienie jakości poszczególnych dostawców.
Oczywiście wskaźniki wadliwości dostawców są krytycznymi wskaźnikami w branżach takich jak lotnictwo i kosmonautyka czy motoryzacja, gdzie wady mogą prowadzić do utraty życia. Zależność od tego kluczowego wskaźnika pozwala uszeregować sprzedawców i zapewnić najwyższą jakość dostarczanych produktów.
6. Cykl zamówienia
Zamówienie zakupu czas cyklu to wskaźnik KPI, którego nie można zignorować. Określa on, który dostawca jest idealny, gdy jesteś w pośpiechu.
Wskaźnik ten obejmuje podróż zakupową od złożenia i zatwierdzenia zamówienia do dostawy, faktury i płatności. Wyniki dotyczące czasu cyklu zamówienia zakupu wahają się od godzin do dni.
Skategoryzuj swoich dostawców zależnie od ich cyklu zamówień i odpowiednio składaj u nich zamówienia.
Przydzielaj pilne zamówienia dostawcom, którzy gwarantują krótszy cykl zamówień, a wygodne zamówienia tym, którzy mają stosunkowo dłuższy cykl. Śledzenie tego wskaźnika pozwala utrzymać solidny i dokładny proces zaopatrzenia.
7. Czas realizacji
Czas realizacji odnosi się do czasu potrzebnego danemu dostawcy na realizację zamówienia. Mierzy się go, sprawdzając czas, jaki upłynął od momentu złożenia zamówienia w firmie do momentu dostarczenia produktu.
Matematyka jest dość prosta: wystarczy odjąć czas potrzebny na przyjęcie zamówienia od całkowitego czasu dostawy i gotowe! Tak w skrócie wygląda czas realizacji zamówienia przez dostawcę.
Czas realizacji zamówienia przez dostawcę = Czas dostawy - Czas zamówienia (akceptacja zamówienia)
Osiągnięcie krótszych czasów realizacji bez uszczerbku dla jakości może pomóc w utrzymaniu zadowolenia klientów.
8. Zakupy dokonane w ramach budżetu i na czas
Ten wskaźnik rejestruje liczbę terminowych zakupów w ramach określonych budżetów. Oparty na danych raport dotyczący tego wskaźnika KPI zapewnia zespołowi ds. zakupów wgląd w to, czy zasoby organizacji są optymalnie wykorzystywane. Jest to operacyjny wskaźnik KPI, który bezpośrednio odzwierciedla wydajność działu zaopatrzenia.
Jeśli większość zakupów jest zgodna z celami w zakresie kosztów i czasu, oznacza to, że efektywność zakupów jest na dobrym poziomie. Z drugiej strony, częste przekraczanie budżetowanego czasu i kosztów podniosłoby alarm wśród zespołów zakupowych.
Uważne śledzenie tego wskaźnika i optymalizacja w razie potrzeby pomoże w osiągnięciu budżetu zakupów i celu czasowego.
9. Koszt zamówienia zakupu
Oprócz analizy kosztów i jakości dostawców, liderzy zaopatrzenia muszą również śledzić różne wskaźniki związane z kosztami, takie jak wewnętrzny koszt zamówienia zakupu. Jest to całkowity koszt zakupu zamówienia, od zakupu i daty powstania do zamknięcia faktury.
Czynniki składające się na koszt zakupu różnią się w zależności od Businessu. Podczas gdy niektóre firmy mogą uwzględniać zarówno koszty bezpośrednie, jak i pośrednie, inne mogą brać pod uwagę tylko koszty bezpośrednie.
Jeśli chcesz uzyskać jedną ogólną formułę dla tego KPI, można go obliczyć jako sumę kosztów zakupu, zamawiania i przechowywania.
Rozliczanie tego wskaźnika KPI pomaga zwiększyć wydajność cyklu od zamówienia do zapłaty i zapewnia minimalizację kosztów i błędów.
10. Zarządzane wydatki
Wydatki w ramach zarządzania odnoszą się do procentu wydatków na zakupy regulowanych przez kierownictwo. Wzrost wydatków firmy w ramach zarządzania poprawia zdolność do optymalizacji kosztów i prognozy wydatków. Wskaźnik ten ma szczególny wpływ na wykrywanie niezrealizowanych oszczędności kosztów.
Nieustannie oceniaj wydatki i miej oko na umowy z dostawcami, aby zidentyfikować zakres ulepszeń. Skonsolidowane zakupy i rabaty ilościowe ostatecznie zwiększają zyski organizacji.
11. Zwrot z inwestycji w zakupy
Krytyczny wskaźnik zaopatrzenia, który śledzi rentowność inwestycji - ostateczny cel wszystkich Business. Daje wgląd w rentowność i opłacalność strategii zaopatrzenia. Oblicz zwrot z inwestycji w zaopatrzenie, dzieląc roczne oszczędności przez roczne koszty zaopatrzenia.
Należy pamiętać, że pomimo tego, że jest to główny czynnik, który należy wziąć pod uwagę, sam zwrot z inwestycji w zaopatrzenie nie da prawidłowego obrazu sytuacji. Aby uzyskać najlepsze wyniki, należy połączyć ten wskaźnik z innymi, takimi jak unikanie kosztów zaopatrzenia, aby uzyskać zakończony obraz.
Ustaw swój cel ROI z zakupów jako 10-krotność wewnętrznych inwestycji, aby uruchomić dobrą strategię zakupową.
12. Wskaźnik zakupów awaryjnych
Chcesz śledzić, jak często Twoja firma wymaga awaryjnych zakupów? To jest wskaźnik, którego potrzebujesz.
Kilka zgłoszeń awaryjnych jest nieuniknionych dla wszystkich firm. Jednak wielokrotne składanie wniosków o zakupy awaryjne źle wpływa na działalność firmy. Zakupy awaryjne wpływają na działalność firmy, zwiększając ogólne koszty zaopatrzenia.
Niski wskaźnik zakupów awaryjnych pomaga firmom oszczędzać koszty, usprawniać plany zaopatrzenia, umożliwiać nieprzerwane świadczenie usług i minimalizować ryzyko związane z dostawami. Wskaźnik ten odzwierciedla wydajność zaopatrzenia i stanowi podstawę do zarządzania przyszłymi operacjami. Skuteczne zarządzanie eliminuje nieefektywność procesu zaopatrzenia i zapobiega niedoborom produktów. Oblicz wskaźnik zakupów awaryjnych, dzieląc liczbę zakupów awaryjnych przez całkowitą liczbę zakupów w ustalonym okresie.
13. Współczynnik odrzuceń dostawców i koszt
Wskaźnik odrzuceń dostawców i kosztów mierzy wewnętrzne zarządzanie jakością. Odzwierciedla on częstotliwość i wpływ na koszty odrzucenia produktów dostawcy z powodu niskiej jakości lub innych problemów. Wzrost któregokolwiek z tych dwóch czynników wymaga podjęcia działań przez kupującego.
Identyfikacja odchyleń i wdrażanie rozwiązań naprawczych pomaga uniknąć wąskich gardeł i utrzymać zdrowe powiązania między kupującym a dostawcą.
Sprawdź te narzędzia do zarządzania dostawcami !
14. Redukcja kosztów zaopatrzenia
Wymierne oszczędności kosztów pozostają głównym celem zespołów ds. zaopatrzenia. Redukcja kosztów zaopatrzenia jest skutecznym wskaźnikiem do badania efektywności funkcji zaopatrzenia. Mierzy procent oszczędności kosztów na każdym zamówieniu złożonym w drodze negocjacji cenowych.
Całkowite oszczędności kosztów uzyskane w ciągu roku dzięki negocjacjom cenowym i rabatom podkreślają efektywność zarządzania kosztami.
Skutecznym sposobem pomiaru redukcji kosztów jest porównanie starych i nowych cen tego samego produktu lub usługi. Obliczenia te pomagają zoptymalizować zarządzanie cyklem życia dostawcy i przeszkolić pracowników w zakresie środków oszczędnościowych. Ostatecznie pomaga to w budowaniu strategii zarządzania kosztami.
Regularne śledzenie kluczowych wskaźników efektywności jest niezbędne do usprawnienia procesów zakupowych. Chociaż wspomnieliśmy o powszechnie wybieranych wskaźnikach KPI dotyczących zaopatrzenia, wielkość firmy, kategoria i funkcja określą wskaźniki najbardziej odpowiednie dla Ciebie.
Śledzenie funkcji zaopatrzenia pomaga zaoszczędzić koszty, zoptymalizować funkcjonowanie biznesu, zidentyfikować wąskie gardła i opracować strategię ich przezwyciężenia. Wybierz kombinację tych wskaźników i połącz je z innymi, aby wzmocnić swój biznes i poprawić ogólną wydajność.
Jak śledzić kluczowe wskaźniki efektywności zaopatrzenia
Oprócz zidentyfikowania właściwych wskaźników KPI dotyczących zaopatrzenia, które należy śledzić, organizacje muszą również wybrać dedykowane narzędzie do tego celu oprogramowanie do zarządzania zakupami do skutecznego zarządzania zamówieniami.
Nasz zespół w ClickUp miał na uwadze wszystkie wskaźniki KPI związane z zakupami podczas projektowania oprogramowania Szablon do śledzenia KPI dla zamówień ClickUp . Jest w pełni wyposażony, aby ułatwić śledzenie wskaźników KPI. Jego solidne funkcje, takie jak cele, tablice, dokumenty, konfigurowalne pola i pulpity, umożliwiają skuteczne śledzenie wskaźników KPI w jednym miejscu.
Szablon zamówień ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc w śledzeniu i zarządzaniu procesami zamówień.
Śledzenie i osiąganie celów zakupowych z ClickUp
Z Cele ClickUp możesz z łatwością organizować, śledzić i udostępniać wskaźniki KPI dotyczące zamówień. Dla każdego KPI określ cel w ramach celu i określ jego osiągnięcie w ramach czasowych. Teraz niestandardowo dostosuj metryki, aby śledzić swoje cele:
Śledzenie postępów dzięki celom liczbowym, pieniężnym, prawda/fałsz i zadaniom. Twórz cele sprintów, tygodniowe cele sprzedażowe i inne, dodając zadania z różnych teamów do celu.
- Liczba: Ustaw zakres liczbowy i monitoruj wzrost lub spadek wartości
- Prawda/Fałsz: Utwórz pole wyboru, aby zaznaczyć, kiedy określony cel zostanie zakończony
- Waluta: Ustaw cel pieniężny i śledź wzrosty i spadki wartości
- Zadanie: Nadzoruj zakończenie pojedynczego zadania lub całej listy zadań
ClickUp pozwala również na wizualne przedstawienie postępu i zakończenia zadania za pomocą pasków postępu, wykresów i wykresów.
Dodatkowo można użyć Pulpity ClickUp do łączenia różnych celów w jednym przeglądzie. Funkcje ClickUp pulpitu pozwalają na:
Zbuduj idealne centrum kontroli misji dla każdego projektu. Uzyskaj głębszy wgląd i przegląd swojej pracy na wysokim poziomie dzięki w pełni konfigurowalnym pulpitom w ClickUp.
- Przejrzyj przegląd: Skorzystaj z widoku podsumowania, aby uzyskać przegląd wskaźników KPI dotyczących zamówień i ich postępów
- Zwiększ dopasowanie celów biznesowych: Przeglądaj widok OKR działu, aby dostosować wskaźniki KPI dotyczące zaopatrzenia do ogólnych celów
- Śledzenie postępów: Użyj widoku Postęp, aby zidentyfikować postępy zespołu i zawęzić obszary wymagające poprawy
- Zobacz oś czasu: Przejrzyj widok Oś czasu, aby zwizualizować potencjalną oś czasu i kamienie milowe wskaźników KPI dotyczących zaopatrzenia
Widoki te oferują analizę wyników na pierwszy rzut oka, aby pomóc zidentyfikować i wypełnić luki. Widok Szablon zamówień ClickUp dzieli KPI na pięć kategorii: Completed, Off track, On track, Not started i At risk w celu śledzenia postępów.
Niestandardowa personalizacja szablonów w ClickUp jest bardzo prosta.
Nie tylko to, ale funkcja raportowania ClickUp zapewnia cenny wgląd w podejmowanie decyzji opartych na danych.
Uzyskaj ogólny przegląd tego, które wskaźniki KPI są zakończone, śledzenie lub zagrożone dzięki temu poręcznemu szablonowi od ClickUp
Zarządzaj i analizuj wskaźniki zamówień za pomocą ClickUp, aby osiągnąć najwyższą wydajność. Obliczanie danych, analizowanie ich i wykorzystywanie wyników w celu usprawnienia zarządzania zaopatrzeniem staje się dziecinnie proste dzięki ClickUp.
Zdecyduj się na ClickUp już teraz, aby mierzenie wskaźników KPI dla zaopatrzenia stało się dziecinnie proste!