Jeśli chcesz skalować swój Business, wszystkie działy muszą przyczyniać się do realizacji tych samych celów końcowych. W przypadku działu technologii informatycznych (IT) posiadanie odpowiednich dokumentów dotyczących zarządzania może pomóc w spełnieniu następujących celów celów biznesowych i pracowników, usprawnić planowanie strategiczne i zapewnić wszystkim działom zgodność z prawem.
Ład korporacyjny jest stosowany przez każdy Teams w firmie. Dlatego też dział IT będzie opierał się na już ustalonych wytycznych w ramach ładu korporacyjnego, aby ustanowić swoje ramy ładu informatycznego.
Role i obowiązki związane z nadzorem IT
Posiadanie ram nadzoru IT ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektów IT i całej organizacji. Częścią tych ram jest określenie roli i obowiązków każdego członka działu.
Istnieją zazwyczaj cztery poziomy ról nadzoru IT, w tym:
- Strategiczny: Najwyższy poziom ładu IT dostosowuje strategię działu do ogólnej strategii Business. Poziom ten zazwyczaj obejmuje członków Tablicy i CIO
- Wykonawczy: Drugi najwyższy poziom to ustawienie budżetu i przydzielenie zasobów IT dla każdego projektu. Ten poziom zazwyczaj obejmuje kierownictwo wyższego szczebla (w tym wiceprezesów i kierowników działów), którzy raportują bezpośrednio do CIO
- Zarządzanie programami: Ten poziom zarządza zarządzaniem ryzykiem, inwestycjami IT, zarządzaniem projektami i cyberbezpieczeństwem dla konkretnych projektów IT. Ten poziom jest zazwyczaj realizowany przez menedżerów i kierowników projektów
- Operations: Najniższy poziom zarządzania IT optymalizuje codzienne operacje całego działu. Ten poziom składa się z młodszych kolegów w dziale
Znaczenie procesu zarządzania IT w nowoczesnych Business
Głównym celem zarządzania IT jest zapewnienie, że wszystkie inwestycje IT generują wartość dla firmy.
Dlatego też nieskuteczny ład informatyczny może mieć trwałe, negatywne skutki dla współczesnego Businessu. Niewdrożenie odpowiednich zasad, procesów i celów strategicznych może osłabić komunikację między działami lub nadwyrężyć budżet firmy.
Ponadto słabe praktyki w zakresie ładu informatycznego mogą prowadzić do następujących sytuacji:
- Niewłaściwego obchodzenia się z wrażliwymi danymi: Jeśli wrażliwe dane wpadną w niepowołane ręce, może to doprowadzić do kradzieży tożsamości lub oszustwa pracowników lub klientów. Będzie to nie tylko technologiczny koszmar dla pracowników, ale może również prowadzić do konsekwencji prawnych
- Naruszenia danych i ataki cyberbezpieczeństwa: W Stanach Zjednoczonych naruszenia danych są na rekordowo wysokim poziomie. Według raportowania Apple , w pierwszych dziewięciu miesiącach 2023 r. odnotowano oszałamiający 20% wzrost liczby naruszeń danych w porównaniu do całego 2022 r. Ponieważ firmy nadal gromadzą dane osobowe od klientów i pracowników, istnieje coraz większe prawdopodobieństwo, że dane te zostaną wykorzystane przez cyberprzestępców
- Niewłaściwa alokacja budżetu i zasobów IT: Jeśli chodzi o technologię, żyjemy w czasach wykładniczych - gdzie najnowsze technologie stają się przestarzałe w coraz szybszym tempie. Zarządzanie IT zapewnia, że firmy poświęcają odpowiednią ilość czasu, pieniędzy i zasobów na poszukiwanie najlepszych rozwiązańnarzędzi dla biznesu
- Niezrozumienie ryzyka IT : Naruszenia danych, cyberataki i awarie systemów IT zdarzają się, ponieważ pracownicy nie wiedzą, z czym mają do czynienia. Zarządzanie ryzykiem jest istotną częścią zarządzania IT, ponieważ pozwala na prognozę potencjalnych zagrożeń dla firmy
- Nieuwzględnianie zarządzania zmianą: **Zarządzanie korporacyjne istnieje po to, aby firmy mogły działać sprawnie - niezależnie od tego, kto jest odpowiedzialny w danym momencie. Niestety, wiele korporacji polega w dużej mierze na długoletnich liderach, nie dokumentując zasad, procesów i cykli pracy. Wdrożenie skutecznego zarządzania IT wiąże się z planowaniem dużych zmian personalnych, takich jak zatrudnienie nowego CIO
Wizualizuj mapę drogową produktu i zarządzaj nią w widoku osi czasu ClickUp
Zalety stosowania zarządzania IT
Właściwe ramy zarządzania IT pomagają zwiększyć strategiczne dostosowanie firmy, utrzymać inicjatywy IT w budżecie oraz łagodzić lub zapobiegać naruszeniom bezpieczeństwa. Choć korzyści płynące ze stosowania ładu informatycznego są nieograniczone, oto kilka z nich, o których warto wiedzieć:
- Dopasowuje inicjatywy IT do celów biznesowych: Zapewnia to, że wszystkie projekty IT przyczyniają się do realizacji celów organizacji i zapewnia odpowiednie wykorzystanie środków przez dział..
- Usuwa nadmiarowe zadania w organizacji: Jedną z największych zalet ładu korporacyjnego - nie tylko ładu IT - jest eliminacja powtarzalnych zadań. Może to wyeliminować spotkania w kalendarzu, skrócić oś czasu projektów i zapobiec zakupowi zduplikowanych rozwiązań
- Promuje przejrzystość i komunikację: Wdrożenie procesów ładu IT zapewnia, że role i obowiązki są jasno określone. Pomaga to usprawnić komunikację w całym dziale, ponieważ młodsi koledzy dokładnie wiedzą, do którego menedżera udać się z pytaniami lub wątpliwościami dotyczącymi danego projektu
- Ataki cybernetyczne są szybko eskalowane: Wraz z rosnącym zagrożeniem cyberbezpieczeństwa, Teams IT muszą być przygotowane na when (nie if) atak uderza. Zapoznanie całego teamu ze szczegółowymi protokołami postępowania w przypadku naruszenia bezpieczeństwa może pomóc zmniejszyć negatywne skutki dla organizacji
- Zapewnia zgodność z przepisami: Istnieje wiele przepisów i regulacji związanych z obsługą bezpiecznych danych. Właściwe ramy zarządzania IT zapewniają zgodność wszystkich operacji biznesowych IT z federalną ustawą o zarządzaniu bezpieczeństwem informacji z 2002 r. (FISM), ustawą o uczciwych i dokładnych transakcjach kredytowych z 2003 r. (FACTA), ustawą Gramm Leach Bliley Act (GLBA) i innymi przepisami
- Poprawia obsługę klienta: Każdy wie, jak frustrujące może być oczekiwanie na połączenie z działem IT. Stworzenie ram zarządzania IT zapewnia, że wszystkie linie wsparcia technicznego są odpowiednio obsadzone, zespół ma odpowiednie przeszkolenie w zakresie rozwiązywania problemów, a członkowie zespołu wiedzą, jak eskalować szczególnie trudne żądania. Ponadto wdrożenie automatyzacji cyklu pracy dla często zadawanych pytań lub zgłoszeń może pomóc skrócić czas oczekiwania lub pomóc klientom w samodzielnym rozwiązywaniu problemów
- Zwiększa wydajność pracowników: Odpowiednie protokoły zarządzania IT pozwalają pracownikom osiągać lepsze wyniki w pracy. Ramy powinny obejmować odpowiednie szkolenia pracowników i procesy wdrażania, aby specjaliści IT byli na bieżąco z rolami, cyklami pracy i wytycznymi działu
- Obniżenie kosztów technologii: Koszty ogólne związane z działem IT są prawdopodobnie oszałamiające - zarówno pod względem pracowników, jak i infrastruktury. Podczas gdy specjaliści IT często otrzymują solidne wynagrodzenie, zapewnienie odpowiedniego szkolenia, wdrożenia i procesów wewnętrznych może zapobiec nadmiernemu zatrudnianiu. Ponadto, upewnienie się, że inwestujesz w odpowiedniesystemy i oprogramowanie może obniżyć koszty infrastruktury IT
- Przejęcie kontroli nad mediami społecznościowymi i innymi kanałami komunikacji: Duża część komunikacji korporacyjnej odbywa się poza firmową zaporą sieciową - w szczególności w mediach społecznościowych i komunikatorach internetowych. Posiadanie odpowiednich funkcji IT zapewnia bezpieczeństwo informacji i danych, bez względu na ich lokalizację
- **Wbrew powszechnemu przekonaniu, ramy ładu informatycznego nie są tworzone tylko dla działu IT. Zamiast tego, odpowiednie protokoły ładu IT edukują wszystkie działy w zakresie bezpieczeństwa danych i zapobiegania zagrożeniom cyberbezpieczeństwa
Jak wdrożyć plan zarządzania IT
Chcesz stworzyć strukturę zarządzania IT, ale nie wiesz od czego zacząć? Poniżej przedstawiamy przewodnik krok po kroku, jak dostosować inicjatywy IT do celów firmy.
1. Ustalenie krótko- i długoterminowych celów
Zbierz Tablicę i zespół wykonawczy, aby przeprowadzić plan strategiczny na nadchodzący rok. Po ustaleniu celów dla całej firmy, spotkaj się z CIO i kierownictwem wyższego szczebla, aby ustalić roczne, kwartalne i miesięczne cele dla zespołu IT.
Śledzenie postępów związanych z celami za pomocą pulpitu ClickUp Goals Dashboard
2. Przeglądaj dane historyczne
Najlepszym sposobem na planowanie przyszłości jest spojrzenie w przeszłość.
Przejrzyj naruszenia bezpieczeństwa i zagrożenia cybernetyczne z poprzednich lat, przejrzyj projekty, które przekroczyły budżet lub nie zostały zakończone na czas, przejrzyj częste skargi od niestandardowych klientów i spotkaj się z menedżerami, aby zobaczyć, którzy pracownicy osiągają słabe wyniki. Poprawa obszarów, które okazały się problematyczne w przeszłości, może pomóc w usprawnieniu zarządzania zasobami, ograniczaniu ryzyka i procesach decyzyjnych w przyszłości.
3. Znajdź punkt wyjścia
Istnieje wiele istniejących metodologii, na podstawie których można zbudować ramy zarządzania IT.
Notatka: Niektóre certyfikaty
mogą być uzasadnione, aby zrozumieć te modele. Może być konieczne nawiązanie współpracy z konsultantem, aby odkryć, który model będzie najlepszy dla Twojej organizacji.
Niektóre popularne metodologie obejmują:
- COBIT: Struktura Control Objectives for Information and Related Technologies (COBIT) została opracowana przez Information Systems Audit and Control Association (ISACA). Jako jedna z najpopularniejszych ram IT dla przedsiębiorstw, dostarcza szereg modeli mających na celu zwiększenie wartości systemów informatycznych
- ITIL : Biblioteka Infrastruktury Informatycznej (ITIL) została stworzona na podstawie listy praktyk zarządzania usługami IT, aby pomóc w dostosowaniu projektów IT do ogólnych potrzeb Businessu
- CMMI : Capability Maturity Model Integration ma na celu poprawę wydajności biznesowej poprzez zmniejszenie ryzyka związanego z oprogramowaniem, poprawę obsługi klienta i ulepszenie ogólnego produktu
- COSO : Komitet Organizacji Sponsorujących (Committee of Sponsoring Organizations) to ramy pomiaru wydajności stworzone w celu zapewnienia, że firma działa etycznie, przejrzyście i zgodnie z branżowymi i międzynarodowymi standardami
4. Wykorzystanie narzędzi do automatyzacji powtarzalnych zadań
Aby usprawnić cykl życia każdej inicjatywy IT, należy zautomatyzować powtarzające się zadania.
Automatyzacja automatycznie wyzwala wyniki, gdy akcja ma miejsce w ClickUp
Dzięki ClickUp powtarzalne zadania stają się przeszłością. ClickUp pomaga zespołom programistycznym
współpracować nad mapami drogowymi, automatyzować cykle pracy, zarządzać żądaniami IT i śledzić postępy projektów w czasie rzeczywistym.
Szukasz więcej narzędzi? Automatyzacja ClickUp
oferuje ponad 100 cykli pracy, aby usprawnić rutynowe zadania i skrócić oś czasu projektu. Dodatkowo Widok Gantt w ClickUp
utrzymuje zespół na tej samej stronie, oferując przegląd wszystkich priorytetów IT na wysokim poziomie.
5. Przeprowadź test pilotażowy swojej struktury zarządzania
Struktura zarządzania IT ma być żywym dokumentem. Innymi słowy, nie należy stosować metody "ustaw i zapomnij".
Zamiast tego ustaw kwartalne przeglądy z zespołem wykonawczym, aby zobaczyć, jak nowe ramy ładu IT spełniają cele końcowe. Od tego momentu możesz edytować swój dokument według własnego uznania.
Uruchom swoją ramę zarządzania IT z ClickUp
Odpowiednie ramy ładu IT zapewniają zgodność celów działów z celami firmy, jasno określają role i obowiązki oraz ograniczają powtarzalną pracę.
Aby pomóc w uruchomieniu struktury zarządzania IT, wybierz ClickUp. ClickUp jest zakończony z Szablony IT
, biblioteka automatyzacji, wiele widoków i tysiące integracji. Zobacz, jak możesz podnieść wartość firmy i zwiększyć wydajność działu IT, wypróbuj ClickUp już dziś
.