Microsoft Access vs. Excel: Którego programu używać?

Dane są jak woda. Są niezbędne, obfite i czasami trudne w obsłudze.

Jedyny sposób na utrzymanie się na powierzchni tego morza informacji? Solidny system zarządzania danymi.

System zarządzania danymi jest przeznaczony do organizowania, przechowywania, wyszukiwania i efektywnego zarządzania dużymi ilościami danych. Niezależnie od tego, czy jesteś studentem pracującym nad projektem badawczym, czy naukowcem NASA zgłębiającym tajemnice wszechświata, potrzebujesz dobrego systemu zarządzania danymi.

Właśnie dlatego Microsoft Access i Excel są tak popularne - są idealne do zarządzania bazami danych. Mają przyjazne dla użytkownika interfejsy i przydatne skróty, które ułatwiają i przyspieszają pracę. Istnieją już od dłuższego czasu i zdobyły zaufanie milionów użytkowników.

Ale który z nich jest lepszy? Przeprowadzanie analiz w programie Access czy korzystanie z

Hacki Excela

?

O tym właśnie jest ten wpis na blogu. Porównamy i zestawimy funkcje, zalety i wady tych dwóch narzędzi Microsoft, aby pomóc Ci podjąć świadomą decyzję. Niezależnie od tego, czy skłaniasz się ku arkuszom kalkulacyjnym, czy bazom danych, mamy dla Ciebie wszystko.

Czym jest Microsoft Access?

przez

Microsoft

Microsoft Access to dobrze znany system zarządzania relacyjnymi bazami danych, który po raz pierwszy pojawił się w listopadzie 1992 roku.

Jest to jeden z najstarszych i najpopularniejszych

programów bazodanowych

dla systemu Windows, ponieważ łączy w sobie zaawansowany

narzędzia programistyczne

z przyjaznym dla użytkownika interfejsem, co czyni go doskonałym wyborem do zarządzania i wizualizacji danych.

Można o nim myśleć jak o Microsoft Excel - można używać Access do przechowywania, edytowania i przeglądania danych. Ale Access idzie o krok dalej, oferując zestaw narzędzi do tworzenia baz danych i zarządzania nimi. W ten sposób można łatwo przechowywać, porządkować i analizować wiele danych.

Jest to szczególnie dobre rozwiązanie dla osób prywatnych lub

małych firm rozpoczynających pracę z bazami danych

bez specjalistycznej wiedzy technicznej.

Funkcje Microsoft Access

Przyjrzyjmy się teraz niektórym z najbardziej unikalnych funkcji programu Microsoft Access:

1. Konfigurowalne formularze

przez

Microsoft

Microsoft Access umożliwia tworzenie konfigurowalnych formularzy, ułatwiając wizualną interakcję z danymi.

Formularze te wykraczają poza zwykłe wprowadzanie danych - umożliwiają widok i edycję rekordów, wykonywanie obliczeń i sprawdzanie poprawności danych pod kątem dokładności wprowadzania.

Access dostarcza różne narzędzia do projektowania formularzy, umożliwiając niestandardowe układy, motywy i kontrolki. Formularze można personalizować za pomocą pól tekstowych, list rozwijanych i przycisków, tworząc przyjazny dla użytkownika interfejs do pracy z tabelami.

2. Relacje

Tabele są blokami każdego systemu zarządzania danymi, a tworzenie ich w Microsoft Access jest stosunkowo łatwe.

Można ustawić reguły dla pól, takie jak rodzaj danych, które mogą przechowywać, i sprawić, że

wprowadzanie danych

wyglądają lepiej z formatem. Ale magia dzieje się, gdy połączysz te tabele za pomocą kluczy podstawowych i obcych.

przez

Microsoft

To połączenie między tabelami, znane jako powiązanie, zapewnia spójność danych, ułatwiając uzyskanie odpowiedzi, gdy zadajesz pytanie bazie danych.

Tabele można łączyć na trzy sposoby: jeden-do-jednego, jeden-do-wielu i wiele-do-wielu.

3. Projektant zapytań

Microsoft Access umożliwia korzystanie z zapytań do sortowania i analizowania danych. Niezależnie od tego, czy chcesz wyświetlać, kopiować, drukować lub wykonywać zadania z danymi, zapytania mogą to zrobić.

przez

Microsoft

Access jest dostarczany z projektantem zapytań, poręcznym narzędziem do uzyskiwania określonych danych z bazy danych na podstawie kryteriów. Można go używać do tworzenia zapytań, uzyskiwania dostępu do danych lub bezpośredniego pisania instrukcji SQL do komunikacji z bazą danych.

Istnieją różne typy zapytań w MS Access, takie jak zapytania select, zapytania z parametrami i zapytania akcji. Zapytania te działają jak filtry, umożliwiając pobieranie danych i analizowanie informacji z jednej lub wielu tabel. Można filtrować dane i manipulować nimi, do zrobienia obliczeń, a nawet tworzyć nowe pola.

4. Makra i moduły

Microsoft Access to nie tylko wizualna platforma bazodanowa, ale także narzędzia do tworzenia oprogramowania i programowania.

przez Microsoft Jednym z tych narzędzi są makra. Mogą one automatyzować powtarzające się zadania, takie jak otwieranie formularzy, uruchamianie zapytań lub generowanie raportów w sekwencji działań.

Co najlepsze? Nie musisz być ekspertem technicznym, aby tworzyć te makra. Access ma kreator makr, który pozwala tworzyć je za pomocą interfejsu wizualnego - nie jest wymagane kodowanie.

Tymczasem, jeśli jesteś programistą i uwielbiasz kodować, możesz to zrobić za pomocą modułów.

przez Microsoft Moduł jest jak zbiór komend, które dodają więcej funkcji do bazy danych. Moduły można tworzyć przy użyciu języka programowania Visual Basic for Applications (VBA).

Używaj go do tworzenia niestandardowych rozwiązań dla swoich baz danych, dzięki czemu wszystko będzie prostsze po uruchomieniu programu.

Ceny Microsoft Access

• Microsoft Access (licencja samodzielna): $159.99/PC lub Mac

Chociaż narzędzie ma wiele przydatnych funkcji, rozumiemy, dlaczego możesz chcieć szukać

Alternatywy dla Microsoft Access

. W następnej kolejności przedstawimy przegląd programu Microsoft Excel i jego najważniejszych funkcji.

Czym jest Microsoft Excel?

przez

Microsoft

Microsoft Excel to jedna z najczęściej używanych i najpotężniejszych aplikacji do obsługi arkuszy kalkulacyjnych na świecie.

Po raz pierwszy został wprowadzony dla systemu Windows w 1985 roku. Jest szeroko stosowany do zadań w zakresie od prostego wprowadzania danych i podstawowych obliczeń do złożonego modelowania finansowego, analizy danych i raportowania.

Jego wszechstronność i przyjazny dla użytkownika interfejs sprawiają, że jest cennym narzędziem do zarządzania danymi dla osób fizycznych, Businessu i organizacji z różnych branż.

Funkcje programu Microsoft Excel

Przyjrzyjmy się niektórym z najważniejszych funkcji programu Excel, które mogą ułatwić manipulowanie danymi i zarządzanie nimi:

1. Formuły i funkcje

przez

Microsoft

Dzięki swoim formułom i funkcjom, Microsoft Excel jest świetny w matematyce i pracy ze złożonymi danymi.

Formuły umożliwiają wykonanie wszelkiego rodzaju obliczeń poprzez łączenie liczb, operatorów (takich jak + lub -) i odwołań do komórek. Zaczynają się one zawsze od znaku równości (=) i działają jak instrukcje dla programu Excel.

Funkcje są jak gotowe instrukcje, które Excel już zna. Ułatwiają one wykonywanie skomplikowanych obliczeń. Można ich używać wewnątrz formuł do zrobienia określonych zadań.

Istnieje około 400 funkcji do różnych celów, takich jak wykonywanie operacji matematycznych, wstawianie tekstu i dat, operowanie pieniędzmi i wyszukiwanie w programie Excel.

2. Formatowanie warunkowe

przez

Microsoft

Formatowanie warunkowe w programie Microsoft Excel automatycznie zmienia wygląd komórek na podstawie ustawionych reguł. Funkcja ta pomaga wyróżnić ważne dane, podkreślając trendy lub wartości odstające w analizie danych.

Formatowanie warunkowe umożliwia zmianę koloru tła, tekstu lub stylu komórek w zależności od ich wartości lub wyników formuły.

Funkcja ta jest szczególnie przydatna dla analityków danych, umożliwiając im oznaczanie komórek kolorami na podstawie wybranych kryteriów. Na przykład, można jej użyć do wyróżnienia kolorem wyników wydajności pracowników powyżej 70, dzięki czemu można szybko zauważyć osoby osiągające najlepsze wyniki.

3. Tabele przestawne i wykresy przestawne

przez

Microsoft

W programie Microsoft Excel tabele przestawne zamieniają zwykłe tabele w inteligentne podsumowania, pomagając do zrobienia obliczeń, takich jak liczenie, uśrednianie i sumowanie na podstawie wybranych funkcji.

Ułatwia to wyciąganie wniosków z danych, zwłaszcza w przypadku dużych zbiorów danych, w których znalezienie wzorców może być trudne. Za pomocą zaledwie kilku kliknięć, tabele przestawne pozwalają organizować grupy danych, aby ułatwić wyszukiwanie potrzebnych informacji. Gdy tabela jest już gotowa, można utworzyć wykres przestawny w celu wizualizacji danych.

Tabele przestawne i wykresy przestawne współpracują ze sobą, umożliwiając przeformatowanie i analizę danych bez konieczności stosowania za każdym razem skomplikowanych formuł.

4. Wyszukiwanie i referencje

przez

Microsoft

Funkcje Lookup i Reference pomagają znaleźć określone wartości w zbiorze danych lub odnieść się do określonych części arkusza. Funkcje te są niezbędne do analizy danych, zwłaszcza podczas pracy z dużymi ilościami danych.

Niektóre z popularnych funkcji w tej kategorii to VLOOKUP, HLOOKUP, LOOKUP i XLOOKUP do wyszukiwania wartości oraz INDEX, MATCH, OFFSET i INDIRECT do odwoływania się do zadań.

Dla analityków funkcje te są cenne przy dopasowywaniu danych z tabeli do danej wartości wejściowej.

Ceny Microsoft Excel

• Microsoft Excel (samodzielna licencja): $159.99/PC lub Mac
• Microsoft Excel z Microsoft 365: Od 6,99 USD/miesiąc

Microsoft Access vs. Excel: Porównanie funkcji

Porównajmy teraz funkcje obu narzędzi, aby wyjaśnić, które z nich najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.

Oto szczegółowe porównanie MS Access i MS Excel:

1. Przechowywanie danych

MS Access i MS Excel mogą obsługiwać wiele danych i utrzymywać integralność danych, ale różnią się ilością informacji, które mogą przechowywać.

Microsoft Access, program bazodanowy, jest przeznaczony do bardziej złożonych potrzeb w zakresie przechowywania danych. Zapewnia doskonałe obciążenie i możliwości sortowania, dzięki czemu idealnie nadaje się do scenariuszy, w których niezbędne jest ustrukturyzowane i relacyjne zarządzanie danymi.

Microsoft Excel jest dobry do podstawowego przechowywania danych, ponieważ działa na płaskim modelu danych. Oznacza to, że dane nie są ze sobą powiązane, dzięki czemu nadaje się do prostych list.

Excel jest lepszy dla mniejszych zestawów danych, organizując dane w wierszach i kolumnach na interfejsie przypominającym siatkę. Choć może on łączyć się z zewnętrznymi źródłami danych, bezpośrednia edycja danych nie jest jego mocną stroną.

To właśnie tutaj Excel wypada słabo. Access bez trudu radzi sobie z bardziej rozszerzonymi i wzajemnie powiązanymi zestawami danych.

2. Analiza danych

Access i Excel to potężne narzędzia do analizy danych. Nie oznacza to jednak, że te dwie platformy mają identyczne możliwości analityczne.

Microsoft Access świetnie nadaje się do zaawansowanej analizy danych. Wykorzystuje SQL do szybkiego pobierania określonych danych z jednej lub wielu tabel.

Access pozwala na używanie wyrażeń w zapytaniach do obliczania wartości, co zwiększa jego możliwości analityczne. Umożliwia widok danych na różne sposoby i wykonywanie złożonych zapytań, ułatwiając wyodrębnianie określonych podzbiorów danych.

Microsoft Excel posiada różne narzędzia do analizy danych. Oferuje wbudowane funkcje i formuły, które pomagają użytkownikom wykonywać obliczenia i analizować trendy.

Excel doskonale nadaje się do tworzenia niestandardowych formuł i korzystania z funkcji w celu zrozumienia wzorców danych. Można wizualnie reprezentować dane i tworzyć raporty PivotTable lub wykresy w celu lepszej analizy, ale jest mniej zaawansowany niż Access, który może pochwalić się odwołaniami cyklicznymi i funkcjami zmiennymi.

3. Współpraca

Współpraca jest kluczową funkcją dla teamów korzystających zarówno z Access, jak i Excel.

Microsoft Access dobrze sprawdza się we współpracy, zwłaszcza z wieloma użytkownikami. Współpracę można prowadzić przy użyciu Usług Windows SharePoint lub udostępniania plików w sieci. Access jest dobry do jednoczesnej edycji, jeśli baza danych znajduje się w udostępnianym folderze sieciowym.

Jednak często jest ona przechowywana na dyskach lokalnych lub sieciowych, co utrudnia współpracę. Dostęp dla wielu użytkowników w bazach danych Access wymaga odpowiedniego ustawienia.

Microsoft Excel to świetne narzędzie do współpracy i udostępniania danych. Pliki Excel można udostępniać za pomocą usług w chmurze lub platform współpracy. Pozwala to wielu osobom na jednoczesną edycję pliku, ułatwiając współpracę i analizę danych.

4. Bezpieczeństwo danych

Wrażliwe dane są często celem złych aktorów. Niezależnie od tego, czy korzystasz z programu Access czy Excel, narzędzia te powinny chronić Twoje dane przed naruszeniami i nieautoryzowanym użyciem.

Microsoft Access ma przyjazny dla użytkownika model bezpieczeństwa. Użytkownicy mogą kontrolować, kto wyświetla lub edytuje ich dane i ustawić limity dla określonych pól, zapobiegając wprowadzaniu nieprawidłowych danych. Jest to pomocne dla początkujących użytkowników programu Access, ponieważ zapewnia kontrolę nad uprawnieniami użytkowników bez konieczności stałej pomocy ekspertów.

Pomimo swojej potężności, Excel ma limity bezpieczeństwa. Nieautoryzowany dostęp do zablokowanych plików jest stosunkowo łatwy ze względu na słabe szyfrowanie i brak solidnej kontroli.

Zarówno Excel, jak i Access oferują funkcje takie jak hasła i szyfrowanie, które zapewniają bezpieczeństwo danych. Excel zapisuje jednak pracę w odstępach czasu za pomocą funkcji Autoodzyskiwania, podczas gdy Access zapisuje ją w sposób ciągły.

Microsoft Access vs. Microsoft Excel: Kto wygrywa?

Wybór pomiędzy tymi dwoma narzędziami Microsoftu jest wyzwaniem, ponieważ każde z nich ma swoje zalety i limity.

Microsoft Access może przeprowadzać złożone analizy danych i przechowywać zaawansowane zestawy danych, co czyni go doskonałym wyborem dla właścicieli firm obsługujących operacyjne zbiory danych. Nie jest to jednak najbardziej konfigurowalne narzędzie, co sprawia, że ludzie szukają alternatyw.

Z drugiej strony, Microsoft Excel ma płaski model danych, który doskonale radzi sobie z prostszymi ustawieniami danych. Excel jest najlepszym wyborem dla analityków finansowych i statystycznych ze względu na liczne formuły i funkcje.

Podczas gdy Access może przechowywać różne typy danych, takie jak tekst, liczby, obrazy itp., Excel przechowuje głównie liczby i tekst. Płaski model plików w Excelu zapewnia elastyczność i niestandardowy charakter, ale także zwiększa ryzyko duplikacji danych i błędów.

Wybór pomiędzy tymi dwoma narzędziami zależy od potrzeb, preferencji i umiejętności użytkownika.

Microsoft Access vs. Excel na Reddit

Postanowiliśmy przeszukać Reddit, aby lepiej zrozumieć, które narzędzie użytkownicy preferują najbardziej.

Użytkownicy Reddita w dużej mierze zrozumieli specyfikę narzędzi i wybrali jedno z nich w oparciu o swoje zadanie. Jeden z użytkowników wyjaśnił nawet mocne strony każdego narzędzia i zasugerował korzystanie z obu, jeśli to możliwe.

"Warto zapoznać się z Accessem. To dwa różne narzędzia. Access to baza danych, używana do manipulowania danymi. Excel to arkusz kalkulacyjny używany do analizy numerycznej. Oba potrafią wiele, ale każdy z nich ma swoje specjalistyczne obszary. Zależy to więc od tego, jakie jest zadanie do wykonania... ...Obie aplikacje mogą również współpracować i udostępniać dane_. Czasami więc można nawet użyć elementów obu. Czynnikiem decydującym jest więc to, co chcesz zrobić. Jeśli wiesz, jak korzystać z obu, jesteś w lepszym miejscu, aby zdecydować, co jest najlepsze dla Twoich wymagań."

Tymczasem inny użytkownik wolał używać zarówno Access, jak i Excel, aby uzyskać najlepsze wyniki.

"Absolutnie warto używać Access w połączeniu z Excelem"

często używam go do sortowania dużych danych za pomocą zapytania, a następnie kopiuj-wklej danych z tabeli w Excelu jest piękne."_

Spotkanie z ClickUp - rozwiązaniem debaty Access vs. Excel

Niezależnie od tego, czy wybierzesz Microsoft Access czy Microsoft Excel, prawdopodobnie będziesz musiał pójść na kompromis.

Ale co by było, gdyby istniało rozwiązanie łączące najlepsze funkcje obu platform w jednym kompleksowym oprogramowaniu?

Poznaj ClickUp - wysoko ocenianą aplikację zwiększającą wydajność i

platforma do zarządzania projektami

• najlepsza

alternatywa dla Excela

i Access.

Odpowiedni zarówno dla małych, jak i dużych firm, ClickUp działa jako system zarządzania bazą danych i arkusz kalkulacyjny w jednym.

Łączy te rozwiązania z potężnymi

zarządzaniem zadaniami

funkcje, takie jak

Pola niestandardowe ClickUp'a

do obsługi złożonych obliczeń, konfigurowalne szablony i AI, które poradzi sobie z Twoimi zadaniami.

ClickUp usprawnia cykle pracy, ułatwia

dokumentacja projektu

clickUp pomaga dotrzymywać terminów i integruje się z ponad 1000 aplikacji, co czyni go wszechstronnym wyborem dla osób prywatnych lub firm różnej wielkości. Niezależnie od tego, czy śledzisz postępy w realizacji kamieni milowych, współpracujesz przy projektach międzyfunkcyjnych, czy wizualizujesz swoje dane, ClickUp może Ci w tym pomóc.

1. Organizuj wszystkie swoje zadania za pomocą widoku tabeli

Zarządzaj i śledź swoje zadania w arkuszu kalkulacyjnym dzięki widokowi tabeli ClickUp

Zarządzanie zadaniami jest teraz tak proste, jak praca w arkuszu kalkulacyjnym Excel, dzięki

Widok tabeli w ClickUp

. Użyj tej funkcji, aby uporządkować swoje zadania w siatce, w tym szczegóły, takie jak osoby przypisane, status i terminy.

Widok tabeli umożliwia szybki wgląd w postęp każdego projektu. Ale to nie wszystko - jest jeszcze kilka innych rzeczy do zrobienia za pomocą tego widoku:

• Łatwe przenoszenie danych: Łatwe kopiowanie i wklejanie tabeli do innych aplikacji oprogramowanie arkusza kalkulacyjnego jak Excel
• Spersonalizowana widoczność: Przypnij wybraną kolumnę, aby pozostała widoczna podczas poruszania się po tabeli, zapewniając szybki dostęp do ważnych informacji
• Wyczyszczone kolumny: Automatycznie zmieniaj rozmiar kolumn, aby zapobiec ucinaniu tekstu, zapewniając wyraźny widok wszystkich szczegółów zadania
• Proste udostępnianie: Łatwo udostępniaj swoje tabele innym osobom za pomocą połączonego linku, zachęcając do współpracy i umożliwiając wszystkim łatwy dostęp do informacji

2. Utwórz pulpit, aby wizualizować swoją pracę

Wizualizuj swoją pracę tak, jak chcesz. Stwórz spersonalizowany pulpit dzięki ClickUp Dashboards

Czy nie byłoby łatwiej, gdybyś mógł zobaczyć wszystkie dane, z którymi pracujesz, na jednym ekranie?

Cóż, dzięki

Pulpity ClickUp

możesz. Pulpity zawierają wszystkie istotne dane w jednym miejscu, unikając limitów związanych z silosowaniem informacji w oddzielnych arkuszach kalkulacyjnych lub bazach danych. Wszyscy są zsynchronizowani dzięki automatycznym aktualizacjom, a udostępnianie danych eliminuje chaos związany z wersjonowaniem.

Łatwe tworzenie przejrzystych i atrakcyjnych wizualnie pulpitów operacyjnych. Możesz wybierać spośród ponad 50 widżetów, aby niestandardowo dostosowywać wykresy, śledzić postępy projektów, zarządzać obciążeniami pracą i nie tylko. Ponadto istnieje możliwość połączenia z zewnętrznymi aplikacjami, aby jeszcze bardziej zwiększyć ich możliwości.

Tworzenie pulpitu w ClickUp jest proste dzięki kartom Dashboard. Karty te działają jak bloki konstrukcyjne. Dodajesz je jedna po drugiej, aby stworzyć unikalny obraz i zwizualizować potrzebne informacje.

3. Zbierz wszystkie swoje dane pod jednym dachem

Uprość zarządzanie danymi dzięki integracji ClickUp z Microsoft 365 i Tableau

Integracje ClickUp

wspiera ponad 1000 aplikacji, umożliwiając połączenie z każdą ważną platformą potrzebną do płynnego prowadzenia biznesu.

Teraz możesz łatwo połączyć się z Microsoft 365 i przenieść swoje dane do ClickUp. Ale co, jeśli chcesz wykorzystać dane z ClickUp i analizować je w oprogramowaniu takim jak Tableau?

Cóż, bez obaw. ClickUp również może zintegrować się z Tableau!

Wystarczy użyć Tableau Web Connector i zintegruj swoje konto ClickUp z Tableau. Gdy to zostanie zrobione, użyj danych z obszaru roboczego ClickUp, aby utworzyć migawkę swoich danych.

Cennik ClickUp

• Free Forever
• Unlimited: $7/użytkownika miesięcznie
• Business: $12/użytkownika miesięcznie
• Enterprise: Skontaktuj się w sprawie cen
• ClickUp Brain: Dostępny we wszystkich płatnych planach za $5/członka obszaru roboczego/miesiąc

Zarządzaj swoimi danymi jak profesjonalista z ClickUp

Żonglowanie wieloma tabelami i bazami danych może być koszmarem bez odpowiedniego systemu zarządzania bazą danych. A jeśli istnieje jedna platforma, która może zarządzać wszystkim, co na nią rzucisz, to jest to ClickUp.

Od projektów, przez zadania, po bazy danych - ClickUp śledzi, organizuje i jest na bieżąco z każdym Twoim ruchem biznesowym.

Oferuje widok tabeli do zarządzania danymi, niestandardowe pola do obliczeń, pulpity do szczegółowych raportów, a nawet automatyzację dla usprawnienia powtarzalnych zadań! Możesz także wybrać jedną z wielu opcji

szablonów arkuszy kalkulacyjnych

jeśli nie chcesz zaczynać tworzenia bazy danych od zera.

ClickUp może być idealnym rozwiązaniem

baza danych do zarządzania projektami

dzięki czemu analiza danych jest płynniejsza i prostsza.

Zarejestruj się w ClickUp

za Free już dziś!