25 trików i sztuczek Excela, aby zwiększyć produktywność w 2024 roku

Microsoft Excel oferuje wiele zaawansowanych skrótów, formuł i funkcji, które można poznać i zastosować.

Niezależnie od tego, czy jesteś początkującym użytkownikiem programu Excel, czy też posiadasz umiarkowane wskazówki dotyczące programu Excel, oto hacki do programu Excel, które pozwolą Ci rozwinąć wiedzę i wzmocnić swoją grę w programie Excel.

Czym jest Excel?

Microsoft Excel to narzędzie do analizy, wizualizacji i weryfikacji danych oprogramowanie arkusza kalkulacyjnego które pomaga profesjonalistom w biznesie przechowywać dane i śledzić krytyczne zestawy danych biznesowych za pomocą prostych i zaawansowanych formuł.

Excel wykorzystuje arkusze kalkulacyjne do optymalizacji operacji na danych w Business bez wpływu na integralność danych.

Niezależnie od rodzaju branży, wszystkie działy, w tym sprzedaży, marketingu, finansów, operacji, technologii i zasobów ludzkich korzystają z programu Excel.

Chociaż przypadki użycia różnią się dla każdego działu Business, znajomość praktycznych hacków i sztuczek Excela do generowania wybranych raportów, pulpitów i zestawień będzie pomocna.

25 trików Excela dla każdego przypadku użycia

Jeśli to czytasz, musisz być świadomy podstaw Excela, takich jak:

• Dodawanie, odejmowanie, mnożenie i dzielenie liczb
• Dodawanie lub usuwanie wielu wierszy, wszystkich kolumn, jednej komórki i wielu komórek
• Dodawanie kolorów, wyróżnianie liczb, pustych komórek, wierszy i kolumn

Ponieważ większość ludzi wie, jak wykonywać te funkcje, nie będziemy cię tym zanudzać. Omówmy teraz zaawansowane hacki Excela, aby przenieść swoje umiejętności na wyższy poziom.

Podzieliliśmy hacki i triki Excela na trzy kategorie:

• skróty klawiaturowe, formuły i funkcje: Wszystkie funkcje i formuły do przeprowadzania rozszerzonych i obliczonych obliczeń w ciągu kilku minut
• Wzmacniacze wydajności: Aby pomóc ci przekształcić arkusze Excela w maszynę do zwiększania wydajności
• Optymalizacja arkuszy kalkulacyjnych: Pomoc w optymalizacji arkusza kalkulacyjnego przy minimalnym nakładzie pracy i lepszym sprawdzaniu poprawności danych

Skróty klawiaturowe, formuły i funkcje

Poniżej znajdują się skróty klawiaturowe, które musi znać każdy entuzjasta Excela:

1. Wprowadzanie liczby jako tekstu

W sytuacjach, w których chcesz przedstawić funkcje liczb w czytelnym formacie, użyj tego skrótu - dodaj apostrof (') przed liczbą.

2. Zaznaczanie części danych naraz

Podczas pracy z ogromnym zbiorem danych, jeśli chcesz wybrać określoną część danych:

• Dodaj pierwszą komórkę lub wypełnij jedną komórkę
• Naciśnij jednocześnie klawisze "Ctrl Shift" i przewiń w dół
• Kliknij ostatnią komórkę

3. Otwieranie więcej niż jednego pliku jednocześnie

Chcesz otworzyć wiele plików Excel za jednym razem? Oto jak to zrobić:

• Kliknij zakładkę "Plik", a następnie "Otwórz" w górnej zakładce danych
• Przytrzymaj przycisk "Ctrl" i zaznacz wszystkie pliki
• Teraz kliknij "Otwórz

4. Technika autouzupełniania

Masz dość klikania prawym przyciskiem myszy za każdym razem i klikania "Wklej specjalnie", aby dodać brakujące informacje?

Arkusz Excel wypełnia brakujące informacje w serii danych. Załóżmy, że tworzysz serię liczb parzystych i wypełniasz pierwsze trzy liczby w całej kolumnie.

• Zaznacz pierwsze trzy liczby
• Przeciągnij kursor w dół do prawego dolnego rogu, aż pojawi się znak "+"
• Teraz przeciągnij kursor w dół na podstawie szukanych numerów seryjnych

Autouzupełnianie Excel

5. Uproszczenie widoczności danych dzięki funkcji "Transponuj

Załóżmy, że długa kolumna wypełniona dużymi zestawami danych wprawia Cię w zakłopotanie. Świetnym sposobem na uproszczenie widoku jest przekształcenie tych kolumn w wiersze (i odwrotnie). Pomoże to uporządkować cały arkusz i zapewnić prostą widoczność.

Po co iść tą samą starą drogą, używając "Paste Special" do ręcznego utworzenia wierszy, skoro funkcja Transpose załatwi sprawę?

• Wybierz wiersze/kolumny/wiele komórek, które chcesz transponować
• Kliknij prawym przyciskiem myszy, aby "Skopiować" te zestawy danych
• Wybierz kolumny/wiersze, w których chcesz zobaczyć nowy widok danych
• Teraz ponownie kliknij prawym przyciskiem myszy i kliknij "Wklej specjalnie"
• W oknie "Wklej specjalnie" przewiń w dół, aby zaznaczyć pole "Transponuj"

6. Tworzenie prostych wykresów i grafów

Tworzenie prostych wykresów marketingowych i pulpitów sprzedażowych jest łatwe dzięki Microsoft Excel. Arkusz Excel umożliwia tworzenie prostych wykresów słupkowych, liniowych i kołowych dla wybranych zestawów danych. Dodaj tabelę w programie Excel lub skopiuj zestawy danych i "Wklej specjalnie", aby utworzyć wykresy.

• Wybierz zestawy danych w wielu komórkach
• Kliknij "Wstaw", a następnie "Zalecane wykresy"
• W oknie "Zalecane wykresy" znajdziesz wszystkie typy wykresów zalecane przez program Excel dla podświetlonych zestawów danych
• Wybierz najwygodniejszy typ wykresu i kliknij "OK"
• Użyj "Elementów wykresu", "Stylów wykresu" i "Filtrów wykresu", aby niestandardowo dostosować wykresy, zmieniając osie, dodając kolory i etykiety danych

Funkcja "Zapisz jako szablon" umożliwia zapisywanie szablonów wykresów do wykorzystania w przyszłości, zamiast tworzenia ich za każdym razem od nowa.

Zapisywanie wykresu w programie Excel jako szablonu przez Office Watch

7. Dodaj filtry

Jeśli użytkownicy chcą zobaczyć konkretny wiersz lub kolumnę, Excel pozwala im odfiltrować pozostałe dane z arkusza kalkulacyjnego.

Do zrobienia tego:

• Kliknij pasek "Sortowanie i nawigacja" w górnej zakładce danych
• W rozwijanym oknie wybierz sposób filtrowania zestawów danych, np. od A do Z lub od Z do A, lub sortowanie niestandardowe

Jak dodać filtry w programie Excel

8. Zaznaczanie niepołączonych komórek i formatowanie komórek

Chcesz zaznaczyć wiele komórek z różnych kolumn lub wierszy zamiast klikać dwukrotnie "Wklej specjalnie" w kółko?

Naciśnij klucz 'Ctrl' i zaznacz określone komórki.

Innym świetnym trikiem w Excelu jest formatowanie komórek według:

• Kliknięcie prawym przyciskiem myszy na stronie głównej
• Kliknięcie na "Style komórek
• Kliknij "Modyfikuj", a następnie "Formatuj", aby sformatować komórki i zmienić ich zawartość według własnego uznania

Funkcja "Formatuj komórki" poprawia przejrzystość i czytelność prezentacji danych.

9. Tworzenie spersonalizowanego menu skrótów

Jeśli jesteś zaangażowanym użytkownikiem programu Excel i codziennie otwierasz pliki programu Excel, niestandardowo dostosuj wstążkę programu Excel, aby nie musieć za każdym razem szukać skrótów.

• Przejdź do "Plik" i wybierz "Opcje
• Teraz kliknij na "Pasek narzędzi szybkiego dostępu"
• Dodaj wszystkie funkcje, które są niezbędne do codziennej pracy z programem Excel
• Kliknij "Zapisz

Porada dla profesjonalistów: Rozważ użycie tabel obrotowych, aby szybko podsumować całe dane.

Aby utworzyć tabelę obrotową, wybierz dowolną z pustych komórek, kliknij "Wstaw", a następnie "Tabela obrotowa"

Tabela obrotowa i spersonalizowane menu skrótów pomogą ci w szczegółowym zrozumieniu skomplikowanego zbioru danych. Dodawanie tabeli obrotowej do raportów Excel jest powszechne wśród specjalistów ds. sprzedaży i marketingu.

bonus:_ *Narzędzia AI Excel* _!**_

10. Pięć głównych funkcji Excela i ich zastosowania

Oto krótkie spojrzenie na pięć najbardziej przydatnych funkcji Excela i jak z nich korzystać:

• IF: Ta funkcja wykonuje test logiczny, aby pomóc użytkownikowi powrócić do jednej wartości, jeśli warunek jest prawdziwy lub do drugiej, jeśli warunek jest fałszywy

Składnia - JEŻELI(test logiczny_test, wartość_jeżeli_prawda, [wartość_jeżeli_fałsz])

• INDEX: Funkcja zwraca konkretną wartość lub jedno z pierwszych odwołań do komórki z szyku danych

Składnia - INDEX(szyk, row_num, [column_num])

• Funkcja VLOOKUP/Funkcja HLOOKUP: Funkcja VLOOKUP umożliwia wyszukiwanie danych w wierszach arkusza kalkulacyjnego, a funkcja HLOOKUP umożliwia wyszukiwanie danych w kolumnach

Składnia funkcji VLOOKUP -VLOOKUP(wartość wyszukiwania, szyk tabeli, numer kolumny, dopasowanie przybliżone (TRUE) lub dopasowanie dokładne (FALSE))

Składnia funkcji HLOOKUP - VLOOKUP(wartość wyszukiwania, szyk tabeli, numer wiersza, dopasowanie przybliżone (TRUE) lub dopasowanie dokładne (FALSE))

• MATCH: Ta funkcja programu Excel wyszukuje określony element w wielu komórkach i zwraca element we względnej pozycji w tym samym zakresie

Składnia - MATCH(wartość wyszukiwania, szyk wyszukiwania, [typ dopasowania])

• COUNTIF: Ta funkcja zlicza liczbę komórek, które spełniają kryteria lub mają tę samą wartość

Składnia - COUNTIF(zakres, kryteria).

11. Eliminacja zduplikowanych zestawów danych

Zestawy danych o dużym zakresie mają tendencję do duplikowania się. Na przykład, jeśli próbujesz uporządkować wszystkie zestawy danych związane z subskrybentami newslettera w arkuszu Excel i ta sama osoba subskrybuje dwa razy, dwa razy pojawi się ten sam adres e-mail.

Aby zidentyfikować zduplikowane zestawy danych, postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami programu Excel:

• Zaznacz cały dany wiersz lub kolumnę
• Przejdź do zakładki "Dane" na stronie głównej
• Wybierz opcję "Usuń duplikaty

12. Łączenie dwóch lub więcej szyków

Zespoły biznesowe często mają do czynienia z więcej niż jedną tablicą długich szyków danych podkreślających te same elementy. Połączenie tych szyków w jeden zakres danych pozwoli zaoszczędzić czas, a segmentacja dużych zbiorów danych będzie prostsza.

Jedną z porad Excela dotyczących łączenia komórek jest użycie funkcji CONCATENATE.

Składnia - CONCATENATE(text1, [text2], ...)

13. Łączenie tekstów za pomocą "&

Microsoft Excel dzieli zbiory danych, aby skupić się na ich dokładności. Na przykład nie zapisze pełnego imienia i nazwiska pracownika w jednej komórce. Zapisze nazwisko jako imię w jednej komórce i nazwisko w drugiej.

Połącz dwie podobne kolumny za pomocą formuły "&" w programie Excel.

Oto formuła: =A2&""&B2

Jak połączyć dwie podobne kolumny za pomocą formuły "&" w programie Excel

📚Prosta wskazówka: Pamiętaj, aby dodać przestrzeń między " i ", aby dodać przestrzeń między imieniem i nazwiskiem.

14. Zaawansowane wyszukiwanie danych za pomocą symboli wieloznacznych

Podczas wyszukiwania konkretnych elementów w dużych zbiorach danych, wybór "Ctrl+F" nie jest najlepszą opcją. Wynika to z faktu, że nie zawsze pamiętasz konkretną nazwę elementu, ale możesz pamiętać tylko jej część. Ręczne wyszukiwanie również nie wchodzi w grę, ponieważ omawiamy tutaj zbiory danych 500+.

W takich sytuacjach należy wybrać znaki wieloznaczne Excel, takie jak - znak zapytania (?)", "Asterik(*)" i "Tilda(~)".

• Znak zapytania: Zajmuje miejsce pojedynczego znaku
• Gwiazdka: Zajmuje miejsce dowolnej liczby znaków
• Tilda: Wskazuje, że znak musi być użyty jako normalny znak, a nie jako znak wieloznaczny

Zwiększacze wydajności

Jeśli jesteś uzależniony od wydajności, Excel ma dla Ciebie wiele do zaoferowania. Skorzystaj z tych prostych wskazówek, aby zwiększyć swoją wydajność.

15. Dodaj rozwijane menu, aby śledzić status zadania i dodawać osoby przypisane

Używasz programu Microsoft Excel jako wewnętrznego narzędzia do zarządzania projektami? W takim razie musisz dowiedzieć się, jak dodawać rozwijane menu do arkuszy programu Excel.

Prosta lista rozwijana pomoże ci:

• Dodawać osoby przypisane do każdego zadania
• Aktualizować oś czasu i sprinty dla zadań
• Dodawać etykiety, etykiety i kategorie do zadań
• Dodawać pasek statusu do każdego zadania w celu jego regularnego śledzenia

Aby dodać menu rozwijane:

• Wybierz określone puste komórki/kolumny/więcej niż jeden wiersz
• Kliknij menu "Dane" w górnej nawigacji
• Wybierz "Validation" (Walidacja), a otworzy się okno Data Validation (Walidacja danych)
• Teraz kliknij "Listy", a następnie "Listy rozwijane"
• Teraz zaznacz przycisk "Lista rozwijana w komórce" i kliknij "OK"

Tworzenie listy rozwijanej w Excelu poprzez Ablebits Teksty będą się zmieniać w zależności od celu menu rozwijanego. Na przykład, jeśli dodasz menu rozwijane, aby dodać osoby przypisane do każdego zadania, zawartość tekstowa będzie nazwiskami członków zespołu.

16. Szybsze przewijanie bez ręcznego przewijania

Gdy w arkuszu znajduje się wiele zestawów danych, ręczne przewijanie od wiersza 1 do wiersza 1000 nie jest łatwe. Aby uprościć pracę, przedstawimy formułę Excela, która pomoże dotrzeć do danych docelowych bez przewijania.

• Aby przejść od pierwszego wiersza do ostatniego wiersza całego arkusza - naciśnij "Ctrl" i strzałkę w górę (↑) i odwrotnie
• Aby przejść od najbardziej wysuniętej na lewo kolumny do najbardziej wysuniętej na prawo kolumny arkusza kalkulacyjnego - naciśnij "Ctrl" i (→) i odwrotnie

17. Organizowanie zestawów danych za pomocą kolorów

Entuzjaści wydajności uwielbiają kolory, a jeszcze bardziej uwielbiają organizować zestawy danych za pomocą różnych kolorów. Arkusze kalkulacyjne umożliwiają grupowanie zestawów danych o różnych rozmiarach za pomocą odpowiednich kolorów.

Jedną ze wskazówek programu Excel dotyczących kodowania kolorami zestawów danych jest formatowanie warunkowe.

• Zaznacz zestawy danych w wielu komórkach
• Przejdź do górnej zakładki danych i kliknij "Style"
• Wybierz menu rozwijane z napisem "Formatowanie warunkowe" Na tej scenie wybierz format kodowania kolorami z wyświetlonych opcji
• Wybierz "OK

18. Dodawanie pól wyboru w komórkach danych

Entuzjaści wydajności uwielbiają tworzyć listy do zrobienia. Odhaczanie zakończonych zadań to najlepsza rzecz do zrobienia po gorączkowym dniu pracy.

A oto niedoceniany hack Excela, który pozwala przekształcić arkusz kalkulacyjny w narzędzie do śledzenia listy rzeczy do zrobienia - poprzez dodanie pól wyboru.

• Przejdź do zakładki danych "Deweloper" na stronie głównej i kliknij - Kontrolki> Wstaw> Kontrolki formularza> Pole wyboru
• Kliknij komórkę, w której chcesz umieścić pole wyboru
• Teraz przeciągnij kursor w dół do komórki, w której zostanie umieszczone ostatnie pole wyboru

📚 Pro tip: Nie możesz znaleźć zakładki danych "Developer"? Do zrobienia:

• Kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu na wstążce i kliknij "Dostosuj wstążkę"
• W sekcji Dostosuj wstążkę zaznacz pole Deweloper i kliknij OK

Optymalizacja arkuszy kalkulacyjnych

Wykorzystaj w pełni swoje arkusze kalkulacyjne Excel, korzystając z poniższych wskazówek:

19. Usuwanie nieaktywnych dodatków

Dodatki do programu Microsoft Excel są często nieużywane i spowalniają działanie arkusza kalkulacyjnego. Dobrym pomysłem jest wyłączenie nieużywanych dodatków, aby zoptymalizować wydajność całego arkusza.

• Przejdź do "Plik", wybierz "Opcje" i przewiń w dół, aby kliknąć "Dodatki"
• Kliknij "Zarządzaj", a następnie "Dodatki Excel" i kliknij "Dalej"
• Teraz odznacz wszystkie niepotrzebne dodatki i wybierz "OK"

20. Unikaj używania odwołań do przodu i do tyłu

Zaplanuj swoje formuły w Excelu tak, aby nie odwoływały się zbyt często do tyłu i do przodu. Częste odwoływanie się do przodu i do tyłu będzie wynikiem odroczonych obliczeń w sytuacjach skomplikowanych obliczeń i zbyt wielu formuł.

21. Unikaj nagłego dodawania połączeń w arkuszach kalkulacyjnych

Połączone arkusze kalkulacyjne Excel lub wybrane komórki są często uszkodzone.

W przypadku wielu skoroszytów i dużego zbioru danych są one trudne do znalezienia i naprawienia. Zminimalizuj liczbę połączeń i przećwicz otwieranie wszystkich linków przed rozpoczęciem operacji w programie Excel, aby pozostać na właściwym torze.

22. Utrzymuj tabelę w porządku

Zamiast wklejać nieuporządkowaną tabelę, która nie reprezentuje zmiennych zależnych i niezależnych, utrzymuj tabele tak uporządkowane, jak to tylko możliwe. Wynikiem tego będzie mniej wad wydajności i dokładniejsze wyniki.

23. Unikaj używania funkcji VLOOKUP i zamiast niej używaj następujących funkcji

VLOOKUP może być proste, ale funkcje INDEKS i DOPASUJ do zrobienia tych samych obliczeń z większą elastycznością. Po użyciu funkcji MATCH, przechowuje ona wyniki w pustej komórce i pozwala na wielokrotne użycie jej w instrukcjach INDEX.

Funkcja ta nie jest jednak dostępna w przypadku funkcji VLOOKUP.

24. Unikaj niestabilnych formuł

Niestabilne formuły, takie jak NOW i OFFSET, przeliczają całe obliczenia przy najmniejszej zmianie w arkuszu Excela.

Jeśli spróbujesz pobrać dane z nowszych źródeł, formuły te mają tendencję do zawieszania całej formuły i mogą wyświetlać komunikat o błędzie. Pomoże to zachować bezpieczeństwo danych.

25. Zastępowanie nieużywanych formuł wartościami statycznymi

Czasami przechowujemy nieużywane formuły w arkuszu kalkulacyjnym. Formuły te spowalniają działanie aplikacji Excel, czego wynikiem są opóźnione wyniki. Warto od czasu do czasu przeprowadzić audyt całego arkusza i zastąpić nieużywane formuły wartościami statycznymi.

Limity korzystania z Excela

Teraz, gdy znasz już zaawansowane skróty, formuły i funkcje Excela, pozwól, że powiem ci gorzką prawdę, którą prawdopodobnie już sobie uświadomiłeś - praca w Excelu nie zawsze jest najlepszym uczuciem.

Excel ma wiele limitów, a oto kilka z nich:

• Excel nie pozwala na korzystanie z wielu widoków, takich jak widok tablicy Kanban,Wykres Ganttawidok, widok kalendarza lub widok listy. Utknąłeś z jednym widokiem "wiersz-kolumna". Z tego widoku Excelowi brakuje wydajności
• Tworzenie pulpitów w Excelu oznacza ręczne tworzenie wykresów i grafów dla różnych typów wybranych danych. Nawet jeśli kilka pulpitów jest szablonowanych, nie ma możliwości ich wielokrotnego użycia, ponieważ szablonszablony arkuszy kalkulacyjnych brakuje uproszczonych funkcji, takich jak widżety, atrakcyjne kolory i konstruktory typu "przeciągnij i upuść" do pobierania danych z różnych źródeł
• Excel nie mawbudowanych cykli pracy których użytkownicy potrzebują do celów niestandardowych. Za każdym razem musisz ręcznie dodać listę rozwijaną, niezależnie od tego, czy chcesz dodać osoby przypisane, terminy czy statusy

Spotkanie z ClickUp: Najlepsza alternatywa dla Excela

Jeśli Excel nie sprawdza się w twoim przypadku, nadszedł czas, aby wybrać Alternatywa dla programu Excel i mamy dla Ciebie najlepszą rekomendację - ClickUp.

Oto kilka funkcji, które uwielbiają użytkownicy ClickUp:

• Widok tabeli ClickUp pozwala tworzyć arkusze kalkulacyjne na wyższym poziomie z najwyższej klasy funkcjami wizualizacji danych i pomaga zbudować bazę danych bez użycia kodu przy minimalnym wysiłku manualnym

Organizuj, sortuj i filtruj zadania w widoku tabeli ClickUp 3.0, aby szybciej uzyskać wgląd w całą swoją pracę

• Wyciągaj dane z odpowiednich źródeł i twórz arkusze kalkulacyjne za pomocą ClickUp z 15 różnymi widokami, w tym wykresem Gantta, tablicą Kanban, kalendarzem i widokami list
• WidokSzablon arkusza kalkulacyjnego by CickUp to przyjazny dla początkujących arkusz kalkulacyjny do zbierania krytycznych informacji o Twoim biznesie, takich jak dane demograficzne klientów i inne. Zestaw danych można wyświetlić w widoku listy, tablicy, mapy i siatki

Szablon arkusza kalkulacyjnego do zarządzania projektami ClickUp

• ClickUp ma wstępnie zbudowaneszablony wydajności aby pomóc Ci rozpocząć pracę nad danym zadaniem, zamiast tracić czas na tworzenie szablonu od podstaw
• Edytowalny szablon arkusza kalkulacyjnego ClickUp to doskonałe narzędzie do przejęcia kontroli nad danymi i uproszczenia wszystkiego, od prognozy finansowej po planowanie projektów i śledzenie budżetu

Przechowuj, organizuj i analizuj nawet najbardziej złożone sprawozdania finansowe za pomocą tego edytowalnego szablonu arkusza kalkulacyjnego ClickUp

• Arkusz kalkulacyjny do zarządzania projektami od ClickUp ma idealny szablon, aby ograniczyć nadmierne ręczne czynności i usprawnić zarządzanie projektami

Szablon arkusza kalkulacyjnego do zarządzania projektami ClickUp pomaga szybko i łatwo zarządzać projektami dowolnej wielkości

Szukasz alternatywy dla Excela, aby ułatwić sobie pracę? Zarejestruj się na ClickUp za darmo .