Wraz z nadejściem nowego roku rozpoczyna się sezon na coroczne planowanie - spotkania do ustalenia, cele do ustawienia i zadania do przydzielenia.
Wszystko planowanie projektu zaczyna się od argumentów z badań, poprzednich projektów i ekspertów merytorycznych. A jednak, pomimo wszystkich map zasobów i osi czasu, często napotykamy nieoczekiwane wyzwania, powodujące niepowodzenia i wykolejające postęp. Prognozy dla projektów wymagają czegoś więcej niż prostych obliczeń. Obejmują one połączenie analizy, szacunków i intuicji.
Do zrobienia czegoś inaczej w tym roku? Wdrożenie najlepszych praktyk biznesowych w zakresie technik szacowania projektów pomoże Tobie i Twojemu zespołowi ustawić dokładniejsze oś czasu i skuteczniej osiągać cele.
Czym są techniki szacowania projektów?
Techniki szacowania projektów to metody prognozy zmiennych, takich jak oś czasu zakończenia, koszty, zasoby i ryzyko związane z projektem na scenie planowania.
Kierownicy projektów oceniają i określają zakres projektu, czas, koszty, zasoby, jakość i ryzyko. Specjalizują się w dostarczaniu dokładnych szacunków ryzyka projektu i przewidywaniu potencjalnych wyników dla tych sześciu kluczowych czynników.
Kierownicy projektów wdrażają techniki i narzędzia szacowania projektów do planowania, szacowania kosztów, analizy danych i prognozy budżetu dla zwinnych projektów.
Pomaga to zapewnić, że kluczowi interesariusze, tacy jak kierownictwo, Tablica, zarząd i klienci, są na bieżąco informowani o oczekiwaniach dotyczących projektu.
Znaczenie szacowania kosztów projektu
Kierownicy projektów skrupulatnie uwzględniają wszystkie zmienne podczas planowania projektu. A jednak, jak wielu z nas doświadczyło tego rok po roku, uzyskanie dokładnych szacunków jest trudne.
Przygotuj się na kompleksowy przewodnik po technikach szacowania projektów. Ten przewodnik wyposaży Cię w niezbędne narzędzia i taktyki, abyś mógł dokonywać mądrzejszych i dokładniejszych prognoz związanych z Twoimi projektami.
Zanurzmy się w nim i wyeliminujmy niepewność związaną z kluczowymi kwestiami cele biznesowe .
Różne rodzaje szacunków podczas projektu
Aby skutecznie zarządzać projektami, Teams skupiają się na sześciu kluczowych obszarach. Określają one wyniki projektu cyklu życia zarządzania projektami . Zanim zagłębimy się w techniki szacowania, zrozummy kluczowe czynniki w zarządzaniu cyklem życia projektu.
1. Zakres
Zakres projektu jest jednym z "potrójnych ograniczeń" niezbędnych w zarządzaniu projektami. Pozwala on na ustawienie jasnych granic i celów, zapobiegając sytuacji, w której projekty stają się nieskoncentrowane lub zbyt ambitne. Zakres odnosi się po prostu do tego, co musi zostać zrobione dla bieżącego projektu, aby osiągnąć status "zakończony".
Czasami kierownicy projektów dzielą pojedynczy projekt na różne fazy lub sprinty, aby zająć się zakresem, zaczynając od fazy planu lub fazy minimalnej wykonalności, po której następują bardziej zaawansowane fazy zakresu.
Zapewnia to, że Teams koncentrują się na dostarczeniu tego, co zostało wstępnie ustalone jako metryka powodzenia projektu.
2. Czas
Kluczowe znaczenie ma przypisanie daty końcowej do każdego projektu o skończonym czasie trwania. Ponieważ wielu członków Teams będzie wykonywać zadania związane z każdym projektem, konieczne staje się uzyskanie dobrego wyczucia ich obciążenia pracą i obciążenia w celu uzyskania dokładnych szacunków osi czasu. Techniki planowania projektów są niezbędne do ustalenia realistycznych oś czasu projektu i osiągnięcie celów projektu. Kluczowe znaczenie ma komunikacja i dostosowanie tych osi czasu do sponsora(ów) projektu.
3. Koszt
Koszt, zakres i czas to trzy czynniki, które decydują o powodzeniu lub porażce projektu.
Spośród tych trzech czynników, "koszt" jest prawie zawsze najważniejszy dla każdego interesariusza projektu. Kluczowe jest sformułowanie dokładnych metod szacowania kosztów.
Kierownicy projektów wdrażają techniki budżetowania projektów, aby uzyskać szacunki pieniężne dla swoich produktów. Po uzyskaniu zgody kierownictwa na budżet, niezbędne jest śledzenie wydatków i przestrzeganie pułapów kosztów.
4. Zasoby
Do realizacji projektu potrzebne są zasoby; ich planowanie jest jednym z najtrudniejszych aspektów zarządzania projektami. Obejmują one zespół projektowy, zewnętrznych dostawców, materiały, niezbędną infrastrukturę, narzędzia itp.
Wydajność ma kluczowe znaczenie w alokacja zasobów i wykorzystanie. Czas przybycia i dostępność zasobów ma również kluczowe znaczenie dla oszczędności czasu i pieniędzy.
5. Jakość
Na samym początku powodzenia projektu przekazywane są możliwe do osiągnięcia parametry jakościowe w ramach ograniczeń projektu, zatwierdzonego czasu i budżetu.
Gdy kierownicy projektów dostosują wymagania jakościowe do interesariuszy projektu, upewniają się, że wszyscy właściciele projektu ich przestrzegają.
Zakończenie projektu na czas i w ramach budżetu ma wartość tylko wtedy, gdy projekt spotka się z parametrami jakości określonymi przez klientów.
6. Ryzyko
Każdy nowy projekt wiąże się z ustawieniem przewidywalnego i nieprzewidywalnego ryzyka. Rolą kierownika projektu jest zidentyfikowanie i wskazanie tych zagrożeń kierownictwu i zarządowi na początku kluczowej inicjatywy.
Świadomość potencjalnych zagrożeń pomaga w opracowaniu planów awaryjnych. Lepiej jest być przygotowanym na praktyki ograniczania ryzyka, niż pozostać w ciemności i zostać zaskoczonym. Nie sposób nie podkreślić znaczenia skrupulatnego planowania ryzyka w zarządzaniu projektami.
Popularne techniki szacowania kosztów projektów
W zarządzaniu projektami profesjonaliści polegają na wypróbowanych i przetestowanych praktykach biznesowych w zakresie szacowania projektów .
Oto kilka krytycznych praktyk, które należy wziąć pod uwagę:
1. Szacowanie oddolne
Podczas pracy nad projektem, opcja szacowania oddolnego polega na spisaniu wszystkiego w formie listy do zrobienia. Szacowanie oddolne jest popularną techniką planowania.
W tym podejściu można mapować realistyczne osie czasu na wyczerpującą listę elementów pracy, aby uzyskać ostateczną datę dostarczenia projektu.
Podejście oddolne polega na dostosowaniu szacowanego czasu do właścicieli zadań w celu stworzenia dokładnego i osiągalnego harmonogramu mapa drogowa projektu .
2. Szacowanie trzypunktowe
Technika szacowania trzypunktowego jest przydatna przy stosowaniu podejścia oddolnego. Pozwala ona kierownikom projektów na dokładne przyporządkowanie szacowanego czasu do każdego zadania.
Zamiast podłączania szacowany czas z góry, technika trzypunktowa wymaga, aby kierownicy projektów szukali trzech różnych szacowanych czasów od właścicieli zadań-najbardziej optymistyczny szacunek, pesymistyczny outlook i realistyczny szacunek.
Średnia ważona z tych trzech pomaga uzyskać dobrze poinformowaną oczekiwaną datę zakończenia każdego zadania, co prowadzi do ostatecznego wyniku projektu.
3. Szacowanie odgórne
Technika szacowania odgórnego jest odwrotnością metody szacowania oddolnego. Najlepiej jest ją stosować, gdy mamy do czynienia z twardym terminem. Proces obejmuje pracę wstecz od docelowej daty zakończenia projektu, dzieląc go na fazy, zadania i podzadania.
Być może znasz klasyczną taktykę zarządzania projektami polegającą na upraszczaniu większych, bardziej złożonych elementów pracy do możliwych do wykonania zadań. Nazywa się to Struktura Podziału Pracy (WBS) . Szacowanie odgórne idzie w parze z WBS.
Szablon struktury podziału pracy ClickUp pomaga w zarządzaniu projektami
4. Szacowanie parametryczne
Można połączyć szacowanie parametryczne z estymacją odgórną, aby zapewnić lepszą dokładność. W obu przypadkach wykorzystywane są dane z podobnych projektów.
Statystyki stanowią formularz dla podejścia parametrycznego. Dostosowuje ono dane w oparciu o różnice między przeszłymi i obecnymi projektami w celu uzyskania lepszych szacunków.
5. Szacowanie oparte na wiedzy specjalistycznej
Szacowanie elementów projektu w oparciu o wiedzę specjalistyczną opiera się na praktycznym doświadczeniu i fachowej ocenie osób, które wcześniej pracowały nad podobnymi projektami. Rozmowa ze specjalistami, którzy z powodzeniem zidentyfikowali zakres projektu , śledzenie osi czasu i zarządzanie kosztami może dostarczyć cennych informacji przy planowaniu nowych projektów.
Takie podejście oszczędza czas i wysiłek, ponieważ można skorzystać z wiedzy ekspertów, zamiast zaczynać od zera.
Każdy projekt jest wyjątkowy ze względu na różne czynniki, które mają wpływ na ostateczne wyniki. Dlatego najlepiej jest dostosować wiedzę ekspertów do aktualnego kontekstu organizacji i zespołu.
Opanuj techniki szacowania projektów dzięki ClickUp Platforma oprogramowania do zarządzania projektami ClickUp jest cennym narzędziem do planowania projektów, pozwalającym na dokładne szacunki.
ClickUp oferuje wiele skutecznych sposobów tworzenia wykresów plany projektów szacując czas, koszty i zasoby. Oszczędza to również okresowego ręcznego pobierania danych do celów raportowania.
Wykorzystanie oferty ClickUp w zakresie zarządzania projektami umożliwia zespołom bliższą współpracę. Połączone cykle pracy, udostępnianie dokumentów, pulpity w czasie rzeczywistym itp. pozwalają wszystkim działać szybciej, pracować mądrzej i oszczędzać czas.
Przyspiesz planowanie i realizację projektów dzięki ClickUp AI ClickUp AI pomaga w szybszym realizację projektów poprzez autonomiczne tworzenie zadań i podzadań w odniesieniu do celów i podsumowywanie wątków komentarzy.
Nadal szukasz inspiracji? Zacznij od tych rozwiązań plug-and-play szablony do zarządzania projektami .
Szablon do zarządzania projektami od ClickUp
Gdy plany projektu są już uporządkowane, Zadania ClickUp będzie konfigurowalnym sposobem zarządzania i wykonywania wszystkich zadań we współpracy.
ClickUp usprawnia cykl pracy dzięki platformie typu "wszystko w jednym". Etykiety, komentarze, przypisywanie działań i udostępnianie nagrań ekranu pozwalają skupić się na osiąganiu celów.
Szybkie wykonywanie zadań i współpraca dzięki ClickUp Tasks
Użyj funkcji Szacowany czas ClickUp funkcja dla każdego zadania, aby porównać rzeczywisty czas z szacowanymi czasami do wykorzystania w przyszłości. Pomoże to przewidzieć blokady i wyczyścić ogólne zaległości w projekcie.
Śledź, ustalaj priorytety i planuj obciążenie pracą swojego zespołu dzięki ClickUp Time Estimates Widoki ClickUp umożliwiają usprawnienie całego procesu szacowania projektu za pomocą różnych widoków. Użyj widoków, aby lepiej zwizualizować plany projektu i ocenić je z wielu perspektyw.
Widok Widok obciążenia pracą pomaga kontrolować obciążenie zespołu, a widok Widok kalendarza jest doskonały do szacunków związanych z harmonogramem.
Łatwe śledzenie i raportowanie swoich kPI projektu w różnych arkuszach i zakładkach. ClickUp automatyzuje ten proces za Ciebie.
Korzystaj z raportowania metryk projektu w czasie rzeczywistym dzięki konfigurowalnym widokom ClickUp
ClickUp to pomocne narzędzie przyspieszające szacowanie i śledzenie projektów.
Przygotowaliśmy gotowy do użycia Szablon metryk projektu ClickUp aby dać ci przewagę w planowaniu projektu.
Skorzystaj z szablonu metryk projektu ClickUp, aby ocenić jakość rezultatów projektu
Kiedy i kto powinien wykonywać szacunki projektów?
Techniki szacowania w zarządzaniu projektami są cenne dla każdej organizacji, niezależnie od jej roli. Wszyscy zajmujemy się mini-projektami w pewnym zakresie, czy to indywidualnie, czy z naszymi Teams.
Podczas gdy zespół projektowy i eksperci merytoryczni są zazwyczaj odpowiedzialni za szacowanie projektu, kierownik projektu utrzymuje bazę danych lub dokumenty, w których zapisywane są szacunki.
Należy jednak zidentyfikować najbardziej efektywną osobę do wykonywania technik szacowania projektów dla większych projektów biznesowych, które obejmują wiele funkcji i poziomów.
Poprowadź swoje Teams do powodzenia dzięki dokładnym technikom szacowania projektów
Włącz niezbędne techniki szacowania projektów do procesów zarządzania projektami i zapewnij swoim zespołom biznesowym jasność i pewność. Dzięki niezawodnym technikom szacowania możesz mieć pewność, że Twoje projekty zostaną zakończone na czas i w ramach budżetu, maksymalizując wydajność i produktywność.
Efektywnie zarządzaj pracą, współpracuj nad zadaniami i usprawniaj złożone cykle pracy dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami ClickUp
ClickUp to najwyższej klasy oprogramowanie do zarządzania projektami online oprogramowanie do zarządzania projektami które pomogą Ci odnieść sukces.
ClickUp zapewnia dostęp do funkcji planowania, budżetowania, harmonogramowania, raportowania w czasie rzeczywistym i śledzenia projektów. Dzięki ClickUp możesz skupić się na dostarczaniu wysokiej jakości wyników w ustawionym czasie. Zarejestruj się w ClickUp już dziś, aby przekonać się o tym osobiście.
FAQ
1. Jakie są popularne techniki szacowania projektów?
Istnieje pięć powszechnie stosowanych metod szacowania projektów: 1) Szacowanie oddolne, 2) Szacowanie trzypunktowe, 3) Szacowanie odgórne, 4) Szacowanie parametryczne i 5) Szacowanie oparte na wiedzy specjalistycznej.
Kierownicy projektów wykorzystują te metody do przewidywania zakresu, czasu i kosztów nowego projektu biznesowego, znanych również jako "potrójne ograniczenia"
2. Dlaczego szacowanie kosztów projektu ma kluczowe znaczenie?
Oszacowanie projektu jest kluczowym pierwszym krokiem w skutecznym planowaniu projektu. Pomaga kierownikom projektów określić realistyczny zakres projektu, oś czasu i koszty.
Dokładne koszty i szacunki projektu są niezbędne do dostosowania interesariuszy biznesowych i sponsorów, którzy inwestują w projekt z oczekiwaniem generowania zwrotów.
3. W jaki sposób ClickUp pomaga w procesie szacowania kosztów projektu?
ClickUp to kompleksowa platforma do zarządzania projektami, która usprawnia ich szacowanie. Oferuje szacowany czas, prognozy kosztów projektu i możliwości wizualizacji postępów. Dzięki ClickUp Tasks, międzyfunkcyjne Teams mogą łatwo planować i współpracować nad rezultatami projektu.
Szacowany czas i widok obciążenia pracą w ClickUp pozwalają kierownikom projektów przewidywać wydajność zespołu w odniesieniu do każdego z rezultatów. Pulpity w czasie rzeczywistym umożliwią im porównanie rzeczywistego postępu z szacowanymi celami. ClickUp upraszcza i usprawnia szacowanie projektu, czyniąc go bardziej dokładnym i wydajnym.