Podczas uruchamiania mały biznes zazwyczaj nie ma problemów z zarządzanie treścią -masz stały wolumen, może kilku pracowników i mniej obręczy do przeskoczenia, aby przygotować i opublikować swoje treści.
Sprawy zaczynają się komplikować wraz ze skalowaniem działalności. Zaczynasz zastanawiać się nad właściwym procesem zatwierdzania, dystrybucją obciążenia pracą, publikowaniem, wytyczne dotyczące marki i wiele innych czynników wpływających na sukces treści. Strategie, których używałeś, gdy Twoja firma była mniejsza, nie są już opłacalne - przerosłeś je. Nadszedł czas, aby kupić większe buty, aby zachować wygodę i chodzić. 🚶
Buty te nazywane są content governance. Dzięki niemu definiujesz zasady dla systemów zarządzania treścią i zapewniasz spójność i przejrzystość we wszystkich obszarach.
W tym artykule omówimy szczegóły zarządzania treścią i przedstawimy kroki tworzenia i wdrażania reguł oraz maksymalizacji sukcesu przy użyciu ClickUp .
https://clickup.com/teams
Czym jest zarządzanie treścią?
Content Governance to zestaw wytycznych i zasad redakcyjnych, które rządzą treścią. **Opisuje dogłębnie wszystkie działania i procesy związane z treścią, aby zapewnić, że każda osoba w zespole ds. treści wie, jak wykonywać swoją pracę przy minimalnym ryzyku błędów i niespójności
Żadne konkretne zasady ani przepisy nie określają, jak powinien wyglądać model zarządzania treścią. To Ty jesteś odpowiedzialny za jego tworzenie i aktualizacje w zależności od wielkości firmy, branży i celów.
Na przykład, zarządzanie treścią może koncentrować się na stylu pisania postów w mediach społecznościowych. Może też opisywać narzędzia, z których korzystasz w procesie zarządzania treścią proces produkcji treści lub zdefiniować wiele aspektów zarządzania treścią.
Niezależnie od tego, na czym się koncentrujesz, ustanowienie ramy zarządzania może poprawić jakość treści, zapewnić, że wszyscy w zespole wiedzą, co robią, a ostatecznie zwiększyć zadowolenie klientów.
Zarządzanie treścią a strategia treści
Mimo podobieństw w niektórych aspektach, zarządzanie treścią i strategia treści to nie to samo.
Strategia treści dotyczy tego, w jaki sposób wykorzystasz tworzone treści, aby osiągnąć swoje cele i odpowiedzieć na intencje wyszukiwania klientów. Tworząc strategię treści swojej firmy, definiujesz grupę docelową i określasz sposoby, aby się do niej odwołać.
Z drugiej strony, zarządzanie treścią jest bardziej skoncentrowane na szerszej perspektywie. **Obejmuje całą podróż treści i zapewnia spójność w całej firmie
Zarządzanie treścią i strategia idą w parze i są niezbędne dla skutecznego systemu zarządzania treścią. ☯️
Śledź cykl życia treści dla wszystkich swoich zasobów na liście ClickUp
Korzyści z zarządzania treścią
Wskoczenie na pokład pociągu zarządzania treścią może wydawać się czasochłonne i skomplikowane. 🚂
Nie będziemy kłamać - czasami może to być trudne, ale wysiłek jest tego wart, ponieważ będziesz cieszyć się wieloma korzyściami. Przyjrzyjmy się najważniejszym z nich.
Spójność treści
Wyobraź sobie zespół 10 menedżerów treści. Każdy z nich ma unikalny styl pisania, ton i preferencje dotyczące procesu tworzenia treści. Teraz wyobraź sobie, że wszyscy pracują nad tą samą kampanią w mediach społecznościowych. Otrzymasz piękną mieszankę chaosu i niespójności.
Zarządzanie treścią zapobiega temu. Określając zasady tworzenia treści, zapewniasz, że każdy ma gwiazdę przewodnią, której może przestrzegać pod względem stylu, tonu i wymagań technicznych. ⭐
W ten sposób minimalizujesz ryzyko niespójności i zapewniasz, że Twoja firma jest postrzegana jako wiarygodna i godna zaufania
Lepsza współpraca i komunikacja w zespole
Zespoły bez jasno określonych ról i obowiązków prawdopodobnie napotkają problem, z którym nie poradzą sobie prawidłowo, ponieważ nie mają pojęcia, kto co robi i w jaki sposób.
Jednym z obszarów zarządzania treścią jest określenie roli każdej osoby zaangażowanej w tworzenie, edytowanie, zarządzanie i monitorowanie treści. **Gdy każdy zna swoje obowiązki, istnieje minimalne ryzyko, że zadania wymkną się spod kontroli lub nałożą się na siebie
W konsekwencji, współpraca zespołowa może osiągnąć nowy poziom, ponieważ każdy rozumie, co wnosi do stołu. Mniej jest wąskich gardeł i opóźnień w tworzeniu i zarządzaniu treścią.
Ponieważ tworzenie i wdrażanie modelu zarządzania treścią jest wysiłkiem zespołowym, pracownicy będą mogli aktywnie uczestniczyć i oferować swoje spostrzeżenia na temat uczynienia modelu tak funkcjonalnym, jak to tylko możliwe. Wzmacnia to więzi między członkami zespołu i sprawia, że czują się docenieni, co zwiększa ich motywację.
Wyższa jakość
Zarządzanie treścią definiuje każdy aspekt tworzenie treści od zasad gramatyki po wymagania i preferencje specyficzne dla klienta. Opierając się na tych szczegółowych wytycznych redakcyjnych i wytycznych dotyczących marki, Ty i Twój zespół możecie dostarczać najwyższej jakości treści, które trafiają w gusta klientów.
W zarządzaniu treścią chodzi o spójność, więc jeśli dobrze rozegrasz swoje karty i stworzysz funkcjonalne ramy zarządzania, będziesz w stanie dostarczać wysokiej jakości treści za każdym razem! 😍
Lepsze planowanie i podejmowanie decyzji
Zarządzanie treścią zazwyczaj obejmuje definiowanie kryteriów monitorowania i pomiaru wydajności treści. Wykorzystasz te cenne informacje jako podstawę do planowania treści i podejmowania właściwych decyzji w przyszłości, maksymalizując dostępność i potencjał swojego zespołu.
Jak stworzyć model zarządzania treścią za pomocą ClickUp: 5 kroków
Istnieje wiele sposobów na stworzenie funkcjonalnego modelu zarządzania treścią. Tutaj pokażemy, jak wykorzystać moc ClickUp, kompleksowego narzędzia do zarządzania treścią platformę produktywności do tworzenia procesów treści dla Twojej firmy.
Zanim zagłębimy się w ten proces, musimy powtórzyć, że zarządzanie treścią nie jest rozwiązaniem uniwersalnym. Tworzysz go zgodnie z czynnikami takimi jak Twoja firma:
- Wielkość
- Branża
- Cele
- Wymagania klienta
Omówione poniżej kroki służą jako ogólne instrukcje, które można wykorzystać jako podstawę modelu zarządzania treścią. Dostosuj je, aby stworzyć ramy, które działają dla Ciebie, a nie przeciwko Tobie. 💪
Krok 1: Określ swoje cele
Nie jest to krok sam w sobie, ale jest to cenny punkt wyjścia dla modelu zarządzania treścią. Jeśli nie określisz swoich celów, ryzykujesz pominięcie kluczowych informacji i podsycanie niespójności w zespole.
**Musisz zadać sobie pytanie, dlaczego w ogóle tworzysz tę strukturę. Udokumentuj swoje odpowiedzi za pomocą Cele ClickUp , unikalna funkcja do ustawiania i śledzenia celów.
Twórz cele i organizuj je w łatwych w nawigacji folderach, aby śledzić swoje postępy i centralizować informacje.
Dostosuj, kto może uzyskać dostęp do twoich celów - zaproś menedżerów treści, autorów i redaktorów do przeglądania i edytowania celów i upewnij się, że wszyscy biegną w kierunku tej samej mety.
Krok 2: Zdefiniuj role w zespole content marketingu
Zarządzanie i tworzenie treści to sport zespołowy. Oprócz pisarzy, potrzebni są (mogą być) redaktorzy, menedżerowie SEO, stratedzy treści, analitycy, projektanci, osoby zatwierdzające i przesyłające.
Każdy członek zespołu jest trybikiem w kole produkcji i zarządzania treścią. Jeśli jeden trybik działa nieprawidłowo, całe koło się psuje. Aby zapobiec takiemu scenariuszowi, należy zdefiniować role i obowiązki członków zespołu. ⚙️
Nie ma na to reguły - opracuj strukturę, która najlepiej pasuje do Twojego zespołu i jego mocnych stron.
Podczas definiowania ról, dobrym pomysłem jest poproszenie zespołu o wkład. ClickUp ma idealne narzędzie do tego- Tablice ClickUp . Pomyśl o tym jak o cyfrowym płótnie, na którym Ty i Twój zespół możecie przeprowadzić burzę mózgów i opracować idealny plan podziału ról.
ClickUp Whiteboards to scentralizowane, wizualne centrum do wspólnego przekształcania pomysłów zespołu w skoordynowane działania
Whiteboards mają interfejs typu "przeciągnij i upuść", więc nie musisz być artystycznym geniuszem, aby wyrazić swoje myśli. Dodaj odpowiednich członków zespołu do Whiteboard i rozpocznij burzę mózgów w czasie rzeczywistym! 🧠
Zostawiaj notatki i komentarze, łącz swoje pomysły i twórz przegląd ról zespołu.
Po ustaleniu obowiązków każdej osoby, nadszedł czas, aby zapisać je na piśmie za pomocą Dokumenty ClickUp współpracujący edytor tekstu, który umożliwia tworzenie, edytowanie, udostępnianie i przechowywanie dokumentów.
Współpracuj nad strategią treści swojej organizacji dzięki ClickUp Docs
Możesz utworzyć osobny dokument dla każdej roli i zdefiniować obowiązki za pomocą punktorów. Jeśli chcesz, możesz podać dodatkowe informacje na temat każdej odpowiedzialności - przyda się to podczas szkolenia nowych pracowników.
Dodaj swój zespół do odpowiedniego dokumentu i pozwól mu do niego wrócić w razie potrzeby. W razie potrzeby możesz edytować dokumenty, aby odzwierciedlić najnowsze zmiany.
Dokumenty ClickUp są idealne do współpracy - każda osoba w dokumencie otrzymuje kursor ze swoim imieniem i nazwiskiem nad nim. W ten sposób wiele osób może edytować ten sam dokument przy minimalnym ryzyku pomyłki. Wszystko jest aktualizowane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu Ty i Twój zespół możecie płynnie współpracować niezależnie od lokalizacji.
Krok 3: Zdefiniuj przepływy pracy nad treścią
Zdefiniowałeś graczy, a teraz nadszedł czas, aby zdefiniować grę. 🏐
W tym kroku należy nakreślić każdą fazę, przez którą przechodzi treść, aby została opublikowana. Fazy te mogą obejmować ideację, produkcję treści, edycję, udoskonalanie, zatwierdzanie, publikację, dystrybucję, przegląd itp.
**Ten krok ma kluczowe znaczenie dla tworzenia harmonogramów, tworzenia realistycznych planów i strategii dotyczących treści oraz minimalizowania ryzyka błędów lub niedopatrzeń
ClickUp posiada wiele opcji, z których możesz skorzystać, aby zdefiniować przepływy pracy z maksymalną precyzją:
- ClickUp Whiteboards: Wizualizacja całego przepływu treści i łączenie różnych etapów za pomocą prostego przeciągania i upuszczania
- Szablony przepływu pracy ClickUp : Nie musisz tworzyć przepływów pracy od podstaw. Gotowe sekcje poprowadzą Cię we właściwym kierunku
- Ponad 15 widoków ClickUp : Zdefiniuj swoje przepływy pracy i nakreśl każdy szczegół. Użyj klasycznego rozwiązania, takiego jakWidok listy aby przedstawić wszystkie działania. ClickUp oferuje funkcję o nazwiePola niestandardowe. Dzięki niemu możesz podać szczegóły dla każdego zadania, aby uzyskać uporządkowane dane i szczegóły
Zbuduj współdzielony kalendarz redakcyjny w ClickUp
Możesz na przykład użyć pola niestandardowego Plik, aby dołączyć pliki do zadań w celu scentralizowania informacji lub pola niestandardowego Osoby, aby oznaczyć określonych członków zespołu w różnych zadaniach.
Z pewnością docenisz pole niestandardowe Relacje. Dzięki niemu możesz dostosować, które zadanie lub działanie należy wykonać w pierwszej kolejności i zapewnić odpowiednią kolejność w celu wsparcia przepływu pracy.
Krok 4: Tworzenie wytycznych i procedur redakcyjnych
Jest to serce modelu zarządzania treścią - gdzie definiujesz każde zadanie i działanie związane z treścią w przepływach pracy i opisujesz je szczegółowo
Załóżmy, że Twoim celem jest stanie się autorytatywnym źródłem ogrodniczym. Osiągniesz ten cel, publikując pięć pierwszych artykułów na ten temat. Wyjaśnisz różne procesy i zaoferujesz przewodniki krok po kroku dotyczące planowania, uprawy i pielęgnacji ogrodów.
Na tym etapie zdefiniujesz:
- Pożądany ton i styl pisania
- Zasady interpunkcji i wielkich liter
- Architektura treści
- Wytyczne wizualne
Zdefiniujesz również, na czym powinni skupić się redaktorzy podczas przeglądania treści i jakie wskaźniki KPI będziesz obserwować, aby śledzić wydajność treści.
Po określeniu wszystkich zasad, wytycznych i procedur związanych z przepływem pracy nad treścią, należy je udokumentować i udostępnić odpowiednim członkom zespołu. W tym celu skorzystaj z opcji ClickUp, o której już wspominaliśmy - Dokumentów ClickUp.
To, czego nie omówiliśmy, to dodatkowa funkcja dostępna w ClickUp Docs ClickUp AI . To Asystent pisania oparty na sztucznej inteligencji pomaga przeprowadzać burze mózgów, edytować i formatować dokumenty. Oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów lub niespójności, pisząc całe SOP, podsumowując notatki ze spotkań i generując elementy działań.
Korzystaj z asystenta pisania AI w ClickUp do generowania postów na blogu, burzy mózgów, tworzenia e-maili i nie tylko
Niezwykłą zaletą ClickUp Docs jest to, że można je łączyć z zadaniami. W ten sposób możesz tworzyć i utrzymywać stały przepływ informacji oraz upewnić się, że członkowie Twojego zespołu wiedzą, co robić w różnych scenariuszach.
Oprócz dodawania odpowiednich członków zespołu do ClickUp Docs zawierających informacje o zasadach i procedurach, dobrym pomysłem byłoby ich przejrzenie. Możesz to zrobić w jednym z następujących sposobów:
- Spotkanie twarzą w twarz
- Spotkanie online przy użyciuIntegracja ClickUp z Zoom **Pozwoli to na przeprowadzenie zespołu przez model zarządzania treścią i upewnienie się, że wszyscy go rozumieją
Wreszcie, jeśli potrzebujesz wskazówek dotyczących ustanawiania zasad i procedur lub chcesz zaoszczędzić czas korzystając ze skrótów, przeglądaj obszerną bibliotekę ClickUp za pomocą ponad 1000 szablonów do różnych celów.
Koniecznie sprawdź Szablony SOP aby uzyskać przewagę w opracowywaniu procedur zarządzania treścią. Wszystkie szablony ClickUp są konfigurowalne, dzięki czemu można je dostosować do własnych przepływów pracy. 🥳
Krok 5: Śledź wydajność procesu zarządzania treścią
Stworzyłeś model zarządzania treścią i możesz usiąść i zrelaksować się. Nie tak szybko!
Musisz śledzić wydajność swojego modelu, aby sprawdzić, czy wymaga on aktualizacji. Pulpity nawigacyjne ClickUp są do tego idealne - użyj ponad 50 kart, aby zbudować niestandardowe centrum kontroli i wizualizować sukces.
Pulpity nawigacyjne w ClickUp 3.0 zapewniają zwinnym kierownikom projektów szybki wgląd w pozostałe zadania i priorytety zespołu na dany tydzień, a także szczegółowe wykresy wypalenia i wypalenia
Poza przeglądaniem danych, doskonałym sposobem na sprawdzenie, czy model zarządzania treścią spełnia swoje zadanie, jest rozmowa z zespołem. W końcu to oni pracują zgodnie z modelem i mogą powiedzieć, czy niektóre obszary wymagają zmian i ulepszeń.
ClickUp oferuje wiele sposobów komunikacji z zespołem:
- Widok czatu umożliwia wysyłanie wiadomości do zespołu równolegle z pracą. Używaj @wzmianek, aby zwracać się do konkretnych członków zespołu, formatuj wiadomości i upewnij się, że komunikacja jest na miejscu
- Komentarze ClickUp są treściąnarzędzia zarządzania idealne do szybkiego zbierania opinii i pytania zespołu o zdanie przed opublikowaniem treści
- Formularze ClickUp pomaga zadać wszystkie właściwe pytania, aby zrozumieć, jak członkom zespołu podoba się obecny model. Pozwól im wyrazić swoje opinie, pozostawiając pole na pomysły dotyczące ulepszenia modelu i zwiększenia jego wydajności
Przeciągaj i upuszczaj niestandardowe pola do widoku formularza, aby tworzyć kompleksowe ankiety lub zbierać opinie w ClickUp 3.0
Formularze ClickUp mają konstrukcję typu "przeciągnij i upuść", dzięki czemu można je tworzyć w mgnieniu oka. Użyj pól zadań i pól niestandardowych jako elementów składowych formularza.
Najlepszą rzeczą w formularzach ClickUp jest możliwość przekształcania odpowiedzi w zadania! Na przykład, jeśli wielu członków zespołu stwierdziło, że chcieliby, aby role zostały zrestrukturyzowane w celu dostosowania do rosnącej ilości pracy i nowych pracowników, możesz przekształcić tę odpowiedź w konkretne zadanie. Następnie dodaj osobę odpowiedzialną i poinstruuj ją, aby zbadała, w jaki sposób można zrestrukturyzować role, aby zapewnić sprawiedliwe i optymalne obciążenie pracą.
Master Content Governance z ClickUp
Przejmij kontrolę nad swoimi modelami zarządzania treścią dzięki ClickUp! Solidny zestaw funkcji platformy pozwala tworzyć, zarządzać, monitorować i aktualizować zasady i procedury dotyczące treści, aby zapewnić ich zgodność z celami. Zarejestruj się w ClickUp aby zjednoczyć swój zespół i pozostać na szczycie gry o treści! 🥇