Klienci są kluczem do powodzenia Twojego Businessu.
Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz zarządzać projektami klientów, czy jesteś profesjonalistą, wiesz, że obsługa ich kont może być trudna. Zarządzanie projektami to jedno, ale zarządzanie klientami to zupełnie inna gra.
Nie chodzi tylko o codzienne zadania, kwartalne cele i skupienie się na głębokiej pracy. Teraz trzeba dorzucić do tego rozwiązywanie konfliktów, dyplomatyczną komunikację i zarządzanie oczekiwaniami.
Niektórzy klienci będą zgłaszać żądania w ramach czasowych, które po prostu nie są realistyczne dla twojej branży. Inni mogą mieć osobowości, które utrudniają komunikację. Do tego dochodzi presja na osiąganie zysków i realizowanie celów.
Biorąc to wszystko na swoje barki, łatwo zrozumieć, dlaczego zarządzanie projektami klientów jest trudne. Na szczęście nauka obsługi klienta strategie zarządzania projektami mogą to ułatwić i sprawić, że będziesz bardziej efektywny w swojej pracy - zwłaszcza z odpowiednimi narzędzie do zarządzania projektami .
Tutaj omówimy, co właściwie oznacza zarządzanie projektami dla klientów i omówimy cztery główne sceny. Następnie podzielimy się niektórymi z naszych najlepszych strategii zespołu projektowego dla klientów, aby pomóc Ci poruszać się w każdej sytuacji. 🙌
Czym jest zarządzanie projektami dla klientów?
Zarządzanie projektami klienta obejmuje zarządzanie komunikacją z klientem oczekiwania i rezultaty jednocześnie nadzorując wewnętrzną pracę wymaganą do osiągnięcia celów klienta. Różni się to od normalnego zarządzania projektami tym, że praca wymaga ciągłego wkładu ze strony klienta lub produktu dostarczanego specjalnie dla klienta, a nie własnego biznesu.
Codzienna praca pokrywa się w pewnym stopniu z normalnym zarządzaniem projektami. Kierownicy projektów lub liderzy zespołów będą planować i przydzielać zadania, tworzyć produkty i planować projekt od początku do końca.
Różnica w przypadku projektów klienckich polega na tym, że będziesz musiał również ustanowić plany komunikacji z klientem, zarządzać zakresem i budować relacje z klientem. Pomyśl o tym jak o zarządzaniu wewnętrznym zespołem, a także zarządzaniu zewnętrznym zespołem interesariuszy.
Udostępnianie dokumentów członkom zespołu w zadaniu i zbieranie opinii na temat zasobów projektowych bez opuszczania ClickUp
Jedna duża różnica w zarządzanie klientami to element komunikacji - i to jest często miejsce, w którym kierownicy projektów znajdują się w trudnych sytuacjach. Klienci mogą nie rozumieć Twojej branży tak dobrze jak Ty, a także mają własną presję na zyski.
Mogą zgłaszać żądania, których twój team nie będzie w stanie spełnić. Innym razem mogą niemiło reagować na raportowanie postępów lub żądać zmian, które są niewykonalne. Twoim zadaniem jako kierownika projektu klienta jest wykorzystanie technik do zarządzania oczekiwaniami, kontrolowania rozmów i zapewnienia powodzenia klientowi.
Sceny zarządzania projektami klienta
Jako kierownik projektu wiesz wszystko na temat cyklu życia projektu który jest ogólnie podzielony na cztery fazy: inicjacja, plan, wykonanie i zamknięcie. To, czego możesz nie wiedzieć, to fakt, że każda z tych scen ma unikalne elementy, gdy jest stosowana do projektów klientów. Tutaj omówimy każdą scenę i o czym należy pamiętać.
Inicjacja
Jest to faza początkowa, w której zbiera się informacje i ustawia oczekiwania projektu i klienta. Na tej scenie zaplanujesz budżet, określisz zarys harmonogramu projektu oraz zdefiniujesz rezultaty i szczegóły projektu. 🤔
Stwórz formularz swoich marzeń i usprawnij proces przyjmowania klientów dzięki funkcji dostosowywania formularza w ClickUp
W tym miejscu weźmiesz pod uwagę potrzeby klienta, zbierzesz dane i stworzysz ramy dla powodzenia projektu zarówno wewnętrznie, jak i z klientem. Choć może się to wydawać proste, na tej scenie należy zwrócić uwagę na szczegóły.
Łatwo bowiem przeoczyć istotne fragmenty informacji, które mogą później wykoleić projekt. Klient może nie wiedzieć, jak przekazać to, czego chce lub potrzebuje. Jeśli nie rozwiążesz tego problemu na wczesnym etapie, będziesz miał problem z zarządzaniem oczekiwaniami i rezultatami.
Skup się na tworzeniu wyczyszczonych oczekiwań, cele projektu i zakres projektu na tej scenie. Spotkaj się z klientem kilka razy, upewnij się, że rozumiesz, czego chce i powtórz to wyraźnie, aby pokazać, że wszyscy jesteście na tej samej stronie.
Planowanie
Następnie nadszedł czas na planowanie. Ta scena czasami pokrywa się z etapem inicjacji, ale zasługuje na wzmiankę, ponieważ wymaga znacznej ilości pracy. W tym miejscu stworzysz zestawienie prac i harmonogram projektu - zazwyczaj w narzędziu do zarządzania projektami, takim jak ClickUp . 🗺️
Jako osoba zarządzająca projektami, będziesz ustalać plan projektu i podziel go na możliwe do wykonania zadania zarówno dla członków zespołu, jak i klienta. W tym miejscu dodasz terminy wykonania prac projektowych, ustalisz jasne kamienie milowe i przydzielisz pracę każdej osobie zaangażowanej w projekt.
Ustaw jasną kolejność działań poprzez dodanie zależności "blokujących" lub "oczekujących na" pomiędzy zadaniami i spraw, aby Twój zespół wiedział, nad czym pracować w pierwszej kolejności
Dotyczy to również klientów. Pomyśl o tym, gdzie klienci będą musieli wnieść swój wkład, jak np. recenzje i zatwierdzenia. Zastanów się, czy klient musi dostarczyć coś, aby twój zespół mógł zakończyć pracę.
Stwórz zadania dla swoich klientów i ustal realistyczne oś czasu, w którym będą mogli zakończyć pracę. Pamiętaj, aby komunikować oczekiwania i ułatwić klientowi zrobienie tego, co do niego należy.
Wykonanie
Podczas fazy wykonawczej twoja praca zmienia się z planu na zarządzanie. Twój zespół rozpocznie pracę nad zakończonymi zadaniami, które przybliżą ich o krok do realizacji celów. Twoja rola polega teraz na monitorowaniu harmonogramu, aby upewnić się, że wszystko pozostaje na właściwym torze. ✍️
W razie potrzeby będziesz musiał wkroczyć do akcji, aby pomóc członkom zespołu pokonać przeszkody. Ponadto będziesz mieć nadzór nad cyklem pracy i będziesz musiał podjąć działania, jeśli coś zostanie pominięte, opóźnione lub wyprodukowane nieprawidłowo.
Widok czatu przechowuje wszystkie komentarze w ClickUp, aby szybko znaleźć dowolną rozmowę
Na tym etapie procesu zarządzania klientem na pierwszy plan wysuwa się również Twoja praca jako osoby odpowiedzialnej za komunikację. Będziesz musiał dostarczać regularne aktualizacje swojemu zespołowi, różnym działom i klientowi.
Ponadto, będziesz musiał rozstrzygać wszelkie nieporozumienia i pomagać w rozwiązywaniu pojawiających się konfliktów - czy to w ramach własnego zespołu, czy z powodu problemu klienta. Oznacza to udzielanie wskazówek członkom teamu w trudnych rozmowach lub wkroczenie do akcji, gdy pojawi się prawdziwy problem.
Zamknięcie
Praca została zrobiona, Teams zakończył wszystkie cele, a klient otrzymał ustalone rezultaty. Twoja praca nie jest jednak jeszcze zrobiona. Nadszedł czas na podsumowanie i przegląd projektu. 🛠️
Ustaw czas na omówienie tego, co poszło dobrze w projekcie, a co wymaga poprawy. Współpracuj z członkami zespołu, aby archiwizować pracę i zapisywać szablony, które mogą być przydatne w przyszłych projektach. Zamknij wszelkie niepotrzebne zadania i oczyść obszar roboczy zarządzania projektami na potrzeby kolejnego projektu.
Twórz szablony w ClickUp dla efektywnej automatyzacji e-maili, aby ograniczyć ręczne zadania i zaoszczędzić czas
Teraz jest również czas na połączenie się z klientem i sprawdzenie, czy jest jakaś inna praca, którą możesz wykonać w przyszłości. Być może istnieje podobny projekt, w którym potrzebują pomocy, lub mogą polecić Twoje profesjonalne usługi innej organizacji.
7 strategii poprawy strategii zarządzania projektami z klientami
Teraz, gdy znasz już ogólny zakres procesu zarządzania projektami dla klientów, prawdopodobnie zastanawiasz się, jak możesz być bardziej skuteczny.
Zebraliśmy garść strategii, które warto wypróbować już dziś, aby zwiększyć powodzenie projektów realizowanych dla klientów. Od oprogramowanie do zarządzania projektami do wskazówek dotyczących komunikacji, znajdziesz techniki do zrobienia. 💪
1. Wykorzystanie oprogramowania do zarządzania projektami
Zarządzanie projektami nie jest proste. W zależności od skali prac, musisz żonglować zadaniami dla wielu działów, komunikować się z klientami i monitorować harmonogramy w różnych teamach. 👨🏽💻
Korzystanie z arkusza kalkulacyjnego, takiego jak Excel, po prostu nie wystarczy. Zamiast tego warto skorzystać z narzędzia takiego jak Oprogramowanie do zarządzania projektami ClickUp . Oferuje setki funkcji, w tym automatyzację zadań, ustalanie priorytetów i wiele widoków w celu usprawnienia cyklu pracy.
Ustaw powtarzające się zadania, aby usprawnić swoją pracę poprzez wybór harmonogramu spotkań i podgląd go w kalendarzu w ClickUp
To oprogramowanie do zarządzania projektami jest w pełni konfigurowalne, dzięki czemu możesz stworzyć obszar roboczy - lub kilka! - zaprojektowany z myślą o potrzebach Twojego projektu. Twórz pulpity do zarządzania projektami w trakcie ich realizacji, a także pulpity dla klientów, w których mogą oni zatwierdzać, recenzować i przekazywać informacje zwrotne.
Integracje z narzędziami takimi jak Slack sprawiają, że komunikacja jest szybsza i łatwiejsza niż kiedykolwiek. Natychmiastowe powiadomienia i wyzwalacze zadań utrzymują pracę w toku i informują klientów i interesariuszy o osiągnięciu kamieni milowych.
Dodatkowe funkcje obejmują mapy myśli do burzy mózgów na etapie inicjacji i wiki do tworzenia baza wiedzy do obsługi komunikacji z klientem. Ponadto istnieje ponad tysiąc szablonów do tworzenia takich rzeczy jak karta projektu, zestawienie prac lub umowa z klientem.
2. Wykorzystaj narzędzia wizualne do wdrażania klientów
Łatwo jest zgubić się na stronach pełnych słów. Zamiast informować klientów za pomocą długich e-maili i formalnych oświadczeń, daj im narzędzia wizualne, aby mogli zobaczyć postęp projektu. Wiele widoków w ClickUp , w tym tablice Kanban i wykresy Gantta, pozwalają klientom wizualizować przebieg prac i sprawdzać, na jakim etapie się znajdują. Otrzymują oni wgląd w status projektu w czasie rzeczywistym, dzięki czemu mogą się z nim zapoznać bez konieczności ciągłego monitowania.
Ponad 15 widoków ClickUp zapewnia organizacjom rozwiązanie dla każdego zespołu
Kontroluj dostęp poprzez ustawienie uprawnień i ograniczenie widoku klienta tylko do zadań, które musi zobaczyć. Udostępnianie portalu klienta na wczesnym etapie i oferowanie szybkiej sesji szkoleniowej lub webinaru, aby pomóc im poruszać się po narzędziu, jeśli nie wiedzą, jak to zrobić.
Co najlepsze, portal klienta sprawia, że onboarding klienta i łatwiejsze rozpoczęcie projektu. Dodaj zadania dla klienta, aby podpisać umowę i przekazać informacje zwrotne na temat sugerowanych produktów. Przypisuj terminy rozpoczęcia i używaj portalu do śledzenia komunikacji i postępów w miarę uruchamiania projektu.
3. Ustanowienie wyczyszczonych planów komunikacji
Jednym z głównych problemów w projektach dla klientów jest komunikacja. Wszyscy mamy różne sposoby komunikowania się, a niektórzy z nas są bardziej wyczyszczeni niż inni. Przebij się przez hałas i dotrzyj do sedna tego, czego oczekuje klient, ustanawiając jasne plany i kanały komunikacji. 🎙️
Kolekcja ClickUp'a szablony planów komunikacji pomagają zarządzać częstotliwością, zawartością i celami rozmów z klientami. Wykorzystaj je do tworzenia regularnych aktualizacji projektu, strategii przesyłania wiadomości i matryc komunikacyjnych, aby wszyscy byli na bieżąco w razie potrzeby.
Skorzystaj z szablonu planu komunikacji ClickUp, aby stworzyć mapę drogową procesu w celu zapewnienia płynnej komunikacji z zespołem i klientami
Po opracowaniu planu komunikacji zautomatyzuj powiadomienia na platformie do zarządzania projektami, aby wysyłać aktualizacje lub przypomnienia o połączeniu z klientem.
4. Stwórz prosty proces zatwierdzania
Kolejną blokadą, z jaką spotykają się menedżerowie projektów skierowanych do klientów, jest opóźnienie w zatwierdzaniu po stronie klienta. Niezależnie od tego, czy chodzi o fakturowanie, wysyłanie umów cenowych, czy ubieganie się o zatwierdzenie wersji roboczej produktu, kluczem jest uzyskanie akceptacji klienta.
ClickUp Whiteboards to scentralizowany, wizualny hub do wspólnego przekształcania pomysłów zespołu w skoordynowane działania
Użyj ClickUp, aby stworzyć usprawniony przepływ pracy zatwierdzania do żądania, śledzenia i zatwierdzania kolejnych kroków. Przejdź do wizualizacji Tablica aby przeprowadzić burzę mózgów z członkami zespołu lub pokazać klientowi, czego może się spodziewać. Twórz zadania, aktualizuj osoby przypisane i dodawaj etykiety, aby przyspieszyć proces recenzji.
5. Twórz cele, które są realistyczne, osiągalne i przejrzyste
Pewnym sposobem na potknięcie projektu od samego początku jest ustawienie celów, które nie są realistyczne, jasne lub osiągalne. Ponieważ klienci nie są ekspertami w zarządzaniu projektami, mogą proponować pomysły, które nie sprawdzą się w danej branży.
Inną rzeczą, na którą należy uważać, są klienci, którzy myślą, że wiedzą, czego chcą, ale ich słowa lub działania mogą nie odzwierciedlać tych pragnień. Twoim zadaniem jest zarządzanie ich oczekiwaniami poprzez wyjaśnianie, co jest wykonalne, a co nie. Im jaśniejszy jesteś, tym lepiej ustawisz się na powodzenie. 👀
Użyj narzędzia takiego jak Szablon powodzenia klienta ClickUp aby wczuć się w sytuację klienta i zrozumieć jego oczekiwania. To świetny sposób na pokazanie, że zależy Ci na doświadczeniu klienta. Dodatkowo, będziesz na tej samej stronie lub przynajmniej wygenerujesz pomysły do dyskusji, jeśli chodzi o rezultaty.
Dzięki temu szablonowi ClickUp możesz powstrzymać odpływ klientów na ich drodze
Po osiągnięciu porozumienia w sprawie rezultaty projektu i cele, zapisz je w narzędziu takim jak Dokumenty ClickUp . W ten sposób masz zapis dyskusji i możesz zarządzać pełzaniem zakresu w stosunku do uzgodnionego planu. Ponadto dokumenty te można udostępniać, co ułatwia komunikowanie zmian i celów bezpośrednio z wewnętrznym zespołem.
6. Wizualizacja harmonogramów i ustawienie jasnych terminów, osi czasu i kamieni milowych
Podobnie jak w przypadku wszystkich projektów, kluczem do powodzenia jest organizacja i planowanie z wyprzedzeniem. Zacznij od użycia narzędzia takiego jak ClickUp do zarządzanie zadaniami i ustawienie harmonogramów dla projektu. Skorzystaj z różnych widoków, aby zorientować się w obciążeniu pracą każdego członka zespołu i przydzielić zadania na realistycznej osi czasu.
Dokładne rejestrowanie czasu spędzonego na zadaniach i projektach w ClickUp
Zintegruj narzędzie do śledzenia czasu, aby zobaczyć, ile czasu zajmuje każde zadanie i dostosuj harmonogram w razie potrzeby. Twórz listy kontrolne, aby na bieżąco informować zespół projektowy o statusie projektu i kolejnych zadaniach.
7. Wykorzystanie CRM do zarządzania powiązaniami z klientami i usprawnienia raportowania
Jeśli zajmujesz się pracą zorientowaną na klienta, istnieje duże prawdopodobieństwo, że pracujesz z więcej niż jednym klientem naraz. Śledzenie ich danych, komunikacji i projektów może być trudne, jeśli nie jesteś zorganizowany. Użyj CRM ClickUp do monitorowania satysfakcji klientów, centralizacji kontaktów z klientami i tworzenia baz danych w celu lepszego raportowania. 📈
Przechowuj kontakty, aby ułatwić dotarcie do klientów w mgnieniu oka, i dodawaj niestandardowe pola dla kont, projektów i stylów komunikacji. Używaj Szablony CRM aby zaoszczędzić czas podczas przygotowywania informacji o klientach, śledzenia ich stanu zdrowia i usprawniania procesów raportowania.
Twórz, edytuj i organizuj niestandardowe pola w ClickUp 3.0 dzięki wysoce elastycznemu menedżerowi pól niestandardowych
Wykorzystaj dane historyczne i metryki projektów z Twojego CRM, aby ulepszyć raportowanie klientów . Widoki Tablicy i Wykresu pozwalają szybko generować wizualne zestawienia statusu projektu. Następnie można wziąć metryki i przekształcić je w oszałamiającą prezentację dla klienta.
CRM ułatwia śledzenie wszystkich interakcji z klientem i wyników tych dyskusji. Ponadto metryki pozwalają zespołowi tworzyć raporty o statusie w ciągu kilku minut zamiast godzin.
Zarządzanie projektami klientów za pomocą ClickUp
Zarządzanie projektami dla klientów może być trudne, ale dzięki tym strategiom odniesiesz krok do przodu. Od oprogramowania do zarządzania, które upraszcza wdrażanie klientów i usprawnia cykl pracy, po wskazówki dotyczące komunikacji - istnieją proste sposoby na ulepszenie projektów dla klientów. Zarejestruj się w ClickUp już dziś i zacznij budować lepsze relacje z klientami oraz zarządzać projektami klientów, które odniosły sukces. Z automatyzacja cyklu pracy funkcje, pulpity i bazy danych, masz wszystko, czego potrzebujesz, aby osiągnąć kamienie milowe dla wszystkich typów klientów. ✨