De meesten van ons hebben wel eens in een situatie gezeten waarin er niet genoeg werk was om te doen. We zijn ons ook bewust van de impact die te veel werk kan hebben en de risico's die het met zich meebrengt. Het beheren van de capaciteit en werklast van mensen is een zorgvuldige evenwichtsoefening, een die resourcegebruik probeert op te lossen.
In deze gids doorlopen we praktische stappen voor een projectmanager om de middelen van hun team optimaal te benutten. Bovendien hebben we een aantal fantastische sjablonen om je op weg te helpen.
Laten we erin duiken en de geheimen onthullen van effectief middelenbeheer !
Wat is resourcegebruik?
Resourcegebruik is een metriek die projectmanagers en -leiders gebruiken om te evalueren hoe hun middelen binnen een project worden gebruikt. Het meet de bezettingsgraad van je resources (vaak je mensen) in de loop van de tijd om te bepalen of ze onderbenut, overbenut of net genoeg gebruikt worden.
De bezettingsgraad meet hoeveel van de beschikbare tijd van je teamleden wordt gebruikt voor factureerbaar werk. Deze meting geeft je inzicht in hoe productief je teamleden zijn, of je de middelen effectief gebruikt en hoe je de manier waarop je werkt kunt optimaliseren voor een hogere productiviteit en winstgevendheid.
Gebruik van middelen wordt vaak verward met middelentoewijzing . Ze bevinden zich in een vergelijkbare ruimte, maar hebben beide een unieke rol. Utilization richt zich op hoe u al uw middelen beheert en optimaliseert. Allocatie is de wetenschap van het toewijzen van specifieke middelen aan individuele projecten zodra je hebt besloten wat de beste manier is om ze te organiseren.
Vind de kosten van volledige campagnes, factureerbare uren en meer met geavanceerde formules in ClickUp Aangepaste velden
Laten we eens kijken naar een ander voorbeeld. Uw digitale marketingmanager heeft een parttime contract van 20 uur per week, maar hij/zij werkt vaak langer door. U ontdekt dat ze eigenlijk 25 uur per week besteden aan factureerbare activiteiten.
Bezettingsgraad = 25 / 20
Dit teamlid heeft een bezettingsgraad van 1,25, of 125%. Dit is meer dan hun gecontracteerde uren en brengt hen in gevaar van een burn-out. Het is belangrijk om het aantal uren dat ze werken te verminderen door taken aan andere leden van het team toe te wijzen, je team te laten groeien of te besparen op efficiëntie of processen. ⚒️
Voordelen van effectief gebruik van middelen
Het is bijna onmogelijk om de balans precies goed te krijgen, maar de beste projectmanagers streven naar het beheren en middelen te nivelleren zo effectief mogelijk. Slim gebruik van hulpbronnen levert veel voordelen op voor het hele team. Hier zijn enkele van de vele redenen waarom het de moeite waard is om er tijd en energie in te steken.
Meer teamgeluk
Teamleden kunnen persoonlijke doelen maken in ClickUp en doelen instellen om hun voortgang bij te houden en hun eigen capaciteit in de gaten te houden
De meesten van ons gedijen goed bij een goede, regelmatige stroom werk die beheersbaar aanvoelt maar ons ook helpt te groeien en onszelf uit te dagen. Te veel werk is een weg naar burn-out en ongelukkig zijn, terwijl te weinig werk ons verveelt en ongelukkig maakt.
Effectieve projectmanagers streven ernaar om het resource management te optimaliseren zodat hun teamleden gelukkig blijven. Ze weten dat overbezetting en het overschrijden van geplande werktijden vermeden moeten worden, en ze spannen zich in om de bezetting proactief te beheren om het werk te verbeteren werknemersgeluk te verbeteren , moreel en tevredenheid. 🤩
Hogere productiviteit
In bijna elke organisatie zijn er middelen die niet volledig worden benut. Inzicht in de bezettingsgraad van uw middelen geeft u de kans om onderbezetting vast te stellen en veranderingen door te voeren om de productiviteit te verhogen.
Met de juiste hulpmiddelen, formules en abonnementen kunt u de bezettingsgraad regelmatig controleren en snel aanpassingen doorvoeren om uw team zo goed mogelijk in te zetten. Verdeel meer werk onder de teamleden die nog niet volledig zijn ingepland en wijs taken toe aan de leden die onproductief dreigen te worden door overbezetting. 📈
Meer controle over projecten
Gebruik de werklastweergave van ClickUp om de capaciteit van bronnen te beheren en eenvoudig taken te slepen en neer te zetten om bronnen opnieuw toe te wijzen
Projectmanagement omvat veel bewegende delen, en begrijpen hoe uw middelen worden gebruikt is er slechts een van. Een effectief resourcegebruik abonnement maakt capaciteit abonnement eenvoudiger en geeft u meer inzicht in en controle over uw projecten.
Als je niet weet waar je teamleden aan werken of hoe productief ze zijn, is het moeilijk om de controle te houden. Vermijd het overschrijden van je gefactureerde uren voor clients, het toewijzen van teamleden op het laatste moment en het betalen van extra resources door het zorgvuldig beheren van je resourcegebruik. 👀
Beter beheer van individuele resources
Of u nu met een groot of een klein projectteam werkt, het is moeilijk om iedereen voortdurend te controleren op hun capaciteit in realtime. Met een tool die het gebruik van resources eenvoudiger maakt, hebt u een beter inzicht in de tijd van elk individu op een continue basis.
Met een abonnement, formule of tool die je een overzicht geeft van de beschikbare middelen en hun effectiviteit, kun je meer strategische beslissingen nemen op individueel niveau. Neem contact op met de leden van uw team om er zeker van te zijn dat hun werklast beheersbaar is, benader de toewijzing van middelen op een eerlijkere manier en krijg inzicht in de tijd van uw team, zowel in het algemeen als op een meer gedetailleerd niveau. ✨
Hogere winstgevendheid
Effectief gebruik van middelen maakt niet alleen mensen gelukkiger; het kan u ook meer geld opleveren. Door te werken aan productiviteit en het stroomlijnen van werkstromen kunt u ook profiteren van een hogere winstgevendheid.
Het effectiever beheren van uw middelen heeft een directe impact op uw bedrijfsresultaten. Een goede bezettingsgraad zorgt ervoor dat u niet langer aan client projecten besteedt dan verwacht, wat invloed kan hebben op de winstgevendheid. Gelukkiger, meer betrokken teamleden werken ook beter, wat betekent dat u een hoger commando kunt voeren voor het beste product of de beste service. 💰
Hoe je het gebruik van middelen in je team kunt verbeteren
Effectieve toewijzing van middelen levert veel voordelen op, maar hoe zorg je ervoor dat dit binnen je eigen team gebeurt? Hier lees je hoe je het gebruik van hulpbronnen kunt verbeteren en de voordelen binnen je team kunt benutten.
1. Begrijp de beschikbaarheid van elk lid van het team
Het effectiever inzetten van je resources begint met het beter leren kennen van je resources. Zorg ervoor dat u de werktijden en werkpatronen van uw teamleden kent, zodat u over de juiste informatie beschikt wanneer u resources aan uw projecten toewijst.
Gebruik een hulpmiddel zoals ClickUp om al uw gegevens op te slaan en de beschikbaarheid van uw bronnen in real-time te bekijken. Gebruik de werklastbeheer weergave om een overzicht te krijgen van de beschikbare werklast van je teamleden, zodat je slimmere beslissingen kunt nemen bij het toewijzen van taken, rollen en verantwoordelijkheden. 📄
2. Gebruik de formule om de bezetting van je team te bepalen
Je kunt niet besparen op efficiëntie als je niet weet waar je begint. Voordat je kunt beginnen met optimaliseren, moet je eerst het gebruik van de middelen in je huidige situatie berekenen.
Gebruik de formule hierboven en bereken de bezettingsgraad voor iedereen in je team. Dit geeft je een nuttige metriek om te gebruiken als je verbeteringen aanbrengt, zodat je de impact van je veranderingen kunt begrijpen en kunt zien of ze je bezettingsgraad in de juiste richting doen verschuiven. 🙌
3. De juiste resources aan projecten toewijzen
Als u eenmaal weet wat uw bezettingsgraad is, kunt u dit gebruiken om te bepalen welke resources u aan welke projecten toewijst. Deze metriek maakt project planning en resourceplanning eenvoudiger, omdat u strategische beslissingen kunt nemen op basis van werklast en capaciteit.
Het toewijzen van de juiste resources gaat niet alleen over wie er tijd beschikbaar heeft. Het gaat ook om vaardigheden, compatibiliteit en expertise. De beste projectmanagers weten hoe ze het juiste evenwicht moeten vinden om een sterk projectteam samen te stellen. ✨
4. Uren toewijzen als factureerbaar of niet-factureerbaar
Als u het verschil begrijpt tussen factureerbare taken en niet-factureerbare activiteiten, kunt u slimmere beslissingen nemen over het gebruik van uw resources. Als er te veel niet-factureerbare uren zijn, heeft uw projectteam geen tijd om te werken aan factureerbare projecten die een vergoeding opleveren.
Overweeg alle taken waar je teamleden aan werken en wijs ze toe als factureerbare of niet-factureerbare activiteiten. Bepaal of de balans klopt of dat je niet-factureerbare taken moet toewijzen aan een ander lid van het team om waardevolle tijd vrij te maken. ClickUp Aangepaste velden maken het gemakkelijk om taken te categoriseren zodat u snel kunt zien hoe uw teamleden hun tijd besteden. 📚
5. Tijdsregistratie gebruiken
Met tijdsregistratie in ClickUp kan het team een granulaire weergave zien van waar de tijd aan wordt besteed, zodat processen kunnen worden aangepast voortdurend worden verbeterd Je kunt niet begrijpen waar je teamleden aan werken zonder nauwkeurige urenstaten die regelmatig worden bijgewerkt. Voer een systeem in waarbij de leden van je team wekelijks hun uren voltooien, zodat je een realistisch beeld krijgt van de tijd die aan een bepaald project wordt besteed.
ClickUp heeft tal van sjablonen voor tijdmanagement en functies die het bijhouden van de tijd van je teamleden gemakkelijk maken. De Diensten Urenregistratie sjabloon door ClickUp is ideaal voor het bijhouden van service-uren of factureerbare tijd. Er is ook een ingebouwde stopwatch die je kunt gebruiken vanaf desktop, web of mobiele apparaten, zodat je tijd kunt toevoegen aan projecten, waar je teamleden ook zijn. 👀
6. Verwachte en werkelijke gefactureerde uren vergelijken
Maak aangepaste Dashboards in ClickUp om een overzicht op hoog niveau te krijgen van de verwachte vs. werkelijke factureerbare uren van uw hele team
Zelfs de best beheerde projecten kunnen tegen wegversperringen aanlopen en beperkte middelen waardoor het werkelijke totaal aantal factureerbare uren afwijkt van wat je had verwacht. Houd het gebruik van resources tijdens het project bij en evalueer dit aan het einde om te zien hoe dicht je bij je schatting zat.
Het meten van je verwachte vs. werkelijk gefactureerde uren geeft je een beter inzicht in hoe je de middelen beheert. Als het dichtbij is, zit je op het juiste spoor. Als u er overheen bent gegaan, is het misschien tijd om het gebruik tijdens het project nauwlettender in de gaten te houden om te voorkomen dat scope creep . Als het minder is dan verwacht, is het mogelijk dat je meer had kunnen doen om werk af te leveren voor de client. Dit is allemaal nuttige informatie om mee te nemen naar toekomstige projecten. 🌻
Hulpbronnen beheren met een_ resource kalender !
7. Gebruik hulpmiddelen en sjablonen voor optimaal gebruik van hulpbronnen
Bedrijfsactiva bijhouden en snel invoer van gegevens in een lijstweergave, tabelweergave of tijdlijnweergave en maximaliseer vervolgens de middelen van uw team door de capaciteit te beheren met werklast- en tijdlijnweergaven
Weten dat je je bezettingsgraad moet meten en resources strategisch moet toewijzen is logisch, maar je hebt de juiste hulpmiddelen voor middelenbeheer om het voor elkaar te krijgen. Investeer in resource management software die het proces stroomlijnt, gebruik maakt van automatisering voor repetitieve taken en je meer controle geeft over je resources.
ClickUp zit vol functies en sjablonen om uw resourcegebruik effectiever te maken. Onze functies voor resourcebeheer gaan verder dan eenvoudige spreadsheets en databases en geven je een digitale hub voor al je resourcebehoeften.
Bekijk en volg bedrijfsmiddelen in één oogopslag via verschillende weergavetypes zoals lijsten, borden en tijdlijnen. Gebruik de ingebouwde stopwatch om invoer toe te voegen, tijdsinschattingen in te stellen en deze te gebruiken om slimmere tijdsindelingen te maken. ClickUp combineert tijdsregistratie, activabeheer en slimme dashboards voor een betere projectmanagementervaring. ✨
3 nuttige sjablonen voor het gebruik van hulpbronnen
Vanaf nul beginnen kan overweldigend aanvoelen, vooral als dit uw eerste stap is in de wereld van strategisch resourcegebruik. Gelukkig heeft ClickUp een verzameling van sjablonen voor resourceplanning ontworpen om uw rol gemakkelijker te maken.
1. ClickUp sjabloon voor resourceplanning
Gebruik het sjabloon voor resourceplanning om de resterende capaciteit in één oogopslag te zien
De Sjabloon voor resourceplanning door ClickUp geeft u een eenvoudige manier om resources te zien en toe te wijzen aan uw project team of afdeling. Gebruik de werklastweergave om inzicht te krijgen in de capaciteit van elk lid van het team en wijs vervolgens middelen toe door wijzigingen rechtstreeks in het resourceplan aan te brengen.
2. ClickUp Project Resource Matrix Sjabloon
Plan uw middelen effectief met deze matrix sjabloon om de verwachte totale kosten van uw beschikbare middelen te bepalen
Geniet van een eenvoudigere manier om de totale kosten van uw project te begrijpen met de Sjabloon voor matrix van projectmiddelen door ClickUp . Dit sjabloon gebruikt aangepaste velden zoals afdeling, type middel, dagen en beoordeling, zodat u de kosten kunt bepalen, nauwkeurige budgetten kunt opstellen en effectiever middelen kunt toewijzen.
3. ClickUp Mensen sjabloon voor middelenbeheer
Ontdek snel inefficiënties in projecten en een onevenwichtige verdeling van taken met het sjabloon voor personeelsbeheer
Hier gepresenteerd in een tijdlijn format, deze Personen sjabloon voor middelenbeheer door ClickUp is een geweldige manier om de tijd, beschikbaarheid en bezetting van uw teamleden te overzien. Bekijk hun capaciteit, het type project en aan welke taken ze werken vanaf één centrale plaats.
Verbeter het gebruik van uw bronnen met ClickUp
Het effectief beheren van uw resources is volkomen logisch. Een goed gebruik van uw resources leidt niet alleen tot een hogere productiviteit, maar heeft ook invloed op het geluk van uw werknemers en uw bedrijfsresultaat.
Gebruik de bovenstaande stappen om het gebruik van middelen binnen uw team of binnen de hele organisatie te verbeteren. Maak het hele proces eenvoudiger en bouw een speciale hub voor al uw projectmanagementbehoeften met ClickUp. Meld u aan voor een gratis ClickUp account en geniet van een betere manier om uw nieuwe projecten te beheren. 🤩