Deze gids is bedoeld voor eigenaren of leiders van bureaus en dienstverlenende bedrijven die een meer schaalbaar, verkoopbaar bureau willen opbouwen, vooral nu ClickUp 4.0, Super Agents en AI de manier waarop bureaus werken veranderen.
De auteur deelt zijn ervaringen met het opstarten, opschalen en verkopen van bureaus, waarbij hij benadrukt hoe ClickUp (met name versie 4.0 en Super Agents) de bedrijfsvoering van bureaus kan transformeren.
De belangrijkste punten zijn:
- Het productiseren van diensten is cruciaal voor schaalbaarheid en verkoopbaarheid, helpt scope creep te voorkomen en maakt herhaalbare systemen mogelijk.
- De automatiseringen en AI van ClickUp stroomlijnen processen zoals onboarding van klanten, toewijzing van taken en doorlopend klantbeheer.
- Door kennis te centraliseren in ClickUp Docs (in plaats van verspreide tools zoals Google Documenten) kunnen teams en AI-agenten vragen beantwoorden, waardoor knelpunten worden verminderd.
- De onboarding van teams kan volledig worden beheerd in ClickUp, met behulp van lijstsjablonen en taken voor training en prestatie-evaluatie.
- Marketingwerkstroomen profiteren van ClickUp-automatiseringen en Super Agents, die helpen bij het bedenken, opstellen, bewerken en promoten van content.
- ClickUp kan fungeren als helpdesk, waarbij Super Agents clienttickets en follow-ups afhandelen, waardoor de klantenservice en efficiëntie worden verbeterd.
- Een uniform platform zoals ClickUp elimineert de inefficiëntie van losstaande systemen en biedt een gecentraliseerde context voor AI en agents om betere inzichten te leveren en de activiteiten van het bureau te stroomlijnen.
Het document concludeert dat convergentie – het samenbrengen van al het werk, de communicatie en de kennis op één plek – in combinatie met AI en automatisering een krachtige motor is voor moderne bureaus.
Waarom de meeste bureaus moeite hebben om op te schalen
Bureaus en dienstverlenende bedrijven lopen tegen een muur aan wanneer elk klantproject eenmalig is en het werk zich verspreidt over losstaande tools. Ik heb het zelf meegemaakt: wat begint met een handvol klanten, wordt al snel een doolhof van aangepaste verzoeken, verspreide documenten en processen die alleen in je hoofd bestaan. Het is vermoeiend en bijna onmogelijk om op te schalen of te verkopen.
In 2013 startte ik een bureau. In de drie jaar daarna groeide dat bureau en werd het overgenomen door een groter technologiebedrijf in dezelfde branche. Later startte ik een ander bureau. Dat bureau gebruikte ClickUp als een kernonderdeel van zijn bedrijfsbeheer en schaalvergroting. Tegenwoordig werk ik bij ClickUp op de afdeling Growth Ops – voor mij is de cirkel nu rond.
Sinds mijn eerste bureau werd overgenomen, ben ik regelmatig gast in podcasts en heb ik artikelen geschreven over wat er komt kijken bij het opzetten van een schaalbaar, verkoopbaar bureau.
Maar als ik het in 2025 opnieuw zou moeten doen, met alle middelen die ik tot mijn beschikking heb en tools zoals ClickUp 4.0 en Super Agents, zou ik een aantal dingen anders aanpakken.
Deze gids is het draaiboek: productiseer uw diensten, bouw herhaalbare systemen, centraliseer kennis en gebruik AI en agents om de uitvoering gaande te houden zonder dat u de bottleneck wordt.
Meer informatie over hoe Super Agents u daadwerkelijk kunnen helpen:
Productiseer diensten om scope creep te elimineren
Productisering is de kern van schaalbaarheid en verkoopbaarheid. Het verandert aangepast werk in een herhaalbaar systeem.
Allereerst wil ik het hebben over de kern van wat een bureau schaalbaar en verkoopbaar maakt: productisering.
Om een bureau schaalbaar en verkoopbaar te maken, heb ik me gericht op het creëren van een geproduceerde dienst, dat wil zeggen het omzetten van een dienst in een project met een vaste omvang.
Freelancers en bureaus hebben vaak te maken met scope creep: projecten die beginnen met één set deliverables, maar dan wil de client nog één ding, en nog één ding. En dan is er geen einde in zicht. Uiteindelijk offert u uw weekenden en vakanties op omdat wat begon als een ogenschijnlijk eenvoudig project uitloopt in overuren met revisierondes en "nog één ding".
Met een productgebaseerd dienstenaanbod is er een vaste set van deliverables met duidelijke mijlpalen. Alles wat buiten het bereik valt, kost extra.
Een voordeel van het aanbieden van een geproduceerde dienst vanuit de provider is dat u met deze vaste scope herhaalbare systemen en processen kunt opbouwen.
Ongeacht hoeveel clients u krijgt, ze krijgen allemaal dezelfde onboarding en dezelfde werkstroom voor dienstverlening.
Productisering was cruciaal voor het opschalen van mijn eerste bureau. Hierdoor konden we met een klein team in drie jaar tijd 100 clients bereiken op het gebied van webdesign en marketingdiensten.
Bovendien creëert het productiseren en opzetten van een herhaalbaar, assemblagelijnachtig proces voor dienstverlening een systeem waarin u uiteindelijk volledig uit de werkstroom kunt stappen.
Vóór de productisering had ik klanten met schijnbaar eindeloze revisieverzoeken. Projecten die een maand hadden moeten duren, duurden zes maanden. Na de productisering, met duidelijke richtlijnen en deliverables, konden projecten veel sneller en met minder vertragingen worden voltooid.
Bij veel bureaus die ik ken, vormt de oprichter uiteindelijk een bottleneck. Projecten kunnen niet vooruitgaan zonder hun goedkeuring of betrokkenheid, wat uiteindelijk betekent dat de oprichter niet weg kan gaan als hij vakantie wil nemen of zich wil concentreren op het bedrijf in plaats van in het bedrijf te werken.
Snelle richtlijn die u moet documenteren (en handhaven):
- Wat is inbegrepen
- Wat is uitgesloten
- Hoe revisies werken
- Wat veroorzaakt een wijzigingsopdracht
Bouw systemen die zonder u draaien
Zodra diensten zijn geproduceerd, zijn systemen en automatisering wat 'herhaalbaar' omzet in 'schaalbaar'.
Het opzetten van een productgebaseerde dienstverlening kan zeer schaalbaar zijn met de juiste tools en herhaalbare systemen.
Het mooie van een platform als ClickUp is dat u niet alleen herhaalbare systemen kunt bouwen, maar dat AI en automatiseringen ook veel handmatig werk voor u kunnen overnemen.
Laten we bijvoorbeeld eens een voorbeeld bekijken van de onboarding van klanten.
In een ideale wereld verloopt de onboarding van elke nieuwe client volgens een vergelijkbaar proces.
- Voor nieuwe klanten hebt u waarschijnlijk het volgende nodig:
- Om te weten waarvoor de client zich aanmeldt en wat zijn rechten zullen zijn
- Om meer te weten te komen over de client (door hen een vragenlijst te laten invullen of een onboardinggesprek te voeren)
- Om uw clientgegevens bij te houden
- Om de mappen en systemen van de client in te stellen
ClickUp-automatiseringen en systemen kunnen daarbij helpen.
Hier is een voorbeeld van hoe ik ClickUp heb gebruikt om de onboarding van klanten te stroomlijnen en automatiseren:
- Activeer de werkstroom Wanneer een client de overeenkomst ondertekent, de eerste factuur betaalt en het onboardingformulier indient, triggert elke stap een integratie met ClickUp.
- Maak het onboardingproject automatisch aanClickUp maakt een reeks taken en projectitems aan die aan die client zijn gekoppeld.
- Leg klantgegevens vast in een CRM-achtige lijstEen gecentraliseerde klantenlijst wordt bijgewerkt met de nieuwe klant en belangrijke vragenlijstgegevens worden opgeslagen in aangepaste velden .
- Genereer een eenmalige onboarding-checklist met verantwoordelijkheidClickUp maakt een speciale onboarding-lijst met ~20 onboarding-taken die aan de client zijn gekoppeld. Taken omvatten afhankelijkheden (bijvoorbeeld: "Dit kan pas beginnen als de voorwaarden zijn voltooid") en worden toegewezen aan specifieke teamleden.
- Ontgrendel werk automatisch zodra aan de voorwaarden is voldaanZodra taken zijn voltooid, worden afhankelijkheden opgeheven en worden downstream-taken automatisch verplaatst naar Ready to Action, zodat de toegewezen personen weten dat ze kunnen beginnen.
- Zet de client over naar 'live' dienstverleningZodra de onboarding-taken zijn voltooid, wordt de client officieel gelanceerd.
- Zet doorlopende terugkerende werkzaamheden op gangClickUp maakt automatisch terugkerende taken aan in een lijst met doorlopende klanten en wijst deze toe op basis van de capaciteit en beschikbaarheid van het team.
- Voeg proactieve check-ins toe voor de eerste 60 dagenEr worden terugkerende check-in-taken aangemaakt voor de eerste twee maanden om een hoogwaardige onboarding-ervaring te garanderen.
- Mijn bureau had verschillende aparte ruimtes voor het runnen van het bedrijf, waaronder:
- Een ruimte voor klantenservice
- Een ruimte voor HR- en PTO-beheer
- Een ruimte voor marketing en contentactiviteiten
Bouw het bureau van de toekomst met ClickUp 4.0 en Super Agents
Als ClickUp bureaus eerder al hielp met opschalen, veranderen ClickUp 4. 0 + Super Agents wat automatisch kan worden uitgevoerd en wat niet langer een menselijke bottleneck vereist.
Maar dit was allemaal vóór ClickUp 4. 0.
Als ik vandaag een bureau zou opzetten, zou ik een aantal dingen anders aanpakken:
Centraliseer kennis zodat agenten vragen kunnen beantwoorden
Een essentieel onderdeel van het opbouwen van een bureau en het uitbreiden van een team is het delen van kennis.
Nieuwe teamleden moeten worden getraind. Teamleden hebben SOP's en documentatie nodig voor het uitvoeren van processen en werkstroomen.
Voorheen stelde ik SOP's volledig op in Google Documenten en Zoom-opnames.
Het probleem is dat wanneer informatie buiten uw werksysteem staat, er een ernstig gebrek aan context is. AI en agents kunnen krachtig zijn, maar alleen als ze toegang hebben tot de kennis die ze nodig hebben.
Als ik dit nog eens zou doen, zou ik ClickUp Docs gebruiken en alles gecentraliseerd houden.
Ik zou een interne wiki maken binnen ClickUp Docs om relevante bedrijfsinformatie op te slaan, toegankelijk voor de teams die deze nodig hebben.
Belangrijk is dat ik de kennis beschikbaar zou stellen aan Super Agents en ClickUp Brain.
Op deze manier kan een lid van het team dat vastloopt een agent vragen: "@AgentKnowledgeBot, wat moet ik in deze situatie doen?" en een consistent antwoord krijgen zonder op een manager te hoeven wachten.
Een specifiek voorbeeld voor een bureau: met gecentraliseerde kennis kan een lid van het team een agent vragen hoe de DNS-records van een client moeten worden ingesteld en instructies ontvangen die zijn afgestemd op de installatie van die client op basis van de reeds opgeslagen gegevens van de client.
Door agenten in te zetten om vragen te beantwoorden zonder het management erbij te betrekken, worden knelpunten verminderd en de doorvoer verhoogd.
Voer teamonboarding uit binnen ClickUp
Toen ik mijn laatste bureau opzette, maakte ik gebruik van online cursustools die ik had geprogrammeerd om teamleden te trainen in onze interne systemen. Dit werd echter weer een tool die regelmatig moest worden bijgewerkt naarmate onze processen veranderden.
Als ik dit nog eens zou doen, zou ik onboarding volledig in ClickUp bouwen.
En ik zou een patroon lenen dat ik tijdens mijn onboarding bij ClickUp heb ervaren: voordat ik toegang kreeg tot bepaalde systemen, moest ik interne cursussen voltooien die volledig binnen ClickUp waren gebouwd. Dat is een praktische bescherming voor elk groeiend bedrijf.
Zo zou het in uw bureau kunnen werken:
U kunt het ClickUp Onboarding Checklist sjabloon gebruiken voor nieuwe medewerkers.
- Elke lijst bevat taken met video- en schriftelijk materiaal.
- Wanneer een nieuwe medewerker in dienst treedt, wordt die lijst-sjabloon aangemaakt en aan hem of haar toegewezen.
- Elke module heeft vereisten. De medewerker dient zijn werk in als opmerking of in een aangepast veld en voltooit vervolgens de Taak.
- Een beheerder controleert het werk en evalueert de prestaties voordat hij toegang verleent tot gevoelige systemen.
Maak marketingwerkstroomen agent-ondersteund, niet door de oprichter aangestuurd
ClickUp is handig voor het beheren van marketinginitiatieven: op maat gemaakte projecten, automatiseringen en zichtbaarheid.
Maar Super Agents kunnen u helpen om nog meer te doen, vooral op het gebied van contentbeheer.
Geïnspireerd door de eigen content-engine van ClickUp, zou ik het volgende doen voor contentmarketing in een bureau:
- Leg ideeën op één plek vastHoud één lijst bij voor contentideeën en een andere voor de schrijfwachtrij en kalender.
- Houd ideeën in de ideefase totdat ze klaar zijn Ideeën blijven in de ideefase totdat ze zijn uitgewerkt en goedgekeurd om verder te gaan.
- Gebruik een Super Agent voor ideevorming en schetsen Een Super Agent helpt bij het genereren van onderwerpen en het opstellen van schetsen op basis van uw ICP, diensten en prestaties in het verleden.
- Verplaats goedgekeurde onderwerpen naar WIP om te schrijvenDe schrijver verplaatst de Taak naar WIP, wijst deze aan zichzelf toe en stelt een concept op.
- Trigger automatisch de overdracht naar de editorWanneer de status van het concept verandert, wordt de taak automatisch toegewezen aan een editor en worden er een checklist of subtaaken aangemaakt.
- Laat een agent een eerste bewerking uitvoerenEen agent die is getraind in uw stijlgids en voorbeelden voert een eerste bewerking en markering uit.
- Afronden met een menselijke redacteurEen menselijke redacteur voert de laatste proeflezing uit en zet de status op Klaar om in te plannen.
- Promotiemateriaal genereren Een andere Super Agent stelt sociale berichten op om het artikel te promoten.
- Plan en stel de publicatiedatum inZodra de planning is gemaakt, wordt de publicatiedatum ingesteld en bijgehouden in de kalender.
- Controleer, publiceer en sluit de cirkelNa de publicatiedatum controleert een agent of de URL live is en markeert hij de status als Gepubliceerd, of meldt hij een probleem aan de editor.
📘 Lees ook: Hoe ik een ClickUp Super Agent heb opgezet om ons sociale programma voor werknemers te runnen
Gebruik ClickUp als een lichtgewicht helpdesk
U kunt ClickUp ook gebruiken als helpdesk.
Klanten kunnen ClickUp-formulieren indienen of supporttickets e-mailen.
Vervolgens kan een Super Agent het ticket bekijken, de context van de client opvragen, uw interne kennisbank raadplegen en een antwoord opstellen.
Dit kan de tijd die aan klantenservice wordt besteed verminderen, de reactiesnelheid verbeteren en de reacties consistent houden.
Vanuit het perspectief van de client krijgen ze een snel antwoord in klantvriendelijke taal dat het probleem grondig oplost.
Verminder knelpunten bij klanten met proactieve follow-up.
Wanneer klanten documenten of bronnen met u willen delen, kunnen ze dat doen via een ClickUp-formulier. Nadat het formulier is ingediend, kunt u een Super Agent de materialen laten beoordelen en verdergaan.
De meeste bureaus zullen het waarderen dat clients vaak een groot knelpunt vormen.
Het kan zijn dat u maanden (en in sommige gevallen zelfs jaren) moet wachten voordat klanten hun feedback, intakeformulieren of aangevraagde middelen indienen.
Een Super Agent kan u helpen om op de hoogte te blijven van wat clients nodig hebben en u helpen bij de automatisering van de follow-up met hen. `
Convergentie en context
Het probleem van bureaus is zelden een 'gebrek aan inzet'. Het is fragmentatie: werk, documenten, gesprekken en clientcontext zijn verspreid over te veel plaatsen.
Mijn eerste bureau vertrouwde op losstaande systemen die niet met elkaar communiceerden.
- Interne communicatie verliep via Slack en e-mail.
- Documenten worden opgeslagen in Google Documenten.
- We veranderden voortdurend van tools voor projectmanagement naarmate het bureau zich ontwikkelde.
- Client-taken worden op één plek beheerd
- Helpdesk in een andere
- Contentkalender in een andere
Achteraf gezien was het niet helemaal efficiënt. Sommige gegevens waren redundant, stonden op meerdere plaatsen en moesten op meerdere plaatsen worden onderhouden, en geen van de systemen deelden context.
Ik had niets dat vergelijkbaar was met wat ClickUp vandaag de dag biedt.
Toen ik voor het eerst bij ClickUp kwam werken, was het een eyeopener om te zien hoe een organisatie met meer dan 1000 medewerkers echt leeft binnen haar platform voor productiviteit. Het is ongelooflijk efficiënt om interne communicatie op één plek te hebben, taken te kunnen zoeken en raadplegen in chats, taken te kunnen aanmaken vanuit discussies en documenten op dezelfde plek te kunnen bewaren.
In plaats van vijf systemen te hebben die onvolmaakte integraties nodig hebben om gegevens (maar geen context) te delen, heeft ClickUp alles op één plek. De gecentraliseerde context helpt voorkomen dat dingen verloren gaan. En het zorgt ervoor dat wanneer u een AI zoals ClickUp Brain gebruikt, deze informatie kan halen uit taken, opmerkingen, gerelateerde documenten en de gesprekken die verband houden met het werk.
Voor een bureau wordt die convergentie, al die informatie op één plek, een krachtige factor wanneer deze wordt gecombineerd met agenten om de bedrijfsvoering en dienstverlening te stroomlijnen.
Laatste gedachten: schaalbaarheid komt voort uit systemen
Als u een schaalbaar, verkoopbaar bureau wilt, hebt u twee dingen nodig: geproduceerde diensten en systemen die de levering consistent houden zonder dat de oprichter zich uit de naad hoeft te werken.
ClickUp 4.0, ClickUp Brain en Super Agents vervangen de basisprincipes niet. Ze maken ze herhaalbaar.
Als u een bureau wilt opbouwen dat soepel draait zonder dat u bij elke beslissing betrokken hoeft te zijn, begin dan met het centraliseren van levering, kennis en opvolging in ClickUp.