In het begin van de 20e eeuw stond een advocaat genaamd Reginald Heber Smith voor een ongewone uitdaging: het runnen van een rechtsbijstandskantoor met een zeer beperkt budget.
Om het werk dat in duizenden zaken werd verricht bij te houden, ontwikkelde hij een systeem dat nauwkeurig registreerde hoeveel uur elke advocaat aan elke taak besteedde.
Een eeuw later zijn veel creatieve en marketingbureaus nog steeds worstelend met hetzelfde verouderde model: een model dat ervan uitgaat dat elke minuut van productiviteit factureerbaar is.
De vraag is nu echter: wat zijn de verborgen kosten van het niet bijhouden van factureerbare versus niet-factureerbare uren voor bureaus?
In deze blogpost onderzoeken we hoe dat eeuwenoude boekhoudkundige idee nog steeds van invloed is op uw marges. Als bonus bekijken we hoe ClickUp u kan ondersteunen. 🎯
⭐ Aanbevolen sjabloon
De ClickUp Consultant Tijdsregistratie-sjabloon is ontworpen om consultancy- en bureau-teams te helpen bij het dagelijks beheren van klanten, projecten en deliverables. Elke minuut kan worden gekoppeld aan een taak, vergadering of deliverable, waardoor volledig inzicht wordt verkregen in wat wel en niet factureerbaar is.
Deze installatie elimineert giswerk en helpt u bij het bijhouden van de tijd die aan taken en projecten wordt besteed en hoe dit verband houdt met de algehele winstgevendheid van het project.
De verborgen kosten van het niet bijhouden van factureerbare versus niet-factureerbare uren
Zelfs bij drukke, goed presterende bureaus levert niet elk werk ook daadwerkelijk omzet op.
Telefoontjes met klanten, interne vergaderingen, snelle revisies en administratieve taken tellen allemaal mee. Maar als ze niet goed worden bijgehouden, tasten ze stilletjes de winst aan. Laten we eens kijken waar extra kosten ontstaan en waarom de urenregistratie belangrijk is.
Gemiste omzetkansen
Wanneer factureerbare uren niet worden bijgehouden, laten bureaus geld liggen.
Neem bijvoorbeeld een ontwerpbureau dat aan een merkproject werkt: een ontwerper besteedt 10 uur aan het afronden van revisies voor de client. Slechts zes van deze uren worden geregistreerd vanwege vergeten invoer en afronding naar beneden. Over meerdere projecten heen kan dit verschil het bureau maandelijks duizenden euro's kosten.
📮 ClickUp Insight: Terwijl 40% van de werknemers minder dan een uur per week besteedt aan onzichtbare taken op het werk, verliest maar liefst 15% meer dan 5 uur per week, wat neerkomt op 2,5 dag per maand!
Deze ogenschijnlijk onbeduidende maar onzichtbare tijdverspilling kan uw productiviteit langzaam maar zeker ondermijnen. ⏱️
Gebruik de tijdsregistratie en AI-assistent van ClickUp en ontdek precies waar die onzichtbare uren verdwijnen. Breng inefficiënties in kaart, laat AI repetitieve taken automatiseren en win kostbare tijd terug! Bekijk deze video voor meer informatie over urenregistratie en goedkeuringen in ClickUp. 👇🏼
Verminderde productiviteit
Het vervagen van de grens tussen factureerbare en niet-factureerbare activiteiten kan de efficiëntie van het team ondermijnen.
Een marketingstrateeg kan bijvoorbeeld een deel van de dag besteden aan een clientcampagne, maar ook interne e-mails checken, rapporten voorbereiden en ad-hocvergaderingen bijwonen. Zonder nauwkeurige tijdsregistratie is het onmogelijk om te zien hoeveel tijd er daadwerkelijk is besteed aan taken die inkomsten genereren.
Het resultaat is dubbel werk, verlies van focus en verspilde tijd bij het samenvoegen van gefragmenteerde werkstroomen.
🧠 Leuk weetje: De prikklok was het begin van alles. Willard Bundy patenteerde in 1888 de eerste praktische prikklok, en die mechanische mogelijkheid om uren te registreren maakte moderne tijdgebaseerde facturering mogelijk.
Moeilijkheden bij het voorspellen van projectbudgetten
Het negeren van niet-factureerbare uren leidt vaak tot een onderschatting van de kosten van het project.
Stel dat een adviesbureau een offerte indient voor een nieuwe client. Ze reserveren 50 uur voor de te leveren prestaties, maar vergeten rekening te houden met interne planning, statusvergaderingen en kwaliteitscontroles. Wanneer het project uitloopt, worden deadlines niet gehaald, krimpen de winstmarges en daalt de klanttevredenheid.
💡 Pro-tip: Blijf naast niet-factureerbare uren ook de alternatieve kosten bijhouden. Als een team 40 uur aan interne training besteedt, bereken dan het equivalent aan gederfde factureerbare uren. Dit helpt financiële managers om het rendement op training te rechtvaardigen.
Toename van geschillen over facturering met klanten
Vage of onnauwkeurige invoer van tijd kan al snel leiden tot factureringsconflicten.
Stel dat een webontwikkelingsbureau een client 15 uur werk in rekening brengt voor het herontwerpen van een website, maar kleinere taken zoals probleemoplossing of testen niet heeft geregistreerd. De client trekt de kosten in twijfel en stelt de betaling uit, terwijl het bureau zich inspant om de uren te rechtvaardigen.
🔍 Wist u dat? In de jaren 40 begon de American Bar Association (ABA) met het promoten van het idee dat advocaten hun tijd in stappen van zes minuten bijhouden. Deze praktijk werd in 1958 geformaliseerd toen de ABA voorstelde dat advocaten zouden moeten streven naar een jaarlijkse facturering van 1300 uur.
Inefficiënte toewijzing van middelen
Zonder duidelijke gegevens kunnen managers een verkeerde inschatting maken van hoe teamleden hun tijd besteden.
Een senior copywriter kan bijvoorbeeld onderbenut lijken omdat zijn uren aan niet-factureerbaar onderzoek of het begeleiden van stagiaires niet worden bijgehouden. Ondertussen kunnen junior medewerkers overbelast raken met factureerbare taken. Een verkeerde inschatting van de capaciteit kan leiden tot burn-out, verspild talent en een ongelijkmatige uitvoering van projecten.
💡 Pro-tip: Denk niet langer alleen in uren, maar in patronen. Als u ziet dat strategen op Monday altijd veel niet-factureerbare uren registreren, is dat een structureel probleem. Misschien kunnen wekelijkse statusgesprekken worden geconsolideerd of kan geautomatiseerde rapportage de helft van de voorbereiding vervangen.
Hoe u de verborgen kosten van het niet bijhouden van factureerbare versus niet-factureerbare uren kunt beperken
Door taken te categoriseren, tijdsregistratie consistent bij te houden, inzichten te evalueren en werkstroom aan te passen, kunnen bureaus weer controle krijgen over hun tijdmanagement.
ClickUp helpt u hierbij. 🤩
Het is 's werelds eerste geconvergeerde AI-werkruimte die projectmanagement, kennisbeheer en chat combineert, allemaal aangedreven door AI die u helpt sneller en slimmer te werken.
Hier leest u hoe u de verborgen kosten van niet-bijgehouden uren kunt beperken met behulp van het platform:
Stap 1: Categoriseer taken als factureerbaar of niet-factureerbaar
Begin met duidelijkheid te scheppen over wat wel en wat niet als factureerbaar geldt.
✔️ Hier is een checklist voor factureerbare uren!
- Projectwerk voor klanten (ontwerp, code, schrijven, advies)
- Strategie-sessies en planning voor klantresultaten
- Klantvergaderingen en telefoongesprekken die projectspecifiek zijn
- Door klanten gevraagde herzieningen en bewerkingen
- Onderzoek dat rechtstreeks een clientproject ondersteunt
- Leverbare productie (grafieken, rapportage, presentaties)
- Workshops voor klanten op locatie of virtueel
- Proeflezen en kwaliteitscontroles voor materialen van klanten
Schrijf deze op als een eenvoudige referentielijst, zodat iedereen op dezelfde lijn zit. Maak het vervolgens gemakkelijk om deze bij te houden door consistente labels toe te voegen, zoals 'Factureerbaar' en 'Niet-factureerbaar'. Houd een korte sessie met uw team om voorbeelden door te nemen, zodat iedereen dezelfde normen hanteert.
❌ Dit zijn niet-factureerbare taken:
- Administratief werk (e-mails, archivering, gegevensinvoer)
- Interne teamvergaderingen en stand-ups
- Opleiding of professionele ontwikkeling
- Marketing van bedrijfsontwikkeling voor het bureau
- Interne projectplanning of procesdocumentatie
- De tijd die werknemers besteden aan het leren van nieuwe tools of software
- Prestatiebeoordelingen of HR-gerelateerde taken
- Kantoorbeheer of teamcoördinatie
Taken in ClickUp vormen de bouwstenen van uw werkstroom. Elke taak bevat meerdere componenten, waaronder beschrijvingen, bijlagen, tags, checklists en opmerkingen. Op deze manier kunt u taken markeren als 'factureerbaar' of 'niet-factureerbaar', waardoor u een consistent systeem voor uw team creëert en alle context op één plek bewaart.
Een content schrijver die aan een blog voor een klant werkt, maakt bijvoorbeeld een taak aan met de titel 'Concept blog klant Y' en markeert deze als 'factureerbaar'. Hij voegt een beschrijving toe met deadlines en vereisten. Aan het einde van de maand filtert het hoofd marketing op tags om de factureerbare uren te sorteren.
Stap 2: Houd de tijd consequent bij
Het is nu tijd om uw team aan te moedigen om elke dag hun uren bij te houden in plaats van te wachten tot het einde van de week, zodat de invoer nauwkeurig en volledig is.
ClickUp Tijdsregistratie maakt dit eenvoudig. Hiermee kunnen teamleden timers voor taken starten en stoppen vanaf hun desktop, mobiele telefoon of zelfs een browser via de gratis Chrome-extensie.
Geeft u de voorkeur aan handmatige invoer? Geen probleem. U kunt tijd achteraf registreren of een datumbereik opgeven om uw voortgang bij te houden. Elke invoer kan rechtstreeks aan een Taak of subtaak worden gekoppeld, zodat elk uur aan een specifiek resultaat is gekoppeld. Met aanpasbare urenstaten kunt u de bijgehouden tijd per dag, week, maand of een andere periode bekijken. U kunt zelfs geschatte tijd toevoegen aan taakkaarten om later de geschatte uren te vergelijken met de werkelijke uren.
Een socialemediabureau werkt bijvoorbeeld aan een campagne voor een klant. Een tekstschrijver besteedt de ochtend aan het opstellen van bijschriften voor de Instagram-posts van een klant. Zodra hij begint met schrijven, start hij de timer direct op de taak 'Instagram-bijschriften – Klant Z'.
Vraag AI om contextuele inzichten
ClickUp Brain is een AI-aangedreven platformtool die rechtstreeks in uw werkruimte is ingebouwd en taken, documenten, mensen en organisatorische kennis met elkaar verbindt. Het automatiseert routinematige activiteiten van projectmanagement, zoals het bijhouden van voortgang, stand-ups, updates en het genereren van taken, met behulp van AI-ondersteunde automatiseringsfuncties zoals AI Assign en AI Prioritize, waardoor uw team zich kan concentreren op strategisch werk in plaats van niet-factureerbare taken.
Laten we teruggaan naar ons voorbeeld van het socialemediabureau. Terwijl de tekstschrijver aan het werk is, kan ClickUp Brain automatisch de voortgang van subtaaken bijhouden, een overzicht van voltooid werk genereren en belanghebbenden op de hoogte houden van de huidige factureerbare uren.
Als de teamleider later een snel overzicht wil, kan hij of zij dat eenvoudig vragen aan ClickUp Brain:
- Toon mij het totaal aantal factureerbare uren voor [naam client] deze week.
- Welke taken duren langer dan geraamd?
- Genereer een overzicht van de voortgang voor de Instagram-campagne
ClickUp Brain stelt ook aanpassingen voor, zoals het herverdelen van middelen als bepaalde subtaaken achterlopen, op basis van de tijdsregistratie.
💡 Pro-tip: Gebruik AI bij tijdcontroles. Voer uw historische factureerbare/niet-factureerbare gegevens in ClickUp Brain in om verborgen inefficiënties op te sporen. AI kan bijvoorbeeld aangeven dat seniorontwerpers meer tijd besteden aan interne vergaderingen dan juniorontwerpers, wat wijst op slechte delegatie.
Stap 3: Bekijk regelmatig rapporten
Stel een schema op voor het bekijken van urenrapporten. Dat kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
- Dagelijks voor snelle controles van individuele taken
- Wekelijks voor actieve projecten
- Maandelijks voor algemene trends
Vergelijk factureerbare en niet-factureerbare uren om patronen te ontdekken, zoals terugkerende taken met een lage waarde of onderfacturering. Let op uitschieters: taken die veel langer duurden dan verwacht of verkeerd zijn gecategoriseerd. Door deze bevindingen met het team te delen, begrijpt iedereen de impact van zijn of haar tijd en blijft de motivatie hoog.
ClickUp-automatiseringen kunnen de rapportage over tijdsregistratie versnellen. Ze werken volgens de eenvoudige logica 'Als dit gebeurt, doe dan dat' en kunnen triggers, acties en voorwaarden combineren om aan uw werkstroom te voldoen.
Hier zijn enkele voorbeelden van automatiseringen:
- Breng managers op de hoogte wanneer een taak de geschatte uren overschrijdt.
- Automatisch taggen als factureerbaar of niet-factureerbaar op basis van het type taak
- Stuur wekelijkse overzichten van bijgehouden uren naar teamleiders.
- Werk dashboards bij wanneer tijdinvoer wordt vastgelegd of bijgewerkt.
Met ClickUp Brain kunt u zelfs aangepaste AI-agenten maken met behulp van natuurlijke taal, zoals:
- Stuur mij elke vrijdag een bericht als er taken zijn die de geschatte uren voor deze week hebben overschreden.
- Markeer de taken die meer dan 10% langer duren dan hun schatting.
- Stuur automatisch een rapport met het totale aantal factureerbare uren per client.
Zo ziet dat er in de praktijk uit:
💡 Pro-tip: Gebruik microbudgetten voor niet-factureerbare uren. In plaats van te zeggen 'houd de administratieve kosten onder de 20%', geef je elk project een beperkt niet-factureerbaar budget (bijvoorbeeld 10 uur). Dit houdt teams bewust van scope creep en dwingt hen tot creatieve probleemoplossing wanneer de limieten worden bereikt.
Lees hier meer informatie over workflowautomatisering. 👇🏼
Stap 4: Pas werkstroom aan op basis van inzichten
Gebruik gegevens om slimmere beslissingen te nemen. Verleg de focus naar activiteiten met een hoog rendement en beperk intern werk met een lage waarde. Verfijn uw tijdsinschattingen met behulp van actuele tijdgegevens, zodat toekomstige projectoffertes nauwkeuriger zijn.
Pas de toewijzing van middelen aan door meer mensen toe te wijzen aan taken met hoge waarde en factureerbare aard en stroomlijn essentieel maar tijdrovend niet-factureerbaar werk met sjablonen, automatisering of outsourcing. Na verloop van tijd leiden deze kleine aanpassingen tot een betere productiviteit.
ClickUp Dashboards bieden een gecentraliseerd overzicht van uw werkruimte, zodat u gegevens in realtime kunt visualiseren en analyseren. Met behulp van verplaatsbare en aanpasbare kaarten kunt u de voortgang van taken, teamprestaties en tijdrapporten bijhouden en zelfs gegevens uit externe tools integreren.
Pas dashboards aan met filters en instellingen om u te concentreren op wat het belangrijkst is, of het nu gaat om statistieken op projectniveau, klantspecifieke uren of de algehele productiviteit van het team.
Stel dat een marketingbureau meerdere campagnes beheert. Op hun ClickUp-dashboard hebben ze verschillende kaarten ingesteld:
- De tijdrapportagekaart toont factureerbare versus niet-factureerbare uren per lid van het team en per project.
- De taakvoortgangskaart geeft voor elke client een overzicht van voltooide en nog openstaande taken.
- De werklastkaart geeft de capaciteit van elk individueel teamlid weer.
- De klantgerichte kaart biedt een algemeen overzicht van de projectstatus, deadlines en te leveren resultaten.
Bonus: een sjabloon!
Als extra bonus: als u geen zin heeft om zelf een aangepaste werkstroom op te zetten, kunt u deze freelancersjabloon gebruiken! ⚡
De ClickUp-sjabloon voor tijdsregistratie voor consultants is een uitstekende tool om tijd rechtstreeks binnen taken bij te houden, zodat u altijd precies weet waaraan elk geregistreerd uur heeft bijgedragen. De sjabloon voor urenregistratie voor consultants bevat aangepaste velden om belangrijke statistieken vast te leggen, zoals uurtarieven, geschatte kosten en totale factureerbare bedragen.
Formulevelden berekenen automatisch factureerbare uren, zodat u direct geschatte en werkelijke inkomsten kunt vergelijken. Dit betekent dat u gemakkelijk ondergefactureerde projecten of te langdurige taken kunt identificeren. In combinatie met meerdere weergaveopties, zoals lijsten, tabellen en dashboards, kunt u uw bijgehouden tijd filteren, sorteren en visualiseren voor projecten, teamleden en klanten.
Werkversnippering is een van de grootste verborgen killers van de productiviteit binnen bureaus. Creatieve teams schakelen vaak tussen meerdere tools voor projecten, een andere voor facturering, een apart platform voor tijdsregistratie en nog een andere voor communicatie met klanten. Elke omschakeling verstoort de focus, vertraagt het momentum en creëert hiaten waardoor uren niet worden bijgehouden, briefings verloren gaan en deliverables uit de hand lopen.
Wanneer uw werkstroom verspreid is over verschillende tabbladen, verspilt u niet alleen tijd, maar loopt u ook factureerbare uren mis en creëert u wrijving bij elk clientproject. Een geconsolideerde werkruimte brengt dit alles samen: projectmanagement, tijdsregistratie, facturering, resourcebeheer en communicatie in één naadloos systeem. Geen tabbladen meer wisselen, geen bestanden meer zoeken, geen context meer resetten. Uw team werkt sneller, projecten blijven op elkaar afgestemd en het bureau beschermt de factureerbare tijd die daadwerkelijk omzet genereert.
Praktijkvoorbeeld van het bijhouden van factureerbare uren
Wanneer teams beginnen met het bijhouden van factureerbare versus niet-factureerbare uren, spreken de resultaten vaak voor zich. De gegevens brengen inefficiënties, gemiste kansen en potentiële winstlekken aan het licht.
Laten we de stapsgewijze werkstroom die we hebben besproken in de praktijk bekijken.
Stel dat StudioBright, een middelgroot creatief bureau, besluit om eens goed te kijken waar zijn tijd echt naartoe gaat. Ondanks stabiel werk voor klanten blijven de winstmarges krimpen.
Stap 1: Stel duidelijke definities vast
Dit is hoe de operationeel manager het werk verdeelt:
- Factureerbaar: Deliverables voor clients, zoals campagneontwerp, revisies of telefoongesprekken met clients.
- Niet-factureerbaar: interne vergaderingen, marketingactiviteiten en trainingen
Ze maken tags aan in hun werkruimte om elke taak transparant te houden.
Stap 2: Registreer dagelijks uw tijd met ClickUp
De copywriter start bijvoorbeeld een timer voor 'Advertentietekst – Klant A' wanneer hij aan het schrijven is. De projectmanager registreert handmatig 45 minuten die zijn besteed aan een vergadering met de klant. De AI-projectmanager van ClickUp Brain vat het totale aantal uren per klant samen en markeert taken die hun tijdsinschatting overschrijden.
Dit is wat Manaswi Dwivedi van Cedcoss Technologies Pvt. Ltd. te zeggen had over het gebruik van ClickUp:
Het dashboard helpt ons om gegevens op een zinvolle manier weer te geven en bespaart ons ook tijd. Ik kan ook verschillende ruimtes creëren waar ik kan werken aan de problemen en verbeteringen. Bovendien kan ons dagelijkse werk ook worden gecontroleerd en helpt de tijdsregistratie die we aan een specifieke Taak besteden ook om de efficiëntie van het werk te verbeteren.
Het dashboard helpt ons om gegevens op een zinvolle manier weer te geven en bespaart ons ook tijd. Ik kan ook verschillende ruimtes creëren waar ik kan werken aan de problemen en verbeteringen. Bovendien kan ons dagelijkse werk ook worden gecontroleerd en helpt de tijdsregistratie die we aan een specifieke Taak besteden ook om de efficiëntie van het werk te verbeteren.
Stap 3: Bekijk regelmatig rapporten over rapportage
Aan het einde van elke week bekijkt het team de tijdgegevens met behulp van ClickUp dashboards.
Ze zien een patroon: ontwerpers besteden bijna 10 uur per week aan interne telefoongesprekken: niet-factureerbare tijd die ten koste gaat van de marges.
De manager stelt een ClickUp-automatisering in zodat elke vrijdag automatisch een 'wekelijks tijdrapport' wordt gedeeld in hun #Operations ClickUp Chat-kanaal.
💡 Pro-tip: Benchmark de efficiëntie van klanten. Vergelijk de verhouding tussen factureerbare en niet-factureerbare uren per client. Sommige klanten nemen twee uur overhead per factureerbaar uur, andere slechts 15 minuten. Gebruik die informatie om prioriteit te geven aan zeer efficiënte klanten wanneer de pijplijn vol is.
Stap 4: Pas werkstroom aan op basis van inzichten
Gewapend met gegevens verfijnt StudioBright zijn werkstroom:
- Interne vergaderingen duren maximaal 15 minuten.
- De communicatie met klanten wordt geconsolideerd in projectdashboards.
- Tijdrovende niet-factureerbare taken worden geautomatiseerd of gebundeld.
Na drie maanden zijn de resultaten duidelijk:
⚡ De factureerbare bezettingsgraad stijgt met 18%.
💰 De winstmarges verbeteren met 22%.
📅 De gemiddelde doorlooptijd van projecten daalt met 15%.
💟 Bonus: Brain MAX is uw AI-aangedreven desktopassistent die is ontworpen om bureaus te helpen hun factureerbare uren te maximaliseren en het werk voor klanten te stroomlijnen. Dankzij de diepgaande integratie met uw tools voor projectmanagement, tijdsregistratie en facturering brengt Brain MAX al uw factureerbare activiteiten samen in één uniform dashboard.
U kunt spraak-naar-tekst gebruiken om uren te registreren, projectstatussen bij te werken of handsfree klantnotities vast te leggen, terwijl meerdere toonaangevende AI-modellen u helpen bij het genereren van gedetailleerde urenregistraties, het samenvatten van de voortgang van projecten en het markeren van niet-gefactureerd werk. Brain MAX kan herinneringen voor tijdsregistratie automatiseren, factureerbare versus niet-factureerbare taken organiseren en ervoor zorgen dat elke minuut van het werk voor de klant wordt bijgehouden en verantwoord, waardoor uw bureau efficiënter, transparanter en winstgevender wordt.
Een AI-aangedreven checklist voor tijdregistratie en facturering voor bureaus
Hier is een beknopte overzichtstabel om u te helpen uw taken bij te houden:
| Stap | Checklistitem |
|---|---|
| 1. Voer automatisering uit voor taken met een lage toegevoegde waarde, zodat uw team creatief kan blijven | Gebruik AI voor automatisering van administratieve taken die ontwerpers, strategen en accountmanagers afleiden. Zo kunnen zij zich concentreren op belangrijke factureerbare taken in plaats van eindeloos administratief werk en heen-en-weer-gepraat. |
| 2. Identificeer verborgen kosten in uw leveringspijplijn | Bureaus verliezen winstgevendheid door onopgemerkte verborgen kosten zoals revisies, interne beoordelingen, vergaderingen en niet-factureerbaar werk. Breng deze patronen vroegtijdig aan het licht, want niet-factureerbare uren zijn belangrijker dan de meeste teams beseffen. |
| 3. Verbeter de nauwkeurigheid van de facturering door het bijhouden te automatiseren | Schakel geautomatiseerde tijdsregistratie in om ervoor te zorgen dat creatieve medewerkers alle uren die ze aan client-werk besteden bijhouden, zodat u nauwkeurig kunt factureren en het proces van tijdsregistratie soepeler verloopt. Dit is vooral belangrijk voor productieteams die snel werken. |
| 4. Verhoog het factureerbare gebruik binnen het bureau | Houd de bezettingsgraad, de factureerbare bezettingsgraad en het totale aantal gewerkte uren van uw team bij om inzicht te krijgen in hoe deze over meerdere projecten zijn verdeeld, en ontdek mogelijkheden om het aantal factureerbare uren te verhogen. |
| 5. Geef projectmanagers meer controle over de oplevering | Laat AI helpen bij het bijhouden van de voortgang van projecten, het verduidelijken van factureerbare versus niet-factureerbare taken en het ondersteunen van projectmanagers bij het coördineren van complexe clientprojecten met strakke tijdlijnen en veranderende scopes. |
| 6. Bescherm uw inkomsten bij opdrachten met een vast tarief | Veel bureaus berekenen hun prijzen op basis van vaste tarieven of projecten met een vaste prijs, wat betekent dat ontbrekende tijdregistraties of scope creep kunnen leiden tot geldverlies. AI helpt bij het signaleren van problemen die directe inkomsten en een gezonde levering in de weg staan. |
| 7. Vereenvoudig de bedrijfsvoering binnen bureausystemen | Gebruik AI-gestuurde projectmanagementsoftware om interne processen te stroomlijnen, administratieve schulden te verminderen en de dagelijkse werkstroom te verbeteren – van resourceplanning tot salarisadministratie. |
| 8. Verbeter de klantervaring en klantbehoud | Goede bureaus zijn afhankelijk van sterke klantrelaties. AI helpt de klanttevredenheid op peil te houden door een meer voorspelbare levering, beter zichtbaarheid over de voortgang en minder verrassingen in tijdlijnen of facturering. |
| 9. Genereer binnen enkele minuten nauwkeurige facturen | AI kan factureerbare tijd analyseren, helpen bij het bijhouden van factureerbaar werk voor verschillende accounts en uw team helpen om met slechts een paar muisklikken overzichtelijke facturen op te stellen, waardoor zowel het bureau als de client minder wrijving ondervinden. |
| 10. Pas werkstroomen aan naargelang het type project | De werklast van bureaus varieert afhankelijk van vaste klanten, campagnes met veel deliverables of projecten met een vaste prijs. Uw systemen moeten dus flexibel zijn en zich aanpassen aan uw mix van diensten en veranderende capaciteit. |
Zorg voor nauwkeurige facturering met ClickUp
Het bijhouden van factureerbare versus niet-factureerbare uren draait om inzicht in waar de energie van uw team naartoe gaat, het opsporen van gederfde inkomsten en het nemen van slimmere beslissingen voor projecten.
ClickUp, de geconvergeerde AI-werkruimte, maakt dit naadloos mogelijk. Project Time Tracking zorgt ervoor dat elke taak en subtaak nauwkeurig worden geregistreerd. ClickUp Brain helpt bij het automatiseren van rapportages over de voortgang en het monitoren van de status van projecten. Automatiseringen zorgen ervoor dat repetitieve taken en rapportages consistent blijven, terwijl dashboards een realtime overzicht van de productiviteit bieden, waardoor factureerbare uren en teamcapaciteit worden gemaximaliseerd.
Samen helpen deze tools u om verloren uren terug te winnen en werkstroomen te optimaliseren om uw winstmarges te vergroten.
Meld u vandaag nog gratis aan bij ClickUp! ✅
Veelgestelde vragen (FAQ's)
Bureaus weten precies hoe de tijd binnen teams wordt besteed dankzij de tijdsregistratie voor projecten. Factureerbare uren vertegenwoordigen werk voor klanten dat kan worden gefactureerd, terwijl niet-factureerbare uren betrekking hebben op interne taken, zoals vergaderingen of administratief werk. Nauwkeurige tijdsregistratie voorkomt omzetverlies, maakt transparante facturering mogelijk en helpt u inzicht te krijgen in de toewijzing van middelen.
Met ClickUp kunnen teams tijd in realtime bijhouden met timers, handmatig uren invoeren of tijd registreren. Tijdregistraties worden rechtstreeks gekoppeld aan taken en projecten, waardoor gedetailleerde urenstaten en overzichten worden gecreëerd. Integraties met andere tijdsregistratietools verminderen handmatige fouten, geven u een nauwkeurig overzicht van factureerbare uren en maken facturering nauwkeurig en moeiteloos.
Het niet bijhouden van factureerbare uren kan leiden tot onderfacturering van klanten, gederfde inkomsten, slecht beheerde middelen en gespannen klantrelaties. U kunt inefficiënties of buitensporig niet-factureerbaar werk over het hoofd zien, wat resulteert in kleinere winstmarges.
Door tijdsregistratie bij te houden, ziet u precies waar uw inspanningen naartoe gaan, zodat u zich kunt concentreren op taken met een hoge toegevoegde waarde en niet-factureerbaar werk kunt verminderen. Het maakt een nauwkeurige schatting van de kosten van het project mogelijk, zorgt voor een betere verdeling van de werklast en helpt knelpunten te identificeren.