Hoe promoot u een gebeurtenis online en offline tot succes?

Heb je je ooit afgevraagd waarom sommige gebeurtenissen binnen enkele minuten uitverkocht zijn, terwijl andere moeite hebben om tickets te verkopen? Het geheim schuilt in een promotieplan dat lang voordat de deuren opengaan voor opwinding en urgentie zorgt. Een ongelooflijke gebeurtenis verdient een publiek dat daarbij past, maar dat publiek vindt je niet zomaar.

Daarom is het zo belangrijk om te weten hoe je gebeurtenissen kunt promoten. Zo zorg je ervoor dat potentiële bezoekers die graag aanwezig willen zijn, deze kans niet missen.

In dit artikel bespreken we doordachte manieren om uw gebeurtenis onder de aandacht te brengen en tot leven te brengen, van het online delen van de juiste details tot het creëren van kleine details die mensen het gevoel geven dat ze welkom zijn.

⭐ Functioneel sjabloon

De sjabloon voor gebeurtenispromotie van ClickUp helpt de chaos van het plannen te vereenvoudigen door elk detail in één eenvoudig te beheren hub bij te houden. Of het nu gaat om het opzetten van campagnes, het coördineren van outreach of het bijhouden van resultaten, alles bevindt zich in één ruimte.

Ontvang een gratis sjabloon

Waarom gebeurtenispromotie belangrijk is

In oktober 2012 besloot de door Red Bull gesponsorde Oostenrijkse skydiver Felix Baumgartner om vanuit de stratosfeer te springen en tijdens zijn vrije val de geluidsbarrière te doorbreken.

Op het eerste gezicht had het gewoon weer een extreme sportstunt kunnen zijn. Maar de manier waarop Red Bull er een gedeeld wereldwijd moment van maakte, maakte het legendarisch. Het gebeurtenis werd live uitgezonden op YouTube, waar miljoenen gewone mensen afstemden om de geschiedenis in realtime te zien ontvouwen.

En de promotie ervoor? Red Bull bouwde maandenlang anticipatie op door achter de schermen beelden, persberichten en opvallende visuals te delen als onderdeel van hun gebeurtenisreclame op verschillende sociale mediaplatforms.

Meer dan 8 miljoen mensen keken tegelijkertijd naar de livestream, wat op dat moment een record was als instelling. En Red Bull werd een merknaam die niemand kon vergeten.

het resultaat is de kracht van positieve gebeurtenispromotie. *✨

Hier zijn nog enkele andere concrete manieren waarop gebeurtenispromotie het verschil kan maken:

✅ Creëer herinneringen die mensen willen delen en maak van uw gebeurtenis een verhaal dat veel verder reikt dan de zaal of het scherm

✅ Helpt je je target te bereiken waar ze zich bevinden, zodat de mensen die er waarschijnlijk interesse in hebben, er op tijd van op de hoogte zijn om deel te nemen

✅ Verhoogt de bekendheid van uw merk, uw doel of uw idee door het in gesprekken te brengen die ook na afloop van het gebeurtenis blijven voortduren

✅ Moedigt potentiële bezoekers van het gebeurtenis aan om actieve deelnemers te worden met door gebruikers gegenereerde content, waardoor enthousiasme ontstaat dat groeit door mond-tot-mondreclame en delen op sociale media

✅ Creëer momentum voor uw volgende gebeurtenis, want een goed gepromoot gebeurtenis zorgt ervoor dat mensen uitkijken naar wat er daarna komt

5 promotiestrategieën voorafgaand aan het gebeurtenis om interesse te wekken

Zoals je waarschijnlijk wel begrijpt, zijn de weken voorafgaand aan je gebeurtenis net zo belangrijk als de dag zelf.

Inschrijvingen komen vaak laat binnen en het kost veel moeite om drukbezette mensen te overtuigen om toewijzing te geven. En omdat het grootste deel van het budget naar het gebeurtenis zelf gaat, is het budget krap.

Maar er zijn enkele strategieën om die uitdagingen het hoofd te bieden. Laten we eens kijken hoe je je gebeurtenis kunt promoten in de weken en dagen voorafgaand aan de grote dag.

1. Ga dieper in op wie je uitnodigt

Een van de meest voorkomende fouten is ervan uitgaan dat je gebeurtenis 'voor iedereen' is. Dat is nooit het geval. Door je target te verfijnen, bespaar je geld, maak je je boodschap scherper en zorg je ervoor dat mensen daadwerkelijk ja zeggen.

Als je niet weet tegen wie je praat, krijg je uiteindelijk een saaie flyer of een generieke LinkedIn-post die geen indruk maakt. Dat is verspilde moeite.

Segmenteer in plaats daarvan je lijst: lokale gemeenschapsleden, eerdere bezoekers of een nichegroep zoals 'middenkadermanagers in de gezondheidszorg'. Spreek hen rechtstreeks aan met je gebeurtenisonderwerp en andere details, en zie hoe de zichtbaarheid van je gebeurtenis toeneemt.

2. Maak van uw uitnodiging een verhaal, geen mededeling

Dit is de realiteit: niemand onthoudt alleen data en tijden. "Vrijdag, 18.00 uur, zaal B" zal geen bezoekers naar het gebeurtenis lokken. Mensen onthouden verhalen: wat ze zullen leren, wie ze zullen ontmoeten of het gevoel dat ze zullen hebben als ze weggaan.

Natuurlijk moet je de sleutelgegevens van het gebeurtenis bekendmaken. Maar houd ook rekening met de uitdagingen waarmee je publiek te maken heeft.

Bespaart uw gebeurtenis hen tijd? Is het hen toegang tot stemmen die ze normaal gesproken misschien niet zouden horen? Helpt het hen om fouten te voorkomen? Uw strategie voor gebeurtenispromotie moet het probleem benadrukken dat u voor hen oplost.

3. Structureer uw kanalen met een doel

Je website voor je gebeurtenis ziet er misschien strak uit, maar het is slechts een stukje van de puzzel. Als je op één kanaal vertrouwt, loop je het risico het grootste deel van je publiek te missen.

De uitdaging is dat mensen verspreid zijn: sommigen leven op Instagram, anderen openen trouw hun e-mail, terwijl LinkedIn misschien wel je enige toegang tot zakelijke kopers is.

De sleutel is niet 'overal aanwezig te zijn', maar om elk kanaal te gebruiken waarvoor het het meest geschikt is:

4. Stimuleer vroege toewijzing

Alle evenementenplanners kennen het zinkende gevoel van lege registratiedashboards drie weken voor een gebeurtenis. Mensen wachten graag tot het laatste moment, maar dat heeft rampzalige gevolgen voor de catering, hotelblokken en het vertrouwen van sponsors. De oplossing is om mensen te belonen voor vroege aanmeldingen.

Als je de prijzen niet wilt verlagen, bied dan exclusiviteit aan. Je kunt bijvoorbeeld vroege inschrijvers als eerste toegang geven tot populaire workshops, een VIP-vergadering of zelfs een downloadbare bonus.

Het doel is om wachten als riskant te laten aanvoelen.

5. Leen vertrouwen van partners en stemmen die mensen al volgen

Een van de moeilijkste aspecten van promotie is het doorbreken van de muur van scepsis. Waarom zouden mensen u genoeg vertrouwen om hun tijd op te offeren?

Hier kunnen sponsors, partners of influencers van het gebeurtenis helpen. Hun geloofwaardigheid straalt af op uw gebeurtenis en hun publiek wordt het uwe.

De beste samenwerkingen zijn niet die met de grootste namen, maar met de meest relevante. Wat telt, is overlap: hun publiek moet veel lijken op uw potentiële bezoekers.

5 gebeurtenismarketingstrategieën voor promotie tijdens het gebeurtenis

Aan het einde van de 19e eeuw opende Guinness zijn brouwerijdeuren in Dublin en verwelkomde het de lokale bevolking. Mensen konden zien hoe het bier werd gemaakt en aan het einde zelfs een deel drinken.

Het bood bezoekers, die klanten werden, een verhaal dat ze mee naar huis konden nemen en konden delen.

In zekere zin was dit een van de allereerste gebeurtenissen die door een bedrijf werd georganiseerd. Tegenwoordig zijn rondleidingen in fabrieken echter heel gewoon geworden. Daarom heb je nieuwe strategieën nodig. Laten we er een paar bekijken:

1. Deel het verhaal terwijl het zich ontvouwt

Realtime promotie van gebeurtenissen op sociale media is wat het verschil maakt tussen gebeurtenissen die de volgende dag alweer vergeten zijn en gebeurtenissen die je nog lang bijblijven.

Plaats hoogtepunten zodra ze zich voordoen. Deel soundbites van sprekers, reacties van het publiek of een korte clip van een belangrijke aankondiging. Dit geeft deelnemers een gevoel van erkenning en laat mensen die online kijken zien dat ze iets belangrijks missen.

2. Zet de deelnemers centraal

Mensen vertrouwen hun collega's meer dan gepolijste berichten van organisatoren. Maak het deelnemers gemakkelijk om te delen door hen prompts, beeldmateriaal en redenen te geven om te posten.

Een fotohokje met uw merknaam, een weggeefactie gekoppeld aan het delen op sociale media of een oproep vanaf het podium kunnen wonderen doen.

3. Laat zien wat er achter de schermen gebeurt

Bezoekers houden van het gepolijste product, maar buitenstaanders voelen zich vaak meer in verbinding met de rauwe, menselijke kant. Door achter de schermen te delen, creëer je intimiteit en authenticiteit.

Laat zien hoe een spreker zich opwarmt, hoe een vrijwilliger kort chattet of hoe het team zich voorbereidt voordat de deuren opengaan.

Bij hybride gebeurtenissen kunt u op deze manier ook virtuele deelnemers het gevoel geven dat ze deel uitmaken van de sfeer, in plaats van buitenstaanders die naar een feed kijken.

4. Creëer kleine fases voor uw publiek

Gebeurtenissen draaien niet alleen om wat er op het hoofdpodium gebeurt. De bezoekers zelf zijn de krachtigste verhalenvertellers.

Leg hun reacties vast door korte vraag-en-antwoordsessies te houden, korte getuigenissen op te nemen of interviews in 'rode loper'-stijl te houden voor sociale media. Zo worden deelnemers ambassadeurs en wordt uw aanbod aan content direct vergroot.

5. Houd het online publiek actief

Hybride gebeurtenissen zijn niet langer een zeldzaamheid. Zonder een plan om de online deelnemers te betrekken, loopt u het risico een groot deel van uw publiek te verliezen.

Livestream sleutel sessies, maak interactieve polls, organiseer wedstrijden op je sociale media en deel bronnen in realtime in het chatten. Wanneer deelnemers op afstand zich betrokken voelen, blijven ze langer en zijn ze eerder geneigd zich in te schrijven voor toekomstige gebeurtenissen.

5 manieren om promotie na het gebeurtenis te optimaliseren

Het beste wat je na een gebeurtenis kunt doen, is ervoor zorgen dat je een sterk momentum hebt om aantekeningen en actiepunten vast te leggen terwijl de gesprekken plaatsvinden, en dat je die vertegenwoordigers ondersteunt om zo snel mogelijk een zeer gepersonaliseerde follow-up te versturen.

Dat is een goed advies van deze Reddit-gebruiker. Maar dat is nog maar het begin.

na het gebeurtenis verlengt u in feite de levensduur van uw gebeurtenis. *

Dit is uw kans om de verbinding met deelnemers te versterken en het momentum dat u hebt opgebouwd om te zetten in iets dat een langdurige impact heeft. Hier leest u hoe u ervoor kunt zorgen dat uw gebeurtenis niet eindigt wanneer de deuren gesloten zijn.

1. Handel terwijl de herinnering nog vers is

Elke dag dat je follow-ups uitstelt, neemt de betrokkenheid sterk af. Deelnemers krijgen het druk, inbox blijft vol en de details vervagen snel.

Stuur binnen 24 uur een bedankbericht, waarin je de sleutel momenten benadrukt en nuttige bronnen deelt. Zo houd je de energie levend. Als je een week wacht, is de vonk verdwenen.

2. Bouw een hub voor na het gebeurtenis

Uw gebeurteniswebsite moet uitgroeien tot een hub voor samenvattingen.

Hier kunnen deelnemers sessies opnieuw bekijken, kunnen afwezigen inhalen wat ze gemist hebben, en kunnen potentiële deelnemers aan uw volgende gebeurtenis het bewijs van de waarde ervan zien.

Vul het met opnames, presentatiedia's, een fotogalerij, statistieken en opvallende citaten. Maak er een bestemming van die het delen waard is.

3. Segmenteer uw outreach

Niet alle bezoekers zijn hetzelfde. Iemand die tot de afsluitende keynote is gebleven, verschilt sterk van een deelnemer die nooit heeft ingelogd.

Segmenteer uw publiek en stem uw outreach daarop af. Stuur no-shows een aantekening met de hoogtepunten en de mededeling dat u het jammer vindt dat u het niet hebt gezien. Bied betrokken deelnemers mogelijkheden voor een volgende stap, zoals een demo of vroege registratie voor toekomstige gebeurtenissen.

4. Hergebruik uw content

Het moeilijkste deel heb je al gedaan: geweldige sessies, visuals en gesprekken creëren. Nu is het tijd om die content aan het werk te zetten.

Zet keynote-video's om in blogposts, breakout-sessies in podcasts en hoogtepunten van de gebeurtenis in LinkedIn-carrousels. Door hergebruik gaat uw evenementmarketing veel verder dan één enkele datum.

5. Houd gesprekken gaande

Uw gebeurtenis is een kans om een community op te bouwen. Promotie na de gebeurtenis werkt het beste wanneer u mensen een ruimte biedt om verbinding te blijven houden.

Maak een LinkedIn- of Slack-groep aan, deel aanvullende bronnen of houd een korte follow-up Q&A met uw sprekers. Wanneer deelnemers zich onderdeel voelen van een voortdurend gesprek, is de kans veel groter dat ze uw toekomstige gebeurtenissen zullen bijwonen.

Hoe ClickUp werkstroom voor gebeurtenispromotie ondersteunt

U realiseert zich inmiddels vast wel dat het organiseren van een gebeurtenis honderden kleine onderdelen omvat. Om niet uit het oog te verliezen wat u nog te doen heeft, heeft u een platform nodig dat alles samenbrengt.

Dat is waar ClickUp, de app voor dagelijks gebruik op het werk, de stap zet.

Houd elk detail op schema met ClickUp's taakbeheer

Stel je voor: je plant een hybride conferentie met workshops, keynote speakers en een grote netwerksessie. In ClickUp kun je een speciale map voor het evenement aanmaken en deze onderverdelen in lijsten zoals "Social media", "Persvoorlichting" en "Sprekersbeheer".

Je maakt taken aan zoals 'Ontwerp Instagram-teaser banner', 'Stuur keynote briefingpakket' of 'Publiceer ticket aankondiging' met behulp van ClickUp-taak.

Elke taak doorloopt ClickUp-aangepaste statussen zoals Nog te doen, In uitvoering, Needs Review en Scheduled, zodat projectmanagement van gebeurtenissen gemakkelijk te volgen is.

🌟 Bonustip: Heb je te veel dingen tegelijk te doen? Werk handsfree met ClickUp Brain MAX! Gebruik Talk to Text om vragen te stellen, te dicteren en commando's te geven aan je werk met je stem – handsfree, waar je ook bent.

Centraliseer uw middelen met ClickUp Document

Elk gebeurtenis gaat gepaard met een stortvloed aan bestanden: biografieën van sprekers, logo's van sponsors, persberichten en concepten voor sociale media. In plaats van ze kwijt te raken in eindeloze e-mailthreads, kunt u alles opslaan in ClickUp Documenten.

Je kunt één document aanmaken met het berichtenkader van je gebeurtenis, zodat elke tweet, poster of LinkedIn-post consistent is. Een ander document kan veelgestelde vragen en outreach-sjablonen voor je team bevatten, die rechtstreeks aan relevante taken zijn gekoppeld.

Bespaar tijd met automatisering

Deadlines komen snel dichterbij in gebeurtenismarketing. In plaats van je teamgenoten handmatig aan te sporen, kun je ClickUp's automatisering de overdracht voor je laten regelen.

Je kunt regels instellen zoals: "Wanneer het ontwerp van een sociale afbeelding klaar is, wijzig dan de taak in Klaar voor beoordeling en breng de marketingmanager op de hoogte." Of: "Wanneer een taak is getagd met 'e-mailcampagne', wijs deze dan automatisch toe aan de tekstschrijver."

Gebeurtenis-teams die ClickUp Brain gebruiken, kunnen ook vergaderingen samenvatten, actiepunten uit je documenten halen en zelfs snelle vragen beantwoorden zoals "Wat is de deadline voor de deliverables van sponsors?" of "Waar is de definitieve versie van de agenda van het evenement?"

Marketingteams melden dat ze 3 tot 5 uur per week besparen op repetitief werk zoals het opstellen van concepten, samenvatten en zoeken naar antwoorden. Dat is tijd die je kunt besteden aan het bedenken van een sterker gebeurtenisverhaal.

Focus op uitvoering met ClickUp-sjablonen

De ClickUp-sjabloon voor evenementpromotie neemt de stress uit het plannen weg door alle bewegende delen samen te brengen in één georganiseerde ruimte. In plaats van te jongleren met verspreide aantekeningen en deadlines, kunt u doelen, tijdlijnen en campagnes duidelijk in kaart brengen.

🌻Dit is waarom je deze sjabloon geweldig zult vinden:

Veelvoorkomende uitdagingen bij het promoten van gebeurtenissen en hoe je deze kunt overwinnen

Gebeurtenispromotie brengt vaak onverwachte hindernissen met zich mee. Hier zijn enkele uitdagingen die we keer op keer tegenkomen, samen met doordachte manieren om ze het hoofd te bieden:

🚩 Uitdaging: Limiet budgetten beperken hoe ver je promotie-inspanningen kunnen gaan

✅ Oplossing:

🚩 Uitdaging: Onvoldoende tijd om campagnes te abonneren voordat de datum van het gebeurtenis nadert

✅ Oplossing:

🚩 Uitdaging: Kleine teams of personeel met een limiet om meerdere bewegende delen te beheren

✅ Oplossing:

🚩 Uitdaging: Moeilijkheden bij het bijhouden van de werkelijke impact van uw gebeurtenispromotiestrategie

✅ Oplossing:

🚩 Uitdaging: Promoties kunnen te opdringerig of overdreven overkomen, waardoor het vertrouwen van uw target afneemt

✅ Oplossing:

Geen last-minute problemen, gewoon ClickUp

Als je nadenkt over hoe je een gebeurtenis kunt promoten, onthoud dan dat het succesvol is als je promotieplan net zo doordacht is als het gebeurtenis zelf.

Het gaat erom op het juiste moment een verbinding te leggen met de juiste mensen, op een manier die oprecht en memorabel aanvoelt. De beste gebeurtenissen vullen niet alleen zetels, ze starten gesprekken, bouwen gemeenschappen op en zorgen ervoor dat mensen uitkijken naar je volgende grote idee.

Of je nu fysieke, virtuele of hybride gebeurtenissen abonneert, promotie is een combinatie van creativiteit en coördinatie. Het zijn de e-mails, de posts, de late brainstormsessies en de laatste details van het gebeurtenis die ervoor zorgen dat de grote dag voor je bezoekers vlekkeloos verloopt.

En hoewel het werk achter de schermen niet altijd even glamoureus is, verandert het een gewone bijeenkomst in een herinnering die mensen met zich meedragen.

dit is waar ClickUp stilletjes uitblinkt. ✨*

Het bevat niet alleen uw taken, maar biedt u ook een ruimte waar het grote geheel en de kleine details naast elkaar bestaan.

Klaar om iedereen over je aankomende gebeurtenissen te laten praten? Begin met plannen, blijf georganiseerd en laat ClickUp de chaos afhandelen, zodat jij je kunt concentreren op het creëren van blijvende ervaringen.

Meld u gratis aan voor ClickUp!