Raad eens hoeveel tijd de verkopers in uw bedrijf daadwerkelijk besteden aan verkopen?
Niet ideaal, toch?
De boosdoener? Ongeorganiseerde of ontbrekende documentatie.
Verkoopteams vertrouwen op herhaalbare processen en waardevolle verkoopmiddelen om deals te sluiten. Maar al te vaak verspillen ze uren met het zoeken naar informatie, het herschrijven van e-mails of het steeds opnieuw stellen van dezelfde vragen. Ze verliezen tijd, zijn minder productief en halen hun quota niet.
Organisaties die hun sales content daarentegen consequent beheren en bijwerken, zien hun slagingspercentages met 10,9% stijgen.
Ook u kunt deze hardnekkige productiviteitsproblemen oplossen met een gestructureerd systeem voor verkoopdocumentatie dat uw team in elke fase ondersteunt.
In deze handleiding leert u hoe u dit kunt doen zonder te hoeven jongleren met meerdere tools... en met de alles-in-één app voor werk, ook wel bekend als ClickUp.
⭐ Functie sjabloon
De sjabloon voor verkoopprocessen van ClickUp biedt u een duidelijke, aanpasbare werkstroom om leads met vertrouwen door elke fase te loodsen, van prospectie tot afsluiting. Met ingebouwde aangepaste velden, meerdere weergaven zoals Gantt-grafieken en Kanban-borden, en het gezamenlijk bijhouden van taken, helpt deze beginnersvriendelijke sjabloon verkoopteams om afgestemd en georganiseerd te blijven en elke kans te benutten.
Wat is verkoopdocumentatie?
Verkoopdocumentatie verwijst naar alle materialen die uw team nodig heeft om effectief te verkopen, zowel intern als extern.
Denk aan playbooks, scripts voor telefoongesprekken, sjablonen voor e-mails, casestudy's, prijsdocumenten en onboardinggidsen. Deze documenten helpen het verkoopteam te weten wat ze moeten zeggen, wanneer ze dat moeten zeggen en hoe ze deals kunnen sluiten. Ze begeleiden kopers ook door in elke fase van het aankoopproces de juiste informatie te verstrekken.
Sommige van deze materialen zijn intern en worden gebruikt voor training en om consistentie in het verkoopproces te waarborgen. Andere zijn extern en worden gebruikt om kopers te informeren en te beïnvloeden. Ze worden ook wel verkoopmateriaal, verkoopcontent of verkoopmiddelen genoemd. Ze worden steeds vaker digitaal en zijn ontworpen voor snelheid en schaalbaarheid.
Waarom verkoopdocumentatie belangrijk is
Met goede verkoopdocumentatie wordt elke vertegenwoordiger ondersteund, of hij nu net begint of al jaren ervaring heeft. Het geeft structuur aan uw verkoopproces, zorgt voor een consistente ervaring voor de koper en helpt uw team zich te concentreren op wat werkt.
Al met al verhoogt het de productiviteit van de verkoop.
Dit is waarom het belangrijk is:
- Zorgt voor consistentie: elke vertegenwoordiger volgt hetzelfde draaiboek, zodat uw boodschap consistent blijft en uw proces op schema blijft, ongeacht wie er verkoopt
- Betere onboarding: Nieuwe medewerkers beginnen niet vanaf nul. Duidelijke documentatie helpt hen uw processen te begrijpen, sneller te leren en eerder productief te worden
- Betere coaching: Sales managers kunnen precies vaststellen wat wel en niet werkt door het gedocumenteerde proces te bekijken, waardoor feedback gerichter en effectiever wordt
- Verhoogt het vertrouwen van kopers: wanneer vertegenwoordigers gedurende de hele cyclus duidelijke, nuttige materialen delen, voelen kopers zich beter geïnformeerd en zijn ze eerder geneigd om verder te gaan
- Schaalbaar wat werkt: in plaats van het wiel opnieuw uit te vinden, kunnen verkoopmedewerkers beproefde tactieken en processen repliceren, waardoor tijd wordt bespaard en de prestaties over de hele linie worden verbeterd
👀 Wist u dat? 52% van de salesleiders zegt dat vaardigheidstekorten en opleidingsbehoeften belangrijke obstakels vormen voor het behalen van hun belangrijkste prioriteiten.
Een manier om die kloof te dichten: betere procesdocumentatie.
Wanneer werkstromen in de verkoop duidelijk zijn gedocumenteerd, kunnen teams sneller aan de slag, wordt training herhaalbaar en verbeteren de prestaties over de hele linie.
Veelvoorkomende soorten verkoopdocumentatie
Verkoopdocumenten zijn er in verschillende formats, afhankelijk van voor wie ze bedoeld zijn: uw verkoopteam of potentiële klanten. Beide zijn essentieel om uw verkoopproces efficiënt en herhaalbaar te houden.
Dit zijn de meest voorkomende soorten verkoopdocumentatie:
1. Verkoophandboeken
Een sales playbook is uw handleiding voor de manier waarop uw team verkoopt. Het documenteert uw proces, van prospecting tot afsluiting, zodat salesprofessionals precies weten wat ze in elke fase moeten doen.
Sleutelcomponenten:
- Fasen van het verkoopproces
- Ideaal klantprofiel (ICP) en buyer persona's
- Berichtenkaders en waardeproposities
- Veelvoorkomende bezwaren en reacties
- Werkstroom en structuur van vergaderingen
- KPI's en successtatistieken
💡 Pro-tip: Gebruik een documentbeheerder zoals ClickUp Docs om een gecentraliseerd, gemakkelijk toegankelijk verkoophandboek te maken dat gezamenlijk kan worden bewerkt en gekoppeld aan relevante taken of werkstromen.
2. Telefoonscripts en sjablonen voor e-mails
Deze documenten bieden verkoopmedewerkers een startpunt voor hun outreach. Hoewel ze gepersonaliseerd kunnen (en moeten) worden, helpen sjablonen om de boodschap consistent te houden en ervoor te zorgen dat geen enkel sleutelpunt wordt gemist.
Sleutelcomponenten:
- Duidelijke openingszinnen of onderwerpen
- Op waarde gebaseerde berichten afgestemd op de behoeften van de koper
- Call-to-action (CTA)
- Plaatshouders voor personalisatie (bijv. naam, branche, pijnpunt)
- Varianten voor verschillende buyer persona's of fasen
- KPI's en successtatistieken
💡 Pro-tip: Wilt u sneller gepersonaliseerde varianten voor uw e-mailsjablonen genereren? Probeer ClickUp Brain, de native AI-assistent van ClickUp, om het zware werk voor u te doen. Voer de details van uw ICP in, hun pijnpunten, de fase van de funnel waarin ze zich bevinden, enz. , en het zal een tekst opstellen die resoneert, overtuigt en uiteindelijk converteert.
3. Checklists voor kwalificatie
Met deze checklists kunnen vertegenwoordigers snel bepalen of een lead het nastreven waard is. Ze houden teams gefocust op hoogwaardige kansen.
Sleutelcomponenten:
- Criteria gebaseerd op BANT, MEDDIC of uw eigen methodologie
- Vragen die u tijdens de ontdekkingsfase moet stellen
- Een scoresysteem of beoordelingssysteem om de kwaliteit van leads te beoordelen
- Triggers voor het doorlopen van de volgende fase in het verkoopproces
4. Gidsen voor het omgaan met bezwaren
Deze documenten bieden vertegenwoordigers duidelijke, beproefde antwoorden op de meest voorkomende bezwaren van kopers.
Sleutelcomponenten:
- Lijst met veelvoorkomende bezwaren (bijv. prijzen, concurrenten, timing)
- Aanbevolen antwoorden of gespreksonderwerpen
- Echte voorbeelden of use cases
- Tips over toon en presentatie
- Wat u wel en niet moet doen als u onder druk staat
5. Battle kaarten
Battle cards bieden een snel overzicht van de verschillen tussen uw oplossing en die van uw concurrenten. Ze worden meestal gebruikt in gesprekken in een latere fase om de uiteindelijke aankoopbeslissing te beïnvloeden.
Sleutelcomponenten:
- Sleutel factoren
- Concurrentiezwakke punten en sterke punten
- Reacties op bezwaren met betrekking tot concurrenten
- Inzichten in gewonnen en verloren deals
- Strategische gespreksonderwerpen
7. Onboarding- en trainingshandleidingen
Deze helpen nieuwe vertegenwoordigers om uw tools, berichten en verkoopproces te leren kennen. Ze vormen de basis voor een snellere opstarttijd.
Sleutelcomponenten:
- Overzicht en missie van het bedrijf
- Productkennis en sleutel functies
- Overzicht van CRM- en verkooptools
- Overzicht van het verkoopproces
- Verwachtingen en mijlpalen van de rol
💡 Pro-tip: Stop met het steeds opnieuw uitvinden van uw onboardingproces voor verkopers wanneer u nieuwe medewerkers aanneemt. De sjabloon voor onboarding van verkopers van ClickUp biedt u een herhaalbaar, traceerbaar systeem dat nieuwe verkopers sneller omzet in zelfverzekerde dealmakers. Gebruik de ingebouwde taken om trainingsmodules toe te wijzen, playbooks te koppelen en de voortgang in realtime bij te houden, zodat u uw team kunt opschalen zonder in te boeten aan kwaliteit of snelheid.
Hoe verkoopdocumentatie opstellen
Verkoopdocumentatie werkt alleen als deze duidelijk en toegankelijk is en is afgestemd op de manier waarop uw team daadwerkelijk verkoopt. Te vaak wordt documentatie opgeslagen in losse bestanden of verdwijnt deze in mappen die niemand bekijkt, waardoor het moeilijker wordt om het proces te volgen.
Volg deze stappen om ervoor te zorgen dat uw team betrouwbare toegang heeft tot hoogwaardige verkoopdocumenten:
Stap 1: Controleer wat er al is (en ruim het op)
Voordat u iets nieuws maakt, moet u eerst inventariseren wat er al aanwezig is. Denk hierbij aan oude scripts, pitchdecks, handleidingen of documenten die iemand tijdens de onboarding heeft gemaakt en nooit heeft bijgewerkt.
Zo voert u een effectieve audit uit:
- Centraliseer uw bronnen: breng alles samen op één plek zodat u het volledige overzicht hebt – creëer een kennis hub om informatie te verzamelen die verspreid is over e-mails, schijven en gedeelde mappen
- Tag op status: label elk document als actueel, verouderd of moet worden herzien. Gebruik aangepaste velden of tags om de status in één oogopslag bij te houden
- Verwijder duplicaten: bewaar slechts één versie van elke bron om verwarring of tegenstrijdige berichten te voorkomen
Gebruik ClickUp Docs om dit proces te vereenvoudigen. Organiseer uw documenten in overzichtelijke ruimtes, mappen en lijsten.
U kunt geneste pagina's maken om verschillende versies van hetzelfde verkoopmateriaal op één plek te bewaren. Als u bijvoorbeeld pitchdecks hebt die zijn afgestemd op verschillende doelgroepen, kunt u deze gescheiden maar toch bij elkaar houden met behulp van geneste pagina's.
U krijgt ook meerdere uitgebreide opmaakopties, zoals banners, tabellen, knoppen en widgets, waarmee u stijl en functionaliteit aan uw documenten kunt toevoegen.
Voeg ten slotte de juiste tags toe (intern vs. extern, presentaties vs. one-pagers, gespreksonderwerpen vs. e-mailsjablonen), wijs eigenaren toe en koppel ze rechtstreeks aan de betreffende ClickUp-taken, zodat uw documenten doorzoekbaar zijn. Zo weet uw team altijd waar het moet zijn, zonder eindeloos heen en weer te hoeven zoeken.
📮ClickUp Insight: We hebben onlangs ontdekt dat ongeveer 33% van de kenniswerkers dagelijks 1 tot 3 mensen een bericht stuurt om de context te krijgen die ze nodig hebben. Maar wat als u alle informatie gedocumenteerd en direct beschikbaar had? Met ClickUp Brain's AI Knowledge Manager aan uw zijde behoort context switching tot het verleden. Stel de vraag gewoon rechtstreeks vanuit uw werkruimte en ClickUp Brain haalt de informatie uit uw werkruimte en/of verbonden apps van derden!
Stap #2: Verzamel echte input van uw verkoopteam
Zodra u een idee heeft van wat u heeft en wat u nodig heeft, kunt u doorgaan naar de volgende stap. Deze stap omvat het verzamelen van input van uw verkopers. Zij zijn de beste bron van inzicht in wat nuttig is en wat slechts rommel is.
Zo verzamelt u zinvolle feedback:
- Stuur een gestructureerd feedbackformulier: vraag welke documenten ze gebruiken, wat verouderd aanvoelt en wat er ontbreekt
- Let op de knelpunten: identificeer punten in het verkoopproces waar vertegenwoordigers vertraging oplopen, zichzelf herhalen of van het script afwijken
- Stimuleer voortdurende updates: creëer een systeem waarmee vertegenwoordigers ontbrekende informatie kunnen markeren of nieuw verkoopmateriaal kunnen aanvragen
Om deze feedback te verzamelen, hoeft u uw notitieblok niet tevoorschijn te halen. U kunt gewoon naar ClickUp Forms gaan.
Met ClickUp-formulieren kunt u feedback op één plek verzamelen en omzetten in actie. Pas formulieren aan met slimme logica, zodat u alleen vraagt wat belangrijk is. Elk antwoord wordt een ClickUp-taak en u kunt automatiseringen instellen om deze direct na ontvangst aan de juiste persoon toe te wijzen.
Wilt u trends ontdekken in de verzamelde feedback? Misschien het algemene sentiment analyseren of de belangrijkste conclusies naar voren halen?
Gebruik ClickUp Brain om verzamelde antwoorden samen te vatten en vragen in gewoon Engels te stellen om de gegevens te analyseren.
⭐️ PSA: De intelligentie van ClickUp Brain is niet beperkt tot uw formulieren.
Zoals we al hebben gezien, kunt u het gebruiken om verkoopmateriaal te genereren, zoals gepersonaliseerde e-mails, brainstorm-gespreksonderwerpen voor uw demo-gesprekken, hiaten en inefficiënties in uw verkoopproces analyseren en nog veel meer. Omdat het 's werelds meest complete contextbewuste AI-assistent is, begrijpt het uw projecten door en door en werkt het met u samen, precies daar waar het werk zich afspeelt.
💡 Pro tip: Als u van plan bent om verkoopbeheersoftware te gebruiken om uw proces te verbeteren, ga dan niet alleen voor wat populair is, maar zoek naar sleutelfuncties die uw werkstroom daadwerkelijk ondersteunen.
Geef prioriteit aan tools met pijplijnbeheer, contactbeheer, taakautomatisering en integraties. Deze functies helpen uw team gefocust te blijven, handmatig werk te verminderen en deals sneller te sluiten.
Stap 3: Breng uw verkoopproces in kaart om hiaten in de documentatie op te sporen
Tegen de tijd dat u deze stap bereikt, beschikt u al over betrouwbaar schriftelijk materiaal over uw processen. Maar documentatie werkt alleen als deze is gekoppeld aan uw daadwerkelijke werkstroom. Breng uw verkoopproces in kaart om te zien welk materiaal welke fase ondersteunt en waar hiaten bestaan.
Zo stemt u documenten af op de verkooptrechter:
- Schets het volledige verkoopproces: van koude acquisitie tot contractondertekening, definieer elke fase
- Identificeer documentatiebehoeften: koppel sleutelstappen aan documenten die deze ondersteunen, zoals e-mailsjablonen voor prospecting, scripts voor telefoongesprekken of sjablonen voor offertes
- Geef prioriteit aan wat ontbreekt: concentreer u eerst op het materiaal dat de omzet stimuleert of de opstarttijdlijnen voor uw vertegenwoordigers verkort
Op dit punt kan ClickUp Whiteboards u helpen uw hele verkoopproces visueel in kaart te brengen en te zien waar uw team meer ondersteuning nodig heeft om optimaal te presteren.
Het beste deel? Zet elke vorm of aantekening met één klik om in een traceerbare taak in ClickUp. Zodra u taken hebt gemaakt om bestaande hiaten op te vullen, kunt u de voortgang beheren in de bordweergave van ClickUp op een manier die uw pijplijn weerspiegelt.
Als u helemaal vanaf nul begint, kunt u de sjabloon voor de verkooppijplijn van ClickUp gebruiken om snel aan de slag te gaan met een kant-en-klare structuur. Het is een eenvoudige manier om van idee naar uitvoering te gaan zonder van tool te wisselen.
Stap 4: Maak de documenten doorzoekbaar
Uw documentatie kan nog zo perfect zijn, maar als vertegenwoordigers er niet bij kunnen, heeft u er niets aan.
Daarom moet u ervoor zorgen dat de documenten die u maakt direct doorzoekbaar en gemakkelijk te navigeren zijn, zelfs voor nieuwe teamleden.
Zo houdt u verkoopdocumenten gemakkelijk vindbaar:
- Gebruik duidelijke naamgevingsconventies: titels moeten het doel en het gebruik weergeven. 'Inbound Demo Script v2' is beter dan 'Bijgewerkt verkoopdocument'
- Groeperen op werkstroom: organiseer documenten op basis van waar ze worden gebruikt in de verkoopcyclus (prospectie, ontdekking, afsluiting) en niet op basis van team of maker
- Tag op onderwerp of persona: gebruik tags zoals #enterprise, #objectionhandling of #competitor om vertegenwoordigers te helpen snel te filteren
- Gerelateerde content koppelen: Een script voor een kennismakingsgesprek moet worden gekoppeld aan de bijbehorende sjabloon voor een follow-up e-mail of de checklist voor kwalificatie
U kunt hiervoor de zoek-, sorteer- en filterfuncties van ClickUp Docs Hub gebruiken. Maak sleuteldocumenten vast zodat ze zichtbaar blijven, filter op eigenaar of tag om de resultaten te verfijnen en sorteer op recente activiteit om uw team op de hoogte te houden van wat er speelt.
Met geverifieerde tags kunt u betrouwbare bronnen markeren, zodat vertegenwoordigers geen tijd verspillen met het zoeken naar de juiste versie. U kunt documenten ook weergeven op basis van wie ze het laatst heeft bijgewerkt, duplicaten opsporen en hiaten in uw content identificeren.
📮 ClickUp Insight: 1 op de 5 professionals besteedt dagelijks meer dan 3 uur aan het zoeken naar bestanden, berichten of aanvullende context voor hun taken. Dat is bijna 40% van een volledige werkweek verspild aan iets dat slechts enkele seconden zou moeten duren!
De gekoppelde zoekfunctie van ClickUp brengt al uw werk samen – taken, documenten, e-mails en chats – zodat u precies kunt vinden wat u nodig hebt wanneer u het nodig hebt, zonder tussen verschillende tools te hoeven schakelen.
Stap 5: Documentatie veilig opslaan en delen
Documentatie moet toegankelijk zijn, maar niet voor iedereen op elk niveau. Verkoopmanagers hebben mogelijk toegang nodig voor bewerking, vertegenwoordigers hebben mogelijk alleen-lezen toegang nodig en nieuwe medewerkers hebben mogelijk begeleiding nodig tijdens hun introductie. Zonder duidelijke toestemmingen loopt u het risico verwarring te veroorzaken of onbedoelde wijzigingen aan te brengen.
Zo kunt u verkoopdocumenten veilig opslaan en delen:
- Gebruik toestemming op mapniveau: bescherm gevoelige documenten zoals prijsmatrixen of concurrentiehandboeken
- Stel rollen voor gebruikers in: geef managers toegang voor bewerking, vertegenwoordigers alleen weergave en enablement-leads volledige controle
- Versiebeheer: voorkom dat er meerdere concepten in omloop zijn door live documenten op één plek op te slaan
- Gebruik bijhouden: houd bij welke documenten daadwerkelijk worden gebruikt, zodat u weet wat helpt en wat alleen maar ruimte inneemt
ClickUp maakt het delen van bestanden eenvoudig en veilig. Elk document heeft gedetailleerde instellingen voor toestemming: u kunt de weergave, het plaatsen van opmerkingen of de bewerking toestaan per gebruiker of groep. Bovendien houdt ClickUp automatisch de versiegeschiedenis bij, zodat u nooit eerdere bewerkingen kwijtraakt.
Documenten kunnen ook extern worden gedeeld (met toegangsbeperkingen), waardoor het eenvoudiger wordt om samen te werken met partners of potentiële klanten wanneer dat nodig is.
En omdat uw documenten zich in dezelfde werkruimte bevinden als uw verkooppijplijn, onboarding-taken en content-werkstromen, hoeft u niet tussen tools te schakelen en loopt u geen risico op verouderde versies.
Stap #6: Stel een systeem in voor beoordelingen en continue verbetering
Documentatie is geen eenmalig project, maar een continu proces. Zonder regelmatige updates raakt zelfs de beste content verouderd.
Zo houdt u het levendig:
- Maak terugkerende beoordelingstaken: stel een frequentie in voor driemaandelijkse of halfjaarlijkse check-ins
- Gebruik en betrokkenheid bijhouden: bekijk welke documenten worden gebruikt en welke worden genegeerd
- Vereenvoudig feedbackcycli: geef vertegenwoordigers een eenvoudige manier om problemen te signaleren of verbeteringen voor te stellen zodra deze zich voordoen
De terugkerende taken van ClickUp zijn hierbij handig. U kunt taken voor het beoordelen van documenten plannen om automatisch te herhalen, op basis van datum, frequentie of voltooiingstrigger. Moet uw playbook elke 90 dagen worden beoordeeld? Klaar. Wilt u een checklist voor follow-up na elke productlancering? Eenvoudig.
U kunt ook aangepaste ClickUp-automatisering zonder code instellen om waarschuwingen te verzenden wanneer beoordelingen naderen, taken achterstallig zijn of content wordt bijgewerkt. U kunt zelfs beoordelingstriggers koppelen aan echte activiteiten, zoals het bewerken van een document of een faseverandering in uw pijplijn.
Best practices voor verkoopdocumentatie
Het maken van documenten voor verkooptraining is nog maar het begin. Om ervoor te zorgen dat ze blijven hangen, is een combinatie nodig van een slimme structuur, een gebruikersgerichte aanpak en regelmatige verfijning. Deze best practices helpen uw content nuttig te blijven naarmate uw team groeit.
Schrijf zoals een vertegenwoordiger het tijdens een gesprek zou gebruiken
Verkoopmedewerkers hebben geen perfecte zinnen nodig, maar snelle antwoorden. Houd de content eenvoudig, gestructureerd en bruikbaar.
Gebruik realistische zinnen die uw beste verkopers tijdens gesprekken gebruiken, geen gepolijste marketingtaal. Denk: "Zo zou ik dat beantwoorden", niet "Onze oplossing is ontworpen om ..."
U kunt ook fragmenten voor het omgaan met bezwaren toevoegen die uw vertegenwoordigers rechtstreeks in een antwoord kunnen kopiëren en plakken.
🎯 Tip: Bouw een bibliotheek met gespreksonderwerpen in ClickUp Documenten, geordend op fase of persona. Gebruik tabellen of schakelaars om alles overzichtelijk en uitbreidbaar te houden.
Ontwerp voor snel lezen
Vertegenwoordigers lezen geen lange teksten, zeker niet wanneer ze midden in een deal zitten. Formatteer uw documenten zodat ze direct kunnen vinden wat ze nodig hebben.
- Gebruik koppen, opsommingstekens en vetgedrukte tekst om de tekst op te splitsen
- Voeg snelreferentiepictogrammen of emoji's toe om het type informatie aan te geven: 📞 voor call scripts, 🎯 voor positionering, 🛑 voor veelvoorkomende bezwaren
- Gebruik inklapbare secties of schakelaars om informatie te groeperen zonder het scherm te overbelasten
Centraliseer alles
Als uw verkoopdocumenten verspreid zijn over e-mailthreads, Google Drive en Notion, zal niemand ze gebruiken. Vertegenwoordigers vallen standaard terug op tribale kennis wanneer content moeilijk te vinden is.
Sla documenten op in één gedeelde, doorzoekbare werkruimte en organiseer ze op basis van de werkstroom van de vertegenwoordiger, niet op basis van wie ze heeft gemaakt. Voorbeelden van mappen zijn Prospecting, Demo Prep, Objection Handling en Competitive Battlecards.
U kunt ook relevante documenten koppelen aan taken of CRM-kaarten, zodat ze in de werkstroom worden weergegeven.
Maak eigendom duidelijk
Elk document moet een naam hebben. Als niemand verantwoordelijk is voor een document, wordt het niet bijgewerkt.
🎯 Tip: Wijs eigenaren van documenten toe en vermeld revisiedata direct in de voettekst of metagegevens van het document.
Flexibele sjablonen maken
Documenten die voor iedereen hetzelfde zijn, werken niet. Maak sjablonen die vertegenwoordigers snel kunnen aanpassen aan de koper, branche of het type deal.
🎯 Tip: Voeg bewerkbare velden of tijdelijke aanduidingen toe die vertegenwoordigers kunnen aanpassen zonder dat ze alles opnieuw hoeven te schrijven.
Just-in-time levering mogelijk maken
We vergeten 90% van wat we leren binnen 90 dagen, en uw verkopers zijn daarop geen uitzondering.
Stuur documentatie op het moment dat deze nodig is, niet tijdens de onboarding en nooit meer. Het juiste document op het juiste moment is belangrijk.
U kunt taak-triggers, vastgemaakte links of Slack-integraties gebruiken om relevante documenten in elke fase van het verkoopproces weer te geven. Of u kunt upgraden naar ClickUp Autopilot Agents!
💡 Pro-tip: ClickUp Autopilot Agents zijn slimme, AI-aangedreven agents die gebeurtenissen in de werkruimte (zoals wijzigingen in de fase van een deal) kunnen monitoren en gedefinieerde acties kunnen uitvoeren, zoals berichten plaatsen in ClickUp Chat, documenten taggen, taken bijwerken en zelfs relevante documenten samenvatten of ophalen op basis van de context van de werkruimte.
Een agent instellen voor just-in-time documentlevering:
- Kies of maak een aangepaste Autopilot Agent
- Stel de trigger in voor veranderingen in de fase van een deal
- Voeg optioneel voorwaarden toe voor de grootte van de deal of de regio
- Gebruik instructies voor welk document u moet gebruiken en hoe u het moet opmaken
- Verwijs de agent naar de juiste documenten of kennisbank
- Activeer en test door een dummy deal te verplaatsen
Met deze installatie levert de Autopilot Agent proactief de juiste documentatie op het juiste moment, telkens wanneer een verkoper een deal naar een nieuwe fase verplaatst.
Vraag regelmatig feedback aan uw vertegenwoordigers
De mensen die uw documentatie gebruiken, moeten deze vorm geven. Maak het hen gemakkelijk om documenten te bekijken, bewerkingen voor te stellen of hiaten te signaleren.
- Voeg feedbackvelden rechtstreeks in het document toe, zoals 'Was dit nuttig?' of 'Wat ontbreekt er?
- Maak een gedeeld document met feedback of een backlog waar vertegenwoordigers suggesties kunnen beoordelen
- Bekijk feedback tijdens maandelijkse teamvergaderingen om prioriteiten voor updates te stellen
📖 Lees ook: Projectmanagement voor salesteams
🧠 Leuk weetje: In 2016 vestigde Zappos een record met een klantenservicegesprek van 10 uur en 43 minuten, waarmee werd bewezen dat een echte verbinding soms belangrijker is dan snelheid.
Tools en sjablonen om uw verkoopdocumentatie te stroomlijnen
U hebt inmiddels gezien waarom het zinvol is om ClickUp te gebruiken voor uw sales hub. Of u nu playbooks opstelt, deals beheert of content bijwerkt, ClickUp voor salesteams zorgt voor structuur en effectiviteit in uw salessdocumentatie.
Zo kunt u met de tools van ClickUp uw verkoopdocumenten standaardiseren en opschalen:
1. Automatisering: houd content actueel zonder handmatig werk
Verkoopdocumentatie is geen eenmalige klus. Het moet worden bijgewerkt. Beoordeeld. Herinneringen naar de eigenaar worden gestuurd. Doe je dat handmatig? Dat is niet schaalbaar.
ClickUp-automatisering kan automatisch revisietaken triggeren, eigenaren van documenten op de hoogte stellen of verouderde sjablonen archiveren. Stel regels in zoals:
"Wanneer een document als verouderd wordt gemarkeerd, wijs dan een revisietaak toe aan de eigenaar van de content. "
Zo blijft uw documentatiesysteem ook werken als er niemand kijkt.
2. CRM: koppel documenten aan uw pijplijn
Documentatie is krachtiger wanneer deze is gekoppeld aan daadwerkelijke deals. Met ClickUp CRM kunt u relevante documenten rechtstreeks insluiten of koppelen in deal-taken of pijplijnweergaven.
Voeg scripts, sjablonen of klantgerichte content toe per fase van de deal, zodat vertegenwoordigers altijd beschikken over wat ze nodig hebben, wanneer ze dat nodig hebben.
Bonus: wanneer uw verkoopproces verandert, kunnen uw aan CRM gekoppelde documenten mee evolueren.
3. Chatten: leg realtime feedback vast
De beste feedback op verkoopdocumentatie krijg je op het moment zelf. Gebruik ClickUp Chat om die inzichten vast te leggen zodra ze zich voordoen.
Vertegenwoordigers kunnen gebroken links markeren, updates aanvragen of delen wat werkt, zonder over te schakelen naar externe communicatietools. Chat-threads blijven gekoppeld aan specifieke documenten of taken, zodat de context intact blijft.
Het is sneller dan e-mail en veel gestructureerder dan losstaande apps, zoals Slack.
4. Taaksjablonen: herhaalbaar werk standaardiseren
Een nieuwe ontdekkingsgids maken? Kwartaaldocumenten bijwerken? Begin niet helemaal opnieuw.
Met ClickUp-sjablonen voor taken kunt u checklists, stappen en opmaak hergebruiken, zodat elk nieuw document hetzelfde proces volgt.
Zo blijft uw verkoopdocumentatieproces consistent, zelfs als uw team groeit.
5. Spreadsheets: de status en prestaties van content bijhouden
Soms heb je een weergave nodig waarin gegevens centraal staan. De tabelweergave van ClickUp werkt als een dynamische spreadsheet en is perfect voor het bijhouden van de status van documentatie.
U kunt de laatste bijwerkingsdatum, gebruiksstatistieken, feedbackvolume en eigendom op één plek vastleggen. Filter op documenttype, prioriteit of revisiecyclus om te zien wat aandacht nodig heeft.
Zie het als uw commandocentrum voor documentatie, maar dan met meer automatisering en minder tabbladen.
ClickUp-sjablonen om verkoopdocumentatie te vereenvoudigen
De vooraf gemaakte sjablonen van ClickUp zijn ontworpen om tijd te besparen en structuur aan te brengen in herhaalbare verkoopactiviteiten. Dit zijn niet zomaar takenlijsten, maar frameworks die u helpen uw verkoopproces vanaf dag één te documenteren, beheren en optimaliseren.
Hieronder ziet u hoe elk onderdeel past in een schaalbaar documentatiesysteem:
1. Sjabloon voor verkoopproces door ClickUp
Met de sjabloon voor het verkoopproces van ClickUp kunt u uw volledige verkoopproces op één plek documenteren. U kunt kwalificatiecriteria voor leads, e-mailcadansen voor uw nurture-sequentie, voorbereiding van vergaderingen en overdrachtsstappen opnemen, allemaal gekoppeld aan taken.
Gebruik het om:
- Stel een herhaalbaar verkoopplan op
- Breng uw team op één lijn over wat er in elke fase gebeurt
- Voeg relevante documenten zoals scripts of sjablonen toe aan elke fase
2. Sjabloon voor verkooppraatjes van ClickUp
De sjabloon voor verkooppraatjes van ClickUp biedt een structuur voor het maken, verfijnen en geven van uw verkooppraatjes, afgestemd op het product, de persona of de grootte van de deal.
Uw vertegenwoordigers hoeven niet elke keer opnieuw hun pitch op te bouwen. Dit sjabloon standaardiseert de kern van het verhaal en laat ruimte voor personalisatie.
Gebruik het om:
- Documenteer de structuur van uw pitch: opener, waardepropositie, bewijspunten en afsluitingstechniek
- Presentaties, gespreksonderwerpen en klantverhalen integreren
- Neem de positionering van concurrenten of het omgaan met bezwaren per type doelgroep op in uw documentatie
3. Sjabloon voor onboarding van verkopers door ClickUp
Maak van onboarding een proces op basis van checklists. De sjabloon voor sales onboarding van ClickUp bevat alles wat vertegenwoordigers in de eerste weken moeten leren.
Gebruik het om:
- Documenteer training content, tools en mijlpalen
- Voeg links toe naar playbooks, gespreksopnames en productdemo's
- Houd de voortgang bij, zodat managers weten wie klaar is om te verkopen
4. Sjabloon voor verkoopstrategie van ClickUp
Heb je ruimte nodig om je algemene verkoopaanpak te documenteren, zoals de markt, positionering, ICP, doelen en sleutels tot succes? Gebruik dan de sjabloon voor een verkoopstrategie van ClickUp. Zo weet iedereen wie je target, waarom je wint en hoe je te werk moet gaan.
Gebruik het om:
- Stel een kwartaal- of jaarstrategie op
- Stem cross-functionele teams af op go-to-market-abonnementen
- Leg sleutelberichten en verkoopacties vast
5. Sjabloon voor het beheer van de verkooppijplijn door ClickUp
Het Sales Pipeline Management van ClickUp verandert uw pijplijn in een visuele werkstroom, waar taken, updates en documenten samen worden beheerd.
Gebruik het om:
- De voortgang van deals bijhouden per fase
- Koppel taken aan gerelateerde documentatie (scripts, prijzen, contracten)
- Eigenaars toewijzen, herinneringen instellen en voortgang bewaken
Breng bovendien structuur aan in uw rapportage en houd belanghebbenden op één lijn met de sjabloon voor maandelijkse verkooprapportage van ClickUp. Stel maandelijkse verkoopprestaties samen: targets versus werkelijke resultaten, status van de pijplijn en successen van het team.
U kunt zelfs links naar sales dashboards, CRM-exportbestanden of ondersteunend materiaal toevoegen.
Een lichtere, meer kortetermijnversie van het maandelijkse rapport is het sjabloon voor wekelijkse verkooprapportage van ClickUp, dat zich richt op wekelijkse trends, blokkades en kortetermijnacties. Het houdt verkoopleiders op de hoogte zonder dat er een volledig dashboard nodig is.
Maak slimmere, schaalbare verkoopdocumenten met ClickUp
Verkoopdocumentatie werkt wanneer deze is geïntegreerd in de dagelijkse werkstroom van uw team en niet verspreid is over verschillende tools of vergeten is in mappen. Dit staat op het spel: snellere onboarding, slimmer verkopen en voorspelbaardere resultaten.
ClickUp helpt u deze doelen sneller te bereiken. Van documenten en sjablonen tot automatisering en dashboards, alles staat op één plek: georganiseerd, toegankelijk en verbonden met uw pijplijn.
Als u een verkoopteam wilt dat minder tijd besteedt aan zoeken en meer tijd aan afsluiten, probeer dan ClickUp eens uit. Hier wordt uw proces een systeem en uw systeem een concurrentievoordeel.