Handmatige formulieren lijken misschien onschuldig, totdat ze uren tijd kosten, beslissingen vertragen en vermijdbare fouten in uw processen introduceren. Achter elk verlofverzoek, klantticket of feedbackformulier schuilt een repetitief proces dat wacht om geoptimaliseerd te worden.
De oplossing is niet meer formulieren. Het is tijd en geld investeren in slimmere formulieren.
In deze blogpost leggen we uit hoe u formulieren kunt automatiseren met AI om werkstroom te creëren die zelfstandig denkt, routeren en reageert. En ja, we hebben dit allemaal gedaan met ClickUp, 's werelds eerste geconvergeerde AI-werkruimte!
Laten we aan de slag gaan! ✅
Waarom formulieren automatiseren met AI?
Handmatige verwerking van formulier vertraagt alles, of het nu gaat om onboarding, goedkeuringen of verzoeken van klanten. AI-automatisering brengt daar verandering in door het drukke werk achter de schermen af te handelen.
Dit is wat het u oplevert:
- Minder handmatig werk: automatiseer het invullen van formulieren, gegevensinvoer, validatie en routing om uw personeel uren tijd te besparen
- Snellere doorlooptijden: verwerk en analyseer formulieren in enkele minuten in plaats van dagen
- verbeterde gegevensnauwkeurigheid: *Vind fouten vroegtijdig op met ingebouwde validatie en logische controles
- verbeterde gebruikerservaring: *Personaliseer en pas formulieren aan uw target en verminder wrijving tijdens het voltooien
- Schaalbare operaties: Verwerk groeiende hoeveelheden formulieren zonder extra personeel aan te nemen
- Lagere operationele kosten: Verminder papierwerk, beperk herwerk en minimaliseer vertragingen
👀 Wist u dat? Meer dan 80% van de bedrijfsgegevens zit opgesloten in ongestructureerde documenten (waaronder formulieren). AI-aangedreven formulierautomatisering – via Intelligent Document Processing (IDP) – ontsluit die gegevens en zet facturen, contracten en belastingformulieren om in gestructureerde inzichten die uw systemen daadwerkelijk kunnen gebruiken.
Veelvoorkomende gebruiksscenario's voor AI-aangedreven formulierautomatisering
Denk aan alle formulieren waarmee uw team te maken heeft: verlofaanvragen, onkostendeclaraties, onboarding-checklists, intakeformulieren voor clients of feedbackenquêtes. Stel u nu voor dat die formulieren zichzelf direct ordenen, invoer valideren, naar de juiste personen worden doorgestuurd voor actie en gekoppelde records bijwerken.
Dat is de kracht van AI-automatisering. Laten we eens kijken waar dit de grootste impact heeft. 📈
- Verwerking van leningen en facturen: Haalt financiële gegevens uit formulieren en controleert deze om goedkeuringen, betalingen en audits te versnellen
- KYC en identiteitsverificatie: Maakt gebruik van optische tekenherkenning (OCR) en machine learning om ID's te scannen en klantgegevens automatisch in te vullen in compliance-systemen
- Screening en onboarding van cv's: koppelt kandidaten aan rollen, genereert automatisch wervingsdocumenten en voltooit werkstroom voor nieuwe medewerkers
- Verlof, salarisadministratie en prestatiebeoordelingen: Houdt saldi bij, signaleert inconsistenties en beheert beoordelingscycli met minimale invoer
- Beheer van contracten en juridische documenten: automatische concepten, bijhouden van revisies en waarborgen van naleving zonder handmatige follow-up
- Klantenservice-intake en -routing: Registreert verzoeken, wijst tickets toe en verstuurt automatische updates in realtime
Belangrijkste functies om op te letten in AI-tools voor formulierautomatisering
Niet alle AI-formulier-tools zijn hetzelfde. Sommige verzamelen alleen gegevens, andere sturen beslissingen aan.
Om uw werkstroom echt te stroomlijnen, moeten de tools verder gaan dan het bouwen van formulieren en direct uitvoering, duidelijkheid en automatisering op schaal ondersteunen. U moet:
- Kies voor dynamische voorwaardelijke logica: selecteer tools met adaptieve vragenpaden die reageren op invoer van gebruikers, waardoor formulieren korter worden en meer mensen ze voltooien
- geef prioriteit aan naadloze integraties: *Kies voor platforms die moeiteloos een verbinding kunnen aangaan met uw CRM-, HRIS- of ondersteuningssystemen, zodat u handmatige gegevensoverdracht kunt elimineren en uw werkstroom uniform kunt houden
- Zoek naar realtime analyses en dashboards: Kies formulierinvullers die direct zichtbaarheid bieden in verzendingen, afhaalpunten en trends voor continue optimalisatie
- vraag om aangepaste velden en toewijzingen: *Zorg ervoor dat de tool aangepaste velden zoals prioriteit of type verzoek ondersteunt, zodat gegevens met volledige context rechtstreeks in uw werkstroom worden opgenomen
Formulieren automatiseren met AI
Hier volgt een stapsgewijze handleiding die u laat zien hoe u formulieren kunt automatiseren met AI. U vindt praktische voorbeelden en leert hoe ClickUp elke fase ondersteunt door uw formulieren, taken, documenten, chats en processen samen te brengen in één krachtige app.
Stap 1: Definieer het probleem dat u wilt oplossen
Voordat u zich op de tools stort, moet u eerst duidelijkheid krijgen over waar formulieren u vertragen.
Stapelen de feedbackformulieren van klanten zich op zonder dat er iets mee gebeurt? Of verwerkt HR elke verlofaanvraag handmatig?
Identificeer sleutelknopen zoals vertragingen, de tijd die wordt besteed aan handmatige invoer of inconsistente gegevensrecords.
Stap 2: Kies uw stack voor formulierautomatisering
Als u op zoek bent naar een betrouwbare stack, dan biedt ClickUp zowel het aanmaken van formulier als wat er daarna gebeurt.
Het krachtige platform voor productiviteit wordt geleverd met ingebouwde software voor het maken van formulieren die op één plek verbinding maakt met uw taken, documenten, doelen en werkstroom. Het is ontworpen om teams te helpen bij het beheren van projecten, het automatiseren van processen en het efficiënt samenwerken, zonder de problemen van contextwisselingen als gevolg van Work Sprawl.
Met ClickUp Forms kunt u rechtstreeks in uw ClickUp-werkruimte professionele formulieren zonder code maken. Dit betekent dat u verzoeken, feedback of andere soorten gegevens kunt verzamelen en deze naadloos kunt integreren in uw projectmanagement.
💡 Pro-tip: Gebruik voorwaardelijke logica in ClickUp Formulieren om vragen aan te passen op basis van de invoer van de gebruiker. Op deze manier kan één formulier meerdere soorten verzoeken verwerken, zoals PTO, IT-problemen of feedback, zonder de gebruiker te overweldigen met irrelevante velden.
Zo kunt u met ClickUp Formulieren uw intake-proces voor elke afdeling opzetten:
Stap 3: Het formulier bouwen en configureren
Hier ontwerpt u het formulier om vast te leggen wat u nodig hebt. Hier volgen enkele best practices:
- Vraag alleen wat nodig is. Houd formulieren kort en gebruik voorwaardelijke velden om vragen weer te geven op basis van eerdere antwoorden
- Maak meerdere veldtypen die bij uw gegevens passen (bijv. datumkiezers voor tijdlijnen, vervolgkeuzelijsten voor selecties)
- Groepeer gerelateerde vragen om verwarring en herhaling te voorkomen
Hier volgt hoe u dit nog te doen kunt doen in ClickUp:
- Open de lijst waar u de verzendingen wilt ontvangen
- Voeg een formulierweergave toe door op de knop + Weergave te klikken, Formulier te selecteren en een naam te geven

- Sleep ClickUp aangepaste velden om tekst, keuzelijsten, selectievakjes, bijlagen en meer toe te voegen aan het formulier

- Klik onderaan op de knop Vraag toevoegen om nieuwe velden toe te voegen

- pas voorwaardelijke logica toe* om de ervaring van het formulier aan te passen aan verschillende scenario's
- Pas uw formulier aan door de kleuren en de tekst op de knoppen te wijzigen en uw logo toe te voegen, zodat het bij uw merk past

💡 Pro-tip: Vergeet niet om, zodra uw formulier is opgesteld, de verwerking van de antwoorden te verfijnen:
- Kies waar taken worden aangemaakt: Zorg ervoor dat verzonden formulieren in de juiste ClickUp-lijst terechtkomen
- Omleiden na verzenden: stuur gebruikers naar een aangepast bevestigingsbericht of een specifieke URL
- Aangepaste verzendknop: Stem de toon van uw formulier af op gepersonaliseerde knoplabels zoals Verzoek verzenden of Feedback verzenden
Stap 4: Train AI om u te helpen slimmer te worden
Neem even de tijd om uw formulier te verbeteren met AI-gestuurde inzichten voordat u op 'publiceren' klikt. ClickUp Brain, de contextuele AI -assistent van ClickUp, helpt u slimmere formulieren te maken en u voor te bereiden op wat komen gaat door gegevens uit het verleden te analyseren en uw installatie te optimaliseren. Gebruik het als uw co-piloot om uw formulieren vorm te geven met echte context.
Het resultaat? Slimmere formulieren, schonere gegevens en een werkstroom die al vooruit denkt voordat de eerste reactie binnenkomt. Met ClickUp Brain kunt u:
Hierdoor worden uw formulieren doordachter, gerichter en nuttiger, nog voordat u nieuwe reacties verzamelt.

🚀 Probeer prompts zoals:
- Vat veelvoorkomende klachten uit eerdere tickets samen, zodat ik relevante opties aan het formulier kan toevoegen
- Maak vragen voor onboardingformulieren op basis van veelgestelde vragen van nieuwe medewerkers uit de afgelopen 3 maanden
- Maak een lijst van terugkerende problemen uit incidentrapporten om de categorieën met de hoofdoorzaken vooraf in te vullen in het formulier
Stap 5: Automatisering wat er daarna gebeurt
Voordat uw formulieren live gaan, kunt u AI en automatisering gebruiken om actie te ondernemen op basis van de verzamelde gegevens. Stel triggers en regels in om taken toe te wijzen, de juiste personen op de hoogte te stellen, velden bij te werken of items door uw werkstroom te verplaatsen.
Met ClickUp automatisering is het nog eenvoudiger om deze werkstroom te bouwen zonder enige code. Kies gewoon uw trigger, stel de actie in en laat ClickUp de rest afhandelen.

Zo werkt het:
- Ga naar de lijst waar de formulier-taak wordt weergegeven en klik op de knop Automatiseren bovenaan de lijst. Hierdoor wordt het automatiseringcentrum voor die lijst geopend
- Klik op + automatisering toevoegen of automatisering maken
- Kies 'Wanneer taak wordt aangemaakt' als trigger. Dit zorgt ervoor dat elke nieuwe formulierverzending de automatisering start
- Gebruik voorwaarden (zoals het type verzoek of de urgentie) om acties aan te passen op basis van de antwoorden op het formulier
- Voeg acties toe om uw werkstroom te stroomlijnen:
- Wijs taken toe op basis van formulierinvoer
- status van tags bijwerken* voor bijhouden en prioritering
- Verstuur notificaties via ClickUp, e-mail of Slack
- pas sjablonen toe* zoals sjablonen voor feedbackformulieren met subtaken, checklist of aangepaste velden
- Verplaats of kopieer taken automatisch naar de juiste lijst of map
- Test met een steekproef van de verzending van het formulier om te controleren of alles soepel verloopt
💡 Pro-tip: Voeg dynamisch Watchers toe in ClickUp, afhankelijk van wat er wordt ingediend. Als een specifieke klantnaam is geselecteerd of de taak is getagd met een team, gebruik dan automatisering om de juiste belanghebbenden erbij te betrekken zonder ze elke keer handmatig te taggen.
Bekijk deze video voor onze insider-tips over het bouwen van ClickUp-automatisering met behulp van natuurlijke taalcommando's:
Stap 6: Test, publiceer en deel uw formulier
Als dat allemaal klaar is, moet u:
- Bekijk een voorbeeld van uw formulier: Controleer de werkstroom, test de voorwaarde-logica en zorg ervoor dat de automatiseringen correct werken
- Uw formulier publiceren: Zodra het formulier klaar is, kunt u het met één klik live zetten
- deel de URL van het formulier: *Verspreid het via e-mail, chat of sluit het in op uw website. Vergeet niet dat elke verzending direct een taak aanmaakt in de door u gekozen lijst in ClickUp
Stap 7: Bijhouden, analyseren en verbeteren
Zorg ervoor dat uw automatisering na de lancering voor u blijft werken door deze continu te optimaliseren. Dit is wat wij aanbevelen:
- Gebruik de weergaven Lijst, Kalender of Bord om geregistreerde reacties te bekijken
- Gebruik ClickUp-dashboards om trends in verzenden te visualiseren
- Vraag ClickUp Brain om terugkerende problemen samen te vatten of de sentimenten uit reacties te analyseren

- Pas formuliervelden, logica of automatiseringregels aan op basis van prestaties
💡 Pro-tip: gebruik de AI-agenten van ClickUp om verzonden formulieren automatisch te triëren. Wanneer er een nieuw intakeformulier binnenkomt, kan uw agent de antwoorden analyseren, het verzoek categoriseren, het aan het juiste team toewijzen en direct prioriteit of deadline instellen. Het is alsof u een coördinator heeft die altijd paraat staat en ervoor zorgt dat de intake-werkstroom georganiseerd blijft en de responstijden kort zijn.
Toptools voor automatisering van het invullen van formulieren met AI
Als u op zoek bent naar AI-aangedreven tools voor formulierautomatisering, zijn hier enkele platforms die u kunt overwegen:
1. SafetyCulture AI Formulier Builder
Als u ooit hebt gewenst dat u uw formulier gewoon zelf kon laten invullen, dan is dit iets voor u. De AI Form Builder van SafetyCulture zet snelle tekstprompts om in inspectieklare formulier – perfect voor veiligheidscontroles, audits of kwaliteitsbeoordelingen. U kunt zelfs een bijlage toevoegen, zoals foto's en video's, voor een rijkere context.
Beste functies
- Drag-and-drop / sjabloonbouwer voor inspecties, checklist en formulieren, inclusief mediabijlagen (foto's, enz.) voor veldmedewerkers
- Compliance- en operationele werkstroom: wijs taken toe op basis van formulierresultaten, integreer met andere systemen en monitor follow-ups
- Mobile-first ondersteunen (offline veldregistratie, later synchroniseren) en realtime dashboards met formulier-/inspectiegegevens voor alle teams
Limieten
- Sommige gebruikers rapporteren beperkte flexibiliteit/aangepaste mogelijkheden voor zeer op maat gemaakte formulierlay-outs of complexe vertakkingslogica
Prijzen
- Aangepaste prijzen
Beoordelingen van G2 en Capterra
- G2: 4,6/5 (meer dan 150 beoordelingen)
- Capterra: 4,6/5 (meer dan 240 beoordelingen)
2. Tally
Tally bouwt een volledig voorwaardelijk formulier op basis van de doelen die in gewoon Engels worden aangegeven. Het is een sterk alternatief voor SurveyMonkey en Google Forms en garandeert ook GDPR-conforme encryptie, waardoor het ideaal is voor privacygevoelige omgevingen.
Beste functies
- Maak onbeperkt formulier en verzendingen aan op het gratis niveau (binnen redelijk gebruik)
- Gebruik geavanceerde formulierlogica, berekeningen, antwoordpiping en verborgen velden voor aangepaste formulieren
- De editor werkt als een tekstdocument: typ gewoon om blokken/vragen toe te voegen en gebruik snelkoppeling om dingen gedaan te krijgen
Limieten
- Hoewel Tally uitermate geschikt is voor standaardformulieren, zijn de functies voor zware onderneming-werkstroom (bijv. geavanceerde vertakkingen, automatisering in meerdere stappen) mogelijk minder uitgebreid in vergelijking met de beste formulierplatforms voor ondernemingen
Prijzen
- Free
- Pro: $ 29/maand
- Business: $ 89/maand
Beoordelingen van G2 en Capterra
- G2: 4,8/5 (meer dan 50 beoordelingen)
- Capterra: Onvoldoende beoordelingen
3. Intellistack (voorheen Formstack AI)
Intellistack (de vernieuwde versie van Formstack) biedt AI-formulieraanmaak zonder code, documentgeneratie en workflowautomatisering voor zakelijke teams. Het platform legt de nadruk op volledige proceswerkstroom – van formulieraanmaak tot documentgeneratie en workflowuitvoering – waardoor het aantrekkelijk is voor financiële, HR-, verzekerings- en andere dataintensieve backoffice-toepassingen.
Beste functies
- Voer een prompt in om een formulier te genereren in plaats van elk veld handmatig toe te voegen
- Ondersteun grootschalige documentverwerking in werkstroom
Limieten
- Sommige gebruikers rapporteren een steilere leercurve voor de meer geavanceerde automatisering-/werkstroomfuncties
Prijzen
- Formulieren: vanaf $ 99 per maand
- Suite: Vanaf $ 250 per maand
- *onderneming: Aangepaste prijzen
Beoordelingen van G2 en Capterra
- G2: 4,3/5 (meer dan 450 beoordelingen)
- Capterra: 4,0/5 (meer dan 110 beoordelingen)
📖 Lees ook: Hoe maak je een formulier in Excel?
Waarom ClickUp zich onderscheidt van andere tools voor het maken van AI-formulieren
ClickUp is niet zomaar een tool in uw stack, maar wordt de stack. U krijgt één enkel, systeem met verbinding dat meegroeit met uw werkstroom.
Dit is wat deze tool onderscheidt van andere AI-tools voor formulierautomatisering:
👉🏻 Uniform kennisbeheer: bouw interne wiki's, SOP's en samenwerkingsdocumenten naast uw formulieren en taken met ClickUp Docs. Brainstorm ideeën of breng processen visueel in kaart met ClickUp Whiteboards, allemaal op hetzelfde platform
👉🏻 Aangepaste dashboards en rapportage: visualiseer formulierreacties direct met aanpasbare ClickUp-dashboards. Combineer formuliergegevens met projectstatistieken, werklastgrafieken en meer, zodat u een 360°-weergave van uw activiteiten krijgt
👉🏻 Geavanceerde toestemming en veiligheid: bepaal wie formulieren kan weergave, bewerking of indienen. Stel gedetailleerde toestemming in voor gevoelige werkstroom, zodat naleving en gegevensprivacy binnen teams worden gewaarborgd
📮 ClickUp Insight: 30% van de werknemers denkt dat automatisering hen 1-2 uur per week kan besparen, terwijl 19% schat dat het 3-5 uur kan opleveren voor diepgaand, geconcentreerd werk.
Zelfs die kleine tijdwinst telt mee: slechts twee uur per week besparen levert al meer dan 100 uur per jaar op – tijd die u kunt besteden aan creativiteit, strategisch denken of persoonlijke groei. 💯
Met ClickUp's AI Agents en ClickUp Brain kunt u werkstroom automatiseren, projectupdates genereren en uw vergaderantwoorden omzetten in bruikbare volgende stappen – allemaal binnen hetzelfde platform. U hebt geen extra tools of integraties nodig – ClickUp biedt alles wat u nodig hebt om uw werkdag te automatiseren en te optimaliseren op één plek.
echte resultaten: *RevPartners heeft 50% van zijn SaaS-kosten bespaard door drie tools te consolideren in ClickUp. Hierdoor kreeg het bedrijf een uniform platform met geavanceerdere functies, nauwere samenwerking en één enkele bron van waarheid die gemakkelijker te beheren en te schalen is.
⚙️ Bonus: Probeer het feedbackformulier-sjabloon van ClickUp om input van gebruikers, teamgenoten of clients te verzamelen en hierop te reageren. Het is handig om suggesties, bugrapporten of beoordelingen vast te leggen en alles georganiseerd te houden.
Formulieren die zo slim zijn dat ze misschien wel om PTO vragen
Formulieren hoeven niet in inboxen te blijven zitten of verloren te gaan in spreadsheets. Met AI kunnen ze complexe taken uitvoeren en dingen in beweging houden zonder dat er voortdurend gecontroleerd hoeft te worden. Dat betekent minder vertragingen, minder fouten en meer tijd voor het eigenlijke werk.
ClickUp brengt deze volledige cyclus samen in één platform met verbinding.
U kunt formulieren maken waarmee u taken aanmaakt, deze direct toewijst en velden bijwerkt op basis van de antwoorden. ClickUp Brain helpt u uw formulieren te verfijnen met behulp van echte gegevens, zodat elke vraag een doel heeft en elke werkstroom op schema blijft.