Uw kunst is waardevol, zowel creatief als financieel – dat begrijpen wij volkomen.
Zonder het juiste systeem voor inventarisoptimalisatie kunt u het overzicht kwijtraken over wat u verkoopt, waar een stuk wordt tentoongesteld of hoeveel werken er in opslagruimte staan.
Als u het beu bent om door notitieboekjes, e-mails of rommelige spreadsheets te spitten, bent u hier aan het juiste adres. In deze gids hebben we de beste sjablonen voor kunstinventarisatie verzameld.
Of u nu kunstenaar, galeriehouder of curator bent, met deze tools kunt u uw kunstwerken catalogiseren, bijhouden en beheren, allemaal op één plek.
Wat zijn sjablonen voor kunstinventaris?
Sjablonen voor kunstinventaris zijn kant-en-klare hulpmiddelen waarmee u details over uw kunstwerken kunt documenteren en beheren, inclusief rapporten over de voorwaarden. Ze bieden een consistente manier om uw collectie bij te houden en te organiseren zonder dat u een inventarisatiesysteem vanaf nul hoeft op te zetten.
De meeste sjablonen bevatten doorgaans velden zoals:
- Titel en beschrijving van het kunstwerk 🎨
- Aanmaakdatum en medium (bijv. olieverf, aquarel, gemengde technieken) 🗓️
- Afmetingen en gewicht 📏
- Inventarisnummer voor eenvoudig bijhouden 🆔
- Herkomst (eigendom en tentoonstellingsgeschiedenis) 🧾
- Prijzen en verkoopgeschiedenis 💲
- Locatie of huidige status (bijv. in opslagruimte, tentoongesteld, verkocht) 🖼️
Deze sjablonen kunnen spreadsheets, digitale formulieren of ingebouwde projectmanagementtools zijn.
🧠 Leuk weetje: Een verkeerd opgeborgen inventarisatieformulier leidde tot de ontdekking van een lang verloren gewaand schilderij van Van Gogh op een zolder in Noorwegen. Organisatie is belangrijk!
Wat maakt een goede sjabloon voor kunstinventaris?
Een goed kunstinventarisbeheersysteem maakt het beheer van uw specifieke collectie eenvoudiger, sneller en betrouwbaarder.
Dit is waar u op moet letten bij een goede sjabloon voor kunstinventaris:
- Intuïtief en eenvoudig: Geen handleiding nodig – alleen een overzichtelijke layout die de focus op uw kunstwerken houdt, niet op de opmaak
- Eenvoudig aan te passen: voeg velden toe of verwijder velden zoals prijs, locatie of inventarisnummer om ze aan te passen aan uw werkstroom, of u nu een paar schetsen bijhoudt of een hele galerie
- Schaalbaar: Blijf georganiseerd naarmate uw collectie groeit, van een kleine set stukken tot een uitgebreide portfolio
- Compatibel met tools: werkt naadloos samen met platforms die u al gebruikt, zoals Microsoft Excel of Google Spreadsheets
- Visueel georganiseerd: Dankzij de overzichtelijke indeling en duidelijke opmaak kunt u snel hiaten, duplicaten of benodigde updates vinden
- Geschikt voor samenwerking: eenvoudig delen en bijwerken met curatoren, assistenten of galeries
De juiste sjabloon helpt u bij het beheren van uw kunstbedrijf. U moet het gevoel hebben dat u alles onder controle hebt, zonder te verdwalen in de administratieve aspecten van uw activiteiten.
📖 Lees ook: De beste alternatieven voor Microsoft Excel
14 sjablonen voor kunstinventaris
Het organiseren van kunst moet niet aanvoelen als het doen van belastingaangifte in waterverf. Wat u nodig hebt, is een digitale organizer voor uw kunstgalerie.
Of u nu een solo-kunstenaar bent die schetsen catalogiseert of een galerie die honderden stukken beheert, deze sjablonen bieden u aangepaste velden, realtime samenwerking, visuele dashboards en zelfs automatisering die u eraan herinnert wanneer u doeken moet aanvullen of een tentoonstelling moet voorbereiden.
1. ClickUp-sjabloon voor inventaris
De ClickUp-sjabloon voor inventaris is uw startpunt voor het organiseren van kunstwerken zonder het gedoe van spreadsheets. Deze kant-en-klare, flexibele sjabloon voor inventaris vereist geen specifieke of extra installatie.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Bekijk uw inventaris in lijst-, bord- of tabelformaat, afhankelijk van wat het beste bij uw werkstroom past
- Voeg aangepaste velden toe voor titel, medium, afmetingen, inventarisnummer en prijs van kunstwerken; voeg voor elk stuk afbeeldingen in hoge resolutie of certificaten toe
- Werk naadloos samen met galeries, assistenten of curatoren met behulp van ingebouwde tools voor delen
- Stel automatisering in om herinneringen te krijgen voor herbevoorrading, aankomende tentoonstellingen of follow-ups van kopers
📌 Ideaal voor: Kunstenaars, verzamelaars of kleine galeries die een eenvoudig maar schaalbaar systeem nodig hebben om hun inventaris digitaal te documenteren en te beheren.
💡 Pro-tip: Label elk stuk met de functie 'Aangepaste statussen '. Vervolgens kunt u direct zien waar alles zich bevindt: beschikbaar, tentoongesteld, verkocht of gearchiveerd.
👀 Wist u dat? Het Louvre in Parijs beheert meer dan 500.000 kunstwerken. Deze uitgebreide collectie is zorgvuldig gecatalogiseerd in hun digitale database, waardoor het een van de meest uitgebreide kunstinventarissen ter wereld is.
2. ClickUp-sjabloon voor inventarisbeheer
Bent u op zoek naar meer structuur bij het beheren van uw inventaris op verschillende locaties, media of bedrijfsonderdelen? Dan is de sjabloon voor inventarisbeheer van ClickUp wellicht de perfecte oplossing voor u!
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Gebruik vooraf ingestelde werkstromen om de status van items bij te houden, van aankoop tot verkoop, in elke fase van de inventaris
- Deel uw inventaris op in categorieën, kunstenaars of tentoonstellingen met aanpasbare velden en tags
- Wijs eigendom of volgende stappen toe aan teamleden om de overdracht van galerijen en de opvolging van verkopen te beheren
- Bekijk voorraadniveaus en inventariswaarde via ingebouwde dashboards – u hoeft niet meer door rijen met gegevens te bladeren
- Koppel gerelateerde documenten zoals herkomstbewijzen of facturen om uw administratie georganiseerd en controleerbaar te houden
📌 Ideaal voor: Galeries, kunstadviseurs of kunstenaarscollectieven die de inventaris van meerdere projecten of clients beheren.
💡 Pro-tip: Stel ClickUp-doelen in om uw maandelijkse of driemaandelijkse verkoopdoelstellingen bij te houden door taken te koppelen aan omzetstatistieken. Het is een slimme manier om uw financiële doelen te behalen.
3. Sjabloon voor inventarisrapportage van ClickUp
De sjabloon voor inventarisrapporten van ClickUp is perfect om uw verspreide inventarisgegevens om te zetten in duidelijke, professionele rapporten zonder urenlang formatteren.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Genereer gedetailleerde rapporten in realtime voor tentoonstellingen, audits of verzekeringen
- Gebruik visuele dashboards en widgets om sleutelcijfers bij te houden, zoals de totale waarde, verkochte versus onverkochte werken en verkopen per periode
- Filter en exporteer rapporten moeiteloos om te delen met belanghebbenden, clients of galeriepartners
- Houd alles dynamisch: uw rapporten worden automatisch bijgewerkt wanneer uw galerij of voorraad verandert
💡 Pro-tip: Gebruik ClickUp Docs naast dit sjabloon om een rapportage samenvatting te maken met aantekeningen, commentaar of visuele hoogtepunten voor vergaderingen of presentaties.
📌 Ideaal voor: Kunstenaars, galeriehouders of kunstadviseurs die behoefte hebben aan snelle, betrouwbare rapportage over hun inventaris en verkoopresultaten.
Zoals Jodi Salice, creatief directeur bij United Way Suncoast, het verwoordt:
Ik kan er niet genoeg goede dingen over zeggen. Tussen de automatisering, sjablonen en alle verschillende soorten bijhouden en weergaven, kan het gewoon niet misgaan met ClickUp.
Ik kan er niet genoeg goede dingen over zeggen. Met de automatisering, sjablonen en alle verschillende soorten bijhouden en weergaven kan het gewoon niet misgaan met ClickUp.
4. ClickUp Sjabloon voor bestellingen en inventaris
De sjabloon voor inkooporders en inventaris van ClickUp combineert twee cruciale werkstromen (bestellingen en bijhouden) in één gebruiksvriendelijk inventarissysteem.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Houd bestellingen, ontvangstbewijzen en uw voorraadniveaus bij
- Automatiseer het verplaatsen van items van 'Bestelling geplaatst' naar 'Ontvangen' naar 'Toegevoegd aan inventaris'
- Voeg bonnen, leverancierslijsten of voorwaarden toe voor snelle en gemakkelijke raadpleging
- Stel terugkerende taken in voor frequente bestellingen (zoals maandelijkse canvas- of lijstbehoeften)
📌 Ideaal voor: Kunstenaars of studio's die regelmatig benodigdheden kopen en binnenkomende materialen en bestaande voorraad op één plek moeten bijhouden.
🧠 Leuk weetje: Sommige kunstenaars signeren hun werken in het geheim met onzichtbare inkt of microtekst. Kunstinventarisatiesystemen nemen deze informatie vaak op voor verificatie!
5. ClickUp sjabloon voor kantoorbenodigdheden
Houd alles bij, van schetsboeken en papier tot ezels, stiften en beheerdershulpmiddelen met de sjabloon voor kantoorbenodigdheden van ClickUp. Deze sjabloon is vooral handig als u een studio, gedeelde ruimte of kunstlokaal heeft waar voortdurend materialen worden gebruikt.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Stel aangepaste categorieën in, zoals 'Atelierbenodigdheden', 'Technische apparatuur' of 'Verpakkingsmateriaal' voor een gestroomlijnde organisatie
- Automatiseer herbestellingsmeldingen op basis van gebruiksniveaus of tijdlijnen
- Wijs de eigendom van benodigdheden of aanvultaken toe aan assistenten of teamleden
- Houd hoeveelheden, leveranciers, herbestelfrequentie en aankoopgeschiedenis bij, allemaal in één weergave
📌 Ideaal voor: Kunststudio's, klaslokalen of galerieruimtes waar materialen worden gedeeld en een eenvoudige manier nodig is om last-minute tekorten te voorkomen.
💡 Pro-tip: Maak een gefilterde weergave 'Lage voorraad' om direct te zien welke items bijna op zijn (ideaal voor het plannen van bevoorrading of online bestellingen!)
6. ClickUp Sjabloon voor eenvoudig inventarisregister voor bedrijven
De sjabloon voor eenvoudig bedrijfsinventarisregister van ClickUp is een eenvoudige oplossing voor het beheren van inventaris in verschillende productcategorieën, waaronder kunstwerken, merchandise, prints en verpakkingen.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Registreer nieuwe items, werk hoeveelheden bij en controleer de status, zoals op voorraad, verkocht, gereserveerd of gearchiveerd
- Pas dropdownmenu's aan voor 'Inventaristype' (bijv. 'Originele kunst', 'Beperkte oplage', 'Verpakking', 'Promotieartikelen') om alles automatisch gesorteerd te houden
- Visualiseer totalen, categorieën en bewegingen direct met een centraal dashboard
- Gebruik taakweergaven om moeiteloos verantwoordelijkheden toe te wijzen, zoals het aanvullen van voorraad of het verpakken van bestellingen
- Exporteer uw register als rapport of controleer het tijdens fysieke audits
📌 Ideaal voor: Soloartiesten of kleine bedrijven die naast kunstwerken ook fysieke goederen verkopen en een lichtgewicht maar betrouwbaar systeem voor het bijhouden van hun inventaris willen.
7. ClickUp-sjabloon voor bestelformulier
Met het sjabloon voor bestelformulieren van ClickUp kunt u eenvoudig interne leveringsaanvragen beheren zonder rommelige e-mailthreads of plakbriefjes.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Verander elke verzending in een traceerbare taak – blijf op de hoogte van wat er is aangevraagd, goedgekeurd of uitgevoerd
- Pas formuliervelden aan voor leveringstype, urgentie, hoeveelheid en links naar voorkeursleveranciers
- Koppel het aan uw centrale inventarisatietool voor een naadloze werkstroom voor het aanvullen van voorraden
- Stel een notificatie in wanneer verzoeken worden goedgekeurd of ingewilligd, zodat iedereen op de hoogte blijft en dubbele aankopen worden voorkomen
📌 Ideaal voor: Studio's, scholen of galerieteams die een eenvoudige, traceerbare manier nodig hebben om interne leveringsaanvragen af te handelen.
8. Sjabloon voor kunstinventaris door Coefficient
De sjabloon voor kunstinventaris van Coefficent werkt in Google Spreadsheets, waardoor u deze eenvoudig kunt delen, samenwerken en in realtime bijwerken. Het is ontworpen voor mensen die meer controle willen tijdens het analyseren van hun collectie.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Sorteer en filter inventaris op artiest, collectie of locatiecategorieën
- Gebruik ingebouwde formules om de totale waarde van uw inventaris te berekenen en verkopen in de loop van de tijd bij te houden
- Deel, werk samen en werk in realtime bij met de kracht van Google Spreadsheets
- Gebruik voorwaardelijke opmaak om verkochte items, aankomende ingelijste werken of deadlines voor tentoonstellingsvoorbereidingen te markeren
📌 Ideaal voor: Kunstenaars en verzamelaars die handig zijn met spreadsheets en controle willen over hun inventaris met de flexibiliteit van Google Spreadsheets.
9. Sjabloon voor kunstinventaris door Template. Net
De sjabloon voor kunstinventaris van Template. Net is geschikt voor kunstenaars die de voorkeur geven aan een papieren of documentgebaseerd systeem.
Dit sjabloon is een overzichtelijke manier om uw kunstvoorraad snel te registreren en te beheren, vooral als u geen ervaring hebt met spreadsheets.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Download en bewerk de sjabloon in Word, Excel, Google Documenten of Spreadsheets
- Voer uw informatie in en sla deze op of druk deze af wanneer nodig
- Dupliceer het bestand voor verschillende categorieën: persoonlijke werken, galerijvoorraad of verkoopgegevens
- Gebruik het als een papieren of documentgebaseerd inventarissysteem op maat voor kunstenaars
📌 Ideaal voor: Onafhankelijke kunstenaars en hobbyisten die op een eenvoudige manier hun werk willen catalogiseren en bijhouden in een documentformaat.
💡 Pro-tip: Als u uw werk op meerdere plaatsen tentoonstelt, maak dan een versie van dit sjabloon per galerie of tentoonstelling om het bijhouden en coördineren te vergemakkelijken.
10. Sjabloon voor kunstwerken inventaris door Template. Net
Het gebruiksgemak maakt deze sjabloon voor kunstwerken van Template.net een populaire keuze.
Het heeft een eenvoudig, bewerkbaar formulier waarmee u details van kunstwerken kunt bijhouden voor persoonlijk gebruik, verzenden naar galeries of voor verzekeringsdoeleinden.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Vul de secties in voor de naam van het kunstwerk, het medium, de grootte, de datum van aanmaken, de prijs en aantekeningen
- Bewerk het formulier in het gewenste format: Google Documenten, Word, Excel of Spreadsheets
- Focus op duidelijkheid en bruikbaarheid met het minimalistische, afleidingsvrije ontwerp
📌 Ideaal voor: Kunstenaars of kleine galeries die regelmatig details van kunstwerken doorgeven aan externe partners of tentoonstellingsorganisatoren.
💡 Pro-tip: Gebruik dit sjabloon als een 'tentoonstellingsversie' van uw hoofdinventarislijst. Het is gemakkelijk te verzenden of af te drukken wanneer curatoren of galeries om uw catalogus vragen.
11. Sjabloon voor inventaris van kunstbenodigdheden door Template. Net
Houd uw inventaris bij met deze sjabloon voor een inventarislijst voor kunstbenodigdheden van Template. Net.
Dit sjabloon is perfect voor het bijhouden van alle materialen die uw creatieve proces ondersteunen, zoals verf, penselen, doeken en inlijstgereedschap.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Voer de naam van het item, het aantal, de eenheidsprijs, informatie over de leverancier en de herbevoorradingsdata in speciale secties in
- Plan en begroot effectief, vooral voor werken in opdracht of grote projecten
- De layout is eenvoudig te onderhouden, zelfs zonder kennis van spreadsheets
- Stel herinneringen in uw kalender in op basis van eerder gebruik om last-minute inkopen te voorkomen
📌 Ideaal voor: Kunstenaars, docenten of studiobeheerders die op een eenvoudige manier overzicht willen houden over hun gereedschap en materialen.
📮ClickUp Insight: 18% van de respondenten van onze enquête wil AI gebruiken om hun leven te organiseren met kalenders, taken en herinneringen. Nog eens 15% wil dat AI routinetaken en administratief werk afhandelt.
Om dit te doen, moet een AI in staat zijn om: de prioriteitsniveaus voor elke taak in een werkstroom te begrijpen, de nodige stappen uit te voeren om taken aan te maken of aan te passen, en geautomatiseerde werkstromen op te zetten.
De meeste tools hebben één of twee van deze stappen uitgewerkt. ClickUp heeft gebruikers echter geholpen om meer dan 5 apps te consolideren met behulp van ons platform! Ervaar AI-aangedreven planning, waarbij taken en vergaderingen eenvoudig kunnen worden toegewezen aan open slots in uw kalender op basis van prioriteitsniveaus. U kunt ook aangepaste automatiseringsregels instellen via ClickUp Brain om routinetaken af te handelen. Zeg vaarwel tegen druk werk!
📖 Lees ook: De beste AI-tools voor inventarisbeheer
12. Sjabloon voor inventarisformulier voor kunstgalerie door Template. Net
Dit sjabloon voor een kunstgalerie-inventaris van Template. Net houdt alles overzichtelijk. Het maakt het beheren van meerdere kunstwerken van verschillende kunstenaars, tentoonstellingen en verkoopkanalen eenvoudig.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Vul gestructureerde velden in voor de titel van het kunstwerk, de naam van de kunstenaar, het medium, de prijs en aantekeningen van de galerie
- Houd zowel fysieke als digitale kunstwerken bij, samen met de status van tentoonstellingen of details over verzendingen
- Deel eenvoudig met kunstenaars, clients of taxateurs met behulp van de professionele layout
📌 Ideaal voor: Galeriehouders, managers of curatoren die een betrouwbare en georganiseerde manier nodig hebben om kunstwerken en tentoonstellingsdetails te registreren.
13. Spreadsheet sjabloon voor kunstinventaris door Superjoin
Als u op zoek bent naar een moderne en gebruiksvriendelijke interface, probeer dan de sjabloon Spreadsheet Art Inventory van Superjoin.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Werk in realtime samen en open bestanden overal met Google Spreadsheets en cloud opslagruimte
- Gebruik vervolgkeuzemenu's om gegevens te filteren, sorteren, snel te vinden en te ordenen
- Pas de strakke, minimalistische layout aan uw stijl van archiveren aan
📌 Ideaal voor: Galeriemanagers of kunstenaarsvertegenwoordigers die kunstwerken bijhouden.
💡 Pro-tip: Gebruik rijen met kleurcodes om de status van uw stukken bij te houden, zoals 'In atelier', 'In bruikleen', 'Verkocht' of 'Moet worden ingelijst', voor een snel overzicht.
14. Sjabloon voor kunstinventaris door Scribd
Dit downloadbare sjabloon voor kunstinventaris in formulierstijl van Scribd helpt u de details van uw kunstwerken bij te houden in een gestructureerd, afdrukbaar format.
🌼 Waarom u deze sjabloon geweldig zult vinden
- Leg details vast in overzichtelijke velden zoals titel van het kunstwerk, kunstenaar, grootte, medium, prijs en aantekeningen
- Gebruik de duidelijke, gemakkelijk te scannen sjabloon om snel te verwijzen, af te drukken of te presenteren tijdens verkopen, shows of taxaties
- Organiseer zowel fysieke als digitale collecties en maak indien nodig een betrouwbare back-up op papier
📌 Ideaal voor: Kunstenaars, galeries of taxateurs die een afdrukbare, eenvoudige oplossing zoeken voor het bijhouden van kunstwerken.
Uw kunstinventaris op een eenvoudige manier samenvatten
Het bijhouden van uw kunstwerken hoeft geen chaotische mix van spreadsheets, notitieboekjes en last-minute e-mails te zijn. Het enige wat u nodig hebt, is de juiste sjabloon voor kunstinventaris.
ClickUp heeft ook de perfecte mobiele inventaris-app voor het bijhouden van kunst onderweg!
Stel u voor dat u een eenvoudig catalogiseringsproces hebt waarmee u al uw projecten en tentoonstellingen overzichtelijk kunt ordenen. Zo houdt u meer tijd over om u op uw creatieve werk te concentreren.
Misschien beheert u een groeiende collectie, bereidt u een tentoonstelling voor of wilt u gewoon uw kunstbenodigdheden op orde brengen: er zijn sjablonen voor elke behoefte.
We raden u aan klein te beginnen. Kies een sjabloon die bij uw huidige werkstroom past en bouw van daaruit verder.
De sleutel is om een systeem te vinden dat voor u werkt - en u daar aan te houden. Uw toekomstige zelf (en uw galeriecontacten) zullen u dankbaar zijn. Meld u vandaag nog aan voor ClickUp!