Notion Mail vs. Gmail: welk e-mailplatform wint in 2025?

Je bent druk bezig met het plannen van de Sprints voor volgende week wanneer ding! er weer een e-mail binnenkomt. 📧

Maar het is niet slechts één. Je inbox staat vol met e-mails: een link naar een document, een update van een taak en een nieuwsbrief waarvan je niet meer weet waarom je je ervoor hebt aangemeld.

Deze dagelijkse wrijving is precies wat Notion Mail belooft op te lossen door e-mail te integreren in uw werkruimte. Gmail is echter niet helemaal verouderd; het is snel, betrouwbaar en nog steeds een favoriet voor miljoenen mensen.

Wie wint deze confrontatie tussen Notion Mail en Gmail? Laten we het uitzoeken. 🎯

Wat is Notion Mail?

De tool verbindt uw Gmail-account om communicatie met taken te synchroniseren. U kunt e-mails insluiten in pagina's, ze koppelen aan taken of threads omzetten in uitvoerbare items.

Functies van Notion Mail

Hier zijn enkele functies van deze e-mailbeheersoftware die de productiviteit kunnen verhogen. 💁

Functie #1: AI-aangedreven automatische labeling

Je kunt Notion AI instellen om inkomende e-mails automatisch te labelen met behulp van eenvoudige, menselijke instructies. Vraag gewoon: 'Label e-mails die rechtstreeks naar mij zijn verzonden, niet nieuwsbrieven', en het gaat aan het werk.

Zodra je labels hebt toegekend, kun je aangepaste weergaven maken in je zijbalk, waarbij je e-mails kunt ordenen op basis van bijvoorbeeld afzender of urgentie. Het is een slimme manier om controle te krijgen over je inbox, die verder gaat dan de gebruikelijke mappen en filters.

Functie #2: Database-achtige eigenschappen en filters

Net als de rest van Notion behandelt Notion Mail e-mail als data. Je kunt eigenschappen toevoegen aan elke e-mail (denk aan status, prioriteit of zelfs tags) en deze vervolgens sorteren, groeperen of filteren op basis daarvan.

Wilt u follow-ups bijhouden of berichten met hoge prioriteit in de weergave houden? Geen probleem. U kunt op alles filteren: afzender, trefwoorden, bijlagen of uw aangepaste eigenschappen.

Functie #3: Uitgebreide opmaak en AI-gestuurd schrijven

Het schrijven van e-mails in Notion Mail voelt als het maken van een Notion-document. Je kunt koppen, selectievakjes, callouts en zelfs kleuren gebruiken.

Dit maakt het gemakkelijker om gedachten te ordenen, actie-items te delen of gewoon uw bericht boeiender te maken, vooral voor teamcommunicatie.

Bovendien haalt Notion AI gegevens uit je werkruimte om AI-e-mailreacties te schrijven die klinken als jij of je merk. Je kunt het zelfs zo instellen dat er automatisch reacties worden voorgesteld wanneer er e-mails binnenkomen, en je schrijfstijl verbeteren.

Prijzen van Notion Mail

(Notion Mail is beschikbaar als onderdeel van je Notion-abonnement, niet als apart abonnement)*

Wat is Gmail?

De tool maakt verbinding met andere Google-services zoals Google Drive, Agenda en Meet, en is toegankelijk via webbrowsers, mobiele apps en e-mailclients van derden.

Gmail ondersteunt ook meerdere accounts en biedt een gestroomlijnde inbox-ervaring.

Functies van Gmail

Hier zijn enkele functies van Gmail die u kunt verkennen. 👇

Functie #1: AI-antwoorden en opschonen van de inbox

De nieuwste truc van Gmail is contextbewuste schrijfhulp van Gemini, de AI-assistent. Dit bespaart veel tijd wanneer je inbox vol staat en je gesprekken gaande moet houden.

U kunt ook automatische doorsturen instellen op het platform.

Behoefte aan een grote schoonmaak? Vraag Gemini om 'alle ongelezen promoties van vorig jaar' te verwijderen of nieuwsbrieven die je al hebt doorgenomen te archiveren. De assistent doet die saaie klusjes, zodat jij minder tijd kwijt bent met klikken op 'verwijderen'.

Functie #2: Naadloze planning en flexibele weergave

Wanneer een e-mail in de kalender terechtkomt, merkt Gmail dat. Er verschijnt een klein paneel met uw vrije tijdvakken, klaar om in de thread te plakken. Clients kiezen een tijdstip, u klikt op bevestigen en de agenda's van iedereen worden bijgewerkt.

Bovendien krijgt u flexibele weergave-opties.

Kies standaard, comfortabele of compacte weergave om zoveel berichten op het scherm weer te geven als u wilt. Schakel het voorbeeldvenster in om een bericht te lezen terwijl u de lijst nog steeds scant. Minder klikken, snellere triage.

Functie #3: Robuuste e-mailorganisatie en taakbeheer

Labels werken als mappen, maar dan beter. U kunt één e-mail taggen met meerdere labels, ze een kleurcode geven en de labels die u vandaag niet nodig hebt verbergen. Sterren markeren alles wat belangrijk is en filters houden spam en zaken met lage prioriteit automatisch uit het zicht.

En met één tik kunt u een e-mail omzetten in een taak, die in Google Tasks en in uw agenda terechtkomt. Deadlines, herinneringen en follow-ups gaan met u mee; niets gaat verloren tussen apps.

Prijzen van Gmail

(Gmail-prijzen zijn inbegrepen in de abonnementen voor Google Werkruimte)*

Notion Mail versus Gmail: functies vergeleken

Als je Notion Mail en Gmail vergelijkt om de communicatie te vereenvoudigen, is het duidelijk dat ze dit op verschillende manieren aanpakken. De ene leunt op integratie en aanpassing van de werkruimte, terwijl de andere zich onderscheidt door AI en betrouwbaarheid.

Laten we eens kijken wat deze twee tools voor e-mailproductiviteit van elkaar onderscheidt. ⚒️

Functie #1: E-mailorganisatie

Een opgeruimde inbox begint met een goede organisatie van je e-mails. Laten we eens kijken hoe elke tool dit aanpakt.

Notion Mail

Notion Mail draait helemaal om aanpassing. Je kunt je eigen labels maken, zoals 'Clients', 'Nieuwsbrieven' of 'Dringend', en deze automatisch laten sorteren door AI. Het is flexibel en kan worden aangepast aan niche-werkstromen, zodat je 'mini-inboxen' kunt maken binnen je primaire inbox.

Gmail

Gmail biedt ook solide organisatiehulpmiddelen, zoals labels, filters en categorieën, maar veel daarvan moet handmatig worden gedaan. Het is betrouwbaar, maar minder dynamisch als u iets adaptievers of AI-gestuurd wilt.

Functie #2: AI en automatisering

Laten we eens kijken hoe beide tools AI en automatisering gebruiken om e-mail slimmer en sneller te maken.

Notion Mail

Notion Mail neemt AI in e-mail serieus.

Het kan e-mails opstellen, slimme antwoorden genereren, threads samenvatten en zelfs prioriteiten toekennen aan wat als eerste in je inbox terechtkomt.

De tool ondersteunt ook herbruikbare snippets en automatiseert repetitieve taken, waardoor het meer een werkstroomassistent is dan alleen een e-mailclient.

Gmail

Gmail heeft ingebouwde slimme functies zoals spamfiltering, slimme antwoorden en herinneringen. Ze zijn betrouwbaar, maar minder aanpasbaar en beter geschikt voor algemeen gebruik dan voor complexe werkstromen.

Met Gemini biedt Gmail AI-gestuurde hulp bij het schrijven, samenvatten en begrijpen van context, hoewel het nog steeds meer aanvoelt als een add-on dan als een native werkstroomtool.

Functie #3: Integratie en ecosysteem

Laten we eens kijken hoe elke tool past in de bredere werkruimte en het app-ecosysteem.

Notion Mail

Notion Mail is nauw geïntegreerd met de Notion-suite, inclusief de kalender, documenten en projecten. Je kunt in e-mails verwijzen naar Notion-pagina's en vergaderingen plannen vanuit de inbox. Het is echter nog niet mogelijk om e-mails rechtstreeks aan Notion-databases te koppelen, wat een diepere integratie beperkt.

Gmail

Gmail-integraties gedijen goed in het Google-ecosysteem.

Alles, van Google Agenda tot Drive en Meet, is slechts één klik verwijderd. Dit is vooral handig voor teams die al werken met Google Workspace.

Functie #4: Veiligheid en privacy

Veiligheid is belangrijk, vooral in uw inbox. Hier leest u hoe elke tool uw gegevens beschermt.

Notion Mail

Notion Mail is veilig en voldoet aan SOC 2 Type 1 en HIPAA. Maar na de overname van Skiff is end-to-end-versleuteling onlangs geschrapt, wat voor sommige gebruikers die privacy belangrijk vinden een teleurstelling was.

Gmail

Gmail loopt voorop op het gebied van volwassen veiligheid op bedrijfsniveau. U krijgt tweefactorauthenticatie (2FA), geavanceerde bescherming tegen phishing en regelmatige beveiligingspatches.

Maar als Google-product wordt er door critici van privacy vaak gewezen op het op advertenties gebaseerde bedrijfsmodel.

Notion Mail versus Gmail op Reddit

Kunt u nog steeds niet kiezen? Misschien kunnen deze praktijkrecensies van Reddit u helpen!

Hoewel er geen specifieke threads zijn waarin de twee worden vergeleken, is dit wat een gebruiker te zeggen heeft over Notion Mail:

Mijn eerste indruk is dat dit voor mij aanvoelt als Notion, en het voelt functioneler aan in vergelijking met andere Gmail-wrappers die ik in het verleden heb geprobeerd. Ik denk dat dit grotendeels te maken heeft met de mogelijkheden voor aanpasbare weergaven (filters, groeperingen, eigenschappen)... Het enige wat me op dit moment nog in verwarring brengt, is of eigenschappen universeel zijn of alleen aan één weergave zijn gekoppeld. Ik zie steeds de eigenschappen 'Prioriteit' en 'Status' voorbijkomen, die volgens mij hetzelfde zouden moeten zijn. Ik weet alleen niet zeker hoe standaard deze zijn voor de app/het systeem.

Sommige gebruikers vermelden dat het een alternatief is voor de front-end van Gmail:

Na het testen van de nieuwe Notion Mail, denk ik dat we het helemaal verkeerd zien. Het is niet echt een levensveranderende nieuwe e-mail app – het is gewoon een alternatieve Gmail front-end… Het ziet er veel beter uit. Het geeft een eenvoudig overzicht van je e-mails. Het helpt je e-mails te sorteren met automatische labels (weergaven). Maar dat is het dan ook... Ik ga het gebruiken omdat er geen echte nadelen zijn, maar totdat we een integratie zien tussen Notion Mail en Notion-databases, zijn er geen belangrijke redenen om het te gebruiken.

Maak kennis met ClickUp: het beste alternatief voor Notion Mail en Gmail

Kunt u niet kiezen tussen de aanpassingsmogelijkheden van Notion Mail en de betrouwbaarheid van Gmail? Misschien is het tijd om te stoppen met kiezen tussen inboxen.

ClickUp is de alles-in-één app voor werk die projectmanagement, documenten en teamcommunicatie combineert in één platform, versneld door AI-automatisering en zoekfuncties van de volgende generatie.

Laten we eens kijken hoe deze tool voor het beheren van e-mail taken zich verhoudt tot deze twee tools. ⚖️

ClickUp's One-Up #1: E-mail projectmanagement

E-mails en projectmanagement gaan niet altijd hand in hand. U kunt een verzoek van een client via e-mail ontvangen, naar uw taakbeheer gaan om het te registreren, een teamgenoot taggen op uw communicatiekanaal voor follow-up en vervolgens vergeten op welk tabblad de bijlage stond.

ClickUp E-mail Projectmanagement maakt hier een einde aan.

De tool voor e-mailprojectmanagement brengt uw inbox letterlijk in uw werkstroom.

Centraliseer communicatie met ClickUp E-mail Projectmanagement

Stel dat u deel uitmaakt van een remote startup-team dat zich bezighoudt met het onboarden van klanten. Een client stuurt u een e-mail met een paar vragen en verzoeken. Koppel de e-mail aan een taak in ClickUp, wijs deze toe aan uw teamgenoot en voeg alle relevante bestanden toe als bijlage.

Heb je al een set vaste e-mailtools? Die hoef je niet op te geven.

Met de Gmail-integratie van ClickUp kunt u uw inbox omtoveren tot een productiviteitstool. U kunt taken rechtstreeks vanuit Gmail aanmaken, e-mails aan bestaande taken toevoegen en zelfs op taken reageren met behulp van e-mailcontent.

Dit maakt het vastleggen van belangrijke verzoeken, het toewijzen van werk en het instellen van deadlines in realtime eenvoudig.

Je kunt ook een ClickUp-automatisering instellen om het aanmaken van taken of e-mailreacties te triggeren op basis van Gmail-activiteit.

De integratie van ClickUp en Outlook biedt Microsoft-gebruikers dezelfde gestroomlijnde werkstroom. U kunt ook e-mails beantwoorden of verzenden vanuit ClickUp met uw Outlook-adres.

Lees wat Samantha Dengate, Senior Project Manager, te zeggen heeft over Diggs met ClickUp:

Vóór ClickUp leidden vergaderingen en heen-en-weer-e-mailcommunicatie tot een zwart gat waar items onzichtbaar en onbeheerd bleven. Hierdoor werden taken niet op tijd beoordeeld en wist niemand hoe de creatieve ontwikkeling verliep. Nu kan iedereen in het team duidelijk zien wanneer actiepunten moeten worden uitgevoerd, chatten en samenwerken binnen de taken.

ClickUp's One-Up #2: Contextuele AI-assistentie

Gmail en Notion hebben AI-aangedreven assistenten, maar ClickUp vindt werk opnieuw uit met speciaal ontwikkelde AI die veel verder gaat dan je inbox.

ClickUp Brain is de neurale AI-engine van het platform voor het beheren van werk.

In tegenstelling tot algemene AI-assistenten is ClickUp Brain rechtstreeks in uw werkstromen geïntegreerd en biedt het slimme, contextuele ondersteuning voor projecten, documenten en teams.

Stel dat u een productlancering leidt en tientallen verschillende taken moet uitvoeren: marktonderzoek, conceptteksten schrijven, ontwerpen goedkeuren en feedback van belanghebbenden verwerken. ClickUp Brain treedt op als uw AI-kennismanager en vindt direct relevante documenten of updates.

Vraag gewoon: 'Wat is de nieuwste versie van de tijdlijn voor de lancering?', en het haalt precies op wat je nodig hebt.

Vervolgens fungeert het als uw AI-projectmanager, die de voortgang van het project samenvat, teamupdates maakt en concepten voor content voor de marketingcampagne genereert. Met meer dan 100 rolspecifieke AI-tools versnelt ClickUp Brain uw werkstroom.

Daar bovenop komt de ClickUp AI Notetaker, een assistent voor vergaderingen die elk gesprek meetelt, zelfs als je niet in de kamer bent.

Stel dat uw UX-team een feedbacksessie heeft met belanghebbenden. Terwijl de vergadering plaatsvindt, transcribeert de AI-notulist het hele gesprek in realtime en legt elk punt van feedback vast.

Tegen de tijd dat het gesprek is beëindigd, heeft de notulist al een samenvatting gemaakt, sleutelacties geïdentificeerd en taken zoals 'wireframes herzien' of 'werkstroom van gebruikers bijwerken' toegewezen aan de juiste teamleden in ClickUp.

ClickUp's One-Up #3: Tools voor samenwerking

Terwijl ClickUp Brain de automatisering regelt, zorgen de samenwerkingstools van ClickUp ervoor dat iedereen op dezelfde pagina blijft.

Laten we beginnen met ClickUp Chat, een ingebouwde berichtenhub die de gesprekken van je team precies daar houdt waar het werk gebeurt.

Stel bijvoorbeeld dat uw marketingteam in een chatkanaal brainstormt over campagne-ideeën en iemand voorstelt: 'Laten we een klanttevredenheidsonderzoek houden. ' U kunt dit bericht omzetten in een taak, deze toewijzen, een deadline instellen en een koppeling maken naar uw lijst met campagnes voor het tweede kwartaal, allemaal zonder de chat te verlaten!

Bovendien vat ClickUp Brain hele chat-threads samen, stelt het volgende stappen voor en biedt het zelfs een snelle TL;DR als je laat in een chat stapt. Teamleiders kunnen ook snel audio- of videogesprekken voeren met SyncUps.

Heb je snel antwoord op vragen nodig en weet je niet waar je die kunt vinden? Vraag het gewoon aan een van de AI Autopilot Agents, dan hoef je niet te wachten tot je collega vijf tijdzones verderop weer bereikbaar is.

Wilt u iets voor meer gestructureerde samenwerking, zoals het opstellen van een offerte of het opstellen van onboardingmateriaal?

ClickUp Documenten staat centraal.

Werk in realtime samen met uw team met ClickUp Documenten

Stel dat u een projectmanager bent die een nieuw product lanceert. U opent een ClickUp-document om het lanceringsplan op te stellen. Terwijl u schrijft, kunt u een takenlijst met deadlines insluiten, uw ontwerper taggen om mockups goed te keuren en een live Kanban-bord toevoegen dat de voortgang in realtime weergeeft.

Het team kan samenwerken, opmerkingen plaatsen, bewerken, opmaken en wijzigingen bijhouden.

En met aanpasbare, kant-en-klare sjablonen voor alles, van voorstellen tot teamwiki's, hoeft u nooit meer vanaf nul te beginnen. Snelle toegang nodig? Met de Docs Hub vindt u alles in een handomdraai.

Stroomlijn de communicatie op de werkplek met ClickUp

Als het gaat om Gmail versus Notion Mail, hangt de juiste keuze af van uw prioriteiten. Wilt u het beproefde ecosysteem van Gmail of de frisse kijk van Notion Mail op minimale, gerichte communicatie?

Maar hier is het punt: geen van beide doet iets anders dan e-mail verwerken.

Dat is waar ClickUp, de alles-in-één app voor werk, om de hoek komt kijken. Het verbindt je inbox, taken, bestanden en aantekeningen van vergaderingen met AI en samenwerkingstools, waardoor teams duidelijkheid krijgen over alles wat er op het werk speelt.

Waarom zou u nog wachten? Meld u vandaag nog gratis aan bij ClickUp! ✅