Is het je wel eens onduidelijk geweest wie wat doet in een project?
De standaardreactie zou zijn om een spoedvergadering bijeen te roepen en te hopen dat alles doorgaat. Als iedereen in hetzelfde doel investeert, vervagen de verantwoordelijkheden vaak. Het vervagen van verantwoordelijkheden, vooral bij brandjes of ad-hocsituaties, leidt tot overlapping van middelen.
De perfecte oplossing voor deze waanzin is een teamwerkovereenkomst.
Van beschikbaarheid tot het focussen van individuele inspanningen, deze documenten creëren vertrouwen en strategische afstemming.
Wil je structuur aanbrengen en productiviteit verhogen? Dit artikel legt alles uit wat je moet weten over waarom je een werkovereenkomst voor teams nodig hebt en hoe je er een maakt.
Wat is een teamwerkovereenkomst?
Een werkovereenkomst is een teamcontract dat een leider opstelt om vast te leggen hoe leden zullen samenwerken effectief samenwerken. Het stelt verwachtingen in voor communicatie, besluitvorming en verantwoordelijkheden.
Effectieve team werkafspraken bereiken de volgende doelen:
- Het schetst de specifieke processen en procedures die het team zal volgen om te bereikenprojectresultateninclusief alles van communicatieprotocollen tot besluitvormingsmethoden
- Ervoor zorgen dat iedereen de doelstellingen, waarden en algemene aanpak van het werk van het team begrijpt en het erover eens is
- Een kader bieden voorpotentiële conflicten aan te pakken en uitdagingen aan te pakken voordat ze escaleren
Sleutelcomponenten van een teamwerkovereenkomst
Nu de basis is gelegd, zijn hier de belangrijkste onderdelen van een effectieve teamwerkovereenkomst die je kunt gebruiken om efficiënte en flexibele teams te bouwen :
Rollen en verantwoordelijkheden
Zodra de projectomvang is afgerond, is de eerste stap om de rol en verantwoordelijkheden van elk lid van het team binnen het project of team te definiëren. Dit is vooral nuttig tijdens het inwerkproces, omdat het ervoor zorgt dat iedereen zijn doelen begrijpt en verwarring of overlapping tussen bestaande en nieuwe leden van het team voorkomt.
Zorg ook voor een proces voor het opnieuw toewijzen van Taken of een volmachtsysteem zodat beschikbaarheid geen invloed heeft op de prestaties.
Ook lezen: Agile rollen uitgelegd
Communicatie en werkprotocollen
Het tweede deel van elke werkovereenkomst van een team is het vaststellen hoe er met elkaar wordt gecommuniceerd. Dit omvat voorkeurscommunicatiekanalen, responstijden en escalatieprocedures voor dringende zaken.
Teamwerkovereenkomsten moeten ook een gedetailleerd deel hebben voor werkschema's, beschikbaarheid en verlofplanning om uw bedrijf te helpen bij het beheren van middelen.
Werkovereenkomsten moeten verder communicatie-etiquettes specificeren, zoals toon en taalgebruik, zodat de leden op dezelfde pagina zitten wat betreft de waarden van uw organisatie.
Lees meer: Hoe miscommunicatie op het werk vermijden
Besluitvormingsproces
Teams van projecten krijgen vaak te maken met veranderingen naarmate het project vordert: kosten moeten worden goedgekeurd, processen moeten worden bijgesteld en middelen moeten opnieuw worden toegewezen.
Om dit soepel te laten verlopen, worden in teamovereenkomsten de volgende punten vastgelegd besluitvorming methoden. Deze kunnen een consensus, meerderheid van stemmen of een aangewezen besluitvormer omvatten.
Het is het beste om ook een proces te schetsen voor het herzien van beslissingen indien nodig. Een ideale overeenkomst benadrukt ook het belang van het respecteren van de uiteindelijke beslissing, zelfs als er verschillende meningen bestaan.
Conflictoplossing
Een van de belangrijkste onderdelen van een teamwerkovereenkomst is een proces om conflicten aan te pakken en op te lossen. Dit kan bestaan uit aangewezen bemiddelaars, open communicatiekanalen of vastgestelde procedures voor deëscalatie.
Moedig conflicten vroeg en direct aan. Zorg voor een cultuur van respect waarin oude en nieuwe leden zich op hun gemak voelen om hun zorgen te uiten zonder angst voor vergelding om misverstanden te voorkomen.
Richtlijnen voor vergaderingen
Niemand wil een vergadering die nergens toe leidt. In werkafspraken voor teams wordt vastgelegd hoe vergaderingen zullen worden gehouden, inclusief frequentie, agendacommunicatie, tijdbeheer en deelname-etiquette om productieve en gerichte vergaderingen te garanderen.
Overweeg rollen toe te wijzen zoals een tijdwaarnemer, scrum master of aantekeningenmaker.
Lees meer: Etiquette voor vergaderingen in Zoom
Een teamwerkovereenkomst maken
Hier volgt een gids in zes stappen voor het maken van werkafspraken met teams om samenwerking en een gedeeld begrip van de teamnormen te bevorderen. We behandelen ook hoe ClickUp's oplossing voor middelenbeheer maakt dit proces naadloos.
Stap 1: Invoer verzamelen
Om werkafspraken te maken, begint u met het verzamelen van input van alle leden van het team. Het verzamelen van deze informatie helpt teammanagers het perspectief en de zorgen van iedereen te overwegen en het gevoel van eigendom te bevorderen
Hier zijn een paar vragen die u moet beantwoorden om het proces te stroomlijnen:
- Welke communicatiemethoden werken het beste voor iedereen?
- Wat zijn de gewenste werktijden en beschikbaarheid?
- Hebben jullie aspiraties voor het project of het profiel?
- Hoe wil het team omgaan met conflicten of meningsverschillen?
- Wat zijn de gewenste besluitvormingsprocessen?
- Welke ondersteuning hebben de leden van het team van elkaar nodig om de doelen van het team succesvol te bereiken?
Input moet worden verzameld via één-op-één chatten of feedbackformulieren. ClickUp biedt speciale platformtools om dit moeiteloos te laten verlopen.
bereik elkaar, maak aantekeningen en tag elk lid van het team met ClickUp Chat_ ClickUp chatten is een uitstekend chatplatform dat het verzamelen van input van leden van het team vereenvoudigt. Als u een gedetailleerd perspectief wilt, tag dan de relevante persoon en start onmiddellijk een discussie.
Het starten van een groepsdiscussie of het creëren van een vervolgtaak is ook eenvoudig in ClickUp Chats, waardoor het ideaal is voor het herzien van of onderhandelen over specifieke clausules van werkovereenkomsten.
Gebruik Toegewezen opmerkingen in ClickUp om ervoor te zorgen dat elke feedback van het team wordt beantwoord en opgelost
De leden van het team kunnen het volgende gebruiken Toegewezen opmerkingen in ClickUp om hun gedachten te delen over specifieke voorwaarden of opnames in de overeenkomst. De teamleiders lossen vervolgens het probleem op en bouwen aan consensus.
vereenvoudig het verzamelen van invoer en visualiseer alle reacties onmiddellijk met ClickUp Forms_ ClickUp Formulieren is ideaal voor managers die op zoek zijn naar duidelijke en eenvoudige invoer. Met deze tool kunt u een deelbaar formulier maken met gestandaardiseerde vragen. Dit maakt het verzamelen van gegevens relatief eenvoudig en helpt je bij het visualiseren van de input.
De tool is gemakkelijk te gebruiken en visueel aantrekkelijk, waardoor het delen van input een boeiende ervaring wordt voor iedereen.
Stap 2: Bepaal de verwachtingen
Met de verzamelde input is de volgende stap het definiëren van duidelijke verwachtingen.
Waarom? Instellen van grenzen rond communicatie, soepelere samenwerking en prestaties helpt het team gefocust te blijven en zorgt ervoor dat hun inspanningen bijdragen aan het grotere geheel.
Communiceer verwachtingen transparant naar het team en leg het 'waarom' uit aan vertrouwen op te bouwen en toekomstige misverstanden voorkomen.
In deze fase zal duidelijk worden of business targets het team waarschijnlijk te zwaar zullen belasten. Neem aanvullende personeelsplanning of trainingsvoorstellen op en leg deze voor aan de uitvoerende besluitvormers.
Deze stap houdt ook in dat de verwachtingen worden omgezet in een ontwerpovereenkomst voor het werken met een team. Het is dus van cruciaal belang om een tool voor samenwerkingsdocumentatie paraat te hebben. De speciale tool van ClickUp neemt deze taak op zich.
een conceptovereenkomst in kaart brengen, opvolgtaken maken en content bewerken met ClickUp Docs_
Als u op zoek bent naar bewerking in samenwerkingsverband, uitgebreide opties voor opmaak en uitgebreide documentatie, ClickUp Documenten is het hulpprogramma.
Met de Markdown-taal kunt u met ClickUp duidelijke banners, labels en geformatteerde tekst maken, zodat elke clausule van uw overeenkomst gemakkelijk te begrijpen is. Gebruik de functies voor live in kaart brengen om samen met je team verwachtingen in kaart te brengen en naar een gedeelde visie toe te werken.
Werk delegeren door Taken rechtstreeks aan het team toe te wijzen of ze te @vermelden in een opmerking
Als u vervolgpunten hebt, kunt u aantekeningen omzetten in Taken in ClickUp-taak en delegeer ze. Bovendien kunt u met ClickUp Docs subpagina's binnen hetzelfde document toevoegen om uw uiteindelijke teamwerkovereenkomst gestructureerd en overzichtelijk te houden.
Als u het noteren van verwachtingen gemakkelijk vindt, maar uw schrijven wilt verfijnen, heeft ClickUp ook een speciale ClickUp AI functie.
verwachtingen samenvatten, overeenkomstclausules verfijnen en onmiddellijk inzichten genereren met ClickUp Brain_ ClickUp Brein is de ultieme AI-schrijf- en bewerkingsassistent voor het opstellen van overeenkomsten en samenvattingen. De tool is geïntegreerd in ClickUp Docs om uw verwachtingen en aantekeningen te helpen verfijnen.
De AI deelt verder inzichten over welke taken of onderdelen van uw teamovereenkomsten nog openstaan. Dit vereenvoudigt uw follow-upproces en helpt u knelpunten vroegtijdig op te sporen.
Stap 3: Documenteer de overeenkomst
Nu de verwachtingen in kaart zijn gebracht en het concept klaar is, is de derde stap het documenteren van de overeenkomst zodat deze kan worden beoordeeld en afgerond.
Deel het ontwerp met het team voor beoordeling en discussie. Laat je team vragen stellen en feedback geven. Als sommige ideeën niet haalbaar zijn, leg dan de redenen uit en stel mogelijke herzieningsdatums voor, om het team te laten zien dat hun zorgen worden erkend.
Door de overeenkomst na het evaluatieproces in een formeel document vast te leggen, laat je je toewijzing zien om alle leden van het team tegemoet te komen. Het behoudt ook de transparantie en structuur in het proces.
Gebruik de toestemmingen van ClickUp om op een veilige manier toegang tot gegevens en bedrijfsmiddelen te delen
Met ClickUp Docs kunt u direct de conceptovereenkomst delen met beveiligde koppelingen en aangepaste toestemmingen. Voel u gratis vrij om herzienings- en bijwerkingsrondes te doorlopen totdat de best mogelijke consensus is bereikt.
Het is echter vervelend om een standaard vanaf nul op te stellen. ClickUp bespaart u tijd met zijn kant-en-klare sjablonen voor werkovereenkomsten voor teams.
/cta/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/03/working-agreement.png
Breng verwachtingen in kaart in een overeenkomst en gebruik visualisaties om informatie te verduidelijken met het sjabloon voor werkovereenkomsten ClickUp
https://app.clickup.com/signup?sjabloon=t-176203806&department=operations&\_gl=1*1eoul64*\_gcl_aw\*R0NMLjE3MjcxNzcwMDAuQ2owS0NRand4c20zQmhEckFSSXNBTXRWejZQaEEtbFFzcmFxekpNQkJYNldTTjRvQ3pxMDFnLUVuZ2FtdXJSN1VpaUVfY2lCS2xKX3lZNGFBdmRIRUFMd193Y0I.\*\MjYxOTcyNTQxLjE3MjYwNTYyOTcuMjAyOTc1NzQxNi4xNzI2MDU2MzAxLjE3MjYwNTYzMDA.
Dit sjabloon downloaden
/$$$cta/
ClickUp's sjabloon voor een werkovereenkomst
is een vooraf ontworpen kader om tijd te besparen en een uitgebreide overeenkomst te creëren. Het beschikt over kant-en-klare ruimtes die op creatieve wijze werkschema's, carrièreaspiraties en meer met betrekking tot de doelen van het team weergeven.
Een ander hoogtepunt is dat het sjabloon een ingebouwde legenda heeft, waardoor nieuwe leden van het team het gemakkelijk kunnen begrijpen.
Het vooraf ontworpen kader heeft ook aangepaste statussen voor taken en aangepaste weergaven om het voltooien van taken, synergie en samenwerking te vereenvoudigen.
Stap 4: Beoordelen en herzien
Zodra uw werkovereenkomst is afgerond, controleert u deze op continue verbetering. Het regelmatig herzien van de overeenkomst is van vitaal belang als uw team nog openstaande punten heeft om aan te pakken of als er wijzigingen zijn in teamdynamiek of personeelsbestand.
Reviewen helpt je om op de hoogte te blijven van de behoeften van je team en zorgt voor afstemming op de doelen van de organisatie.
Houd regelmatig beoordelingsvergaderingen om ervoor te zorgen dat alles volgens plan verloopt. U kunt een terugkerende taak instellen in ClickUp-taak om ervoor te zorgen dat deze niet wordt gemist in de stress van het dagelijks werk.
Hier zijn een paar stappen om te nemen in deze vergaderingen om verbeteringen te stimuleren:
- Stel een duidelijke agenda op en deel deze vooraf om discussies gefocust te houden
- Ga in op openstaande punten uit de vorige vergadering
- Verzamel feedback over wat werkt en wat moet worden aangepast
- Moedig leden van het team aan om hun inzichten en suggesties te delen
- Documenteer actiepunten en wijs verantwoordelijkheden toe om accountability te garanderen
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/collboration-editing-in-clickup-docs.gif live bewerking in ClickUp Docs /%img/
werk in realtime samen om gelijktijdig wijzigingen aan te brengen in werkafspraken in ClickUp Docs_
Bijhouden van wijzigingen in de werkovereenkomst na dergelijke vergaderingen met behulp van versiegeschiedenis in ClickUp Docs.
Stap 5: Naleving controleren
Nu uw werkovereenkomst klaar is en het beoordelingsmechanisme is ingesteld, komt het echte voordeel van het monitoren van de impact en prestaties.
De vijfde stap richt zich op het bevorderen van de naleving van de werkovereenkomst. Gebruik dashboards om de voortgang visueel bij te houden en inzicht te krijgen in individuele en teamprestaties.
Stel daarnaast notificaties in om het hele team te informeren over deadlines en updates. Monitoring bevordert ook de betrouwbaarheid en het eigendom van het onderwerp onder de leden van het team.
ClickUp biedt een aanpasbaar dashboard om visualisaties te verbeteren en het bijhouden te stroomlijnen.
Visualiseer voortgang en stimuleer verbetering met ClickUp Dashboards ClickUp Dashboards is een krachtig visualisatiehulpmiddel voor teams om voortgang en prestaties in realtime bij te houden. Breng in kaart wat de sleutelgegevens zijn met verbluffende visualisaties, zodat u gemakkelijk de essentiële aspecten van het werk kunt controleren.
Samen met aanpasbare grafieken en diagrammen om uw team te helpen snel een overzicht van de voortgang te krijgen, benadrukt het ClickUp Dashboard de verantwoording en identificeert het verbeterpunten.
Stap 6: Communicatie vergemakkelijken
De laatste stap in een effectieve team werkovereenkomst is het faciliteren van open communicatie.
Implementeer dit door andere leden van het team aan te moedigen om regelmatig feedback te delen en uitdagingen te bespreken. Zet indien nodig elke week een kalenderblokker opzij.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/06/ClickUp-comments-and-mentions-gif.gif
/img/
Werk naadloos samen met realtime opmerkingen en @mentions in ClickUp Reacties & Vermeldingen
Samenwerktools zoals ClickUp Opmerkingen en Vermeldingen helpen iedereen zich gehoord en betrokken te voelen bij het voortdurende verbeteringsproces en bevorderen een transparante omgeving.
Ook lezen: Overcommunicatie op het werk
Voordelen van een teamwerkovereenkomst
Je weet nu hoe je een teamovereenkomst opstelt. Hier zijn de voordelen van het implementeren van een effectieve:
Verhoogde efficiëntie en productiviteit
Zoals eerder vermeld, zorgen teamovereenkomsten voor duidelijke verwachtingen en gestroomlijnde werkstromen . Het verduidelijken van rollen, verantwoordelijkheden en voorkeursmethoden voor communicatie helpt misverstanden en afleidingen te verminderen voor een effectieve samenwerking.
Een dergelijke afstemming verhoogt de efficiëntie en zorgt ervoor dat iedereen werkt aan gemeenschappelijke doelen algehele productiviteit .
Meer vertrouwen en samenwerking
Basisregels voor respectvolle communicatie en samenwerking stimuleren een open dialoog binnen het team. U creëert vertrouwen door duidelijk te maken wat de leden van het team van elkaar mogen verwachten, wat een katalysator is voor teambuilding .
Een document met werkafspraken zorgt ook voor wederzijds begrip en een ondersteunende omgeving waarin iedereen zich gewaardeerd voelt.
Ook lezen: Een collaboratieve werkplek bouwen
Meer autonomie en eigendom
Wanneer verantwoordelijkheden in kaart worden gebracht, krijgt elk lid van het team eigendom over zijn of haar werk. U creëert autonomie, wat leidt tot verhoogde motivatie en een proactieve instelling. Met duidelijke richtlijnen, meerdere teams onafhankelijk opereren en toch op één lijn blijven met de algemene doelstellingen.
Verbeterde prestaties
Naast eigendom en autonomie is er minder behoefte aan micromanagement. De specifieke normen en verwachtingen creëren ook duidelijke targets, definiëren rollen en verbeteren de focus.
Wanneer deze inspanningen gericht zijn, kunnen de leden van het team hun impact op het collectieve resultaat visualiseren. Deze kennis stimuleert iedereen om optimaal te presteren, wat resulteert in betere prestaties en een drive om de doelen van het bedrijf te bereiken.
Lees ook: Hoe bouw je een goed presterend team?
Synergie en teamwerkovereenkomst stimuleren met ClickUp
Team werkafspraken leiden agile teams naar de juiste doelen en richting. De verbeterde focus stuwt businessgroei, continuïteit en productiviteit van teams naar nieuwe hoogten.
Hoewel we de stappen hebben beschreven om werkafspraken te maken, is het gebruik van de juiste tools net zo belangrijk. Team werkovereenkomsten gedijen op samenwerking en controle, gebieden waarin ClickUp uitblinkt.
Met functies als Taakbeheer, documentatie en verbluffende visualisaties bent u bij ClickUp aan het juiste adres. Aanmelden bij ClickUp vandaag en navigeer uw team door een duidelijke richting voor werkafspraken!