We hebben allemaal het verschil ervaren dat een echt collaboratieve werkruimte maakt. Het is meer dan alleen maar samenwerken met iemand aan een ingewikkelde of ambitieuze Taak; het is een omgeving die openheid omarmt, waar ideeën vrijelijk stromen en iedereen zich gesterkt voelt om bij te dragen.
Wanneer een heel team, kantoor of organisatie dit belichaamt, bevordert dit een collaboratieve werkruimte - een van de kritieke ingrediënten voor een gezonde, ondersteunende bedrijfscultuur en succes op lange termijn.
In deze blog geven we tips en sjablonen voor het creëren van een dergelijke werkruimte in uw organisatie.
Wat is een gezamenlijke werkruimte?
Collaborative workspaces helpen teams beter samen en individueel te werken
Virtuele werkruimten besparen kosten en bieden meer flexibiliteit [via Unsplash ]
Gebruik van de ruimte
Een collaboratieve werkruimte helpt niet alleen je teams om te gedijen in een productieve omgeving; het helpt bedrijven ook om meer uit fysieke ruimtes te halen. Doordat er relatief minder cubicles, persoonlijke kantoren en muren zijn, krijg je een meer open ruimte om in te werken en kunnen er meer mensen in dezelfde ruimte werken. Design is alles.
Keuzevrijheid
Werken op afstand heeft de manier waarop we werken voltooid. Een virtuele werkruimte kan onbeperkte mogelijkheden bieden voor de manier waarop jij en je team samenwerken. Het is gemakkelijk met de hulp van online samenwerkingssoftware en tools voor virtuele teams
Een werkruimte voor samenwerking implementeren: Uitdagingen en oplossingen
Nu je een aantal van de verschillende soorten werkruimten kent, is het tijd om drie uitdagingen te bespreken waarmee je te maken kunt krijgen bij de instelling ervan en hoe je ze kunt aanpakken.
Gevolgen voor de veiligheid
Of je nu in een fysiek kantoor werkt of de voorkeur geeft aan digitale werkruimten, er zijn potentiële bedreigingen voor de veiligheid waar je op voorbereid moet zijn. Gedeelde apparaten (in kantoorruimtes) en netwerken (vooral voor werknemers op afstand) zijn kwetsbaar voor datalekken. Als je meerdere software en tools gebruikt, komen je gegevens in gevaar en ben je kwetsbaar voor gecompromitteerde wachtwoorden of datalekken
oplossing
Om deze risico's aan te pakken, kunt u uw personeel trainen over voorzorgsmaatregelen voor privacy en veiligheid van gegevens, robuuste encryptie en sterke wachtwoordregels implementeren, strikte toegangscontrole uitvoeren en regelmatig audits uitvoeren.
U kunt ook kiezen voor een hulpmiddel zoals ClickUp met functies die zijn ontworpen om tijd en moeite te besparen en teams te helpen effectief samen te werken .
Ook lezen: Veilige samenwerkingstools voor uw hele werkruimte
Privacy overwegingen
Werkruimten voor samenwerking zijn open van opzet en hebben vaak gedeelde bureaus. In dergelijke gevallen kan het moeilijk zijn voor werknemers om persoonlijke ruimte te vinden of zich te concentreren op diepgaand werk zonder afleiding. In grotere organisaties kan dit bijzonder lastig zijn.
oplossing
Neem bij het ontwerp van uw werkruimte een paar privacy-vriendelijke ruimtes op, zoals telefooncellen, solocabines, stilteruimtes, enz. Dit zorgt ervoor dat iemand die een rustige plek nodig heeft om geconcentreerd te werken of privé gesprekken te voeren, een plek heeft om naartoe te gaan.
Zorg voor privé ruimtes in je kantoor voor samenwerking / via Unsplash ]
Technologische uitdagingen
Of het nu virtueel of fysiek is, een werkruimte voor samenwerking vereist specifieke hulpmiddelen en technologieën om effectief te functioneren. Bij de overstap kunnen teams worstelen met de nieuwe tools of zich verzetten tegen de verandering omdat het te veel voelt.
Oplossing
Zorg voor voldoende training voor alle werknemers om hen te helpen de nieuwe technologie die nodig is op het werk te leren en te accepteren. Van videoconferenties tot samenwerkingsdocumentatie, maak gebruikershandleidingen en deskundige tutorials zodat teams deze vol vertrouwen kunnen gebruiken. Je kunt ook een gespecialiseerd technisch ondersteuningskanaal of e-mailadres instellen om diegenen te helpen die wat hulp nodig hebben.
💡Pro Tip: In virtuele installaties, ClickUp Clips is een uitstekend hulpmiddel om teams bij te scholen, iemand snel te laten zien hoe het moet of gewoon een idee aan uw teamleden voor te leggen.
Maak trainingsvideo's en how-tos voor je team met ClickUp Clips
Een werkruimte voor samenwerking creëren
Het creëren van een werkruimte om samen te werken draait niet om één ding: u moet de juiste fysieke of virtuele omgeving creëren en werknemers de tools bieden die ze nodig hebben om te slagen.
Stel de juiste omgeving in
Uw werkruimte voor samenwerking heeft de juiste omgeving nodig om productiviteit en zinvolle samenwerking te stimuleren.
Eenvoudige dingen zoals ergonomisch meubilair, verlichting, faciliteiten en voorzieningen zorgen ervoor dat uw teams gelukkig zijn en in een prettige omgeving werken.
Instance, natuurlijk licht verhoogt de productiviteit zonder degenen die gevoelig zijn voor fluorescerend licht te beïnvloeden. Op dezelfde manier kunnen specifieke kleuren de productiviteit en het kritisch denken bevorderen, terwijl planten en oppervlakken met structuur zoals geluidsdichte muren ervoor kunnen zorgen dat uw personeel in een rustige omgeving werkt.
Een werkruimte voor samenwerking heeft evenveel te maken met de fysieke omgeving als met de mensen. Neem werknemers aan met een positieve houding die goed met anderen kunnen werken. Train huidige werknemers om hun team communicatie en samenwerking te verbeteren vaardigheden.
Investeren in hulpmiddelen en technologie
Het creëren van een digitale werkruimte voor samenwerking, vanuit een kantoor of virtueel, is de eerste stap naar zinvol werk. Digitale werkruimten kunnen vaak beter samenwerken omdat ze een bereik hebben van geïntegreerde tools die het makkelijk maken om te communiceren, ideeën te delen en te werken in realtime samen te werken .
Met moderne, alles-in-één samenwerkingssoftware zoals ClickUp kunt u eenvoudig overgaan op een meer collaboratieve werkplek zonder een dozijn aparte tools toe te voegen voor al uw samenwerkingsbehoeften.
Plan, organiseer en werk samen aan elk project met ClickUp-taaken
Hier is een korte lijst van wat u allemaal kunt doen met het gebruiksvriendelijke platform van ClickUp:
- Vereenvoudig takenbeheer metClickUp Taken om eigendom te bevorderen en ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt, ongeacht de locatie of het werkschema van uw team
- Bevorderopen communicatie rond werktaken via de geïntegreerde taakcommentaren enClickUp chattenzodat alle leden van het team op dezelfde pagina zitten
- Centraliseer kennis en beleid op één plek metClickUp Documenten, de collaborative documentation tool waarmee teams samen aan documenten kunnen werken. Met de Collaboration Detection van ClickUp kunt u automatisch bijhouden wanneer anderen commentaar geven, bewerkingen uitvoeren en zelfs dezelfde Taak als u weergeven
- Werk bedenken, plannen en uitvoeren met virtueelClickUp Whiteboards waar teams samenwerken ongeacht hun locatie
- Zorg voor verantwoording en transparantie binnen teams met collaborative goalsetting met behulp vanClickUp Doelen om teams op één lijn te houden in hun inspanningen enClickUp Dashboards om ervoor te zorgen dat iedereen weet hoe ze presteren
- Maak informatie uit ClickUp en aangesloten apps eenvoudig toegankelijk voor iedereen in het team metClickUp's Verbonden Zoeken ### Processen stroomlijnen
Duidelijke SOP's en processen voor dagelijkse werkzaamheden zullen uw collaboratieve werkplek helpen floreren. Help Teams de grondregels van uw werkruimte te begrijpen, bijvoorbeeld:
- Etiquette voor vergaderingen en chatten
- Hoe vergaderruimtes te reserveren en te gebruiken
- Regels voor het gebruik van stiltezones
- Verplichte in-office dagen voor hybride werknemers
Stel snel uw SOP's samen op ClickUp Docs
Moedig teams ook aan om regelmatige bijeenkomsten te organiseren (persoonlijk of op afstand) waar ze updates delen, problemen of blokkades bespreken en bijpraten over de voortgang van andere teams. Dit helpt de communicatie tussen teams te verbeteren.
Goed samenwerken tussen teams, locaties en tijdzones vereist abonnement en coördinatie. Maak gedeelde kalenders zodat teams elkaars agenda kunnen zien en vergaderingen en gebeurtenissen kunnen plannen, waarbij iedereen in het achterhoofd wordt gehouden.
💡Pro Tip: De Kalender weergave in ClickUp helpt teams beter te synchroniseren. Bovendien integreert het met uw Google Agenda om al uw agenda's op één scherm te brengen voor eenvoudig beheer. En natuurlijk deel je de agenda alleen met degenen die je wilt delen
Organiseer vergaderingen of follow-ups met de kalenderweergave van ClickUp
Ongeacht de werkplek - virtueel, fysiek of hybride - we houden allemaal van vergaderingen die ieders tijd respecteren, die op tijd eindigen en beginnen, die bereiken wat ze moeten bereiken en die de fase vormen voor samenwerking en toekomstige actie.
Voeg hiervoor het onderstaande sjabloon toe aan uw toolkit voor succes om uw vergaderingen zo productief mogelijk te maken.
ClickUp's sjabloon voor teamcommunicatie en matrix voor vergaderingen
ClickUp's Matrix Sjabloon voor teamcommunicatie en vergaderingen helpt u snel een gedetailleerd team communicatie abonnement op te stellen.
Gebruik dit sjabloon om verantwoording af te leggen, duidelijke communicatielijnen tussen de leden van het team te creëren en effectieve vergaderschema's op te stellen. Het sjabloon helpt je:
- Rollen en verantwoordelijkheden definiëren voor elk project of elke taak
- Richtlijnen opstellen voor regelmatige check-ins of stand-ups
- Een tijdlijn maken voor komende projecten of taken
Ook lezen: Sjablonen voor samenwerkingscommunicatieabonnementen
Overwegingen en beste praktijken voor het onderhouden van een werkruimte voor samenwerking
Denk aan comfort, gezondheid en productiviteit
Houdt John van een staand bureau, terwijl Mariella de voorkeur geeft aan een zitzak? Heeft Pedro van de boekhouding een rustige omgeving nodig om productief te zijn, in tegenstelling tot Katie van marketing, die gedijt in de drukte van een druk kantoor?
Als je ieders unieke voorkeuren begrijpt en accepteert, kun je een comfortabele werkruimte creëren. Hoewel je niet aan ieders individuele behoeften kunt voldoen, is het belangrijk om flexibele opties te bieden.
Met een open kantoorruimte met verschillende ruimtes voor verschillende werkstijlen kom je al een heel eind. Met een staand bureau, pods, overlegruimtes, pauzeruimtes en ja, zelfs zitzakken kunnen mensen zelf bepalen waar ze zich comfortabel voelen terwijl ze werken.
Bied ruimten die diep werk in een rustige instelling mogelijk maken /%img/ Unsplash ]
Wees flexibel en inclusief
Een werkruimte voor samenwerking heeft meer nodig dan een kantine en een spelletjeskamer. Is uw organisatie inclusief? Heeft u een gebedsruimte? Is het toegankelijk voor mensen met een handicap? Kan de lichtsterkte in bepaalde ruimtes worden aangepast voor mensen die gevoelig zijn voor licht?
Naast fysieke voorzieningen, kun je ook kijken naar het bevorderen van een samenwerkingscultuur door werkplekbeleid. Hier zijn een paar voorbeelden:
- De keuze bieden tussen werken op afstand of hybride werken
- Flexibele werkroosters ondersteunen om te voldoen aan de behoeften van elk individu
- Het aanmoedigen van op rente gebaseerde kanalen in het team chatten - denk aan trivia club, gaming fans, en nog veel meer
Gesprekken aanmoedigen
Betrek het hele team bij het abonnement op en de verbetering van uw gezamenlijke kantoorruimte. Dit helpt ook om een groter gevoel van eigendom en saamhorigheid te creëren. Neem suggesties aan van iedereen terwijl u bezig bent met het abonnement op de ruimte; gebruik later een feedbackmechanisme waarmee mensen u ideeën kunnen geven voor verbetering.
Plan regelmatige vergaderingen waar de leiding updates en ideeën deelt en kan ingaan op ieders query's en twijfels.
💡Pro Tip: We houden van ClickUp formulieren voor hun effectiviteit bij het verzamelen van feedback. Ze zijn niet alleen eenvoudig in te stellen en te gebruiken, maar geven ook de minder luidruchtige leden van teams de kans om hun mening te geven. Probeer ze uit voor uw eigen feedbackproces.
De ClickUp sjabloon voor interne communicatie helpt u bij de instelling van transparante communicatieprocessen waarbij alle leden en belanghebbenden van het team betrokken zijn. Het is een geweldige manier om teams op één lijn en productief te houden.
ClickUp's sjabloon voor interne communicatie
Deze kant-en-klare, aanpasbare sjabloon is uitstekend voor teams die hechten aan eigendom en duidelijke communicatie. Het biedt een centrale plek voor teaminteracties, houdt updates bij en ondersteunt taakbeheer.
Het helpt je dit te doen door:
- Gesprekken, aankondigingen en documenten op één plek te organiseren
- Het gemakkelijker te maken om met je hele team te communiceren
- Transparantie te bieden in teambrede processen en initiatieven
Communicatie en feedback helpen u uw werkruimte consequent te verbeteren en hebben een positieve invloed op de productiviteit en betrokkenheid van uw werknemers.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/image-2.jpeg ClickUp-werkruimte formulieren om feedback te verzamelen om uw werkruimte te verbeteren /$$img/
Gebruik aanpasbare formulieren op ClickUp om enquêtes en opiniepeilingen te maken
Ga technisch vooruit
Technologie ontsluit het potentieel van een werkruimte voor samenwerking en verandert deze in een naadloze digitale omgeving waar ideeën vrijelijk kunnen stromen.
Help teams om op verschillende manieren verbinding met elkaar te maken door tools voor videoconferenties en instant messaging apps aan te bieden. Zorg er ook voor dat u voorzieningen hebt voor zowel synchrone als asynchrone communicatie
Gebruik de chatweergave in ClickUp om beter samen te werken met uw team
Als u moe bent van het schakelen tussen verschillende tools en verspreide gesprekken, ClickUp chatten zal uw discussies centraliseren en stroomlijnen. Liever een video gesprek? Start een Zoom-gesprek rechtstreeks in ClickUp met de Zoom-integratie.
Technologisch vooruitstrevend zijn betekent ook eenvoudige oplossingen voor eindeloze verwarring. ClickUp clips zullen u helpen om die 'Webinar Installatiegids voor Dummies' op te nemen of om uw nieuwe werknemer precies uit te leggen hoe hij afbeeldingen aan ClickUp Docs moet toevoegen.
Het belangrijkste is misschien wel dat het werk sneller gaat en u minder tijd kwijt bent aan routinewerk en eenvoudige Taken. Met ClickUp Automatiseringen teams kunnen monotone maar essentiële taken automatiseren, zoals de status van taken bijwerken, herinneringen versturen en nog veel meer.
💡Pro Tip: Verkrijg ClickUp Brein de geïntegreerde AI-assistent, om automatisch projectupdates en herinneringen voor taken te genereren en deze te delen met relevante teamleden. Dit helpt het aantal vergaderingen en follow-ups in ieders agenda te verminderen, dus maak je klaar om ieders favoriete collega te worden!
De open deur van de toekomst
Het is eenvoudig: collaboratieve werkruimtes zijn de toekomst van werk en collaboratieve digitale werkruimtes stellen ons in staat om overal te werken. mijn deur staat altijd open' is vandaag misschien niet meer dan een stijlfiguur, maar collaboratieve werkruimtes zijn het meest nauwkeurige formulier van die metafoor. Teams - onder hetzelfde dak of op verschillende continenten - kunnen er naadloos werken en elkaar helpen zich te ontwikkelen.
Samenwerkende werkruimtes bevorderen creativiteit, creëren een omgeving die bevorderlijk is voor groei en innovatie en stellen individuen in staat om de beste versie van zichzelf te zijn.
Oplossingen voor samenwerkingstaken en projectmanagement zoals ClickUp-taak kunnen u daar moeiteloos bij helpen. Geloof ons niet op ons woord - vraag vandaag nog een gratis account aan en ontdek het zelf. Meld u vandaag aan !
Veelgestelde vragen (FAQ)
Wat is een voorbeeld van gezamenlijk werk?
Stel je voor dat de marketing- en merkteams moeten samenwerken aan een campagne. Met een werkruimte voor samenwerking kunnen ze een nieuwe campagne bedenken, uitvoeren, implementeren en bijhouden zonder talloze e-mails uit te wisselen of goedkeuring te vragen.
Wat is een platform voor samenwerking?
Een platform voor samenwerking is software die teams helpt om bedrijfsproblemen op te lossen of specifieke doelen te bereiken door samen te werken. Dit kan door een combinatie van het delen van ideeën, documentbeheer en het beheren van taken. Een collaborative work platform is de ruggengraat van een moderne collaborative workspace.
Waarom is het belangrijk om je werkruimte georganiseerd te houden?
Een georganiseerde werkruimte creëert een omgeving die bevorderlijk is voor geconcentreerd werk, creativiteit, heldere gedachten en minder kans op afleiding. Een georganiseerde werkruimte kan ook de productiviteit verbeteren, omdat minder afleiding kan resulteren in minder tijd om dezelfde Taak te doen.