Teams werken over de hele wereld en professionals zijn uitgerust om overal op afstand te werken. Kun je je de moderne werkplek voorstellen zonder video? platform voor conferentiegesprekken zoals Zoom?
Naarmate het werk dynamischer wordt, is Zoom net zo belangrijk als het koffiezetapparaat. Weten hoe je jezelf gedraagt in deze vergaderingen - je virtuele etiquette - is dat ook.
Zoom beheersen etiquette voor vergaderingen gaat niet alleen over beleefd zijn. Het gaat om het bevorderen van een professionele, productieve en uiteindelijk succesvollere communicatie-ervaring voor alle betrokkenen.
Best practices zoals punctualiteit en oogcontact maken deel uit van de universele etiquette voor vergaderingen, virtueel of anderszins. Maar een platform voor videovergaderingen vereist ook dat we een paar andere onuitgesproken regels kennen.
Wat is de Etiquette voor vergaderingen in Zoom?
De Zoom vergaderetiquette is een reeks richtlijnen voor gepast gedrag tijdens videogesprekken. Het omvat alles van je kleding en achtergrond tot hoe je communiceert.
Als je deze principes beheerst, bevorder je een positieve en productieve omgeving en maximaliseer je de voordelen van virtuele vergaderingen. ⭐
Zie Zoom-etiquette als onuitgesproken regels die een respectvolle, doelgerichte omgeving creëren waarin iedereen zich gehoord voelt en ideeën vrijelijk kunnen stromen. Dit alles terwijl de unieke functies van het platform optimaal worden benut.
Het belang van Etiquette voor vergaderingen in Zoom
Een goede Zoom vergadering etiquette is cruciaal voor een effectieve en respectvolle interactie. Het minimaliseert afleiding, bevordert actief luisteren en zorgt voor duidelijke, beknopte communicatie. Als resultaat kun je het volgende verwachten beter begrip en samenwerking binnen het team.
Hier zijn enkele voordelen van het volgen van de Zoom etiquette:
- Verhoogde productiviteit: Als iedereen de vastgestelde etiquette volgt, verlopen vergaderingen soepeler en kan er gerichter worden gediscussieerd. Dat leidt tot snellere besluitvorming en efficiënt gebruik van tijd 📈
- Verhoogd professionalisme: Door aandacht te besteden aan je kleding en achtergrond, en actief betrokken te zijn tijdens het gesprek, behoud je een professioneel imago. Het volgen van de juiste Zoom etiquette toont ook respect voor de andere deelnemers aan de vergadering
- Een positieve teamdynamiek: Respectvolle communicatie en bewust gedrag tijdens virtuele vergaderingen bevorderen het vertrouwen en de kameraadschap binnen het team, zelfs als de leden mijlen van elkaar verwijderd zijn
- Minder stress: Als iedereen zich aan de vastgestelde richtlijnen houdt, neemt de ongerustheid rond virtuele interacties af, waardoor er voor iedereen een comfortabelere en stressvrije vergadering ontstaat
Laten we eens kijken naar wat je niet moet doen tijdens een Zoom gesprek.
Veelvoorkomende Vergadering Etiquette Fouten in Zoom
Hier zijn enkele veelvoorkomende valkuilen die je moet vermijden tijdens een virtuele vergadering:
1. Multitasking
E-mails checken, surfen op sociale media of werken aan andere taken tijdens een vergadering is respectloos en onproductief. Wees volledig aanwezig en betrokken bij het gesprek.
2. De achtergrond negeren
Een rommelige of afleidende achtergrond kan de aandacht van het gesprek afleiden. Kies voor een schone, neutrale achtergrond of gebruik virtuele achtergronden als dat nodig is. Als dit niet mogelijk is, kun je de achtergrond vervagen.
3. Discussies domineren
Over anderen heen praten, de schijnwerpers monopoliseren of voortdurend onderbreken kan deelname belemmeren en een vijandige sfeer creëren. Luister actief en laat anderen aan het woord.
4. Eten voor de camera
Hoewel het onschuldig lijkt, kunnen kauw- en slikgeluiden afleidend en storend zijn. Vermijd eten tijdens video gesprekken.
5. Zich niet passend kleden
Onprofessionele kleding laat je er slordig uitzien, ongeacht de aard van de vergadering. Kleed je professioneel voor je werkgesprekken, zelfs als je vanuit huis werkt.
6. Geen oogcontact houden
Stel je voor dat je een persoonlijk gesprek met iemand hebt zonder hem in de ogen te kijken. Niet mogelijk, toch? En toch vergeten we dit vaak te doen in een virtuele vergadering en besteden we meer tijd aan het kijken naar ons beeld of de algemene richting van het scherm. Of erger nog - we houden de camera uit.
Tips voor vergaderingen in Zoom om effectieve communicatie te bevorderen
Nu we de valkuilen hebben besproken, zijn hier enkele bruikbare tips om de wereld van Zoom-gesprekken met gratie en efficiëntie te navigeren:
Bereid je voor als een pro
Door je voor te bereiden op vergaderingen, blijf je zelfverzekerd en zonder stress vergaderen. Net zoals je je zou voorbereiden op een traditionele presentatie of bestuursdiscussie, moet je een professionele checklist volgen als onderdeel van je Zoom vergadering etiquette. Dit is zelfs nog belangrijker voor hosts van vergaderingen.
- Houd rekening met uw tijdzone: Plan vergaderingen op een tijdstip dat alle deelnemers schikt
- Stel een agenda op en deel materialen: Als u de gastheer bent, zorg er dan voor dat u deagenda van de vergadering vooraf doorgeeft. Alle genodigden moeten begrijpen wat ze kunnen verwachten en wat hun rol is tijdens de vergadering. Het is ook belangrijk om alleen relevante personen uit te nodigen. Medewerkers uitnodigen die niet hoeven deel te nemen of beslissingen te nemen, kan de kwaliteit van de vergadering belemmeren. Als je bent uitgenodigd voor een vergadering in Zoom, lees dan zorgvuldig de agenda en stel vragen om eventuele twijfels voor de vergadering op te helderen.
- Test je techniek: Dubbelcheck je apparatuur en internet verbinding voordat je deelneemt aan de vergadering om technische storingen te voorkomen. Hoewel dit cruciaal is voor de host van de vergadering, moet elke deelnemer zijn microfoon en camera testen om afleiding en vertragingen te voorkomen
- Zoek een rustige plek: Achtergrondgeluiden kunnen storend en afleidend zijn. Kies een rustige locatie zonder onderbrekingen zodat u en uw collega's zich kunnen concentreren op de discussie
- Kom op tijd: Zet de toon door een paar minuten voor de geplande tijd in te loggen
- Houd het kort of plan pauzes in: Vergaderingen in Zoom hoeven zelden langer te duren dan 45-60 minuten. Als u toch een lange vergadering moet plannen, plan dan korte pauzes in zodat de deelnemers zich niet uitgeput voelen.
Bonus tip: Maak checklists die je in je hele team kunt gebruiken en sla ze op als sjabloon met
ClickUp Checklists
stroomlijn Zoom vergadering agenda's en voorbereiding met checklist sjablonen in ClickUp
Inleidingen
Als gastheer is het uw taak om uzelf en alle anderen aan het begin van de vergadering voor te stellen. Nog te doen voorkomt lange ongemakkelijke stiltes en verwarring.
U kunt ook de deelnemers aanmoedigen om zichzelf voor te stellen.
- Houd de camera aan: Als host is het een etiquetteregel om uw camera aan te hebben en de microfoon uit te zetten als het gesprek begint. Jij leidt de vergadering dus het is onbeleefd om iedereen naar een lege rechthoekige lap op het computerscherm te laten staren. Als je een genodigde bent, is het acceptabel om off-camera te zijn als de andere aanwezigen ook off-camera zijn.
- Stel je omgeving in met een Zoom achtergrond: Als je deelneemt aan het gesprek vanuit huis, een koffieshop of een andere instelling dan een kantoor, is het de beste gewoonte om een meer professionele of neutrale virtuele achtergrond in te stellen. Dit voorkomt afleiding door beweging of mensen om je heen.
Wees een bewuste deelnemer
Leg uw telefoon weg, sluit onnodige tabbladen en neem actief deel aan het gesprek. Toon rente door gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal, zelfs als u niet op camera bent.
- Spreek duidelijk en beknopt: Articuleer uw woorden, vermijd opvulwoorden zoals "um" en "uh", en houd uw bijdragen beknopt en relevant voor het betreffende onderwerp
- Demp uw microfoon als u niet spreekt: Dit elimineert achtergrondgeluiden en voorkomt onbedoelde audio-onderbrekingen, waardoor een soepele werkstroom van het gesprek gewaarborgd blijft
- Let op uw lichaamstaal: Houd een goede lichaamshouding, vermijd friemelen en maak oogcontact met de camera (of de naam van de spreker). Door te knikken, te glimlachen en oogcontact te maken (met de camera) geef je aan dat je actief luistert en betrokken bent
- Ontdek functies zoals reacties en chatten: Met reactieknoppen heb je een acceptabele methode om je mening te geven of een vraag te stellen terwijl iemand anders aan het woord is. Je kunt bijvoorbeeld "je hand opsteken" zodat de spreker weet dat hij moet pauzeren en jou het woord moet geven. Of je kunt een prestatie of viering erkennen met "klappen" of "hart"-reacties. Op dezelfde manier is de functie chatten een geweldige manier om koppelingen en ideeën te delen zonder de werkstroom van de vergadering te onderbreken.
- Volg de etiquette voor het delen van schermen: Delen van schermen is een krachtig hulpmiddel, maar let op wat zichtbaar is. Sluit onnodige tabbladen en vermijd het tonen van afleidende persoonlijke bestanden
- Volg de schermopname-etiquette: Als u de vergadering wilt opnemen voor toekomstig gebruik, vraag dan altijd toestemming en geef een geldige reden. Alle deelnemers moeten weten dat de vergadering wordt opgenomen en wat het doel van de opname is
Bonustip: Onderschat de kracht van een glimlach niet! Ook al staat u op camera, een oprechte glimlach kan warmte, betrokkenheid en positieve energie overbrengen en de toon zetten voor een plezierigere en productievere vergadering.
Maximaliseer het potentieel van de vergadering met technische upgrades
Ontdek de verschillende functies en integraties van Zoom, van polls en breakoutrooms tot delen van schermen. Zoek tools die uw vergaderingen verbeteren terwijl ze voldoen aan uw specifieke behoeften. U kunt ClickUp bijvoorbeeld gebruiken als een uitgebreide abonnement voor vergaderingen hulpmiddel.
ClickUp Kalender Weergave
Toon alle vergaderingen, taken en deadlines van je team op één plek met de ClickUp Kalender Weergave . U hoeft niet van platform te wisselen of belangrijke datums uit het oog te verliezen. U kunt eenvoudig filteren op team, project of individu om u te concentreren op wat relevant is.
beheer en organiseer projecten en plan taken in de flexibele ClickUp kalenderweergave om teams op één lijn te houden_
ClickUp Vergaderingen ClickUp Vergaderingen gaat verder dan eenvoudige videoconferenties door naadloos te integreren met het ClickUp projectmanagement platform.
De functies omvatten
- Gecentraliseerde planning: om deelnemers voor vergaderingen uit te nodigen en RSVP's te beheren binnen ClickUp
- Geautomatiseerde herinneringen: Voor tijdige notificaties en om iedereen op schema te houden
- Aantekeningen voor vergaderingen en Action Items: Om de sleutelpunten vast te leggen en direct tijdens het gesprek vervolgtaken toe te wijzen
ClickUp Whiteboards
ClickUp biedt een ingebouwde functie voor whiteboards die uw Zoom-gesprek verandert in een gezamenlijke werkruimte . Ideeën brainstormen, diagrammen schetsen of tijdlijnen in real-time maken waardoor visuele communicatie en betrokkenheid worden verbeterd.
visueel samenwerken met leden van het team in de ClickUp Whiteboards om te brainstormen en ideeën om te zetten in uitvoerbare items_
ClickUp-taak
Gebruik deze functie om action items om te zetten in uitvoerbare Taken binnen het platform. Dit stroomlijnt de communicatie, bevordert de verantwoording en houdt iedereen op dezelfde pagina, zelfs nadat de vergadering is afgelopen.
stel eenvoudig en snel start- en deadlines in binnen een taak in ClickUp of gebruik voorwaarden om data te laten herhalen of een nieuwe taak aan te maken na voltooiing
Eindigen met een hoge aantekening
Goed eindigen gaat niet alleen over het aanvinken van vakjes. Voeg persoonlijkheid of humor toe (afhankelijk van de toon van de vergadering) om een blijvende indruk achter te laten.
Een snelle "Ik kijk er naar uit om te zien wat we hierna gaan bereiken" of een gedeelde grap kan anticipatie voor de toekomst opwekken Vergaderingen via Zoom .
- De host vertrekt als laatste: Laat de deelnemers in hun eigen tempo vertrekken en spreek hun laatste woorden voordat de verbinding wordt verbroken. Het beste is dat de host ophangt nadat iedereen de vergadering heeft verlaten
- Vat de sleutelpunten en actiepunten samen: Vat de discussie kort samen, benadruk de belangrijkste punten en wijs duidelijke actiepunten met deadlines toe om ervoor te zorgen dat iedereen weggaat met een gevoel van doelgerichtheid en verantwoordelijkheid
- Laat ruimte over voor vragen: Voordat u de vergadering officieel afsluit, moet u een paar minuten de tijd nemen voor laatste vragen of verduidelijkingen. Dit zorgt ervoor dat ieders zorgen aan bod komen en dat mensen de vergadering met een positieve aantekening verlaten
- Highlight accomplishments: Als de vergadering voortgang of doorbraken heeft opgeleverd, neem dan een moment om de gezamenlijke inspanning te erkennen en het succes te vieren. Dit versterktpositief teamwerken motiveert tot verdere samenwerking
- **Bedank je collega's voor hun deelname en tijd. Dit bevordert het gevoel van waardering en stimuleert actieve betrokkenheid bij toekomstige vergaderingen
Bonus tips:
- Gebruik, indien van toepassing, het momentum van de huidige vergadering om de volgende vergadering voorlopig in te plannen. Dit bespaart tijd in de toekomst en toont proactiviteit in projectmanagement
- GebruikClickUp aantekeningen om sleutelpunten en actie-items in realtime vast te leggen, zodat iedereen ze na de vergadering snel kan raadplegen
- Taken rechtstreeks in ClickUp toewijzen, deadlines instellen en specifieke eigenaars toewijzen voor follow-ups
- Reflecteer op uw prestaties en identificeer verbeterpunten. Sprak u te snel? Leidde uw achtergrond af? Gebruik deze inzichten om uw virtuele aanwezigheid voor toekomstige vergaderingen te verfijnen
aantekeningen en ideeën voor vergaderingen in ClickUp in real-time vastleggen_
Buiten het gesprek
De etiquette voor vergaderingen in Zoom geldt ook na de vergadering. Het is belangrijk om samenvattingen van vergaderingen te sturen en actiepunten onmiddellijk na het gesprek. U moet deelnemers ook aanmoedigen om hun gedachten en suggesties voor toekomstige vergaderingen te delen. ✏️
Bonus tip: Documenteer de best practices en regels voor vergaderingen in Zoom. Deel deze als richtlijnen in je organisatie zodat iedereen op dezelfde pagina staat voor toekomstige video vergaderingen.
Start een vergadering met Zoom rechtstreeks vanuit een ClickUp-taak
vandaag nog!