De meeste leiders denken dat conflicten verkeerd zijn - ze vermijden ze en voelen zich er ongemakkelijk bij. Als ze te horen krijgen dat er een conflict is binnen hun teams, kunnen ze het afwijzen of zeggen: "Haal het offline."
Het is cruciaal om te beseffen dat conflicten deel uitmaken van ons persoonlijke en professionele leven. Met een steeds diverser personeelsbestand dat meerdere generaties, geslachten, rassen en culturen omvat, is het onvermijdelijk om met teamconflicten te maken te krijgen.
Maar wat zijn teamconflicten precies?
Het wordt gedefinieerd als het botsen van ideeën, meningen of persoonlijkheden binnen een groep individuen die samenwerken. Het kan zich in verschillende vormen manifesteren, zoals ruzies over deadlines van taken, meningsverschillen over werkprocessen of wrijving vanwege persoonlijke ethiek.
Volgens een
besteden managers meer dan 4 uur per week aan het beheren en oplossen van conflicten op de werkplek. Over productiviteitsverlies gesproken.
Dus of je nu een frontline manager bent of in de C-suite, begrijpen hoe je conflicten effectief kunt beheren is essentieel voor het succes van personeel en organisatie.
Dit blogartikel leidt u door conflicten op de werkvloer en onthult verschillende
en conflicthanteringsvaardigheden die nodig zijn voor een succesvolle oplossing.
Verschillende soorten teamconflicten
De negatieve effecten van een teamconflict resulteren in verstoringen van het werk, mislukkingen van projecten, verminderde productiviteit en een lage teammoraal. De meest voorkomende soorten conflicten op het werk zijn:
1. Conflicterende werkgewoonten
Elke werknemer heeft een andere werkstijl. Terwijl de meesten liever samenwerken met teamgenoten en in een groep werken, doen sommigen hun werk liever alleen.
Sommige werknemers zijn punctueel en werken hun Taken op tijd af, terwijl anderen tot het laatste moment wachten om te beginnen. Zulke verschillen kunnen wrijving veroorzaken in
vooral als er een tijdgebonden gemeenschappelijk doel moet worden bereikt.
2. Persoonlijkheids botsingen
Heb je je ooit afgevraagd waarom je het niet leuk vindt om met sommige mensen samen te werken, hoe hard je het ook probeert? Je mag ze niet en neemt vaak fysiek afstand van ze. Persoonlijkheid is de combinatie van kwaliteiten of kenmerken die iemands onderscheidende teken vormen.
Conflicten hierdoor zijn wijdverspreid op het werk en ontstaan wanneer twee of meer werknemers onverenigbare houdingen, sociaaleconomische achtergronden of levensopvattingen hebben.
3. Slechte communicatie
Communicatieproblemen ontstaan wanneer er een discrepantie is tussen wat er wordt gehoord of gezegd, of dit nu tussen teamgenoten, een werknemer of een manager is. Je kunt bijvoorbeeld een deadline instellen voor je team om maandelijkse rapporten op vrijdag in te leveren, zodat je ze kunt nakijken en doorsturen.
Sommige medewerkers denken echter dat ze tot laat in de avond de tijd hebben om de deadline te halen, wat resulteert in vertraagd werk. Dit niet op elkaar afstemmen van deadlines komt voort uit slechte communicatie.
Soms ontstaan er conflicten tussen werknemers en managers omdat ze elkaar niet mogen. Dit kan ertoe leiden dat de persoon in kwestie instructies niet opvolgt of geen duidelijke bestellingen geeft, wat leidt tot slechte communicatie.
4. Verschillen in leiderschap
Iedereen heeft zijn eigen manier om teams te leiden. Sommige leiders zijn autoritair, terwijl anderen open communicatie aanmoedigen en zeer inclusief zijn. Niet alle leiderschapsstijlen passen bij elk lid van het team.
In productiebedrijven met hoge financiële en operationele risico's bijvoorbeeld, kan een leider die ontspannen is over vergaderingen en deadlines chaos creëren onder de werknemers en de werkprestaties beïnvloeden.
Aan de andere kant kan een directieve leider die aan het hoofd staat van een marketingbureau waar open communicatie van het grootste belang is, een beperkende werkomgeving creëren. Dit kan feedback ontmoedigen,
en creatieve vrijheid, waardoor het moreel daalt en de kwaliteit van het werk afneemt.
via
5. Pesten en intimidatie
Ondanks een toenemend bewustzijn bestaat discriminatie op het werk op basis van leeftijd, ras, religieuze of politieke overtuiging, handicap en fysieke kenmerken nog steeds in grote mate.
Teamgenoten of managers die hun collega's of ondergeschikten om deze redenen lastigvallen of pesten, veroorzaken conflicten en een slechte sfeer.
Beste werkwijzen voor het oplossen van teamconflicten
Wanneer er onenigheid is op het werk, heeft dat gevolgen voor iedereen. Tegelijkertijd geeft het oude gezegde "ijzer scherpt ijzer" de positieve kant van de situatie weer.
Als er constructief mee wordt omgegaan, resulteert een conflict in een gezonde kameraadschap, procesverbeteringen en innovatie. Gebruik de volgende vijf strategieën voor conflictbeheersing om problemen op het werk beter en sneller op te lossen.
1. Erken het conflict en laat het uw team weten
Ken je twee teamgenoten die al een paar weken kibbelen over een bepaalde Taak? Dit probleem gaat misschien vanzelf over. Maar het is tijd om op te stappen als het niet gebeurt en je ziet hoe het de voortgang van het project en andere leden van het team beïnvloedt.
Laat iedereen weten dat je het bestaan van de onenigheid of spanning erkent en dat dit een probleem is dat je samen moet oplossen, geen strijd die je moet winnen.
2. Identificeer het onderliggende probleem en luister actief
Zoek uit wat de oorzaak is van de onenigheid tussen uw werknemers. Is er sprake van botsende werkstijlen? Hebben ze ruzie over een nieuwe client? Is er sprake van werkplekintimidatie of discriminatie?
Luister naar beide partijen om een eerste indruk te krijgen van wat er aan de hand is. Vergader vervolgens met beide werknemers afzonderlijk en vraag wat hen dwars zit, of ze enig bewijs hebben waarom ze denken dat de ander in gebreke is gebleven en wat de beste oplossing zou kunnen zijn om verder te komen.
U moet ook onthouden dat beide medewerkers verschillende percepties over het conflict kunnen hebben. Daarom behandelen we conflicten objectief en doen we geen aannames, vooral niet als er geruchten de ronde doen.
3. Voer uw onderzoek uit en zoek naar win-winoplossingen
Als u beide kanten van het verhaal hebt gehoord en aantekeningen hebt gemaakt over het conflict, onderzoek de situatie dan zelf. Oordeel niet te snel op basis van het eerste gesprek en houd je vooroordelen buiten beeld.
Bekijk voor een objectieve oplossing het bedrijfsbeleid in uw personeelshandboek. Houd u aan de algemene basisregels waaraan elke werknemer zich te allen tijde dient te houden, zodat u het probleem kunt aanpakken zonder enige subjectiviteit.
Als het handboek bijvoorbeeld adviseert om directe communicatie te starten tussen de ruziënde werknemers, plan dan een korte bemiddelingsvergadering.
Stel een duidelijke agenda op om het planningsconflict aan te pakken en moedig beide werknemers aan om hun zorgen te uiten en naar elkaar te luisteren.
Als ze ruzie hebben gemaakt over het plannen van verschuivingen die overlappen met kritieke deadlines van projecten, kan de bemiddeling hen helpen een compromis te vinden, zoals het afwisselen van prioriteiten voor het aanpassen van de tijdlijnen.
Houd er rekening mee dat u niet altijd een handboek nodig hebt voor een oplossing en dat u uw vaardigheden om conflicten op te lossen op natuurlijke wijze kunt toepassen.
4. Documenteer het incident en zorg voor periodieke follow-up
Zelfs als beide werknemers het eens zijn geworden over een oplossing, zijn er nog een paar stappen voordat uw werk Klaar is. Neem binnen een week of twee contact met hen op om te zien hoe de situatie zich heeft ontwikkeld. Zo laat je zien dat je de zaak tot het einde toe in de gaten wilt houden.
Het laat iedereen ook weten dat meningsverschillen binnen het team niet zullen escaleren of onder het tapijt worden geveegd. Zo kunnen ze bepaalde voorzorgsmaatregelen nemen en een meer vriendschappelijke relatie opbouwen met hun teamgenoten.
Nog belangrijker is dat je het conflict in kwestie documenteert. Overweeg om feitelijke informatie op te schrijven, zoals:
- Partijen betrokken bij het conflict
- Datum, tijd en locatie van het conflict
- Beschrijving van het conflict (alleen feiten)
- Getuigen en hun accounts
- Alle relevante communicatie voorafgaand aan het conflict
- Acties van beide partijen tijdens het conflict
- Onmiddellijke resultaten van het conflict
- Pogingen om het conflict op te lossen
- Gevolgen van het conflict voor de activiteiten op de werkplek of het moreel
- Stappen die het management na het incident heeft ondernomen
Nog te doen is van vitaal belang om een feitelijke basis voor een oplossing te bieden, een eerlijke behandeling van beide werknemers te garanderen en wettelijke aansprakelijkheid af te dekken. Het helpt ook bij het identificeren van patronen, het verbeteren van het werkplekbeleid en het ondersteunen van de besluitvorming voor disciplinaire maatregelen om toekomstige conflicten te voorkomen.
5. Stel verwachtingen en wees transparant met proactieve communicatie
Het opbouwen van een cultuur van betrokken werknemers die elkaar respecteren en goed samenwerken is een prioriteit als leider. Zorg voor een sfeer van empathie waarin iedereen zich begrepen en gewaardeerd voelt, zelfs als er meningsverschillen zijn.
Nog te doen, moet je verwachtingen managen in termen van wat jij van anderen verwacht en wat zij van jou verwachten. Geef duidelijk aan wat je nodig hebt van je team en vice versa. Betaald of gratis software voor projectmanagement kan hierbij aanzienlijk helpen.
ClickUp Projectmanagement Software, bijvoorbeeld, maakt eenvoudige planning en prioritering mogelijk en biedt zichtbaarheid in alle projectdetails en hoe deze zijn afgestemd op de doelen van het bedrijf.
Beheer de volledige werkstroom van uw organisatie op één platform met ClickUp
Genereer automatisch subtaken op basis van taakbeschrijvingen, vat commentaar threads samen met ClickUp Brain en schrijf zelfstandig updates.
Creëer en werk samen aan Taken met
ClickUp Documenten
en deel updates met iedereen of privé via
ClickUp Weergave chatten
. Op die manier kunt u snel consensus bereiken en voortgang boeken in uw projecten met duidelijkheid voor alle teamgenoten.
Gebruik ClickUp Chat om de communicatie met uw team te vereenvoudigen
Wanneer alles openlijk op één platform staat, wordt het gemakkelijker voor u en het team om open en vrij te communiceren, conflicten op te lossen wanneer ze zich voordoen, deadlines te halen en projecten snel af te ronden.
Rol van organisatiecultuur bij het oplossen van conflicten
De organisatiecultuur verwijst naar de gedeelde waarden, overtuigingen, gedragingen en praktijken die de acties van het personeel sturen en informeren.
Het beïnvloedt welk gedrag en welke resultaten aanvaardbaar zijn in een bedrijf en bepaalt hoe werknemers omgaan met conflicten.
Sommige culturen ondersteunen bijvoorbeeld een compromis- of onderhandelingsstijl waarin werknemers compromissen sluiten om tot een gemeenschappelijke basis te komen. Andere culturen gebruiken daarentegen een inschikkelijke stijl waarin de ene partij uit bezorgdheid toegeeft aan de eisen van de andere partij.
De organisatiecultuur geeft ook aan welke problemen of situaties waarschijnlijk een conflict zullen veroorzaken en hoe ze worden gecategoriseerd.
Sommige culturen kunnen bijvoorbeeld de nadruk leggen op relatiegerichte conflicten, zoals botsingen over waarden of emoties, terwijl andere culturen meningsverschillen zien over middelen, methoden, of
.
Gevolgen voor aanwerving en werkgelegenheid
Een solide en gezonde cultuur is de uitvoerende motor van een bedrijf en daarmee het meest waardevolle bezit. Dit wordt ondersteund door het feit dat
65% van de werknemers de organisatiecultuur
als een van de belangrijkste redenen om aan het werk te blijven.
Het rekruteringsproces is natuurlijk een uitgelezen kans om de organisatiecultuur te versterken of geleidelijk aan te laten evolueren door personen te selecteren die ofwel de huidige waarden belichamen ofwel gewenste nieuwe perspectieven inbrengen.
Conflicten kunnen het resultaat zijn van mismatches tussen de waarden van de potentiële werknemer en die van het bedrijf en onduidelijke communicatie van culturele verwachtingen tijdens de aanwerving.
Het belang van effectieve communicatie bij het beheren van teamconflicten
Communicatie bij conflicthantering dient als preventieve maatregel tegen escalatie en als hulpmiddel bij het oplossen van conflicten.
Het helpt je om partijen in een conflict te dwingen om misverstanden op te helderen, hun perspectieven over te brengen en een middenweg te vinden, wat resulteert in efficiënte
.
Hier zijn de gebruikelijke technieken en tips die je kunt toepassen om conflicten in je team op te lossen:
- Moedig alle partijen aan om hun perspectieven op een gestructureerde manier te delen, zodat elke medewerker de kans krijgt om zonder onderbreking te spreken. De instelling voor een open dialoog
- Gedraag u neutraal tijdens discussies, stuur het gesprek weg van de schuldvraag en in de richting van begrip en een oplossing. Stel inzichtelijke vragen, moedig reflectie en leren aan en help werknemers verschillende perspectieven te overwegen
- Introduceer de 'Interest-Based Relational' (IBR) benadering van conflictoplossing, die zich richt op het scheiden van de mensen van het probleem en samen te werken om het onderliggende probleem te vinden en op te lossen
- Een verschuiving aanmoedigen van het blijven stilstaan bij grieven uit het verleden naar het brainstormen over mogelijke oplossingen, het evalueren van de voor- en nadelen van elke oplossing en het beslissen over een actieplan dat tegemoetkomt aan de behoeften en zorgen van alle betrokkenen
Leiderschapsvaardigheden in het oplossen van teamconflicten
Het leren oplossen van conflicten is essentieel, ongeacht je bestemming op het werk. Als leider wordt er van je verwacht dat je optreedt als bemiddelaar en discussies faciliteert die alle partijen in staat stellen hun zorgen te uiten zonder angst voor vergelding.
Daarom moet je een brede set competenties ontwikkelen en verfijnen. Dit is hoe:
- Wees bedreven in zowel het duidelijk verwoorden van je gedachten als het actief luisteren naar anderen. Let op wat er wordt gezegd en hoe het wordt gezegd, inclusief non-verbale signalen zoals lichaamstaal en stemtoon
- De emoties van teamleden begrijpen en erkennen om te kunnen navigeren door de complexe menselijke dynamiek. Dit vereist een diep niveau van zelfbewustzijn en je vermogen om je gevoelens te beheersen, vooral in stressvolle situaties
- Zet de toon door alle leden van het team met waardigheid te behandelen, ongeacht hun mening of status. Stimuleer diversiteit van gedachten en moedig iedereen aan om bij te dragen aan discussies
- Neem regelmatig deel aan trainingsprogramma's en workshops om jezelf uit te rusten met de middelen om conflicten effectief te beheren. Vraag daarnaast feedback van collega's en mentoren in een vergelijkbare ruimte en houd uzelf op de hoogte van de nieuwste onderzoeken en theorieën die waardevolle inzichten en strategieën bieden voor het omgaan met teamgeschillen
Teamconflicten zijn natuurlijk, dus moet uw oplossing als manager/teamleider dat ook zijn
Niemand geniet van de spanning en het ongemak die ontstaan wanneer teamgenoten met elkaar botsen. Dergelijke conflicten ondermijnen de productiviteit, gaan ten koste van de kwaliteit van het werk en zorgen voor stress op kantoor.
Uiteindelijk speelt uw toewijding aan het oplossen van conflicten een cruciale rol. Teamconflicten blijven alleen bestaan met actieve tussenkomst van managers of teamleiders en een oprechte rente in het cultiveren van een harmonieuze omgeving.
De sleutel is om de mouwen op te stropen en te kiezen voor een minnelijke en praktische aanpak van conflictoplossing.
Bovendien is het gebruik van ClickUp's
sjablonen voor communicatieplannen
en
tools voor samenwerking op afstand
kunnen een belangrijke rol spelen bij het op één lijn blijven en het voorkomen van misverstanden met betrekking tot het werk.
Aan de slag met ClickUp
. Meld u gratis aan en minimaliseer de kans op teamconflicten.
Veelgestelde vragen
1. Hoe los je conflicten op in een team?
Als leider kun je conflicten effectief oplossen door vijf stappen te volgen:
- Erken dat er wrijving is tussen een paar van je werknemers, wat het moreel van het team schaadt
- Neem de tijd om uit te zoeken wat er precies aan de hand is en neem de betrokken partijen mee om dit te bespreken
- Beslis over een oplossing die voor hen werkt en implementeer deze
- Zorg voor periodieke follow-up om ervoor te zorgen dat dezelfde conflicten zich niet meer voordoen en het team er verder mee kan
2. Wat zijn de vijf strategieën om conflicten op te lossen?
De vijf strategieën om conflicten op te lossen zijn
- Aanpassen, wanneer de ene partij toegeeft aan de wensen van de andere
- Vermijden, wanneer mensen een conflict negeren of zich er helemaal uit terugtrekken
- Compromissen sluiten, wat helpt om een oplossing te vinden die werkt in het belang van het team en niemand in het bijzonder bevoordeelt
- Samenwerken, wat betekent dat je samen met anderen werkt aan een oplossing die voor beide partijen aanvaardbaar is
- Concurreren, wanneer het winnen van het argument het belangrijkste doel is voor een van de betrokken partijen
3. Wat is het beste hulpmiddel voor conflicthantering?
De software voor projectmanagement van ClickUp houdt teams op dezelfde pagina, zodat ze zonder wrijving aan hetzelfde doel kunnen werken. Wanneer er een goede teamcommunicatie is en u een tool hebt om te beheren wat iedereen doet, worden conflicten op afstand gehouden of gebeurtenissen aanzienlijk geminimaliseerd.