Een recente studie vond dat managers jaarlijks 683 uur verliezen aan afleiding - een solide 1/3e van hun werktijd! 42% van de ondervraagden zei dat ze nauwelijks een uur aaneengesloten productief werk kunnen doen zonder onderbreking, en gemiddeld besteden mensen bijna 127 uur per jaar aan herstellen van afleidingen. Dit kost de Amerikaanse economie jaarlijks 468 miljard dollar.
Experts in verschillende sectoren werken voortdurend aan het verbeteren van de productiviteit van werknemers. Organisaties proberen moderne hulpmiddelen, automatisering, generatieve AI, enz. om werknemers te ondersteunen. Het toevoegen van meer technologie zonder het onderliggende gedrag te corrigeren kan echter leiden tot ondermaatse resultaten.
Een van de meest gebruikte gedragstactieken om topprestaties te bereiken zijn Sprints voor productiviteit. Maar wat is een productiviteit sprint? Wat zorgt ervoor dat het werkt? Hoe implementeer je een productiviteit sprint?
Wij hebben de antwoorden. Begin nu met klokken! ⏱️
Productiviteit begrijpen Sprint
Net zoals het agile ontwikkelingsmodel grote, complexe projecten opdeelt in kleinere Sprints, verbeteren Sprints voor productiviteit de focus en efficiëntie door taken op te delen in korte, intensieve uitbarstingen van werk, gevolgd door korte pauzes.
Laten we de details eens bekijken.
Wat zijn productiviteit sprints?
Een productiviteit sprint is een korte uitbarsting van werk gevolgd door een kortere pauze. Het is vergelijkbaar met de Pomodoro techniek, die aanbeveelt om 25 minuten te werken gevolgd door een pauze van vijf minuten.
Het enige verschil is dat je bij een productiviteitssprint kiest hoe lang je je moet concentreren en hoeveel pauze je nodig hebt op basis van je aandachtsspanne. In tegenstelling tot een agile sprint, die meestal twee weken duurt, kan een productiviteit sprint zo lang zijn als je nodig hebt: een uur, een paar dagen, een week of een maand. Het is echter beter om de Sprints niet te lang te maken, want dan kunnen ze contraproductief worden.
Voordelen van Sprints voor productiviteit
Productiviteit sprints, net als de sprints gepland in Scrum gebeurtenissen bieden buitengewone voordelen voor het werk. Laten we eens kijken naar de belangrijkste.
Focus
Voordat de Sprint begint, nemen teams gezamenlijk beslissingen over de taken waaraan gewerkt moet worden, verwachte resultaten, geschatte tijd, afhankelijkheid, enzovoort. Dus, een goed ontworpen productiviteit Sprint biedt een duidelijke, kleine, beheersbare lijst van deliverables die moeten worden Voltooid in een eindige tijdlijn.
Deze duidelijkheid schept de perfecte voorwaarden voor elk individu om zich op één Taak tegelijk te concentreren. Of ze nu individueel werken of samenwerken, ze weten wanneer en waar ze moeten opdagen en wat ze Nog te doen staat.
Snelheid
Een Sprint is typisch een periode van onverstoorde productieve tijd. Dit betekent dat er geen vergaderingen, teambuildingactiviteiten, dringende problemen, enz. zijn die het schema kunnen opslokken. Het resultaat is dat teams hun Taken sneller volbrengen.
Tijdmanagement
Sprint zijn van nature tijdgebonden. Dit creëert een gevoel van urgentie. De leden van het team begrijpen wat ze tijdens hun werkuren moeten doen, wat hen inspireert om hun dagen effectief te beheren.
Resourcegebruik
Als team zorgt een Sprint voor productiviteit voor een beter gebruik van hulpbronnen. Het helpt individuen hun werk te abonneren op afhankelijkheid en hun fase in de werkstroom.
Een kwaliteitsanalist kan bijvoorbeeld zijn werk in een Sprint plannen twee dagen nadat de ontwikkelaar zijn werk heeft voltooid.
Energieniveaus van medewerkers
Een belangrijk onderdeel van elke Sprint is de pauze. Aan het einde van een intense periode van werk, moedigen Sprints voor productiviteit een pauze aan, soms voor de helft van de duur van de sprint zelf.
Dit geeft elk lid van het team de tijd om bij te komen van de intensiteit van het werk. Het erkent hun inspanningen en moedigt verjonging aan.
Als je software-ingenieur bent, ben je waarschijnlijk gewend aan sprint abonnementen en Scrum-methodologie. Sprints hoeven echter niet beperkt te zijn tot agile/Scrum. Ze kunnen worden toegepast op elke soort rol of werk. Laten we eens kijken hoe.
Hoe een Sprint voor productiviteit te plannen en uit te voeren
Het idee van een productiviteit sprint is niet om onredelijk hoge output te leveren voor elke dag van het jaar. In plaats daarvan helpt een goede productiviteitssprint je om je werk zo effectief mogelijk en zonder burn-out te plannen.
Hier is een stap-voor-stap handleiding om aan de slag te gaan met ondersteuning van een robuuste projectmanagement tool zoals ClickUp Sprints .
1. Duidelijke objecten instellen
Voordat je aan een Sprint begint, moet je weten wat je wilt bereiken. De juiste doelstellingen instellen helpt om al het werk dat tijdens de Sprint wordt gedaan in de juiste richting te sturen.
Maak je doelstellingen SMART. Stel specifieke, meetbare, haalbare, relevante en tijdgebonden doelen.
Onthoud dat de beste manier om doelen in te stellen is om resultaatgericht te zijn, maar dat het iets anders is voor Sprints in productiviteit. Hier concentreer je je op de instelling van doelen voor de taken die je moet voltooien om je organisatorische doelstellingen te bereiken.
Instance, als het je doel is om een marketingcampagne te lanceren voor de lancering van een nieuw product, dan kunnen je SMART doelen zijn:
- Maak een tagline voor de campagne tegen dag 2
- Creatieve briefings schrijven voor 20 social media content op dag 3
- Rond het digitale advertentiebudget af op dag 5
Met deze doelen kun je je werk effectief plannen. Je kunt bijvoorbeeld op dag één een brainstormsessie met het marketingteam plannen, op dag twee 2 tot 3 uur focussen op het schrijven van briefings en op dag vijf 2 tot 3 uur budgetteren. Als je moeite hebt met de instelling van doelen, ClickUp's SMART doelen sjabloon kan helpen.
2. De doelen opsplitsen in specifieke Taken
Als je eenmaal je doelen hebt, stel dan de taken op die nodig zijn om ze te bereiken. Je hoeft niet elke keer met een schone lei te beginnen. Probeer ClickUp's Agile sjabloon voor Sprint planning om je team in te stellen op succes.
ClickUp's Agile sjabloon voor Sprint planning
Hoewel het sjabloon een structuur biedt, is het aan jou om de taken te definiëren en het project te ontwerpen. Bedenk dus hoe u uw Taken zou verdelen. Instance, de taken die komen kijken bij het maken van een tagline kunnen zijn:
- Brainstormen met het creatieve team
- Een lijst maken van alle mogelijke taglines
- Een shortlist maken van de beste taglines
- Experimenteren met de toepassing van de tagline op verschillende kanalen
- De slogan finaliseren
Plan deadlines voor elk van deze activiteiten. Met ClickUp-taken hebt u de mogelijkheid om unieke Taken of subtaken in te stellen als u dat liever doet. U kunt ook beschrijvingen toevoegen, gebruikers toewijzen, deadlines instellen en samenwerken met teamleden die betrokken zijn bij de geneste opmerkingen. En wat is er nog meer? Koppel taken en beheer afhankelijkheid, alles op één plek.
Complexe projecten beheren met ClickUp-taaken
Ben je nieuw met het plannen van Sprints? Geen probleem. Kies een sjabloon voor Sprint planning dat voor jou werkt en pas het aan zoals jij het nodig hebt!
3. Een realistische tijdlijn maken
Wanneer teams het over sprints hebben als intensief werk, gaan ze er vaak van uit dat dit betekent dat de week overladen wordt met ontelbare taken. Integendeel, een goede Sprint voor productiviteit stelt realistische tijdlijnen op.
Bekijk je backlog: Gebruik ClickUp lijsten om je backlog items te verzamelen om te bepalen wat redelijkerwijs in de Sprint kan passen. U kunt ook het volgende aanpassen ClickUp's Sprint Backlog Sjabloon om dit proces veel sneller en effectiever te maken.
Tijdinschattingen: Binnen ClickUp Taken kunt u tijdsinschattingen toevoegen voor elke taak en deze gebruiken om de Sprint te abonneren.
Rekening houden met werklasten: Houd rekening met vakanties van uw teamleden, bestaande toewijzingen en de historische snelheid van de Sprint. Werklastweergave van ClickUp is hiervoor een goed startpunt.
de werklastweergave van ClickUp is een geweldige manier om een effectieve toewijzing van bronnen te garanderen_
Kijk naar afhankelijkheid: Houd er bij de instelling van deadlines rekening mee hoe Taken met elkaar samenhangen. Kijk door de agile werkstroom om te zien welke taken Voltooid moeten zijn voordat de volgende begint.
Grafiekweergave van ClickUp gebruiken om afhankelijkheid in een project te beheren
Buffertijd toevoegen: Het is gemakkelijk om werk achter elkaar te plannen, maar er kunnen dingen misgaan en dat gebeurt ook. Plan dus buffertijd in. Dit zorgt ervoor dat het werk dat in de Sprint gepland staat hoe dan ook Voltooid kan worden.
Pro Tip: Overweeg het gebruik van de ClickUp Sprint sjabloon om te beginnen.
4. De werkruimte voorbereiden
Het belangrijkste doel van een Sprint in productiviteit is om afleidingen tot een minimum te beperken. Het bovenstaande proces elimineert afleidingen die veroorzaakt worden door het project planningsproces. Maar andere afleidingen, inclusief je eigen persoonlijke afleidingen, zijn jouw verantwoordelijkheid.
Ruim je fysieke ruimte op en verwijder overbodige items van je bureau. Zet je telefoon op stil of in de focusmodus terwijl je werkt en demp notificaties die je niet nodig hebt. Bereid vervolgens je werkruimte voor op de Sprint.
Kies een agile projectmanagement weergave die voor jou werkt. ClickUp voor Agile teams biedt een aanpasbare startpagina waar je alles kunt zien wat je nodig hebt om je Sprint te beginnen. Je kunt ook kiezen voor een kalender- of bordweergave op basis van je voorkeur.
Probeer de bordweergave om Taken in voortgang te beheren
5. Een Sprint voor productiviteit uitvoeren
Nu de installatie Klaar is, is het tijd om de productiviteit sprint uit te voeren. Dat betekent alleen dat je het nu gaat doen zoals het abonnement.
- Pak de geplande taken op
- Ga door de briefing of beschrijving voor elke taak om de context volledig te begrijpen
- Doe diepgaand werk aan die specifieke Taak
- Vergeet niet om de tijd die je eraan besteed hebt te klokken met behulp vanClickUp tijdsregistratie* Neem een pauze aan het einde van de sprint
Als je merkt dat je een taak binnen die Sprint niet kunt voltooien zoals gepland, bedenk dan hoe je verder wilt gaan. Je kunt de taak weer toevoegen aan de backlog, opnieuw inplannen voor de volgende sprint of een andere taak in de plaats zetten.
Neem deze beslissingen weloverwogen op basis van de inzichten die je verzamelt met behulp van je hulpmiddelen voor productbacklogbeheer .
6. Tijdmanagementtechnieken gebruiken
Om een succesvolle Sprint in productiviteit te implementeren, is het verstandig om te vertrouwen op de ondersteuning van een aantal beproefde best practices. Hier zijn enkele tijdmanagementtechnieken om te overwegen. Pomodoro techniek : Doe 25 minuten intensief werk, gevolgd door een pauze van vijf minuten. Je kunt ook 50 minuten werken en tien minuten pauze nemen. Houd jezelf bij met een van de Pomodoro apps vandaag beschikbaar. Tijdblokkerend : Verdeel uw dag in blokken van tijd, elk gewijd aan specifieke taken of activiteiten. Combineer vergelijkbare Taken om te voorkomen dat u van context wisselt en om de efficiëntie te verbeteren. Tijdsregistratie : Controleer hoe u uw tijd besteedt gedurende een of twee dagen om tijdverlies, verbeterpunten en uw meest productieve uren te identificeren.
7. Voortgang bijhouden en reflecteren
Houd uw voortgang tijdens de sprint nauwgezet bij. Neem aan het einde van de sprint de tijd om te reflecteren. Hier zijn enkele manieren om dat te doen.
Stand-ups
Gebruik dagelijkse stand-up vergaderingen om updates over de voortgang van je team te delen, voltooide taken te bespreken en blokkades te identificeren. Werken sommige Teams op afstand? Geen probleem! Gebruik Weergave ClickUp chatten voor een async standup.
U kunt aantekeningen voor standup ook automatiseren met behulp van ClickUp Brein die alle updates verzamelt die de vorige dag op het platform zijn gemaakt.
Probeer ClickUp Brain voor een standup samenvatting
Rapporten
Maak de rapporten die u nodig hebt met ClickUp Dashboards . Pas de kaarten aan en kies de nummers die u op één plek wilt zien. U kunt ook specifieke rapporten zoals grafieken over opbranden/afbranden, individuele rapporten over productiviteit, taken per status, enz. gebruiken in uw vergaderingen voor Sprint review .
volledig aanpasbare dashboards maken op ClickUp_
Retrospectieven
Houd ten slotte retrospectieven met het team aan het einde van elke Sprint. Waardeer het goede werk, vier overwinningen en onderzoek de uitdagingen die u tijdens de Sprint bent tegengekomen. De ClickUp Sprint Retrospective Brainstorm Sjabloon biedt een visueel en interactief kader voor het uitvoeren van uw retrospectieven.
ClickUp sjabloon voor een sprint retrospectief
Het leiden van een retrospectieve vergadering kan moeilijk zijn. Omdat het gaat om het bespreken van zowel de emotionele als de professionele aspecten van het werk, en die zijn niet allemaal even positief. Het leiden van deze vergaderingen kan een strijd zijn voor beginnende projectmanagers, maar ClickUp is er om te helpen:
Deze sprint retrospectieve voorbeelden bieden wat inspiratie. En als je je klaar voelt om je vergaderingen zelf te leiden, probeer dan deze sjablonen voor retrospectieve Sprints om je reis te begeleiden. En als klap op de vuurpijl lees je hier als bonus hoe sprint reviews verschillen van retrospectives .
Met dit alles, als het implementeren van een productiviteit Sprint nog steeds klinkt als een handvol, gebruik dan een van deze agile sjablonen om de basis in te stellen.
Best Practices voor succesvolle Sprint
Je kunt ver komen door op de schouders van reuzen te staan. Dus hier is wat wijze wijsheid in de vorm van beproefde best practices om je productiviteit te verhogen bij het plannen van Sprints.
Neem je pauzes: Stap weg van je bureau, rek je uit of ga wandelen. Vermijd schermen of sociale media tijdens pauzes voor een betere impact. Neem voor langere Sprints een dag vrij om je geest op te frissen.
Vieren: Laat succes niet onopgemerkt voorbijgaan. Vier prestaties met je team.
Geef voorrang aan zelfzorg: Zorg voor gezonde gewoonten zoals voldoende slapen, voedzaam eten en regelmatig bewegen.
Communiceer: Zoek ondersteuning als je het moeilijk hebt of je overweldigd voelt. Maak gebruik van alle voordelen en opties die tot je beschikking staan.
Reflecteer en leer: Gebruik de rapportages en retrospectives om te reflecteren. Denk na over wat je persoonlijk zou kunnen verbeteren. Simuleer optimalisaties voor processen om tot betere resultaten te komen.
Op uw plaatsen, klaar, ingesteld, ClickUp
Het is nu geaccepteerd als conventionele wijsheid dat het beter is om zeer gefocust, korte periodes te werken, met pauzes ertussen, dan om lange periodes gedeeltelijk gefocust te zijn. Of je nu individueel werkt of in een team, Sprints zijn een geweldige manier om werk Klaar te krijgen.
Voor het implementeren van een succesvolle Sprint is echter meer nodig dan goede bedoelingen. Het gaat om een duidelijk abonnement, doordachte planning, voorspelling, inschatting en continu beheer.
Dit is waar een hulpmiddel voor het plannen van Sprint zoals ClickUp kan helpen, met functies voor elk aspect van sprintmanagement, inclusief taken, tijdlijnen, dashboards, communicatie, automatisering en meer.
Pas uw Sprint aan uw stijl aan met ClickUp. Gratis aanmelden vandaag nog!