71% van de werknemers rapporteerde dat ze zich gestrest voelden op het werk, volgens de American Psychological Association's Enquête Werk en Welzijn . Het is niet alleen een mentale burn-out - 44% van de werknemers rapporteerde dat ze zich fysiek uitgeput voelden.
Als reactie hierop zijn bedrijven begonnen met het uitrollen van extraatjes voor werknemers zoals onbeperkt verlof en vierdaagse werkweken om hen aan te moedigen een pauze te nemen.
En toch neemt de gemiddelde Amerikaan (met Unlimited PTO) slechts 10 dagen vrij jaarlijks.
Bedrijven zeggen misschien: "Toe maar, neem die pauze! Maar de operationele realiteit maakt het vaak moeilijk voor werknemers om de verbinding te verbreken en zich volledig op te laden. Overweldigende werklasten, het stigma van vrij vragen en andere factoren maken dat werknemers terugdeinzen.
De oplossing: een gestandaardiseerd proces voor het aanvragen van verlof - met sjablonen voor verlofaanvragen - dat de emotionele tol van het aanvragen en goedkeuren van verlof vermindert en ervoor zorgt dat alle werknemers gelijk worden behandeld bij het aanvragen van verlof.
Dit artikel onderzoekt dit onderwerp en biedt 10 gratis sjablonen om een soepel en stressvrij verlofproces te creëren voor alle betrokkenen.
Wat zijn sjablonen voor verlofaanvragen?
Een sjabloon voor verlofaanvragen is een gestandaardiseerd document dat werknemers gebruiken om formeel verlof aan te vragen. Door verlofaanvragen in sjablonen op te nemen, kunnen bedrijven het goedkeuringsproces versnellen, het aantal fouten verminderen en, nog belangrijker, ervoor zorgen dat het verlofbeleid wordt nageleefd.
Een sjabloon voor verlofaanvragen bestaat meestal uit de volgende drie onderdelen:
- Werknemergegevens: Basisinformatie over de werknemer, zoals naam, ID nummer, afdeling en titel van de functie
- Verzoekgegevens: De begin- en einddatum, het type verlof (vakantie, ziek, persoonlijk, etc.) en een korte reden voor afwezigheid
- Goedkeuringsgedeelte: Dit gedeelte is gereserveerd voor handtekeningen en datums om het goedkeuringsproces te documenteren en bevat de handtekening van de werknemer, de goedkeuring van de supervisor en soms een bevestiging van HR
Hoewel de basisstructuur van formulieren voor verlofaanvragen consistent blijft, kunnen er variaties zijn op basis van de grootte van het bedrijf, de bedrijfstak en het specifieke verlofbeleid. Sommige bedrijven vragen bijvoorbeeld om een voorkeursmethode om contact met je op te nemen tijdens je verlof of vermelden wie de direct verantwoordelijke persoon (DRI) is voor je projecten als je niet beschikbaar bent.
Wat maakt een sjabloon voor een goed verlofverzoek?
Het juiste sjabloon voor een verlofaanvraag is belangrijk voor een soepel en efficiënt HR-proces. Het moet dingen vereenvoudigen, niet nog meer werklast geven.
Hier zijn de sleutel tot het kiezen van een sjabloon:
- Audit trail: Het sjabloon moet functies bevatten voor het bijhouden van de status van aanvragen, inclusief verzenddatums, goedkeuringsniveaus en versiegeschiedenissen - vooral belangrijk als je transparantie beschouwt als een kernwaarde van het bedrijf
- Bevat alle informatie: Het moet alle belangrijke details bevatten die nodig zijn voor zowel de medewerker als de goedkeurder, zodat u de communicatie heen en weer tot een minimum kunt beperken
- Aanpasbaar: Naast de basisinformatie moet een goed sjabloon aanpasbaar zijn voor verschillende verloftypes
- Schaalbaar: Je moet dezelfde sjabloon (misschien met een paar kleine aanpassingen) minstens een paar jaar kunnen gebruiken, of als het aantal medewerkers van je bedrijf toeneemt
- Integratiemogelijkheden: Zoek naar een sjabloon dat integreert met je HR- en salarissoftware, zodat je verlofdagen van werknemers kunt bijhouden
Optioneel, zoek naar sjablonen die kunnen worden voorzien van uw bedrijfslogo en die mobielvriendelijk zijn. Dit voegt een professionele uitstraling toe en zorgt voor eenvoudige toegang voor werknemers onderweg.
10 Free Time Off Request Templates
We hebben 10 gratis sjablonen voor aanvraagformulieren voor verlof voor je op een rijtje gezet, zodat je je HR-werkzaamheden kunt vereenvoudigen en meteen aan de slag kunt:
1. ClickUp Aanvraagformulier voor verlof
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-14.png Centraliseer alle verlofaanvragen en verbeter de zichtbaarheid van het team met de ClickUp Time Off Request Template https://app.clickup.com/signup?template=t-194600740&department=hr-recruiting Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
De ClickUp sjabloon voor aanvraag vrije tijd is ontworpen om het hele verlofbeheerproces te vereenvoudigen, van de aanvraag van een werknemer tot de goedkeuring door de manager. Het helpt u de tijdsregistratie van uw werknemers bij te houden en te weten wie wanneer afwezig is, zodat u uw werklast dienovereenkomstig kunt plannen tijdens hun afwezigheid.
Gebouwd over ClickUp projecten (ClickUp-taak management suite), met dit sjabloon kunnen werknemers eenvoudig verlofaanvragen indienen, de status van hun aanvraag bekijken en zelfs notificaties ontvangen wanneer de aanvraag is goedgekeurd of afgewezen.
Vraag werknemers om hun verzoeken in te dienen via het aanvraagformulier voor verlof in ClickUp
Het beste aan dit sjabloon is dat het een formulier voor verlofaanvraag bevat met aangepaste velden voor het type verlof, het aantal uren/dagen, de start- en einddatum en de reden voor het formele verzoek. Het heeft ook aparte secties waar de aanvrager en supervisor hun elektronische handtekeningen kunnen toevoegen.
Zodra een werknemer het formulier heeft ingediend, kun je ClickUp Automatiseringen om het toe te wijzen aan hun directe supervisor, die het verzoek kan beoordelen. Managers kunnen ook de overzichts- en lijstweergaven gebruiken om te zien wie er met verlof is en verzoeken filteren op basis van hun status - nieuw, goedgekeurd of afgewezen.
Met velden voor alles, automatiseert dit sjabloon het hele proces van verlofaanvragen en zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde pagina staat. Bovendien geeft het objectieve karakter van het formulier werknemers de vrijheid om verlof aan te vragen zonder dat ze zich beperkt of gemicromanaged voelen.
Ook lezen:_ Een dag uit het leven van een personeelsmanager: Rol, verantwoordelijkheden en uitdagingen
2. ClickUp PTO kalender sjabloon
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-1.gif Krijg een momentopname van wie er op kantoor is en wie niet met de ClickUp PTO Kalender Sjabloon https://app.clickup.com/signup?template=t-205352846&department=hr-recruiting Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Er zijn misschien wel een aantal fancy apps en trackers, maar er gaat niets boven een bedrijfskalender als het gaat om het organiseren van tijd. Of het nu gaat om het bijhouden van taken, vergaderingen of vakantiedagen van werknemers, een kalender biedt een duidelijk visueel overzicht waar geen enkel ander systeem aan kan tippen.
als je houdt van de eenvoud en visuele duidelijkheid van een c* kalender, dan is de kalender een aanrader ClickUp kalender sjabloon voor PTO is voor jou. Het creëert een deelbare kalenderweergave van de vrije tijd van al je werknemers, zodat iedereen weet of iemand in of uit is.
De kalender laat niet alleen zien wie er niet op kantoor is, maar houdt ook bij hoeveel dagen elke werknemer vrij heeft genomen. Dit is vooral handig om teamleden aan te moedigen hun vakantiedagen te gebruiken.
Zo werkt het als volgt:
- Maak eerst een document aan inClickUp Documenten en schetst u hoeveel vrije tijd werknemers krijgen en hoe dit wordt afgehandeld
- Het aanvraagformulier voor PTO samenstellen met ClickUp Forms
- Gebruik deClickUp Kalender Weergave om betaald verlof van werknemers te visualiseren
- Verbind ClickUp met uw HR-software om het aantal verloven van werknemers bij te houden en bij te werken
Tot slot kunt u de kalender openbaar maken om de zichtbaarheid en transparantie onder alle werknemers te bevorderen.
Ook lezen:_ Flexibiliteit op de werkplek omarmen: Laat uw team op afstand groeien!
3. ClickUp Aanvraag Formulier Sjabloon
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-16.png Neem nieuwe leden van uw team op in uw verlofsysteem met het sjabloon voor het ClickUp aanvraagformulier https://app.clickup.com/signup?template=t-205384045&department=it Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Dit is niet direct een sjabloon voor een verlofaanvraag, maar eerder de basis voor een soepel verlofproces ClickUp Aanvraag Formulier Sjabloon vereenvoudigt het inwerkproces door alle benodigde informatie van nieuwe werknemers in één keer te verzamelen.
Wanneer een nieuw lid van het team in dienst treedt, kunnen de werknemer (of de teamleider) en hun team het People Ops-team eenvoudig verzoeken om hun werknemersprofiel in te stellen en hen toegang te geven tot het PTO-formulier en de kalender.
Het formulier heeft een aantal basisvelden, maar je kunt extra velden toevoegen voor dienstgegevens, locatiegegevens of andere relevante gegevens. Als je bijvoorbeeld een verschillend verlofbeleid hebt voor verschillende regio's en verschillende soorten verlof, zoals vakantie- en ziektedagen, kun je aangeven welk beleid van toepassing is op de nieuwe medewerker.
Op deze manier laat je zien dat je het welzijn van je werknemers en de balans tussen werk en privéleven toewijst.
Ook lezen_: De 10 beste online trainingssoftware voor werknemers
4. ClickUp Team Verzoeken Sjabloon
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-17.png Breng uw aanvraagproces op één lijn (van vrije tijd tot softwaretoegang) met het ClickUp Team Requests Template https://app.clickup.com/signup?template=t-10686767&department=hr-recruiting Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Jongleren met meerdere formulieren voor verschillende verzoeken kan heel snel chaotisch worden, vooral als u een startup of SMB (Small and Midsize Business) bent met te veel op uw bord. In zulke gevallen kan één formulier voor alle personeelsverzoeken helpen.
Het ClickUp Team Aanvragen Sjabloon is een algemeen formulier dat werknemers indienen om van alles aan te vragen, van hardware-apparatuur en toegang tot gereedschap tot vrije tijd. Dit maakt het ook makkelijk voor managers, omdat ze niet meerdere formulieren hoeven te controleren om te zien of er een nieuw verzoek is.
Het enige wat u hoeft te doen is een nieuwe categorie voor 'vrije tijd' toevoegen aan het formulier, samen met aangepaste velden voor verlofgegevens, en u bent klaar. Omdat ClickUp Forms met voorwaardelijke velden wordt geleverd, kun je werknemers alleen de relevante velden voor elk type aanvraag laten zien.
Terwijl de teamweergave teamleiders in staat stelt om verzoeken te categoriseren, kunt u verlofaanvragen als hoge prioriteit instellen met behulp van ClickUp Automatiseringen, zodat ze zo snel mogelijk worden afgehandeld.
Dit helpt u bij het creëren van één efficiënt systeem voor alle interne verzoeken.
5. ClickUp Team Schema Sjabloon
/cta/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-18.png
Stroomlijn werklastbeheer voor verlofmedewerkers met het ClickUp Team Schedule Template.
https://app.clickup.com/signup?template=t-3pqnr2g&department=operations
Dit sjabloon downloaden
/$$$cta/
Werklastbeheer tijdens de afwezigheid van medewerkers is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat alle bedrijfsprocessen in uw organisatie probleemloos verlopen. Het helpt managers bij het herverdelen van taken om ervoor te zorgen dat projecten op schema blijven, zelfs wanneer de leden van het team afwezig zijn niet op kantoor zijn . Op deze manier kunnen werknemers van hun vrije tijd genieten zonder stress over het werk dat zich opstapelt - een van de belangrijkste redenen waarom de meeste werknemers terugschrikken om vrij te vragen.
De ClickUp Team Schema Sjabloon is een eenvoudig sjabloon voor taken dat teamleiders en managers kunnen dupliceren en gebruiken wanneer ze gevraagde vrije tijd goedkeuren. De checklist bevat vier actiepunten:
- Bekijk de tijdlijnen en deadlines van de taken in het schema van een werknemer
- Controleer wie er nog meer deel uitmaakt van het project (of kan bijspringen)
- Hun huidige en toekomstige rooster controleren
- Bevestigen of ze een van de taken met hoge prioriteit kunnen overnemen
Door een gestructureerde aanpak voor het herverdelen van Taken te bieden, zorgt dit systeem voor continuïteit van het project, voorkomt het knelpunten en, het allerbelangrijkste, vermindert het de stress voor medewerkers die met verlof zijn en hun collega's.
Alsook te lezen: 10 Beste PTO software om verlofaanvragen te beheren
6. ClickUp sjabloon voor ploegendiensten
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-19.png Account voor personeelstekorten tijdens vrije uren met de ClickUp Shift Schedule Template https://app.clickup.com/signup?template=t-900200039605&department=operations Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Als werklastbeheer voor werknemers in een gewone 9-tot-5-ploeg al complex is, dan is het dat dubbel zo voor bedrijven met meerdere ploegendiensten. Een goed gestructureerd ploegenrooster, dat u een duidelijk overzicht geeft van de beschikbaarheid van het team, kan u helpen bij het efficiënt plannen en goedkeuren van verlof.
De ClickUp Shift Schema Sjabloon vereenvoudigt het voor een groot deel
Het sjabloon helpt rollen op te splitsen in diensten, ze toe te wijzen aan de verantwoordelijke persoon en afwezigheden bij te houden. Hierdoor kunt u:
- In één oogopslag zien wie wanneer werkt
- Gemakkelijk bijhouden wie afwezig is en waarom
- Verschuivingen aanpassen op basis van beschikbaarheid van het team
- Anticiperen op personeelsbehoeften en mogelijke tekorten
Door informatie over diensten te centraliseren, kan het sjabloon de communicatie strategisch verbeterd en samenwerking tussen de leden van een team.
Heb je het gevoel dat het proces nog beter kan? ClickUp Doelen kan u helpen om te meten hoe goed uw diensten draaien en om verbeterpunten te vinden. U kunt mijlpalen en targets instellen om de efficiëntie van uw processen te meten en verbeterpunten te vinden. **In ClickUp kunt u bijvoorbeeld waar/niet waar doelen gebruiken om te controleren of u dagelijks aan uw personeelsvereisten voldoet.
In principe beheert u niet alleen dienstroosters, maar optimaliseert u ze ook voor maximale efficiëntie.
7. ClickUp Team Rooster Kalender Sjabloon
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-2.gif Geef uw team zichtbaarheid in ieders taken (en vrije tijd) met het ClickUp Team Schema Kalender Sjabloon https://app.clickup.com/signup?template=t-194504419&department=pmo Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
De ClickUp Team Schema Kalender Sjabloon helpt het overdrachtsproces van een werknemer die vrij neemt te vergemakkelijken, door ervoor te zorgen dat essentiële Taken en informatie worden gedeeld vóór hun afwezigheid. Dit minimaliseert vertragingen in projecten, zorgt voor een soepele overgang en stelt werknemers in staat om volledig los te koppelen tijdens hun vrije tijd.
Het sjabloon wordt geleverd met vier weergaven:
- Projectactiviteiten: Een 'lijstweergave' waar u een overzicht krijgt van alle taken die aan het team zijn toegewezen, plus nieuwe taken kunt aanmaken en beheren
- Wekelijkse planning: Een Kanban-stijl bord dat taken visueel organiseert op basis van hun deadlines
- Werklast: Deze weergave geeft een duidelijk beeld van de werklast van individuen en teams, helpt om opdrachten in balans te brengen en overbelasting te voorkomen. Het beste deel is dat u de duur van de weergave kunt wijzigen in een maand, twee weken of een week en proactief een abonnement kunt nemen op vrije tijd van werknemers
- Teamplanning: Dit is een kalenderweergave die de duur en overlappingen van taken weergeeft, voor efficiënt tijdbeheer en toewijzing van middelen
Dit helpt teamgenoten hun inspanningen te coördineren, of het nu gaat om het overnemen van extra verantwoordelijkheden tijdens de afwezigheid van een collega of het identificeren van mogelijke afhankelijkheid. Tegelijkertijd kunnen managers het werk efficiënt herverdelen zonder iemand te overbelasten.
8. ClickUp Uurrooster sjabloon
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-3.gif Betaal uurwerkers nauwkeurig met het ClickUp Uurrooster sjabloon https://app.clickup.com/signup?template=t-200638149&department=personal-use Download dit sjabloon /$$$cta/
Het bijhouden van vrije tijd voor werknemers op uurbasis kan chaotisch worden als u geen nauwkeurig systeem hebt. In tegenstelling tot werknemers in loondienst met een vaste vergoeding, worden werknemers op uurbasis betaald op basis van de werkelijk gewerkte uren. Dit betekent dat je niet alleen de 'vrije dagen' moet bijhouden, maar ook de 'vrije uren'
De ClickUp Uurrooster sjabloon biedt een raamwerk voor het beheren van uurloners met behulp van een combinatie van kalenderweergaven en stopwatchen. Dit helpt u bij het bijhouden van de werkelijke tijd dat iemand heeft gewerkt en zorgt voor een nauwkeurige loonadministratie.
Het sjabloon heeft een wekelijkse kalenderweergave, waarin je het schema van een werknemer kunt plannen voor efficiënt tijdbeheer.
Wanneer een werknemer een uur (of dag) vrij wil nemen, kun je dat specifieke blok blokkeren als 'Out of Office' en een aantekening toevoegen waarin ze uitleggen waarom ze die tijd vrij hebben genomen. Super handig, toch?
Ook lezen:_ 15 technieken voor timemanagement om de productiviteit van uw team te verhogen
9. Tijdsregistratie HR Sjabloon by Sjabloon.net
via Sjabloon.net Als je een klein bedrijf hebt of de voorkeur geeft aan een eenvoudige aanpak voor het bijhouden van verlofaanvragen, dan is dit Tijdregistratie HR Sjabloon van Sjabloon.net kan helpen. Kopieer het gewoon voor elke werknemer en werk het bij wanneer iemand vrij neemt. Het is een eenvoudige manier om vakantiedagen en andere afwezigheden bij te houden.
Het sjabloon bevat essentiële gegevens zoals werknemersinformatie, PTO-toelage, verlofsoorten, resterend saldo en een overzicht van opgenomen verlofdagen. Het kan handig zijn om het beleid aan elke werknemer toe te voegen als je verschillende verlofbeleidsregels en -categorieën hebt voor fulltimers, parttimers en dergelijke.
Zo centraliseer je niet alleen de verlofgegevens van een werknemer, maar zorg je er ook voor dat het verlofbeleid van het bedrijf wordt nageleefd.
Ook lezen:_ Micromanaging op de werkplek vermijden
10. Opstarten aanvraagformulier vrije tijd werknemer by sjabloon.net
via Sjabloon.net Het laatste sjabloon op onze lijst is nog een eenvoudige. De Sjabloon voor het aanvragen van vrije tijd door werknemers is een eenvoudig formulier dat werknemers kunnen delen met hun managers bij het aanvragen van verlof.
Het heeft vier secties: werknemergegevens, verlofgegevens, goedkeuring manager (en opmerkingen) en goedkeuring HR. Je kunt ook bijlagen toevoegen als het bedrijfsbeleid een doktersverklaring vereist bij ziekteverlof.
Dit sjabloon is met name geschikt voor kleine bedrijven en start-ups waar een eenvoudig verlofbeheersysteem de voorkeur heeft.
Verlofuren van werknemers beheren met ClickUp
Een goed gestructureerd systeem voor het beheer van verlof helpt u niet alleen bij het bijhouden van afwezigheden en het beheren van werklasten, maar zorgt er ook voor dat u voldoet aan de lokale arbeidswetgeving. ClickUp kan u daarbij helpen.
Het pakket van tools voor werkbeheer - sjablonen voor verlofaanvragen, teamroosters, tijdsregistratie en functies voor werklastbeheer - kan u helpen het proces te vereenvoudigen, het aantal heen-en-weergeloop te verminderen en een cultuur te creëren waarin een goede balans tussen werk en privéleven voorop staat.
Bovendien kunt u ClickUp integreren met meer dan 1000 apps en platforms (waaronder de meeste HR- en salarisbeheersoftware), zodat u verlof automatisch kunt bijhouden en nauwkeurige betalingen kunt garanderen.
Dus waarom zou u het niet eens proberen? Gratis aanmelden bij ClickUp en standaardiseer uw aanvraag- (en goedkeurings-) proces voor verlof.