Wist u dat meer dan 70% van de vergaderingen werknemers belemmert in het voltooien van hun werk? Dit geldt met name voor mensen die op afstand werken.
Hoewel videovergaderingen kunnen helpen om teams op afstand met elkaar in verbinding te houden, moeten ze effectief worden gestructureerd om tijdverspilling en frustratie te voorkomen.
Is er dan een oplossing voor efficiëntere communicatie? Jazeker! Asynchrone videocommunicatie is wellicht het antwoord. Deze aanpak geeft u meer controle over gesprekken en tijdmanagement, waardoor vertragingen worden geminimaliseerd en de efficiëntie wordt verbeterd.
Klaar om de communicatie op uw werkplek te verbeteren? Ontdek hoe asynchrone videocommunicatie u daarbij kan helpen!
Asynchrone en synchrone videocommunicatie begrijpen
Er zijn twee hoofdtypen videocommunicatie in teams op afstand: synchroon en asynchroon.
Synchrone videocommunicatie is de realtime uitwisseling van video en audio tussen twee of meer personen. Het is als een face-to-face gesprek, maar dan virtueel. Denk aan videoconferentieplatforms zoals Zoom of Google Meet: iedereen is online en communiceert tegelijkertijd. Dit is essentieel voor realtime samenwerking, brainstormen en snelle besluitvorming.
Asynchrone videocommunicatie is daarentegen de uitwisseling van vooraf opgenomen videoboodschappen in plaats van live videogesprekken. Het is video-informatie die op verzoek wordt gedeeld, zodat ontvangers deze kunnen bekijken wanneer het hen uitkomt.
In tegenstelling tot synchrone communicatie, waarbij alle partijen tegelijkertijd aanwezig moeten zijn, hoeft bij asynchrone videoboodschappen niet onmiddellijk te worden gereageerd. U laat in feite een videoboodschap achter die later kan worden bekeken, waardoor het gemak van chatten wordt gecombineerd met de effectiviteit van videogesprekken.
De blog Remote geeft een goed beeld van asynchroon werk:
Asynchroon werken is een eenvoudig concept: doe zoveel mogelijk met wat je hebt, documenteer alles, draag de eigendom van het project over aan de volgende persoon en ga dan aan iets anders werken.
Asynchroon werken is een eenvoudig concept: doe zoveel mogelijk met wat je hebt, documenteer alles, draag de eigendom van het project over aan de volgende persoon en ga dan aan iets anders werken.
Synchroon of asynchroon? Beide methoden zijn geschikt voor werken op afstand, maar asynchrone video-interactie kan nieuwe werkmogelijkheden bieden. Het vinden van de juiste balans tussen synchrone en asynchrone videocommunicatie is de sleutel tot het maximaliseren van de productiviteit en de betrokkenheid van teams in werkomgevingen op afstand.
Verschillen en vergelijkingen tussen synchrone en asynchrone communicatie
Laten we eens kijken naar de verschillen tussen synchrone en asynchrone communicatie en hoe deze de manier waarop we verbinding maken en samenwerken vorm geven.
| Aspect | Synchrone communicatie | Asynchrone communicatie |
| Timing | Vindt in realtime plaats, waardoor alle partijen onmiddellijk aanwezig moeten zijn | Vindt met vertraging plaats, zodat deelnemers op hun gemak kunnen reageren |
| Voorbeelden | Live vergaderingen, videogesprekken, telefoongesprekken, online chatsessies, instant messages, live klantenservice | E-mails, opgenomen video's, berichten, posts op sociale media, blogs |
| Interactiviteit | Hoge interactiviteit, directe feedback | Minder interactie, vertraagde feedback |
| Flexibiliteit | Minder flexibel, vereist dat deelnemers tegelijkertijd beschikbaar zijn | Flexibeler, deelnemers kunnen reageren wanneer het hen uitkomt |
| Samenwerking | Ideaal voor snelle besluitvorming en realtime samenwerking | Geschikt voor taken die een zorgvuldige afweging en gedetailleerde antwoorden vereisen |
| Afleidingen | Vaker afgeleid door het realtime karakter | Minder gevoelig voor afleiding, omdat reacties kunnen worden gegeven nadat men zich heeft geconcentreerd op het werk |
| Connectiviteitsvereisten | Vereist een stabiele en betrouwbare internetverbinding | Werkt zelfs met een onderbroken of beperkte internetverbinding |
Voordelen van asynchrone videocommunicatie
Werken op afstand komt steeds vaker voor: in 2023 zal 12,7% van de fulltime werknemers vanuit huis werken. Deze trend zal zich naar verwachting voortzetten: in 2025 zullen naar schatting 32,6 miljoen Amerikanen op afstand werken, wat neerkomt op ongeveer 22% van de beroepsbevolking.
Als reactie op deze trend zijn bedrijven op zoek naar efficiëntere communicatiemiddelen om medewerkers op afstand te betrekken.
Hoewel face-to-face communicatie waardevol is, is het niet altijd haalbaar om voor elke discussie of aankondiging videogesprekken te organiseren die in ieders agenda passen. Non-verbale signalen beïnvloeden echter wel hoe uw boodschap wordt geïnterpreteerd, dus het volledig afschaffen van face-to-face interactie is ook niet ideaal.
Hier zijn enkele voordelen van asynchrone communicatie:
1. Vereenvoudigt samenwerking tussen verschillende tijdzones
Het is een uitdaging om live vergaderingen te plannen voor teams in verschillende tijdzones. Met asynchrone vergaderingen kunnen teams naadloos communiceren zonder drukke agenda's en verschillende werktijden op elkaar af te stemmen.
2. Verhoogt de flexibiliteit
Flexibele werkregelingen bieden meer flexibiliteit en controle over uw agenda. Een dag vol verplichte vergaderingen kan echter uw vermogen om uw werkdag te structureren beperken. Asynchrone video kan het aantal vergaderingen verminderen, waardoor u meer controle over uw dag krijgt en u zich kunt concentreren op uw taken.
3. Verhoogt de productiviteit
Met asynchrone vergaderingen kunt u video content bekijken wanneer het u uitkomt.
Als u bijvoorbeeld 's ochtends het meest productief bent, kunt u een video bekijken en feedback geven wanneer u het scherpst bent, in plaats van dit aan het einde van de dag te doen.
4. Gemakkelijk te raadplegen
U kunt asynchrone vergaderingen pauzeren om pauzes te nemen, gedetailleerde aantekeningen te maken of naar relevante delen van de video te springen.
Dit maakt het eenvoudig om belangrijke informatie terug te vinden of delen waarover u vragen had nog eens door te nemen.
5. Zorgt voor veiligheid
Gelukkig hebben de meeste moderne asynchrone communicatietools ingebouwde functies voor veiligheid om uw gegevens en interacties te beveiligen.
Vaak hebt u een wachtwoord nodig om toegang te krijgen tot een video-opname of om de toegang te beperken tot specifieke teamleden om vertrouwelijke gegevens te beveiligen.
6. Ondersteunt de geestelijke gezondheid
Asynchroon werken vermindert stress doordat u grenzen kunt stellen, informatie beter kunt verwerken en prioriteit kunt geven aan uw mentale gezondheid.
Dit creëert een omgeving waarin diepgaand, ononderbroken werk kan gedijen, wat het algehele welzijn verbetert.
10 strategieën en best practices voor asynchrone videocommunicatie
Het primaire doel van zakelijke communicatie is het opzetten van een platform dat iedereen op de hoogte houdt en de vrije uitwisseling van informatie stimuleert.
Het managen van verspreide teams brengt echter uitdagingen met zich mee, vooral bij het implementeren van effectieve asynchrone communicatiemethoden die rekening houden met verschillende tijdzones en schema's.
Hier zijn 10 strategieën en best practices voor asynchrone videocommunicatie:
1. Gebruik een videocommunicatietool
Om uit te blinken in asynchrone communicatie, hebt u een tool nodig die is ontworpen om de duidelijkheid en efficiëntie te verbeteren. Gebruik krachtige samenwerkingssoftware, zoals ClickUp, om transparantie voor uw teams op afstand en hybride teams mogelijk te maken.
Als alles-in-één platform voor projectmanagement is ClickUp afgestemd op uw behoeften in verschillende sectoren en voor verschillende toepassingen. Of uw team nu hulp nodig heeft bij productmanagement of marketingcampagnes, ClickUp helpt u het werk te consolideren, de communicatie te vereenvoudigen en taken naadloos te beheren. Hier zijn enkele functies van ClickUp die asynchrone communicatie voor u gemakkelijker kunnen maken:
ClickUp Clips
Moet u complexe instructies communiceren of gedetailleerde feedback geven? ClickUp Clips is de functie die u nodig hebt!
Met deze ingebouwde tool voor schermopname kunt u uw boodschap duidelijk overbrengen door schermopnames te delen, waardoor lange e-mailketens of persoonlijke vergaderingen overbodig worden. Het is perfect voor het demonstreren van processen, het uitleggen van taken en het benadrukken van specifieke problemen.
Je toon kan gemakkelijk verkeerd worden begrepen bij het versturen van berichten, vooral bij personen die een ander dialect spreken of uit een andere cultuur komen. Daarom is het essentieel om communicatiemogelijkheden te creëren in verschillende formats, waaronder tekst, audio en video, om duidelijkheid te garanderen en misverstanden te voorkomen.
Door Clips te koppelen aan ClickUp Brain, de ingebouwde AI-assistent van ClickUp, kunt u ook:
- Opnames transcriberen
- Transcripten doorbladeren
- Fragmenten kopiëren voor andere contexten
- Zet de beschrijving van Clips om in een echte takenlijst
- Ga naar specifieke tijdcodes
Dit maakt het gemakkelijker om belangrijke punten te bekijken en te raadplegen zonder de hele video te bekijken.
Voor meer interactieve communicatie naast uw schermopnames kan ClickUp naadloos worden geïntegreerd met ClickUp Chat View, dat speciaal is ontworpen voor asynchroon werk. U hoeft niet meer te zoeken naar berichten en kunt ze gemakkelijk in uw eigen tempo bekijken en er actie op ondernemen.
ClickUp biedt andere geavanceerde functies voor asynchrone digitale samenwerking die een aanvulling vormen op Clips, zoals ClickUp-taken, met geneste opmerkingen waarmee teams ideeën kunnen bespreken.
ClickUp Chrome-extensie
Deze schermrecorderfunctie is toegankelijk via de Chrome-extensie van ClickUp, waardoor u gemakkelijk berichten en productiemateriaal kunt vastleggen zonder van platform te wisselen. Deze naadloze integratie helpt de werkstroom en continuïteit van uw werk te behouden, zodat al uw communicatie gecentraliseerd en gemakkelijk toegankelijk is.
ClickUp Brain
ClickUp Brain kan, afhankelijk van uw behoeften, fungeren als uw AI-kennismanager, AI-projectmanager en schrijfassistent. Het kan aanzienlijk helpen bij asynchrone communicatie door vergaderingen en berichtenthreads voor u samen te vatten. Traditionele stand-upvergaderingen kunnen bijvoorbeeld geconcentreerd werk verstoren. ClickUp Brain biedt een oplossing voor snelle teamupdates zonder dat dit ten koste gaat van de productiviteit.
Drie snelle tips om asynchrone communicatie te implementeren
- Shift updates naar korte video's: Teamleden kunnen korte updates opnemen over hun voortgang, knelpunten en aankomende taken. Deze updates kunnen worden ingediend via tekstberichten, spraakaantekeningen of korte schermopnames
- Consolideren en delen: Gebruik tools zoals ClickUp Brain om individuele updates te verzamelen en te organiseren. Het kan zelfs het proces automatiseren door teamleden te vragen om dagelijkse updates op basis van eerdere input
- Bekijk op uw gemak: Teamleden kunnen vervolgens in hun eigen tempo de geconsolideerde updates bekijken, waardoor ze geen speciale vergadering hoeven bij te wonen
Deze aanpak bevordert gefocust werken, waardoor teamleden hun werkdagen beter kunnen structureren.
ClickUp is ontworpen om teams te ondersteunen die in realtime samenwerken of asynchroon communiceren, zodat aan alle communicatiebehoeften binnen één platform wordt voldaan.
2. Opleidingsaanbod
Het introduceren van asynchrone communicatie betekent vaak dat er nieuwe tools, zoals ClickUp, op de werkplek moeten worden geïntegreerd. Het is belangrijk om er niet vanuit te gaan dat teamleden al bekend zijn met deze tools, vooral niet wat betreft het meest effectieve gebruik ervan.
Het verstrekken van trainingsmateriaal, zoals documenten en video's, en het aanwijzen van een duidelijk contactpunt voor vragen kan helpen om een soepele implementatie te garanderen.
Gebruik ClickUp Docs om trainingsmateriaal te maken. Stel uw trainingsdocument op, voeg afbeeldingen toe en misschien zelfs een lijst met opsommingstekens voor de belangrijkste punten. Met ClickUp Docs kunt u zelfs video's rechtstreeks in het document opnemen met behulp van ClickUp Clips!
Zodra uw trainingsdocument klaar is, kunt u het eenvoudig delen. Stel toestemmingen in zodat de juiste personen toegang hebben, of maak het document openbaar en stel het met een link beschikbaar voor iedereen. Nu kunnen uw cursisten in hun eigen tempo leren.
Pro tip: Kondig de bron aan in een Slack-kanaal of een gedeeld berichtenplatform, zodat iedereen op de hoogte blijft.
3. Stel duidelijke doelstellingen
Bepaal voordat u een asynchrone video maakt wat het doel ervan is en wat u wilt bereiken. Of het nu gaat om informeren, opleiden of overtuigen, een duidelijk doel zal de content sturen en ervoor zorgen dat deze relevant is voor het publiek.
Als u bijvoorbeeld een trainingsvideo voor nieuwe medewerkers maakt, is uw doel wellicht om hen kennis te laten maken met de bedrijfscultuur en het beleid.
4. Stel technologische richtlijnen op
Het is een goed idee om basisregels voor technologie op de werkplek in te voeren, waaronder richtlijnen voor asynchrone communicatiekanalen. Aangezien veel mensen hun eigen apparaten gebruiken om toegang te krijgen tot deze kanalen, kunnen nieuwe veiligheidsmaatregelen zoals VPN nodig zijn om bedrijfsgegevens te beschermen.
Bepaal wat u wilt prioriteren in uw asynchrone video's en instant messages, want niet alle berichten kunnen altijd asynchroon zijn.
U kunt bijvoorbeeld besluiten dat alle nieuwe berichten aan het einde van de volgende werkdag moeten worden behandeld. Misschien kunt u een virtueel Slack-kanaal creëren voor discussies die niets met het onderwerp te maken hebben!
5. Transparante communicatie in de praktijk
Vertrouwen kan afnemen wanneer communicatie voornamelijk verschuift naar asynchrone kanalen, vooral als teamleden op afstand werken. Creëer een cultuur van radicale transparantie door iedereen in uw team consequent open en eerlijk te communiceren.
Stel bijvoorbeeld dat u een project beheert met een verspreid team. In plaats van alleen updates te delen tijdens geplande vergaderingen, kunt u een gedeeld ClickUp-document gebruiken om een projectdagboek bij te houden.
Werk dit dagboek regelmatig bij met de voortgang, uitdagingen en volgende stappen. Moedig teamleden aan om hun bijdragen, ideeën en feedback toe te voegen. Zo blijft iedereen op de hoogte van de status van het project, de genomen beslissingen en eventuele obstakels, wat het vertrouwen en de samenwerking bevordert.
6. Houd het beknopt
De aandachtsspanne is kort, vooral in een digitale omgeving. Houd uw video's kort en bondig en concentreer u op de sleutel boodschap of informatie die u wilt overbrengen.
Vermijd onnodige details of langdradige uitleg. Als u bijvoorbeeld een productdemonstratievideo maakt, concentreer u dan op de belangrijkste functies en voordelen in plaats van uitgebreid in te gaan op elk aspect van het product.
Pro tip: Deel getranscribeerde aantekeningen of gemarkeerde tekst samen met uw video om extra context te bieden.
7. Vraag om feedback
Moedig de leden van uw team aan om met nieuwe tools te experimenteren en feedback te geven. De realiteit op de werkvloer kan aanzienlijk verschillen van uw perceptie als leidinggevende of manager.
Nodig hen ook uit om hun mening te geven over communicatie op de werkplek en project werkstromen en manieren voor te stellen om deze te verbeteren. Als u feedback wilt verzamelen via asynchrone video's, kan ClickUp Redactie handig zijn. Hiermee kunt u afbeeldingen, video's en pdf's van aantekeningen voorzien en ruimte creëren voor gedetailleerde feedback.
Zo helpt Redactie van ClickUp:
- Werk met PNG-, GIF-, JPEG-, WEBP-, video- en PDF-bestanden
- Wijs opmerkingen toe aan teamleden om aan te geven wie actie moet ondernemen
- Zorg ervoor dat feedback later gemakkelijk toegankelijk is, zodat u een overzicht van uw werk hebt
- Bespaar tijd door precies aan te geven waar u het met uw team over hebt
8. Wees niet bang voor overcommunicatie
Aangezien ontvangers berichten kunnen lezen wanneer het hen uitkomt, helpt het om alle nodige informatie vooraf te verstrekken om duidelijkheid te garanderen en de noodzaak van vervolgvragen te verminderen.
Overcommunicatie kan in deze context nuttig zijn, omdat het de ontvangers in staat stelt de boodschap volledig te begrijpen en zonder vertraging de nodige maatregelen te nemen. Deze aanpak zorgt voor efficiëntie en effectiviteit in asynchrone communicatie, wat bijdraagt aan een vlottere werkstroom en een betere samenwerking.
9. Houd een professionele toon aan
Hoewel asynchrone communicatie flexibeler is, moet u zich in uw video's professioneel gedragen. Kleed u gepast en spreek duidelijk en zelfverzekerd. Gebruik geen slang of informele taal, tenzij dit gepast is voor uw publiek.
Als u een video maakt voor interne communicatie binnen uw bedrijf, kunt u een informelere toon gebruiken dan wanneer u een video maakt voor externe belanghebbenden.
10. Maak asynchrone communicatie niet synchroon
Houd asynchrone communicatie asynchroon! Als u bijvoorbeeld snel e-mails begint uit te wisselen met een collega, gebruikt u in feite e-mail synchroon en schept u een precedent voor toekomstige interacties.
Het niet instellen van duidelijke richtlijnen kan de grenzen vervagen en de verwachtingen ten aanzien van de communicatie verwarren. Het is belangrijk om het asynchrone karakter van de communicatie te behouden, zodat iedereen de afgesproken tijdlijnen begrijpt en naleeft.
We hopen dat deze tips voor thuiswerken en best practices voor asynchrone videocommunicatie u zullen helpen de productiviteit en samenwerking in uw werkomgeving te verbeteren.
Door deze strategieën te implementeren, kunt u asynchrone communicatietools zoals ClickUp gebruiken om werkstromen te vereenvoudigen, de communicatie binnen teams te verbeteren en uw doelen efficiënter te bereiken.
Potentiële risico's en hoe deze te beperken
Asynchrone videotools bieden ongetwijfeld flexibiliteit en gemak voor samenwerking op afstand.
Aan deze voordelen zijn echter ook potentiële risico's verbonden die u moet aanpakken om een soepele en veilige samenwerking te garanderen.
Laten we eens kijken naar enkele van deze risico's en manieren onderzoeken om ze te beperken.
Analyse van het probleem van zoombombing in synchrone videogesprekken
Voordat we verder gaan, moeten we eerst begrijpen wat zoombombing is!
Zoombombing verwijst naar het ongeoorloofd binnendringen van een videovergadering of een conferentiegesprek. Hoewel asynchrone videocommunicatie doorgaans niet met dit specifieke risico wordt geconfronteerd, kunnen andere vormen van ongeoorloofde toegang of datalekken zich wel voordoen.
Om dergelijke inbreuken te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat het door u gekozen platform robuuste veiligheidsfuncties biedt. Overweeg het gebruik van end-to-end-encryptie, sterke wachtwoorden en toegangscontrole. Informeer uw team over het belang van veilige communicatiepraktijken en houd uw veiligheidsprotocollen up-to-date.
Het belang van gegevensbeveiliging en privacy in videocommunicatie
Gegevensbeveiliging en privacy, inclusief asynchrone videotools, zijn belangrijk bij elke vorm van communicatie.
Gebruik een platform dat voldoet aan de regelgeving inzake gegevensbescherming, zoals de AVG of CCPA, om gevoelige informatie te beschermen. Versleutel uw videobestanden in rust en tijdens het transport en beperk de toegang tot geautoriseerd personeel.
Controleer en actualiseer bovendien regelmatig uw veiligheidsmaatregelen om potentiële bedreigingen te voorkomen.
Als u ClickUp al op uw werk gebruikt, voeg dan een samenwerkingslaag toe door te kiezen voor ClickUp's Zoom-integratie om vergaderingen binnen ClickUp te organiseren.
Deze integratie kan de veiligheid op verschillende manieren verbeteren:
- Gecentraliseerde communicatie: Door Zoom-vergaderingen binnen ClickUp te hosten, centraliseert u de communicatie en hoeft u minder vaak tussen verschillende platforms te schakelen, waardoor het risico op inbreuken op de veiligheid tot een minimum wordt beperkt
- Toegangscontrole: De integratie van ClickUp met Zoom biedt extra functies voor toegangscontrole, zodat u deelnemers aan vergaderingen effectiever kunt beheren en het risico op ongeoorloofde toegang kunt verminderen
- Gegevensversleuteling: Zowel ClickUp als Zoom geven prioriteit aan gegevensveiligheid en bieden versleuteling voor communicatie en het delen van bestanden. Door ze samen te gebruiken, kunt u ervoor zorgen dat uw vergaderingen en gedeelde gegevens beschermd blijven
- Geconsolideerde veiligheidsmaatregelen: Beide tools werken hun veiligheidsmaatregelen regelmatig bij om nieuwe bedreigingen het hoofd te bieden. Door ze te integreren, profiteert u van hun gezamenlijke inspanningen om de veiligheid te verbeteren
Door deze veiligheidsmaatregelen en Zoom-tips te volgen, kunt u werken op afstand voor uzelf en uw team gemakkelijker en veiliger maken.
Start asynchrone videocommunicatie met ClickUp
Hoewel synchrone communicatie als de 'norm' wordt beschouwd, is er een betere manier!
Asynchrone communicatie biedt meer flexibiliteit en kan stress bij uw werknemers verminderen. Het helpt ook om een evenwicht tussen werk en privéleven te creëren voor werknemers op afstand door de druk om constant verbonden te blijven te verlichten.
En als u uw asynchrone communicatie wilt optimaliseren, waarom maakt u dan geen gebruik van ClickUp?
ClickUp biedt verschillende functies om de samenwerking binnen teams te verbeteren, waaronder taakbeheer, het delen van bestanden en schermopnames. Deze tools kunnen u en uw team helpen om georganiseerd te blijven, in uw eigen tempo te communiceren en uw doelen efficiënter te bereiken in een omgeving waarin op afstand wordt gewerkt.
Probeer ClickUp gratis om de productiviteit te verhogen en uw team kostbare tijd te besparen!
Veelgestelde vragen (FAQ's)
Wat is het verschil tussen asynchrone en synchrone video?
Asynchrone video's zijn vooraf opgenomen content die kijkers in hun eigen tempo kunnen bekijken, zoals opgenomen lezingen, trainingsvideo's en on-demand webinars. Synchrone video's zijn daarentegen live, realtime video-interacties waarbij deelnemers tegelijkertijd met elkaar communiceren, zoals videoconferenties, livestreaming en virtuele vergaderingen.
Wat is asynchrone videocommunicatie?
Asynchrone videocommunicatie verwijst naar de uitwisseling van vooraf opgenomen content of asynchrone videoboodschappen die op verschillende momenten kunnen worden weergegeven. Zo kunnen deelnemers reageren op de content en ermee aan de slag gaan wanneer het hen uitkomt.
Wat betekent synchrone video?
Synchrone video verwijst naar live interacties waarbij deelnemers in realtime videogesprekken voeren. Dit omvat videoconferenties, livestreaming en virtuele vergaderingen waarbij deelnemers direct met elkaar kunnen communiceren.
Zijn videogesprekken asynchroon?
Nee, videogesprekken zijn synchroon. Het gaat om realtime communicatie via een computerscherm of andere mobiele apparaten waarbij deelnemers elkaar direct kunnen zien en horen, vergelijkbaar met face-to-face interacties.
Wat betekent synchroon?
Synchroon verwijst naar gebeurtenissen of processen die gelijktijdig of in realtime plaatsvinden. In de context van videocommunicatie gaat het bij synchrone interacties om videogesprekken tussen deelnemers, zoals een Zoom-gesprek.