Het 'vrijdaggevoel' is net zo reëel als de Monday blues.
Als je je op vrijdagmiddag wel eens lusteloos voelt op het werk, ben je niet de enige. Uit een onderzoek uit 2023 blijkt dat werknemers op vrijdag meer typefouten maken en minder productief zijn.
Vrijdag is immers de dag van de week waarop de dopamine-rush van het scrollen door TikTok je het beste behaalt. Die e-mail die je moest schrijven? Laten we die maar in het weekend doen, zeg je tegen jezelf.
En zo wordt de lijst met taken die nog moeten worden afgehandeld steeds langer, waardoor u uw weekendplannen moet wijzigen of uw maandagochtend de week erna ondraaglijk hectisch wordt.
Maar wat maakt vrijdag minder productief en hoe kun je deze situatie omdraaien?
Lees verder voor enkele beproefde tips om uw vrijdag net zo productief te maken als de rest van de week.
De productiviteitsdip op vrijdag begrijpen
Stress en vermoeidheid die zich gedurende de week hebben opgestapeld, zijn enkele van de mogelijke oorzaken van de productiviteitsdaling op vrijdagmiddag. Het psychologische effect van het uitkijken naar het weekend kan werknemers afleiden van hun taken, wat leidt tot een daling van de productiviteit.
Naarmate de week vordert, neemt de urgentie om taken te voltooien af, met als resultaat dat er minder werk wordt gedaan.
De impact van werken op afstand op de productiviteit op vrijdag
Volgens Forbes biedt werken op afstand flexibiliteit, maar is het een uitdaging om de productiviteit op peil te houden. Het ontbreken van vaste kantooruren kan leiden tot een daling van de productiviteit, vooral tegen het einde van de week.
Aan de andere kant verbetert werken op afstand weliswaar de balans tussen werk en privé, maar kan het ook de grenzen tussen privé en werk doen vervagen. Dit kan leiden tot burn-out en verminderde productiviteit tegen het einde van de werkweek.
Kortere werkweken en de mogelijke gevolgen voor de productiviteit
Onlangs heeft Spanje een proefversie uitgevoerd om de impact van een vierdaagse werkweek op de productiviteit en het stressniveau van werknemers te evalueren. De resultaten toonden aan dat werknemers na de proefversie productiever waren op het werk. Ze voelden zich gezonder, minder gestrest, minder moe en meer tevreden.
De wet van Parkinson stelt dat werk zich uitbreidt om de beschikbare tijd te vullen. Kortere werkweken verhogen de efficiëntie omdat werknemers gemotiveerd zijn om taken binnen een beperkt tijdsbestek te voltooien. Het kan ook de balans tussen werk en privéleven van werknemers verbeteren, wat de geestelijke gezondheid en de tevredenheid op het werk ten goede komt.
Ondanks de voordelen zijn korte werkweken nog geen wereldwijde norm. Tot die tijd moet u verstandig omgaan met uw vrijdagen en een oplossing bedenken om productief te blijven zonder uw welzijn in gevaar te brengen.
Strategieën om uw productiviteit op vrijdag te verhogen
Laten we eens kijken naar enkele van de beste strategieën om de productiviteit op vrijdag te verhogen. Pas ze toe en geniet van een zorgeloos weekend en een minder stressvolle Monday!
1. Begin je dag vroeg
Vrijdag voelt vaak als een extensie van het weekend, waardoor je geneigd bent om nog een uurtje langer in bed te blijven liggen voordat je aan je dag begint. We houden er allemaal van om wat slaap in te halen, maar op vrijdag is dat misschien niet het beste voor je productiviteit.
Begin je dag in plaats daarvan vroeg, volg je ochtendroutine en ga op tijd naar je bureau. Wees consistent in hoe je je dag begint en op welk tijdstip, zelfs op vrijdag, zodat de volgende acht uur aanvoelen als een gewone werkdag.
Duik niet meteen in moeilijk werk. Besteed het eerste werkdaguur aan het doornemen van je werkplan. Controleer de voortgang die jij en je team deze week hebben geboekt, analyseer of sommige taken extra middelen vereisen en pas het abonnement indien nodig aan.
Als je nog geen raamwerk voor je werkplanning hebt, kun je eens kijken naar ClickUp, een platform voor project- en taakbeheer dat diverse sjablonen biedt voor het plannen van taken en werklast.
Met de sjabloon 'Work Plan Whiteboard' van ClickUp kunt u bijvoorbeeld uw projectdoelstellingen definiëren, de voortgang meten, processen analyseren om probleemgebieden te identificeren, processen en prestaties verbeteren en controle houden over nieuwe processen. Dit alles zorgt ervoor dat u uw prestaties en productiviteit gedurende de hele week op peil houdt.
Met deze kant-en-klare, volledig aanpasbare sjabloon kunt u:
- Projectdoelen schetsen
- Krijg een uitgebreid overzicht van uw project met automatische statusupdates
- Organiseer taken met de naadloze functie voor slepen en neerzetten
- Taken toevoegen of verwijderen
- Taakverdeling voor teamleden
- Lokaliseer knelpunten en pak ze meteen aan om de prestaties te verbeteren
Kijk terug en evalueer alles wat je in een week of maand hebt bereikt, en begin je vrijdag met een positieve, energieke aantekening!
2. Prioriteer taken
Productieve werknemers nemen de tijd om te analyseren welke taken het verschil maken en zetten die vervolgens bovenaan hun takenlijst. Voeg deze strategie toe aan je productiviteitsabonnement om het meeste uit je vrijdag te halen.
Het proces bestaat uit twee stappen:
- Verdeel het werk in kleinere, behapbare actie-items
- Prioriteer de actie-items op basis van hun belangrijkheid en urgentie
ClickUp-taken zijn gemaakt om projectplanning, werkstroomorganisatie en samenwerking te vereenvoudigen en kunnen u helpen bij deze stappen.
Je kunt ClickUp-taken gebruiken om:
- Verdeel projecten in kleine taken
- Taak toewijzen aan één of meerdere team leden
- Communiceer en deel middelen met taakopmerkingen
- Voeg aangepaste tags toe om ze snel uit verschillende locaties te halen
- Stel herinneringen in voor terugkerende taken
Zodra je taken klaar zijn, gebruik je ClickUp-taakprioriteiten om:
- Taken markeren als Urgent, Hoog, Normaal en Laag
- Sorteer taken op prioriteit en geef een tijdsinschatting voor elke taak
- Maak een actieplan met prioriteiten naast elke taak
- Gebruik afhankelijkheid in ClickUp om te bepalen welke taken wachten op de voltooiing van andere actie-items
Wanneer je meerdere projecten met een heleboel taken en subtaken moet afhandelen, is het een uitdaging om ze snel te sorteren en prioriteiten te stellen. De sjabloon 'Prioriteitsmatrix' van ClickUp biedt een naadloze oplossing voor dit probleem, waardoor je taken kunt visualiseren op basis van hun belangrijkheid en urgentie.
Laten we eens kijken hoe de matrix werkt:
- Kwadrant 1 staat voor taken met een hoge urgentie en een laag belang (Nog te doen)
- Kwadrant 2 staat voor taken met een hoge urgentie en een hoog belang (eerst doen)
- Kwadrant 3 staat voor taken met een lage urgentie en een laag belang (laatst doen)
- Kwadrant 4 staat voor taken met een lage urgentie en een hoog belang (later doen)
Terwijl u uw taken in de kwadranten indeelt, krijgt u inzicht in welke taken onmiddellijke aandacht vereisen en welke u later kunt uitvoeren. Het sjabloon zorgt ervoor dat teams met verschillende functies op één lijn zitten wat betreft de volgorde van taken. Teamleden kunnen dit raamwerk gebruiken om de voortgang bij te houden en deadlines te halen.
Pro tip: Overweeg om de Eisenhower-matrix te gebruiken om je tijd beter te beheren en je inspanningen eerst op de meest zinvolle taken te richten.
3. Abonnement
Als je vastloopt bij een taak, forceer het dan niet. Leg het even opzij en werk aan iets dat niet zo vermoeiend is, zoals het plannen van de komende week. Volg deze stappen en bereid je voor op een productieve week:
- Sorteer je prioriteiten voor de taken van volgende week
- Stel wekelijkse doelen voor jezelf (en voor je team, als je teamleider of manager bent)
- Blokkeer tijd voor belangrijke vergaderingen of andere tijdgevoelige gebeurtenissen
- Plan dagelijkse activiteiten afgestemd op het wekelijkse doel
Als je werk bestaat uit het beheren van complexe projecten, meerdere taken en afhankelijkheden en terugkerende gebeurtenissen, kost het handmatig plannen ervan veel tijd. Maar niet als je de sjablonen voor tijdblokken van ClickUp hebt!
De sjabloon voor het blokkeren van de planning van ClickUp is een raamwerk voor het bijhouden van eerdere, huidige en toekomstige toewijzingen. Je kunt het aanpassen aan zowel persoonlijke als werkgerelateerde planning.
Hier zijn een paar tips voor het gebruik van dit sjabloon om je wekelijkse planning op orde te houden:
- Geef prioriteit aan de belangrijkste taken
- Taakafhankelijkheden begrijpen
- Abonnementen en blokken intuïtief plannen
- Stel tijdlijnen in voor het voltooien van taken
- Visualiseer welke taken hoeveel tijd kosten
- Neem vrije tijd op in het abonnement
Door je week op deze manier te plannen, blijf je beter georganiseerd, elimineer je afleidingen en beheer je al je taken op één centrale locatie. Je hoeft niet meer door e-mails, chats en spreadsheets te bladeren om je wekelijkse takenlijst te bekijken.
Snelle werk-privé-tip om productief te blijven: vergeet bij het blokken van tijd voor verschillende taken niet om ook wat tijd te reserveren om te rusten en nieuwe energie op te doen!
4. Maak effectief gebruik van pauzes
Alleen maar werken en geen ontspanning is funest voor de productiviteit. Als u de productiviteit wilt maximaliseren zonder uw welzijn in gevaar te brengen, zijn regelmatige pauzes tussen taken door noodzakelijk.
Probeer de Pomodoro-techniek eens als je dat nog niet hebt gedaan: werk 25 minuten aan een taak, neem dan 5 minuten pauze en ga vervolgens verder met de volgende taak. Je kunt de tool voor tijdregistratie van ClickUp gebruiken om het blok van 25 minuten vast te leggen op een apparaat naar keuze.
Je hebt ook de mogelijkheid om aantekeningen toe te voegen aan elk tijdsblok, zodat je aan het einde van de dag kunt terugkijken waar je je tijd aan hebt besteed.
Naast deze pauzes van 5 minuten moet je ook voldoende tijd inplannen om je hoofd leeg te maken, stress van je af te schudden en je concentratie te behouden, vooral op vrijdag. Dat kan een wandeling van 15 minuten in het park zijn of een dutje van 30 minuten in de middag – wat voor jou het beste werkt.
De sjabloon voor dagelijkse tijdblokken van ClickUp kan je hierbij helpen. Hiermee kun je een productieve dag hebben en je werk-privébalans optimaliseren.
Deze sjabloon is ontworpen voor professionals die veel verschillende taken hebben en de hele dag door met meerdere taken jongleren. De sjabloon helpt u bij het volgende:
- Visualiseer de belangrijkste taken en plan ze in tijdens de meest productieve uren
- Bepaal welke taken je op dit moment moet uitvoeren, later moet inplannen, delegeren of verwijderen
- Stel voor elke taak een realistische tijdsinschatting vast om te voorkomen dat je te veel hooi op je vork neemt
- Blokkeer tijd voor hobby's, ontspanning en reflectie, zodat je niet uitgeput raakt
Volg het sjabloon en onderneem dagelijks actie om dichter bij je doelen te komen, terwijl je ook voldoende tijd besteedt aan je rente buiten het werk.
5. Organisatietips voor een hogere productiviteit
Je bureau opruimen – net als je bed opmaken – is misschien een triviale bezigheid, maar het is een krachtige stimulans voor je productiviteit. Beide taken geven je het gevoel dat je iets hebt bereikt – een geweldig gevoel om de dag mee te beginnen.
Een opgeruimde werkruimte (of u nu thuis of op kantoor werkt) houdt afleidingen op afstand. Als er bijvoorbeeld documenten en bestanden over uw bureau verspreid liggen, wordt het moeilijk om het juiste document op het juiste moment te vinden en raakt u afgeleid van uw taak.
Als je daarentegen een paar minuten de tijd neemt om je bureau op te ruimen, kun je snel vinden wat je zoekt en heb je een productieve dag zonder afleiding. Bovendien voelt een opgeruimd bureau uitnodigender aan dan een rommelig bureau.
Dit geldt ook voor je computerscherm. Met een tool voor bestandsbeheer zoals ClickUp kun je projectgerelateerde documenten, bestanden, pdf's en andere bronnen categoriseren in aparte mappen met tags, zodat je ze snel terug kunt vinden.
6. Communicatie en vergaderingen op vrijdag
Als u op vrijdag vergaderingen moet bijwonen, plan deze dan in de namiddag (of wanneer u minder productief bent). Intensieve taken zoals het ontwikkelen van een casestudy of hardcore coderen vereisen uw volledige aandacht, dus kunt u deze taken beter voor een ander moment reserveren.
Tijdens vergaderingen praat u met uw teamleden of clients, werkt u samen aan ideeën en bespreekt u updates van projecten, waardoor het werk minder eentonig lijkt.
Vergaderingen zijn echter niet altijd productief. Vermijd onnodige vergaderingen indien mogelijk en schakel over op asynchrone communicatie wanneer u input of verduidelijking van teamleden nodig hebt.
Dit is waar de chatweergave van ClickUp kan helpen.
- Communiceer met interne en externe stakeholders en wijs actiepunten toe met de functie [@]vermelding of toegewezen opmerkingen bij taken
- Deel links naar webpagina's, bestanden, spreadsheets en andere bijlagen
- Formatteer uw bericht met code-blokken, lijsten met opsommingstekens en banners om de duidelijkheid te behouden
Asynchroon werken bespaart tijd en minimaliseert de noodzaak om van context te wisselen (d.w.z. je focus verleggen van de ene taak naar de andere, zoals een vergadering bijwonen met het customer success team en weer verdergaan met coderen), waardoor je op vrijdag meer werk kunt verzetten.
Een productieve en evenwichtige werkweek met ClickUp
Werknemers zijn op vrijdag niet op hun productiefst. Maar tegelijkertijd kunt u het zich niet veroorloven om het rustig aan te doen: een luie vrijdag leidt vaak tot een vreselijke maandagochtend waarop u de verloren productiviteit moet inhalen.
Naast de hierboven besproken strategieën kan ClickUp je helpen om de laatste werkdag van de week zonder problemen door te komen. De dagelijkse plannerfuncties houden je op schema met je taken, helpen je prioriteiten te stellen en houden je in contact met teamleden als je ergens tegenaan loopt.
En je kunt eindelijk het vrijdaggevoel verwelkomen en de weekendmodus activeren zonder dat dit ten koste gaat van je productiviteit op vrijdag. Neem een voorsprong en maak van vrijdag je meest productieve dag. Ga vandaag nog aan de slag met ClickUp!