De voorwaarde voor grote projectuitvoering is strategische planning.
Het gaat om het definiëren van de projectomvang taken beschrijven, prioriteiten stellen, tijdlijnen van projecten inschatten, belanghebbenden beheren en middelen toewijzen. 📑
Maar dit is nog niet alles. Je moet het project ook voortdurend volgen, de kwaliteit van de deliverables garanderen, silo's elimineren en potentiële risico's identificeren en voorkomen.
Dit vereist handmatige inspanning en laat ruimte voor fouten, vooral als je tegelijkertijd aan meerdere projecten werkt. Sjablonen voor projectbeheer zijn een uitstekende manier om projectmanagementprocessen te automatiseren en te standaardiseren. Dit helpt je veel tijd en middelen te besparen.
In deze blog delen we de vijf beste Excel-sjablonen voor projectmanagement die je kunt gebruiken voor efficiënte projectplanning en volgen.
Wat zijn Project Management Excel Sjablonen?
Projectmanagement Excel-sjablonen zijn vooraf opgemaakte Excel-spreadsheets met een gestructureerde lay-out voor projectplanning en -tracering. Het zijn efficiënte kaders voor het toewijzen van resources, het maken van projectbudgetten, het vaststellen van tijdlijnen, het opstellen van projectrapporten en het beoordelen van de voortgang.
Je kunt deze sjablonen voor projectbeheer aanpassen aan je vereisten, doelen en belanghebbenden.
Maar hoe kom je erachter welke sjabloon geschikt is? Laten we dat eens uitzoeken.
Wat maakt een goed Excel-sjabloon voor projectmanagement?
Het is eenvoudig: een goede sjabloon moet uw leven gemakkelijker maken.
Enkele van de beste Excel sjablonen voor projectbeheer zijn duidelijk, gebruiksvriendelijk, gemakkelijk aanpasbaar, schaalbaar en kunnen naadloos worden geïntegreerd met populaire projectmanagementsoftware .
Hier zijn enkele belangrijke elementen die een goede sjabloon maken.
Flexibiliteit en aanpassing
- Aanpasbaar aan verschillende projecttypen: De sjabloon moet aanpasbaar zijn aan verschillende projectgroottes, complexiteiten en methodologieën (bijv. Agile, Waterval)
- Makkelijk aan te passen: U moet gemakkelijk secties kunnen toevoegen, verwijderen of aanpassen
Belangrijkste functionaliteit
- Samenwerkend taakbeheer: Volg taken, afhankelijkheden, deadlines en voortgang. Denk aan functies als slepen-en-neerzetten en voortgangsbalken
- Budgettering enmiddelentoewijzing: Traceer projectkosten, uitgaven en budgetafwijkingen. Eenvoudige invoer en visualisatie van financiële gegevens
- Rapportage: Genereer rapporten over de voortgang van het project, het gebruik van middelen en de prestaties van het budget
Visuele aantrekkingskracht en bruikbaarheid
- Schoon en professioneel ontwerp: Gebruik duidelijke opmaak, consistente lettertypen en kleuren om de leesbaarheid en visuele aantrekkingskracht te verbeteren
- Intuïtieve lay-out: Organiseer informatie logisch en gebruik duidelijke labels zodat u gemakkelijk kunt vinden wat u nodig hebt
Extra overwegingen
- Beveiliging: Overweeg bij gezamenlijk gebruik wachtwoordbeveiliging of andere beveiligingsmaatregelen
- Versiebeheer: Implementeer mechanismen voor versiebeheer om wijzigingen bij te houden en indien nodig terug te draaien
Met deze essentiële mogelijkheden in gedachten, laten we je kennismaken met enkele van de handigste Excel-sjablonen voor projectmanagement.
5 Excel-sjablonen voor projectbeheer om te gebruiken in 2024
Hier zijn de vijf beste Excel-sjablonen die je in 2024 kunt gebruiken voor het optimaliseren van projectmanagement.
1. Excel Project Tracker Sjabloon 📑
via Microsoft Als u meerdere projecten tegelijk uitvoert, kan de Excel Project Tracker Sjabloon is voor jou. Deze tracker verdeelt verschillende taken binnen een project in verschillende categorieën om het monitoren te vereenvoudigen.
Volg met deze sjabloon de begin- en einddatum van een project en welke projectcategorie aan welk teamlid is toegewezen. Het helpt bij het beheren van deadlines en maakt een efficiënte toewijzing van middelen mogelijk.
Zodra de projecten zijn afgerond, kun je de tijd analyseren die verschillende projecten in beslag hebben genomen en de redenen achter de vertraging en andere projecten dienovereenkomstig optimaliseren.
Het beste deel? Je kunt het aanpassen en draaitabellen en grafieken toevoegen voor een beter begrip van de voortgang van verschillende projecten. Deze sjabloon downloaden
2. Excel Project Te Doen Lijst Sjabloon 📊
via Microsoft Als je een duidelijk en gedetailleerd overzicht wilt van elke taak binnen een project, download dan de Excel Project To Do List Sjabloon . Het is compleet met alle essentiële functies van een takenlijst. Je kunt de grootste projecten onderverdelen in specifieke 'Activiteiten', elk met een deadline, budget en voortgangspercentage.
Je kunt ook specifieke notities of herinneringen toevoegen voor elke activiteit om het project te stroomlijnen en alle belanghebbenden altijd op de hoogte te houden.
De Excel-gegevensbalken die aan de spreadsheet zijn toegevoegd, geven een visueel overzicht van de algehele voortgang. Dit is een uitstekende sjabloon om wekelijkse, maandelijkse en driemaandelijkse activiteiten te plannen voor je BHAG's (Big, Hairy, Audacious Goals). Deze sjabloon downloaden
3. Excel Project Tijdlijn Sjabloon 🗓️
via Microsoft Deze Excel Project Tijdlijn Sjabloon is een uitstekend hulpmiddel voor projectmanagers die de voorkeur geven aan een visuele eerste en vereenvoudigde weergave van gegevens boven informatie verpakt in eindeloze rijen of kolommen.
De sjabloon biedt een visuele kaart van de algemene tijdlijn van het project. Voeg uw mijlpalen, vervaldatums en de namen van de teamleden die aan specifieke taken werken toe aan de sjabloon en u krijgt een tijdlijndiagram van alle mijlpalen van het project.
Wanneer heb je deze sjabloon nodig? Elke keer als je in paniek raakt dat een project achterloopt op schema. Het zal jou en je team motiveren om een tandje bij te schakelen en twee keer zo hard te werken. Deze sjabloon downloaden
4. Excel Gantt Grafiek Sjabloon 📈
via Microsoft De Excel Gantt Grafiek Sjabloon is een geavanceerd hulpmiddel om de voortgang van een project visueel bij te houden. Terwijl de andere Excel-sjablonen voor projectmanagement een overzicht geven van het project, gaat deze sjabloon in op ingewikkelde details.
Voeg de taakdetails toe in de kolom mijlpaalbeschrijving. Voer vervolgens relevante categorieën in, waaronder projectdoelen en mijlpalen, of pas de Sjabloon Gantt-diagram om informatie op te nemen die relevant is voor jou, je team en je belanghebbenden bij het project.
Vermeld vervolgens de begindatum van de taak, wijs deze toe aan een lid en stel het aantal dagen in dat nodig is om de taak te voltooien.
Je moet steeds het percentage van een voltooide taak toevoegen. Het resultaat? Je weet welke taken op schema liggen, welke taken een laag/middelhoog/hoog voltooiingsrisico hebben en welke taken niet zijn toegewezen.
Hoewel je even moet wennen aan deze sjabloon, is het leuke eraan dat hij verkrijgbaar is in lichte, donkere en kleurgecodeerde thema's, waardoor het een visuele traktatie is om mee te werken. Deze sjabloon downloaden
5. Excel Projectprestaties sjabloon ✅
via Microsoft De Excel Project Performance Sjabloon is iets complexer dan sommige andere Excel-sjablonen voor projectbeheer.
Maar als je er eenmaal mee vertrouwd bent, kun je er financiële inzichten op hoog niveau uit afleiden over de prestaties van een project, vooral met betrekking tot het genereren van daadwerkelijke inkomsten. Je kunt de financiële gezondheid van elk project evalueren door het budget voor een project te vergelijken met de totale gemaakte kosten en de hoeveelheid budgetoverschrijding.
Het is een van de beste Excel-sjablonen voor het analyseren van de werkelijke waarde van een project voor een bedrijf. Je kunt het gebruiken om de efficiëntieratio's voor kosten en planning bij te houden. Deze sjabloon downloaden
Beperkingen van het gebruik van Excel voor projectbeheer en -tracering
Hoewel Excel-sjablonen een standaard, transparant en efficiënt kader voor projectmanagement bieden, kunnen ze moeilijk te gebruiken zijn. Ze kunnen fout gaan door een te grote afhankelijkheid van handmatige gegevensinvoer.
Hier zijn enkele uitdagingen waarmee u kunt worden geconfronteerd bij het gebruik van Excel voor projectbeheer:
1. Gebrek aan automatisering
Het bijhouden van taken, beheren van risico's en communiceren met belanghebbenden kost tijd en moeite. In deze chaos is het handmatig bijwerken van gegevens het laatste wat je wilt doen.
Maar met Excel heb je geen andere optie. Je moet alles overtypen, of het nu is om inzichten te genereren of om de projectstatus bij te werken.
2. Moeite om de voortgang van een project bij te houden
Naadloze samenwerking is de basis van effectief projectmanagement.
Maar je kunt de voortgang in realtime niet bijhouden of blokkades identificeren in Excel, vooral niet voor grote teams die aan één project werken.
3. Onvermogen om Excel met andere tools te integreren
Projectbeheer vereist het delen van gegevens via verschillende platforms. U hebt tools nodig die naadloos kunnen integreren met andere toepassingen.
Je kunt bijvoorbeeld een projectmanagementplatform zoals ClickUp integreren met Slack en taken maken van projectdiscussies. Excel kan echter niet zo gemakkelijk worden geïntegreerd met andere platforms.
4. Beperkte gegevensvisualisatie
Hoe zou u de tijdlijnen van uw projecten het liefst bekijken - door een kolom meerdere keren aan te vinken in een Excel-sheet of door een visuele tijdlijn te openen in een intuïtief dashboard?
De tweede optie is gemakkelijker maar niet haalbaar in Excel. Echter, met hulpmiddelen voor projectbeheer zoals ClickUp, kunt u projecttijdlijnen, middelen, budgettoewijzing en prestaties visualiseren op basis van verschillende statistieken.
Maak kennis met ClickUp: Het beste Excel-alternatief voor projectbeheersjablonen
Digitalisering verandert industrieën ten goede; projectmanagement is daarop geen uitzondering. Excel-sjablonen volstaan niet langer. U hebt projectmanagementsoftware zoals ClickUp voor meer geavanceerde functionaliteiten. ClickUp projectmanagementsjablonen helpen bij een betere planning, optimalisatie, tracering en analyse. Hier zijn 10 sjablonen die je moet overwegen als alternatief voor Excel-sjablonen voor projectbeheer.
1. ClickUp projectmanagement sjabloon
Verbeter de projectefficiëntie door taken in verschillende fasen voortdurend te bewaken met de ClickUp Projectmanagementsjabloon
Gedetailleerde planning en uitvoering zijn van vitaal belang voor het succes van elk project. De ClickUp Projectmanagement Sjabloon is een uitstekend hulpmiddel om verschillende projecttaken efficiënt te plannen en knelpunten te identificeren in een vroeg stadium.
Het biedt een stappenplan waarmee je door de hele levenscyclus van een project kunt navigeren. Dit is hoe.
Eerst voegt u taken toe en groepeert u ze in vier categorieën: niet gestart, in beoordeling, in uitvoering en bijwerken vereist. Je kunt nieuwe taken toevoegen onder elke categorie of de taken verschuiven tussen verschillende categorieën.
Voeg vervolgens de afdeling voor elk project toe, selecteer de prioriteit, voeg een projectbeschrijving toe en definieer de belangrijkste prestatiecijfers.
Op deze manier heb je alle essentiële projectinformatie binnen handbereik.
Deze sjabloon biedt verschillende activiteitentabbladen om je projectmanagementervaring te verbeteren. Het heeft een overzichtstabblad dat de verschillende fasen van het project beschrijft, een Kanban-stijl taakvoortgangsbord en een tabblad met dringende taken zodat je altijd op de hoogte bent van de vereisten van je project. Deze sjabloon downloaden
2. ClickUp Eenvoudige planning sjabloon
Identificeer blokkades in een vroeg stadium en onderneem onmiddellijk actie voor een soepele projectafronding met de ClickUp Simple Gantt Chart Template
De ClickUp Eenvoudige planning sjabloon is een eenvoudige en effectieve projectmanagementtracker voor alle soorten projecten. Met deze sjabloon kunt u de voortgang van verschillende taken bijhouden en visualiseren en hun voortgangsstatus evalueren op basis van de tijd die voor die specifieke taak is toegewezen.
Krijg een uitgebreid overzicht van elk projectonderdeel met velden zoals taakbeschrijving, geadresseerde, huidige status, prioriteit, projectfase, begin- en einddatum en projectvoortgang.
Je kunt deze sjabloon gebruiken om te anticiperen op afhankelijkheden of blokkades en deze te verhelpen voordat ze het project laten ontsporen. Met deze visuele tracker kun je potentiële vertragingen bij het voltooien van bepaalde taken analyseren, waardoor de algehele efficiëntie toeneemt. Deze sjabloon downloaden
3. ClickUp Project Deliverables Sjabloon
Gebruik de ClickUp Project Deliverables Template om de projectomvang te definiëren en efficiënt middelen toe te wijzen
Het uiteindelijke doel van projectmanagement is om kwaliteitsproducten te leveren aan de klant. De ClickUp Project Deliverables Sjabloon helpt u dit doel te bereiken. Het biedt een overzicht van uw projectresultaten, taken en fasen.
Deze sjabloon biedt een Board- of Kanban-weergave van alle projecten voor verschillende klanten. Onder de projectbeschrijving moet je een gedetailleerde lijst van deliverables toevoegen. Je kunt ook specifieke processen toevoegen om de resultaten, tijdlijnen, budgetten en mijlpalen te bereiken.
Gebruik deze sjabloon om de voortgang van elk project bij te houden. Of ga nog een stap verder en volg de werkelijke prestaties van een project op basis van verschillende meetgegevens. Het zal je helpen om het succespercentage van projecten te bepalen en hoe ze bijdragen aan de groei van de organisatie. Deze sjabloon downloaden
4. ClickUp Projectrapportage Sjabloon
Maak scherpe rapporten voor belanghebbenden, communicatie, prestatiebewaking en strategische besluitvorming met de ClickUp Projectrapportagesjabloon
Tot de andere verantwoordelijkheden van een projectmanager behoren projectrapportage vaak op de achtergrond. De ClickUp Projectrapportagesjabloon maakt het eenvoudiger voor u om gedetailleerde projectrapporten op te stellen voor interne opvolging en tijdige updates aan belanghebbenden.
Deze sjabloon gebruikt de traditionele rapportlay-out om projectdetails en -status te beschrijven. Je kunt deze sjabloon ook gebruiken om de tijdlijn van activiteiten voor het project, ontvangen goedkeuringen, opmerkingen, blokkades, gebruikte middelen en projectkosten te bekijken.
Deze sjabloon voor projectdashboards bevat de volgende relevante details voor het opstellen van uitgebreide rapporten.
- Projectgegevens
- Activiteitstatus
- Overzicht prioriteiten
- Planningsstatus
- Budget status Deze sjabloon downloaden ### 5. ClickUp Project Tracker Sjabloon
Verhoog uw productiviteit met betere projectplanning en -tracering met de ClickUp Project Tracker Sjabloon
Het bijhouden van taken is een van de meest uitdagende aspecten van projectmanagement, vooral voor grootschalige projecten waarbij meerdere belanghebbenden betrokken zijn. Dit is waar de ClickUp Projectvolgsjabloon komt in het spel.
Het automatiseert de planning en controle van taken door u taken te laten toevoegen aan een specifieke projectcategorie. Je kunt ook verschillende subtaken maken en deze toewijzen aan verschillende teamleden.
Je kunt de gezondheid van verschillende taken bijwerken en volgen door op de vervolgkeuzeknop naast elke taak te klikken.
- Rood betekent kritiek en heeft onmiddellijke aandacht nodig
- Amber betekent laat en kan hoge prioriteit krijgen
- Groen betekent dat de taak op schema ligt
Je kunt ook een aangepast datumveld toevoegen om de geschatte en werkelijke voltooiingstijd van taken bij te houden. Deze sjabloon downloaden
6. ClickUp Project Afsluitings Sjabloon
Gebruik de ClickUp Project Closure Template om het succespercentage van een project op verschillende statistieken te evalueren
U hebt eindelijk een project binnen de deadline ingediend. Maar is het succesvol? Heeft de klant de deliverables geaccepteerd? De ClickUp Project Afsluitings Sjabloon helpt u deze antwoorden te krijgen.
Het enige wat u hoeft te doen is een takenlijst maken van alle actiepunten die nodig zijn om een project af te ronden, inclusief het afronden van de projectkosten, het verkrijgen van goedkeuring van belanghebbenden en het verkrijgen van bevestiging van de klant.
Voeg contactpersonen, prioriteit en vervaldatum toe en selecteer vervolgens de taakstatus. Je kunt ook extra velden aanpassen om projectgegevens toe te voegen.
Dit heb je nodig projectafsluiting sjabloon tegen het einde van je project, nadat je het project hebt opgeleverd aan de klant. Het kan worden rondgestuurd naar alle belanghebbenden voor een laatste bespreking, waarna je het project als afgerond kunt verklaren.
Je kunt deze sjabloon bekijken in vijf formaten: Lijst, Bord, Gantt, Doc en Tijdlijn. Deze sjabloon downloaden
7. ClickUp Project Stappenplan Sjabloon
Bereik projectdoelen door structuur en richting aan uw project toe te voegen met de ClickUp Project Stappenplan Sjabloon
In projectmanagement is de roadmap vaak gigantisch. De toewijzing van middelen, het bijhouden van de voortgang, risicobewaking en het beheer van belanghebbenden zijn slechts het topje van de ijsberg.
Je kunt je overweldigd voelen, het overzicht verliezen en afwijken van het einddoel. De ClickUp Project Stappenplan Sjabloon brengt dingen in perspectief voor elk project.
Deze sjabloon houdt u in toom door alle taken af te stemmen op het projectdoel. Het is ontworpen vanuit het perspectief van een productontwikkelingsteam. Daarom kunt u het gebruiken om moeiteloos samen te werken met uw team, komende taken bij te houden en opdrachten te prioriteren.
Deze gebruiksvriendelijke sjabloon biedt vijf weergaven voor het visualiseren van projectdetails: lijst, werklast, kalender, Gantt en bord- of Kanban-weergave. Je kunt ook de verschillende velden en statussen aanpassen om aan te geven of de projectimplementatie synchroon loopt met de roadmap. Deze sjabloon downloaden
8. ClickUp Projectmanagement Portfoliosjabloon
Gebruik de ClickUp Project Management Portfolio Sjabloon om al uw projecten op één plaats te volgen en risicobeheer, coördinatie, rapportage en analyse te verbeteren
De ClickUp Portfolio Projectmanagement Sjabloon dient als blauwdruk voor alle bedrijfsbrede projecten. Het is vergelijkbaar met een investeringsportfoliodashboard, waar u de winsten en verliezen van al uw investeringen op één plaats kunt bijhouden. Deze sjabloon geeft een overzicht van alle projecten op alle afdelingen binnen de organisatie.
Je kunt aangepaste tags toevoegen zoals in behandeling voor beoordeling, in uitvoering of niet gestart om de projectstatus bij te houden. De sjabloon biedt ook verschillende velden, zoals projectbeschrijving, opmerkingen over het project, geschatte projecttijdlijn en prioriteitsstatus.
Deze sjabloon is erg handig als je het volgende wilt voorbereiden projectstatusrapporten of belanghebbenden een snelle update geven. Deze sjabloon downloaden
9. ClickUp invulbare tijdlijn sjabloon
Gebruik de ClickUp invulbare tijdlijnsjabloon om eenvoudig tijdlijnen voor evenementen en projecten te visualiseren en bij te houden
Projectmanagers staan voortdurend onder druk om projecten binnen strakke deadlines af te leveren. De ClickUp invulbare tijdlijn sjabloon vermindert stress door u te helpen eenvoudig projecten in kaart te brengen en tijdlijnen op te stellen voor gebeurtenissen met opeenvolgende activiteiten. U kunt ook complexe tijdlijnen visualiseren en delen met de relevante belanghebbenden.
Je hebt ook de flexibiliteit om taken aan de tijdlijnen toe te voegen/te verwijderen/te bewerken, zodat je je kunt concentreren op dringende taken. Dat is nog niet alles. Je kunt een snel overzicht krijgen van de voortgang, de tijdlijnen delen met je team en de projectkosten bijhouden. De meest interessante functie van deze sjabloon is dat u kunt aanpassen hoe u uw tijdlijn wilt bekijken - kies uit een lijstweergave, Gantt-grafieken, werklastweergave of kalenderweergave.
Personaliseer de sjabloon door prioriteitslabels, commentaarreacties en meerdere verantwoordelijken toe te voegen. Deze ClickUp projectmanagementsjabloon is uitstekend voor projecten met ruimte voor flexibiliteit of projecten met lage prioriteit. Deze sjabloon downloaden
10. ClickUp Projectmanagement Kader Sjabloon
Stroomlijn het proces van projectplanning en -uitvoering met de ClickUp Project Management Framework Template
Als het lijkt alsof het huis in brand staat en u moeite hebt om het vuur te doven, hebt u een betere planning en toewijzing van middelen nodig.
Verminder de chaos in projectplanning met de ClickUp Projectmanagement Kader Sjabloon . Het is een alles-in-één sjabloon dat gedetailleerde planning voor elk element van het project vergemakkelijkt, u helpt bij het opstellen van Standard Operating Procedures (SOP's) voor verschillende taken en helpt bij het bijhouden van realtime updates voor risicobeperking.
Deze sjabloon biedt een gestructureerd dashboard voor het toewijzen van taken, het instellen van mijlpalen, het bijhouden van de voortgang en het aanpassen van deadlines. Deze sjabloon downloaden Bonus:_ AI hulpmiddelen voor Excel !
Projectbeheer verbeteren met Excel & ClickUp-sjablonen
Als projectmanager pak je alle obstakels aan en begeleid je je team op het juiste pad. U hebt echter een strategisch stappenplan en een solide uitvoering nodig om vol vertrouwen vooruit te gaan. ClickUp projectmanagementsjablonen bieden dit.
Ze automatiseren de projectplanning en -tracering om u te helpen bij het identificeren en overwinnen van obstakels. Bovendien zorgen de gedetailleerde analyses die de projectmanagementsoftware van ClickUp biedt ervoor dat u leert van uw lopende projecten om de resultaten voor toekomstige projecten te verbeteren. Meld u vandaag nog aan voor ClickUp om uw projectmanagementraamwerk te optimaliseren!