Elke organisatie werkt met een aantal leveranciers voor een breed bereik aan zaken. Dit kan zijn voor het kopen van laptops/andere elektronica, het beheren van de salarisadministratie, het geven van trainingen/workshops, veiligheid op kantoor, kwaliteitsaudits of outsourcing van projectmanagement . Studies laten zien dat het aantal externe leveranciers dat door een organisatie wordt gebruikt de afgelopen twee jaar is toegenomen. Deze trend zal zich voortzetten.
Om dit groeiende netwerk van leveranciers efficiënt en veilig te beheren, heb je een robuust leveranciersbeheersysteem nodig. Laten we eens kijken hoe je een leveranciersbeheersysteem kunt bouwen dat werkt.
Wat is leveranciersbeheer?
Leveranciersbeheer is het proces van het onderhouden van gezonde relaties met de leveranciers en dienstverleners van een organisatie. Het omvat verschillende activiteiten, zoals:
- Selectie van leveranciers
- Onderhandelen over contracten
- Verkoper inwerken en toegang verlenen
- Facturen ontvangen en betalingen doen
- Prestaties evalueren
- Indien nodig offboarden
Een effectief leveranciersbeheerproces is van fundamenteel belang om werk goed te doen. Het stelt organisaties in staat om strategische relaties op te bouwen met leveranciers en de kwaliteit, betrouwbaarheid en kosteneffectiviteit van hun producten en diensten te garanderen. Het is ook cruciaal voor naadloze operaties, risicobeperking en supply chain management.
Hier volgen enkele van de voordelen in detail.
Voordelen van leveranciersbeheer
Succesvol leveranciersbeheer is net zo essentieel als personeelsbeheer of werknemerservaring. Het helpt de organisatie haar netwerk van leveranciers/serviceproviders te benutten om wederzijds voordeel te maximaliseren. Dit is hoe.
Granulaire zichtbaarheid
Het eerste en belangrijkste voordeel van goed relatiebeheer met leveranciers is zichtbaarheid. Het helpt organisaties te begrijpen:
- Wie welk product/dienst levert
- Wat is de prijs van elk product/dienst?
- Wordt er voldaan aan alle SLA's (Service Level Agreements)?
- Zijn er facturen in behandeling
Door alle leveranciersgerelateerde activiteiten in realtime bij te houden, kunt u verspilling voorkomen, de veiligheid verbeteren en de efficiëntie optimaliseren.
ClickUp sjabloon
voor het bijhouden van KPI's voor leveranciersbeheer
Verbeterde productiviteit
Een leveranciersbeheersysteem stelt de leverancier in op succes. Het beschrijft het werk dat ze moeten doen, de acceptatiecriteria en deadlines.
Voor de leverancier vereenvoudigt deze duidelijkheid het proces van het leveren van het product/de dienst. Voor de inkoopteams van de organisatie stroomlijnt dit de relatie. Met goed leveranciersbeheer kunt u:
- Herhaalde processen automatiseren
- Werkstromen stroomlijnen voor meer consistentie
- U richten op strategische initiatieven in plaats van op gewone beheerders
Risicobeperking
Leveranciersbeheer helpt bij de instelling van een strategische aanpak om risico's te identificeren en te beperken, of het nu gaat om niet-naleving of wanprestatie. Een goed leveranciersbeheersysteem heeft processen, automatisering en checklists voor:
- Het evalueren van de capaciteiten van leveranciers
- Beheer van naleving van regelgeving
- Naleving van bedrijfsnormen en -beleid
- Betrouwbaarheid en servicegeschiedenis
U kunt leveranciersbeheer gebruiken om achtergrondcontroles uit te voeren, financiële informatie op te vragen en referenties te bekijken om er zeker van te zijn dat een leverancier geen juridisch of operationeel risico vormt. Door deze risico's vooraf te identificeren en te beperken, kunt u kostbare onderbrekingen, juridische boetes en reputatieschade voorkomen.
ESG-uitkomsten
Doelen op het gebied van milieu, maatschappij en goed bestuur (ESG) worden steeds belangrijker voor organisaties over de hele wereld. Een goed leveranciersbeheersysteem helpt om de selectie van leveranciers af te stemmen op uw ESG-strategie, waaronder arbeidspraktijken, diversiteit en maatschappelijke betrokkenheid.
Strategisch beheer
Een goede tool voor leveranciersbeheer biedt waardevolle inzichten in uitgavenpatronen, prestaties van leveranciers en markttrends en ondersteunt zo de strategische besluitvorming.
Als de gegevens bijvoorbeeld laten zien dat u meer uitgeeft aan technische consultants, kunt u overwegen om als alternatief een in-house team in te huren.
Bij het implementeren van een systeem dat voordelen biedt op het gebied van leveranciersbeheer, zult u waarschijnlijk een aantal uitdagingen tegenkomen.
Uitdagingen in leveranciersbeheer en oplossingen
Uitdagingen rond systemen voor leveranciersbeheer kunnen worden begrepen in Contractbeheer en risicobeperking.
Contractbeheer
Een contract is een uitgebreide verzameling voorwaarden die de relatie tussen leverancier en bedrijf definiëren. Dit creëert verschillende uitdagingen, zoals:
Schaal: Als je zes controles moet uitvoeren voor een leverancier, dan moet je voor een netwerk van tien leveranciers al 60 Taken uitvoeren. Dit handmatig doen voor elke nieuwe leverancier of contractheronderhandeling kan vervelend zijn.
Complexiteit: Contracten kunnen meerdere met elkaar verstrengelde clausules hebben voor het bijhouden van verplichtingen, mijlpalen, te leveren prestaties, betalingen, geschillenbeslechting, enz. Belangrijker nog, je kunt niet hetzelfde contract gebruiken voor een leverancier van softwarediensten en je koffieleverancier: hoe meer leveranciers, hoe complexer de voorwaarden.
Flexibiliteit: Contracten zijn gemaakt om strikt te zijn om afdwingbaar te zijn. Toch moeten bedrijven ze flexibel genoeg maken om zich aan te passen aan veranderende bedrijfsbehoeften, regelgevende updates of problemen met de prestaties.
Naleving: In een contract gaan beide partijen akkoord met specifieke voorwaarden. Ervoor zorgen dat ze gedurende het hele contract aan deze voorwaarden voldoen, kan een aanzienlijke uitdaging zijn.
Lifecycle management: Het beheren van de hele levenscyclus, inclusief verlengingen, heronderhandelingen en beëindigingen, kan ingewikkeld zijn, vooral als de contracten een zeer lange looptijd hebben.
Zichtbaarheid en integratie: Zorg voor een gecentraliseerde database van de gegevens die voor iedereen toegankelijk is wanneer dat nodig is. Ongelijksoortige systemen kunnen de werkstroom van informatie belemmeren, wat leidt tot inefficiëntie en fouten.
Risicobeoordelingen
Alle bovenstaande problemen bij contractbeheer worden nog verergerd door de risico's die ze met zich meebrengen voor organisaties. Enkele van de meest voorkomende uitdagingen op het gebied van risicobeheer zijn:
Standaardisatie: Je kunt niet voor elke leverancier dezelfde risicobeoordeling uitvoeren. Het opstellen van een unieke checklist voor elke leverancier kan echter vervelend zijn.
Consistentie: Zorgen voor consistentie in het evalueren, scoren en prioriteren van risico's tussen verschillende afdelingen of business units kan het leveranciersbeheerproces compliceren.
Beperkte middelen: Het uitvoeren van grondige beoordelingen vereist aanzienlijke middelen in tijd, expertise en technologie.
Cyberbeveiliging en privacy van gegevens: De snelle digitalisering maakt het beheren van de risico's van leveranciers op het gebied van cyberbeveiliging en privacy van gegevens complex.
Om deze uitdagingen te overwinnen en uw vendormanagementpraktijk te versterken, hebt u de juiste tools en processen nodig.
Hoe bouw je een leveranciersbeheersysteem?
Voor het bouwen van een efficiënt leveranciersbeheersysteem hoeft u geen nieuwe software te ontwikkelen. U kunt software kiezen die voor dat doel gemaakt is of een robuuste projectmanagementtool aanpassen om uw relaties met verkopers te beheren.
Verschillende organisaties gebruiken ClickUp voor het beheer van relaties met leveranciers, waarbij processen, taken, checklists en herinneringen worden ingesteld. Als u een leveranciersbeheersysteem voor uw organisatie wilt bouwen, leest u hier hoe u dat kunt doen.
1. Vereisten definiëren
Begin met het duidelijk definiëren van de doelen en vereisten van uw leveranciersbeheersysteem. De instelling van duidelijke doelstellingen zal de ontwikkeling en implementatie van uw systeem sturen.
Enkele veelvoorkomende zakelijke doelstellingen die organisaties willen bereiken met een leveranciersmanagementstrategie zijn:
- Kostenbesparingen
- Risicobeheer
- SLA bijhouden
- Prestatiebeoordelingen
- Financieel beheer
2. Software voor leveranciersbeheer instellen
Op basis van de behoeften en vereisten die u eerder hebt geïdentificeerd, stelt u de volgende functies in om een sterke basis te creëren.
Vragen om voorstellen
Elke relatie met een leverancier begint met een Request for Proposal (RFP). Stel uw inkoopbeheersoftware om informatie te verzamelen via één gestandaardiseerd formulier. U kunt deze leveranciersgegevens weergeven als een lijst/sortering op specifieke tags, zodat u gemakkelijk entiteiten kunt selecteren en vergelijken. ClickUp formulieren is een geweldige plek om dit in te stellen als onderdeel van uw leveranciersbeheer. Gebruik ClickUp's Offerteaanvraag (RFP) sjabloon om meteen aan de slag te gaan.
ontvang alle details van verkopers met behulp van ClickUp's RFP-sjabloon_
Beoordeel leveranciersrisico
Stel gestandaardiseerde risico-audits in die leveranciers op meerdere dimensies evalueren, zoals financiële gezondheid, operationele stabiliteit, naleving van regelgeving en cyberbeveiligingspraktijken.
U kunt deze gegevens verzamelen met behulp van ClickUp formulieren. Je kunt ook taken instellen met herbruikbare checklists om inkoopteams te helpen het proces te versnellen.
checklists in ClickUp-taak om naleving door leveranciers te garanderen_
Integreer
Verbind uw leverancier/ software voor contractbeheer aan verschillende Enterprise tools zoals ERP, facturatie, betalingsbeheer, enz. Dit zorgt voor een naadloze werkstroom van gegevens en processen tussen systemen, waardoor de operationele efficiëntie toeneemt en het aantal fouten tot een minimum wordt beperkt.
ClickUp integreert met meer dan 1000 tools, waaronder Zendesk, Dropbox, Google Suite, enz.
Aangepast
Maak uw software voor leveranciersbeheer op maat van uw unieke behoeften. ClickUp's 15+ krachtige weergaven, 35+ ClickApps met de vele sjablonen en integraties kun je software maken zoals jij dat wilt.
ClickUp Kalender weergave om taken in de tijd bij te houden
Implementeer beleid
Documenteer de beleidsregels en procedures die leveranciers moeten volgen en maak ze beschikbaar voor iedereen die ze nodig heeft. Als je leveranciers bijvoorbeeld facturen als PDF moeten uploaden naar je ERP-systeem, schrijf dan een standaardwerkwijze (SOP) met ondersteuning voor het oplossen van problemen. ClickUp Documenten biedt een moderne, dynamische en gebruiksvriendelijke interface voor het opschrijven van SOP's. Met ClickUp Brain kunt u ook vragen stellen en beantwoord worden in plaats van tijd te verliezen met zoeken.
Zorg ervoor dat deze beleidsregels in overeenstemming zijn met de doelen van uw organisatie en de wettelijke normen. Maak gebruik van de sjablonen voor contracten .
Automatisering
Gebruik het leveranciersbeheersysteem om processen te centraliseren en te automatiseren. In plaats van offertes per e-mail te ontvangen en ze handmatig te consolideren, kunt u een instelling Sjablonen voor Offerte-aanvragen (RFQ) die het verzamelen van gegevens eenvoudiger maken.
Met ClickUp Automatiseringen kunt u ook routinematig werk op de automatische piloot uitvoeren. Enkele van de meest waardevolle automatiseringen in leveranciersbeheer zijn:
- Compliance/juridisch kantoor toewijzen aan een Taak wanneer alle documenten van een leverancier zijn ontvangen
- Gebruikers herinneren aan achterstallige taken
- Naar een aparte lijst met 'verkopers op de shortlist' gaan wanneer de status van deze verkopers verandert
- Checklist sjabloon toepassen wanneer de status verandert in 'leveranciersbeoordeling'
Met de software voor leveranciersbeheer instelling is het tijd om uw relaties te beheren.
3. Relaties met leveranciers beheren
Onboard
Creëer een gestructureerd onboardingproces voor leveranciers om ervoor te zorgen dat alle nieuwe leveranciers voldoen aan de normen en vereisten van uw organisatie.
- Gebruik de checklist om ervoor te zorgen dat u alle nodige informatie hebt verzameld
- Maak leveranciersgebruikers aan op ClickUp als gast of als volledige gebruiker, zodat ze toegang hebben tot alle informatie die ze nodig hebben
- Taken toewijzen en moeiteloos overgaan naar projectmanagement. U kunt ClickUp gebruiken als eensoftware voor orderbeheer ook voor leveranciers
- Stel targets in op ClickUp Goals en stel uw leveranciers in staat om hun voortgang bij te houden
Communiceer
Organiseer regelmatige check-ins en vergaderingen met uw leveranciers. Nodig hen uit om commentaar te geven op de Taken en subtaken zodat ze alles in context en in realtime kunnen verduidelijken.
Gebruik de ClickUp weergave chatten om gesprekken met verkopers te consolideren en efficiënt te antwoorden.
de weergave van chatten in ClickUp om gemakkelijker samen te werken met de leverancier_
Evalueren
Definieer duidelijke prestatiemaatstaven en stel regelmatige controle- en evaluatieprocessen op.
- Gebruiksjablonen voor lijsten met leveranciers om al uw leveranciers op één plaats bij te houden
- Gebruik het ClickUp Dashboard om statistieken te bespreken, zoals levertijden, kwaliteitsnormen, kosteneffectiviteit en naleving van SLA's
- Gebruik deze statistieken om de prestaties van leveranciers te beoordelen en verbeterpunten te identificeren
- Herinneringen instellen voor contractverlengingen, nalevingscontroles, heronderhandelingen, enz.
Geen zorgen als het opzetten van leveranciersbeheersystemen nieuw voor je is. De ClickUp checklist voor leveranciersbeheer sjabloon is een ideaal startpunt. Het is een end-to-end oplossing voor het beheren van verkopers, van initiële controles tot prestatie-evaluatie.
beheer uw leveranciers met de checklist sjabloon voor leveranciersbeheer van ClickUp_
4. Optimaliseer terwijl u bezig bent
Na verloop van tijd leert u meer informatie over uw leveranciersbeheerprocessen, op basis waarvan u uw tools ook kunt optimaliseren. Als facturering bijvoorbeeld foutgevoelig is, kunt u ClickUp Clips gebruiken voor een handleiding met schermafbeeldingen.
Als je leveranciers uit meerdere landen hebt, kun je een aangepast veld voor valuta instellen. U kunt waarschuwingen voor afhankelijkheid instellen als twee leveranciers aan hetzelfde proces werken.
Leer van uw relaties met leveranciers en investeer in voortdurende verbetering.
Versterk uw leveranciersbeheerproces met ClickUp
Het primaire doel om naar een leverancier te gaan is om de werklast van interne teams te verminderen. De hele oefening is zinloos als het leveranciersmanagement extra werklast creëert voor uw project-/inkoopteams.
Daarom is een goed gestructureerd leveranciersbeheersysteem cruciaal. ClickUp's gratis software voor projectmanagement is flexibel en aanpasbaar, waardoor het ook perfect is voor leveranciersbeheer.
Het helpt je bij het beheren van de hele levenscyclus, van onboarding tot after-offboarding. Het is flexibel, aanpasbaar en speciaal ontworpen voor uw behoeften. Het stroomlijnt het proces en automatiseert workflows.
Zowel u als de leverancier hebben er baat bij. Probeer ClickUp vandaag nog gratis uit !
Veelgestelde vragen over leveranciersbeheersysteem
1. Wat bedoelt u met leveranciersbeheer?
Leveranciersbeheer verwijst naar de manier waarop organisaties hun relaties met leveranciers en dienstverleners beheren. Het omvat de selectie van leveranciers, contractonderhandelingen, kostenbeheersing, leveringsbeheer en prestatie-evaluatie.
2. Wat zijn de vier fasen van leveranciersbeheer?
De vier fasen van leveranciersmanagement zijn als volgt.
- Selectie van leveranciers: Potentiële leveranciers identificeren, capaciteiten evalueren en een leverancier selecteren op basis van kwaliteit, kosten, betrouwbaarheid en service
- Contractonderhandelingen: Schetsen van voorwaarden en condities, prijzen volgens het bedrijfsmodel van de leverancier, leveringsschema's, kwaliteitsnormen en serviceovereenkomsten
- Prestatiebewaking: Het bijhouden van de prestaties van de leverancier ten opzichte van de overeengekomen metrics en SLA's
- Relatiebeheer: Regelmatige communicatie, problemen of zorgen aanpakken en samenwerken om processen en resultaten te verbeteren
3. Wie is verantwoordelijk voor leveranciersbeheer?
De verantwoordelijkheid voor het leveranciersmanagement wordt meestal gedeeld door inkoop, projectteams en financiën.
- Inkoop is verantwoordelijk voor het beoordelen van voorstellen, het onderhandelen over contracten, het aannemen van leveranciers, enz.
- Project belanghebbenden hebben een grote inbreng bij het kiezen van de leverancier. Ze zullen ook met de leverancier werken, prestaties evalueren, feedback geven, beslissen over verlengingen, enz.
- Finance teams behandelen facturen, betalingen en eventuele boetes/straffen.
Voor een goed relatiebeheer met verkopers moeten al deze drie partijen samenwerken.