10 RFQ-sjablonen (Offerteaanvragen in Word en Excel) om inkoop te vereenvoudigen

Inkoop voelt soms als een ingewikkeld labyrint. Bedrijven moeten door talloze keuzes navigeren om de eindstreep te halen, namelijk de perfecte leverancier kiezen. Zonder RFQ sjablonen zouden besluitvormers gemakkelijk verdwalen en overweldigd raken. 😵

Een RFQ sjabloon standaardiseert het proces en helpt je de relevante informatie te verzamelen om een leverancier te kiezen. Hoewel ze zelden krediet krijgen, zijn ze een essentieel onderdeel van inkoop en business in het algemeen.

Om deze onbezongen helden te eren, hebben we een top 10 samengesteld van onze favoriete RFQ-sjablonen. Dit zijn de beste in business, en het goede nieuws is: de meeste zijn gratis!

Wat zijn RFQ-sjablonen?

Een RFQ of offerteaanvraag is een proces waarbij bedrijven prijzen, offertes en andere belangrijke informatie zoeken van leveranciers en aannemers die willen deelnemen aan een project. Sjablonen voor RFQ's zijn documenten waarmee bedrijven informatie op een uniforme manier kunnen verzamelen, zodat ze deze beter kunnen beoordelen en gemakkelijker een beslissing kunnen nemen.

Het RFQ-proces kan meer of minder specifiek zijn, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf. Naast de prijsopgave bevatten ze meestal contactgegevens, betalingsvoorwaarden, tijdlijn en projectverwachtingen.

Ze zijn een belangrijk onderdeel van elk bedrijf, ongeacht de sector en grootte, maar ze zijn vooral belangrijk voor bedrijven die een constante aanvoer van bepaalde producten nodig hebben.

Een RFQ moet niet worden verward met een RFP (request for proposal). Hoewel ze op elkaar lijken, dienen deze documenten verschillende doelen. Terwijl RFQ's gericht zijn op het verstrekken van prijsinformatie, bevatten RFP's vaak andere, niet-prijsgerelateerde details. RFQ's kunnen voorafgaan aan of volgen op RFP's.

Wat maakt een goed sjabloon voor een RFQ?

Er is geen universele formule. Een goed verzoek om een sjabloon voor citaten of een sjabloon voor prijzen is degene die de klus klaart en het mogelijk maakt om effectieve communicatie tussen u en de verkoper mogelijk maakt . Maar over het algemeen moet een sjabloon voor een RFQ:

• Alle benodigde informatie bevatten: Contactgegevens, exacte specificaties, leveringsinformatie en voorwaarden
• Richtlijnen bevatten voor het verzenden: Deadline, voorkeursformaat en leveringsmethode
• Duidelijk en beknopt zijn: Met tabellen en andere visuele elementen om de leesbaarheid te bevorderen
• Wees flexibel: Leveranciers moeten speelruimte hebben in hunlijst van leveranciers voor het geval ze alternatieve oplossingen willen voorstellen
• Er professioneel uitzien: Uniform en visueel aantrekkelijk

10 RFQ-sjablonen om te gebruiken in 2024

Doe jezelf een plezier en gebruik een van deze 10 effectieve sjablonen voor RFQ's in 2024 ClickUp word of Excel. Ze bieden een solide basis voor uw inkoopproces maar ook stroomlijnen, zorgen voor consistentie en uiteindelijk leiden tot een succesvolle samenwerking tussen u en de leveranciers. 🤝

Vergeet niet dat u de sjablonen altijd kunt aanpassen aan uw specifieke zakelijke behoeften!

1. ClickUp sjabloon voor offerteaanvraag

Dit sjabloon downloaden

ClickUp Offerteaanvraag sjabloon

De ClickUp sjabloon voor offerteaanvraag is het meest simpele en effectieve sjabloon voor een RFQ. Het is kort maar behandelt alle sleutelaspecten van een RFQ en zet ze duidelijk en logisch uiteen. Zodra u de leverancier een document hebt gegeven met een overzicht van uw strategisch abonnement , budget en tijdlijn, stuur hen dan dit RFQ-document om specifieke informatie te verzamelen en hun aanbod te evalueren.

Dit ClickUp offertedocument begint met uw bedrijfsnaam en logo. Om het verder te personaliseren, voegt u een omslagafbeelding toe, verandert u het lettertype en kiest u welke elementen u wilt weergeven.

Het volgende gedeelte bevat de contactgegevens van het bedrijf, de datum en de klant- en offertenummers, gevolgd door de gegevens van de verantwoordelijke contactpersoon, de geldigheidsdatum en de informatie van de persoon die de aanvraag heeft geschreven.

In het volgende gedeelte, Speciale Instructies genaamd, kunt u een lijst maken met specifieke vereisten voor de leverancier, zoals de betalingsmethode of -voorwaarden. Het sjabloon eindigt met twee tabellen:

• De eerste somt de belangrijkste bestel- en verzendinformatie op, waaronder het postbusnummer, de verzenddatum, het verzendbedrijf en het F.O.B.-punt
• De tweede is een lijst met gevraagde items, inclusief de hoeveelheid en prijs

2. ClickUp Offerte Formulier Sjabloon

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/ClickUp-Quote-Form-Template.png ClickUp Offerte Formulier Sjabloon https://clickup.com/templates/quote-form-t-200694456 Dit sjabloon downloaden /cta/

Als u aan de andere kant van de vraag- en aanbodketen staat en een sjabloon nodig hebt om en te verzamelen client te beheren aanvragen, bekijk de ClickUp Offerte Formulier Sjabloon . Het is eenvoudig en gebruiksvriendelijk en zodra u het opent, wordt u begroet met gedetailleerde instructies en suggesties voor het gebruik.

Dit gratis RFQ sjabloon bestaat uit verschillende weergaven, namelijk:

1. Offerteformulier: Een formulier voor het verzamelen van de gegevens van uw potentiële clients. Houd er rekening mee dat het delen van formulieren beschikbaar is voor abonnees van het Unlimited-abonnement en hoger
2. Lijst met nieuwe offerte-aanvragen: De basisweergave die alle aanvragen weergeeft en waarmee u ze kunt groeperen, filteren en sorteren. Het bevat kolommen zoals bedrijfsnaam, deadline, status en projectkosten, maar u kunt ze aanpassen aan uw voorkeuren
3. Offerte aanmaken procesbord: Deze weergave zorgt voor een duidelijke visualisatie van Taken. U kunt ze naar wens groeperen en herschikken
4. Alle aanvragen tabel: Als je een Excel-enthousiasteling bent, zal deze weergave vertrouwd aanvoelen. Het is eenvoudig, snel en maakt bewerking in bulk en gegevensexport mogelijk

Naast deze hoofdweergaven bevat het sjabloon ook een vereenvoudigd bord en een Gantt grafiek en een Werklastweergave voor moeiteloos tijd- en projectmanagement.

3. ClickUp Service Offerte Formulier Sjabloon

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/ClickUp-Service-Quote-Form-Template.png ClickUp Service Offerte Formulier Sjabloon https://clickup.com/templates/service-quote-form-t-205380554 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Met de Sjabloon voor serviceofferte formulier kunt u een aanvraagformulier voor clients maken. U hebt alles wat u nodig hebt om uw clients te voorzien van nauwkeurige offertes en snel een zakelijke overeenkomst . Het formulier zet verzoeken automatisch om in taken, waardoor het planningsproces wordt gestroomlijnd.

Hoewel je het formulier zelfs als gast kunt bewerken (mits je toestemming hebt), moet je wel geabonneerd zijn op de Unlimited-abonnement als je het wilt delen of helemaal opnieuw wilt maken.

Standaard is de Weergave formulier bevat de volgende velden:

• Naam en bedrijfsnaam
• Gekozen dienst
• Aantal medewerkers
• Startdatum
• Contactgegevens

U kunt de inleidende tekst en individuele vragen bewerken en toevoegen Aangepaste velden door ze vanuit het menu aan de linkerkant naar het formulier te slepen. Als je voor het Business-abonnement kiest, kun je het uiterlijk van het formulier aanpassen, je eigen huisstijl toevoegen en er een persoonlijke draai aan geven. 💫

Net als het vorige offertesjabloon in deze lijst bevat het andere weergaven, zoals de Lijst en Kanban-bord om je te helpen bij het beheren van verzoeken en Taken.

4. ClickUp sjabloon voor budgetvoorstel

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/ClickUp-Budget-Proposal-Template.png ClickUp budget voorstel sjabloon https://clickup.com/templates/budget-proposal-kkmvq-6188884 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Net als de RFQ is ook het budgetvoorstel een cruciaal onderdeel van het plannen van een project. Deze twee zijn nauw met elkaar verbonden en hangen van elkaar af. De RFQ helpt je bij het kiezen van een leverancier en het verzamelen van prijsinformatie. Hierdoor kun je je middelen plannen en een effectief budget opstellen projectvoorstel om te presenteren aan belanghebbenden.

De Sjabloon voor begrotingsvoorstel door ClickUp is vrij eenvoudig maar heeft alles wat u nodig hebt voor een succesvol financieel abonnement, inclusief verschillende subpagina's en secties. In uw RFQ-proces kan dit document werken als een prijssjabloon om verschillende dingen in uw projectbudget te beheren.

De startpagina bevat de basisinformatie over het project: bedrijfsnaam, contactgegevens, titel, beschrijving en startdatum/einddatum van het project. De subpagina's bevatten:

• Personeel, d.w.z. projectteam/deelnemers
• Materialen en uitrusting
• Logistieke details
• Uitvoering van gebeurtenissen

Elke sectie heeft een eigen tabel waarin je de kosten kunt bekijken en berekenen. Je kunt alle elementen van het sjabloon bewerken, zoals de tekst en de kolommen in de tabel, en nieuwe toevoegen.

Het sjabloon eindigt met een subpagina Samenvatting. Deze bevat een gedeelte Budget Breakdown met een cirkeldiagram, de Algemene Voorwaarden van de overeenkomst en een gedeelte waar de auteur en de persoon die verantwoordelijk is voor de goedkeuring hun handtekening kunnen zetten om de aanvaarding van het aanbod te bevestigen.

5. ClickUp Subsidievoorstel sjabloon

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/ClickUp-Grant-Proposal-Template.png ClickUp Subsidie Voorstel Sjabloon https://clickup.com/templates/grant-proposal-t-194498444 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Als u hulp nodig hebt bij het financieren van leveranciers en andere deelnemers aan uw projectbudget, moet u het project presenteren en een subsidie aanvragen bij belanghebbenden. Nog te doen, moet u met een effectief subsidievoorstel komen om overtuigend voor u te zijn. Nogmaals, ClickUp heeft het voor u geregeld!

De ClickUp Subsidievoorstel sjabloon is uw beste keuze als het gaat om subsidieaanvragen. Het is beginnersvriendelijk en begint met een instructiedocument dat als legende dient en uitlegt hoe je het beste alle elementen kunt gebruiken.

De lijstweergave is waar de meeste actie gebeurt. Het is een database voor alle andere weergaven met alle onderdelen van het voorstel, georganiseerd in groepen zoals Algemeen, Probleemdefinitie en Begroting. Je kunt deze groepen naar eigen voorkeur aanpassen.

De kolommen bevatten toegewezen personen, deadline, label prioriteit, kosten eerste jaar en prestatiemeting, maar je kunt deze ook aanpassen aan je projectmanagementproces. Andere weergaven zijn een Kanban-bord en een Project Schedule Weergave kalender hiermee krijgt u een tijdlijnoverzicht van geplande voorstelelementen.

6. ClickUp Business Voorstel Sjabloon

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/Business-Proposal-Template-by-ClickUp.png ClickUp Business Voorstel Sjabloon https://clickup.com/templates/business-proposal-t-205497134 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

In de zee van zakelijke voorstellen moet jouw voorstel opvallen om succes te hebben en de juiste clients aan te trekken. 🎣

De Sjabloon voor een Business voorstel door ClickUp zit vol tools en functies om het aanmaken van voorstellen te stroomlijnen en zakelijke communicatie . Zoals alle ClickUp sjablonen begint met een how-to document waarin de belangrijkste elementen en de beste manier om ze te gebruiken worden uitgelegd.

Het sjabloon bevat veel weergaven. De belangrijkste is de lijst met stappen voor een Business Proposal, die dient als herinnering en checklist tijdens het aanmaken en bieden. Standaard kolommen zijn onder andere:

• Status
• Startdatum en deadline
• Prioriteit label
• Complexiteit van de taak
• Inspanningsniveau
• Voltooid niveau
• Laatste opmerkingen

Door op individuele stappen/taken te klikken, kunt u extra informatie over hen weergeven, zoals subtaken, afhankelijkheid en bijlagen. Het is eenvoudig om het biedproces met interne belanghebbenden in ClickUp te creëren Documenten .

Andere weergaven zijn een lijst met prioriteiten die taken groepeert op hun urgentielabels, een document E-mailsjablonen waarin je e-mails kunt opslaan voor later, een Taakbord, een Gantt-grafiek en een Werklastweergave.

ClickUp maakt automatisering van het aanmaken van voorstellen en vele andere mogelijk businessprocessen . Het houdt automatisch de voortgang van taken bij en werkt de status kolom bij. U kunt ook aangepaste automatiseringen .

7. ClickUp Diensten Voorstel Sjabloon

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/76f37d4-600.png ClickUp Diensten Voorstel Sjabloon https://clickup.com/templates/services-proposal-kkmvq-6103228 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Wanneer u diensten verkoopt in plaats van items, vereist dit vaak een andere aanpak. De ClickUp Diensten Voorstel Sjabloon is ontworpen om u te helpen potentiële clients te overtuigen van uw competentie en vermogen om hun problemen op te lossen en zo een contract binnen te halen.

Het sjabloon begint met de contactgegevens van beide partijen. In de volgende twee secties, Projectbeschrijving en Achtergrond van het bedrijf, kunt u uw hart ophalen en uw business en project beschrijven en hoe ze tot stand zijn gekomen. ✍️

De volgende sectie heeft betrekking op de vooraf overeengekomen doelstellingen, voorgestelde diensten en een ruwe tijdsinschatting voor elk. Daarna kunt u de omvang van het werk d.w.z:

1. Aanpak en methodologie: Wat moet er nog gedaan worden?
2. Deliverables voor projecten: Hoeveel en wanneer het nog te doen is
3. Afhankelijkheid: Wat andere partijen moeten doen om productie mogelijk te maken

Hieronder kunt u de tarieven en prijzen van alle voorgestelde diensten oplijsten en handtekeningen verzamelen om het document af te ronden.

Net als de vorige ClickUp sjablonen kunt u een persoonlijke flair toevoegen door afbeeldingen in te voegen en het lettertype aan te passen.

8. ClickUp Project Aanvraag Sjabloon

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/ClickUp-Project-Request-and-Approval-Template.png ClickUp Project Aanvraag Sjabloon https://clickup.com/templates/project-request-and-approval-t-102451760 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Terwijl de vorige sjablonen beginnersvriendelijk waren, kost deze meer moeite om onder de knie te krijgen vanwege de complexiteit. Als het op functies aankomt, is de Projectaanvraagsjabloon van ClickUp is als een all-you-can-eat buffet. 🍽️

Als je het eenmaal onder de knie hebt, kun je alles doen project plannen binnen één platform. Hiermee kunt u verzoeken verzamelen en beheren, ze toewijzen als taken en toezicht houden op de voortgang.

Dit sjabloon is een map die bestaat uit twee lijsten: Aanvraagformulier & Backlog en Goedgekeurde projecten. In de eerste vind je meerdere weergaven:

1. Aanvraagformulier project indienen: Hiermee kunt u op uniforme wijze feedback van klanten verzamelen
2. Lijst met verzoeken: Geeft je een overzicht van alle verzoeken/taken, gegroepeerd op status
3. Verzoekenbord: Hiermee kun je taken visualiseren en ordenen, in agile-stijl
4. Gantt: Creëert een tijdlijn van taken voor een soepeler verlooptijdmanagement
   5. Werklast: Toont taken vanuit het oogpunt van de toegewezen personen voor een effectievemiddelentoewijzing
      6. chatten: Vergemakkelijkt de communicatie tussen teamgenoten

In de lijst met goedgekeurde projecten kun je de eerste aanvraag (of aanvragen) die klaar is (zijn) voor productie eruit pikken en je projecten zien opbloeien naarmate ze tot bloei komen. 🌼

9. Word RFQ sjabloon van Sjabloon.net

Gebruik het Word RFQ sjabloon van Template.net voor een eenvoudig en effectief verzoek

Als Word je favoriete wapen is, is deze optie misschien geschikt voor jou. Template.net's RFQ sjabloon in Word is minimalistisch en to the point, het vergt weinig inspanning van zowel het bedrijf als de leverancier.

Het bestaat uit slechts 3 secties - contactgegevens van de afzender en ontvanger, achtergrond en details van de aanvraag. De achtergrond is de beschrijving van het document, met een korte vermelding van het gevraagde product en de deadline.

In de tabel met de details van het verzoek kun je dieper ingaan op de details en de andere partij precies laten weten wat je nodig hebt. De tabel bevat informatie zoals:

• RFQ-nummer
• Opdrachtgever
• Periode voor verzenden
• Mijlpalen
• Gewenst aantal personeelsleden
• Veiligheid en wettelijke vereisten
• Aanvullende verzoeken

Naast Word werkt dit sjabloon ook op Google Documenten en Apple Pages. Houd er rekening mee dat je een betaalde abonnee van Template.net moet zijn om het te downloaden.

10. Excel RFQ sjabloon door Vertex42

Maak professionele aanvragen in spreadsheetformaat met het Excel RFQ-sjabloon van Vertex42

Gebruik Vertex42's gratis RFQ sjabloon in Excel of Google Spreadsheets en zie de transformatie van uw aankoopproces van alledaags naar uitstekend.

Afgezien van het format verschilt deze sjabloon niet veel van de sjablonen die we eerder in de lijst hebben opgenomen. Het bevat secties voor contactgegevens van clients en leveranciers, evenals offerte- en aanvraagdetails.

In het beschrijvingsgedeelte kun je een lijst maken van alle items of diensten die je nodig hebt en hun prijs en een markering toevoegen om aan te geven dat het bedrag belastbaar is. Een van de belangrijkste voordelen van Excel is dat het berekeningen voor je kan doen, wat je tijd bespaart en de kans op fouten verkleint. Je kunt ook snel gedetailleerde rapportages genereren.

Het laatste onderdeel van het sjabloon zijn de Algemene voorwaarden. Gebruik deze om technische details en voorkeuren op te geven. U kunt ook een handtekening toevoegen. Zoals Vertex42 aanbeveelt, exporteert u de template best als PDF-bestand voor u ze verspreidt onder de leveranciers.

Top 10 RFQ sjablonen-een Overzicht

Raadpleeg de onderstaande tabel voor een kort overzicht van alle sjablonen en wat ze bieden:

Het RFQ-proces verbeteren met sjablonen - laatste gedachten

Laat je offerteaanvragen geen bijzaak zijn. Besteed er wat zorg aan en je zult deuren openen naar talloze mogelijkheden voor leveranciers. 🚪

Gelukkig hoef je met deze handige sjablonen voor RFQ's niet veel tijd en moeite te steken in een professionele uitstraling. Je hoeft alleen maar de lege plekken in te vullen en aan te passen waar nodig, en dat is het - je kunt genieten van gestroomlijnde en succesvolle aanbestedingen!