Projectmanagement is een complexe onderneming die vaardigheden en inzicht in complexe zaken vereist resultaten en people management. Als projectmanagement kan worden vergeleken met een schip dat in stormachtige wateren vaart, dan is een projectmanager de kapitein van het schip.
Projectmanagers moeten navigeren langs de verwachtingen van de client terwijl ze de middelen beheren en de deadlines vergaderen. Projectmanagers grafieken de koers van het project, anticiperen en beheren crises, omgaan met complexiteiten, en instrueren en motiveren het team om het project gaande te houden.
Kortom, een dag in het leven van een projectmanager is niets minder dan een spannend avontuur. Dus blijf lezen als je meer wilt weten over wat projectmanagers doen, een typische dag uit hun leven en de uitdagingen waar ze dagelijks mee te maken hebben.
We delen ook een paar praktische tips en trucs voor projectmanagers en een lijst met handige hulpmiddelen om ervoor te zorgen dat je expeditie op koers blijft en de doelstellingen haalt!
**Wat is een projectmanager?
Een projectmanager is een professional die verantwoordelijk is voor het plannen, uitvoeren, managen en afsluiten van projecten. Als zodanig speelt een projectmanager een cruciale rol gedurende de gehele cyclus van het project, met name om ervoor te zorgen dat het project niet afwijkt van de scope, het budget en de tijdlijn.
Rol en verantwoordelijkheden van een projectmanager
De rollen en verantwoordelijkheden van een projectmanager kunnen variëren afhankelijk van de aard van het project, de bedrijfstak, de organisatiestructuur en andere variabelen. Toch zijn ze voornamelijk betrokken bij:
Project abonnementen
Ontwikkelen van een uitgebreide project abonnement waarin de voorstellen taken, subtaken, tijdlijnen en middelen. Overlegt met de sleutel belanghebbenden om de details af te ronden en documenteert deze in een uitgebreid project abonnement met scope, objectieven, budget en deliverables
Teamleiderschap
Een projectteam samenstellen om het project op zich te nemen. Wijs teamleiders aan en delegeer werk en verantwoordelijkheden aan hen. Houd je ook bezig met bredere problemen op projectniveau en zorg dat het team gemotiveerd blijft om de doelen van het bedrijf te bereiken
Communicatie
Zorg voor naadloze en effectieve communicatie tussen de leden van het team, projectsponsors en andere belanghebbenden. Deel regelmatig updates over de status, voortgang, mijlpalen en tegenslagen van het project
Risicobeheer
Identificeer potentiële risico's of problemen en ontwikkel risicobeperkende strategieën om ze aan te pakken of te overwinnen; anticipeer op veranderingen en implementeer een soepel change management abonnement om ervoor te zorgen dat het geen verstoringen veroorzaakt
Budgetbeheer
Ontwikkel een gedetailleerd projectbudget met adequate buffers en marges; stem de middelen af op het toegewezen budget en houd toezicht op de uitgaven om overbesteding of verspilling te voorkomen
Kwaliteitsborging
Identificeer prestatiemaatstaven of formuleer richtlijnen om de kwaliteit van projectresultaten voer routinematige en regelmatige kwaliteitsbeoordelingscontroles uit om ervoor te zorgen dat de projectproducten voldoen aan de vastgestelde en overeengekomen parameters
Tijdlijnbeheer
Ontwikkelen van een projectplanning op project- en taakniveau; identificeren van afhankelijkheid en de kritisch pad om vermijdbare vertragingen te voorkomen. Dit schema bijhouden en activiteiten orkestreren om ervoor te zorgen dat alle Taken op tijd Voltooid zijn
Beheer en organiseer projecten en plan taken in de flexibele weergave Kalender om teams te synchroniseren
Betrokkenheid van belanghebbenden
Identificeer de belangrijkste interne en externe belanghebbenden en ga met hen in gesprek; ga in op eventuele zorgen of honoreer redelijke verzoeken van belanghebbenden om de tevredenheidsniveaus te verhogen
Probleemoplossing
Problemen oplossen die kunnen opduiken tijdens de levenscyclus van het project; innovatief en probleemoplossend denken om strategieën te identificeren die de waarde van het project kunnen verhogen
Testen en evalueren
Het project testen om te verifiëren of het voldoet aan de voorgeschreven normen of specificaties; eventuele hiaten dichten
Documentatie
Documenteer elke fase van het projectontwikkeling proces, van begin tot eind; deel dergelijke bestanden, documenten, checklists dagelijkse voortgangsrapportage, aantekeningen van vergaderingen, enz. met de betrokken belanghebbenden; bereid een gedetailleerde casestudy voor van de sleutelelementen en leerpunten bij de afsluiting van het project
Sluiting en overdracht
Zorg voor een soepele afsluiting van het project. Dit omvat overdracht of kennisoverdracht tijdens de oplevering van het project aan de eigenaar
Een dag uit het leven van een projectmanager
Aangezien de rollen en verantwoordelijkheden van een projectmanager van organisatie tot organisatie verschillen, verschillen de dagelijkse activiteiten aanzienlijk van projectmanager tot projectmanager.
Een dag uit het leven van een projectmanager die op afstand werkt, verschilt bijvoorbeeld enorm van die van een manager die op kantoor werkt.
Ook een IT-projectmanager in de softwareontwikkelingssector zal andere dingen doen principes van projectmanagement dan iemand die in de productie-industrie werkt. Geen twee dagen van een projectmanager zijn hetzelfde.
Een dag uit het leven van een projectmanager tijdens de fase van het projectmanagement zal aanzienlijk verschillen van zijn dagelijks leven tijdens de kwaliteitsborging. In het eerste geval gaat het om teambuilding, strategische besluitvorming en coördinatie, terwijl het in het tweede geval om nauwgezette prestatietests en de beoordeling van projectresultaten kan gaan.
Met deze achtergrond is hier een overzicht van een typische dag uit het leven van een projectmanager:
Ochtendroutine
de ochtenden zijn voornamelijk gericht op het bijpraten of bijwerken van anderen_
Het eerste deel van een dag in het leven van een projectmanager draait voornamelijk om de instelling van een agenda voor de activiteiten van die dag, het organiseren van de taken of activiteiten, het informeren van het team en het bijpraten over projectgerelateerde communicatie.
Als zodanig zal je ochtendroutine bestaan uit:
- Het controleren van alle berichten en e-mails die je mogelijk buiten werktijd hebt ontvangen. Deze berichten doorlezen en ernaar handelen - antwoorden versturen, toevoegen aan de agenda van de dag, doorsturen naar teamleiders of het senior management, enzactiepunten afhankelijk van de impact en urgentie
- De planning van de vorige dag, de lopende zaken en escalaties doornemen. Dergelijke input gebruiken om de agenda voor de dag voor te bereiden of bij te stellen. De dagelijkse routekaart voor teamleden bevat een chronologische lijst van activiteiten, verwachte deliverables of mijlpalen, en meer
- Check-ins voor het team, synchronisatievergaderingen en vergaderingen over de dagelijkse voortgangsrapportage houden om een idee te krijgen van de voortgang, hindernissen en praktisch haalbare doelen. Het kan ook gaan om teambuildingactiviteiten als er hiaten zijn in de teamcohesie
- Een strategie voor de dag of de week voorbereiden en buy-in verkrijgen van de teamleiders of leden. Al deze informatie communiceren naar de betrokken partijen zodat iedereen op dezelfde pagina zit zodra de dag begint
Deze tijd van de dag is gewijd aan abonnementen, organisatie en communicatie. Maar omdat je 's ochtends de meeste energie hebt en je het meest gefocust bent, kun je overwegen om diepgaand werk in te plannen tijdens deze sessie.
Middagklussen
de middagroutine draait om autonoom functioneren en brandjes blussen_
Als de dag overgaat in de middag, neemt de drukte van de activiteiten langzaam af. Dat wil niet zeggen dat alles in een middagdip valt. Dat wil niet zeggen dat alles in een middagdip valt. Dit plateau valt gewoon samen met de overgang van de rol van de projectmanager naar een leidinggevende rol waarbij hij alle activiteiten controleert of orkestreert.
Dit is wat er gebeurt:
- Taakuitvoering beheren, waar nodig begeleiding en sturing bieden en deelnemen aan teamactiviteiten.
- Zorg ervoor dat de voortgang van de Taken overeenkomt met het voorgestelde draaiboek voor die dag; voer statusbeoordelingen uit en voer interventies uittoewijzing van middelen aan ondersteuningsteams.
- Bijwonen van vergaderingen met leden van het team, teamleiders, projectsponsors, eigenaren van projecten, leveranciers of andere belanghebbenden; communiceren van sleutelbeslissingen of feedback aan de betrokken teams of individuen
- Aanpassen van de lijst met taken, doelen of mijlpalen afhankelijk van de status van de taak, voortgang, verschuiving in prioriteit of een andere verandering; bijwerken van documentatie zoals de burndown grafiek, project portfolioof Gantt grafiek, volgens de veranderingen of ontwikkelingen
Vergeet niet te lunchen en een pauze in te lassen om op te laden. Gebruik deze tijd om je mentale en fysieke welzijn te versterken.
Avondroutine
de avond is gereserveerd voor reflectie en evaluatie_
De avondroutine is meer een afsluiting van de activiteiten van de dag. Dit is het moment waarop je rustig nadenkt over je sterke punten, zwakke punten, kansen, tegenslagen en ongerealiseerd potentieel.
In deze fase zul je voornamelijk:
- De status van het project rapporteren aan het senior management en externe belanghebbenden. Feedback verzamelen, updates doorgeven en beslissingen bevestigen - in feite alle outreachactiviteiten.
- De voortgang van de dag beoordelen en de resultaten vergelijken met de gestelde doelen, waarbij je aantekeningen maakt van de uitdagingen en de oplossingen die je hebt gevonden.
- De tekortkomingen van de dag aantekenen en meenemen naar de volgende dag; deze taken schetsen; oplossingen bedenken om de tekortkomingen weg te werken en er prioriteiten aan toekennen
- Indien nodig, de documentatie of rapporten aan het einde van de dag voorbereiden en delen met de deelnemers
- Een abonnement voor de volgende dag opstellen en delen met de teams
Werk geleidelijk aan af, zodat je je kunt afmelden en een gezonde balans tussen werk en privé kunt behouden. Meld je af bij je e-mail en andere communicatiekanalen op het werk en richt je op persoonlijke of professionele ontwikkeling.
Hoewel we hebben geprobeerd om alle belangrijke activiteiten van een dag in het leven van een projectmanager te behandelen, moet je wel aantekening maken dat dit tijdschema slechts een indicatie is en niet in steen is gebeiteld. Zoals vermeld is het schema afhankelijk van de status van het project, de vereisten van de sector en persoonlijke voorkeuren. Blijf dus flexibel om een geweldige projectmanager te worden.
Gemeenschappelijke uitdagingen als projectmanager
Hoewel de positie van een projectmanager dynamisch en opwindend is, heeft het ook zijn deel aan uitdagingen. Hier volgt een kort overzicht van een aantal veelvoorkomende uitdagingen die effectief projectmanagement in de weg staan:
Scope creep
Scope creep is de ongecontroleerde, ongereguleerde en ongeautoriseerde uitbreiding van de scope van een project. Het kan het resultaat zijn van een plotselinge verandering in projectvereisten, budgettaire limieten of een aanpassing in tijdlijnen. Hoe dan ook, het omgaan met scope creep is een van de moeilijkste uitdagingen voor een projectmanager - en toch is het een van de meest onvermijdelijke, aangezien de scope van een project niet altijd even groot is 33-37% van de projecten te maken krijgt met scope creep
Beperkingen in middelen
Een gebrek aan of beperkingen op middelen zoals tijd, budget of lid (talent) van het team kan een ernstige belemmering vormen voor de vergadering over het gewenste tijdschema voor het project
Het managen van verwachtingen van de client
Projectmanagers moeten niet alleen rekening houden met beperkte middelen, maar ook met de verwachtingen van de client. Ze moeten flexibel genoeg blijven om redelijke wijzigingsverzoeken te accommoderen, maar niet te flexibel zodat het niet in scope creep verandert
Tijdmanagement
Projectmanagers moeten een dubbele rol spelen - ze moeten invloedrijke people managers en vaardige time managers zijn. Het managen van mensen tegen deadlines en projectplanningen kan moeilijk zijn, vooral als er afhankelijkheid of onvoorziene problemen optreden
Constante communicatie
Het zal nu wel duidelijk zijn dat projectmanagement een baan met veel contact is. Het gaat om voortdurende communicatie met interne en externe belanghebbenden en u moet bijna altijd in staat zijn om altijd bereikbaar te zijn. Elke communicatiestoornis kan catastrofale gevolgen hebben
Burnout
Continu moeten implementeren methodologieën voor procesverbetering communicatie onderhouden, zorgen voor naleving van wet- en regelgeving, samenwerking in stand houden en richting geven kunnen een tol eisen van iedereen, zelfs van de beste projectmanagers, waardoor ze een burn-out kunnen krijgen
Gebrek aan autoriteit
Hoewel een projectmanager aan het roer van alle zaken staat, is het mogelijk dat leden van het team hem of haar niet echt als autoriteit zien vanwege een beperkte weergave van de dingen. Dergelijke weerstand kan het voor hen moeilijker maken om controle, invloed en leiderschap uit te oefenen over de leden van het team
Gereedschappen en technologieën
De juiste software voor projectmanagement en het promoten ervan in de hele organisatie kan moeilijk zijn. Ten eerste zijn er verschillende opties beschikbaar op de markt en kan het moeilijk zijn om er één toe te wijzen. Tegelijkertijd brengt postimplementatie uitgebreide training en inwerken op het platform met zich mee, om nog maar te zwijgen van de bijbehorende downtime tijdens de leercurve
bonus:_ *Project Manager CV Voorbeelden* _!**_
Een paar tips om de dag door te komen als projectmanager
een slim abonnement maakt elke dag productief_
Overleven en bloeien als projectmanager betekent effectief plannen, doelgerichte communicatie en dynamische wendbaarheid. Naast de routine projectmanagement tips voor managers hebben we een aantal dagelijkse tips voor georganiseerd projectmanagement op een rijtje gezet:
- Begin je dag met een duidelijk abonnement en vastgestelde prioriteiten. Hoe beter je dit doet, hoe productiever je dag zal zijn omdat je je concentreert op wat echt belangrijk is of onmiddellijke aandacht vereist
- Zorg voor een voldoende buffer voor de dag om eventuele veranderingen op basis van veranderende prioriteiten of nieuwe informatie op te vangen
- Oefen technieken zoals tijd blokken, vooral tijdens het uitvoeren van diepgaand werk, zodat je je kunt houden aan voorgeschreven tijdslots voor maximale productiviteit
- Vul uw vaardigheden op het gebied van Taakbeheer met duidelijke, open en tweerichtingscommunicatie om je teamleden en belanghebbenden actief te betrekken bij de hele levenscyclus van het project
- Volg hacks zoals de twee-minuten-regel om uitstelgedrag te voorkomen en problemen vroegtijdig aan te pakken - zelfs voordat ze zich vertalen in potentiële problemen of escalaties
- Delegeer taken en verantwoordelijkheden op basis van de vaardigheden, talenten, capaciteiten en werklast van de leden van het team. Geef ze de macht en autoriteit om eigendom te nemen van hun Taak
- Gebruik sjablonen voor verschillende fasen van projectmanagement, van sjablonen voor de aftrap van projecten sjablonen voor verandermanagement, om effectief om te gaan met dergelijke uitdagingen
- Neem af en toe een pauze gedurende de dag. Gebruik deze tijd om op te laden door even weg te stappen van je bureau en mindfulness, meditatie of zelfs lichte lichaamsbeweging te beoefenen
- Geef prioriteit aan zelfzorg om stress te beheersen. Slaap voldoende, sla geen maaltijden over en houd gezonde grenzen aan om je persoonlijke en professionele leven in balans te brengen
- Aarzel niet om mijlpalen te vieren, hoe klein ook. Het erkennen van de inspanningen en prestaties van je team houdt het moreel hoog en helpt de leden hun bijdrage te visualiseren
- Vraag feedback van je team en belanghebbenden aan het einde van de dag om je doelen en acties op elkaar af te stemmen. Het ontwikkelt ook een mentaliteit van voortdurend leren en verfijnen
Tools en technieken die projectmanagers gebruiken voor dagelijkse taken
Gezien de diversiteit aan verantwoordelijkheden kunnen projectmanagers een reeks hulpmiddelen gebruiken om een breed bereik aan Taken uit te voeren. Deze tools en platforms omvatten
Taakvolger
Een stappenplan voor projectontwikkeling opstellen, een lijst met taken vullen, taken toewijzen en de voortgang markeren. Een logboek bijhouden van de tijd die aan een taak is besteed voor effectief tijdbeheer en efficiënte toewijzing van middelen
Kalenderbeheer
Om dagelijkse routines van uur tot uur in te plannen, gevolgd door een planning voor de week, de maand of het jaar. Het biedt een weergave op hoog niveau van de deadlines en helpt deze te beheren
Communicatietools
De dialoog aangaan met interne en externe belanghebbenden. Deze communicatie moet synchroon en asynchroon plaatsvinden
Platform voor samenwerking en delen van documenten
Platformen voor het delen van documenten, bij voorkeur cloudgebaseerd, faciliteren naadloze samenwerking en het delen van bestanden tussen de leden van het team
Dashboards voor projecten
Voor een eenduidige weergave van het hele project en de onderliggende statistieken. Dergelijke dashboards moeten gegevens visueel presenteren als Kanban-borden of Gantt grafieken en in real-time worden bijgewerkt
Tools voor wijzigingsbeheer
Om alle wijzigingsverzoeken bij te houden en het proces van beoordelen en goedkeuren te formaliseren
Enquêtes en feedback
Feedback verzamelen van teamleden en andere sleutelactoren
Een goede projectmanager zal een assortiment van dergelijke hulpmiddelen gebruiken om het projectmanagement te stroomlijnen. Een uitzonderlijke projectmanager zal dergelijke ongelijksoortige systemen echter weggooien en kiezen voor projectmanagementsoftware die al het bovenstaande en meer omvat.
Hier introduceren we ClickUp voor projectmanagement .
ClickUp is het ultieme platform voor projectmanagement en productiviteit, ontwikkeld voor projectmanagers.
ClickUp functies die het de ene app maken om ze allemaal te vervangen:
Dashboards
Rijke, interactieve dashboards die projectgerelateerde gegevens in verschillende weergaven presenteren. Direct toegang tot al uw belangrijke informatie
het ClickUp dashboard laadt waarde direct op uw startscherm_
ClickUp AI
Delegeer het genereren van content aan de krachtige ClickUp AI die alles kan doen, van het creëren van project abonnementen tot het schrijven van gedetailleerde rapportages
clickUp AI gebruiken om een_ projectbeschrijving te schrijven projectomschrijving in enkele seconden
Sprint
Voer dagelijkse Sprint vergaderingen met uw project team in een paar klikken
snelheidskaarten van Sprint om je voortgang over de dagen bij te houden_
Documenten
Voor het delen van al je projectgerelateerde bestanden en documenten via een gecentraliseerd platform
gemakkelijk documenten delen met ClickUp Docs_
Tijdregistratie
Laat elke seconde tellen met de functie tijdsregistratie van ClickUp
met ClickUp kunt u uw tijd handmatig of automatisch bijhouden_
Chatten
Real-time communicatie met uw team en andere belanghebbenden
Connect met sleutel belanghebbenden via ClickUp Chat
Whiteboards
Om met uw team te brainstormen, ideeën uit te wisselen, samen te analyseren of strategische beslissingen te nemen
impactanalyse uitvoeren op ClickUp met behulp van Whiteboard_
Sjablonen
Rijk sjablonen voor projectmanagement die ervoor zorgen dat je niet vanaf nul hoeft te beginnen
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Template-center-simplified.png ClickUp 3.0 Sjablooncentrum vereenvoudigd /%img/
toegang tot verschillende sjablonen voor projectmanagement in de ClickUp bibliotheek_
Integraties
Wilt u ClickUp onderdeel maken van uw bestaande technologie? Geen probleem, ClickUp biedt native integratie met alle business en productiviteit apps
Integreer met tools zoals Google Agenda voor meer mobiliteit
Dit alles, en nog veel meer. Word een pro in projectmanagement met ClickUp!
Makkelijker projectmanagement: Eén dag tegelijk
Succesvolle projectmanagers worden niet geboren. Ze zijn het resultaat van ijverig abonnement gevolgd door nauwgezette implementatie.
De meeste resultaten bereik je door een georganiseerd en gestructureerd schema te volgen voor je dagelijkse activiteiten. Een dag uit het leven van een succesvolle projectmanager begint met het inhalen van alle e-mails en berichten, het plannen van de dagelijkse taken en deliverables en het bijpraten met je team.
Laat ze vervolgens autonoom werken en spring bij wanneer je nodig bent. Terwijl je op de achtergrond beschikbaar en bereikbaar blijft voor ondersteuning en hulp, orkestreer je alle hoofdactiviteiten.
Documenteer de resultaten, voortgang en bevindingen van de dag aan het einde. Werk samen, communiceer en controleer wanneer dat nodig is.
Natuurlijk is dit alles niet mogelijk zonder de juiste hulpmiddelen. In plaats van te kiezen voor een buffet aan tools en technologieën, die inefficiënt en duur zijn, kunt u overwegen om alles te consolideren.
Een krachtige tool voor projectmanagement zoals ClickUp kan aan alle Boxen voldoen en aan al uw zakelijke vereisten voldoen. Plan een demo met ons voor meer informatie.