Een bedrijf runnen is als in een achtbaan zitten. Het is een constante rit van hoogte- en dieptepunten. Je zult zeker voor uitdagingen komen te staan, waarvan er veel te wijten zijn aan ambigue processen, inefficiënties, miscommunicatie en rolverwarring.
Gelukkig maar, hulpmiddelen voor het in kaart brengen van processen elimineren deze inefficiënties. Eén zo'n hulpmiddel is SIPOC.
Wat is SIPOC?
SIPOC is een acroniem voor Suppliers Inputs Process Outputs en Customers. Het is een visueel hulpmiddel dat gebruikt wordt in Six Sigma om de belangrijkste relevante elementen van een proces te visualiseren en in kaart te brengen.
Een SIPOC-diagram vat kritische en high-level inputs, outputs en processen samen van alle belanghebbenden voor verschillende projecten, inclusief processen in productie, transactie, ondersteuning, IT, enz.
Zodra het SIPOC-diagram is gemaakt, biedt het de focus voor het definiëren van procesmetriek, basislijnen, projectdoelen en risico's. Het vormt de basis en het hoge niveau van de input, output en processen. Het vormt de basis en het overzicht voor een verbeterproject.
Het maken van een SIPOC-diagram is eenvoudig, maar vereist tijd, inspanning en een goed begrip van alle bedrijfsprocessen. Gelukkig zijn er kant-en-klare SIPOC-sjablonen die het gemakkelijker maken.
Wat zijn SIPOC-sjablonen?
SIPOC-sjablonen zijn gestandaardiseerde visuele hulpmiddelen die helpen bij het documenteren en analyseren van belangrijke informatie met betrekking tot de inputs, outputs, leveranciers, processen en klanten die betrokken zijn bij een bedrijfsproces. Ze bieden u een systematische aanpak voor procesverbetering.
Je kunt een aangepast SIPOC-diagram gebruiken of een kant-en-klaar diagram. Elk heeft zijn voor- en nadelen.
Met een aangepast SIPOC-diagram kun je rekening houden met de specifieke aard van je bedrijf en workflows. Het maken ervan is echter tijdrovend, omdat het inspanning en een goed begrip vereist van alle processen die nodig zijn voor het implementeren en uitvoeren van projectdoelstellingen .
Je kunt in plaats daarvan een kant-en-klaar SIPOC-diagram sjabloon gebruiken om tijd en moeite te besparen. Veel SIPOC-diagram sjablonen zijn online beschikbaar voor project- en operations management . Je kunt deze gebruiken om de reikwijdte van het werk voor gecompliceerde projecten te begrijpen.
SIPOC-sjablonen helpen bij het visualiseren van het proces dat nodig is om nieuwe producten of diensten te plannen en te lanceren. Of u kunt ze gebruiken om uitdagingen en hiaten in een bestaand proces te identificeren en deze te verbeteren.
Wat maakt een goed SIPOC-sjabloon?
Een goed SIPOC sjabloon is geschikt voor nieuwe processen en voert verbeteringen door die de kans op fouten, verwarring en miscommunicatie tussen belanghebbenden minimaliseren. Dit leidt uiteindelijk tot tevreden klanten.
Dit zijn de kwaliteiten van een goed SIPOC-sjabloon:
- Visuele aantrekkingskracht: Omdat SIPOC-sjablonen visuele weergaven van processen zijn, moeten ze een duidelijke structuur hebben. Ze moeten ook consistente kleuren, lettertypen en opmaak gebruiken, samen met voldoende witruimte om het begrip te bevorderen.
- Gebruiksgemak: Teamleden moeten de informatie die ze nodig hebben, uit te voeren processen, belangrijke stappen en outputs om taken uit te voeren zonder problemen kunnen vinden
- Duidelijkheid: Een goede template moet informatie duidelijk en beknopt presenteren. Alle belanghebbenden moeten het gemakkelijk kunnen begrijpen
- Aanpasbaarheid: Verschillende workflows en processen hebben verschillende behoeften, complexiteiten en nuances. Een goede SIPOC-sjabloon moet aanpasbaar zijn en aan dergelijke vereisten kunnen worden aangepast
- Compleetheid: Het moet alle relevante informatie bevatten die de teamleden nodig hebben. Een waarschuwing: probeer niet elk detail vast te leggen. Houd het bij een overzicht op hoog niveau om te voorkomen dat het sjabloon overvol raakt
- Toegankelijkheid: Een goed SIPOC-diagram sjabloon moet beschikbaar en toegankelijk zijn voor alle belanghebbenden
- Regelmatige updates: Een SIPOC-sjabloon moet geschikt zijn voor regelmatige updates als processen zich ontwikkelen. Dit helpt u bij het identificeren van hiaten en mogelijkheden voor verbetering
Het volgen van deze richtlijnen zal resulteren in een SIPOC-diagram dat de belangrijkste elementen van een proces effectief communiceert in een duidelijk, logisch en aanpasbaar diagram.
Pro tip: probeer deze top apps voor werkschema's samen met SIPOC-sjablonen om uw project- en procesbeheer te optimaliseren.
10 SIPOC-sjablonen om te gebruiken in 2024
Hier is een lijst met 10 SIPOC-sjablonen die je moet gebruiken om processen te optimaliseren en te stroomlijnen.
1. ClickUp SIPOC-sjabloon
Toon functies van leverancier tot grondstof met behulp van verschillende processen via ClickUp's SIPOC Sjabloon
ClickUp SIPOC-sjabloon zal u helpen om de relaties tussen leveranciers, input, processen, output en klanten voor al uw projecten visueel te begrijpen. Raadpleeg het voordat u een project start of een bestaand proces verfijnt.
De sjabloon geeft je toegang tot acht aangepaste velden, waar je belangrijke attributen kunt toevoegen en opslaan, zoals e-mail, adres, prijs per hoeveelheid, SIPOC, contactpersonen en meer.
Door processen in Custom Views te presenteren, maakt de sjabloon het eenvoudiger om zelfs ingewikkelde projecten te begrijpen en mogelijkheden te vinden om een proces te verbeteren voor een beter rendement.
Maak SIPOC-diagrammen om informatie te verzamelen over gebruik van bronnen en helpt elk aspect van een workflow te verbeteren. Het brengt alle afdelingen en teams op één lijn en voorkomt verwarring, fouten en vergissingen.
Gebruik de sjabloon om samen te werken op een gedeelde werkruimte met andere belanghebbenden terwijl relevante voortgang, tags en afhankelijkheden worden bijgehouden.
2. ClickUp proces en procedures sjabloon
Voorbeeld van alle processen die momenteel in verschillende stadia van het analyseproject op ClickUp worden beheerd
Hebt u ooit gewenst dat u wist hoe een bepaald proces in uw organisatie werkt? Hoe werft HR nieuwe medewerkers? Hoe zorgt inkoop ervoor dat u de beste deals krijgt? Hoe verloopt een productlancering?
Als uw organisatie ClickUp's proces- en proceduresjabloon kunt u alles op één plek vinden!
Deze SIPOC-sjabloon helpt u processen en procedures te definiëren en ze te koppelen aan relevante belanghebbenden. Gebruik het om al je processen op één plek te centraliseren voor snelle toegang en creëer een consistente aanpak voor alle relevante taken.
Je kunt dan een of meer processen beheren vanaf een enkel dashboard en alle projectgegevens opvragen via handige Kanban-borden.
Doordat het je toegang geeft tot projectdetails, kun je terugkerende taken volgen en de prestaties bij elke stap meten. Het helpt je ook bij het vinden van mogelijke fouten, zodat deze tijdig kunnen worden opgelost.
3. ClickUp SOP-sjabloon
Maak, organiseer en beheer SOP's met ClickUp's SOP-sjabloon
Standard Operating Procedures (SOP's) zijn voor bedrijven wat olie is voor een motor - ze zorgen ervoor dat de motor soepel loopt zonder horten en stoten. SOP's stellen richtlijnen op om routinefuncties te standaardiseren, zodat teams hun taken consistent kunnen uitvoeren.
Ze definiëren het doel van een procedure, de stappen die nodig zijn om de procedure uit te voeren, de reikwijdte en de beperkingen ervan. Ze specificeren ook de rollen en verantwoordelijkheden van de mensen die betrokken zijn bij deze procedures. Uiteindelijk zorgen ze ervoor dat het eindproduct of de service voldoet aan de eisen van de klant.
Gebruik ClickUp's SOP-sjabloon om SOP's voor uw bedrijf te maken, organiseren, beheren en herhalen.
Met deze sjabloon kunt u gestandaardiseerde processen en procedures in uw organisatie opzetten om kosten te verlagen en het gebruik van resources te maximaliseren.
SOP's combineren met SIPOC proceskaarten maakt het gemakkelijker om meerdere projecten en programma's samen te beheren.
De sjabloon helpt ook bij het identificeren van verbeterpunten en cross-functionele samenwerkingen binnen een bedrijf. U kunt uw eigen workflows bouwen in ClickUp met behulp van Aangepaste weergaven zoals Werklast, Kalender en andere.
Zorg voor een gedeeld begrip van het hele proces met behulp van deze sjabloon om nauwkeurigheid, kwaliteit en consistentie te behouden.
4. ClickUp Checklist leveranciersbeheer sjabloon
Evalueer leveranciers en volg de statistieken met behulp van ClickUp's Checklist voor leveranciersbeheer
Als je regelmatig met meerdere leveranciers te maken hebt, is de kans groot dat je een oplossing voor leveranciersbeheer nodig hebt.
Leveranciersbeheer zorgt voor kostenbeheersing, efficiëntie en kwaliteitsnormen voor producten en diensten. Het helpt organisaties ook bij het beheren van risico's - financieel, supply chain en juridisch.
Gebruik de ClickUp Checklist voor leveranciersbeheer om stappen op hoog niveau voor effectief leveranciersbeheer vast te leggen en sterke relaties met uw leveranciers te onderhouden.
Met deze SIPOC-sjabloon kunt u verschillende leveranciers voor uw producten of diensten evalueren, de prestaties van leveranciers controleren, feedback verzamelen en verbeterpunten identificeren.
De sjabloon helpt je ervoor te zorgen dat verkopers voldoen aan alle vereiste regels en voorschriften. Gebruik de sjabloon om het inwerkproces voor nieuwe leveranciers te stroomlijnen en alle interacties met leveranciers bij te houden.
De belangrijkste elementen in deze leveranciersmanagement checklist-sjabloon omvatten
- 16 aangepaste attributen om vitale leveranciersdetails op te slaan en te visualiseren
- tags, afhankelijkheidswaarschuwingen, e-mails en meer voor het efficiënt bijhouden van leveranciersbeheer
- vier aangepaste weergaven om u te helpen nieuwe leverancierscontracten te stroomlijnen en de prestaties van leveranciers te beoordelen
5. ClickUp sjabloon voor leveranciersovereenkomst
Vereenvoudig uw leveranciersonderhandelingen met een standaard overeenkomst sjabloon
De zakenwereld draait op contracten. U moet een leveranciersovereenkomst hebben voor elke leverancier met wie u zaken doet, om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit wat betreft hun rechten en plichten en de gevolgen van een inbreuk....
Een goed gedocumenteerde overeenkomst beschermt zowel de verkopers als de klanten tegen mogelijke risico's.
De overeenkomst beschrijft in detail de verantwoordelijkheden van elke partij en stelt verwachtingen op met betrekking tot looptijd, prijs, levering en andere voorwaarden.
Omdat een leveranciersovereenkomst een juridisch document is, kan het opstellen ervan lastig zijn. ClickUp's sjabloon voor leveranciersovereenkomsten vereenvoudigt het inwerkproces van verkopers in uw bedrijf.
Gebruik aangepaste velden in ClickUp om de gegevens van leveranciers te beheren en aangepaste statussen om de voortgang van de onboarding bij te houden.
Extra functies zijn onder andere verbeterde contracttracking met AI en automatisering en aangepaste weergaven voor medewerkers.
6. ClickUp Creëer efficiënt proces sjabloon
Creëer consistente workflows met ClickUp's sjabloon Creëer efficiënt proces
Of u nu een bestaand proces wilt verbeteren of een nieuw en efficiënt proces wilt creëren, ClickUp's sjabloon Proces efficiënt maken komt goed van pas. Hiermee kunt u processen, verantwoordelijkheden en deadlines vastleggen en duidelijk visualiseren.
Het is een van de beste gratis processjablonen om processen op verschillende afdelingen te standaardiseren en om consistente workflows . Zo bespaart u kostbare tijd die u anders kwijt zou zijn aan het handmatig aanmaken van processen.
Aanmaken gestandaardiseerde workflows met behulp van dit sjabloon is relatief eenvoudig:
- Analyseer het huidige proces en ontdek waar het tekortschiet
- U kunt uw teamgenoten toevoegen als medewerkers en gebruik maken vanClickUp's Whiteboards om te brainstormen over ideeën voor verbetering.
- Vervolgens kunt u een nieuw proces ontwerpen en het opdelen in stappen met behulp vanClickUp Taken* Terwijl u het implementeert en de voortgang bewaakt,Automatiseringen in ClickUp u helpen om op koers te blijven
7. ClickUp sjabloon voor hoofdlijst leveranciers
Houd al uw huidige en potentiële verkopers en leveranciers bij met behulp van de ClickUp Vendor Master List Template
Een bedrijf heeft vaak te maken met meerdere verkopers en leveranciers, zoals freelancers, onafhankelijke aannemers, technologieleveranciers, logistieke partners en andere leveranciers productieplanners . Ze allemaal beheren kan lastig worden.
Als je ze niet bijhoudt, kan je bedrijf voor onvoorziene uitdagingen komen te staan op het gebied van inkoop, levering of financiën. Dit brengt uiteindelijk de klanten in gevaar. ClickUp's sjabloon voor leveranciersbasislijst stelt elk bedrijf in staat om bestaande en potentiële leveranciers bij te houden. Zie het als een gecentraliseerde leverancierslijst - compleet met leveranciersinformatie, inclusief adressen, overeenkomsten, financiën, schema's en belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's).
Het helpt je bij het vinden van leveranciers per branche of type, het stroomlijnen van leveranciersbeheer, het opstellen van een shortlist van nieuwe leveranciers en het garanderen dat alle partijen zich houden aan de ondertekende leverancierscontracten.
Het behoedt bedrijven ook voor te hoge uitgaven en beschermt ze voor potentiële juridische, financiële of compliance risico's. Bovendien zorgt het bijhouden van prestatiegegevens van leveranciers met deze SIPOC-sjabloon ervoor dat je genoeg inzicht hebt om goede beslissingen te nemen.
U kunt de Tabelweergave in ClickUp om een aangepaste spreadsheet met leveranciersgegevens te maken en vervolgens belangrijke gegevenspunten voor elke leverancier bij te houden met behulp van aangepaste velden. Pro tip: Vergeet niet om een terugkerende taak in ClickUp om uw leverancierslijst regelmatig te controleren en bij te werken.
8. ClickUp Klantenservicemanagementsjabloon
Creëer een efficiënt proces dat voldoet aan de eisen van de klant met ClickUp's Customer Service Management Sjabloon
Hoe geeft u prioriteit aan uitzonderlijke klantenservice? Door de vereisten van de klant te identificeren en eraan te voldoen. En...met behulp van ClickUp's Klantenservicemanagementsjabloon .
Gebruik deze krachtige sjabloon om het allemaal te doen: organiseer klanten op kenmerken, verzamel hun feedback, krijg toegang tot hun beoordelingen en waarderingen, geef prioriteit aan opmerkingen en stroomlijn ticketassistentie, chats en interacties.
Dit is een goed ontworpen sjabloon die je kunt aansluiten en gebruiken. Het helpt je relevante informatie over je klanten toe te voegen die wordt gebruikt om met ze in gesprek te gaan en ze de beste klantenservice te bieden.
Je kunt ook communiceren met tickets en oplossingen van verschillende teams en afdelingen. Met deze sjabloon in handen zul je geen moeite hebben om klanten om te zetten in loyale en terugkerende klanten!
Bekijk de sjabloon, want hij biedt meerdere configuratieweergaven, automatisering, ticketing en toewijzingsfuncties, om er maar een paar te noemen. Het heeft alles wat je bedrijf nodig heeft om een uitstekende klantenservice te bieden, en dat ook nog eens op één dashboard.
9. Excel SIPOC sjabloon door Systems2Win
via Systemen2Win De SIPOC-sjabloon voor Excel van Systems2win is een eenvoudig te begrijpen en te gebruiken sjabloon dat leveranciers, inputs, processen, outputs en klanten van begin tot eind definieert.
De sjabloon helpt de relaties tussen elke stakeholder te verduidelijken om onnauwkeurigheden, inconsistenties, inefficiënties en verspilling in alle soorten processen te elimineren.
U kunt de sjabloon downloaden en importeren in Excel via Excel Ribbon > Systems2win > Open a Blank Sheet (Een leeg blad openen) of dit blad invoegen in uw Excel-werkmap.
10. Excel Touch Base Tracker Sjabloon
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/excel_touch_base_tracker.png Excel Touch Base Tracker als een 100% aanpasbare sjabloon voor rapportage en netwerken /img/
via Microsoft Op zoek naar een gebruiksvriendelijke oplossing om je contacten te beheren terwijl je netwerkt? De Touch Base Tracker-sjabloon voor Excel is een sjabloon voor het bijhouden van netwerken dat uw contactpersonen georganiseerd houdt en u helpt plannen wanneer het tijd is om contact met hen op te nemen.
Je kunt je contacten indelen in drie groepen:
- Routinematige vaste contactpersonen: mensen met wie je regelmatig contact wilt hebben
- Incidentele kennissen: mensen met wie je een paar keer per jaar contact wilt hebben
- Potentiële prospects: mensen/bedrijven van wie je de gegevens bij de hand wilt houden voor het juiste moment
De sjabloon heeft ook secties voor het plannen van je netwerkactiviteiten en strategie voor elk kwartaal. Gebruik het om je netwerkproces van begin tot eind te optimaliseren en mis nooit potentiële vriendschappen en zakenrelaties.
Kies je sjablonen om processen in kaart te brengen en te verbeteren
Uiteindelijk is een proces zo sterk als het ontwerp ervan.
Visuele hulpmiddelen zoals SIPOC-sjablonen geven u het overzicht dat u nodig hebt om soepele, effectieve processen te ontwerpen. Het visueel in kaart brengen van elk bewegend onderdeel zorgt voor begrip en afstemming bij alle teamleden.
Of u nu workflows voor klanten of interne processen beheert, probeer SIPOC-diagrammen eens uit om tijd te besparen en geld. Het beste deel? Met ClickUp hebt u alle hulpmiddelen die u nodig hebt om aan de slag te gaan - op één plek.
Kies uit de vele SIPOC-sjablonen in ClickUp, haal uw team erbij, start een gezamenlijke ClickUp Doc of schets uw stappen van begin tot eind op een whiteboard in ClickUp en kijk welke inefficiënties of hiaten kunnen worden verholpen.
U zult verbaasd zijn wat een eenvoudige visualisatie van één pagina kan doen om procesverbeteringen te stimuleren. En klanten zullen de voordelen opmerken.
Gewoon aanmelden voor ClickUp en zeg hallo tegen procesbeheer van wereldklasse!